laporan perlaksanaan dan pencapaian objektif...

Perpustakaan Sultanah Zanariah

Bahagian Perkhidmatan Maklumat

JULAI - DISEMBER 2008

LAPORAN PERLAKSANAAN DAN

PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI

CERTIFIED TO ISO 9001:2000CERT. NO. : AR 1405

LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT

JULAI - DISEMBER 2008 UNIT PROMOSI

Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Tindakan Cadangan Penambahbaikan

Prosedur Penerbitan Buletin Perpustakaan

Buletin Perpustakaan diterbitkan mengikut jangkamasa yang ditetapkan iaitu 3 bulan sekali atau 4 kali setahun (Januari-Mac, April-Jun, Julai-September dan Oktober-Disember)

Buletin telah dihasilkan sepenuhnya oleh P (P1) dan percetakan luar iaitu:

i. Jilid 19, Bil.1, Jan-Mac 2008 ii. Buletin Keluaran Khas

Pengisytiharan Dasar Akses Terbuka UTM (500 naskhah)

iii. Jilid 19, Bil.2, April-Jun 2008

iv. Jilid 19, Bil.3, Julai-September 2008

v. Jilid 19, Bil.4, Oktober – Disember 2008

Kesemua penerbitan buletin telah berjaya diterbitkan secara cetak dan online dan boleh diakses dari portal PSZ pada setiap kali keluaran.

Buletin PSZ pada tahun ini telah banyak memuatkan berita dan maklumat berhubung kemudahan dan perkhidmatan perpustakaan. - Sebahagian berita telah diubah kepada versi Bahasa Inggeris.




Prosedur Penerbitan Buku Panduan Perpustakaan

Buku Panduan Perpustakaan (versi Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris) diterbitkan dalam bentuk cetak sebelum permulaan sesi baru pada setiap semester sementara objektif kualiti Buku Panduan Perpustakaan versi ‘online’ adalah memastikan maklumat terkini dapat diakses melalui portal PSZ.

Bagi tahun 2008, P(P1) telah membuat pembaharuan sedikit terhadap ‘layout’ dan ‘design’ dengan beberapa perubahan di mana sesuai. Penerbitan Buku Panduan selesai sepenuhnya dalam bulan Julai. Telah berjaya menerbitkannya secara cetak dan online dan boleh diakses dari portal PSZ mulai Julai 2008.

Buku Panduan disemak dengan teliti oleh bahagian terlibat bagi memastikan ketepatan maklumat.




Prosedur Perkhidmatan Halaman Kandungan

(i) Memastikan proses

penghantaran Halaman

Kandungan kepada pemohon dibuat dalam masa 7 hari bekerja untuk jurnal bercetak dan jurnal atas talian bermula dari tarikh penerimaan jurnal bercetak di Buku Rekod Penerimaan Jurnal sehingga tarikh surat penghantaran Halaman Kandungan.

(ii) Memastikan

penghantaran judul jurnal memenuhi 80% permintaan pemohon Halaman Kandungan setahun.

Laporan Julai – Disember 2008.

i. Penghantaran Halaman Kandungan kepada pemohon telah dibuat dalam masa kurang dari 7 hari bekerja kecuali pada bulan Ogos dan Oktober berikutan masalah rangkaian Internet UTM (Rujuk Lampiran 1).

ii. Jumlah keseluruhan penghantaran Halaman Kandungan berjaya memenuhi lebih dari 80% permintaan pemohon setahun iaitu 96.33% (Rujuk Lampiran 2).

i. Borang soal-selidik

mengenai perkhidmatan telah diedarkan kepada pemohon termasuk ahli Korporat pada akhir tahun 2008. Jumlah maklumbalas yang diterima semula setakat ini sebanyak 6 daripada 29 pemohon.

ii. Kaedah menerusi

panggilan telefon atau emel selain mengedarkan borang soal-selidik akan dilaksanakan bagi mendapatkan maklumbalas perkhidmatan daripada pemohon. Laporan lengkap termasuk keperluan judul semasa akan siap pada akhir Mac 2009.

Lampiran 1

Bulan

Penerimaan

Jurnal Bercetak

Penghantaran

Halaman Kandungan

Bil. Hari

Memproses

Jumlah

Penghantaran

Format Jurnal

Julai 25.07.2008 30.07.2008 4 hari 3 hari

94 101

Bercetak Atas talian

Ogos 26.08.2008 05.09.2008 9 hari 2 hari

72 37


September 19.09.2008 24.09.2008 4 hari 4 hari

67 130


Oktober 28.10.2008 06.11.2008 8 hari 6 hari

97 99


November 27.11.2008 04.12.2008 6 hari 5 hari

61 83


Disember 15.12.2008 19.12.2008 5 hari 4 hari

66 60


Jumlah

967

Lampiran 2

Bulan

Format Jurnal

Jumlah Penghantaran

Januari-Jun

Bercetak

Atas talian

528 555

Julai-Disember

Bercetak

Atas talian

457 510

Jumlah Penghantaran Januari-Disember 2008 Bercetak & Atas talian 2050

Jumlah penghantaran yang sepatutnya

Januari-Disember 2008

Bercetak & Atas talian

2128

Jumlah peratus yang berjaya memenuhi permintaan pemohon Halaman Kandungan setahun dikira seperti berikut:

Jumlah penghantaran Januari-Disember 2008 ______________________________________________________________ X 100

Jumlah penghantaran yang sepatutnya Januari-Disember 2008

2050 ____ X 100 = 96.33%

2128

LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT : JULAI – DISEMBER 2008

UNIT RUNDING MAKLUMAT

Prosedur

Objektif Kualiti

Pencapaian

Tindakan Penambahbaikan

Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Interlibrary Loan (ILL Daripada PSZ Kepada PSZ Cawangan dan Institusi Luar) Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Interlibrary Loan (ILL Kepada PSZ Daripada PSZ Cawangan dan Institusi Luar)

Memastikan bahan permohonan melalui ILL dibekalkan kepadapelanggan dalam tempoh yang ditetapkan.

Pencapaian bagi Julai – Disember 2008.

PSZ Cawangan Kuala Lumpur – 3 minggu dari tarikh permohonan. Institusi tempatan dan Singapura – 1 bulan dari tarikh permohonan. BLDSC dan luar- 2 bulan dari tarikh permohonan. Bahan akan dibekalkan dalam jangkamasa 5 hari bekerja bagi bahan yang berstatus available (ada di rak).

Tempoh Perolehan Bahan ILL

i) ILL Dari PSZ Cawangan KL.

< 3 minggu – 98%

> 3 minggu – 2%

ii) ILL Dari Institusi Tempatan dan Singapura

< 1 bulan – 82%

> 1 bulan – 18%

iii) ILL Dari BLDSC

< 2 bulan – 100% Tempoh Pembekalan Bahan ILL ke Institusi Luar.

1 hingga 5 hari – 83%

1)Mulai Julai 2008 perangkaan pembekalan ILL dari PSZSKD Kepada PSZKL diperincikan bagi memudahkan pengesanan maklumat setiap permohonan yang diterima sehingga kepada maklumbalas dan pembekalan. 2)Dicadangkan supaya disediakan satu sistem bagi proses ILL yang melibatkan PSZSKD dengan PSZ Cawangan

JUMLAH PERMOHONAN BAHAN KE PSZ Cawangan KL

Bulan Bilangan Dipohon

Bilangan Diterima

Bilangan Tidak Diterima

Julai

14 14 0

Ogos

24 22 2

September

8 8 0

Oktober

6 5 1

November

11 11 0

Disember

3 2 1

JUMLAH

66 62 4

Tempoh Proses Pembekalan Bahan ILL dari PSZ Cawangan KL.

Hari

Bilangan

Peratus

< 3 minggu

61

98%

> 3 minggu

1

2%

Jumlah

62

100%

Tempoh Proses Pembekalan Bahan ILL dari Institusi Tempatan dan Singapura.

Hari

Bilangan

Peratus

< 1 bulan

62

82%

> 1 bulan

14

18%

Jumlah

76

100%

Tempoh Proses Pembekalan Bahan ILL dari BLDSC

Hari

Bilangan

Peratus

< 2 bulan

17

100%

> 2 bulan

0

-

Jumlah

17

100%

JUMLAH PEMBEKALAN BAHAN KE PSZ Cawangan KL

Bulan Bilangan Dipohon

Bilangan Dibekal

Bilangan Tidak Dibekal

Julai

29 20 9

Ogos

26 25 1

September

24 19 5

Oktober

4 4 0

November

17 17 1

Disember

1 4 5

JUMLAH

101 89 21

Tempoh Pembekalan Bahan ILL Ke Institusi Luar

Hari

Bilangan

Peratus 1 37 15%2 36 15%3 10 4%4 105 44%5 11 5%6 40 17%

Jumlah 239 100%


Prosedur

Objektif Kualiti

Pencapaian

Tindakan penambahbaikan

Prosedur Pengendalian Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan

a) Borang Maklumbalas

i) Maklumbalas diakui penerimaan serta melayan pertanyaan ringkas bagi aduan dan penghargaan dalam masa 2 hari bekerja. ii) Tempoh tindakan edaran kepada Pustakawan tidak melebihi daripada tiga (3) hari bekerja. iii)Status maklumbalas diperolehi dalam masa 3 hari bekerja setelah borang diedarkan kepada bahagian berkenaan.

iv) Pelanggan diberi maklumbalas 2 hari bekerja selepas menerima maklumbalas daripada bahagian berkenaan

i) Penerimaan = 100 % berjaya dicapai Bil.Hari Jumlah % capai< 2 hari 28 Tiada maklumbalas, Maklumat patron tiada

2

100

>2 hari - - ii) Tempoh edaran= 100 % berjaya dicapai

Bil.Hari Jumlah % capai< 3 hari 30 100 >3 hari - -

iii) Perolehi status maklumbalas = 100% berjaya dicapai. Bil.Hari Jumlah % capai< 3hari 10 Tiada perlu hantar status, aduan telah selesai

20

100

iv) Beri maklumbalas = 86.7% berjaya dicapai

Bil.Hari Jumlah % capai< 2 hari 24 Tiada maklumbalas, Maklumat patron tiada

2 86.7

>2 hari 4 13.3


Prosedur

Objektif Kualiti

Pencapaian



Daripada 30 maklumbalas, 26 adalah kategori perkhidmatan, 2 adalah staf, 1 koleksi serta 1 adalah lain-lain. Ini melibatkan 41 perkara iaitu aduan 30 isu, 3 cadangan dan 8 adalah penghargaan. Rujuk Lampiran 1 Perincian bagi kategori aduan maklumbalas perkhidmatan perpustakaan melalui (Borang PSZ27.1) 2008 di Lampiran 2. Laporan keseluruhan maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan Melalui Borang Maklumbalas di Lampiran 3.


Prosedur

Objektif Kualiti

Pencapaian



b) Maklumbalas melalui emel dan Modul Online Reference Desk i) Maklumbalas diakui penerimaan

serta melayan pertanyaan ringkas bagi aduan dan penghargaan dalam masa 2 hari bekerja.

ii) Tempoh tindakan edaran kepada Pustakawan tidak melebihi Daripada tiga (3) hari bekerja. iii)Status maklumbalas diperolehi dalam masa 3 hari bekerja setelah borang diedarkan kepada bahagian berkenaan.

iv) Pelanggan diberi maklumbalas 2

hari bekerja selepas menerima maklumbalas daripada bahagian berkenaan

i) Penerimaan = 100 % berjaya dicapai Bil.Hari Jumlah % capai< 2 hari 2 100 >2 hari - -

ii) Tempoh edaran= 100 % berjaya dicapai

Bil.Hari Jumlah % capai< 3 hari 2 100 >3 hari - -

iii) Perolehi status maklumbalas = 100% berjaya dicapai. Bil.Hari Jumlah % capai< 3hari - Tiada perlu hantar status, aduan telah selesai

2

100

iv) Beri maklumbalas = 100% berjaya dicapai Bil.Hari Jumlah % capai< 2 hari 2 100

>2 hari - -

1) Mulai laporan tahunan objektif kualiti Jan – Jun 2009 maklumbalas bagi modul Online Reference Desk akan dimasukkan pelanggan dalaman selain daripada pelanggan luaran.


Prosedur

Objektif Kualiti

Pencapaian



c) Maklumbalas melalui emel (pertanyaan secara umum)

2 maklumbalas diterima. Ini melibatkan 2 perkara iaitu aduan sebanyak 1 isu dan 1 penghargaan. Rujuk Lampiran 4 Laporan keseluruhan maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan Melalui Emel dan Modul Online Reference Desk di Lampiran 5. Sebanyak 206 emel diterima diklasifikasi sebagai pertanyaan perpustakaan secara umum. Maklumbalas yang diterima adalah melibatkan kategori perkhidmatan dan kemudahan (189) , koleksi (16) dan lain-lain (1) di Lampiran 6

Perincian Kategori Emel Mengenai Perpustakaan Secara Umum di Lampiran 7

Lampiran 1

PERKARA KATEGORI

MAKLUMBALAS

BIL.

M/BALAS ADUAN

(a) CADANGAN

(b) PENGHARGAAN

(c)

JUMLAH

(a+b+c)

PERKHIDMATAN

DAN KEMUDAHAN

26 26 3 5 34

KOLEKSI 1 1 - 1 2

STAF 2 2 - 2 4

LAIN-LAIN 1 1 - - 1

JUMLAH 30 30 3 8 41

Bilangan Borang Maklumbalas Mengikut Kategori serta Aduan, Cadangan dan Penghargaan

Lampiran 2 Perincian bagi kategori aduan maklumbalas perkhidmatan perpustakaan melalui (Borang PSZ27.1) 2008

Bil.

PERINCIAN KATEGORI ADUAN MENGIKUT ISU

JUMLAH

1. Akses kepada Internet/networking 7

2. “Liquid soap” 3

3. PC 3

4. Notis peringatan 2

5. Penghawa Dingin 3 6. Peminjaman Bahan 2

7. Bilik Karel 1

8. Perkhidmatan fotokopi 1

9. Koleksi buku

1

10. Sikap staf memberi perkhidmatan

2

11. Surat khabar 1

12. ILL 1

13. Bising 1

14. Plug di kawasan PC 1 15. Payung 1

JUMLAH KESELURUHAN MELIBATKAN ADUAN 30

Lampiran 3

ANALISIS MAKLUMBALAS PERPUSTAKAAN PERTANYAAN MELALUI BORANG MAKLUMBALAS PELANGGAN Bil. Tarikh Aduan / Penghargaan Siasatan/

Hasil Siasatan Pembetulan Pencegahan Punca Masalah Catatan

17

2/7/08 Complaint Since hygiene is so important is campus and importance of this matter is clean to all of us. I’m in weird that why I couldn’t find little cheap soap in any of toilet. I’ve caught all of floors but I couldn’t. Please consider and solve.Sincerely

Investigation Please check availability of soap at all toilets. Pls monitor regularly, Do a checklist

The contractor was informed that term of contract from Harta Bina, the contractor should refill twice per month.

PSZ will check once a week and grading report will be monitored. A survey on the usage of the library facilities (toilet) will be conducted by PSZ . Currently is in the progress of preparing the questionnaire. On Dec 2008, 377 questionaires from 400 have been received. BTK is in the process of data analysis.

The liquid soap is highly used.

- No.Siri : 17/08 Kod:P - Emel kepada : Mr.Mohammad Bagher Status : Selesai.

18

7/7/08 Aduan Suratkkhabar yang disediakan dibawa jauh daripada tempat pembacaan dan tidak dipulangkan ke tempat asal.

Siasatan Lokasi sudut bacaan akhbar di aras 2 adalah sementara. Lokasi sudut bacaan akhbar dipindakan dari aras 3 ke aras 2 pada 16 Jun 2008, untuk memberi laluan kepada pameran sempena lawatan menteri pengajian tinggi ke PSZ pada 20 Jun 2008. Makluman kepada pengguna telah dihebahkan melalui notis mulai 18 Jun 2008 sehingga kini di papan kenyataan. Hasil siasatan Siasatan telah dilakukan pada 10 Julai 2008 jam 9.30 pagi didapati pelajar cenderung membaca suratkhabar diruang bacaan di aras 2. Alasan diberi kerana lebih selesa dan ruang yang agak terhad di kawasan sudut bacaan akhbar.

Sudut bacaan akhbar akan kembali ke tempat asal di aras 3 setelah selesai pameran pada minggu ke-4 bulan Julai 2008. Sudut bacaan akhbar telah ditempatkan semula ke aras 3 pada minggu pertama bulan Ogos 2008.

Pemantauan secaraberkala akan dibuat di aras 2 sehingga sudut bacaan akhbarditempatkan semula di aras 3.

Suratkhabar dirujuk di ruang bacaan terbuka dan tiada di ruang akhbar disebabkan ruang rujukan terbuka berhampiran dengan lokasi sementara sudut bacaan akhbar.

- No.Siri : 18/08 Kod:P - Emel kepada : En.Lau Su Chien

Status : Selesai

19 22/7/08 Complaint Courtesy notice diberi setelah buku due. Malah setelah lima hari setelah due. Cadangan : Coutesy notice diberi seminggu sebelum due.

Investigation KPK Please check with BPA if courtesy notice boleh dikeluarkan sama untuk semua. Sila hubungi PM Dr Muhammad Hisyam ntuk penjelasan lanjut.

Forward the following suggestion to BPA : Set courtesy notice date 2 days before due date (as displayed in INFOLAN2).Sent report to BPA through SAMA on 31 July 2008

Courtesy notice diterima setelah buku due.

- No.Siri : 19/08 Kod: P - Emel kepada : PM Dr. Muhammad Hisyam Lee

Status : Belum selesai

20 26/7/08 Aduan Plug di tempat excess laptop di foyer tidak dapat digunakan dan rosak sejak semester lepas.

Siasatan Terdapat 20 plug pada partition di foyer berkenaan. Lokasiberkenaan merupakan tumpuan kepada pelajar-pelajar untuk membuat tugasan mereka.

Setiap aduan yang telah dikemukakan telahdiperbaiki sebagaimana status laporan ’siap’ pada tarikh tertentu, dan kedudukan terkini telah boleh digunakan sepenuhnya.

Hasil Siasatan Berdasarkan report SILK (Sistem laporan kerosakan) untuk tempoh 25/2/08 – 28/7/08 telah berlaku 8 aduan.

Pejabat Harta Bina perlu menyemak situasi ini.

Plg soket kuasa di kawasan laptop zon tidak dapat digunakan.

- No.Siri : 20/08 Kod:P - Emel kepada : Pn.Napisah Mohd.

Status : Selesai

21 28/7/08 Complaint I have problem using PC no. 31, it shuts down whenever I on it. Most PC’s are not available. Kindly maintain the library if UTM wants to be a world class university. As a student of UTM, I’m sad to see the ranking of UTM among the universities. I believe e should start with little things.

Investigation PC shutdown apabila di’on’kan No.siri PC : SGN 82403ZI – PC baru ditempatkan oleh CICT di PSZ pada 18/6/08 Root Cause Masalah pada operating system (OS) – windows XP

PC dihantar ke BBA untuk penyelengaraan pada 27/7/08-Installation OS others applications yg berkaitan dibuat. Windows update masih belum berjaya due to naiktaraf dan pengujian rangkaian oleh CICT/Vendor.

Pemasangan Diskprotection card untuk memastikan keselamatan partition yg dibuat.

PC No.31mengalami masalah pada operating system

- No.Siri : 21/08 Kod:P - Emel kepada : En.Koay Dong Liang

Status : Selesai

22 30/7/08 Aduan Saya adalah pegawai kastam yang menyambung Master HRD di UTM, 2B, dalam semester 2. Pada 30/7/0/, dlm pukul 11.20-11.50am. Saya cuba untuk print report saya diprinter dibawah kendalian

Siasatan KSP, Please investigate and call Yahya to verify the incident. Hasil Siasatan Didapati tiada masalah pada printer. Ianya memakan masa yg lama kerana tidak adjust margin.

Telah memanggil En. Yahya pada 31/7/08, menasihatkan agar memberi bantuan yang diperlukan oleh pelajar tersebut daripada hanya membiarkan masa

- No.Siri : 22/08 Kod:S - Emel kepada : Pn.Noryati Mat Yunus Status :Selesai

En.Yahya. Saya tidak berpuashati dgn cara En.Yahya membebelkan kami yang tidak berjaya untuk print, membuat bising disitu dan tidak bersikap professional untuk membantu. Yang paling saya tidak boleh terima ialah apabila saya tidak boleh print hampir 30 minit dan saya berkata sendiri “this thing is crazy”, En.Yahya terus mjerit kpd saya dihadapan org ramai “You are the one who is crazy!!!”. Saya terus berlalu dari tempat En.Yahya dan pergi ke tingkat 5 untuk print report saya dan saya tidak menghadapi masalah untuk mencetak laporan tersebut. Apa yang saya kesalkan adalah sikap En.Yahya yang angkuh, tidak mesra pelanggan, tidak boleh membantu dan pempunyai sikap panas baran dan menengking pelanggan perpustakaan ini. Sikap beliau adalah sangat dikesali.

Bila ditanya En. Yahya kenapa tidak dibantu sahaja pelajar tersebut untuk adjust. Beliau memaklumkan yang pelajar tersebut ingin membuatnya sendiri. En Yahya memaklumkan yang beliau tidak menjerit sepertimana yang telah dilaporkan oleh pelajar tersebut.

berlalu ½ jam kerana ada pelajar lain menunggu untuk mencetak. Telah telefon pelajar pada 1.8.08 dan meminta maaf bagi pihak PSZ diatas apa yang telah berlaku.

Masalah komunikasi di antara staf dengan pelanggan

23 2/8/08 Aduan Saya rasa kecewa dengan perkhidmatan kaunter PSZ yang tidak mengurus aduan yang telah dibuat seminggu yang lepas, iaitu aduan mengenai ”buku yang tidak dipinjam tercatat dalam rekod pinjaman saya”. Akhirnya saya pula yang cari buku tersebut yang masih terdapat dirak. Apa yang menbinggungkan lagi adalah saya pula yang dipersalahkan dan disyaki meminjam kad saya kepada pihak lain. Saya ingin mendapat penjelasan PSZ, kenapa perkara ini boleh berlaku? Sekian terima kasih

Siasatan KPK Please call the student dan

Tanya details of complaints.-KKM

Hasil siasatan Judul bahan : Mathematical Bioscience : an int.journal (barcode 30000010048712), ‘Last check in’ pada 2/8/08 dibawah nama Lim Yong Long. Maklumat staf yang menguruskan pinjaman bahan melalui kaunter tidak dapat dikesan melalui system kerana bahan telah dipulangkan dan CCTV tidak berfungsi

Teguran terhadap staf yang bertugas pada hari Sabtu (2/8/08, jam 2.00 ptg) supaya mempunyai komunikasi yang baik dengan pelanggan.

Menyediakan Skrip SPP (Standard People Practise) khusus untuk menangani masalh semasa bertuhas di kaunter. Menghantar staf menghadiri kursus komunikasi.

- No.Siri : 23/08 Kod:P - Emel kepada : En.Lim Yong Long

Status :Selesai

24 13/8/08 Complaint Hello to who is responsible for PSZ. First, thanks for all doing, have you done better. But in this semester always me and my friends go to toilet and see the box of shampoo always is empty. Would you plz tell to PSZ contractor to check it (all levels) better they want to go back home.

Investigation Semak segera tindakan oleh PHB Root Cause We investigated and found the cause of the problem was frequently used by students. As per contract from Harta Bina with the contractor, refill hand soap only 2 times per mth, but we suggest it to 2 times per week.

The cleaner contractor was informed to refill as soon as possible.

We have submitted a letter to Harta Bina regarding this matter and furtherly waiting for them responds and also fully assure the contractor will refill as per schedule. A survey on the usage of the library facilities (toilet) will be conducted by PSZ . Currently is in the progress of preparing the questionnaire. On Dec 2008, 377 questionaires from 400 have been received. BTK is in the process of data analysis.

- No.Siri : 24/08 Kod :P - Emel kepada : Mr. Saman

Status : Selesai

25 28/8/08 Complaint: About the internet access of best library in Malaysia I should say,its awful. Its about 1 hour that I want to check my mail but I cannot. I tried with 10 computers.THanks

Investigation 1)P(RM1) has called Mr.Reza on 29 August 2008 at 8.15 am to inform PSZ has received his complaint on internet and PC dated 28 August 2008.Meeting with the patron has been set on the same day at 3.00 pm at PSZ to get details on his complaint.The patron did not turn up on that day. On 30 August 2008 the patron came and P(RM1) has explained that the interruption involving the whole campus.

1)CICT is doing maintenance progress due to the changes of ISP (Internet Service Provider) from JARING to TIMES and TM.Due to the progress there is interruption for internet access in and out from UTM and it occurs not only in PSZ but the whole campus. CICT is doing their best to overcome the problem. Notice on the interruption is posted at http://utmonline.utm.my. Users also has been informed by notices posted at the internet areas in PSZ. 2)PSZ also has called

Interruption related o internet accessibility involving in and out from UTM

- No.Siri : 25/08 Kod : P Emel dan telefon kepada Mr.Reza Aghlara. Status : Selesai

http://utmonline.utm.my/

the patron on 10 Sept 2008 for updating the status upon received the letter from CICT dated 8 Sept 2009 pertaining on the problem. No Ruj UM.07/10.12/21 Jld .11 (41). 3) Internet is available at PSZ starting on the second week of Sept 2008. Patron has been updated on the matter via phone.

26 03/09/08 Complaint: The most important thing in academic study is the internet. We couldn’t use the internet because it is out of order.

Investigation PSZ has received his complaint on internet dated 03 Sept 2008. On 03 Sept 2008 the patron came and P(RM1) has explained that the interruption of the internet involving the whole campus.

1)CICT is doing maintenance progress due to the changes of ISP (Internet Service Provider) from JARING to TIMES and TM.Due to the progress there is interruption for internet access in and out from UTM and it occurs not only in PSZ but the whole campus. CICT is doing their best to overcome the problem. Notice on the interruption is posted at http://utmonline.utm.my. Users also has been informed by notices posted at the internet areas in PSZ. 2)PSZ also has called the patron on 10 Sept 2008 for updating the status upon received the letter from CICT dated 8 Sept 2009 pertaining on the problem No Ruj

Interruptionrelated o internet accessibility involving in and out from UTM

- No.Siri : 26/08

Kod: P Telefon kepada Mr.. Yousef Mohammed Abuejeela Status : Selesai


the problem. No Ruj UM.07/10.12/21 Jld .11 (41). 3) Internet is available at PSZ starting on the second week of Sept 2008. Patron has been updated on the matter via phone.

27 3/9/08 Complaint The internet facilities are not good in the library.Please investigate to problem because we need to search internet and please help us.

Investigation PSZ has received his complaint on internet dated 03 Sept 2008. On 03 Sept 2008 P(RM1) has called and explained that the interruption of the internet involving the whole campus.

1)CICT is doing maintenance progress due to the changes of ISP (Internet Service Provider) from JARING to TIMES and TM.Due to the progress there is interruption for internet access in and out from UTM and it occurs not only in PSZ but the whole campus. CICT is doing their best to overcome the problem. Notice on the interruption is posted at http://utmonline.utm.my. Users also has been informed by notices posted at the internet areas in PSZ. 2)PSZ also has called the patron on 10 Sept 2008 for updating the status upon received the letter from CICT dated 8 Sept 2009 pertaining on the problem. No Ruj UM.07/10.12/21 Jld .11 (41). 3) Internet is available at PSZ starting on the


- No.Siri : 27/08 Kod: P Telefon Mr Amir Hossein Basrani Status : Selesai


second week of Sept 2008. Patron has been updated on the matter via phone.

28 3/9/08 Complaint Internet connection is never available in the library.

Investigation PSZ has received his complaint on internet dated 03 Sept 2008. On 03 Sept 2008 P(RM1) has called and explained that the interruption of the internet involving the whole campus

1)CICT is doing maintenance progress due to the changes of ISP (Internet Service Provider) from JARING to TIMES and TM.Due to the progress there is interruption for internet access in and out from UTM and it occurs not only in PSZ but the whole campus. CICT is doing their best to overcome the problem. Notice on the interruption is posted at http://utmonline.utm.my. Users also has been informed by notices posted at the internet areas in PSZ. 2)PSZ also has called the patron on 10 Sept 2008 for updating the status upon received the letter from CICT dated 8 Sept 2009 pertaining on the problem. No Ruj UM.07/10.12/21 Jld .11 (41). 3) Internet is available at PSZ starting on the second week of Sept 2008. Patron has been updated on the matter via phone.


- No.Siri : 28/08 Kod:P Telefon Mr Ali Akhbar Iman Status : Selesai


29 3/9/08 Complaint We have huge problem with the internet connection it doesn’t work all times

Investigation PSZ has received his complaint on internet dated 03 Sept 2008. On 03 Sept 2008 P(RM1) has called and explained that the interruption of the internet involving the whole campus

1)CICT is doing maintenance progress due to the changes of ISP (Internet Service Provider) from JARING to TIMES and TM.Due to the progress there is interruption for internet access in and out from UTM and it occurs not only in PSZ but the whole campus. CICT is doing their best to overcome the problem. Notice on the interruption is posted at http://utmonline.utm.my. Users also has been informed by notices posted at the internet areas in PSZ. 2)PSZ also has called the patron on 10 Sept 2008 for updating the status upon received the letter from CICT dated 8 Sept 2009 pertaining on the problem. No Ruj UM.07/10.12/21 Jld .11 (41). 3) Internet is available at PSZ starting on the second week of Sept 2008. Patron has been updated on the matter via phone.


- No.Siri : 29/08 Kod:P Telefon Mr. Foad Marzoughi Status : Selesai

30 6/9/08 Aduan 1. Air-cond terlalu sejuk 2. Networking problem baru-

baru ini Penghargaan 1. Excellent service

Hasil Siasatan - Suhu dalam bangunan

PSZ telah diselaraskan kepada 23ºC

Standard suhu dalam bangunan perpustakaan ialah 19ºC - 20ºC dengan tujuan menjaga bahan daripada rosak, Oleh itu PSZ tidak boleh untuk meningkatkan suhu yang

- Berlakunya kekerapanhujan pada tempoh berkenaan

PSZ perlu mengekalkan suhu 23ºC supaya bahan terutama bahan bercetak tidak berkulat

Suhu yang sejuk di PSZ.

- No.Siri : 30/08 Kod:P - Emel kepada : Tan Yu Tian

Status : Selesai


2. Staffs nice & friendly 3. veriety of service provided &

long time service provided Excellent! Keep going on, thanks

Punca Masalah - Sistem hawa dingin berpusat di PSZ adalah berteknologi lama, Apabila berlaku hujan disekita UTM, mode sedia ada tidak boleh diselaraskan secara automatik mengikut kesesuaian pengguna.

boleh menjejaskan keselamatan bahan. - Pengguna PSZ adalah dinasihatkan untuk memakai pakaian yang bersesuaian dengan keadaan suhu di PSZ

31 9/9/08 Aduan Buku di bawah kategori subject construction Industry – Material management sangat terhad. Walaupun dapati satu TA190 S78 1995, stukhart, George : construction material management. Tetapi buku ini hanya terdapat satu salinan dan susah untuk meminjam untuk tempoh yang lama. Penghargaan Good Performance by PSZ staff. Thanks for always help and guide us in searching information and materials.

Hasil Siasatan Semakan diINFOLAN2 dibawah subject “Construction material management’ mendapatimempunyai 205 judul.(lampiran 1)

Pihak URM telah mengambil beberapa tindakan begimembolehkan pelajar dapat merujuk buku tersebut dengan cara seperti berikut :

Punca Masalah Buku yang ingin dirujuk oleh pelajar berjudul : construction material management. Oleh pengarang stukhart, George ; no. panggilan TA190 S78 1995, telah dipinjam oleh pengguna lain dengan tarikh due pada 11 Sept 2008

1. Pihak BPM telah mengambil inisiatifmenghantar suratkepada semua staf akademik bagimendapatkan cadangan belian selain daripada proses sediaada iaitu hasil cadangan daripada staf akademik sendiri. Bagi FAB surat telah dimajukan pada 5/8/08 no.Ruj: UTM.04/22/24./41 Jld 11 (25).

1. Telah menempah (hold) bagi judul tersebut pada 11/9/08 semakan di modul sirkulasimenunjukkan saudara Wong NN adalah penempah yang kedua. 2. Membuat

permohonan InterLibrary Loan bagi judul yang sama pada11/9/08 pihak PSZ akan cuba mendapatkan judul ini di kalangan perpustakaan IPTA tempahan untuk pinjaman.

2. Selain itu pihak saudari juga boleh memohon staf akademik dalam bidang ini untuk memajukan cadangan belian bagi bidang : ”construction material managemant” kepada pihak PSZ bagi menambah koleksi sediaada.

3.Cadangan belian bagi judul yang sama telah dimajukan kepada unit perolehan pada 11/9/08 bagi naskah tambahan

Buku di bawah subjek construction -industryial management

- No.Siri : 31/08 Kod:K - Emel kepada : Cik Wong N N

Status : Selesai

32 15/9/08 Aduan Saya rasa tidak adil kad fotokopi yang masih mempunyai baki tidak dipulangakn kepada pengguna. Telah berjumpa dengan Puan Junaidah Isnain. Ini merugikan pelajar-pelajar yang tamatpelajaran, pekerja-pekerja kontrak dan pensyarah yang cuti belajar dan memaksa merekamenghabiskan baki.

Pengguna seharusnya sediamaklum syarat-syarat pembelian dan pemulangan kad sebagaimana yang tertera pada kad fotokopi dan PSZ juga telah sedia maklum tentang prosedur ini. Pemulangan baki kad fotokopi adalah atas budibicara pemilik syarikat berkaitan.

Hasil Siasatan Baki kad fotokopi - No.Siri : 32/08 - Emel kepada : Lim Yong Long

Status : Selesai

33 22/9/08 Aduan Banyak PC di library mengandungi virus, saya ingin sarankan pihak perpustakaan menggunakan anti-virus yang lebih berkesan , bagi mengelakkan virus ini tersebar dengan mudah kedalam laptop pelajar

Hasil siasatan 1. Tiada spesifik no.PC

yang dilaporkan

Lebih kurang 60 pc masih belum dipasang dengan sistem protection card. Proses ini masih dalam pelaksanaan secara batches.

2. External pendrive/external gadget yang digunakan perlu discan sebelum membuat sebarang proses download

3. Setiap PC telah di install antivirus sophos

Punca Masalah 1. Pengguna

tidak melaksanakan pengimbasan pen drive/external HDD sebelum memuat turut fail.

2. Penerimaan PC sebyk 200 unit serentak, melambatkan proses pemasangan dengan protection system

3. Masalah rangkaian updating kepada patches windows/ antivirus lambat

No.Siri : 33/08 Kod:P - Emel kepada : En. Muhammad Hafizzudin Status : Selesai

34 24/9/08 Complaint I borrowed a book title handbook of cheminformatic few week ago. After a few days I have borrowed the book. I found that a student call me up my mobile phone asking me

Investigation I have contacted Wong Bing Ming asking for detail information’s regarding this matter on 24/9/05. I also identified the person that borrowed the book after Wong

E-mail was sent on 25th Sept 2008 to all librarians and circulation unit staffs who are involve in counter service not to reveal the identity of the

Patron beingcontacted by other user asking for books which is being borrowed by the patron.

No.Siri : 34/08 Kod:P - Emel kepada : Wong Bing Ming

for the book. According to that student, he got my mobile number from the librarian. I think that the library should not give my personal information such as my mobile phone to the third party. I have learn that it is againt the policy at the library but it had happen to me.

Bing Ming. Unfortunately. There is no telephone no. e-mail and send message through patron function on 25/9/08. Notes have been locked at patron function message ‘to see KPK’

borrower. However the circulation unit staffs have an authority to recall the book from the student if needed, especially overdue book.

Status :Selesai

35 25/9/08

Complaint I am Phd student and during this month I used to read more than 10 new articles that I couldn’t find it the database of library so what can I do with only 5 articles possible for order? I Think this is a problem should be solved.Thanks,

Investigation P(RM1) has contacted the patron and informed the request of the Inter Library Loan service can be issued only 5 titles per request.

Nevertheless if the patron has more than maximum of requests, PSZ will accept the requests but will advised the user to set priority among the articles. We will process the top 5 articles and upon receipt the title , we will issue the following five for ILL.

Limited request articles under ILL service.

No.Siri : 35/08 Kod:P Status:Selesai

36

7/10/08

Complaint Staff attitude is not good especially during the busy time. The student already line up for borrowing books but the staff accuse falsely the student. After that, the staff didn’t appologise to the student.

Investigation I have contacted Ms. Wong Sook Lee pertaining the incident. All staffs from group D have been called for clarification and advised duty – 25/9/08, 3.00-4.00pm (counter circulation C)

Staffs are advised to follow standard people practice while working in the library

Provide refresher training of people standard practice for counter service staffs and standard script dialogues as guidance at the counter.

No.Siri : 36/08 Kod:S - Emel kepada : Wong Sook Lee Status :Selesai

37 6/10/08 Complaint I would like to complain about the single study rooms. 1.After 6.00pm the rooms are very dim because the lightings are not enough. 2. The hinges of the doors also need oiling, because they make noise when opening and closing of the doors. 3. The liquid soap in the toilet is also not enough and finish very quickly. Please instell two sets at least. 4. We aften need the room and the

Investigation From the report, we don’t know which room that you complaint. But we do some random check and everything are in good condition.

Handsoap – We already increase the frequent of handsoap refill from 2 times perweeks.

Handsoap – used handsoap liquid wisely to avoid it’s always not enough A survey on the usage of the library facilities (toilet) will be conducted by PSZ . Currently is in the progress of preparing the questionnaire. On Dec 2008, 377 questionaires from 400 have been received. BTK is in the process of data

No.Siri : 37/08 - Emel kepada : Mr. Vahid Moarref

Status :Selesai

head phones together, but the pule does not permit us. 5. All curtains in the rooms need repairing

is in the process of data analysis.

38 7/10/08 Aduan Internet server di perpustakaan sangat lambat, saya perlu habiskan banyak masa untuk muat turun satu-satu fail atau dokumen. Di cyber café luar kampus, ianya adalah 110kb/s dan bayangkan di PSZ Cuma 8kb/s.Sila pertimbangkan masalah ini secara teliti kerana ini akan menjejaskan kecekapan dan keberkesanan pelajar dalam memperolehi maklumat akademik yang seterusnya akan mempengaruhi prestasi akademik pelajar secara tidak langsung. Selain itu, sila senantiasa upgrade ‘virus engine’ sini agar pelajar dapat menggunakakn perkhidmatan on-line/computer dengan senang hati. Sekian, terima kasih.

Hasil siasatan Testing dibuat denganmemuatturun ‘application’ dari cyber UBP (Internet UTM) adalah laju tetapi memuatturunapplication dari internet perlahan kerana ini melibatkan laluan keluar rangkaian UTM melalui ‘ internet service provider’ (ISP) baru.

Pihak CICT, UTM masih di dalam proses memantapkan rangkaian keluar UTM memalui ISP baru (Time, TM1 & TM2). Oleh itu, masih terdapat kekangan yang perlu diselesaikan oleh pihak CICT dan juga pihak ISP berkenaan

PC dikawasan internet dalam proses pemasanagn ‘disk protection card’ dan Installation antivirus secara berpangkat.

Internet lambat

No.Siri : 38/08 Tiada butiran maklumat di borang. Status :Selesai

39 10/10/08 Aduan -Connection internet ke main pages UTM susah nk masuk -INFOLAN2 sentiasa susah nk surf dari luar PSZ (sekitar UTM)

Penghargaan -Perkhidmatan yang cekap dan mesra -Mudah dapat bahan rujukan

Hasil Siasatan PTM(USR) telah hubungi pustakawan di Pusat Sumber FAB dan Pegawai Teknologi Maklumat di CICT untuk menyemak samada Infolan2 bermasalah untuk diakses, Melalui maklumbalas Infolan2 boleh diakses dari luar PSZ (sekitar UTM)

Masalah akses ke Infolan2 mungkin berpunca dari proses naiktaraf rangkaian PSZ yang menyebabkan gangguan akses dari semasa ke semasa

Akses ke mainpagei UTM sukar untuk diakses dan INFOLAN2 sukar akses dari luar.

No.Siri : 39/08 Kod:P - Emel kepada : En. Mohamiad Norhidayat

Status :Selesai

40 28/10/08 Complaint Actually there are many students do some noisy (laugh, eating, taking lawelly, playing games)in fifth floor, so please do something

Investigation Upon received the complaint at 9.30pm, Chief Asst. library Baharuddin Seman) went to the location and found out the

1.Display more posters of library regulation at reading areas, especially fourth & fifth floor. 2.regular monitoring and

We will proposed PSZ to purchase CCTV that will enable us monitoring. The users activity effectivenly

Making noise in the library

No.Siri : 40/08 Kod:L - Emel kepada : En,Salem Mohamed

to prevent this noise. situation was in control logged report by the staff.

Status :Selesai

41 31/10/08 Aduan Harap dapat perhatian daripada pihak PSZ bahawa membenarkan membawa masuk payung. Perkara ini amat penting kerana letak dirak muar kurang selamat. Ini kerana payung saya sudah hilang kelmarin akibat daripada letak dirak luar PSZ. Sebelum ini boleh dibenarkan bawa masuk jadi jarang kedengan ran hal sebegini tetapi sejak kebelakangan ini apabila payung tidak dibenarkan membawa masuk kePSZ, sering kedengaran bahawa payung hilang apabila letak di luar rak yang disediakan sebelum hal semlm. Harap beri perhatian atas perkara ini. Penghargaan Harap perkhidmatan yang baik terus dikekalkan.

Hasil Siasatan Payung sememangnya tidak dibenarkan didalam PSZ atas sebab-sebab keselamatan bahan dan ruang

Simpan payung diluar PSZ adalah dibawah tanggungjawab pengguna dan peringatan ini telah diletakkan di lokasi tersebut. Tempat penyimpanan juga disediakan di luar foyer PSZ.

Kehilanganpayung

No.Siri : 41/08 Kod:P En. Tan Yu tian – tiada no handphone atau emel. Status :Selesai

42 5/11/08 Aduan Saya mencadangkan agar lantai diseluruh perpustakaan digantikan dengan karpet sepenuhnya seperti dikebanyakkan perpustakaan di niversiti-universiti awam diMalaysia. Masalah bunyi tapak kasut pengguna perpustakaaan yang menganggu pengguna lain dapat diselesaikan. Selain itu, image PSZ juga dapat ditingkatkan selaras dengan misi UTM untuk menjadi Universiti bertaraf dnia pada tahun 2010. terima kasih

Terima kasih diatas pandangan saudara terhadap keadaan persekitaran PSZ. Untuk makluman saudara PSZ telahpun menghantar cadangan penggantian vinyl yang sediaada kepada vinyl yang bermutu tinggi kepada bendahari UTM melalui surat bertarikh 17/11/2008

Hasil Siasatan Pengguna dikehendakimematuhi kod etika pakaian yang ditetapkan UTM selaras dengan peraturan PSZ yang melarang pengguna memakai selipar/sandal yang mengeluarkan bunyi kuat.

Lantai dipasang karpet

No.Siri : 42/08 Kod: P - Emel kepada : Cik Safizahanin Status :Selesai

43 14/11/08 Aduan Diharap dapat sediakan beg plastic untuk memudahkan pelajar meminjam buku

Hasil Siasatan Terima kasih atas cadanagn saudara, Untuk makluman Jawatankuasa sebutharga PSZ memutuskan pembelian beg plastik tidak dapat dilaksanakan kerana faktor kos yang tinggi.

Beg plastik untukkemudahan peminjaman

No.Siri : 43/08 Kod:P - Emel kepada : Abdul Hadi Status :Selesai

44

14/11/08

Aduan Saya ditegur oleh staf kerana membawa makanan ke dalam bili perbincangan. Saya akui kesilapan, tetapi saya juga inginmencadangkan supaya staf juga mampu menegur studentantabangsa yang turut berpesta memakan dalam bilik karel dan bilik perbincangan.

rondaan pada jam 4.00 ptg (14/11/08) dan mendapati 2 org pelajar lelaki dan perempuan di dalam bilik perbincangan. Teguran dibuat dan meminta pelajar meninggalkan perpustakaan (pelajar tidur dan makan), pelajar antarabangsa di bilikbersebelahan juga telah ditegur kerana membuat bising.

Penghargaan Sangat menghargai kerjasama yang diberikan oleh kakitangan yang bertugas di kaunter Media yang menguruskan bilik karel dan bilik perbincangan. Melakukan tugasan dengan cemerlang dan berhemah. Terima kasih, tanggungjawab anda sangat dihargai

Hasil Siasatan Pembantu perpustakaan USK, En.Azman telah mengadakan

2. menguatkuasa

peraturan yang sediaada keatas pengguna yang melanggar peraturan (nama akan direkodkan)

1. Makluman berkaitan peraturan perpustakaan serta perlanggaran peraturan akan diletakkan dikawasan berhampiran bilik perbincangan dan karel

1. Menyedia / memasang CCTV di ruang bacaan dan semua bilik karel/perbincangan

2. Menampal poster.makluman ’No Food’ disetiap bilik karel, perbincangan dan ruang-ruang lain.

Teguran membawa makanan di dalam PSZ

No.Siri : 44/08n tp Kod: S Tiada butiran maklumat di borang. Status :Selesai

45 17/12/08

Complaint Previously, while doing my masters when I borrow books, I put remnder in my mobile for the due date.Now from the second semester of my phd I start getting email when ever my books got due two days before.Last month I did not get any email and I got fined for about RM25.relaying on library system is my mistake. Suggestion If some system is going to be offline I think better to send notice to users of the system.I have the complete record of every thing.I do not know that you will refund RM25 or not but please from next time send me the notice before getting some thing offline.I will be grateful for this act of kindness.

Investigation Jun, please check whether it is true that problem is because of the system. There are 2 patron records under Kashif and Kashif Saleem. The latest record (under Kashif) is using gmail not UTM e-mail domain.The system could not recognise the gmail.Thus the reminder could not be sent to the email address.

Update patronrecord;UTM emailaddress,patron name and patron code to enable you o received the reminder later from the library.We ar

Provide notice regarding the provision of the UTM email to the postgraguate and acdemic staff Apologize for not giving the refund

2 email account under 2 patron record.

No.Siri : 45/08n tp Kod: S Emel kepada Mr Rashif Saleem Status :Selesai

46 30/12/08 Aduan Air cond bilik Mesyuarat tidak dimatikan.Kejadian ini dikesan pada 8.10 am pada 30/12/08.Ini menyebabkan berlakunyapembaziran tenaga.

Pihak Bahagian Pentadbiran dan Kewangan mendapati penghawa dingin masih di dalam keadaaan”on” (hidup) semasa semakan dilakukan pada 30 Dis 2008 jam 8.10 pagi

Siasatan

Penghawa dingin telah dimatikan suis oleh staf Bahagian Pentadbiran dan Kewangan pada 30 Dis 2008 jam 8.10 pagi.

Pihak AJK Projek Rikh 30 DU di bawah AJK Dokementasi telah memaklumkankepada semua AJK Projek RU untuk mematikan suis penghawa dingin setiap kali meninggalkan Bilik Mesyuarat setelah selesai digunakan, Rujuk emel bertarikh 30 Dis 2008:Makluman RU Bil.4/08

Penghawa dingin

No.Siri : 46/08 Kod: P Emel kepada mailing list RU Status :Selesai

Lampiran 4

PERKARA KATEGORI

MAKLUMBALAS

BIL.

M/BALAS ADUAN (a)

CADANGAN (b)

PENGHARGAAN (c)

JUMLAH

(a+b+c)

PERKHIDMATAN

KEMUDAHAN

1 1 - - 1

KOLEKSI - - - - -

STAF 1 - - 1 1

LAIN-LAIN - - - - -

JUMLAH 2 1 - 1 2

Bilangan Maklumbalas Emel Mengikut Kategori serta Aduan , Cadangan dan Penghargaan

Lampiran 5

ANALISIS MAKLUMBALAS PERPUSTAKAAN PERTANYAAN MELALUI EMEL DAN MODUL ONLINE REFERENCE DESK Bil. Tarikh Aduan / Penghargaan Siasatan/

Hasil Siasatan Pembetulan Pencegahan Punca Masalah Catatan

1 07/01/08

Aduan : I have just talked over the phone to a lady in charge of the Meja Penasihat pengguna on 22 July 2008 at 5.25pm. I did not manage to catch her name but she was very efficient in handling my case. She was very polite and professionaltoo.Congratulation to PSZ for having a staff like her.Hopefully she would get credits for this.Thank you.

Salam Pn Mahani,Truly appreciate the email sent and will surely convey it to librarion mentioned.Do Inform us for future assistance.Our staffs are most happy to assist you in anyway possible

Siasatan -Pn Junaidah Abdullah was on duty at that session.

Polite and professional staff

- No.Siri : 05/08 Kod : S Status : Selesai

2

09/1/008

Aduan : Salam/// Baru-baru ini sayamengalami traumadisebabkan mesinpeminjaman buku….sepatutnya gambar diambil bukan hanya muka saje….tapi perlu disertakan muka

Judul buku “A symptotic and hybrid. Bahan dalam pinjaman peminjam tetapi berjaya dkesan di rak

Buku tersebut adakah patut mustahil saya sentuh tiba-tiba dituduh tak pulang…maca, nak giler rase bila dapat tahu….

Semakan mendapati patron adalah Herman Tuminoh dengan

Aduan saudara telah dimajukan ke Bahagian Pembangunan Automasi untuk makluman dan tindakan selanjutnya. Pihak BPA telah menghantar emel bertarikh 4 Nov 2008

Peminjaman buku di SPLD

- No.Siri : 06/08 Kod : P Status :Selesai

Kepada sesiapa staf yang tolong selesaikan masalah saya tq very much Saya amat kesal dengan “teknologi” yg ada di psz utm skudai…bend ini akan saya ingat hingga ke anak cucu saya lahir. Sampai sekarang saya masih belum lagi berani nak pinjam buku di psz…memang seperti satu mimpi ngeri

Lampiran 6 KATEGORI

JUMLAH EMEL

PERKHIDMATAN DAN KEMUDAHAN

189

KOLEKSI 16

LAIN-LAIN

1

STAF

0

JUMLAH

206

Bilangan Maklumbalas Emel (Umum) Mengikut Kategori

Lampiran 7 Perincian bagi kategori maklumbalas emel (Umum)

Bil.

Perincian bagi Kategori

Jumlah

1. Mendapatkan artikel teks penuh 112 2. Pertanyaan berkaitan Perkhidmatan Sokongan

Penyelidikan 14

3. Pembaharuan 23 4. Kemaskini Rekod Patron 21 5. Koleksi 14 6. Tempahan 8 7. “Blocks” di rekod patron 5 8. Dendaan 3 9. Pinjaman 3 10. Pemulangan 2

11. Pendaftaran 1 Jumlah Keseluruhan 206


JULAI - DISEMBER 2008 UNIT PENGURUSAN MAKLUMAT


Prosedur Perlaksanaan Kelas Kemahiran Pencarian Maklumat

Memastikan maklumbalas pelajar yang menghadiri kelas kemahiran mencapai 80% tahap kepuasan.

Laporan Julai – Disember 2008. a) Tahap kepuasan pelajar adalah seperti

berikut; i) Kelas Kemahiran Asas = 63.5% ii) Kelas Kemahiran Lanjutan = 82.4% iii) UQP1211:Asas Kemahiran

Pencarian Maklumat = 90.2 % b) Tahap kepuasan terhadap pengajaran

Fasilitator kelas kemahiran:

i) Kelas Kemahiran Asas = 69.8 % ii) Kelas Kemahiran Lanjutan = 92 % iii) UQP1211:Asas Kemahiran

Pencarian Maklumat = 95.1 % Laporan terperinci adalah seperti di Lampiran 1.

Semua modul kelas kemahiran akan dikaji semula mengikut perkembangan semasa.

Lampiran 1

Prosedur Perlaksanaan Kelas Kemahiran Pencarian Maklumat Kajian dibuat berdasarkan borang penilaian yang diedarkan kepada pelajar yang menghadiri kelas kemahiran asas dan kelas kemahiran lanjutan dari Julai – Disember 2008. Analisis data dilaksanakan dengan menggunakan kaedah analisis deskriptif. Dalam kaedah ini, skor yang diberikan oleh pelajar untuk Soalan 1 hingga Soalan 5 dalam borang penilaian akan dijumlahkan. Jumlah skor ini akan dikategorikan kepada tiga tahap kepuasan, iaitu Rendah, Sederhana dan Tinggi seperti di Jadual 1.

Jadual 1: Kategori Jumlah Skor

Jumlah Skor

Tahap

5 hingga 15

Rendah

16 hingga 26 Sederhana

27 hingga 37 Tinggi

Kelas Kemahiran Asas

(i) Tahap kepuasan pelajar terhadap Kelas Kemahiran Asas Tahap kepuasan pelajar secara keseluruhan terhadap kelas kemahiran asas adalah seperti di Jadual 2.

Jadual 2: Tahap Kepuasan Pelajar Terhadap Kelas Kemahiran Asas

Tahap Kekerapan ( n = 1463 )

Peratus (%)

Rendah

15

1.0 %

Sederhana 519 35.5 % Tinggi 929 63.5 %

Jumlah 1463 100 %

Min : 28 Minimum : 9 Sisihan Piawai : 4.6 Maksimum: 35 Jadual 2 menunjukkan 63.5% (929 orang pelajar) menyatakan tahap kepuasan terhadap Kelas Kemahiran Asas yang dianjurkan oleh PSZ adalah pada tahap tinggi dan 35.5% (519 orang pelajar ) menyatakan kepuasan terhadap mereka pada tahap sederhana. Hanya sebilangan kecil pelajar iaitu 1.0% (15 orang pelajar) mempunyai tahap kepuasan yang rendah terhadap Kelas Kemahiran Asas yang mereka ikuti. Secara keseluruhannya, tahap kepuasan pelajar terhadap Kelas Kemahiran Asas adalah pada tahap tinggi di mana purata jumlah skor yang diberikan oleh pelajar ketika membuat penilaian adalah 28 dan sisihan piawaian ialah 4.6. Nilai minimum menunjukkan jumlah skor yang paling rendah diberikan oleh pelajar. Jadual di atas menunjukkan jumlah skor terendah adalah 9 manakala jumlah skor yang tertinggi adalah 35, iaitu menyamai jumlah skor yang sebenar. Ini memberi gambaran positif mengenai tahap kepuasan pelajar terhadap Kelas Kemahiran Asas yang dianjurkan.

(ii) Jumlah skor untuk Soalan 1 hingga Soalan 5.

Jadual 3: Skor Soalan 1 hingga 5

Soalan

1 (Strongly Disagree)

2

3

4

5

6 7 (Strongly

Agree)

Jumlah

1. After attending this class, I am more confident in using the library facilities.

3

(0.2%)

16

(1.1%)

24

(1.6%)

190

(13%)

466

(31.9%)

469

(32.1%)

294

(20.1%)

1462

(100%)

2. The class modules met my expectations.

2

(0.1%)

13

(0.9%)

40

(2.7%)

235

(16.1%)

485

(33.2%)

462

(31.6%)

224

(15.3%)

1461

(100%) 3. Audio-visual devices function properly without any technical interruption.

3

(0.2%)

12

(0.8%)

48

(3.3)

144

(9.9%)

336

(23%)

461

(31.6)

456

(31.2%)

1460

(100%)

4. The room is suitable and comfortable for the class.

23

(1.6%)

34

(2.3%)

64

(4.4%)

157

(10.7%)

299

(20.4%)

459

(31.4%)

427

(29.2%)

1463

(100%)

5. In my opinion, this class is effective.

6

(0.4%)

13

(0.9%)

47

(3.2%)

178

(12.2%)

361

(24.7%)

533

(36.4)

325

(22.2%)

1463

(100%)

Jadual 3 menunjukkan skor untuk soalan 1 hingga 5 untuk tahap kepuasan pelajar terhadap kelas kemahiran asas.Dari analisa yang dibuat peratus pelajar yang berpuas hati dengan kelas kemahiran asas yang diadakan adalah tinggi. Analisa terperinci mendapati kekerapan pelajar memilih skor 5 sehingga 7.

(iii) Penilaian Fasilitator Kelas Kemahiran Asas

Lima (5) soalan dalam borang penilaian membenarkan pelajar menilai fasilitator yang memberi taklimat dalam kelas kemahiran tersebut. Untuk menganalisis data ini, satu jadual ‘cross tabulation’ diwujudkan. Jadual ini mengandungi initial nama fasilitator serta skor yang diberi oleh pelajar dari soalan 1 hingga soalan 5.Jumlah skor dikategorikan kepada 3 tahap kepuasan iaitu rendah, sederhana dan tinggi.

Jadual 4: Skor Penilaian Fasilitator Kelas Kemahiran Asas

Tahap kepuasan terhadap pengajaran fasilitator Fasilitator 1

(rendah) 2

(sederhana) 3

(tinggi)

Jumlah pelajar

HZ 0 (0%)

32 (29.1%)

78 (70.9%)

110 (100%)

HS 1 (0.9%)

41 (38.3%)

65 (60.7%)

107 (100%)

HH 1 (1.3%)

27 (36%)

47 (62.7%)

75 (100%)

HN 0 (0%)

16 (21.3%)

59 (78.7%)

75 (100%)

JA 2 (3.2%)

19 (30.2%)

42 (66.7%)

63 (100%)

KMJ 0 (0%)

16 (48.5%)

17 (51.5%)

33 (100%)

KBY 0 (0%)

17 (19.3%)

71 (80.7%)

88 (100%)

MFMY 0 (0%)

21 (41.2%)

30 (58.8%)

51 (100%)

MN 0 (0%)

19 (34.5%)

36 (65.5%)

55 (100%)

MRK 0 (0%)

15 (23.1%)

50 (76.9%)

65 (100%)

MMY 0 (0%)

16 (45.7%)

19 (54.3%)

35 (100%)

NAS 0 (0%)

20 (29.4%)

48 (70.6%)

68 (100%)

NEH 1 (1.4%)

28 (39.4%)

42 (59.2%)

71 (100%)

NHDK 0 (0%)

9 (13.8%)

56 (86.2%)

65 (100%)

NS 0 (0%)

13 (32.5%)

27 (67.5%)

40 (100%)

SS 0 (0%)

4 (10%)

36 (90%)

40 (100%)

SEI 0 (0%)

15 (22.1%)

53 (77.9%)

68 (100%)

SN 0 (0%)

8 (11.1%)

64 (88.9%)

72 (100%)

SAR 0 (0%)

19 (29.2%)

46 (70.8%)

65 (100%)

YH 1 (1.1%)

28 (31.5%)

60 (67.4%)

89 (100%)

YP 7 (13.7%)

26 (51%)

18 (35.3%)

51 (100%)

ZD 1 (1.5%)

7 (10.4%)

59 (88.1%)

67 (100%)

ZA 0 (0%)

30 (42.9%)

40 (57.1%)

70 (100%)

Jumlah

14 (0.9%)

446 (29.3%)

1063 (69.8%)

1523 (100%)

Berdasarkan Jadual 4, secara keseluruhannya fasilitator kelas kemahiran asas telah melaksanakan tugas dengan baik. Tahap kepuasan pelajar terhadap pengajaran fasilitator berada di tahap yang tinggi iaitu 69.8% (1063 orang pelajar). Perincian skor setiap soalan untuk penilaian fasilitator kelas kemahiran asas secara individu adalah seperti di Lampiran 2. Initial dan nama fasilitator adalah seperti di Lampiran 5.

Subjek ko-kurikulum UQP1211: Asas Kemahiran Pencarian Maklumat (i) Tahap kepuasan pelajar terhadap kelas UQP1211: Asas Kemahiran Pencarian Maklumat

Tahap kepuasan pelajar secara keseluruhan terhadap kelas UQP1211 adalah seperti di Jadual 5. Jadual 5 : Tahap Kepuasan Pelajar Terhadap Kelas UQP1211


Peratus (%)

Rendah

Sederhana

0 6

0%

9.8% Tinggi 55 90.2%

Jumlah 61 100% Min : 30 Minimum : 25 Sisihan Piawai : 2.8 Maksimum: 35 Jadual 5 menunjukkan 90.2% (55 orang pelajar) menyatakan tahap kepuasan terhadap Kelas UQP1211 yang dianjurkan oleh PSZ adalah pada tahap tinggi, manakala 9.8% (6 orang pelajar) mempunyai tahap kepuasan yang sederhana terhadap Kelas UQP1211 yang mereka ikuti. Purata jumlah skor yang diberikan oleh pelajar ketika membuat penilaian adalah 30 dan sisihan piawaian ialah 2.8. Nilai minimum menunjukkan jumlah skor yang paling rendah iaitu 25 dan nilai maksimum ialah 35 iaitu jumlah skor yang sebenar.



Soalan 1

(Strongly Disagree)

2

3

4

5

6 7 (Strongly

Agree)

Jumlah

1. After attending this class, I am more confident in using the library facilities.

0

(0%)

0

(0%)

0

(0%)

1

(1.6%)

13

(21.3%)

22

(36.1%)

25

(41%)

61

(100%)


0

(0%)

0

(0%)

0

(0%)

0

(0%)

8

(13.1%)

40

(65.6%)

13

(21.3%)

61

(100%) 3. Audio-visual devices function properly without any technical interruption.

0

(0%)

0

(0%)

4

(6.6%)

14

(23%)

17

(27.9%)

16

(26.2%)c

10

(16.4%)

61

(100%)


0

(0%)

0

(0%)

0

(0%)

1

(1.6%)

16

(26.2%)

23

(37.7%)

21

(34.4%)

61

(100%) 5. In my opinion, this class is effective.

0

(0%)

0

(0%)

0

(0%)

0

(0%)

6

(9.8%)

17

(27.9%)

38

(62.3%)

61

(100%)

Perincian skor untuk soalan 1 hingga 5 adalah seperti di Jadual 6. Analisa terperinci mendapati kekerapan pelajar memilih skor **.

(iii) Penilaian Fasilitator Kelas UQP1211

Lima (5) soalan dalam borang penilaian membenarkan pelajar menilai fasilitator yang memberi taklimat dalam kelas kemahiran tersebut. Untuk menganalisis data ini, satu jadual ‘cross tabulation’ diwujudkan. Jadual ini mengandungi Nama Fasilitator serta skor yang diberi oleh pelajar dari soalan 1 hingga soalan 5. Jumlah skor dikategorikan kepada 3 tahap kepuasan, iaitu rendah, sederhana dan tinggi.

Jadual 7 : Skor Penilaian Fasilitator Kelas UQP1211

Tahap kepuasan terhadap pengajaran fasilitator UQP1211

Fasilitator 2.00

(sederhana) 3.00

(tinggi)

Jumlah Pelajar

Zafarina 2 (9.5%)

19 (90.5%)

21 (100%)

Salina 0 (0%)

23 (100%)

23 (100%)

Muzaimah 1 (5.9%)

16 (94.1%)

17 (100%)

Jumlah 3 (4.9%)

58 (95.1%)

61 (100%)

Berdasarkan skor di Jadual 7, secara keseluruhannya fasilitator kelas UQP1211 telah menjalankan tanggungjawab dengan baik. 95.1% (58 orang pelajar) pelajar memberi skor tahap kepuasan yang tinggi kepada pengajaran fasilitator kelas UQP1211. Perincian skor setiap soalan untuk penilaian fasilitator secara individu adalah seperti di Lampiran 3.

Kelas Kemahiran Lanjutan

(i) Tahap kepuasan pelajar terhadap Kelas Kemahiran Lanjutan

Tahap kepuasan pelajar secara keseluruhan terhadap Kelas Kemahiran Lanjutan adalah seperti di Jadual 8.

Jadual 8: Tahap Kepuasan Pelajar Terhadap Kelas Kemahiran Lanjutan


Peratus (%)

Rendah

1

0.3

Sederhana 58 17.3 Tinggi 277 82.4

Jumlah 336 100

Min : 30 Minimum : 7 Sisihan Piawai : 3.7 Maksimum: 35

Jadual menunjukkan 82.4% (277 orang pelajar) menyatakan tahap kepuasan terhadap Kelas Kemahiran Lanjutan yang dianjurkan oleh PSZ adalah pada tahap tinggi. 17.3% (58 orang pelajar) pelajar menyatakan tahap kepuasan terhadap kelas adalah pada tahap yang sederhana, manakala hanya sebilangan kecil pelajar iaitu 0.3% (1 orang pelajar) mempunyai tahap kepuasan yang rendah terhadap Kelas Kemahiran Lanjutan yang mereka ikuti.

Secara keseluruhannya, tahap kepuasan pelajar terhadap Kelas Kemahiran Lanjutan adalah pada tahap tinggi di mana purata jumlah skor yang diberikan pelajar adalah 30 dan sisihan piawai ialah 3.7. Nilai minimum iaitu skor yang paling rendah adalah 7 manakala nilai maksimum adalah 35 iaitu jumlah skor yang sebenar.



Soalan 1

(Strongly Disagree)

2

3

4

5

6 7 (Strongly

Agree)

Jumlah

1. The knowledge and skills that I have learned from this class helps in doing my assignment efficiently.

0

(0%)

1

(0.3%)

1

(0.3%)

8

(2.4%)

67

(19.9%)

123

(36.6%)

136

(40.5%)

336

(100%)


0

(0%)

1

(0.3%)

2

(0.6%)

19

(5.7%)

62

(18.5%)

151

(45.1%)

100

(29.9%)

335

(100%)

3. Audio-visual devices function properly without any technical interruption.

2

(0.6%)

1

(0.3%)

11

(3.3%)

20

(6%)

64

(19%)

133

(39.6%)

105

(31.3%)

336

(100%)

4. Time allotted is sufficient.

1

(0.3%)

1

(0.3%)

3

(0.9%)

27

(8%)

80

(23.8%)

128

(38.1%)

96

(28.6%)

336

(100%)


1

(0.3%)

0

(0%)

5

(1.5%)

12

(3.6%)

38

(11.3%)

106

(31.5%)

174

(51.8%)

336

(100%)

Jadual 9 menunjukkan skor untuk soalan 1 hingga 5 untuk tahap kepuasan pelajar terhadap kelas kemahiran lanjutan yang mereka ikuti. Analisa terperinci mendapati kekerapan pelajar memilih skor 6 dan 7.

(iii) Penilaian Fasilitator Kelas Kemahiran Lanjutan

Lima (5) soalan dalam borang penilaian membenarkan pelajar menilai fasilitator yang memberi taklimat dalam kelas kemahiran tersebut. Untuk menganalisis data ini, satu jadual ‘cross tabulation’ diwujudkan. Jadual ini mengandungi initial nama fasilitator serta skor yang diberi oleh pelajar dari soalan 1 hingga soalan 5. Jumlah skor dikategorikan kepada 3 tahap kepuasan iaitu rendah, sederhana dan tinggi.

Jadual 10: Skor Penilaian Fasilitator Kelas Kemahiran Lanjutan

Tahap kepuasan terhadap pengajaran fasilitator

Fasilitator 1 (rendah)

2 (sederhana)

3 (tinggi)

Jumlah pelajar

HO 1

(4%) 0

(0%) 24

(96%) 25

(100%) JA 0

(0%) 4

(8.5%) 43

(91.5%) 47

(100%) MMY 0

(0%) 4

(9.1%) 40

(90.9%) 44

(100%) NAS 0

(0%) 5

(10.4%) 43

(89.6%) 48

(100%) SS 0

(0%) 2

(3.9%) 49

(96.1%) 51

(100%) ZD 1

(1.1%) 2

(2.3%) 84

(96.6%) 87

(100%) ZR 0

(0%) 2

(9.5%) 19

(90.5%) 21

(100%) HS 0

(0%) 7

(28%) 18

(72%) 25

(100%) JUMLAH 2

(0.6%) 26

(7.5%) 320

(92%) 348

(100%)

Berdasarkan pada skor di Jadual 10, fasilitator kelas kemahiran lanjutan telah menjalankan tugas mereka dengan baik di mana tahap kepuasan pelajar terhadap pengajaran fasilitator berada di tahap tinggi iaitu 92% (320 orang pelajar). Perincian skor setiap soalan untuk penilaian fasilitator secara individu adalah seperti di Lampiran 4. Kesimpulannya, secara keseluruhannya fasilitator-fasilitator kelas kemahiran asas dan kelas kemahiran lanjutan telah berjaya melaksanakan tugas yang dipertanggungjawabkan dengan baik.

Lampiran 5

SENARAI NAMA FASILITATOR & INITIAL Bil. Nama Initial 1 Haliza Zainal HZ 2 Hamizah Sumin HS 3 Haslina Hussein HH 4 Haslina Nasir HN 5 Haslina Othman HO 6 Junaidah Abdullah JA 7 Kamariah Mohamed Jong KMJ 8 Khairulbahiyah Yaakob KY 9 Mohd Fuad Mohd Yusuf MFMY 10 Mohd Nasir Ibrahim MN 11 Mohd Razib Karno MRK 12 Muzaimah Mohd Yunus MMY 13 Nazrinda A. Samah NAS 14 Noor Effendy Hamzah NEH 15 Nor Hafiza Daud Kaiyin NHDK 16 Norazila Safri NS 17 Salina Shamsuri SS 18 Sh. Ezathul Imma Syed Zainal Abidin SEI 19 Siti Nisrin Mohd Anis SN 20 Syaranah Ahmad Raqi SAR 21 Yusrul Hisham Mohd Yusof YH 22 Yahya Pakih YP 23 Zafarina Dol ZD 24 Zaleha Atan ZA 25 Zurina Rosmani ZR

laporan perlaksanaan dan pencapaian objektif...

Documents