laporan tahunan 2007laporan tahunan 2007...

56
LAPORAN TAHUNAN 2007 LAPORAN TAHUNAN 2007 LAPORAN TAHUNAN 2007 JABATAN PEMBANGUNAN SUMBER J J ABATAN ABATAN P P EMBANGUNAN EMBANGUNAN S S UMBER UMBER PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA

Upload: phamlien

Post on 13-Jun-2019

230 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

LAPORAN TAHUNAN 2007LAPORAN TAHUNAN 2007LAPORAN TAHUNAN 2007JABATAN PEMBANGUNAN SUMBERJJABATAN ABATAN PPEMBANGUNAN EMBANGUNAN SSUMBERUMBER

PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAHPERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAHPERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAHUNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIAUNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIAUNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA

ISI KANDUNGAN MUKASURAT

Isu Kandungan i

Senarai Lampiran iv

1.0 OJEKTIF JABATAN 1

2.0 UNIT PEROLEHAN 1

2.1 Objektif Unit 1

2.2 Peruntukan Pembelian Bahan Perpustakaan 1

2.2.1 Agihan Peruntukan 2

2.2.2 Pesanan dan Penerimaan Bahan 3

2.2.2.1 Pesanan Pembelian 3

2.2.2.2 Penerimaan 5

2.3 Stok PSZ Sehingga Disember 2007 5

3.0 UNIT JURNAL & MEDIA ELEKTRONIK 6

3.1 Pendahuluan 6

3.2 Objektif Unit 6

3.3 Koleksi Jurnal 6

3.4 Agihan Peruntukan dan Perbelanjaan Vot 27303 8

3.5 Pembekalan Jurnal & Media Elektronik 9

3.6 Pengkatalogan Jurnal Bercetak, Dalam Talian 10

dan Bahan Hadiah

3.7 Penutup 10

4.0 UNIT PENGURUSAN TEKNIKAL 11

4.1 Objektif Unit 11

4.2 Pengkatalogan Bahan 11

4.2.1 Pengkatalogan Bahan Asal 11

4.3 Pengkatalogan Bahan CIP 12

4.4 Pengkatalogan Bahan Tesis 13

4.5 Pengkatalogan Bahan Laporan Penyelidikan 14

4.6 Pengkatalogan Bahan Cakera Padat 15

4.7 Pengkatalogan Bahan Mikrofilem 16

4.8 Perbandingan Pengkatalogan Semua Bahan Bagi 17

Tahun 2006 dan 2007

i

5.0 UNIT PENGURUSAN DOKUMEN DIGITAL 20

5.1 Objektif Unit 20

5.2 Muaturun Keratan Akhbar 20

5.3 Mengimbas Keratan Akhbar 20

5.4 Mengimbas Dan Menukar Format Tesis, Kertas Soalan 22 Peperiksaan UTM, Artikel Jurnal UTM & Laporan Penyelidikan 5.5 Menukar Format Tesis Digital Sediada (CP) dari 24

Pelbagai Format kepada PDF

5.6 Aktiviti Menginput Profil Dokumen, Eksport Import 25

Rekod dan Proses Billing

5.7 Mengemaskini Rekod Pengurusan Dokumen Dalam 27

Modul Katalog

5.7.1 Aktiviti Penyelenggaraan Rekod Sistem 29

Pengurusan Dokumen (DM)

5.8 Dasar Akses Terbuka UTM & UTM “Institutional 30

Repository’ (UTM-IR)

5.8.1 Pengenalan Dasar Akses Terbuka UTM 30

5.8.2 Penyenaraian UTM Dalam ‘Registry 32

Of Open Access Repositories’ (ROAR)

5.8.3 Penyenaraian UTM dalam ‘Directory of Open 32

Access Repositories’

5.8.4 Perlaksanaan IR 33

5.8.4.1 Bengkel UTM-IR 33

5.8.4.1.1 Bengkel (Pendeposit & Editor) 33

5.8.4.1.2 Keperluan Bengkel oleh Fakulti 34

5.8.4.1.3 Dokumentasi 34

5.8.5 Pendepositan Rekod 34

5.8.5.1 Perangkaan 34

5.8.5.2 Deposit Rekod oleh Fakulti/Jabatan 35

5.8.5.3 Deposit Rekod oleh PSZ 35

5.8.5.4 Kemaskini Rekod 36

5.8.5.5 Kategori bahan penerbitan 36

ii

5.8.5.6 Bahan Tidak Dideposit Oleh Fakulti 37

Dalam UTM-IR

5.8.6 Editor UTM-IR Bagi Mewakili Fakulti 37

5.8.7 Masalah 38

5.8.8 Cadangan 38

6.0 AKTIVITI JABATAN 2007 39

6.1 Aktiviti Umum Jabatan 39

6.2 Aktiviti Unit Perolehan 40

6.3 Aktiviti Unit Jurnal & Media Elektronik 41

6.4 Aktiviti Unit Pengurusan Teknikal 41

6.5 Aktiviti Unit Pengurusan Dokumen Digital 43

7.0 MASALAH DAN PENYELESAIAN 44

7.1 Unit Pengurusan Teknikal 44

7.1.2 Ruang Penempatan Tesis 44

7.2 Unit Pengurusan Dokumen Digital

7.2.1 Pengurusan Dokumen 45

8.0 PENAMBAHBAIKAN YANG TELAH DILAKUKAN 46

8.1 Unit Perolehan 46

8.2 Unit Pengurusan Teknikal 48

8.3 Unit Pengurusan Dokumen Digital 48

9.0 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN 50

9.1 Unit Perolehan 50

9.2 Unit Pengurusan Teknikal 50

9.3 Unit Pengurusan Dokumen Digital 50

iii

SENARAI LAMPIRAN

Lampiran 1 : Lejer vot-vot sehingga Disember 2007

Lampiran 2 : Agihan Peruntukan Kewangan Berbanding Jumlah

Tanggungan dan Perbelanjaan Mengikut Fakulti Tahun

2007

Lampiran 3 : Perangkaan Pesanan dan Penerimaan Mengikut Fakulti

Tahun 2007

Lampiran 4 : Perangkaan Peratus Pertambahan Koleksi Monograf

Mengikut Peruntukan Yang Diterima (Tahun 2000-2007)

Lampiran 5 : Stok Perpustakaan Sultanah Zanariah sehingga

Disember 2007

Lampiran 6a : Senarai Langganan Pangkalan Data 2007

Lampiran 6b : Senarai Langganan Jurnal Tahun 2007

Lampiran 6c : Senarai Judul Jurnal Hadiah Aktif 2007

Lampiran 7a : Perbelanjaan Mengikut Fakulti Tahun 2007

Lampiran 7b : Perbelanjaan Pembelian Jurnal Tahun 2007 Mengikut

Fakulti (Disember 2006-Disember 2007)

Lampiran 7c : Bilangan Judul Mengikut Fakulti Tahun 2007

(November 2006-Disember 2007)

Lampiran 7d : Pembayaran Jurnal Tahun 2007 Mengikut Pembekal

(Disember 2006-Disember 2007)

Lampiran 8a : Prestasi Pembekal Pangkalan Data (online) 2007

Lampiran 8b : Prestasi Pembekal Cakera Padat 2007

Lampiran 8c : Prestasi Pembekalan Jurnal Tahun 2006

Lampiran 9 : Statistik Aktiviti Pengkatalogan Unit Pengurusan

Teknikal Dari Bulan Januari - Disember 2007

Lampiran 10 : Statistik Aktiviti Keratan Akhbar

Lampiran 11 : Statistik Aktiviti Unit Pengurusan Dokumen Digital

Januari – Disember 2007

Lampiran 12 : Perangkaan Input Rekod Dalam Sistem Pengurusan

Dokumen Januari – Disember 2007

Lampiran 13 : Perangkaan Input Rekod Dalam Sistem Pengurusan

Dokumen 2001-2007

Lampiran 14 : Jawatankuasa Pemandu Dasar Akses Terbuka

Universiti Teknologi Malaysia

iv

Lampiran 15a : Jawatankuasa Induk Pelancaran Dasar Akses

Terbuka Universiti Teknologi Malaysia

Lampiran 15b : Jawatankuasa Pelaksana Pengisytiharan Dasar Akses

Terbuka Universiti Teknologi Malaysia

Lampiran 16 : Bengkel UTM-IR

Lampiran 17 : Senarai Editor Fakulti Untuk UTM-IR

Lampiran 18 : Ringkasan Laporan Prestasi Pembekal Kontrak (buku)

v

LAPORAN TAHUNAN 2007 JABATAN PEMBANGUNAN SUMBER

1.0 OBJEKTIF JABATAN

Memperolehi dan menyediakan bahan-bahan yang sesuai dalam bentuk

buku, majalah/jurnal, media elektronik, bahan pandang dengar, peta,

fotograf udara dan sebagainya bagi keperluan menyokong tujuan

pembelajaran, pengajaran, penyelidikan dan perundingan dalam

perkhidmatan perpustakaan.

Mengkatalog, mengkelas, memproses dan mendigital bahan yang

diperolehi mengikut standard yang telah ditetapkan, serta

mempastikan ianya mempunyai rekod bibliografik dan boleh diakses

melalui INFOLAN2.

2.0 UNIT PEROLEHAN

2.1 Objektif Unit

Memperolehi dan menyediakan bahan-bahan yang sesuai dalam bentuk

buku, bahan pandang dengar, peta, fotograf udara dan sebagainya bagi

menyokong tujuan pembelajaran, pengajaran, penyelidikan dan

perundingan dalam perkhidmatan perpustakaan.

2.2 Peruntukan Pembelian Bahan Perpustakaan

Peruntukan pembelian bahan perpustakaan vot 27301 bagi monograf; bahan

pandang dengar; peta dan fotograf udara tahun 2007 adalah sebanyak

RM4,500,000 meningkat 7% berbanding tahun 2006 (RM4,200,000.00].

Namun begitu peruntukan ini masih belum mencukupi untuk memenuhi

keperluan fakulti di dalam pertambahan bilangan naskah bagi judul bahan

yang dipesan. Pertambahan bilangan naskhah hanya dibuat bagi judul

subjek fakulti yang mempunyai bilangan pelajar yang ramai ataupun judul

bagi subjek yang diajar atau ditawarkan oleh lebih dari satu fakulti.

1

Peruntukan diterima dalam dua (2) peringkat seperti yang dinyatakan dalam

Jadual 1.

Jadual 1: Jumlah Peruntukan vot 27301 Tahun 2007

Peringkat Jumlah (RM) Rujukan

Pertama 4,000,000.00 UTM.04/15.13/1 Jld.40 (44) 12 Februari 2007

Kedua 500,000.00 UTM.04/15.13/1 Jld.43 (30) 28 Jun 2007

Jumlah 4,500,000.00

[Rujuk Lampiran1: Lejer vot-vot sehingga Disember 2007]

Keseluruhan peruntukan pembelian bahan perpustakaan dibelanjakan

sehingga Disember tahun 2007 adalah RM5,604,423.19 dengan peningkatan

sebanyak 11.34% berbanding tahun 2006. Di mana dari jumlah tersebut

perbelanjaan untuk penerimaan pesanan pembelian 2007 sebanyak

RM4,733.762.43 dan RM870,660.76 pesanan pembelian tahun 2006.

Keseluruhan perbelanjaan pembelian bahan vot 27301 berakhir tahun 2007

telah dibelanjakan sebanyak 105.19% iaitu melebihi KPI 90% yang

ditetapkan.

2.2.1 Agihan Peruntukan

Peruntukan yang diterima telah diagihkan mengikut fakulti dan pusat

pembelajaran yang ditawarkan oleh Universiti Teknologi Malaysia

berdasarkan:

i. Pembangunan koleksi fakulti baru (FKPKB, FEPK & FBSBK).

ii. Pemantapan koleksi sediada bagi semua fakulti di UTM Kampus

Skudai dan Kampus Kota, Kuala Lumpur.

iii. Pembangunan koleksi Prof. Dr. Fuat Sezgin (Pemegang Kerusi

UTM).

iv. Pembangunan koleksi Pusat Pembelajaran UTM (PSFAB, BATC &

IBS).

v. Pembayaran perbelanjaan pesanan pembelian bahan Tahun 2006

= RM870,660.76

2

vi. Pembangunan lain-lain koleksi.

[Rujuk Lampiran 2 : Agihan Peruntukan Kewangan Berbanding Jumlah Tanggungan dan Perbelanjaan]

Dalam Dasar Perolehan, agihan peruntukan untuk Kolej Sains dan Teknologi

(KST), Kampus Kota, Kuala Lumpur adalah 10% dari jumlah peruntukan

semasa yang diterima. Namun begitu, agihan peruntukan kepada KST

ditambah kepada 13.90% memandangkan cadangan pesanan pembelian dari

staf akademik KST agak aktif dan terdapat pertambahan kursus baru yang

ditawarkan. Selain dari itu, Agihan peruntukan yang dibuat adalah

berdasarkan jumlah bilangan pelajar mengikut fakulti.

[Kemaskini dibuat hasil cadangan Mesyuarat Senat Mengenai Perpustakaan Bil.1/07/08 pada 16 Februari 2007]

2.2.2 Pesanan dan Penerimaan Bahan

2.2.2.1 Pesanan Pembelian

Jadual 2 : Jumlah tanggungan pesanan pembelian bahan

vot 27301 mengikut lokasi Tahun 2007

Lokasi Judul Naskhah Jumlah (RM)

PSZ Skudai 11,859 12,421 4,367,257.80

PSZ Kampus Kota, KL 1,078 2,323 614,035.06

BATC 68 71 16,055.74

IBS 13 14 4,404.81

Pusat Sumber, FAB 23 36 2,190.27

Pesisir, SPS 103 225 100,194.92

Jumlah 13,144 15,090 5,101,948.33

Jadual 2 menunjukkan jumlah keseluruhan tanggungan pesanan pembelian

(status Consideration) bahan perpustakaan tahun 2007 mengikut lokasi

3

Pusat Pembelajaran. Di mana sebanyak 13,144 judul/15,090 naskhah

bernilai RM5,101,948.33 pesanan telah sedia ditanggung. Terdapat

peningkatan pada jumlah judul yang dipesan iaitu 1,184 (9.01%) judul

berbanding tahun 2006, walaupun jumlah naskhah berkurangan sebanyak

1,388 (9.20%) naskhah. Keadaan ini berlaku kerana pada tahun 2006

terdapat cadangan pesanan pembelian bahan Pesisir (10 Pusat Pembelajaran)

di bawah Sekolah Pengajian Siswazah (SPS) sebanyak 4,437 judul/1,186

naskhah berbanding tahun 2007 hanya 103 judul/225 naskhah sahaja yang

memberi impak besar kepada bilangan naskhah yang dipesan. Selain dari

itu, Unit Perolehan juga menguruskan pembelian cadangan pesanan di

bawah vot-vot penyelidikan UTM sebanyak 50 judul/50 naskhah bernilai

RM56,824.35 dan pesanan bahan Pesisir (segera) iaitu 70 judul/96 naskhah

bernilai RM10,800.00 menggunakan vot pengurusan SPS kerana peruntukan

vot 27301 telah habis dibelanjakan.

[Rujuk Lampiran 3: Perangkaan Pesanan Dan Penerimaan Mengikut Fakulti]

4

2.2.2.2 Penerimaan Jadual 3 : Jumlah penerimaan bahan vot 27301

mengikut lokasi Tahun 2007

Lokasi Judul Naskhah Jumlah (RM)

PSZ Skudai 10,234 11,184 4,115,433.51

PSZ Kampus Kota, KL 1,078 2,323 582,343.13

BATC 52 55 12,140.18

IBS 13 14 5,759.00

Pusat Sumber, FAB 23 36 18,086.61

Jumlah Penerimaan (Pesanan 2007)

11,400 13,612 4,733,762.43

Jumlah Penerimaan (Pesanan 2006)

1,817 2,769 870,660.76

JUMLAH KESELURUHAN 13,217 16,381 5,604,423.19

[Rujuk Lampiran 3: Perangkaan Pesanan Dan Penerimaan Mengikut Fakulti]

Secara keseluruhan jumlah penerimaan bahan tahun 2007 adalah 13,217

judul/16,381 naskhah, dimana 11,400 judul/13,612 naskhah merupakan

penerimaan bagi pesanan tahun 2007 dan 1,817 judul/ 2,761 naskhah

penerimaan bagi pesanan 2006. Tahun 2007 menunjukkan terdapat

pertambahan peratus koleksi monograf sebanyak 5.57%. (Rujuk Lampiran

4). Keseluruhan penerimaan bahan radas (cakera padat, kasetvideo, disket,

DVD) ialah 72 judul/125 unit bernilai RM133,290.95. Manakala penerimaan

bahan kartografi (fotograf udara, peta topografi) berjumlah 137 syit bernilai

RM2,720.

2.3 Stok Perpustakaan Sultanah Zanariah Sehingga Disember 2007

Jumlah stok PSZ tahun 2007 adalah 63,279 naskhah. Dengan ini jumlah

keseluruhan stok PSZ adalah 825,520 naskhah. (Rujuk Lampiran 5)

5

3.0 UNIT JURNAL & MEDIA ELEKTRONIK

3.1 Pendahuluan

Unit Jurnal & Media Elektronik bertangungjawab bagi menguruskan

perolehan bahan bersiri termasuk pangkalan data. Berpandukan Dasar

Perolehan Bahan Jurnal & Media Elektronik pemilihan bahan dibuat

dengan lebih teliti agar bertepatan dengan kehendak pengguna.

Keperluan dan penggunaan jurnal serta pangkalan data ini sentiasa diberi

perhatian agar pengguna dapat mengaplikasikan penggunaannya dengan

maksima disamping mendatangkan kesan positif kepada keberkesanan kos

memandangkan kos kenaikan harga tahunan.

3.2 Objektif Unit

Memperolehi dan menyediakan jurnal terkini dan bahan media

elektronik yang sesuai bagi menyokong tujuan pembelajaran,

pengajaran, penyelidikan dan perundingan dalam perkhidmatan

perpustakaan.

3.3 Koleksi Jurnal

a. Sehingga Disember 2007, jumlah jurnal bercetak langganan terkini

yang menjadi koleksi PSZ termasuk keahlian adalah sebanyak 303

judul. Terdapat pengurangan sebanyak 8 judul yang telah dibatalkan

langganan. Terdapat penambahan sebanyak 7 judul bercetak serta

2 keahlian baru.

b. Bagi jurnal hadiah, sebanyak 1,671 isu telah diterima dan diproses bagi

54 judul hadiah aktif semasa dan 48 judul baru bersiri yang diterima

sepanjang tahun 2006. Unit ini juga mengendalikan penerimaan bahan

monograf hadiah sebanyak 293 naskah serta 25 naskhah kertas soalan

peperiksaan dari pelbagai fakulti.

6

c. Terdapat dua judul pangkalan data baru yang menyediakan kemudahan

akses teks penuh iaitu AIAA Meeting Papers dan Springer E-Books.

Manakala 2 lagi pangkalan data baru iaitu Web of Science dan Journal

Citation Report yang menyediakan akses kepada maklumat indeks.

d. Dengan langganan judul baru pangkalan data yang mengandungi jurnal

serta buku elektronik ini, angka terkini judul elektronik meningkat

sebanyak 56.98% iaitu daripada 25,393 kepada 39,861.

Berikut adalah jumlah stok koleksi Unit Jurnal & Media Elektronik

sehingga Disember 2007:

Jumlah Judul Keseluruhan

Bil Perkara Jumlah (Judul)

1. Langganan/ keahlian (aktif) 303

2. Jurnal elektronik (cd) 1,796

3. Jurnal / buku elektronik (online) 39,861

4. Hadiah (aktif) 54

5. Koleksi khas 431

Jumlah 42,445

Jumlah Pangkalan Data

Bil Perkara Jumlah (Judul)

1. Cakera Padat 13

2. Online 45

Jumlah 58

Rujuk Lampiran 6a, 6b dan 6c

7

3.4 Agihan Peruntukan dan Perbelanjaan Vot 27303

Tiada baki peruntukan tahun lalu yang dibawa ke tahun 2007. Sumber

kewangan adalah melalui peruntukan :

Asal : RM7,000,000.00

One off : RM2,000,000.00

Perbelanjaan bagi vot 27303 untuk tahun 2007 berjumlah RM6,051,025.60

diagihkan seperti berikut :

Perbelanjaan Jumlah Pembayaran langganan tetap jurnal pada 2007

RM 773,805.58

Pembayaran pangkalan data (cd/online) pada 2007 RM1,278,546.87

Pembayaran pembaharuan langganan pangkalan data cd/online 2008

RM2,972,965.66

Pembayaran pembaharuan langganan jurnal 2008 RM1,025,707.49

Jumlah Perbelanjaan Keseluruhan

RM6,051,025.60

• Terdapat baki sebanyak RM2,948,974.40 dari peruntukan vot 27303

yang masih belum dihabiskan. Baki peruntukan ini sebenarnya

dikhaskan untuk pembayaran pangkalan data Web of Science yang

masih dalam proses terakhir kelulusan pembayaran serta

dokumentasi dengan Kementerian Kewangan.

• Pada tahun 2007 ini sebanyak RM32,217.29 dituntut dari pembekal

yang gagal membekalkan bahan sebagai bayaran tuntutan nota

kredit bagi bahan yang gagal dibekalkan pada 2005 dan 2006.

Sejumlah RM6,746.15 nota kredit telah diterima manakala

selebihnya masih dalam proses pembekalan dan tuntutan

memandangkan memang terdapat bahan yang belum diterbitkan

atau lewat terbit.

8

• Bagi jurnal bercetak, FAB masih mengekalkan jumlah judul

terbanyak iaitu 46 judul berbanding fakulti lain. Diikuti FKKKSA

dengan 42 judul dan FKSG 36 judul. Walau bagaimanapun,

peruntukan terbesar diagihkan kepada FS (Kimia) sejumlah

RM228,910.91 diikuti FKKKSA sebanyak RM161,090.48 dan FAB

dengan nilai RM120,944.11. Program Pengajian Diploma masih lagi

menggunakan peruntukan terendah iaitu sebanyak RM1,887.15

sahaja.

• Setakat ini agihan terbesar perbelanjaan jurnal bercetak adalah

kepada pembekal Swets bernilai RM433,201.27 manakala Web of

Science dari Thomson Scientific merupakan pangkalan data termahal

dengan nilai langganan RM2,800,000.00. (Rujuk Lampiran 7a, 7b,

7c, dan 7d)

3.5 Pembekalan Jurnal dan Media Elektronik

Secara keseluruhannya, prestasi pembekalan jurnal bercetak dan

pangkalan data online/cd-rom adalah ditahap memuaskan dan

memperlihatkan sedikit peningkatan. Bagi langganan jurnal bercetak,

jumlah isu yang dibekalkan meningkat berbanding tahun 2006 sebanyak

7% iaitu dari 79.5% pada tahun 2006 kepada 86.5%. Purata pembekalan

bahan media elektronik juga menunjukkan peningkatan sebanyak 11.16%

daripada 78.67% pada tahun 2006 kepada 89.83%.

(Rujuk Lampiran 8a, 8b dan 8c)

3.6 Pengkatalogan Jurnal Bercetak, Dalam Talian dan Bahan Hadiah

Sebanyak 187 buah buku, 252 judul jurnal atas talian, 65 judul jurnal

hadiah dan 6 keping cakera padat telah dikatalog sepanjang tahun 2007.

Sepanjang tahun 2007, sebanyak 715 “hyperlink” jurnal atas talian telah

disemak dan 508 “hyperlink” telah dikemaskinikan. Semakan dibuat secara

rawak dengan 10 judul sehari atau berdasarkan aduan dari pengguna.

9

Semakan dibuat menggunakan INFOLAN2. Semakan dibuat berdasarkan

senarai yang diberikan. Setelah semakan dibuat, jika terdapat kesilapan

atau ‘hyperlink’ tidak berfungsi, pembetulan akan dibuat pada AdvCat.

Semakan dan kemaskini akan melibat Tag856 dan juga Tag500. Tag856

ialah tag untuk URL jurnal elektronik. Semakan dibuat adalah untuk

melihat samada URL yang diberikan itu berfungsi atau tidak. Jika tidak

berfungsi, kemaskini akan dilakukan. Tag500 adalah untuk menerangkan

tentang tahun langganan sesuatu jurnal elektronik. Ia membantu pengguna

untuk mengetahui tentang teks penuh sesuatu jurnal. 3.7 Penutup

Pihak Unit Jurnal & Media Elektronik akan terus berusaha untuk

memperbaiki dan mengemaskini maklumat pada rekod bibliografi bagi

membantu pengguna mendapat maklumat yang berkualiti disamping

membelanjakan peruntukan ke atas bahan yang munasabah bagi

memenuhi keperluan maklumat pengguna dan seterusnya meningkatkan

keberkesanan kos langganan.

10

4.0 UNIT PENGURUSAN TEKNIKAL

4.1 Objektif Unit

Mengkatalog dan mengkelas semua bahan yang diperolehi mengikut

piawai yang ditetapkan yang terdiri dari buku, tesis, makalah, laporan

penyelidikan, piawai, sijil, lukisan terukur, lukisan teknik,

memorandum, dokumen kontrak, Kertas Mesyuarat UTM dan

sebagainya bagi menyokong tujuan pembelajaran, pengajaran,

penyelidikan dan perundingan dalam perkhidmatan perpustakaan.

4.2 Pengkatalogan Bahan

(Rujuk Lampiran 9)

4.2.1 Pengkatalogan Bahan Asal

Bahan Asal

5898 5708

87987688

0

2000

4000

6000

8000

10000

1 2

Tahun

Jum

lah JUDUL

NASKAH

2006 2007

Rajah 1

BAHAN ASAL 2006 2007

Judul 5898 5708

Naskhah 8798 7688

11

Rajah 1 – Jumlah judul menurun sebanyak 190 judul (3.22%) jika

dibandingkan di antara tahun 2006 dan 2007. Jumlah naskhah menurun

sebanyak 1110 naskah (12.62%) jika dibandingkan di antara tahun 2006

dan 2007. Ini terjadi kerana Unit Pengurusan Teknikal (UPT) kekurangan

pengkatalog di mana 2 orang pengkatalog telah menamatkan perkhidmatan

dan seorang pengkatalog dipindahkan ke unit lain pada tahun 2007. Pada

tahun tersebut juga UPT menerima 3 orang pengkatalog baru yang masih di

dalam latihan dan jumlah judul yang dikatalog masih belum mencukupi. 2

orang pengkatalog juga telah mengambil cuti bersalin pada tahun 2007.

4.3 Pengkatalogan Bahan CIP

Bahan CIP

5067

99599915

15487

0

5000

10000

15000

20000

1 2

Tahun

Jum

lah

JUDULNASKAH

2006 2007

Rajah 2

BAHAN CIP 2006 2007

Judul 5067 9959

Naskhah 9915 15487

Rajah 2 – Jumlah judul meningkat ketara sebanyak 4892 judul (96.55%)

jika dibandingkan di antara tahun 2006 dan 2007. Jumlah naskhah

meningkat ketara sebanyak 5572 (56.20%) jika dibandingkan di antara

tahun 2006 dan 2007. Jumlah peningkatan yang besar disebabkan oleh

peningkatan jumlah sasaran pengkatalogan daripada 125 judul bagi tahun

2006 kepada 200 judul bagi tahun 2007. Proses MarcEdit yang dijalankan

oleh Pustakawan P(PS1) setiap kali menerima bahan dari Unit Perolehan

juga turut menyumbang kepada peningkatan jumlah yang ketara pada

tahun 2007.

12

4.4 Pengkatalogan Bahan Tesis

Bahan Tesis

1484

1555

1484

1557

14401460148015001520154015601580

1 2

Tahun

Jum

lah

JUDULNASKAH

2006 2007

Rajah 3

TESIS 2006 2007

Judul 1484 1555

Naskhah 1484 1557

Rajah 3 – Jumlah judul meningkat sebanyak 71 judul (4.78%) jika

dibandingkan di antara tahun 2006 dan 2007. Jumlah naskhah meningkat

sebanyak 73 naskhah (4.92%) jika dibandingkan di antara tahun 2006 dan

2007. Peningkatan ini disebabkan oleh pengkatog sudah mula mengkatalog

tesis secara intensif jika dibandingkan dengan tahun 2006 kerana terdapat

permintaan yang tinggi dari Unit Media, Pemeliharaan dan Pemuliharaan

(UMPP).

13

4.5 Pengkatalogan Bahan Laporan Penyelidikan

Laporan Penyelidikan

6045

120

48

020406080

100120140

1 2

Tahun

Jum

lah

JUDULNASKAH

2006 2007

Rajah 4

LAPORAN PENYELIDIKAN

2006 2007

Judul 60 45

Naskhah 120 48

Rajah 4 - Jumlah judul menurun sebanyak 15 judul (25%) jika

dibandingkan di antara tahun 2006 dan 2007. Jumlah naskhah menurun

sebanyak 72 naskhah (60%) jika dibandingkan di antara tahun 2006 dan

2007. Keadaan ini wujud disebabkan oleh pustakawan P(PK1) telah

ditukarkan ke unit lain dan penggantinya menjalani latihan terlebih dahulu

di UPT. Beliau juga telah mengambil cuti bersalin pada Oktober hingga

November 2007.

14

4.6 Pengkatalogan Bahan Cakera Padat

Bahan Cakera Padat

1890 196220932421

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

1 2

Tahun

Jum

lah

JUDULNASKAH

2006 2007

Rajah 5

CAKERA PADAT 2006 2007

Judul 1890 1962

Naskhah 2093 2421

Rajah 5 - Jumlah judul meningkat sebanyak 72 judul (3.81%) jika

dibandingkan di antara tahun 2006 dan 2007. Jumlah naskhah meningkat

sebanyak 328 naskhah (15.67%) jika dibandingkan di antara tahun 2006

dan 2007. Terdapat peningkatan bagi jumlah judul dan naskhah yang

disumbangkan melalui proses MarcEdit.

15

4.7 Pengkatalogan Bahan Mikrofilem

Mikrofilem

147604569

1925

0500

1000150020002500

1 2

Tahun

Jum

lah JUDUL

NASKAH

2006 2007

Rajah 6

MIKROFILEM 2006 2007

Judul 147 604

Naskhah 569 1925

Rajah 6 - Jumlah judul meningkat ketara sebanyak 457 judul (310.88%)

jika dibandingkan di antara tahun 2006 dan 2007. Jumlah naskhah

meningkat ketara sebanyak 1356 naskhah (238.31%) jika dibandingkan di

antara tahun 2006 dan 2007. Terdapat peningkatan ketara bagi jumlah

judul dan naskhah yang disumbangkan oleh peningkatan pengkatalogan

tesis.

16

4.8 Perbandingan Pengkatalogan Semua Bahan Bagi Tahun 2006 dan 2007

AKTIVITI PENGKATALOGAN BAHAN UNIT PENGURUSAN TEKNIKAL DARI BULAN JANUARI - DISEMBER 2006

992

1194

1421

12001306

1043 988 954

1308

1487

2098

12651288

18781941

1679

2092 2095

1887

2036

22342110

2898

1575

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

Jan Feb Mac April Mei Jun Julai Ogos Sept Okt. Nov. Dis.

Bulan

Jum

lah

Kes

elur

uhan

Bah

an

JudulNaskhah

Rajah 7

17

AKTIVITI PENGKATALOGAN BAHAN UNIT PENGURUSAN TEKNIKAL DARI BULAN JANUARI - DISEMBER 2007

1685

1462

1840

16751788

1636

19082058

14341292

1432

1667

22512118

3731

25672443

2530

2784

2562

2165

18871781

2415

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

4000

Jan Feb Mac April Mei Jun Julai Ogos Sept Okt. Nov. Dis.

Bulan

Jum

lah

Kes

elur

uhan

Bah

an

JudulNaskhah

Rajah 8

PENGKATALOGAN KESELURUHAN

2006 2007

Judul 15 256 19 877

Naskhah 23 713 29 234

Perbandingan Rajah 7 dan Rajah 8 - Jumlah judul meningkat ketara

sebanyak 4621 judul (30.29%) jika dibandingkan di antara tahun 2006 dan

2007. Jumlah naskhah meningkat ketara sebanyak 5521 naskhah (23.28%)

jika dibandingkan di antara tahun 2006 dan 2007.

18

Terdapat peningkatan ketara bagi jumlah judul dan naskhah yang

dikatalog oleh Unit Pengurusan Teknikal yang disumbangkan oleh beberapa

faktor di antaranya seperti:

a. Peningkatan sasaran pengkatalogan bagi setiap Pustakawan dan

Pembantu Perpustakaan iaitu dari 125 judul sebulan bagi tahun 2006

kepada 200 judul sebulan bagi tahun 2007.

b. Pencarian nombor panggilan dan tajuk perkara melalui satu sistem

sokongan pengkatalogan yang dikenali sebagai MarcEdit agar bahan

dapat diproses dengan lebih cepat oleh Pembantu Perpustakaan UPT.

c. Pengkatalogan bahan tesis dan mikrofilem secara intensif telah dapat

menyumbang kepada peningkatan ketara ini.

d. Pengkatalogan semua jenis bahan yang terdiri dari bahan asal, bahan

CIP , tesis, cakera padat, laporan penyelidikan dan sebagainya dapat

dikatalog dengan lebih cepat kerana adanya proses aliran kerja yang

lebih efektif dan berkesan yang dilaksanakan di UPT.

19

5.0 UNIT PENGURUSAN DOKUMEN DIGITAL

5.1 Objektif Unit

Membangunkan dan menguruskan dokumen dalam bentuk digital bagi

menyokong tujuan pembelajaran, pengajaran, penyelidikan dan

perundingan dalam perkhidmatan perpustakaan.

5.2 Muaturun keratan akhbar

Jadual 1 - Pada tahun 2007, muaturun keratan akhbar sebanyak 7272

judul telah dilakukan iaitu meningkat sebanyak 361 judul (5.22%)

berbanding tahun 2006 (6911 judul). Faktor peningkatan adalah

bergantung kepada jumlah keratan akhbar yang diindeks oleh Pustakawan,

Jabatan Perkhidmatan Maklumat. Jadual 1 : Muaturun keratan akhbar

Tahun Keratan Akhbar 2006 2007

Pertambahan (+) / pengurangan (-)

Peratus (%)

Muaturun 6911 7272 (+) 361 5.22 %

5.3 Mengimbas keratan akhbar

Jadual 2 - Imbasan keratan akhbar sebanyak 912 judul telah dilakukan

dan menurun sebanyak 100 judul (9.88%) berbanding tahun 2006 (1012

judul). Baki keratan akhbar tertunggak yang perlu diimbas adalah

sebanyak 474 keratan berdasarkan jumlah keratan terkumpul iaitu 1,386

pada tahun 2007. (Rujuk Jadual 3) Jadual 2 : Mengimbas keratan akhbar

Tahun Keratan Akhbar 2006 2007

Pertambahan (+) / pengurangan (-)

Peratus (%)

Imbas 1012 912 (-) 100 9.88 %

20

Jadual 3 : Jumlah Keratan Akhbar

Saiz Keratan Akhbar

Jumlah Keratan Akhbar untuk diimbas (Tahun 2007)

<A4 991

>A4 395

JUMLAH 1386

Pada tahun 2007, tugas imbasan keratan akhbar telah dimasukkan dalam

senarai tugas staf PmP(PD3) bagi mengelakkan atau mengurangkan

tunggakan bahan dan mempercepatkan bahan diproses.

Tunggakan berlaku walaupun aktiviti ini telah dimasukkan dalam senarai

tugas staf. Antara faktor–faktor penyumbang adalah :

i. Projek pemasangan partition di jabatan antara bulan Oktober –

November dan staf membantu penyelaras projek.

ii. Terlibat dalam projek pelupusan perabot pada 9-16 November.

iii. Membuat imbasan lain-lain dokumen PSZ sebanyak 1010

mukasurat.

iv. Keratan yang melebihi saiz A4 dan banyak imej akan memberi

kesan kepada masa yang diambil bagi menyiapkan dokumen

digital yang dihasilkan.

v. Membantu mengimbas tesis berstatus ‘at reprography’ sebanyak

22 judul (3,593 helai).

Jadual 4 - Keseluruhan aktiviti mengimbas dan muaturun keratan akhbar

meningkat sebanyak 3.29% dari 7,923 kepada 8,184 judul pada tahun

2007. (Rujuk Lampiran 10)

21

Jadual 4 : Jumlah mengimbas dan muaturun keratan akhbar

Tahun Keratan Akhbar 2006 2007

Pertambahan (+) / pengurangan (-)

Peratus (%)

Muaturun 6911 7272 (+) 361 5.22 %

Imbas 1012 912 (-) 100 9.88 %

Jumlah

7923 8184

(+) 261 3.29%

5.4 Mengimbas Dan Menukar Format Tesis, Kertas Soalan Peperiksaan UTM, Artikel Jurnal UTM & Laporan Penyelidikan

(Rujuk Jadual 5, Rajah 1, Lampiran 11)

a. Kertas soalan peperiksaan UTM Telah mengimbas 990 judul mata pelajaran (7704 mukasurat) iaitu

menurun sebanyak 191 judul (2819 mukasurat) berbanding tahun 2006

(1181 judul, 10523 mukasurat). Fokus utama kepada imbasan tesis kesan

daripada perlaksanaan UTM-IR yang memerlukan menginput rekod tesis

sebanyak mungkin pada tahun 2007.

b. Tesis Pasca Ijazah

Aktiviti mengimbas tesis pasca ijazah meningkat sebanyak 16 judul (1695

mukasurat) iaitu 63 judul (11075 mukasurat) bagi tempoh 6 bulan kedua

tahun 2007 berbanding Jannuari - Dissember 2006 (47 judul, 9380

mukasurat). Peningkatan disebabkan staf telah mengimbas tesis bercetak

(status ‘at repography’) mulai Ogos 2007. Tesis ini diambil di Bilik

Mikrofilem (Unit Media, Pemeliharaan dan Pemuliharaan) yang telah dibuka

jilidannya dan dalam keadaan helaian bagi memudahkan imbasan bagi

meningkatkan produktiviti penghasilan tesis digital berbanding memproses

tesis berjilid.

22

c. Artikel Jurnal UTM

Imbasan artikel jurnal UTM tidak dilakukan kerana fokus utama kepada

imbasan tesis seperti yang dinyatakan pada perkara 5.4 (a).

d. Laporan Penyelidikan

Imbasan laporan penyelidikan sebanyak 10 judul (25 mukasurat) kerana

fokus utama kepada imbasan tesis seperti yang dinyatakan pada perkara

5.4 (a).

Jadual 5 : Aktiviti Imbasan dan Tukar Format Dokumen

Tahun

2006 2007

Perbezaan pertambahan (+) pengurangan (-) Bahan

judul m/s judul m/s judul m/s Kertas soalan

peperiksaan UTM 1181 10523 990 7704 (-) 191 (-) 2819

Tesis pasca ijazah 47 9380 63 11075 (+) 16 (-) 1695

Artikel jurnal UTM 0 0 0 0 0 0

Laporan penyelidikan 110 559 10 25 (-)100 (+) 534

JUMLAH 1338 20462 1063 18804

23

Rajah 1

AKTIVITI IMBASAN

1052311075

7704

9380

0

2000

4000

6000

8000

10000

12000

Judul m/s Judul m/s

2006 2007

Tahun

Jum

lah

Rek

od

Kertas soalan peperiksaan UTM

Tesis

laporan penyelidikan

5.5 Menukar format tesis digital sediada (cakera padat) dari pelbagai

format kepada PDF

Mulai Februari 2007, UPDD telah mula memproses tesis digital

sediada (cakera padat) sebanyak 580 judul (96,686 mukasurat) bagi

mempercepatkan tesis diproses dan salah satu kaedah dalam

meningkatkan penghasilan jumlah tesis digital PDF. Teks tesis yang

mempunyai versi dalam cakera padat perlu dirujuk semasa tesis

digital dihasilkan sebagai panduan. (Rujuk Rajah 2)

24

Rajah 2

0

20

40

60

80

100

Menukar format tesis digital sediada (cakera padat) dari pelbagai format kepada PDF

Bula

JumlahTesis

Judu 4 7 4 7 8 8 5 3 3 3 2

Fe Ma Ap Me Ju Ju O Sep Okt No Di

Proses melibatkan 3 keadaan iaitu :

i. Menukar pelbagai format fail kepada PDF serta melakukan

kompilasi.

ii. Dokumen telah sediada dalam format PDF dimana

sebahagiannya juga perlu kompilasi atau sediada teks penuh

digital PDF.

iii. Melibatkan tesis yang belum dikatalog iaitu status ‘in

Cataloguing’

5.6 Aktiviti Menginput Profil Dokumen, Eksport Import Rekod dan Proses Billing

i. Jadual 6 & Rajah 3 - Jumlah profil dokumen diwujudkan

sebanyak 10,355 iaitu menurun sebanyak 12.16% berbanding

tahun 2006 (11788). Penurunan sangat berkait dengan aktiviti

penyediaan dokumen digital kerana fokus utama kepada tesis

dimana bilangan mukasurat banyak perlu diproses tetapi

memberi kesan kecil terhadap profil dokumen.

25

Pengurangan kepada imbasan keratan akhbar, kertas soalan

dan laporan penyelidikan adalah penyumbang besar kepada

penurunan profil dokumen kerana bilangan mukasurat adalah

kurang bagi setiap judul berbanding tesis.

ii. Jumlah rekod yang dieksport adalah 9,674 iaitu menurun

sebanyak 18.88% berbanding 11,925 pada tahun 2006.

Jumlah profil dokumen yang diwujudkan akan memberi kesan

kepada jumlah rekod yang dieksport dan diimport. Rekod-

rekod pengurusan dokumen yang mengandungi nombor LCN

tidak akan diimport seperti tesis dan laporan penyelidikan.

iii. Semua aktiviti mengemaskini rekod Billing telah diselesaikan

sebanyak 8604 rekod dan tiada tunggakan rekod di Modul

Billing.

Jadual 6 : Aktiviti Pengurusan Dokumen

Tahun Aktiviti

2006

2007

% tambahan (+) / pengurangan

(-) Profil dokumen 11788 10355 (-) 12.16 %

Eksport rekod 11925 9674 (-) 18.88 %

Import rekod 11287 7949 (-) 29.57 %

Billing 10710 8604 (-) 19.66 %

Nota : a) Profil dokumen adalah rekod dalam Sistem Pengurusan Dokumen (DM)

b) Eksport rekod adalah eksport rekod Pengurusan Dokumen ke Sistem Aplikasi Perpustakaan (SAP) c) Import rekod adalah import rekod dari Sistem Aplikasi Perpustakaan ke Sistem Pengurusan Perpustakaan (LMS)

26

Rajah 3

Aktiviti Utama Pengurusan Dokumen

02000400060008000

100001200014000

Profildokumen

Eksportrekod

Importrekod

Billing

Aktiv iti

Jum

lah

Rek

od

tahun 2006

tahun 2007

5.7 Mengemaskini Rekod Pengurusan Dokumen Dalam Modul Katalog

Jumlah keseluruhan rekod perlu dikemaskini adalah 8,886 rekod.

Pemantauan aktiviti mengemaskini rekod Pengurusan Dokumen

sebanyak 4,856 berjaya dilaksanakan. Rekod tertunggak sebanyak

4,030 judul perlu dikemaskini pada tahun 2008 bagi rekod keratan

akhbar. (Rujuk Jadual 7 dan Rajah 4)

Tunggakan berlaku kerana pada bulan Jun – September, aktiviti

mengimport rekod dari Sistem Aplikasi Perpustakaan ke Sistem

Pengurusan Perpustakaan terpaksa dihentikan sementara masalah

dapat diselesaikan oleh Jabatan Pembangunan Automasi dan pihak

pembekal. Masalah teknikal dikenalpasti dimana ‘there was a

directory ADV in the SMARC folder’ yang mempengaruhi proses

mengimport rekod.

i. Aktiviti mengemaskini rekod keratan akhbar menurun dari

13,434 kepada 3,871 rekod pada tahun 2007.

ii. Peningkatan bagi mengemaskini rekod tesis sebanyak 598

judul iaitu dari 41 kepada 639 judul pada tahun 2007. Faktor

27

peningkatan adalah hasil daripada peningkatan aktiviti

imbasan dan proses tesis digital sediada.

iii. Lain-lain rekod dikemaskini adalah :

• 35 rekod kertas soalan peperiksaan

• satu rekod laporan penyelidikan

• 310 rekod artikel jurnal UTM iaitu meningkat sebanyak

306 judul Jadual 7 : Aktiviti Mengemaskini Rekod Pengurusan Dokumen Dalam Modul Katalog

Tahun Perbezaan

Bahan 2006 2007

tunggakan 2007

Keratan akhbar 13434 3871 9563

Kertas soalan peperiksaan 1401 35 1366

Tesis 41 639 598

Laporan penyelidikan 89 1 88

Artikel Jurnal UTM 4 310 306

Media 1 0 1

JUMLAH 14,970 4856 4030

JUMLAH BESAR 8886

28

Rajah 4 : Mengemaskini Rekod Pengurusan Dokumen Dalam Modul Katalog

13434

140141 89 4

3871

35 1 310 6390

2000

4000

6000

8000

10000

12000

14000

16000

Keratan akhbar

Kertas soalanpeperiksaan

Tesis LaporanPenyelidikan

Artikel Jurnal UTM

Bahan

Jum

lah

2006

2007

5.7.1 Aktiviti penyelenggaraan rekod Sistem Pengurusan Dokumen (DM)

Aktiviti ini adalah merangkumi semua rekod-rekod yang telah diwujudkan

dalam Sistem Pengurusan Dokumen dari tahun 2001.

Mengemaskini tarikh profil dokumen serentak dengan projek menukar

format kepada PDF bagi kertas soalan peperiksaan dan keratan akhbar

sebanyak 4,028 rekod. Projek ini dapat mengatasi masalah unit dalam

menyediakan perangkaan sebenar profil dokumen bagi rekod yang

dihasilkan pada tahun 2002 dan 2003.

Aktiviti housekeeping memberi kesan kepada jumlah sebenar profil

dokumen yang diwujudkan dalam Sistem Pengurusan Dokumen dimana

10,355 bagi tahun 2007 (Lampiran 12) manakala sebanyak 43,365 profil

dokumen dari tahun 2001 - 2007. (Lampiran 13)

29

5.8 Dasar Akses Terbuka Universiti Teknologi Malaysia & UTM ‘Institutional Repository’ (UTM-IR)

5.8.1 Pengenalan Dasar Akses Terbuka UTM

Ditakrifkan sebagai memberi akses kepada sumber maklumat ilmiah

(scholarly publication) percuma serta tiada had secara atas talian

terutamanya bagi hasil penulisan oleh staf akademik, penyelidik dan juga

pelajar UTM.

Projek ini bermula pada Januari 2007 dengan diterajui oleh Jawatankuasa

Pemandu Dasar Akses Terbuka UTM. (Lampiran 14) Jawatankuasa ini

dipengerusikan oleh Prof. Dr. Ahmad Kamal bin Idris yang juga merangkap

sebagai pengerusi ‘Ranking and Rating UTM’ dan dianggotai oleh wakil dari

PSZ, CICT, Fakulti dan juga Pejabat Undang-Undang. Kerjasama penuh

telah diberikan oleh setiap pihak terlibat seperti fakulti, pusat

kecemerlangan, perpustakaan, CICT dan lain-lain jabatan. Usaha memberi

kefahaman mengenai dasar akses terbuka kepada masyarakat UTM dibuat

melalui mesyuarat, bengkel, taklimat serta ‘roadshow’ kepada masyarakat

kampus.

Taklimat mengenai UTM-IR telah diberi kepada dekan-dekan fakulti pada 3

April 2007 dengan dipengerusikan oleh Prof. Dr. Siti Hamisah Tapsir,

Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa). Taklimat tersebut

bertujuan untuk menjelaskan lagi kepentingan UTM-IR supaya ianya akan

dapat berkembang pesat di fakulti-fakulti dan seluruh UTM. Turut hadir

adalah Ketua Pustakawan dan seorang Ketua Bahagian dari PSZ.

Jawatankuasa UTM-IR telah sebulat suara bersetuju menggunakan

perisian ‘Eprints’ versi 3.0 sebagai platform untuk mengendalikan isi

kandungan digital akses terbukanya. Akses kepada UTM-IR boleh dibuat

melalui UTL http://eprints.utm.my.

30

Pada 10 Julai 2007, Pengisytiharan Dasar Akses Terbuka UTM telah

diadakan di Perpustakaan Sultanah Zanariah dan dirasmikan oleh Naib

Canselor, Tan Sri Prof. Dr. Mohd Zulkifli Mohd Ghazali. Harapan Tan Sri

NC agar setiap pensyarah atau penyelidik mendeposit sebanyak mungkin

hasil penulisan mereka secara berterusan sebagai menyokong perlaksanaan

akses terbuka ini. (Rujuk Lampiran 15a, 15b)

Sebagai menghargai sumbangan yang telah diberikan, satu Majlis

Penghargaan Projek Universiti Teknologi Malaysia ‘Institutional Repository’

(UTM-IR) akan diadakan di PSZ pada 18 Januari 2008 yang akan

disempurnakan oleh Y. Bhg. Prof. Ir. Dr. Siti Hamisah Tapsir, Timbalan

Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa).

Sijil penghargaan akan diberikan kepada Jawatankuasa Pemandu dan

Editor UTM-IR sebagai tanda terima kasih dan penghargaan daripada

universiti.

Bil.

Kategori Sijil

Jumlah

1

Jawatankuasa Pemandu Dasar Akses Terbuka UTM

23

2 Editor UTM-IR 51

JUMLAH 74

Terdapat 3 kategori utama dalam Dasar Akses Terbuka UTM iaitu :

a) UTM ‘Institutional Repository’ (UTM-IR) yang terdiri dari

Tesis

Artikel jurnal

Kertaskerja persidangan

31

Definisi UTM-IR Pusat Repositori Universiti Teknologi Malaysia (UTM-IR) adalah

himpunan koleksi ilmiah dan penyelidikan universiti dalam bentuk

digital. Wadah ilmiah ini menjadi pusat pengumpulan, pemeliharaan

dan mengadaptasi konsep akses secara terbuka (open access) yang

dapat mengetengahkan bahan ilmiah dan hasil penyelidikan

masyarakat UTM ke peringkat global.

b) Jurnal atas talian (Online Journals)

Terdapat 7 judul jurnal terbitan UTM yang telah memberi

akses terbuka (teks penuh) secara atas talian. Ianya adalah :

i. Journal of Fundamental Sciences

ii. Elektrika

iii. Matematika

iv. Jurnal Makenikal

v. Malaysian Journal of Civil engineering

vi. Malaysian Polymer Journal

vii. Jurnal Teknologi

c) E-pembelajaran terbuka (Open e-learning)

5.8.2 Penyenaraian UTM Dalam ‘Registry Of Open Access Repositories’

(ROAR)

UTM telah disenaraikan sebagai wakil pertama institusi dari Malaysia yang

tersenarai di ROAR. Tarikh rasmi didaftarkan adalah pada 26 Januari 2007

yang boleh diperolehi melalui URL http://roar.eprints.org.

5.8.3 Penyenaraian UTM dalam ‘Directory of Open Access Repositories’

Repositori juga telah disenaraikan di dalam ‘Directory of Open Access

Repositories’ (OpenDOAR). Membenarkan pencarian repositori atau

pencarian kandungan repositori melalui URL http://www.opendoar.org/.

Pendaftaran telah dibuat oleh Perpustakaan Sultanah Zanariah.

32

5.8.4 Perlaksanaan IR Sebagai permulaan PSZ telah kenalpasti beberapa aktiviti untuk

menjayakan IR seperti:

a) Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu

b) Bengkel

c) Mesyuarat AJK Pelaksana Pengisytiharan Dasar Akses Terbuka UTM

d) Majlis Pengisytiharan Dasar Akses Terbuka UTM di PSZ pada 10 Julai

2007

e) Pameran IR (10 Julai - 31 Ogos 2007)

f) Penulisan mengenai IR dalam buletin PSZ atau penerbitan UTM

g) Perancangan Majlis Penghargaan Projek Universiti Teknologi Malaysia

‘Institutional Repository’ (UTM-IR) yang akan diadakan di PSZ pada

18 Januari 2008

5.8.4.1 Bengkel UTM-IR

Bengkel IR telah dimulakan pada 16 Februari 2007 dan terbuka

kepada semua fakulti. Bengkel ini akan diadakan berterusan bagi

menyokong fakulti dalam memantapkan perlaksanaan UTM-IR.

5.8.4.1.1 Bengkel (Pendeposit dan Editor)

Bermula dari tarikh 16 Februari 2007 hingga 11 September 2007

sebanyak 15 sesi bengkel IR telah dikendalikan dengan jumlah

kehadiran seramai 230 orang. Bengkel kepada semua Editor fakulti

UTM-IR telah dikendalikan sebanyak 2 sesi (57 orang)

(Lampiran 16).

Jumlah kehadiran tertinggi peserta bengkel mengikut fakulti adalah

Fakulti Sains iaitu seramai 107 orang (8 sesi). Bengkel ini mendapat

kerjasama sepenuhnya dari fakulti tersebut dengan jumlah peserta

yang hadir sangat menggalakkan.

33

Fakulti Sesi Jumlah hadir

FS 8 107

FP 2 29

FSKSM 2 8

PSZ 1 29

Pelbagai fakulti 2 57

JUMLAH 15 230

Bengkel belum dapat dijalankan untuk UTM KL, City Campus dan

akan dikendalikan pada tahun 2008

5.8.4.1.2 Keperluan Bengkel oleh Fakulti Semua fakulti atau jabatan yang memerlukan bengkel UTM-IR perlu

memohon kepada PSZ iaitu kepada Ketua Pustakawan dan salinan

kepada Koordinator UTM-IR.

5.8.4.1.3 Dokumentasi Bagi memudahkan perlaksanaan bengkel, dokumentasi telah

disediakan dan boleh diakses melalui http://portal.psz.utm.my/ir.

Ianya berguna sebagai rujukan dan panduan kepada pendeposit.

5.8.5 Pendepositan Rekod

5.8.5.1 Perangkaan

Sehingga 31 Disember 2007, 3183 rekod boleh diakses oleh

pengguna melalui UTM-IR. Daripada jumlah berkenaan, 575 adalah

rekod tesis master/PhD dan sebilangan kecil adalah kertas projek

sarjana muda. Pelajar atau pengguna boleh mengakses hampir

semua teks penuh tesis berkenaan kecuali bagi tesis terhad/sulit

atau tesis staf yang membuat pengajian di luar UTM.

34

Diharapkan rekod yang dijangkakan akan didepositkan sehingga

Disember 2007 adalah sebanyak 10,000 berdasarkan fakta dimana

UTM mempunyai 1877 orang staf akademik. Dengan sasaran setiap

staf akademik menyumbang 5 rekod pada tahun 2007 maka objektif

tersebut tidak mustahil boleh dicapai. Sebanyak 74.62% (9700) rekod

perlu didepositkan untuk mencapai kepada 13000 rekod dalam UTM-

IR.

Unjuran rekod yang akan dideposit dalam UTM-IR

Staf akademik

Anggaran rekod IR

akan dideposit

Telah deposit

Untuk semakan

Sedia diakses

% rekod perlu

deposit

% rekod telah

deposit

1877 13000 3300 117 3183 74.62% 25.38 %

Nota: Sebahagian jumlah ini termasuk sumbangan deposit rekod oleh PSZ.

5.8.5.2 Deposit rekod oleh fakulti/jabatan

Antara fakulti yang aktif mendepositkan bahan adalah RMC, FKSG,

FKKKSA, FAB dan FKE dimana fakulti lain masih ditahap yang

kurang memberangsangkan walaupun beberapa bengkel telah

dijalankan.

Terdapat juga pensyarah yang menghubungi PSZ secara peribadi dan

bimbingan diberikan secara jarak jauh seperti emel atau telefon bagi

membolehkan mereka mendapatkan panduan asas mendeposit

bahan.

5.8.5.3 Deposit rekod oleh PSZ

Sepanjang tahun 2007, sebanyak 654 rekod telah didepositkan.

Bahan terdiri dari tesis, buku, artikel jurnal dan kertas persidangan.

35

Deposit Rekod ke UTM-IR Tahun 2007

BAHAN Tesis Artikel Kertas Buku Jumlah

seminar Deposit

JUMLAH 575 43 35 1 654

5.8.5.4 Kemaskini rekod

Keseluruhan aktiviti UTM-IR selain mendepositkan bahan adalah:

• Membuat semakan - 613 rekod

• Mengemaskini - 491 rekod

• Memadam rekod - 11 rekod

Aktiviti UTM-IR Tahun 2007

Aktiviti Jumlah Semakan Kemaskini Padam

Deposit Rekod Rekod Rekod

Jumlah 654 613 491 11

Aktiviti mengemaskini rekod oleh PSZ adalah bertujuan memberi

keseragaman entri kepada rekod UTM-IR selain menepati keperluan

yang telah ditetapkan.

Aktiviti memadam rekod/return item kepada pendeposit turut

dilakukan kerana terdapat duplikasi rekod juga tidak menepati

kriteria yang telah ditetapkan.

5.8.5.5 Kategori bahan penerbitan

Kategori bahan yang telah dipersetujui untuk didepositkan :

a. Tesis pasca ijazah

b. Artikel jurnal

c. Kertas persidangan

d. Laporan Penyelidikan

e. Buku termasuk bab dalam buku

36

5.8.5.6 Bahan tidak dideposit oleh fakulti dalam UTM-IR

a. Jurnal Teknologi (deposit oleh Penerbit UTM)

b. Tesis Pasca Ijazah (deposit oleh PSZ)

c. Laporan Penyelidikan (deposit oleh RMC)

5.8.6 Editor UTM-IR Bagi Mewakili Fakulti

Sehingga Disember 2007, Editor UTM-IR fakulti berjumlah 51 orang

(Lampiran 17).

Fakulti Jumlah Editor

FKE 1

FAB 1

FKA 1

FKM 4

FKSG 3

FPPSM 1

FSKSM 5

FKKKSA 2

RMC 2

FS 16

FP 10

Penerbit 3

BIP 2

51

Peranan Editor adalah membuat semakan rekod-rekod yang telah

didepositkan oleh pendeposit dengan lebih konsisten bagi

membolehkan rekod diakses dengan cepat. Secara keseluruhannya,

aktiviti semakan rekod oleh editor fakulti adalah masih ditahap yang

kurang memberangsangkan.

37

5.8.7 Masalah

• Sukar mendapat kerjasama dari pensyarah untuk mendepositkan

bahan tulisan mereka ke UTM-IR

• Ketidakeseragaman menginput nama pengarang.

• Kesalahan ejaan pada maklumat rekod yang dideposit.

• Simbol ‘diacritic/superscript/subscript’ pada medan abstrak /

judul bertukar maklumat. Contoh 3000C kepada 3000C, H2O

kepada H20

• Setengah pendeposit mendeposit dokumen versi penerbit bukan

salinan asal penulis.

• Terdapat tesis yang diterima dari fakulti masih tidak menepati

kriteria yang telah ditetapkan oleh UTM

o Tidak dibuat kompilasi

o Masih dalam format asal kandungannya seperti Words, Excel,

Page maker dan sebagainya

• Sebahagian cakera padat tesis yang diterima oleh PSZ tiada teks

penuh hanya preview, rosak, tiada kandungan, mengandungi

virus, tiada lampiran seperti teks asal dan fail PDF dibuat ciri-ciri

keselamatan.

5.8.8 Cadangan

• Semua penulis hendaklah menyimpan salinan akhir penulisan

bagi memudahkan proses mendepositkan dokumen dalam UTM-

IR.

• Penulis perlu menyediakan sekurang-kurangnya 3 kata kunci

bagi tesis dan laporan penyelidikan yang didokumenkan.

Maklumat ini sangat penting kepada pendeposit terutama jika ia

didepositkan oleh pihak lain seperti PSZ dan RMC.

• Bengkel UTM-IR perlu dimasukkan ke dalam aktiviti latihan

kursus UTM. Fasilitator dari PSZ sekurang-kurangnya dua orang

bagi setiap sesi bengkel dan kerjasama dari fakulti/jabatan

sangat digalakkan bagi menyokong perlaksanaan bengkel UTM-

IR. Sekurang-kurangnya dua kali setahun.

38

6.0 AKTIVITI JABATAN 2007

6.1 Aktiviti Umum Jabatan

• Majlis Pengisytiharan Dasar Akses Terbuka UTM pada 10 Julai

2007 di PSZ dimana Ketua Jabatan Pembangunan sumber (JBS)

sebagai Koordinator UTM-IR

• Susun atur ruang pejabat dilakukan mengikut pelan yang telah

diluluskan di bawah Projek Pemasangan Partition serta

pembekalan 90 buah kerusi baru kepada staf dari 25 September -

Oktober. Kerja-kerja penyusunan keluar perabot lama serta

pelupusan perabot turut dilakukan.

• Penghasilan dokumen digital bagi Pelan Layout Meja Modular dan

Partition termasuk Unit Media, Pemeliharaan dan Pemuliharaan,

Unit Koleksi Khas dan Jabatan Pembangunan Automasi (Aras 2).

• Penyertaan Standard People Practice (SPP) PSZ dalam

pertandingan Focus Learning Service Challenge Award pada 13

November 2007 (pemenang tempat ke-2). Melibatkan 5 orang dan

3 daripadanya adalah staf JBS iaitu KhairulBahiyah Yaakub,

Yusrul Hisham Mohd Yusof dan Kamariah Mohamed Jong selaku

ketua delegasi.

• Mengemaskini dasar-dasar unit jabatan pada November untuk

persediaan Pra Bengkel Pemurniaan Dasar-Dasar PSZ dan

Bengkel Pemurniaan Dasar-Dasar PSZ pada 3-5 Disember.

• Pustakawan Kanan terlibat dalam perbincangan keperluan bagi

Projek Bangunan Tambahan PSZ RMK 9 berdasarkan peruntukan

RMK 9 dimana sebuah bangunan tambahan PSZ akan

dibangunkan.

39

6.2 Aktiviti Unit Perolehan

• Pada 2 – 4 Mei 2007, seramai 68 orang staf akademik UTM bagi

semua fakulti termasuk KST, IBS, BATC dan PSFAB membuat

pemilihan bahan dalam bidang masing-masing sempena Pesta

Buku Antarabangsa Kuala Lumpur yang berlangsung pada 27

April – 6 Mei 2007 yang diagihkan kepada 13 pembekal kontrak

(buku). 68 orang staf akademik UTM bagi semua fakulti termasuk

KST, IBS, BATC dan PSFAB membuat pemilihan bahan dalam

bidang masing-masing sempena Pesta Buku Antarabangsa Kuala

Lumpur yang berlangsung pada 27 April – 6 Mei 2007. [Laporan penuh sila rujuk: Laporan Pembekal Januari – Jun 2007 dan Lampiran 18: Ringkasan Laporan Prestasi Pembekal Kontrak (buku) Tahun 2007]

• Penstrukturan semula Unit Perolehan yang melibatkan

penempatan Pembantu Perpustakaan mengikut keupayaan

mereka bagi melancarkan proses kerja di setiap seksyen yang

terlibat bermula Februari 2007 iaitu:

o Seksyen Aksesan: 2 orang Pembantu Perpustakaan

o Seksyen Pesanan: 4 orang Pembantu Perpustakaan

o Seksyen Penerimaan: 4 orang Pembantu Perpustakaan

• Latihan Perisian Penghubung Data (PPDP) kepada semua staf

Unit Perolehan dengan kerjasama Bahagian Pembangunan

Automasi pada 23 Februari 2007 [Fasilitator: En. Mohd Razib

Karno].

• Mesyuarat Unit Perolehan di adakan sebanyak tiga (3) kali iaitu

pada 13 Februari 2007, 12 September 2007 dan 31 Oktober 2007

bagi membincang dan mencari penyelesaian bagi isu-isu yang

berkaitan dengan proses kerja Unit Perolehan dan juga

40

perubahan yang melibatkan keperluan jabatan/bahagian lain

atau pihak luar.

• Pembentangan Kumpulan Inovatif dan Kreatif (ICC) Smart Target

Unit Perolehan kepada pihak Pengurusan PSZ pada 27 Ogos 2007

dan telah dicalonkan untuk mewakili PSZ dalam pertandingan

Persembahan KIK Peringkat UTM pada bulan Januari 2008

sempena Bulan Kualiti UTM.

6.2 Aktiviti Unit Jurnal & Media Elektronik

• Mempergiatkan kerja kemaskini maklumat bahan serial dalam

sistem (AdvHold & AdvCat). Kerja-kerja kemaskini sentiasa

dilakukan dari masa ke semasa samada berdasarkan senarai

judul sediada atau laporan penemuan oleh pihak lain.

• Melupus bahan majalah popular dan hadiah yang tidak

mempunyai educational value lagi.

• Projek mengasingkan serta melupus jurnal lama dari ‘compactus’

telah dilakukan pada bulan Jun 2007. Jurnal lama serta rosak

telah dilupuskan manakala yang masih mempunyai ‘educational

value’.

• Menghantar jilid jurnal bercetak bagi isu setahun kebelakangan.

Perlu dipastikan bahawa tiada tunggakan bagi penghantaran

jurnal untuk dijilid setahun kebelakangan.

6.3 Aktiviti Unit Pengurusan Teknikal

• Mempergiatkan proses melabel bahan makalah yang tertunggak.

• Mempergiatkan proses mengkatalog dan melabel bahan

mikrofilem tertunggak.

41

• Projek gotong-royong menyusun dan melabel bahan di rak dan

troli.

• Projek gotong-royong bahan tertunggak melibatkan proses

melabel nombor panggilan, menukar status, membuat senarai,

mengisi di dalam kotak (bagi lokasi selain PSZ Skudai) dan

menghantar ke lokasi yang berkenaan.

• Membuat penglabelan troli mengikut lokasi, tarikh bahan siap

dikatalog dan siap dilabel nombor panggilan. Ia bertujuan

memudahkan dan mempercepatkan proses pencarian bahan,

memastikan bahan yang telah dikatalog awal didahulukan untuk

cetakan label dan memudahkan Pembantu Am Pejabat (PAP)

memastikan bahan PSZ Skudai yang telah siap dilabel di hantar

ke Unit Sirkulasi (USK) dalam masa 3 hari bekerja.

• Membuat semakan melalui sistem Telnet bagi mengenalpasti

bahan naskhah tambahan agar ia dapat diproses dengan cepat

tanpa perlu disusun ke rak.

• Membuat pencarian nombor panggilan dan tajuk perkara melalui

satu sistem sokongan pengkatalogan (MarcEdit) agar bahan dapat

diproses dengan cepat oleh Pembantu Perpustakaan UPT.

• Menghasilkan senarai penghantaran bagi setiap bahan yang

dihantar ke unit lain bagi tujuan pengesahan penerimaaan bahan

dan mengelakkan masalah ketidakpastian status.

• Penyemakan lokasi dan penukaran status bahan dilakukan

secara kelompok dimana ia terbukti dapat menjimatkan dan

mencegah daripada berlaku kesilapan penghantaran.

42

6.5 Aktiviti Unit Pengurusan Dokumen Digital

• Aktiviti housekeeping banyak dilakukan pada Ogos dan Disember.

Kemaskini rekod telah ditumpukan sepenuhnya pada tahun 2005

dan 2006. Oleh itu, aktiviti ini berkurang sebanyak 92.16% (893)

dimana 76 rekod pada tahun 2007 berbanding 969 rekod pada

tahun 2006. Kemaskini melibatkan rekod-rekod di dalam Sistem

Pengurusan Dokumen, Sistem Aplikasi Perpustakaan dan Sistem

Pengurusan Perpustakaan.

• Permohonan Global change oleh unit pada bulan Ogos bagi CIRC

Code rekod DM kepada CF7 (electronic resources) bagi 32,917

rekod iaitu keratan akhbar (28,251) dan kertas soalan

peperiksaan UTM (4,666) telah diselesaikan oleh JBA pada pada

Oktober. Tujuan penukaran kerana bahan dalam tidak perlu

dipinjam dan boleh diakses secara atas talian melalui INFOLAN2.

• Unit melakukan projek menukar format bahan dari tiff dan htm

kepada PDF berjumlah 4028 rekod yang terdiri dari :

i. Kertas soalan peperiksaan UTM (1017 rekod)

ii. Keratan akhbar (2984 rekod)

iii. Tesis (3 rekod)

43

7.0 MASALAH DAN PENYELESAIAN

7.1 Unit Pengurusan Teknikal 7.1.2 Ruang Penempatan Tesis

Unit Pengurusan Teknikal (UPT) menghadapi masalah berkaitan

penempatan tesis sementara menanti proses katalog. Ini kerana bilik sedia

ada tidak lagi mencukupi untuk menampung penerimaan bahan yang

sentiasa bertambah. Untuk itu beberapa rak telah dipasang dan

ditempatkan berhampiran pintu masuk Unit Jurnal dan Media Elektronik

(UJME) untuk kegunaan penempatan sementara tesis. Namun untuk

tujuan kemudahan, UPT dan UJME telah bersetuju untuk menukar

kedudukan rak masing-masing dan projek gotong royong memindahkan

bahan telah dilakukan oleh staf kedua-dua unit.

7.2 Unit Pengurusan Dokumen Digital

7.2.1 Pengurusan Dokumen

• Pustakawan membuat pengujian aplikasi Adobe Acrobat versi 6.0

bagi beberapa fungsi dan diaplikasikan dalam penghasilan dokumen

iaitu :

i. ‘Paper capture’ bagi membolehkan dokumen PDF diindeks,

pencarian semula dan kandungan teks boleh

disalintampal.

ii. ‘Bookmark’ bagi membolehkan akses terus mukasurat

yang dikehendaki dalam dokumen

iii. Pemampatan fail bagi mengurangkan saiz fail

iv. Memasang ‘Paper Capture’ dari Internet bagi yang

menggunakan Adobe Acrobat versi 5.0

• Mengemaskini tarikh profil dokumen serentak dengan projek

menukar format kepada PDF bagi semua rekod 4028 (fail tiff dan

PDF). Projek ini dapat mengatasi masalah unit dalam menyediakan

perangkaan sebenar profil dokumen bagi rekod yang dihasilkan pada

44

tahun 2002 dan 2003. Perangkaan keseluruhan profil dokumen lebih

tepat dapat dihasilkan bagi tempoh 2001 - 2007.

• Mesin pengimbas berteknologi tinggi diperlukan bagi membolehkan

imbasan bahan dilakukan pada permukaan rata dengan penyesuaian

tebal bahan kepada alat untuk menghasilkan imej dokumen lebih

berkualiti. Bahan tebal tidak perlu diterbalikkan dan dapat

mengelakkan kerosakan buku yang telah dijilid. Selain itu

penggunaan peralatan berkaitan dapat membantu mempertingkatan

jumlah dokumen digital yang dihasilkan.

• Subjek tidak dimasukkan ke dalam profil dokumen tesis bagi bahan

yang belum dikatalog oleh UPT. Rekod ini hanya terlibat bagi tesis

yang berstatus ‘in cataloguing’’.

45

8.0 PENAMBAHBAIKAN YANG TELAH DILAKUKAN

8.1 Unit Perolehan

• Mesyuarat Semakan Pengurusan Bil. 1/07 pada 31 Januari 2007 telah

meluluskan permohonan Unit Perolehan untuk memudahkan proses

aksesan bahan bagi mengurangkan kesilapan aksesan yang banyak

berlaku kepada perkara berikut :

Tarikh aksesan hanya dicop pada kotak nombor panggilan

sahaja.

Cop hakmilik hanya dilaksanakan pada bahagian depan buku

(fordge of book) sahaja.

• Bermula bulan Februari 2007 penghantaran Senarai Pembelian Bahan

(Status Desiderata)/Borang Pesanan Pembelian (Status Consideration)

kepada Pembekal Kontrak (Buku) dibuat melalui e-mel bagi

menggelakkan kehilangan semasa penghantaran melalui pos biasa,

menjimatkan masa dan juga kos penghantaran.

• Bagi mudahkesan cadangan pesanan pembelian dari cawangan atau

pusat pembelajaran seperti KST, BATC, IBS dan PSFAB Borang Senarai

Pesanan Bahan dibezakan melalui warna dan diletakkan pada satu fail

berasingan iaitu :

Warna Putih: Pesanan pembelian bahan Skudai Sahaja.

Warna Merah Jambu: Pesanan pembelian menggunakan vot

penyelidikan (Skudai/Kuala Lumpur).

Warna Biru: Pesanan pembelian bahan status SEGERA

Warna Hijau: Pesanan pembelian bahan kampus kota, KL sahaja.

Warna Kuning: Pesanan pembelian bahan Tambahan (PT) (Skudai/

Kuala Lumpur).

46

• Penyelarasan Nota pada ruang Notes (Ordering Data) pada AdvAcq yang

melibatkan Vendor Note, Processing Note dan General Note untuk

keseragaman.

• Unit Perolehan mengambil inisiatif dan berusaha ke arah memenuhi

keperluan pihak Bendahari UTM yang meminta jabatan/bahagian

memproses no. siri pembayaran invois dalam jangkamasa 9 hari bagi

membolehkan mereka mengeluarkan cek pada masa 14 hari. [Rujuk

Pekeliling Bendahari Bil.1/2007 bertarikh 16 Julai 2007]. Inisiatif

yang dibuat seperti berikut :

Invois pembekal akan dicop selepas pemeriksaan dibuat kepada

bahan.

Proses permohonan bahan SEGERA (dalam proses) yang dibuat oleh

PmP(BB9)-Seksyen Penerimaan dibuat oleh PmP(BB6)-Seksyen

Aksesan.

Penyediaan statistik bulanan penerimaan setiap akhir bulan akan

dibantu oleh PmP(BB5)-Seksyen aksesan. Ini bagi membolehkan

proses penerimaan dibuat berterusan oleh staf di seksyen

penerimaan.

Untuk mudahkesan senarai bahan Nota Hantaran (DO) dari

pembekal, senarai difailkan ke dalam fail pembekal. Manakala

penyimpanan senarai pesanan dari pencadang dimasukkan ke dalam

fail yang dikawalselia oleh staf yang menginput pesanan pada sistem

AdvAcq.

Untuk mempercepatkan proses cetakan Borang Pesanan Pembelian

(salinan Bendahari dan Pencadang), pencetak dot matrik digantikan

dengan pencetak laser. Manakala nombor siri – dalam 3 salinan

dicetak dengan menggunakan pencetak dot matrik. Ini dapat

menjimatkan kertas dan masa.

47

Senarai barkod bagi bahan yang telah diaksesan dikeluarkan secara

batch melalui telnet oleh staf seksyen aksesan untuk

mempercepatkan senarai disediakan dan mengurangkan kesilapan

berbanding senarai barkod yang dibuat secara manual sebelum ini.

Surat peringatan dan pembatalan pesanan bahan dihantar kepada

pembekal kontrak (buku) secara e-mel mulai Jun 2007 bagi

memudahkan pihak pembekal mengambil tindakan segera samada

untuk semakan lanjut (follow-up) kepada penerbit ataupun

maklumbalas status pesanan bahan kepada pihak PSZ yang juga

dihantar melalui e-mel. Salinan kepada pencadang turut dihantar

melalui e-mel.

8.2 Unit Pengurusan Teknikal • Mulai 8 Mac 2007 satu aplikasi “free windows based MARC editing

tool” iaitu MARCEdit versi 4.5 telah digunakan oleh Unit Pengurusan

Teknikal bagi membantu aktiviti mengkatalog bahan (CIP).

Kemaskini rekod bibliografik boleh dibuat secara berkelompok oleh

Pustakawan. Rekod yang telah dikemaskini akan dimasukkan ke

dalam Sistem Pengurusan Perpustakaan melalui modul katalog oleh

Pembantu Perpustakaan. Melibatkan 3 langkah utama iaitu :

Menyediakan fail teks antaramuka (interface text file) yang

mengandungi ISBN

Membuat carian di mana-mana pangkalan data Z39.50

Fail bentuk format MARC disediakan untuk dimasukkan ke

Sistem Pengurusan Perpustakaan

8.3 Unit Pengurusan Dokumen Digital

• Menukar format tesis digital sediada (cakera padat) dari pelbagai

format kepada PDF mulai Februari 2007 bagi mempercepatkan tesis

diproses dan peningkatan jumlah tesis digital.

48

• Proses mengimbas dan tukar format kepada PDF bagi tesis bercetak

(status ‘at reprography’) mulai Ogos 2007 untuk meningkatkan

produktiviti penghasilan tesis digital.

• Menyediakan panduan backup tesis dan melakukan salinan tesis

digital yang dihasilkan pada tahun 2007 ke dalam DVD mengikut 5

kategori iaitu doktor falsafah, sarjana dan kertas projek, terhad dan

sulit.

• Tugas imbasan keratan akhbar dimasukkan dalam senarai tugas staf

PmP(PD3) mulai tahun 2007 bagi mengelakkan tunggakan bahan,

mempercepatkan bahan diproses dan diakses oleh pengguna.

49

9.0 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN 9.1 Unit Perolehan

• Bagi menampakkan susunatur persekitaran di Unit Perolehan lebih

kemas dan mudahkesan, cadangan melabel semula fail, rak dan

ruang kerja unit.

• Bagi meningkatkan lagi kualiti produk yang dikeluarkan oleh Unit

Perolehan dalam memastikan pemasangan strip keselamatan (Tattle

tape) pada semua bahan, permohonan 1 unit alat pengesan bunyi

(dis-synthyizer) telah dimajukan kepada Bahagian Pembangunan

Automasi. 9.2 Unit Pengurusan Teknikal

• Cadangan penggunaan satu borang khas untuk tujuan penghantaran

dan pengesahan penerimaan semua bahan dari UPT ke lain-lain unit

di PSZ Skudai bagi menggantikan buku kawalan sedia ada. Semua

maklumat yang berkenaan diperolehi melalui sistem Telnet dan ia

dijadikan lampiran.

• Cadangan penghasilan manual kerja rujukan pengkatalogan yang

lebih komprehensif dan menyeluruh yang dapat digunakan secara

bersepadu oleh Pustakawan, Pembantu Perpustakaan dan juga

jurutaip.

9.3 Unit Pengurusan Dokumen Digital

• Membuat penetapan mengimbas keratan akhbar serta membuat

profil dokumen minima 150 sebulan bagi tahun 2008.

• Membuat penetapan muaturun keratan akhbar setiap hari serta

membuat profil dokumen minima 700 sebulan bagi tahun 2008.

• Perancangan menyelesaikan kemaskini tunggakan rekod keratan

akhbar tahun 2007 berjumlah 4,030 pada tahun 2008.

• Syorkan pembelian Adobe Acrobat versi 6.0 dan telah dimajukan

kepada Jabatan Pembangunan Automasi.

50