panduan dokumen digital bagi sistem …portal.psz.utm.my/quality/images/stories/kualiti/lain... ·...

Panduan Dokumen Digital Bagi Sistem Pengurusan Kualiti PSZ

1

PANDUAN DOKUMEN DIGITAL BAGI SISTEM PENGURUSAN KUALITI PSZ

DOKUMEN DIGITAL terdiri daripada :

a) Muka depan Prosedur

b) Lampiran Rekod Pindaan (PSZ27.2 Pin.1/2005)

c) Prosedur Proses

d) Lampiran : 1. Carta Alir Kerja

2. Borang-borang

3. ‘Check List’

PANDUAN MENGURUS BAGI CARTA ALIR KERJA/BORANG/‘CHECK LIST’

YANG TERDAPAT DI DALAM PROSEDUR.

a) Semua ‘hardcopy’ carta alir kerja/borang/‘check list’ perlu diimbas untuk

dijadikan PDF format di Unit Pengurusan Dokumen Digital (UPDD). Pemilik Proses mempunyai 2 pilihan : 1. Hantar ke UPDD bagi proses imbasan :

a. UPDD akan menginput perkataan ‘CONTROLLED’ semasa proses imbasan.

b. Carta alir kerja/borang/‘check list’ akan diimbas mengikut keadaan

asal dokumen contohnya warna borang masih kekal sama. 2. Proses imbasan dilakukan sendiri oleh Pemilik Proses :

a. Rujuk PANDUAN PROSES IMBASAN DOKUMEN DARI ADOBE ACROBAT : HP SCANJET 8250 yang disediakan oleh UPDD.

b. Pastikan setiap mukasurat dokumen yang diimbas ditutup cop

‘CONTROLLED’ dan perkataan lain spt ‘Salinan Pemilik Proses’.

c. Pastikan setiap mukasurat dokumen yang telah diimbas mempunyai perkataan ‘CONTROLLED’.


2

PANDUAN DOKUMEN DIGITAL BAGI PROSEDUR PROSES

1. Panduan ini hanya melibatkan beberapa proses yang telah ditetapkan di

prosedur/arahan kerja ISO dalam format PDF sahaja.

2. Pastikan di komputer anda mempunyai perisian Acrobat Reader (version 5.0 ke

atas) dan Acrobat Distiller (version 6.0 ke atas) yang boleh berfungsi dengan baik.

3. Pastikan ‘softcopy’ yang ingin diPDFkan adalah prosedur/arahan kerja yang

terkini. Pemilik Proses bertanggungjawab melakukan PDF bagi ‘softcopy’

prosedur/arahan kerja yang terkini untuk memastikan ianya sama dengan

dokumen yang terdapat dalam simpanan Wakil Pengurusan.

4. Semak paparan bagi prosedur proses sebelum diPDFkan.

5. Lakukan proses PDF bagi prosedur proses masing-masing (‘softcopy’ prosedur

proses terdiri daripada pelbagai aplikasi contoh PageMaker, Words, PowerPoint

dan lain-lain).

6. Semak paparan PDF agar tidak berubah daripada dokumen asal contohnya seperti

kedudukan kandungan di setiap mukasurat.

7. Beberapa proses yang perlu dilakukan oleh Pemilik Proses ialah :

a. PROSES INSERT TEKS

1. a) Insert ‘CONTROLLED’

b) ‘Copy & Paste’ ‘CONTROLLED’ di setiap mukasurat.

Ia melibatkan 2 cara ‘copy & paste’ dan Pemilik Proses

boleh memilih salah satu daripadanya mengikut kemudahan

dan kesesuaian masing-masing.

2. Insert nama Pemilik Proses & Ketua Jabatan di muka hadapan

prosedur/arahan kerja serta lampiran rekod pindaan.

3. Kotak Pengesahan Lampiran di borang dan lain-lain lampiran yang

berkaitan

4. Proses insert teks juga boleh dilakukan di PageMaker iaitu

sebelum melakukan proses PDF.

b. PROSES ‘INSERT FILE/PAGES’

- Menggabungkan 2 files dan menyusun mukasurat agar susunannya

sama seperti dokumen asal/bercetak.


3

c. PROSES MENGUBAH KEDUDUKAN TEKS/OBJEK/SIMBOL

- Proses ini dilakukan jika terdapat sebarang perubahan kedudukan

teks/objek/simbol pada dokumen PDF yang menyebabkan isi

kandungannya tidak sama dengan dokumen di aplikasi asal.

d. PROSES ‘DELETE’ TEKS

e. PROSES MENETAPKAN ‘STANDARD DISPLAY/LAYOUT’

f. PROSES ‘DOCUMENT SECURITY’

7. Hantar fail PDF kepada ‘Document Digital Controller’ (DDC) setelah semakan

terakhir dibuat bersama borang berkaitan.

PERKARA-PERKARA PENTING UNTUK DIBERI PERHATIAN OLEH

PEMILIK PROSES

1. PDF file yang dihasilkan oleh UPDD perlu disimpan oleh setiap Pemilik Proses

(PP) sebagai satu fail yang berasingan daripada PDF file yang dihasilkan oleh PP.

Ini adalah sebagai langkah untuk memudahkan setiap kali gabungan fail

dilakukan jika terdapat sebarang pindaan berlaku pada softcopy yang ada pada

PP.

2. PDF file daripada UPDD tidak perlu diset ‘Document Security’.

3. Warnakan lampiran (borang, checklist, dan sebagainya) di aplikasi asal dokumen

(jika ada softcopy) sebelum diPDFkan mengikut warna asal dokumen bercetak.

4. Pastikan set ‘Document Security’ dilakukan pada peringkat terakhir setelah semua

kesilapan/pengubahsuaian/pembetulan dilakukan.

5. Pemilik Proses boleh membuat ‘adjustment’ di aplikasi asal dokumen asalkan ia

menepati standard yang ditetapkan.


4

6. Pemilik Proses boleh memilih sama ada melakukan proses ‘insert’ perkataan

‘CONTROLLED’ & kotak Pengesahan Lampiran (spt yang ditunjukkan di

bawah) di setiap lampiran melalui PDF atau di aplikasi asal dokumen

(PageMaker/Words/PowerPoint). Jika ada bahagian yang memerlukan

tandatangan, anda perlu nyatakan initial sahaja (standard font : Times New

Roman, saiz 9, warna hitam). Ini disusuli dengan proses-proses lain sehingga

lengkap dokumen digital anda.

Pengesahan Lampiran Status Semakan : …………………. Tarikh : …………………………... Nama Pegawai : ………………….. Tandatangan : …………………….

Standard font : Times Roman, saiz 9, warna merah, alignment dalam kotak : left


5

PROSES-PROSES YANG PERLU DILAKUKAN SENDIRI OLEH PEMILIK

PROSES :

A. PROSES INSERT TEKS 1. a) Insert ‘CONTROLLED’

Pastikan teks ‘CONTROLLED’ tidak menutup sebarang nombor mukasurat yang berkenaan seperti nombor borang, lampiran dan sebagainya.

1. Buka file dalam PDF. Klik icon ‘T’ dan pilih FreeText Tool.


6

2. Drag garisan putus-putus sehingga menjadi saiz yang sesuai bagi memuatkan 2 perkataan tersebut. Mulakan menaip jika cursor berkelip-kelip muncul di dalam kotak.

3. Format standard untuk perkataan : Times Roman, saiz 18, center & warna merah. Untuk mendapatkan standard ini, klik kanan mouse di dalam kotak dan pilih ‘Properties’.

CONT|

CONTROLLED


7

4. Ikut standard ini dan klik OK.

5. Klik icon ‘Hand Tool’ (H) / icon jejari untuk menggerakkan kotak ke penjuru kanan spt yang tertera. Buat adjustment sehingga ia berada pada kedudukan yang sesuai. Adjustment boleh dibuat dengan menggerakkan salah satu penjuru kotak.

CONTROLLED


8

1. b) Proses ‘Copy & Paste’ Teks ‘CONTROLLED’

Proses ‘insert’ ‘CONTROLLED’ perlu dilakukan di setiap mukasurat. Bagi memudahkan proses ini, teks ‘CONTROLLED’ boleh di‘copy’ & ‘paste’ ke mukasurat lain. Terdapat 2 cara untuk ‘copy & paste’ teks ‘CONTROLLED’ ke mukasurat lain.

i. ‘Copy & Paste’ secara terus tanpa ‘adjustment’

6. Klik mouse di luar kawasan kotak dan border akan hilang. Kemudian save file spt biasa.

CONTROLLED

1. Buka mukasurat yang dilengkapi teks ‘CONTROLLED’.


9

2. Klik icon jejari dan klik teks spt yang dipaparkan.

3. Klik ‘Edit’ dan pilih ‘Copy’.

4. Buka mukasurat yang tiada teks ‘CONTROLLED’.


10

5. Klik ‘Edit’ dan pilih ‘Paste’.

6. Paparan teks spt yang ditunjukkan. Ulang proses ‘copy & paste’ ini ke mukasurat lain sehingga selesai. Kemudian save file spt biasa.


11

ii. ‘Copy & Paste’ dengan ‘adjustment’

1. Buka mukasurat yang sudah ada teks ‘CONTROLLED’.

2. Klik icon jejari, kemudian klik dalam kotak teks, klik kanan mouse dan pilih ‘Copy’.

CONTROLLED


12

3. Buka mukasurat yang tiada lagi teks ‘CONTROLLED’. Kemudian klik ‘FreeText Tool’.

4. Drag garisan putus-putus ke penjuru kanan mukasurat berkenaan sehingga menjadi kotak bersaiz spt yang diperlukan.


13

5. Klik dalam kotak kemudian klik kanan mouse, pilih ‘Paste’ spt dipaparkan.

6. Jika hasil paparan teks yang di‘paste’ adalah sama dengan teks yang di‘copy’, ulang proses ‘copy & paste’ sehingga selesai di mukasurat yang seterusnya tetapi jika ia berubah contohnya seperti teks ini - ia menunjukkan teks ‘CONTROLLED’ yang di‘paste’ tidak menepati standard font yang ditetapkan.

CONTROLLED


14

7. Tetapkan font yang standard untuk teks tersebut. Klik dalam kotak berkenaan, kemudian klik kanan mouse dan pilih ‘Properties’.

8. Ikut standard ini dan klik OK.


15

9. Buat ‘adjustment’ jika perlu. Teks ‘CONTROLLED’ dipaparkan spt yang ditunjukkan. Ulang proses ‘copy & paste’ ini di mukasurat seterusnya sehingga selesai dan save file spt biasa.


16

2. PROSES ‘INSERT’ NAMA

- ‘Insert’ Nama Pemilik Proses dan Ketua Jabatan di Mukasurat Hadapan

Caranya sama seperti cara ‘insert’ ‘CONTROLLED’


17

- ‘INSERT’ NAMA PADA LAMPIRAN REKOD PINDAAN


Gantikan tandatangan dengan perkataan seperti yang ditunjukkan.


18

3 ‘INSERT’ KOTAK PENGESAHAN LAMPIRAN PADA LAMPIRAN SPT BORANG, DAN SEBAGAINYA.


B. PROSES ‘INSERT FILE/PAGES’

1. Untuk menggabungkan lampiran hardcopy yang telah diPDFkan di UPDD dengan file yang telah ada softcopy, gabungan file perlu dilakukan. Klik ‘Document’ dan pilih ‘Insert Pages’.

CONTROLLED

Gantikan tandatangan dengan initial sahaja spt yg ditunjukkan.


19

2. Pilih file PDF yang hendak digabungkan dan klik ‘Select’.

3. Buat adjustment mengikut salinan asal keseluruhan Prosedur dan klik OK.


20

4. Setelah selesai kedua-dua file digabungkan dan jika didapati terdapat kesilapan susunan, mukasurat yang tidak diperlukan dan sebagainya, pilih salah satu ‘option’ yang dipaparkan ini. Lakukan proses ini sehingga dokumen menjadi lengkap seperti dokumen asal/bercetak. Setelah semakan akhir dibuat, save file spt biasa dengan nama baru.

5. Jika anda mendapati susunan mukasurat masih salah, ia boleh disusun semula dengan cara klik ‘Thumbnails’ di bahagian kiri window.


21

C. PROSES MENGUBAH KEDUDUKAN TEKS/OBJEK/SIMBOL

Jika teks/objek/simbol yang digunakan di dalam aplikasi asal berubah

kedudukannya apabila dokumen diPDFkan, sila ikut panduan ini.

6. Semua mukasurat akan dipaparkan dalam saiz kecil. Untuk mengubah kedudukan mukasurat kepada susunan yang dikehendaki, klik pada mukasurat yang dikehendaki dan drag kepada kedudukan yang sebenar. Kemudian, save file spt biasa.

1. Ini adalah contoh Lampiran Rekod Pindaan dalam PageMaker. Kedudukan simbol adalah berada dalam kolum yang telah ditetapkan.

CONTROLLED


22

Kedua-dua simbol ini berubah kedudukannya apabila diPDFkan.

2. Kedudukan simbol/objek telah berubah setelah diPDFkan. Untuk mengubah kedudukan simbol ke lokasi yang sepatutnya ia berada, klik icon ‘T’ dan pilih ‘TouchUp Object Tool’.


23

3. Klik pada simbol. Kotak biru akan dipaparkan spt yang ditunjukkan. Drag kotak ini sehingga ia berada di kolum yang betul. Kemudian save file spt biasa.


24

4. Contoh ini menunjukkan ‘Punca’ serta ayat ‘Semakan proses kerja’ tidak sama ‘alignment’nya dengan ayat ‘Pindaan di Objektif…’ di perenggan atas. Gunakan langkah yang sama yang ditunjukkan sebelum ini untuk menjadikan kedua-dua perenggan ini nampak selari.


25

D. PROSES ‘DELETE’ TEKS

1. Jika terdapat teks yang tidak diperlukan dan tidak di‘delete’ diaplikasi asal, ianya boleh di‘delete’ di PDF dengan klik ‘T’ dan pilih ‘TouchUp Text Tool’.


26

2. Klik pada teks yang ingin di‘delete’ dan kotak biru akan dipaparkan. Highlight teks yang ingin di‘delete’, klik kanan mouse, pilih ‘cut/delete’. Kemudian save file spt biasa.


27

E. PROSES MENETAPKAN ‘STANDARD DISPLAY/LAYOUT’

1. Bagi memastikan semua prosedur menepati standard paparan 100% (by default), klik ‘Edit’, pilih ‘Preferences’, pilih ‘General’.

3. Pilih ‘Magnification’ – 100% dan klik OK.

CONTROLLED

2. Pilih ‘Display’


28

4. Bagi memastikan standard layout by default ialah paper size A4, klik ‘File’ pilih ‘Print’.

5. Pilih ‘Acrobat Distiller’, kemudian klik ‘Properties’.

CONTROLLED


29

6. Pilih ‘Layout’, klik ‘Advanced…’

7. Pilih ‘A4’ dan klik OK.


30

F. PROSES ‘DOCUMENT SECURITY’

1. Buka file PDF, klik ‘File’, pilih ‘Document Security’.

8. Save file spt biasa.

CONTROLLED


31

2. Pilih ‘Acrobat Standard Security’.

3. Tick semua kotak (spt yang tertera) dan klik OK.


32

4. Klik ‘Display Settings…’ jika anda ingin menyemak semula ‘security’ yang telah dibuat.

5. Ini adalah senarai ‘security’ yang telah dibuat. Jika hasilnya spt yang dikehendaki, klik OK.

6. Jika ada masalah, klik ‘Change Settings…’ untuk set semula ‘security’ dan ulang semula proses semakan di no. 3, 4, & 5. Jika OK, klik ‘Close’ dan save file.


33

7. Proses semakan semula perlu dilakukan bagi memastikan file yang telah

diformatkan mengikut standard dari aspek ‘security, dan paparannya berjaya dipaparkan spt yang dikehendaki. Pastikan file PDF anda mempunyai icon ‘kunci’ bagi menunjukkan bahawa file PDF berkenaan telah ada ‘security’ dan icon-icon lain spt ‘printer, dan yang lain-lain tidak aktif.

Jika tiada masalah, hantar softcopy (PDF file) kepada DDC melalui emel/disket/pen drive/xternal drive, etc. Jika file anda bermasalah contohnya seperti paparan tidak spt standard yang ditetapkan, DDC akan memulangkan semula file berkenaan dan Pemilik Proses perlu membaikinya semula.

Icon ‘kunci’- menunjukkan file ini sudah ada ‘security’.

UNCONTROLLED CONTROLLED

panduan dokumen digital bagi sistem …portal.psz.utm.my/quality/images/stories/kualiti/lain... ·...

Documents