laporan pelaksanaan dan pencapaian objektif...

Information Excellence

LAPORAN PELAKSANAAN DAN LAPORAN PELAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI

JABATAN PERKHIDMATAN MAKLUMATJABATAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT

JULAI – DISEMBER 2006

Perpustakaan Sultanah Zanariah

LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITIJABATAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT

JULAI-DISEMBER 2006 UNIT PROMOSI

Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Catatan

1.0 Prosedur PenerbitanBuletinPerpustakaan

Buletin Perpustakaanditerbitkan mengikutjangkamasa yang ditetapkan iaitu 3 bulan sekali atau 4 kali setahun (Januari-Mac, April-Jun,Julai-September dan Oktober-Disember)

Buletin telah dihasilkan sepenuhnya oleh P(P1) dan percetakan luar iaitu:

i. Jilid 17, Bil.1, Jan-Mac 2006 ii. Jilid 17, Bil.2, April-Jun 2006 iii. Jilid 17, Bil.3, Julai-September

2006 dan iv. Jilid 17, Bil.4 Oktober-

Disember 2006

Setiap draf buletin telah mendapatpengesahan dari KKM, Ketua Pustakawan PSZ dan sebutharga perludiserahkan kepada Pegawai Eksekutif(PE) untuk diproses pembayaran.

Secara purata, jabatan telah mengeluarkan sebanyak 1,500 naskhah buletin setiap kali penerbitan.

Jawatankuasa BuletinPerpustakaan yang telahdibentuk berjayamenyumbangkansekurang-kurangnya satuartikel sepertimana yang dikehendaki.

Buletin yang siap akan diedarkan kepada semua jabatan di UTM dan edaran dalaman kepada pelawat PSZ.

Buletin Perpustakaansecara ‘online’ akan dibuat sebaik sahaja buletin bercetak siap dicetak.

1


2.0 Prosedur Penerbitan Buku PanduanPerpustakaan

Buku Panduan Perpustakaan (versiBahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris)diterbitkan dalam bentukcetak sebelum permulaan sesi baru pada setiap semester sementara objektif kualiti Buku Panduan Perpustakaanversi ‘online’ adalah memastikan maklumat terkini dapat diakses melalui portal PSZ.

Bagi tahun 2006, P(P1) telah membuatpembaharuan sedikit terhadap ‘layout’ dan ‘design’ dengan menambahkan gambar di mana sesuai.

Perancangan menyemak, mengedit dan menaip semula sebarang perubahanmaklumat bermula dari bulan Mac sehingga Mei 2006. Kelulusan dari KKM diperolehi terlebih dahulu sebelum kerja-kerja percetakan dilakukan pada hujung bulan Jun (sebelum semester dibuka).

Jabatan telah mengeluarkan sebanyak 250 naskhah buku panduan pada penerbitan ini.

Sebanyak 100 naskhah (50 naskhah setiap versi) telah dihantar ke PSZ CityCampus, Kuala Lumpur.

Manakala yang lain-lainnya adalah untuk edaran dalaman.

Sehingga kini kesemua keluaran buku panduan perpustakaan telahberjaya disiapkan mengikutjangkamasa yang telah ditetapkan.

Penerbitan Buku Panduan/LibrayHandbook2006/2007 dalam format ‘online’ telah dibuat terus ke portal sebaiksahaja maklumatdikemaskini darimasa ke semasa

2


3.0 Prosedur PerkhidmatanHalamanKandungan

(i) Memastikan proses penghantaran HalamanKandungan kepada pemohon dibuat dalam masa 10 hari bekerjauntuk jurnal bercetakdan jurnal atas talian bermula dari tarikhpenerimaan jurnal bercetak di Buku Rekod PenerimaanJurnal sehingga tarikhsurat penghantaran Halaman Kandungan.

(ii)Memastikanpenghantaran judul jurnal memenuhi 80% permintaan pemohon Halaman Kandungan setahun.

Laporan Julai – Disember 2006

i) Penghantaran Halaman Kandungan kepada pemohon telah dibuat dalam masa kurang dari 10 hari bekerja(rujuk Lampiran I)

ii) Jumlah keseluruhan penghantaran Halaman Kandungan berjaya memenuhi lebih dari 80% permintaan pemohon setahun iaitu92.7% (rujuk Lampiran II).

3

Lampiran I

BulanPenerimaan

JurnalBercetak

PenghantaranHalamanKandungan

Bil. Hari Memproses

JumlahPenghantaran

FormatJurnal

Julai 26.07.2006 26.07.20061 hari

3 hari

35

66

BercetakAtas

talian

Ogos 23.08.2006 28.08.20062 hari

3 hari

28

71

BercetakAtas

talian

September 28.09.2006 04.10.20065 hari

4 hari

47

78

BercetakAtas

talian

Oktober 30.10.2006 03.11.20065 hari

3 hari

28

79

BercetakAtas

talian

November 21.11.2006 28.11.20066 hari

3 hari

42

79

BercetakAtas

talian

Disember 04.12.2006 11.12.20065 hari

3 hari

36

53

BercetakAtas

talianJumlah 642

4

Lampiran II

Bulan Format Jurnal Jumlah Penghantaran

Januari-Jun BercetakAtas talian

352415

Julai-DisemberBercetak

Atas talian 216426

Jumlah Penghantaran Januari-Disember 2006 Bercetak & Atas talian 1409

Jumlah penghantaran yang sepatutnya Januari-Disember 2006

Bercetak & Atas talian 1520

Jumlah peratus yang berjaya memenuhi permintaan pemohon Halaman Kandungan setahun dikiraseperti berikut:

Jumlah penghantaran Januari-Disember 2006 _______________________________________________________________ X 100

Jumlah penghantaran yang sepatutnya Januari-Disember 2006

1409 X 100 = 92.7%1520

5

UNIT RUNDING MAKLUMAT


4.0 Prosedur MenguruskanPerkhidmatanInterlibrary Loan (ILL Daripada PSZ Kepada PSZ Cawangan dan Institusi Luar)

5.0 Prosedur MenguruskanPerkhidmatanInterlibrary Loan (ILL Kepada PSZ Daripada PSZ Cawangan dan Institusi Luar)

Memastikan bahan permohonan melalui ILLdibekalkan kepada pelanggan dalam tempohyang ditetapkan.

PSZ Cawangan Kuala Lumpur – 3 minggu daritarikh permohonan.

Institusi tempatan dan Singapura – 1 bulan daritarikh permohonan.

BLDSC dan luar- 2 bulan dari tarikh permohonan.

Memastikan permohonanbagi pembekalan bahan ILL diproses dalam masa 5 hari bekerja.

Tempoh Perolehan Bahan ILLi) ILL Dari PSZ Cawangan KL. < 3 minggu – 98% > 3 minggu – 2%

ii) ILL Dari Institusi Tempatan danSingapura

< 1 bulan – 88% > 1 bulan – 12%

iii) ILL Dari BLDSC < 2 bulan – 100%

Tempoh Pembekalan Bahan ILL ke Institusi Luar.

1 hingga 5 hari – 86% 6 hari - 14%

Sila rujuk keterangan lanjut seperti di lampiran.

6

Lampiran

Tempoh Proses Pembekalan Bahan ILL dari PSZ Cawangan KL.

Hari Bilangan Peratus

< 3 minggu 54 98%

> 3 minggu 1 2%

Jumlah 55 100%

Tempoh Proses Pembekalan Bahan ILL dari Institusi Tempatan dan Singapura.


< 1 bulan 102 88%

> 1 bulan 14 12%

Jumlah 116 100%

7

Tempoh Proses Pembekalan Bahan ILL dari BLDSC


< 2 bulan 9 100%

> 2 bulan - -

Jumlah 9 100%

Tempoh Pembekalan Bahan ILL Ke Institusi Luar


1 71 15%

2 85 18%

3 113 25%

4 69 15%

5 59 13%

6 65 14%

Jumlah 462 100%

8


6.0 Prosedur Pengendalian Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan

i) Memastikan semua maklumbalas diakui penerimaan serta melayan pertanyaan ringkas bagi aduan, dan penghargaan dalam masa 2 hari bekerja.

ii) Memastikan tempoh tindakan edaran kepada Pustakawan tidak melebihi daripada tiga (3) hari bekerja.

Laporan Julai – Disember 2006.

a) Borang Maklumbalas

i) Objektif bagi perakuan penerimaan serta melayan pertanyaan ringkas berjaya dicapai mengikut tempoh.

ii) Tempoh edaran bagi semua maklumbalas berjaya dicapai di dalam tempoh

Daripada 8 maklumbalas, 7 adalahkategori perkhidmatan dan 1 merupakankategori koleksi. Sebanyak 11 isu yangditerima iaitu aduan sebanyak 5 isu,cadangan 5 dan penghargaan sebanyak1 isu.

Laporan keseluruhan PerkhidmatanPerpustakaan Melalui BorangMaklumbalas.

Rujuk Lampiran 1

Rujuk Lampiran 1

Rujuk Lampiran 2

Rujuk Lampiran 3

9


b) Maklumbalas melalui emel

i) Objektif bagi perakuan penerimaan serta melayan pertanyaan ringkas berjaya dicapai mengikut tempoh.

ii) Tempoh edaran bagi semua maklumbalas berjaya dicapai di dalam tempoh

3 maklumbalas yang diterima adalah melibatkan kategori staf. Sebanyak 3 isu yang diterima iaitu penghargaansebanyak 2 isu dan aduan sebanyak 1isu.

Laporan keseluruhan maklumbalasPerkhidmatan Perpustakaan Melalui Emel .

Rujuk Lampiran 4

Rujuk Lampiran 4

Rujuk Lampiran 5

Rujuk Lampiran 6

10


b) Maklumbalas melalui emel ( pertanyaan secara umum)

Sebanyak 146 emel diterima diklasifikasisebagai pertanyaan perpustakaan secaraumum. Ianya dikategori sebagai maklumbalas perpustakaan disebabkan tertumpu kepada pertanyaan secaraumum .

Maklumbalas yang diterima adalah melibatkan kategori perkhidmatan dan kemudahan (138) , koleksi (6) dan lain-lain (2).

Statistik bagi jumlah penerimaan emel

yang diterima mengikut saluran yang

disediakan.

Perincian Kategori Emel MengenaiPerpustakaan Secara Umum.

Rujuk Lampiran 7

Rujuk Lampiran 7

Rujuk Lampiran 8

11


Cadangan Penambahbaikan

i) Maklumbalas yang diterima

melalui Modul “Online Reference

Desk” akan dimasukkan bagi

salah satu saluran maklumbalas

mulai Jan 2007.

12

Lampiran 1 BILANGAN HARI JUMLAH

1 Hari 8

2 Hari -

Melebihi 2 hari -

JUMLAH 8

Jadual 1 : Perakuan Penerimaan Serta Melayan Pertanyaan Ringkas Mengikut Bilangan Hari

Bagi Borang Maklumbalas

BILANGAN HARI JUMLAH

1 Hari 7

2 Hari -

3 Hari 1

Melebihi 3 hari -

JUMLAH 8

Jadual 2 : Peredaran Borang Kepada Pustakawan Mengikut Bilangan Hari bagi Borang Maklumbalas

13

Lampiran 2

JENIS PERSOALAN KATEGORI

MAKLUMBALAS

BIL.

M/BALAS ADUAN(a)

CADANGAN(b)

PENGHARGAAN(c)

JUMLAH

(a+b+c)

PERKHIDMATANDAN KEMUDAHAN

7 4 5 1 10

KOLEKSI 1 1 - - 1

STAF - - - - -

LAIN-LAIN - - - - -

JUMLAH 8 5 5 1 11

Jadual 3 : Bilangan Borang Maklumbalas Mengikut Kategori serta Aduan, Cadangan dan Penghargaan

14

LAMPIRAN 3

MAKLUMBALAS PERKHIDMATAN PERPUSTAKAAN (PSZ 27.1 PIN.1/2002) JULAI HINGGA DISEMBER 2006.

BIL PERSOALAN JUMLAH PENGHARGAAN ADUAN CADANGAN TINDAKAN CATATAN

1.0 Perkhidmatan dan kemudahan

1.0 Pengguna mendapatisebahagian komputer di PSZtiada mempunyai “powerpoint”. Ini menyukarkanpihak pengguna mengakses nota “tutorial” yang terdapat di dalam aplikasi ini.

1.0 Penggunamencadangkan supayasemua PC dipertingkatkan supaya mempunyaiaplikasi ini.

1.0 JBA memaklumkan instalasi aplikasi di mana-mana PC di PSZ termaktub di bawah jumlah “user licence”. CICT adalah jabatan bertanggungjawab bagi pembelian “Microsoft software product” dengan jumlah “unlimited” “user licence” . Sekiranya ianya diperolehi, PSZ mempunyai kuasa untuk instalasi aplikasi ini di semua PC pengguna

2.0 Permintaan terhadappenggunaan PC amat ketara.Adalah lebih baiksekiranya jumlah PC yang sediada ditingkatkan. Ini adalah kerana adalah sukar untuk menggunakan PC. Ruang di Aras 2 di mana penempatan kerusi dan meja boleh digunakan untuk tempat bagi perkhidmatan ini.

2.0 Pihak JBA telah memohon untuk mendapatkan tambahan PC melalui RMK9 .Ini akan bergantung kepada pengurusan CICT danuniversiti.

1.Selesai Pemasangan aplikasi akan dilakukan oleh JBAsekiranya CICT berjaya mendapatkan“user licence” yang lebih banyak.

(No siri 19/2006 bertarikh01 Ogos 2006 yang diterima pada 01Ogos 2006 )

2.0.Selesai Permohonan di bawah RMK9 telah dilakukan oleh JBA.

(No siri 20/2006 bertarikh07 Ogos 2006 yang diterima pada 08Ogos 2006 )

15



3.0 Lampu di bilik karelkurang terang. Pihak PSZ diminta untuk mengambil tindakan.

4.0 Pengguna merasakanpenukaran siaran televisyen pada jam 10.30 pagi adalah kurang sesuai. Rancangan“Discovery” mengambil masasatu jam. Dan apabila belumsempat habis menonton rancangan ini akan ditukar.

4.0 Dicadangkanpenukaran siaran dipinda ke jam 11.00 pagi.

4.0 (a) Semakan oleh Unit Media adalah waktu siaran ASTRO tidak semuanya panjang kerana ada juga siaran di dalam masa setengah jam.(Rujuk fail Asto Guide di meja tayangan). Siaran yang sama juga akan diulang beberapa kali dalam sebulan pada masa yang berbeza-beza. Ini bagi membolehkan pengguna ASTRO merancang

3.0 (a)Semakan oleh URM di buku rekod penggunaan Bilik Karel , pengguna telah menggunakan Bilik Karel No. K60

(b)Unit Sirkulasi telah menyemak lampu di bilik ini dan ianya berfungsi.Semakan terperinci mendapati BK60 kurang sedikit pencahayaan daripada bilik bersebelahan di mana ianya tiada mendapat pencahayaan dari luar. Pengguna dinasihatkan untuk menggunakan bilik karel yang mempunyai pencahayaan luar yang lebih tinggi.

3.0.Selesai

Unit Sirkulasi telahmembuat semakan bagi BK60 danLampu berfungsi dengan baik.

(No siri 21/2006 bertarikh08 Sept 2006 yang diterima pada tarikh yang sama Ogos )

4.0.Selesai

Unit Media telah mengubah jadual waktu siaran sepertimanapermohonan.

(No siri 22/2006 bertarikh26 Sept 2006 yang

16



5.0 (a) Pengguna meminta pengembalian wang bagidendaan yang dikenakan keatas beliau pada 23 Oktober 2006. Ini adalah kerana tarikh tersebut adalah hari cuti umum di mana ianya tiada dikemaskini di sistem.

(Dendaan adalah sebanyakRM0.80 yang telah dibayarpada 26 Oktober pada jam1.55 petang denga no resit : #7_SALIH_12.

masa menonton pengguna.

b) Merujuk kepada aduan pengguna dan demi mengambil kira masa pengguna yang terhad di PSZ, pihak kaunter media akan mengubah waktu siaran seperti yang dimohon pengguna pada 29 Sept 2006.

Jadual baru adalah : i) Discovery – 8.00 hingga 11.00 pagi. ii) Animal Planet – 11.00 pagi hingga 1.30 petang. iii) Lain-lain adalah seperti sediakala.

5.0 (a) Semakan oleh Unit Sirkulasi mendapati tarikh berkenaan tiada diset oleh sistem disebabkan penetapan tarikh bagi cuti telah diset pada awal tahun. PSZ akan membuat pengembalian bagi jumlah dendaan yang terlibat.

(b) Didapati masalah ini dapat diselesaikan sekiranya pengguna berjumpa dengan Pembantu Kanan bagi pengecualian dendaan.

diterima padatarikh yang sama )

5.0.Selesai

Unit Sirkulasi telah membuatpengembaliandendaan dan penukaran tarikh di sistem.

(No siri 23/2006 bertarikh06 Nov 2006 yang diterima pada tarikh yang sama )

17



6.0 Terima kasih di atasperkhidmatan yang baik. Teruskan usaha ini!.

7.0 (a) Lokasi PC untuk tayangan video korporat PSZ dicadangkan untuk diubah ke lokasi yanglebih sesuai untuktayangan umum. Adalahmustahil bagi pengguna hendak menghabiskanmasa/mengisi kelapangan dengan berdiri di depan PC tersebut kecualisemasa prosespeminjaman ataupemulangan.

(b) Muzik di ruang suratkhabar kurang sesuai memandangkan tayangan TV adalah terletak berhampiran dan mengeluarkan bunyi. (b)Muzik instrumental

seperti yang disediakan di baris komputer MPP dankaunter sirkulasi dicadangkan disediakan di ruang bacaan surat khabar.

7.0 (a) Matlamat PC video ditempatkan berhampiran kaunter adalah bagi tayangan kepada pengguna yang sedia beratur untuk peminjaman dan pemulangan. Ini bagi membolehkan mereka mendapat maklumat PSZ sementara menanti layanan/giliran mereka.

6.0 .Selesai(No siri 25/2006 bertarikh30 Nov 2006 yang diterima pada tarikh yang sama Ogos )

7.0 .Selesai

(a) PC yang disediakan adalah bagi penggunamendapat maklumat PSZ sementara menanti layanan dan giliran mereka.

b) Penyediaan muzik di ruang suratkhabar kurang sesuai .

(No siri 26/2006 bertarikh07 Dis 2006 yang diterima pada 11Dis 2006 )

18



2.0 Koleksi 1.0 Buku berjudul “ Power System Stability and Control” koyak di bahagian “spine” dan hujung buku mempunyai kesan akibat air.

1.0. Semakan oleh P(RM1) mendapati pengguna telah meminjam buku ini pada hari yang sama beliau melaporkan aduan. Pengguna juga telah dihubungi dan memaklumkan buku ini masih di dalam keadaan yang baik dan masih boleh dirujuk.

2.0 Rekod patron telah dkemaskini dengan menginput bahawa pengguna tiada akan dikenakan bayaran dendaan semasa pemulangan buku dilakukan.

3.0 Buku yang rosak akan dihantar untuk proses jilidan. Staf Unit Sirkulasi telah dimaklumkan untuk tidak memproses peminjaman bagi bahan yang sedang di dalam proses pembaikan.

1.0 .Selesai

Tindakan telah diambil oleh Unit Sirkulasi .

(No siri 24/2006 bertarikh20 Nov 2006 yang diterima pada tarikh yang sama )

19

Lampiran 4 BILANGAN HARI JUMLAH

1 Hari 3

2 Hari -

Melebihi 2 hari -

JUMLAH 3

Jadual 1 : Perakuan Penerimaan Serta Melayan Pertanyaan Ringkas Mengikut

Bilangan Hari bagi Emel

BILANGAN HARI JUMLAH

1 Hari 3

2 Hari -

3 Hari -

Melebihi 3 hari -

JUMLAH 3

Jadual 2 : Peredaran Borang Kepada Pustakawan Mengikut Bilangan Hari bagi Emel

20

Lampiran 5

JENIS PERSOALAN KATEGORI

MAKLUMBALAS

BIL.

M/BALAS ADUAN(a)

CADANGAN(b)

PENGHARGAAN(c)

JUMLAH

(a+b+c)

PERKHIDMATANDAN KEMUDAHAN

- - - - -

KOLEKSI - - - - -

STAF 3 1 - 2 3

LAIN-LAIN - - - - -

JUMLAH 3 1 - 2 3

Jadual 3 : Bilangan Maklumbalas Emel Mengikut Kategori serta Aduan , Cadangan dan Penghargaan

21

Lampiran 6 ANALISIS MAKLUMBALAS PERPUSTAKAAN PERTANYAAN RUJUKAN MELALUI EMEL DARI JULAI HINGGA DISEMBER 2006


1.0 Staf 1.0 Pengguna ingin mengucapkan ribuan terima kasih kepada staf perpustakaan atas bantuan berbanding dengan staf di tempat lain. Sekurang-kurangnya tahu senyum dan tiada berlagak.Terus berusaha demi kemajuan Malaysia.

2.0 Terima kasih di atas layanan mesra staf di Meja Penasihat. Budi bahasa budaya kita.

Selesai.

No siri : PE12/2006bertarikh 28 Sept 2006 yang diterima pada tarikh yang sama)

Selesai.

No siri : PE13/2006bertarikh 30 Sept 2006 yang diterima pada tarikh yang sama)

22

ANALISIS MAKLUMBALAS PERPUSTAKAAN PERTANYAAN RUJUKAN MELALUI EMEL DARI JULAI HINGGA DISEMBER 2006

BIL PERSOALAN JUMLAH PENGHARGAAN ADUAN CADANGAN TINDAKAN CATATAN3.0 Pengguna telah melakukan proses “hold” bagi satu judul buku yang sangat penting bagi penyelidikan.

Sehari selepas tarikh “due” bagi buku tersebut , pengguna mendapati ianya telah dipinjam oleh pengguna lain.

Makluman daripada staf di kaunter menjelaskan bahawa berkemungkinan buku tersebut telah di “hold” oleh pengguna lain dan meminta menyemak di patron function di “Hold list”. Pihak pengguna telah cuba di “patron function” walaubagaimanpun tiada berjaya.

Jawapan yang diberi agak kasar. Sebagai pegawai kanan kerajaan pengguna berasa tidak selesa dengan layanan ini. Beliau akan menerima sekiranya buku tersebut sememangnya telah di tempah oleh orang lain atau mungkin secara tidak sengaja dipinjamkan kepadapengguna lain.

3.0 (a) P(RM1) telah menghubungi pengguna pada 21 Nov 2006. Daripada maklumbalas pengguna, kejadian berlaku di antara 17 atau 18 Nov 2006. Beliau memaklumkan kurang berpuashati dengan maklumbalas daripada staf kaunter. Pengguna ke kaunter bagi menyemak “hold queue”. Berkemungkinan staf di kaunter merasakan pertanyaan beliau berkaitan “hold list” dan staf meminta beliau ke “patron function” untuk semak “holg list”.

(b) P(SK) telah memberi maklumbalas melalui emel bertaikh 21 Nov 2006. Maklumbalas melibatkan“hold” bagi 2 buah buku.Bagi buku berjudul “Case study research in education” , dan “Applications of case study research” pengguna adalah penempah kedua.

Selesai.

Tindakan telah diambil oleh P(SK)

No siri : PE14/2006bertarikh 18 Nov 2006 yang diterima pada 20 Nov 2006)

23

ANALISIS MAKLUMBALAS PERPUSTAKAAN PERTANYAAN RUJUKAN MELALUI EMEL DARI JULAI HINGGA DISEMBER 2006


Keterangan terperinci juga telah diberikan oleh P(SK) bagi kemudahan pinjaman.

c) P(SK) juga memohon maaf di atas layanan yang kurang memuaskan daripada staf

24

Lampiran 7

KATEGORI JUMLAH EMEL

PERKHIDMATAN DAN KEMUDAHAN 138

KOLEKSI 6

LAIN-LAIN 2

STAF 0

JUMLAH 146

Jadual 1 : Bilangan Maklumbalas Emel (Umum) Mengikut Kategori

SALURAN JUMLAH EMEL

INFOLAN2 - PATRON FUNCTIONS (GeoWeb) 115

APLIKASI PERPUSTAKAAN ( Ask the Librarian) 27

EMEL UMUM (“PUBLIC EMAIL) 4

JUMLAH 146

Jadual 2 : Bilangan Maklumbalas Emel (Umum) Mengikut Saluran

25

Lampiran 8Jadual 3 : Perincian Kategori Emel Mengenai Perpustakaan Secara Umum

Bil. Perincian bagi Kategori Jumlah

1.0 Kemaskini Rekod Patron 72

2.0 Pembaharuan dan Tempahan 28

3.0 Peminjaman dan pemulangan 14

4.0 Pangkalan data atas talian 6

5.0 Infolan2 dan Aplikasi Perpustakaan 5

6.0 Kelas Kemahiran 3

7.0 Lokasi buku 3

8.0 Keahlian 3

9.0 Inter Library Loan 3

10.0 VPN ,e-learning & pendaftaran subjek 3

11.0 Buku Status “available” yang tiada dapat dikesan.

2

12.0 Lain-lain 2

13.0 Permohonan buku “In processing” 1

14.0 Kemudahan Laptop 1

Jumlah Keseluruhan 146

26

UNIT PENGURUSAN MAKLUMAT


7.0 Prosedur PerlaksanaanKelas Kemahiran PencarianMaklumat

Memastikanmaklumbalas pelajar yang menghadiri kelas kemahiran mencapai 50% tahap kepuasan.

Laporan Julai – Disember 2006.

i) Kelas Kemahiran Asas

Tahap kepuasan pelajar terhadapkelas kemahiran asas adalah 74.7%.

ii) Kelas Kemahiran Lanjutan

Tahap kepuasan pelajar terhadapkelas kemahiran asas adalah 90.9%.

iii) Penilaian Fasilitator Kelas KemahiranAsas & Kelas Kemahiran Lanjutan

Skor yang diberi oleh pelajar untukfasilitator kedua-kedua kelas kemahiran adalah tinggi. Skor untukkelas kemahiran asas adalah 80.4% dan 97.2% untuk kelas kemahiranlanjutan.

Sila rujuk keterangan lanjut seperti di lampiran.

27

LampiranProsedur Perlaksanaan Kelas Kemahiran pencarian Maklumat

Kajian dibuat berdasarkan borang penilaian yang diedarkan kepada pelajar yang menghadiri kelas kemahiran asas dan kelaskemahiran lanjutan dari Julai – Disember 2006.

Analisis data dilaksanakan dengan menggunakan kaedah analisis deskriptif. Dalam kaedah ini, skor yang diberikan oleh pelajar untuk Soalan 1 hingga Soalan 10 dalam borang penilaian akan dijumlahkan. Jumlah skor ini akan dikategorikan kepada tiga tahap kepuasan, iaitu Rendah, Sederhana dan Tinggi seperti di Jadual 1.

Jadual 1: Kategori Jumlah Skor

Jumlah Skor Tahap

10 hingga 23 24 hingga 37 38 hingga 50

RendahSederhana

Tinggi

i) Kelas Kemahiran Asas Tahap kepuasan pelajar terhadap Kelas Kemahiran Asas adalah seperti di Jadual 2.

Jadual 2: Tahap Kepuasan Pelajar Terhadap Kelas Kemahiran Asas

Tahap Kekerapan( n = 1572 )

Peratus (%)

Rendah 8 0.5Sederhana 390 24.8

Tinggi 1174 74.7

Jumlah 1572 100

Min : 40.0872 Minimum : 15Sisihan Piawai : 4.76013 Maksimum: 50

28

Jadual 2 menunjukkan 74.7% (n=1174) menyatakan tahap kepuasan terhadap Kelas Kemahiran Asas yang dianjurkanoleh PSZ adalah pada tahap tinggi. 24.8% (n=390) pelajar menyatakan tahap kepuasan terhadap kelas adalah pada tahap yang sederhana, manakala hanya sebilangan kecil pelajar iaitu 0.5% (n=8) mempunyai tahap kepuasan yangrendah terhadap Kelas Kemahiran Asas yang mereka ikuti.

ii) Kelas Kemahiran Lanjutan

Tahap kepuasan pelajar terhadap Kelas Kemahiran Lanjutan adalah seperti di Jadual 3.

Jadual 3: Tahap Kepuasan Pelajar Terhadap Kelas Kemahiran Lanjutan

Tahap Kekerapan( n = 1589 )

Peratus (%)

Rendah 4 0.3Sederhana 134 8.9

Tinggi 1375 90.9

Jumlah 1513 100Min : 42.33 Minimum : 10Sisihan Piawai : 4.390 Maksimum: 50

Jadual 3 menunjukkan 90.9% (n=1375) menyatakan tahap kepuasan terhadap Kelas Kemahiran Lanjutan yangdianjurkan oleh PSZ adalah pada tahap tinggi. 8.9% (n=134) pelajar menyatakan tahap kepuasan terhadap kelas adalah pada tahap yang sederhana, manakala hanya sebilangan kecil pelajar iaitu 0.3% (n=4) mempunyai tahapkepuasan yang rendah terhadap Kelas Kemahiran Lanjutan yang mereka ikuti.

iii) Penilaian Fasilitator Kelas Kemahiran oleh Pelajar

Soalan 8 dalam borang penilaian membenarkan pelajar menilai fasilitator yang memberi taklimat dalam kelas kemahiran tersebut. Untuk menganalisis data ini, satu jadual ‘cross tabulation’ diwujudkan. Jadual ini mengandungi Nama Fasilitator serta skor yang diberi oleh pelajar untuk Soalan 8.

29

Jadual 4: Skor Penilaian Fasilitator Kelas Kemahiran Asas Fasilitator menyampaikan taklimat kelas kemahiran dengan cara yang mudah difahami

Fasilitator 1(sangat tidak setuju)

2(tidak setuju)

3(tiada pendapat)

4(setuju)

5(sangat setuju)

Jumlahpelajar

HZ 0 0 4 31 43 78HS 0 0 11 45 19 75HH 0 2 5 48 41 96HN 0 0 3 21 15 39HO 0 0 1 25 7 33JA 0 1 2 30 15 48JI 1 0 10 31 19 61KMJ 0 1 2 30 17 50MFMY 0 0 1 6 3 10MNI 1 0 1 16 5 23MRK 0 0 3 44 42 89MMY 0 0 3 29 14 46MH 0 1 14 64 44 123NAS 0 3 5 54 40 102NEH 0 1 1 11 11 24NAM 0 0 2 7 6 15NHDK 0 3 7 59 26 95NY 0 1 12 44 12 69NS 0 2 2 47 23 74SS 0 0 0 14 8 22SNMA 0 1 2 44 69 116YHMY 0 0 9 23 10 42YP 1 0 19 14 10 44ZD 1 1 5 44 37 88ZA 1 2 3 46 23 75ZR 0 0 1 17 15 33Jumlah 5

(0.3%)19

(1.2%) 128 (8.2%) 844(53.8%) 574 (26.6%) 1570

(100%)

30

Jadual 4 menunjukkan skor yang diberi oleh pelajar terhadap fasilitator mereka. Dapat dilihat bahawa hanya sebilangan yang sangat kecil iaitu 1.5% (iaitu 0.3% + 1.2%) atau 24 daripada 1570 orang pelajar menyatakan bahawa mereka tidaksetuju dengan kenyataan bahawa fasilitator telah menyampaikan taklimat kelas kemahiran dengan cara yang mudah difahami. 8.2% (128 pelajar) tiada pendapat , manakala majoriti pelajar iaitu 80.4% (iaitu 53.8% + 26.6%) atau 1418pelajar setuju bahawa fasilitator telah menyampaikan taklimat kelas kemahiran dengan cara yang mudah difahami.

Jadual 5 - Skor Penilaian Fasilitator Kelas Kemahiran Lanjutan

Fasilitator menyampaikan taklimat kelas kemahirandengan cara yang mudah difahami

Fasilitator

1(sangattidak

setuju)

2(tidaksetuju)

3(tiada

pendapat)

4(setuju)

5(sangatsetuju)

Jumlahpelajar

HO 0 0 4 31 43 78MFMY 1 0 2 50 113 166MMY 0 0 3 68 105 176NAS 0 1 6 97 122 226NEH 0 1 0 18 13 32NHDK 2 0 4 92 89 187SS 1 0 2 77 82 162SNMA 0 0 0 10 19 29YP 0 0 5 18 3 26ZD 0 0 8 99 132 239ZR 1 0 3 89 91 184Jumlah 5

(0.3%)2

(0.1%)35

(2.3%)646

(42.7%)825

(54.5%)1513

(100%)

Jadual 5 menunjukkan skor yang diberi oleh pelajar terhadap fasilitator kelas kemahiran lanjutan. Sebilangan yangsangat kecil iaitu 0.5% (iaitu 0.3% + 0.1%) atau 7 daripada 1513 orang pelajar menyatakan bahawa mereka tidak setujudengan kenyataan bahawa fasilitator telah menyampaikan taklimat kelas kemahiran dengan cara yang mudah difahami. 2.3% (35 pelajar) tiada pendapat, manakala majoriti pelajar iaitu 97.2% (42.7% + 54.5%) atau 1471 pelajar setuju bahawafasilitator telah menyampaikan taklimat kelas kemahiran dengan cara yang mudah difahami.

31

32

Kesimpulannya, secara keseluruhannya fasilitator-fasilitator kelas kemahiran asas dan kelas kemahiran lanjutan telah berjaya melaksanakan tugas yang dipertanggungjawabkan dengan baik.

iv) Cadangan penambahbaikan program kelas kemahiran

Semua cadangan penambahbaikan dari pelajar yang menghadiri kelas kemahiran asas dan kelas kemahiran lanjutan diambilkira dan langkah-langkah penambahbaikan telah diadakan seperti berikut:

a) Laporan kerosakan serta masalah dimajukan segera ke Unit Media, Pemeliharaan & Pemuliharaan melalui borang laporan kerosakan yang dilampirkan dalam fail fasilitator kelas kemahiran.

b) Penyenggaraan komputer di makmal pencarian maklumat setiap minggu oleh Unit Media, Pemeliharaan & Pemuliharaan untuk memastikan komputer berfungsi dengan baik dan rangkaian Internet boleh diakses.

c) Semakan dan penambahbaikan terhadap modul kelas kemahiran agar pelajar mudah faham dan jelas.

d) Cadangan kepada pihak pengurusan agar fasilitator yang terlibat dengan kelas kemahiran akan diberi kursus pendedahan mengenai kaedah pengajaran yang lebih berkesan.

laporan pelaksanaan dan pencapaian objektif...

Documents