laporan perlaksanaan dan pencapaian...

1

LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI UNIT : PROMOSI DAN ALUMNI, BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT

JULAI-DISEMBER 2010

PROSEDUR : PENERBITAN BULETIN PERPUSTAKAAN

Objektif Kualiti Pencapaian (Nyatakan Capai/Tidak Capai)

Punca Masalah (Jika Tidak Capai) Penambahbaikan Catatan

Buletin Perpustakaan diterbitkan sebanyak 4 keluaran setahun iaitu Januari-Mac, April-Jun, Julai-September dan Oktober-Disember dan siap dicetak untuk pengedaran dalam tempoh satu bulan berikutnya.

TIDAK CAPAI Sepanjang Julai-Disember 2010, Buletin telah dihasilkan sepenuhnya oleh P (P1) dan percetakan luar iaitu:

i. Jilid 21, Bil.3, Julai-Sept 2010 (1,500 naskhah)

ii. Jilid 21, Bil.4, Okt-Dis 2010 (1,500 naskhah)

Objektif kualiti tidak dapat dicapai.

Kelewatan dalam mendapatkan artikel untuk dimuatkan ke dalam buletin.

1. Melantik secara

rasmi wakil dari setiap bahagian bagi memastikan artikel yang bersesuaian dapat diberikan kepada P(P1) tepat pada masanya.

2. Mendapatkan bahan melalui sumber alternatif seperti blog rasmi pustakawan dan staf.

3. Mewujudkan Sidang Editor Bahasa Inggeris untuk aktiviti terjemahan dan semakan artikel.

2


JULAI-DISEMBER 2010

PROSEDUR : PENERBITAN BUKU PANDUAN PERPUSTAKAAN



Memastikan maklumat terkini dalam Buku Panduan Perpustakaan dapat diakses melalui Portal PSZ dan diterbitkan dalam bentuk cetak sebelum permulaan sesi baru.

TIDAK CAPAI Buku Panduan Perpustakaan telah diterbitkan pada 16 Julai 2010. Objektif kualiti tidak dapat dicapai.

Kelewatan berpunca daripada perubahan maklumat di saat akhir.

1. Mengadakan perbincangan secara rasmi dengan Pustakawan yang terlibat bagi memastikan maklumat yang dipaparkan adalah terkini dan tepat.

2. Menyemak semula objektif kualiti seperti berikut: ”Memastikan maklumat terkini dalam Buku Panduan Perpustakaan dapat diakses melalui Portal PSZ dan diterbitkan dalam bentuk cetak tujuh (7) hari sebelum permulaan sesi baru.”

3


JULAI – DISEMBER 2010 PROSEDUR : PERKHIDMATAN HALAMAN KANDUNGAN



(i) Memastikan proses

penghantaran Halaman Kandungan kepada pemohon dibuat dalam masa 7 hari bekerja seperti berikut :

1. Untuk jurnal

bercetak bermula dari tarikh penerimaan jurnal bercetak di Buku Rekod Penerimaan Jurnal sehingga tarikh surat penghantaran Halaman Kandungan.

2. Untuk jurnal atas

talian bermula dari tarikh menerima alert dari pangkalan data sehingga tarikh emel penghantaran Halaman Kandungan.

Pencapaian penghantaran Halaman Kandungan : CAPAI :

Jurnal Bercetak < 7 = 100 %

> 7 = -

CAPAI :

Jurnal Atas Talian < 7 = 100 % > 7 = -

Perbandingan antara Julai-Dis 2009 & Julai-Dis 2010 adalah seperti berikut: Bil. hari

JULAI – DIS

2009

JULAI – DIS

2010

Cetak

Atas Talian

Cetak

Atas Talian

< 7 31% 26% 100% 100% > 7 27% 16% - -

-

1. Membuat kajian

(survey) berkenaan respon/pendapat kalangan pensyarah UTM tentang perlaksanaan PHK .

2. Pembaharuan dari

segi kaedah PHK bagi jurnal elektronik menggunakan aplikasi RSS Feed di blog pemohon atau di portal PSZ agar lebih relevan dan efektif.

• Penambahbaikan

berkenaan adalah hasil daripada maklum balas pensyarah berkaitan PHK yang mungkin agak kurang relevan pada masa sekarang memandangkan jurnal akses boleh dilakukan sendiri. Walaubagaimanapun hasil perbincangan menyatakan PHK perlu dikekalkan melalui kaedah yang lebih relevan dan efektif seiring dengan era IT masa kini.

4



ii) Memastikan

penghantaran judul jurnal memenuhi 80% permintaan pemohon Halaman Kandungan setahun.

CAPAI : Jumlah pemohon Perkhidmatan Halaman Kandungan bagi bulan Julai – Disember 2010 adalah seramai 29 pemohon ( 21 orang pensyarah dan 8 badan korporat) Jumlah penghantaran Halaman Kandungan adalah sebanyak 721 unit mengikut kekerapan penerimaan jurnal (245 peghantaran Jurnal Bercetak dan 476 penghantaran Jurnal Atas Talian). Peratus keseluruhan penghantaran Halaman Kandungan adalah sebanyak 87%. (Rujuk Lampiran 1) Perbandingan jumlah penghantaran Halaman Kandungan antara Julai – Disember 2009 dan Julai – Disember 2010 adalah seperti berikut:

Tahun/ Format Jurnal

Jul – Dis

2009

Jul - Dis

2010 Cetak 232 245 Atas Talian 172 476 JUMLAH 404 721

-

1. Meningkatkan permohonan PHK kalangan para pensyarah UTM dan badan korporat dari semasa ke semasa melalui promosi yang meluas di portal, buletin dan Newsletter PSZ.

• Faktor

penyumbang pada pencapaian objektif kualiti PHK adalah: 1) Rangkaian

internet yang semakin stabil.

2) Staf mahir dalam akses halaman atas talian disamping berusaha bersungguh-sungguh meningkatkan mutu kerja.

5

Lampiran 1

Bulan Format Jumlah Bercetak Atas Talian

Januari 3 65 68 Februari 6 65 71

Mac 19 69 88 April 34 65 99 Mei 101 67 168 Jun 30 58 88 Julai 43 77 120 Ogos 35 74 109

September 50 85 135 Oktober 47 80 127

November 33 90 123 Disember 37 70 107 Jumlah 438 865 1303

Jadual 1: Jumlah Penghantaran Halaman Kandungan 2010

Bulan 2009 2010

Bercetak Atas talian Bercetak Atas talian

Januari - Jun 206 105 193 389

Julai - Disember 232 172 245 476

Jumlah penghantaran 715 1303

Jumlah penghantaran yang sepatutnya 1658 1498

Jumlah peratus keseluruhan penghantaran 43% 87%

Jadual 2: Perbandingan Penghantaran Halaman Kandungan bagi tahun 2009 dan 2010

6

LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI UNIT : RUNDING MAKLUMAT, BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT

JULAI – DISEMBER 2010

PROSEDUR : PENGENDALIAN MAKLUMBALAS PERKHIDMATAN PERPUSTAKAAN



a) Borang Maklumbalas i) Maklumbalas diakui

penerimaan serta melayan pertanyaan ringkas bagi aduan dan penghargaan dalam masa 2 hari bekerja.

ii) Tempoh tindakan

edaran kepada Pustakawan tidak melebihi daripada tiga (3) hari bekerja.

iii) Status maklumbalas

diperolehi dalam masa 3 hari bekerja setelah borang diedarkan kepada bahagian berkenaan.

iv) Pelanggan diberi

maklumbalas 2 hari bekerja selepas menerima maklumbalas daripada bahagian berkenaan.

i) Capai.

Bil. Hari Jumlah % capai < 2 23 100%

ii) Capai.

Bil. Hari Jumlah % capai < 3 23 100%

iii) Tidak capai. Bil. Hari Jumlah % capai < 3 12 52% >3 11 48%

iv) Tidak capai. Bil.Hari Jumlah % capai < 2 hari 19 83% >2 hari 4 17%

iii) Kurang kawalan

ke atas penerimaan maklumbalas dari bahagian yang berkenaan.

Bagi memastikan borang maklumbalas diperolehi dalam masa 3 hari, peringatan pertama akan dikeluarkan melalui emel kepada pihak bertanggungjawab pada hari ke -3.

1. 23 maklumbalas diterima mengikut kategori: a. Kategori

perkhidmatan = 20

b. Koleksi = 1 c. Staf = 1 d. Lain-lain = 1

2. Ini melibatkan 24 perkara iaitu 15 isu aduan, 8 isu cadangan dan 1 isu penghargaan. Rujuk Lampiran 1.

3. Perincian bagi

kategori maklumbalas perkhidmatan perpustakaan melalui (Borang PSZ27.1) 2010 di Lampiran 2.

4. Analisis

maklumbalas pertanyaan melalui (Borang PSZ27.1) 2010 di Lampiran 3.

7

b) Maklumbalas melalui emel dan Modul Online Reference Desk

i) Maklumbalas diakui

penerimaan serta melayan pertanyaan ringkas bagi aduan dan penghargaan dalam masa 2 hari bekerja.

ii) Tempoh tindakan

edaran kepada Pustakawan tidak melebihi daripada tiga (3) hari bekerja.

iii) Status maklumbalas

diperolehi dalam masa 3 hari bekerja setelah borang diedarkan kepada bahagian berkenaan.

iv) Pelanggan diberi

maklumbalas 2 hari bekerja selepas menerima maklumbalas daripada bahagian berkenaan.

i) Capai.

Bil.Hari Jumlah % capai < 2 hari 9 100%

ii) Capai. Bil.Hari Jumlah % capai < 3 hari 9 100%

iii) Capai. Bil.Hari Jumlah % capai < 3hari 9 100%

iv) Capai. Bil.Hari Jumlah % capai < 2 hari 9 100%

1. 9 maklumbalas diterima mengikut kategori: a. Kategori

perkhidmatan = 8 b. Koleksi = 0 c. Staf = 1 d. Lain-lain = 0

2. Ini melibatkan 9

perkara iaitu 8 isu aduan dan 1 isu penghargaan. Rujuk Lampiran 4.

3. Laporan

maklumbalas melalui Emel dan Modul ORD di Lampiran 5.

8

c) Maklumbalas melalui emel (pertanyaan secara umum)

Memberi maklumbalas kepada setiap pertanyaan melalui emel bagi pertanyaan umum.

1. Sebanyak 678 emel diterima diklasifikasi sebagai pertanyaan perpustakaan secara umum.

2. Maklumbalas yang diterima melibatkan kategori perkhidmatan dan kemudahan seperti di Lampiran 6.

3. Perincian Kategori Emel Mengenai

Perpustakaan Secara Umum di

Lampiran 7.

9

Lampiran 1

KATEGORI MAKLUMBALAS

BIL. MAKLUMBALASBALAS

PERKARA JUMLAH (a+b+c) ADUAN

(a) CADANGAN

(b) PENGHARGAAN

(c)

PERKHIDMATAN & DAN KEMUDAHAN 20 14 7 - 21

KOLEKSI 1 - 1 - 1

STAF 1 - - 1 1

LAIN-LAIN 1 1 - - 1

JUMLAH 23 15 8 1 24

Bilangan Kategori Maklumbalas mengikut Aduan, Cadangan dan Penghargaan

10

Lampiran 2

Perincian bagi kategori Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan melalui (Borang PSZ27.1) 2010

Bil. PERINCIAN KATEGORI MAKLUMBALAS JUMLAH

1. Pencahayaan di ruang foyer PSZ 3

2. Suasana bising 2

3. Kemudahan ‘security box’ 2

4. Bilik karel untuk pelajar pasca ijazah 2

5. Kemudahan ‘Wifi’ 2

6. Pendigitalan bahan atlas 1

7. Kemudahan mesin cetak di bilik karel penyelidikan 1

8. Kurang cahaya lampu di aras 4 dan 5 1

9. Cadangan pembelian buku 1

10. Pinjaman kable 1

11. Tempahan bilik perbincangan 1

12. Rangkaian Internet di komputer Internet 1

13. Sistem hawa dingin di bilik karel 1

14. Kecekapan staf 1

15. Papan makluman dwi bahasa 1

16. OPAC (Lestari) 1

17. Maklumblas cadangan pembelian buku 1 JUMLAH KESELURUHAN MELIBATKAN ADUAN 23

11

Lampiran 3

ANALISIS MAKLUMBALAS PERPUSTAKAAN PERTANYAAN MELALUI BORANG MAKLUMBALAS PELANGGAN JULAI – DISEMBER 2010

1

09/07/10

Cadangan : Dicadangkan supaya atlas, bahan-bahan lama berhampiran kawasan laci peta didigitalkan sebagai usaha memulihara bahan tersebut dari musnah kerana ”value”nya tinggi dan sukar diperolehi. Selain memudahkan pelajar merujuk. Aktiviti Photocopy juga boleh merosakkan baha kerana kertasnya sudah tidak kukuh lagi.

Hasil Siasatan : Peta adalah koleksi bahan yang dibeli dan cadangan untuk mendigitalkan peta tertakluk kepada hakcipta bahan tersebut.

Punca masalah : Peta adalah koleksi lama

Pembetulan : Sebagai tindakan pembetulan, peta akan disemak dan langkah memastikan ia kekal seperti menjilid semula boleh diambil.

No. Siri : 19/10 Emel kepada Seyed Esmaeil mohammadyan Status : Selesai Kod: P

2

29/07/10

Complaint : This complaint is regarding atmosphere of library which has become too noisy to concentrate on work. Students hold conferences or chat a lot and sometimes talk loudly , irrespective of the people around them. I’m sure its because many of them are freshmen and are not so familiar with library regulations. I appreciate your kind cooperation in warning those who make the

Root Cause : Users are less aware of library regulation and staffs are also less monitor the noise problem through patrolling activity.

Correction : Circulation staff will be increased patrolling the area in PSZ, especially at level 3, patrol rotation schedule will be displayed at the circulation counter for staff notices

Preventive Action : 1. Provide leaflet to

be distributed to all users on PSZ general regulation – noise and causing disturbance to other library users

2. Staff on duty should report their patrol

No. Siri : 20/10 Emel kepada Ahmadreza Abbasi Baharanchi Status : Selesai Kod : P

12

atmosphere irritating. Many thanks and regards

activity in the patrol log book

3

29/07/10

Suggestion: To bloom and heighten performance of PSZ library, I have a useful suggestion : if student could be provided with security boxes (rental) to leave their belongings for a while (specially overnight), it will prevent them from bringing and taking their heavy belonging along with them every day. The service was very helpful to me in my previous school and I hope this very good and up-to-date library will be blessed by providing this service to students. Thanks in advance

Root cause : PSZ does not provide security boxes for its users.

Correction : Any personal possessions in the library are the responsibility of the owner. The library has no liability for any loss or damage.

No. Siri : 21/10 Emel kepada Ahmadreza Abbasi Baharanchi Status : Selesai Kod : P

4

18/08/10

Complaint : The research carrel room is just for printing journals papers. Students can take the keys and hold it for a day. I believe printing paper does not need more than an hour. Please limit the usage of research area.

Root Cause : The student misunderstood the function of the research carrel which is not for printing purposes only. The room maybe booked for doing their research including printing it in.

Correction : Clear info on the usage of the room will be provided at media counter.

Preventative Action :

No. Siri : 22/10 Emel kepada : Farahbod Status : Selesai Kod : P

13

5

20/08/10

Complaint : To inform and suggest that lights are not enough inside at level 4 & 5. Especially near sunset and in the evening it get really dark and my eyes ( also according to other friends) start to ache or itch which means light is not enough. There is only a small fluorescent lamp (not even a double lamp) which I think cannot respond well. So I really appreciate your attention and cooperation in alleviating this problem. I am a master student who had been here for 3 semester.

Root Cause : Lighting in carrel room s are dim as there is only one and small fluorescent light in the rooms.

Correction (Immediate action) : Report has been submitted to Pejabat Harta Bina on 20/5/10 (ref no: UTM.J.04.02.02/11.17/4 (2). This is referring to the customer satisfaction index 2009. respond to the report, checking and testing lightning has been done on 3/6/10 but until now there’s no further action by Pejabat Harta Bina. A follow up letter has been submitted to Pejabat Harta Bina on 5/8/10 (Ref no : UTM.J.04.02.02/11.17/4 (49) and by email on 12/8/10)

Correction (Long-Term Action) – If relevant The library will hold a meeting with Pejabat Hata Bina who are in charge of this matter ASAP

No. Siri : 23/10 Emel kepada : Ahmadreza Abbasi Status : Selesai Kod : P

6

26/08/10

Cadangan : Saya mendapati dalam bahagian bacaan (novel) ada genre romantis dan misteri, tetapi tak banyak (atau tiada) novel yang bercirikan adventure (dalam bahasa inggeris terutamanya). Harap dapat perbanyakkan lagi novel bergenrekan adventure (young adult/adult)

No. Siri : 24/10 Emel kepada Siti Maryam Mior Muhamad Status : Selesai Kod : K

14

7

26/08/10

Suggestion : It is highly recommended that library provides locker (security box) for students. This is so advantages because : 1) Rooms are not safe to

keep/leave belongings inside .

2) Students can leave their belongings overnight and there is no need to take heavy materials every night back to home and bring it back the next morning

According to my hearings, those had been lockers previously but no staff I guard had been in charge of key delivery or reception. So inspired from Giant shopping mall, it is recommended to provide such a similar facility. Also in my previous school, student could have room exchange of some rentals for the whole semester.

Root cause : Last two years we did not allow customers bring a long their bags in the library. Then library upgrade the security system and now customers can bring a long their bags- problem solve. Furthermore, library has limited space.

Correction (Immediate action)

Correction (Long-Term Action) – If relevant

No. Siri : 25/10 Emel kepada : Ahmadreza Abbasi Status : Selesai Kod : P

8

05/10/10

Complaint : I borrowed cable in the library but at the day I didn’t return it. After 2 days return the

Root cause : 1. The student return the utp

cable a days late and after he return it. The matric

Correction (Immediate action) :

1. inform the student to follow library

Correction (Long –term action) – if relevant At closing hour, all

No. Siri : 26/10 Emel kepada : Song Won Lee

15

cable but the staff told me he couldn’t find my matric card and until now I couldn’t get my matric card back. So please solve this problem and besides the staffs attitude is bad because they just told me it’s not their problem, it’s your problem. Just come back tomorrow so I’ve come here more than 4 times but I still couldn’t find it please correct and fix the staff’s attitude.

card was not at the media counter (missing)

2. Staff attitude

rules and regulation. The counter staff try to find the matric card from others counter (lost & found) but still cannot find it anyway

2. Advice all counter

staff to follow SPP (Standard People Practice)

late return cases will be send to Senior Library Assistant (with matric card) and the case will be log into report book

Status: Selesai Kod :P

9

27/09/10

Aduan: Pada hari ini saya ingin menggunakan bilik perbincangan bagi kelas saya tetapi di dapati tiada bilik yang kosong. Walau bagaimanapun apabila saya turun ke aras 2 saya mendapati terdapat beberapa yang kosong dan tiada orang di dalamnya. Ini bermakna ada pelajar yang telah mengambil kunci tapi tidak menggunakannnya. Sya berharap pihak linbrary dapat mengambil tindakan dan mengatasi masalah ini agar mereka yang amat perlu menggunakan bilik perbincangan dapat berbuat demikian. Terima kasih.

Punca masalah : Ketiadaan bilik perbincangan lagi untuk digunakan memandangkan semua bilik sudah ditempah.

Tindakan pembetulan (tindakan segera yg diambil) : Menyemak daftar tempahan bilik-bilik berkenaan pada masa terikh aduan. Didapati semua bilik ditempah mengikut prosedur yang ditetapkan.

Tindakan Pembetulan (Jangka Panjang) Menambah syarat tempahan bilik iaitu tempahan boleh dibatalkan jika didapati ianya dibiarkan kosong lebih dari 30 minit.

No. Siri : 27/10 Emel kepada : Zanariah Md. Saleh Status: Selesai Kod :P

16

10

6/10/10

Suggestion: I am a PHD research student at UTM since the last six months. I spent most at the time in the library searching for research materials, books, journals, etc. It is very difficult for me to bring my books, laptop and other research materials on daily basis. Therefore it is requested to allot me a karrel monthly/permanent basis and allow me to do my work with more comfort, attention and focus.

Root cause : There are no place to put laptop, books and other research material

Correction (Immediate action) : Suggest to the management to add 6 more research carrels at level 3. Convert the AV room to research carrel

Correction (Long term action) – if relevant : Suggest to the top management to supply the smart locker at PSZ. The similar locker like CICT. Student will have a place to keep their belongings.

No. Siri : 28/10 Emel kepada : Izaz-Ullah-Khan Status: Selesai Kod :P

11

13/10/10

Complaint : 1. All of wifi access point yet

failer and I can’t connect to internet

2. New systems (sun) don’t

work good enough 3. There is no adequate socket

for connecting to internet

Root cause : 1.Conflict channel produce by

wariless access point unable the users to access network.

2.Sun Thin client –

configuration, testing, running and monitoring the system is done by the vendor – refer to attachment (report by email)

Correction (Immediate action) : 1. CICT will replaced the

wifi AP with other solution – (ALTCI) outdoor access point – JATIT BIL812010 (13/10/2010)

2.Sun thin clients – the

performance of the clients is still monitored by the vendor (JATIT- Bil 8/2010 – 13/10/2010)

Correction (Long term action) – if relevant :

No. Siri : 29/10 Emel kepada : Shahrooz Taheri Status: Selesai Kod :P

17

12

13/10/10

Complaint : Every time we are going to use wifi at the library or any other places there is a problem on the network and most of the time it will be regularly disconnected. I don’t know why anybody complains about the problem while all students doesn’t satisfy about the service. According to paying for internet service by the students for semester, I think it is not fair if the responsible doesn’t consider about the current situation and the low quality service will be carried on.

Root cause : Internet access through wifi – conflict wireless. AP channel – unable the users to get connected to network

Correction (Immediate action) : CICT will replaced the AP with other solution – Outdoor AP (Altci) – response by CICT in JATIT meeting bil 18/2010 bertarikh 13/10/2010.


No. Siri : 30/10 Emel kepada : Seyed Hamid giharashi Status: Selesai Kod :P

13

16/10/10

Complaint : Appreciate the new computers in the library but, since they were installed we have never enjoyed the services. Internet will just hang suddenly and the library computer internet services has been epileptic.

Root cause : Implementation of their clients is still at configuration, testing & mentoring stage by the vendor. Cause of application hang – the client is unable to connect to server

Correction (Immediate action) : The vendor will trouble shooting the server tomorrow, 20/10/2010


No. Siri : 31/10 Emel kepada : Ajagba Akintunde Status: Selesai Kod :P

14

18/10/10

Complaint : The air-conditional in research carrel room (KOI) is not well functioning, especially

Root cause : The system of diffuser is not functioning properly.

Correction (Immediate action) : Report the problem to Pejabat Harta Bina and


No. Siri : 32/10 Emel kepada : Goh Chien Yong

18

afternoon it feel like doesn’t works at all.

the fuser has been fixed at 15 October 2010.

Status: Selesai Kod :P

15

19/10/10

Complaint : A library should be a library that completely prohibits peoples from talking except when dealing with staff or when necessary. But, recently, I found that PSZ is no longer a library that providing a completely silent environment for the users to study, doing assignment or work. So many users are talking, chatting using cell phones or even laughing in the library. PSZ is no longer a good environment for the users to do work without disturbance. I wish that actions against those who are making noise in the library can be taken to remain PSZ as a COMPLETELY SILENT library as well as for protecting the good name of UTM library. Thank you.

Root cause : Noise at level 3 (interactive area) is disturbing the user.

Correction (Immediate action) : Notices were made noticeable to inform users that silent areas are on level 2, 4 & 5


No. Siri : 33/10 Emel kepada : Lim Che Chuan Status: Selesai Kod :L

16

11/10/10

Compliment : I would like to express my great gratitude and compliment for the helpful and fast performance of the

No. Siri : 34/10 Emel kepada : Grace Liaw Sing Status: Selesai

19

staff in PSZ. Last Wednesday, I was sick and urgently needed medical support. I was glad that the staff of PSZ turned out to me immediately after getting the informed and straight after calling for an ambulance. I was sent to the clinic in less than half an hour. Lastly, I would like to thank the staff that helped directly and indirectly. You help and concern is much appreciated.

Kod :P

17

25/10/10

Aduan: Sila semak buku yang saya cadangkan dalam CRC not base melalui email. Kalau tak nak beli, sila maklumkan supaya pelanggan tidak tertunggu-tunggu. Kalau terima email, sila balas kata terima dan akan diproses. Kerjasama diharapkan.

Punca masalah : Isu 1- Semakan mendapati bahan dicadang melalui Borang Cadangan Pembelian (PSZ19.45) dan bukan melalui emel seperti yang didakwa – Rujuk lampiran 1. cadangan pembelian telah diuruskan pada 18/06/10 kepada pembekal NIS dan pesanan telah dibatalkan sebab Out of Print. Semakan di Amazon.com mendapati 5 sellers yang ada stock new tidak membekalkan bahan kepada Malaysia (rujuk lampiran 2,3 &4) . rekod pesanan di Adv, makluman pembatalan pesanan dari NIJ & semakan di Amazon.com

Pembetulan (tindakan segera yang diambil) : Isu 1 – Permohonan bahan melalui ILL telah dimajukan kepada Pustakawan di BPM untuk mendapatkan bahan. (Rujuk Lampiran 6) Isu 2 – Semakan semula kepada proses peringatan dan pembatalan pesanan untuk menhasilkan rekod makluman kepada pencadang direkodkan dan difailkan dengan sempurna

Pembetulan (Jangka panjang) – Jika perlu

No. Siri : 35/10 Emel kepada : Mohammad Firdaus Omar Status: Selesai Kod :P

20

Isu 2- Semakan mendapati tiada rekod rasmi pemakluman mengenai pembatalan pesanan kepada pencadang.

18

26/10/10

Complaint: 1) I have highlighted

previously on the front (in front) at the library there is pillar with full of information on four corners with glass frame. Unfortunately, it is only in one language (BM only). Suggested to use Bahasa Inggeris too (dual language) but until now it is not implemented, why? This shows my previous complaint, did not taken into consideration, a very disappointment. I hope PSZ will look into this matter seriously and enforce it.

2) New updation of PSZ

website (OPAC Lestari) seems not user friendly. Need more briefing.

Root cause: 1) Ruang dikenalpasti sempit untuk muatkan dwibahasa. 2) i- Guidance tiada di OPAC untuk membantu pengguna. ii- OPAC ini masih baru dan memerlukan sedikit masa untuk pengguna berasa selesa menggunakannya.

Correction (Immediate action) : 1) Maklumat sedang

disediakan dalam Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia dengan mengecilkan ’font’ perkataan.

2) i- Panduan pencarian

akan disediakan di OPAC berdasarkan panduan bercetak yang telah disediakan.

ii- Panduan bercetak

diedarkan di pintu masuk dan keluar

Correction (Long term action) – if relevant : 1) Kelas

kemahiran perpustakaan memasukkan bimbingan kepada OPAC baru

No. Siri : 36/10 Emel kepada : Kesavan s/o Ulaganathan Status: Selesai Kod :P

21

19

29/10/10

Suggestion : First of all , I would like to thank library that provided research carrel rooms, it really bringing positive effect on my research. However, I would like to make a suggestion here, which is increase the number of research carrel rooms. Of course the research carrel room that provided desktop and printer is very costly, but it’s can be narrow down by : 1. Install a sharing printer

network so that not every room need to have printer

2. Desktop is not a must since most of researchers have their own laptop and I think mostly of us willing to bring it if necessary. What is needed is just the installation of network (LAN cable). I was told that we can connect through wireless but the network is never stable, we can’t spend more than half hour just for a viewing or download of a pdf file that around 3MB. So I strongly recommend to install LAN network for carrel room

Root caused : 1) No wired network is

provided in each carrel room

2) Local network printer was

provided to control the printing by the users in each room.

Correction (Immediate action) : 2) Wireless network is provided as an alternative to access the network. There are 20 Access Point (APs) located in the library outcome the network issue in certain areas which could not covered by wired network.

Correction (Long term action) – if relevant : 1) PSZ is the process of comparing a few solutions for printing and PC/ their client usage. Implementation of this solution, also depending on the budget approval next year.

No. Siri : 37/10 Emel kepada : Goh Chien Yong Status: Selesai Kod :P

22

Your attention is very appreciated. Thank you.

20 2/11/10

Complaint : About the new INFOLAN : 1) Inconvenient , when I

want to find books it takes long time to load

2) When I want to renew books, it shows “internal error” using three browsers (Google chrome, Internet Explorer , Firefox Fox)

3) I want to borrow books from Pusat Sumber FKA, my card cannot be used , but I don’t face so much problem in PSZ

Suggestion : A trial period should be given to all try the new version before actual implementation. Please improve, thank you

Root cause : 1) Why the load is slow

i. If you login to your account and do the search, searching will include the online database as well

ii. If not, maybe is due to network at that particular time

2) The problem has been

reported to the vendor. 3) Check out items/sfr-m

Pusat Sumber FKA is depending on the Pusat Sumber policy. Open access book can be borrowed for 3 days.

Correction (Immediate action) : The new library management system is still in the monitoring process by the vendor offer system for line on 24/9/2010. all issues on the system will be monitored by BPA and the repots will be sent to the vendor for action taken.


No. Siri : 38/10 Emel kepada : Tang Horng Eng Status: Selesai Kod :P

21

18/12/10

Suggestion : Dear Librarians, I am a master student of UTM from Faculty of Education. Many friends and I always

Root cause : Insufficient lighting of the library foyer. The space was designed not for study area but for relaxing and common usage such as exhibitions.

Correction (Immediate action) : Your suggestion will be forwarded to Pejabat Harta Bina for study and some modification with lighting


No. Siri : 39/10 Emel kepada : Yunxia Gao Status: Dalam pemantauan

23

study outside the library after the closing time. But there is a big problem for us, that is the light is too dark or dim. As we all know, it is very harmful for the eyesight. Since there are a lot of students studying in front of the library every day, I strongly suggest that the light facility could be changed or improved. Thank you so much for your attention.

if necessary. Kod :P

22

18/12/10

Suggestion : Regarding the lighting at the front of the library, the area in front of the library, especially the two desk rows are much used during times the library is closed and at nights. The lighting is quite insufficient and troubles the eyes after some time spent studying of behind the laptop screen. A better lighting such as at the area beside the library entrance where the displays are set up would be very useful and needed.

Root cause : Insufficient lighting of the library foyer. The space was designed not for study area but for relaxing and common usage such as exhibitions.

Correction (Immediate action) : Your suggestion will be forwarded to Pejabat Harta Bina for study and some modification with lighting if necessary.


No. Siri : 40/10 Emel kepada : Ali Mahdi Status: Dalam pemantauan Kod :P

23

18/12/10

Complaint : As far as you know the library close on 6.00 pm during semester break, as a result

Root cause : Insufficient lighting of the library foyer. The space was designed not for study area

Correction (Immediate action) : Your suggestion will be forwarded to Pejabat Harta


No. Siri : 41/10 Emel kepada : Ali Javanmardi

24

most of the students sit in front of library entrance door because of internet cable and also good circumstance in front of entrance door of library. But if you come and sit there in the night, you can easily understand that really the light condition is really bad for looking to laptop and even if anybody want to read, there the lights id really awful. Most of student that usually sit there have complaint from the light condition because the light is so low and it you want to study there for 3 hours you really face problem with your eyes. We student that usually sit there really appreciate if you change the light or find a good solution for lighting system.

but for relaxing and common usage such as exhibitions.

Bina for study and some modification with lighting if necessary.

Status: Dalam pemantauan Kod :P

25

Lampiran 4

KATEGORI MAKLUMBALAS

BIL. MAKLUMBALAS

PERKARA JUMLAH (a+b+c) ADUAN

(a)

CADANGAN

(b)

PENGHARGAAN

(c)

PERKHIDMATAN

KEMUDAHAN 8 8 - - 8

KOLEKSI - - - - -

STAF 1 - - 1 1

LAIN-LAIN - - - - -

JUMLAH 9 8 - 1 9

Bilangan Kategori Maklumbalas Emel Mengikut Aduan, Cadangan dan Penghargaan

26

Lampiran 5

ANALISIS MAKLUMBALAS PERPUSTAKAAN PERTANYAAN MELALUI EMEL DAN MODUL ONLINE REFERENCE DESK

Bil. Tarikh Aduan / Penghargaan Punca Masalah Pembetulan (Tindakan segera yang diambil)

Pembetulan (jangka panjang) – Jika perlu Catatan

1

13/7/2010

Aduan : PC no 70 - tidak dapat detect network, PC no 43 - mouse problem

Masalah perkakasan PC Internet.

PC Internet 70 - Telah ditukar dengan UTP cable yang lain (keputusan network telah berfungsi semula) PC Internet 43 - Mouse berkeadaan baik dan boleh digunakan oleh pengguna (hasil pemeriksaan saya dan Cik Nisrin)

No.Siri : PE 01/11 Kod : P (ORD)

2

31/7/2010

Aduan : Seorang local master student menghadapi masalah untuk mengakses VPN. Paparan yang diterima selepas login page VPN ialah “Your IP address was blocked by JoomlaWatch. Please contact the system administrator”. Saya maklumkan pelajar, masalah akses page yang berkenaan melalui VPN bukan dibawah PSZ. Sebarang aduan akan dimajukan kepada pihak

Akses ke VPN tergendala.

Untuk makluman, Joomla Watch merupakan salah satu komponen dalam Portal PSZ yang digunakan oleh pihak Web Team untuk memantau pengunjung Portal PSZ. Joomla Watch ini akan memberi maklumat statistik seperti alamat IP, negara asal pengunjung, dan pelbagai maklumat yg dpt membantu keselamatan Portal PSZ dan juga utk 'block' IP address yang berisiko (hacking dan

Insyallah masalah telah di selesaikan. 1. Pemantauan dari pihak CICT

(en Haslan) mendapati masalah telah selesai

2. Melalui SMS kepada pelajar Butiran pelajar tersebut ialah : 1. Full name : Lee

Siew Chin 2. IC no. : 720714-08-5428 3. Matric no. : MR101127 4. Phone no. : 0167172714 5. Emel :

[email protected] 6. Username (di ACID) :

sclee28


27

berkenaan di CICT untuk tindakan lanjut.

sebagainya). Pihak Web Team (En. Razib) masih lagi dalam usaha utk mengenalpasti punca masalah tidak dapat akses VPN ini. Walau bagaimanapun, sekiranya ada antara Librarian (terutamanya yg bertugas di RSC desk) dikunjungi oleh pelajar yg mengalami masalah sedemikian rupa, bolehlah mengesyorkan kepada mereka untuk 'Delete Browsing History' atau 'Clear Browser's Cache', sebelum mencuba sekali lagi untuk akses melalui VPN. Cara-cara untuk 'clear cache' saya ada lampirkan link di bawah. http://www.wikihow.com/Clear-Your-Browser's-Cache Harap maklumat ini dapat membantu, dan terima kasih atas maklumbalas yg diberikan

Masalah telah selesai, walaubagaimanapun statistik pengguna tidak dapat di perolehi buat masa ini kerana komponen joomlawatch tersebut telah di keluarkan. Pihak webteam akan melihat perkara ini dan melihat kepada contoh-contoh statistik portal lain yang dilihat lebih sesuai. Pemantauan dari masa kesemasa akan tetap dilakukan sepanjang minggu ini.

3

24/10/2010

Aduan : Aduan dari pelajar antarabangsa berkaitan

Bekalan toner printer habis.

Semakan telah dibuat terhadap 3 bilik tersebut. Juruteknik UMPP, En

No.Siri : PE 03/11 Kod : P

28

keadaan toner printer di bilik karel penyelidikan (K1 – K3) di Aras3. Beliau memaklumkan keadaan toner sudah kabur dan hasil cetakan tidak memuaskan. Sekitar jam 9.45 pg, saya minta kerjasama dari pengguna bilik karel 2 & 3 yang sedang menggunakan bilik ini untuk test print dari pinter di bilik berkenaan. Memang hasil cetakan adalah sangat kabur dan tidak memuaskan. Agak mengerikan juga apabila cetakan sedang dilaksanakan di printer di bilik karel 2, printer berkenaan berasap dibahagian kertas keluar dari mesin printer.

Mohd Puat bin Zachariah telah menggantikan toner pada printer yang kehabisan ink.

(ORD)

4

6/10/2010

Aduan : Kawasan Internet di aras 3 perlu diletakkan signboard dilarang panggunaan hp. Ini kerana ramai pelajar menerima panggilan. W/pun ditegur ada yg tidak ikut arahan.

Penggunaan telefon bimbit di Aras 3.

Salam Sudah diuruskan.


5

5/10/2010

Aduan : Untuk makluman terdapat gangguan akses ke SLA dalam tempoh

Akses ke Sistem Aplikasi Perpustakaan terganggu.

Pn Jun Saya akan lihat perkara ini dari masa ke semasa.


29

dua minggu kebelakangan ini. Gangguan bukan merupakan gangguan penuh di mana langsung tidak dapat diakses tetapi sesekali gagal diakses menyebabkan staf bertugas PSP kadangkala hanya boleh check-in tetapi tidak boleh log report

Hasil semakan saya sebentar tadi mendapati LAS boleh diakses seperti biasa dan tiada masalah utk update report. Mungkin perkara ini disebabkan oleh masalah rangkaian yang sedang melanda bahagian BSP pada minggu lalu. namun saya akan memantau dari masa ke semasa.

6

1/9/2010

Aduan : Seorang international student mengadu tiada liquid soap setelah sekian lama - termasuk container pun tiada. Telah dimaklumkan pdnya kemungkinan syarikat kontraktor telah tamat tempoh (cuba call Siti utk kepastian tapi beliau EL). Namun dia masih tak puas hati dan membandingkan pula kontraktor negaranya yg didakwanya jauh lebih baik dan cekap walaupun hakikatnya sekarang dia berada di Malaysia. So dia mohon adakan juga liquid soap tersebut.

Tiada sabun basuh tangan di tandas.

Pertukaran kontraktor baru dan kontraktor lama mengambil semula kelengkapan miliknya. Syarikat baru telah menyediakan liquid soap pada 1 September 2010 (malam) dalam botol untuk sementara waktu.


7

12/8/2010

Aduan : Pengguna 2 set kerusi

Salam Sudah diuruskan.

No.Siri : PE 07/11

30

pelajar di sebelah RSC seringkali berborak (saya terpaksa bangun dan tegur mereka) sehingga mengganggu saya memberi penerangan kepada pelajar yang datang bertanya.

Kod : P (ORD)

8

1/9/2010

Aduan : Aplikasi ILL yg di'block' oleh McAfee, so saya ada masalah utk semak permohonan dengan cara biasa

Terima kasih diatas emel. Berkenaan dengan masalah dibawah, masalah telah dikenalpasti. Access untuk ILL telah boleh digunakan. Kemungkinan Microsft Access tidak boleh berfungsi sekiranya menggunakan antivirus McAFee dan sekarang ianya tidak digunakan lagi dan Microsoft Access berfungsi seperti biasa.


9

29/9/2010

Penghargaan : Dear Affendy and Zafa & PSZ team, Greetings. Thank you very very very much, this really make my day. Thank you for the speedy delivery, professionalism at best! Thank You and VB Rgds, Helen

Permohonan untuk muat turun artikel dari pangkalan data.

No.Siri : PE 09/11 Kod : P (Emel)

31

Lampiran 6

KATEGORI JUMLAH EMEL

PERKHIDMATAN DAN KEMUDAHAN

650

KOLEKSI

14

LAIN-LAIN

12

STAF

-

JUMLAH 678

Bilangan Maklumbalas Emel (Umum) Mengikut Kategori

32

Lampiran 7 Perincian Bagi Kategori Maklumbalas Emel (Umum)

Bil. Perincian bagi Kategori Jumlah Bil. Perincian bagi Kategori Jumlah

1 Umum 485 20 Perisian SPSS 1

2 Muat turun artikel 73 21 Koleksi CD 1

3 Pembaharuan buku secara online 31 22 Waktu operasi PSZ 1

4 Kemaskini Rekod patron 12 23 Tarikh pulang buku 1

5 Kertas soalan peperiksaan 10 24 Bengkel Endnote 1

6 VPN 6 25 Laman web ’Knowledge management’ 1

7 Merujuk tesis 6 26 Penyelidikan 1

8 Dendaan 6 27 Lawatan ke PSZ 1

9 Perkhidmatan Interlibrary loan 4 28 Kaedah membuat ’Article review’ 1

10 Jurnal atas talian 4 29 Langganan jurnal 1

11 Masalah akses ke pangkalan data 4 30 OPAC (Lestari) 1

12 Akaun pelajar di sistem 4 31 Polisi kualiti PSZ 1

13 Keahlian PSZ 3 32 ’Recall’ buku 1

14 Carian buku 3 33 Pinjaman buku 1

15 Pembelian buku 3 34 Reminder 1

16 Tempahan (Hold ) buku 2 35 Nombor panggilan salah 1

17 Makluman berkaitan aktiviti BSP 1 36 PIN 1

18 High impact factor 1 37 Online Chat 1

19 Bahan mikrofilem 1 38 Kelas kemahiran 1 Jumlah 659 Jumlah 19 Jumlah Keseluruhan 678

33



PROSEDUR : MENGURUSKAN PERKHIDMATAN INTERLIBRARY LOAN (ILL DARIPADA PSZ KEPADA PSZ CAWANGAN DAN INSTITUSI LUAR)



Memastikan bahan permohonan melalui ILL dibekalkan kepada pelanggan dalam tempoh yang ditetapkan. i) PSZ Cawangan – 5 hari bekerja dari tarikh permohonan diterima. ii) Institusi tempatan dan Singapura – 1 bulan hari bekerja dari tarikh permohonan diterima.

Pencapaian bagi Julai – Disember 2010. TIDAK CAPAI a) Tempoh Pembekalan ILL daripada :

i) ILL Dari PSZ Cawangan tidak mencapai objektif kualiti seperti jadual dibawah.

CAPAI ii) ILL Dari Institusi Tempatan dan

Singapura mencapai objektif kualiti seperti jadual dibawah.

Bil.Hari Jumlah % capai = < 5 hari 10 12

> 5 hari 74 88 Jumlah 84

Bil.Hari Jumlah % capai = < 1 bulan 183 90

> 1 bulan 20 10 Jumlah 203

Masalah penerimaan dan penghantaran yang melibatkan proses pos bahan ILL tersebut menyebabkan tempoh melebihi >5 hari.

Antara tindakan penambahbaikan yang boleh dilaksanakan melibatkan: i) Penyelarasan data diatara PSZ JB

dan PSZ ICKL perlu dibuat sebulan sekali bagi mengenalpasti permohonan dan pembekalan bahan.

ii) Menyediakan cop “ILL Segera” bagi membolehkan staf yang terlibat dengan penghantaran bahan sentiasa berwaspada dengan bahan ILL yang perlu dihantar segera.

iii) Menerangkan kepada semua staf yang terlibat dengan proses ILL, supaya sentiasa menyegerakan bahan yang melibatkan ILL terutamanya bahan yang perlu dihantar ke PSZ ICKL.

iv) Pemberitahuan melalui email

menyatakan bahan telah sampai dan dibekalkan antara ILL PSZ JB dan cawangan bagi mengawasi perjalanan bahan untuk mencapai objektif kualiti yang ditetapkan.

34

iii) BLDSC - 2 minggu hari bekerja dari tarikh permohonan diterima.

CAPAI

iii) ILL Dari BLDSC mencapai

objektif kualiti seperti jadual dibawah.

Bil.Hari Jumlah % capai = < 2 minggu

99 99

> 2 minggu 1 1 Jumlah 100

v) Bahan ILL yang diterima didalam

bentuk artikal diindeks kedalam LESTARI untuk dibuat makalah bagi memudahkan pengguna mengakses bahan melalui OPAC.

vi) Cadangan pembelian bahan ke

bahagian perolehan akan dibuat secara bekala bagi menambahkan koleksi perpustakaan dimana bahan tersebut diperlukan oleh pengguna.

vii) Menggalakan pengguna

menggunakan perkhidmatan ILL secara atas talian bagi memudahkan proses permohonan tanpa perlu mengisi borang ILL di meja Perunding Sokongan Penyelidikan (PSP).

viii) Penyediaan statistik bagi laporan

pencapaian objektif kualiti dan Laporan Tahunan diperincikan serta diselaraskan di mana akan digunapakai bagi kedua-dua laporan ini tanpa penyediaan statistik yang berasingan.

35



PROSEDUR : MENGURUSKAN PERKHIDMATAN INTERLIBRARY LOAN (ILL DARIPADA PSZ KEPADA PSZ CAWANGAN DAN INSTITUSI LUAR)



Jadual 1 : Jumlah permohonan bahan ke PSZ Cawangan Jadual 2 : Jumlah permohonan bahan ke Institusi Tempatan dan Singapura Jadual 3 : Jumlah permohonan bahan ke BLDSC Analisa permohonan mengikut kategori pengguna ke PSZ Cawangan, Institusi Tempatan dan BLDSC adalah sebanyak 536 permohonan. Pasca Ijazah adalah ketegori tertinggi sebanyak 267 permohonan (49.8%) diikuti kepada staf akademik 161 permohonan (30%), pelajar sarjana muda sebanyak 55 permohonan (10.2%) dan staf bukan akademik iaitu 53 permohonan ( 10%) (Jadual 4) Terdapat 113 permohonan ILL yang berjaya dibekalkan oleh PSZ tanpa melalui proses permohonan.

36

JADUAL 1: JUMLAH PERMOHONAN BAHAN KE PSZ CAWANGAN : JULAI – DISEMBER 2010

Bulan Bilangan Dipohon Bilangan Diterima Bilangan Tidak Diterima

PSZKL BATC Jumlah PSZKL BATC Jumlah PSZKL BATC Jumlah

Jul 22 3 25 21 3 24 1 0 1

Ogos 20 8 28 19 8 27 1 0 1

Sept 5 0 5 5 0 5 0 0 0

Oct 10 3 13 8 3 11 2 0 2

Nov 12 0 12 11 0 11 1 0 1

Dis 4 2 6 4 2 6 0 0 0

JUMLAH 73 16 89 68 16 84 5 0 5

JADUAL 2: JUMLAH PERMOHONAN BAHAN KE INSTITUSI TEMPATAN DAN SINGAPURA : JULAI – DISEMBER 2010

Bulan Bilangan Dipohon

Bilangan Diterima

Bilangan Tidak Diterima

Jul 37 25 12

Ogos 81 51 30

Sept 48 30 18

Oct 45 29 16

Nov 64 47 17

Dis 34 21 13

JUMLAH 309 203 106

37

JADUAL 3: JUMLAH PERMOHONAN BAHAN KE BLDSC. : JULAI – DISEMBER 2010

JADUAL 4: JUMLAH PERMOHONAN ILL MENGIKUT KATEGORI KE PSZ CAWANGAN & INSTITUSI LUAR : JULAI – DISEMBER 2010


Bilangan Diterima

Bilangan Tidak Diterima

Jul 20 14 16

Ogos 26 19 7

Sept 25 14 11

Oct 20 14 16

Nov 26 23 3

Dis 21 16 5

JUMLAH 138 100 38

KATEGORI PSZ CAWANGAN

Jumlah

INSTITUSI LUAR & SINGAPURA Jumlah

BLDSC Jumlah JUMLAH

KESELURUHAN Buku/ Makalah

Bahan Media Buku Artikel Artikel

STAF AKADEMIK 4 1 5 30 19 51 105 105 161

PASCA IJAZAH 46 0 46 113 17 200 21 21 267

SARJANA MUDA 27 0 27 7 89 24 4 4 55

STAF BUKAN AKADEMIK 11 0 11 33 1

34 8

8 53

JUMLAH

88 1 89 183 126 309 138 138 536

38



PROSEDUR : MENGURUSKAN PERKHIDMATAN INTERLIBRARY LOAN (ILL KEPADA PSZ DARIPADA PSZ CAWANGAN DAN INSTITUSI LUAR)



Bahan akan dibekalkan dalam jangkamasa 5 hari bekerja dari tarikh permohonan diterima bagi bahan yang berstatus available (ada di rak).

Pencapaian bagi Julai – Disember 2010. TIDAK CAPAI b) Tempoh Pembekalan Bahan ILL oleh PSZ,SKD

i) ILL ke PSZ Cawangan tidak mencapai objektif kualiti seperti jadual dibawah.

CAPAI i) ILL ke Institusi Tempatan dan

Luar mencapai objektif kualiti seperti jadual dibawah.

Bil.Hari Jumlah % capai = < 5 hari 15 7 > 5 hari 213 93 Jumlah 228

Bil.Hari Jumlah % capai = < 5 hari 157 100 > 5 hari 0 0

Jumlah 157

Masalah penerimaan dan penghantaran yang melibatkan proses pos bahan ILL tersebut menyebabkan tempoh melebihi >5 hari.

Sama sepertimana dinyatakan di no (i) hingga no (viii) di kolum tindakan penambahbaikan di Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Inter Library Loan (ILL Daripada PSZ Kepada PSZ Cawangan dan Institusi Luar)

39





Jadual 5 : Jumlah pembekalan bahan ke PSZ Cawangan Jadual 6 : Jumlah pembekalan bahan ke PSZ Cawangan Mengikut Jenis Bahan Jadual 7 : Jumlah pembekalan bahan ke Institusi tempatan dan luar Jadual 8 : Jumlah pembekalan bahan ke Institusi tempatan dan luar mengikut jenis bahan

40

JADUAL 5: JUMLAH PEMBEKALAN BAHAN KE PSZ CAWANGAN : JULAI – DISEMBER 2010

Bulan Bilangan Dipohon Bilangan Diterima Bilangan Tidak Diterima

PSZKL BATC Jumlah PSZKL BATC Jumlah PSZKL BATC Jumlah

Julai 58 0 58 55 0 55 3 0 3

Ogos 86 0 86 74 0 74 12 0 12

September 24 0 24 19 0 19 5 0 5

Oktober 39 0 39 34 0 34 5 0 5

November 48 0 48 44 0 44 4 0 4

Disember 3 0 3 2 0 2 1 0 1

JUMLAH 258 0 258 228 0 228 30 0 30

JADUAL 6: JUMLAH PEMBEKALAN BAHAN KE PSZ CAWANGAN MENGIKUT JENIS BAHAN : JULAI – DISEMBER 2010

KATEGORI

PSZ CAWANGAN JUMLAH

KESELURUHAN Bilangan Dibekal Jumlah

Bilangan Tidak Dibekal Jumlah

PSZKL BATC PSZKL BATC Buku/Makalah 197 0 197 26 0 26 223

Artikel 9 0 9 4 0 4 13

Tesis 20 0 20 0 0 0 20

Bahan Media 2 0 2 0 0 0 2

JUMLAH 228 0 228 30 0 30 258

41

JADUAL 7: JUMLAH PEMBEKALAN BAHAN KE INSTITUSI TEMPATAN DAN LUAR : JULAI – DISEMBER 2010


Bilangan Dibekal

Bilangan Tidak

Dibekal Julai 67 41 26

Ogos 51 36 15

September 34 26 8

Oktober 28 12 16

November 32 23 9

Disember 28 19 9

JUMLAH 240 157 83

JADUAL 8: JUMLAH PEMBEKALAN BAHAN KE INSTITUSI TEMPATAN DAN LUAR MENGIKUT JENIS BAHAN: JULAI – DISEMBER 2010

BULAN

INSTITUSI LUAR & SINGAPURA

Jumlah Bilangan Dibekal

Bilangan Tidak

Dibekal

BUKU 62 23 85

ARTIKEL 95 60 155

JUMLAH 157 83 240

42

LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI UNIT: PENGURUSAN MAKLUMAT, BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT

JULAI – DISEMBER 2010 PROSEDUR: PERLAKSANAAN KELAS KEMAHIRAN PENCARIAN MAKLUMAT



Memastikan maklumbalas pelajar yang menghadiri kelas kemahiran mencapai 80% tahap kepuasan

Laporan Julai-Disember 2010: a) Tahap kepuasan pelajar terhadap

kelas: i) Kelas Kemahiran Perpustakaan

Asas = 63.2% (TIDAK CAPAI)

ii) Kelas Kemahiran Perpustakaan Lanjutan

= 86% (CAPAI) iii) UQP1211: Asas Kemahiran

Pencarian Maklumat = 80.9% (CAPAI)

b) Tahap kepuasan terhadap

pengajaran fasilitator :

i) Kelas Kemahiran Perpustakaan Asas = 65.9% (TIDAK CAPAI)

ii) Kelas Kemahiran Perpustakaan Lanjutan = 89.2% (CAPAI)

iii) UQP1211:Asas Kemahiran Pencarian Maklumat = 82.6% (CAPAI)

Laporan terperinci rujuk Lampiran A.

i) Jumlah pelajar

yang terlalu ramai pada satu-satu masa.

ii) Pelajar tidak dapat ‘hands on’ kerana tidak dapat menyediakan PC untuk setiap pelajar.

iii) Ruang pembelajaran / bilik yang kecil dan kadangkala tidak selesa.

iv) Kaedah pengajaran dan modul kurang menarik dan berkesan.

i) Modul lebih interaktif dan menarik.

ii) Kursus teknik

pengajaran kepada Pustakawan.

iii) Kursus

pengucapan Bahasa Inggeris kepada Pustakawan.

iv) Taklimat khusus

kepada Pustakawan sebelum semester bermula.

a) 651 cadangan/komen

daripada pelajar:

i) Pengajaran fasilitator = 62 (9.5%)

ii) Sistem hawa dingin = 2 (0.3%)

iii) Keselesaan bilik = 9 (1.3%)

iv) Penguasaan Bahasa Inggeris = 9 (1.3%)

v) Modul/slaid = 20 (3%) vi) Komputer = 14 (2.1%) vii) Rangkaian = 16 (2.4%)

b) 10 cadangan/komen

daripada fasilitator:

i) Komputer = 3 (30%) ii) Rangkaian = 5 (50%)

43

Lampiran A

Prosedur Perlaksanaan Kelas Kemahiran Pencarian Maklumat

Kajian dibuat berdasarkan borang penilaian yang diedarkan kepada pelajar yang menghadiri Kelas Kemahiran Perpustakaan Asas, Kelas Kemahiran Perpustakaan Lanjutan dan Asas Kemahiran Pencarian Maklumat dari Julai-Disember 2010. Analisis data dilaksanakan dengan menggunakan kaedah analisis deskriptif. Dalam kaedah ini, skor yang diberikan oleh pelajar untuk Soalan 1 hingga Soalan 5 dalam borang penilaian akan dijumlahkan. Jumlah skor ini akan dikategorikan kepada tiga tahap kepuasan, iaitu Rendah, Sederhana dan Tinggi seperti di Jadual 1.

Jadual 3: Kategori Jumlah Skor

Jumlah Skor

Tahap

5 hingga 15

Rendah

16 hingga 26 Sederhana

27 hingga 37 Tinggi

Kelas Kemahiran Perpustakaan Asas (i) Tahap kepuasan pelajar terhadap Kelas Kemahiran Perpustakaan Asas

Jadual 4: Tahap Kepuasan Pelajar Terhadap Kelas Kemahiran Perpustakaan Asas

Tahap Kekerapan (n = 1069)

Peratus (%)

Rendah 9 0.8 Sederhana 384 35.9

Tinggi 676 63.2 Jumlah 1069 100

Min: 27.9 Minimum: 5

Sisihan Piawai: 4.5 Maksimum: 35

44

Jadual 2 menunjukkan 63.2% (676 orang pelajar) menyatakan tahap kepuasan yang tinggi terhadap Kelas Kemahiran Perpustakaan Asas yang dianjurkan bersama oleh PSZ dan Akademi Bahasa UTM. Manakala 35.9% (384 orang pelajar) mempunyai tahap kepuasan yang sederhana. Hanya sebilangan kecil pelajar iaitu 0.8% (9 orang pelajar daripada keseluruhan 1069) mempunyai tahap kepuasan yang rendah terhadap Kelas Kemahiran Perpustakaan Asas yang diikuti. Secara keseluruhannya, tahap kepuasan pelajar terhadap Kelas Kemahiran Perpustakaan Asas agak tinggi di mana purata jumlah skor yang diberikan oleh pelajar ketika membuat penilaian adalah 27.9 dan sisihan piawaian ialah 4.5. Nilai minimum menunjukkan jumlah skor yang paling rendah diberikan oleh pelajar. Jadual di atas menunjukkan jumlah skor terendah adalah 5 manakala jumlah skor yang tertinggi adalah 35. (ii) Jumlah skor untuk Soalan 1 hingga Soalan 5

Jadual 3: Skor Soalan 1 hingga 5

Soalan

1 (Strongly Disagree)

2

3

4

5

6 7 (Strongly

Agree)

Jumlah

1. After attending this class, I am more confident in using the library facilities

2

0.2%

1

0.1%

21 2%

133

12.4%

316

29.6%

366

34.2%

230

21.5%

1069 100%

2. The class modules met my expectations

2

0.2%

3

0.3%

36

3.4%

169

15.8%

356

33.3%

325

30.4%

178

16.7%

1069 100%

3. The class was well organised

4

0.4%

1

0.1%

24

2.2%

123

11.5%

318

29.7%

352 32.9

247

23.1%

1069 100%

4. The classroom was a good learning environment

4

0.4%

3

0.3%

27

2.5%

103 9.6%

245

22.9%

391

36.6%

296

27.7%

1069 100%

5. In my opinion, this class is effective

4

0.4%

3

0.3%

32 3%

126

11.8%

273

25.5%

387

36.2%

244

22.8%

1069 100%

Jadual 3 menunjukkan skor untuk soalan 1 hingga 5 untuk tahap kepuasan pelajar terhadap Kelas Kemahiran Perpustakaan Asas. Dari analisis yang dibuat peratus pelajar yang berpuas hati dengan Kelas Kemahiran Perpustakaan Asas yang diadakan adalah tinggi. Analisis terperinci mendapati kekerapan pelajar memilih skor 4 sehingga 7. Tindakan cadangan penambahbaikan seperti keterangan di atas.

45

(iii) Tahap kepuasan pelajar terhadap fasilitator Kelas Kemahiran Perpustakaan Asas

Jadual 4: Tahap Kepuasan Pelajar Terhadap Fasilitator Kelas Kemahiran Perpustakaan Asas

Tahap Kekerapan

(n = 1075) Peratus (%)


Tinggi 708 65.9 Jumlah 1075 100

Min: 28.3 Minimum: 5

Sisihan Piawai: 4.6 Maksimum: 35

Berdasarkan Jadual 4, secara keseluruhannya fasilitator Kelas Kemahiran Perpustakaan Asas telah melaksanakan tugas dengan baik. Tahap kepuasan pelajar terhadap pengajaran fasilitator berada di tahap yang tinggi iaitu 65.9% (708 orang pelajar) dan hanya 8 (0.7%) pelajar di bawah linkungan tahap kepuasan yang rendah. Perincian skor setiap soalan untuk penilaian fasilitator Kelas Kemahiran Perpustakaan Asas secara individu adalah seperti di Lampiran 1. Tindakan cadangan penambahbaikan seperti keterangan di atas. Lima soalan dalam borang penilaian membenarkan pelajar menilai fasilitator yang menyampaikan maklumat dalam kelas kemahiran tersebut. Untuk menganalisis data ini, satu jadual cross tabulation diwujudkan. Jadual 5 mengandungi initial nama fasilitator serta skor yang diberi oleh pelajar dari soalan 1 hingga soalan 5. Jumlah skor dikategorikan kepada 3 tahap kepuasan iaitu Rendah, Sederhana dan Tinggi.

46

Jadual 5: Skor Penilaian Terhadap Fasilitator Kelas Kemahiran Perpustakaan Asas

Fasilitator

Tahap kepuasan terhadap pengajaran fasilitator Jumlah pelajar

1 (rendah)

2 (sederhana)

3 (tinggi)

HZ 0 0%

9 31%

20 69%

29 100%

HS 1 4.3%

12 52.2%

10 43.5%

23 100%

HH 0 0%

5 22.7%

17 77.3%

22 100%

HN 0 0%

11 42.3%

15 57.7%

26 100%

HAS 0 0%

4 12.1%

29 87.9%

33 100%

JA 1 4.5%

8 36.4%

13 59.1%

22 100%

KMJ 1 3.7%

14 51.9%

12 44.4%

27 100%

KBY 0 0%

14 48.3%

15 51.7%

29 100%

MK 1 1.7%

12 20.7%

45 77.6%

58 100%

MFMY 0 0%

9 15.3%

50 84.7%

59 100%

MNI 0 0%

23 52.3%

21 47.7%

44 100%

MZO 3 2.7%

45 39.8%

65 57.5%

113 100%

MRK 0 0%

19 67.9%

9 32.1%

28 100%

MMY 0 0%

12 41.4%

17 58.6%

29 100%

NJ 0 0%

19 38.8%

30 61.2%

49 100%

47

NZR 0 0%

15 24.6%

46 75.4%

61 100%

NEH 0 0%

23 37.1%

39 62.9%

62 100%

NHAW 0 0%

8 33.3%

16 66.7%

24 100%

NHDK 0 0%

6 11.3%

47 88.7%

53 100%

NS 1 3.7%

7 25.9%

19 70.4%

27 100%

NSS 0 0%

10 50%

10 50%

20 100%

SEI 0 0%

9 34.6%

17 65.4%

26 100%

SNMA 0 0%

12 46.2%

14 53.8%

26 100%

SAR 0 0%

8 23.5%

26 76.5%

34 100%

YHMY 0 0%

8 28.6%

20 71.4%

28 100%

ZD 0 0%

4 15.4%

22 84.6%

26 100%

ZA 0 0%

16 31.4%

35 68.6%

51 100%

ZR 0 0%

17 37%

29 63%

46 100%

Jumlah 8 0.7%

359 33.4%

708 65.9%

1075 100%

48

Kelas Kemahiran Perpustakaan Lanjutan

(i) Tahap kepuasan pelajar terhadap Kelas Kemahiran Perpustakaan Lanjutan

Jadual 6: Tahap Kepuasan Pelajar Terhadap Kelas Kemahiran Perpustakaan Lanjutan


Peratus (%)


Tinggi 1075 86 Jumlah 1250 100

Min : 30.6 Minimum : 9

Sisihan Piawai : 3.7 Maksimum: 35 Jadual 6 menunjukkan 86% (1075 orang pelajar) menyatakan tahap kepuasan yang tinggi terhadap Kelas Kemahiran Perpustakaan Lanjutan yang dianjurkan. 13.8% (173 orang pelajar) pelajar mempunyai tahap kepuasan yang sederhana, dan 2 orang (0.2%) pelajar di dalam lingkungan tahap kepuasan yang rendah. Secara keseluruhannya, tahap kepuasan pelajar terhadap Kelas Kemahiran Perpustakaan Lanjutan adalah tinggi di mana purata jumlah skor yang diberikan pelajar adalah 30.6 dan sisihan piawai ialah 3.7. Nilai minimum iaitu skor yang paling rendah adalah 9 manakala nilai maksimum adalah 35.

49

(ii) Jumlah skor untuk Soalan 1 hingga Soalan 5 Jadual 7: Skor Soalan 1 hingga 5

Soalan


2

3

4

5

6 7 (Strongly

Agree)

Jumlah

1. The knowledge and skills acquired from this class help in doing my assignment / research efficiently

1

1%

1

1%

1

1%

32

2.6%

198

15.8%

437 35%

580

46.4%

1250 100%

2. The class modules met my expectations

0

0%

3

0.2%

4

0.3%

54

4.3%

201

16.1%

509

40.7%

479

38.3%

1250 100%

3. The class was well organised

0

0%

2

0.2%

1

0.1%

51

4.1%

208

16.6%

496

39.7%

492

39.4%

1250 100%

4. Time allotted is sufficient

2

0.2%

8

0.6%

24

1.9%

79

6.3%

227

18.2%

474

37.9%

436

34.9%

1250 100%

5. The classroom was a good learning environment

0

0%

3

0.2%

8

0.6%

61

4.9%

172

13.8%

425 34%

581

46.5%

1250 100%

Jadual 7 menunjukkan skor untuk soalan 1 hingga 5 untuk tahap kepuasan pelajar terhadap Kelas Kemahiran Perpustakaan Lanjutan yang diikuti oleh pelajar. Analisa terperinci mendapati kekerapan pelajar memilih skor 5, 6 dan 7. Tindakan cadangan penambahbaikan seperti keterangan di atas.

50

(iii) Tahap kepuasan pelajar terhadap fasilitator Kelas Kemahiran Perpustakaan Lanjutan

Jadual 8: Tahap Kepuasan Pelajar Terhadap Fasilitator Kelas Kemahiran Perpustakaan Lanjutan


Peratus (%)

Rendah Sederhana

3 134

0.2 10.5

Tinggi 1134 89.2 Jumlah 1271 100

Min : 31.4 Minimum : 5 Sisihan Piawai : 3.7 Maksimum: 35 Berdasarkan pada skor di Jadual 8, fasilitator Kelas Kemahiran Perpustakaan Lanjutan telah menjalankan tugas mereka dengan amat baik di mana tahap kepuasan pelajar terhadap pengajaran fasilitator adalah tinggi iaitu 89.2% (1134 orang pelajar) dan hanya 3 (0.2%) pelajar di dalam linkungan tahap kepuasan yang rendah. Perincian skor setiap soalan untuk penilaian fasilitator secara individu adalah seperti di Lampiran 2. Tindakan cadangan penambahbaikan seperti keterangan di atas.

Lima soalan dalam borang penilaian membenarkan pelajar menilai fasilitator yang menyampaikan taklimat dalam kelas kemahiran tersebut. Untuk menganalisa data ini, satu jadual cross tabulation diwujudkan. Jadual 9 mengandungi initial nama fasilitator serta skor yang diberi oleh pelajar dari soalan 1 hingga soalan 5. Jumlah skor dikategorikan kepada 3 tahap kepuasan iaitu Rendah, Sederhana dan Tinggi.

51

Jadual 9: Skor Penilaian Terhadap Fasilitator Kelas Kemahiran Perpustakaan Lanjutan

Fasilitator Tahap kepuasan terhadap pengajaran fasilitator

Jumlah pelajar 1

(rendah) 2

(sederhana) 3

(tinggi)

HS 0 0%

18 15.1%

101 84.9%

119 100%

JA 1 0.7%

14 9.4%

134 89.9%

149 100%

MMY 0 0%

11 7%

146 93%

157 100%

NHAW 2 1.1%

33 19%

139 79.9%

174 100%

NZR 0 0%

14 4.6%

290 95.4%

304 100%

NSS 0 0%

34 16.8%

168 83.2%

202 100%

SAR 0 0%

6 4.7%

121 95.3%

127 100%

ZD 0 0%

4 10.3%

35 89.7%

39 100%

JUMLAH 3 0.2%

134 10.5%

1134 89.2%

1271 100%

52

Subjek Kokurikulum UQP 1211: Asas Kemahiran Pencarian Maklumat

(i) Tahap kepuasan pelajar terhadap UQP 1211: Asas Kemahiran Pencarian Maklumat

Jadual 10: Tahap Kepuasan Pelajar Terhadap UQP 1211: Asas Kemahiran Pencarian Maklumat

Tahap Kekerapan

(n = 47) Peratus (%)

Rendah Sederhana

0 9

0 19.1

Tinggi 38 80.9

Jumlah 47 100

Min : 30 Minimum : 20

Sisihan Piawai : 3.8 Maksimum: 35 Jadual 10 menunjukkan 80.9% (38 orang pelajar) menyatakan tahap kepuasan yang tinggi terhadap UQP 1211: Asas Kemahiran Pencarian Maklumat yang dianjurkan oleh PSZ dan Pusat Kursus Umum dan Kokurikulum. 19.1% (9 orang pelajar) mempunyai tahap kepuasan yang sederhana dan tiada pelajar di dalam lingkungan tahap kepuasan yang rendah. Purata jumlah skor yang diberikan oleh pelajar ketika membuat penilaian adalah 30 dan sisihan piawaian ialah 3.8. Nilai minimum menunjukkan jumlah skor yang paling rendah iaitu 20 dan nilai maksimum ialah 35.

53

(ii) Jumlah skor untuk Soalan 1 hingga Soalan 5

Jadual 11: Skor Soalan 1 hingga 5

Soalan


2

3

4

5

6 7 (Strongly

Agree)

Jumlah

1. After attending this class, I am more confident in using the library facilities

0

0%

0

0%

0

0%

3

6.4%

11

23.4%

13

27.7%

20

42.6%

47

100% 2. The class modules met my expectations

0

0%

0

0%

0

0%

4

8.5%

14

29.8%

19

40.4%

10

21.3%

47

100% 3. The class was well organised

0

0%

0

0%

0

0%

5

10.6%

6

12.8%

21

44.7%

15

31.9%

47

100% 4. Time allotted is sufficient

0

0%

0

0%

0

0%

4

8.5%

8

17%

22

46.8%

13

27.7%

47

100% 5. The classroom was a good learning environment

0

0%

0

0%

0

0%

2

4.3%

9

19.1%

9

19.1%

27

57.4%

47

100%

Perincian skor untuk soalan 1 hingga 5 adalah seperti di Jadual 11. Analisa terperinci mendapati kekerapan pelajar memilih skor 5, 6 dan 7. Tindakan cadangan penambahbaikan seperti keterangan di atas.

54

(iii) Tahap kepuasan pelajar terhadap fasilitator UQP 1211: Asas Kemahiran Pencarian Maklumat

Jadual 12: Tahap Kepuasan Pelajar Terhadap Fasilitator UQP 1211: Asas Kemahiran Pencarian Maklumat

Tahap Kekerapan

(n = 46) Peratus (%)

Rendah Sederhana

3 5

6.5 10.9

Tinggi 38 82.6

Jumlah 46 100

Min : 30 Minimum : 9

Sisihan Piawai : 6 Maksimum: 35 Berdasarkan skor di Jadual 12, secara keseluruhannya fasilitator telah menjalankan tanggungjawab dengan baik. 82.6% (38 orang pelajar) memberi skor tahap kepuasan yang tinggi kepada pengajaran fasilitator. Manakala 3 orang pelajar (6.5%) memberi skor tahap kepuasan yang rendah. Perincian skor setiap soalan untuk penilaian fasilitator secara individu adalah seperti di Lampiran 3. Tindakan cadangan penambahbaikan seperti keterangan di atas. Lima soalan dalam borang penilaian membenarkan pelajar menilai fasilitator yang menyampaikan taklimat. Untuk menganalisa data ini, satu jadual cross tabulation diwujudkan. Jadual 13 mengandungi initial nama fasilitator serta skor yang diberi oleh pelajar dari soalan 1 hingga soalan 5. Jumlah skor dikategorikan kepada 3 tahap kepuasan, iaitu Rendah, Sederhana dan Tinggi.

Jadual 13: Skor Penilaian Terhadap Fasilitator UQP 1211: Asas Kemahiran Pencarian Maklumat

Fasilitator Tahap kepuasan terhadap pengajaran fasilitator UQP 1211

Jumlah pelajar 1.00 (rendah)

2.00 (sederhana)

3.00 (tinggi)

HS 3 10.3%

4 13.8%

22 75.9%

29 100%

SAR 0 0%

1 5.9%

16 94.1%

25 100%

Jumlah 3 6.5%

5 10.9%

38 82.6%

46 100%

laporan perlaksanaan dan pencapaian...

Documents