Arkib 2/08

BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD AWAM

BUTIR-BUTIR JABATAN Untuk Kegunaan Arkib Negara

Tarikh Terima:Kementerian/Jabatan/Agensi:Sekolah Kebangsaan Kuala Nyalau

Bahagian/Cawangan/Unit:Bahagian Pengurusan

Pewujud Rekod : -

MAKLUMAT MENGENAI REKOD

Nama dan No. Jadual Pelupusan Rekod: Jadual Pelupusan Rekod Buku Teks, KPM 2012

Bil. Tajuk Siri Tahun Diliputi Tempoh Pengekalan

Yang Ditentukan

Dalam Jadual

Unit Rekod Meter Panjang Rekod

Daripada Kepada

1. ( 1 ) Buku Teks – (Tahun 1) 2003 2004 1 tahun 11 0.06 m.p2. ( 1 ) Buku Teks – (Tahun 2) 2004 2010 6 tahun 215 1.37 m.p3. ( 1 ) Buku Teks – (Tahun 3) 2003 2012 9 tahun 160 1.01 m.p4. ( 1 ) Buku Teks - (Tahun 4) 2004 2012 4 tahun 292 2.25 m.p5. ( 1 ) Buku Teks - (Tahun 5) 2005 2012 7 tahun 72 0.67 m.p6. ( 1 ) Buku Teks - (Tahun 6) 2004 2012 8 tahun 60 0.54 m.p7. ( 3 ) Buku Panduan Guru 2003 2008 5 tahun 135 1.03 m.p

Jumlah Unit Rekod:915

Ukuran Meter Panjang Rekod:6.87 m.p

Mengikut seksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629], saya mengemukakan permohonan ini bagi pemusnahan rekod di atas:

Nama Pegawai: Nurlizawati Abd. Moin Tandatangan dan Meterai/Cap Jabatan:

Jawatan: Guru SPBT Tarikh:

Lampiran 2 (a)

PENERANGAN

BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD AWAM - Arkib 2/08

(1) Kementerian/Jabatan/Agensi: Nama Kementerian/ Jabatan/ Agensi/ Organisasi yang memohon.

(2) Bahagian/ Cawangan/ Unit: Bahagian/ Cawangan/ Unit yang terdapat dalam sesuatu jabatan/agensi yang memohon.

Nama Jabatan/Agensi : Sekolah Kebangsaan ABCNama Bahagian/ Cawangan/ Unit : Bahagian Pengurusan

(3) Pewujud Rekod [Jika tidak sama dengan (1)]: Kementerian/ Jabatan/ Agensi yang mewujudkan atau menguruskan rekod mengikut fungsi dan aktvitinya tetapi fungsi/aktivitinya telah diberhentikan kerana ‘jumud’ atau fungsinya telah diambilalih oleh jabatan lain. Rekod-rekod tersebut disimpan dan dijaga oleh jabatan yang menyenaraikan rekod tersebut.

Contoh: Suruhanjaya Keretapi Malaysia telah dijumudkan dan rekod-rekodnya disimpan dan di bawah kawalan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam. Oleh itu, Suruhanjaya Perkhidmatan Awam bertanggungjawab mengambil tindakan pelupusan bagi rekod-rekod Suruhanjaya Keretapi Malaysia.

(4) Nama dan No. Jadual Pelupusan Rekod: Nama dan Nombor Jadual Pelupusan Rekod yang diberi oleh Arkib Negara Malaysia kepada jabatan/ agensi.

(5) Bil: Bilangan nombor seturut.

(6) Tajuk Siri: Tuliskan No. Bil. Perkara dan Tajuk Siri seperti yang terdapat dalam dalam Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am.

Contoh: (2) Buku Modul

(7) Tahun Diliputi (Daripada Kepada): Tahun terawal dan terakhir rekod dalam tajuk siri yang disenaraikan.

(8) Tempoh Pengekalan Yang Ditentukan Dalam Jadual: Rujuk tempoh masa dalam ruangan Tindakan Pelupusan dalam Jadual Pelupusan Rekod.

(9) Unit Rekod: Merujuk kepada bilangan unit buku dalam setiap siri.

Kod Kumpulan Buku Modul

Tajuk Siri seperti dalam JPR – Buku Modul

(10) Meter Panjang Rekod:

i. Jumlah Rekod – Bilangan unit buku dalam setiap siri.

ii. Meter Panjang – Ukuran matrik meter panjang bagi rekod. Sila rujuk kaedah

mengukur rekod seperti di Lampiran 6 - 8.

(11) Ruangan ini hendaklah diisi oleh pegawai yang bertanggungjawab membuat

permohonan pemusnahan rekod.

Catatan: Bagi tujuan permohonan pelupusan berdasarkan Jadual Pelupusan Rekod (JPR), tempoh pengekalan yang berdasarkan kiraan tahun hendaklah mengambil kira genap 12 bulan dari tempoh fail ditutup/ tamat tindakan.

Lampiran 3CONTOH

Arkib 12/08PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM

BUTIR-BUTIR JABATAN

(1) Kementerian/Jabatan/Agensi: Sekolah Kebangsaan ABC

(2) Bahagian/Cawangan/Unit:Bahagian Pengurusan

MAKLUMAT MENGENAI REKOD

(3) Surat Kebenaran Pemusnahan:

3.1 No. Rujukan: ANM600-14/24/20/8 3.2 Tarikh: 31 Disember 2012

(4) Perihal Rekod: Berkenaan dengan buku teks

(5) Meter Panjang Rekod Yang Dimusnahkan: 28 m.p

(6) Peringkat Keselamatan: Terbuka

(7) Kaedah Pemusnahan : No. Resit (Jika Dijual):………...

dibakar dirincih dikitar semula dipadamkan dijual

(8) Tarikh Pemusnahan: 3. 1. 2013 (9) Tempat Pemusnahan: Pejabat Bahagian Pentadbiran

PEGAWAI YANG MELAKSANAKAN PEMUSNAHAN

(10) Nama Pegawai: Norhanizah Mohd Salleh Tandatangan:Norhanizah Jawatan: PT N17

(11) Nama Saksi: Norhamizah Ali Tandatangan:Norhamizah Jawatan:PT N22

PENENTUSAHAN12) Saya mengesahkan bahawa rekod di atas telah dimusnahkan dengan sewajarnya mengikut

Seksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]:Nama Pegawai: Hasmah Zainol Tandatangan dan Meterai/Cap

Jabatan:Hasmah

Jawatan: Pen. Peg. Tadbir Tarikh: 6.1.2013

/

CopJabatan

Lampiran 3 (a)

PENERANGAN

BORANG PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM - Arkib 12/08

(1) Kementerian/Jabatan/Agensi: Nama Kementerian/Jabatan/Agensi yang memohon. Contoh :

Nama Kementerian/Jabatan/Agensi: Sekolah Kebangsaan ABC

(2) Bahagian/Cawangan/Unit: Bahagian/cawangan/unit yang terdapat dalam sesuatu Kementerian/Jabatan/Agensi yang memohon. Contoh:

Nama Bahagian/Cawangan/Unit: Bahagian Pengurusan

(3) Surat Kebenaran Bagi Pemusnahan:

(3.1) No. Rujukan : Merujuk kepada nombor rujukan surat kebenaran pemusnahan dari Arkib Negara.

(3.2) Tarikh : Tarikh surat kebenaran pemusnahan dari Arkib Negara.

(4) Perihal Rekod : Merujuk kepada keterangan dan penjelasan ringkas mengenai isi kandungan, jenis dan bentuk rekod yang telah dimusnahkan.

(5) Meter Panjang Rekod Yang Dimusnahkan : Merujuk kepada ukuran meter panjang (linear metre) rekod yang telah dimusnahkan (Jabatan juga boleh menyatakan jumlah unit rekod/ fail).

(6) Peringkat Keselamatan : Merujuk kepada peringkat pengelasan rekod/ dokumen sama ada Terbuka, Terhad, Sulit, Rahsia, dan Rahsia Besar.

(7) Kaedah Pemusnahan : Sila tandakan kaedah pemusnahan rekod atau sekiranya ada kaedah lain yang digunakan sila nyatakan.

(8) Tarikh Pemusnahan : Merujuk kepada tarikh melaksanakan perbuatan memusnahkan.

(9) Tempat Pemusnahan : Merujuk kepada lokasi di mana rekod dimusnahkan.

(10) & (11) Pegawai Yang Menjalankan Pemusnahan : Merujuk kepada pengesahan pemusnahan oleh pegawai dan saksi yang melaksanakan pemusnahanrekod.

(12) Penentusahan : Merujuk kepada pengesahan pemusnahan oleh pegawai penyelia.

Lampiran 4 TATACARA PELUPUSAN BUKU TEKS OLEH SEKOLAH DI BAWAH JABATAN

PELAJARAN NEGERI SELURUH NEGARA

Lampiran 5

1

2

Sekolah menubuhkan Jawatankuasa Pelupusan (dipengerusikan oleh Pengetua/ Guru Besar)

Pengasingan buku teks yang akan dilupuskan oleh pihak sekolah

MULA

4

3

JPN menerima kelulusan daripada Arkib Negara dan menghantar surat kelulusan kepada sekolah terlibat

JPN mengemukakan Borang Arkib 2/08 kepada Arkib Negara mengikut kelompok dan salinan kepada pihak Audit Negara

Sekolah melengkapkan Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam Arkib 2/08 dan menghantar ke JPN

JPN mengumpul dan menyemak borang permohonan secara berkelompok yang diterima daripada pihak sekolah. JPN boleh membuat pemantauan ke sekolah

5

6

7

8

Pelaksanaan pelupusan berdasarkan syor kaedah yang telah diluluskan mengikut JPN masing-masing

Sekolah menghantar satu (1) salinan Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam Arkib 12/08 ke JPN untuk dipanjangkan ke Arkib Negara

9 Sekolah mengemaskini buku stok

TAMAT

PROSES KERJA BAGI PENGURUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS OLEH SEKOLAH DI BAWAHJABATAN PELAJARAN SELURUH NEGARA

LANGKAH PROSES KERJA

1Pihak sekolah diminta untuk menubuhkan Lembaga Pemeriksa Pelupusan. Lembaga Pemeriksa Pelupusan dipengerusikan oleh Pengetua atau Guru Besar.

2Guru Penyelaras SPBT dikehendaki mengemaskini data buku teks SPBT tahun semasa sebelum mengenal pasti dan membuat pengasingan semua buku teks yang akan dilupuskan.

3.

JPN menghantar surat arahan untuk melaksanakan pelupusan ke sekolah. Sekolah perlu melengkapkan Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam Arkib 2/08 dan menghantar kepada JPN.

4

JPN akan menyemak dan mengumpul semua borang permohonan Arkib 2/08 daripada sekolah sebelum dihantar ke Arkib Negara. JPN boleh membuat pemantauan ke sekolah untuk memastikan sekolah melaksanakan prosedur yang betul.

5

JPN mengemukakan Borang Arkib 2/08 kepada Arkib Negara mengikut kelompok dan salinan kepada pihak Audit Negara. Proses kelulusan daripada Arkib Negara akan mengambil masa sekurang-kurangnya 14 hari bekerja.

6

JPN menerima kelulusan daripada Arkib Negara dan menghantar surat kelulusan kepada sekolah yang memohon. Pihak sekolah akan merujuk kepada JPN untuk mengambil tindakan seterusnya.

7Pelaksanaan pelupusan berdasarkan syor kaedah yang telah diluluskan mengikut JPN masing-masing sehingga buku yang perlu dilupuskan dikeluarkan daripada simpanan sekolah.

8Sekolah menghantar satu (1) salinan Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam Arkib 12/08 ke JPN untuk dipanjangkan ke Arkib Negara.

9 Sekolah mengemas kini buku stok.