9 APRIL 2019

JAWATANKUASA AUDIT EKSAPOLITEKNIK KUALA TERENGGANU

1. PN. NORLIA BINTI EMBONG (Ketua Juru audit)

2. PN. SURIA BT EMBONG

3. EN. AHMAD ARDHA BIN ZANAL ABADIN

4. PN. NOR FADZLINA BT AINUDDIN

5. PN. ZALINA BT TAIB @ CHIK

6. PN. AFSAL BT ABDULLAH

7. PN. AIEZZATUL AKMALIYAH BT ABDULLAH

8. PN. NOORIZAN BT ABD. MALIK

9. PN. ZURAINI ABDUL RAJAB

10. EN. MOHD SUBRI BIN ISMAIL

AUDIT EKSA BIL.1/2019

JKE

JPA

JTMKINTELEK

KORPORAT

ZON EKSA POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

•BANGUNAN PEJABAT JKE

•BILIK KULIAH

•MAKMAL JKE (INDUK)

•PID

•CONCEPT

JKE

•PEJABAT JPA

•UNIT KAUNSELINGJPA

•PEJABAT JTMK

•UNIT RNDJTMK

ZON EKSA POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

• JMSK

• UNIT PEPERIKSAAN

• UNIT PERHUBUNGAN DAN LATIHAN INDUSTRI

• JABATAN HEP

• UNIT LATIHAN DAN PENDIDIKAN LANJUTAN

• UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT

• UNIT PERPUSTAKAAN

INTELEK

• UNIT PENTADBIRAN

• UNIT SUKAN DAN KEBUDAYAAN

• UNIT PEMBANGUNAN

• UNIT KEWANGAN

• WARROOM

• KUALITI

• UNIT MULTIMEDIA

• UNIT PEROLEHAN

KORPORAT

ZON EKSA POLITEKNIK KUALA TERENGGANU

• ZURAINI (K)

• M. SUBRI

• ZALINA

• NOR FADZLINA (K)

• NOORIZAN

• AIEZZATUL AKMALIYAH

• NORLIA (JPA)

• ARDHA (JTMK)

• SURIA (K)

• AFSAL

ZON JKEZON JKEZON JPA + ZON JTMKZON JPA + ZON JTMK

ZON INTELEK

ZON INTELEK

ZON KORPORAT

ZON KORPORAT

JADUAL PEMBAHAGIAN AUDITOR ZON

AUDIT BIL.1/2019

Keperluan Utama Pelaksanaan

Ruang Tempat Kerja / Pejabat

Tempat Umum

Keselamatan Persekitaran

Kawasan Persekitaran Pejabat

Tempat Khusus

A

B

E

D

F

C

KRITERIA PENILAIAN

KRITERIA AUDIT

EKSA – KOMPONEN A

EKSA – KOMPONEN B

EKSA – KOMPONEN C

EKSA – KOMPONEN D

EKSA – KOMPONEN E

EKSA – KOMPONEN F

90.0 % - 100%CEMERLANG

80.0% - 89.9%BAIK

Di bawah 79.9 %TIDAK LAYAK MENDAPAT SIJIL

PERSIJILAN MAMPU

KEPUTUSAN

HASIL DAPATAN AUDIT

"Kemas & Lancar"

Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) 2019

Politeknik Kuala Terengganu

HASIL DAPATAN TERPERINCI

UNIT KOMPONEN A KOMPONEN B KOMPONEN C KOMPONEN D KOMPONEN E KOMPONEN F PURATA

KORPORAT

PENTADBIRAN 83.3 81.6 96.5 94.3 90 Tidak Berkaitan

84.92

SUKAN DAN KEBUDAYAAN 87.4 58.9 94.3 85.5 Tidak Berkaitan 80

KEWANGAN 91 88.4 100 88.6 Tidak Berkaitan Tidak Berkaitan

UNIT PEMBANGUNAN 84.8 66.3 80 78.2 Tidak Berkaitan 84

WAR ROOM 90.5 75.8 100 65.7 Tidak Berkaitan Tidak Berkaitan

KUALITI 94.7 75.2 100 77.1 Tidak Berkaitan Tidak Berkaitan

PEROLEHAN 90.5 95.6 90 71.4 Tidak Berkaitan Tidak Berkaitan

MULTIMEDIA 81.9 70.50 94.70 67.30 Tidak Berkaitan Tidak Berkaitan

JUMLAH 88.01 76.54 94.44 78.51 90 82JMSK 100 93.3 96 85 Tidak Berkaitan 100

94.43

JHEP 95.24 83 100 85 Tidak Berkaitan Tidak Berkaitan

TEKNOLOGI MAKLUMAT 82.9 88.6 92 87.24 Tidak Berkaitan Tidak Berkaitan

PERPUSTAKAAN 97.1 89 92.2 86.2 100 Tidak Berkaitan

UPLI 99 91.54 100 97.14 Tidak Berkaitan Tidak Berkaitan

ULPL 94.3 83 94.3 87.3 Tidak Berkaitan Tidak Berkaitan

PEPERIKSAAN KIV KIV KIV KIV Tidak Berkaitan Tidak Berkaitan

JUMLAH 94.76 88.07 95.75 87.98 100 100JKE 92.3 77.3 90 90 86.6 86.6

88.92PID 95 96 Tidak Berkaitan Tidak Berkaitan Tidak Berkaitan Tidak Berkaitan

CONCEPT KIV KIV Tidak Berkaitan Tidak Berkaitan Tidak Berkaitan Tidak Berkaitan

JUMLAH 93.65 86.65 90 90 86.6 86.6

JTMK 99 86 87 88 70 65

77.92RND 77 60 84 84 Tidak Berkaitan Tidak Berkaitan

JUMLAH 88 73 85.50 86 70 65

JPA 92.38 95.81 93.33 87.14 88 96.67

PERBANDINGAN AUDIT

LEPAS

ZON BIL.1/2018 BIL.2/2018 BIL.3/2018 BIL.4/2018 BIL.1/2019

KORPORAT 52.64 78.22 79.15 87.50 84.92

INTELEK 64.53 77.82 75.10 75.04 94.43

JKE 58.90 78.33 84.56 66.30 88.92

JTMK 51.52 81.67 85.68 91.64 77.92

JPA 58.54 77.27 90.44 93.14 90.93

PURATA SKOR KESELURUHAN

BIL KOMPONEN MARKAH (%)

1 A 91.09

2 B 83.43

3 C 91.64

4 D 87.71

5 E 87.59

6 F 86.05

MIN PURATA 87.92

KEDUDUKAN MARKAH DALAM KATEGORI BAIK

(80% – 89.9%)

CARTA RADAR

KOMPONEN A

KOMPONEN B

KOMPONEN C

KOMPONEN D

KOMPONEN E

KOMPONEN F

70

75

80

85

90

95

100

A

B

C

D

E

F

ULASAN PENEMUAN ZON JKE

EKSA dilaksanakan tetapi masih terdapat ruang kerja staff yang tidak dikemaskini dan

disusun dengan baik, rak fail dan susunan peralatan laci tidak kemas dan tidak

mengikut kandungan laci.

Terdapat makmal yang disusun dengan kemas – makmal kuasa.

Fail-fail tidak disusun dengan kemas, tulang fail masih menggunakan tulang 5S

Maklumat PIC ditampal pada ruang kurang strategic iaitu di dalam kelas.

Masih terdapat lokasi-lokasi bilik yang tidak diletakkan PIC (surau tingkat 2 dan 3,

bengkel projek, makmal teknologi, bilik pegawai).

Maklumat PIC tidak dikemaskini kerana masih ditampal PIC lama walaupun telah

diganti dengan pensyarah yang lain.

Maklumat pergerakan staff tiada bagi beberapa orang staff (bengkel projek) dan

kedudukan maklumat pergerakan staff yang tidak sesuai.

Kerusi di pejabat yang tidak sesuai dan rosak.

Kerosakan lampu tangga di laluan keluar/kecemasan

Makmal Teknologi tiada label peralatan di almari peralatan.

Makmal Telekom masih menggunakan label 5S.

Tulang fail EKSA tidak dikemaskini, kedudukan label yang tidak sesuai.

Secara keseluruhannya, semua unit di bawah Zon Intelek berada dalam keadaan yang

baik dan memuaskan. Namun, ada beberapa perkara atau penemuan yang telah

dikenal pasti. Antaranya:

Tiada label bagi person incharge (PIC) bagi sesuatu sudut / ruang tertentu.

Tulang fail yang tidak seragam

Tiada pelan lampu / suis

Tiada pelan lantai bagi unit berkenaan

Penambahbaikan:

Perlu penyelarasan bagi pelan lampu / suis kerana ada unit memaklumkan pelan

tersebut tidak perlu ditampal.

ULASAN PENEMUAN ZON INTELEK

ULASAN PENEMUAN ZON KORPORAT

Pentadbiran

Terdapat tiga lampu yang tidak menyala di bilik mesyuarat/persidangan.

Pemadam api di bilik mesyuarat tidak digantung (sudah ditegur audit yang lalu).

Tiada alat pemadam api di lobi utama.

Bilik fail terdapat kotak dan board yang perlu di alih.

Unit Multimedia

Tiada pelan lampu.

Penambahbaikan kekemasan di bahagian pantry.

Notis penjimatan tenaga, air dan kertas tidak dipamerkan.

Sukan

Tiada SOP bagi mesin fotostat

Notis penjimatan tenaga tidak dipamerkan

Sebahagian peralatan tidak teratur dan tidak kemas (di ruang kerja).

SAMBUNGAN - ULASAN PENEMUAN ZON KORPORAT

Unit Pembangunan

Sebahagian laci sahaja yang teratur.

Perlu menyediakan kotak kunci yang berkunci dan tertutup untuk keselamatan.

Alat pemadam api perlu digantung.

4. Tong sabun dan wax tayar berada di dalam ruang kerja.

Bekas kunci berhabuk.

Terdapat barang-barang yang tidak bersesuaian berada di atas bekas kunci.

Surau:

� Penambahbaikan kekemasan wiring kipas (nampak wayar).

� Penambahbaikan kekemasan almari di ruang solat perempuan.

� Rak kasut berkarat.

� Tingkap berdebu.

� Penambahbaikan kekemasan di ruang mengambil wuduk ruang perempuan.

� Karpet berbau di ruang solat lelaki.

SAMBUNGAN - ULASAN PENEMUAN ZON KORPORAT

WarRoom

Terdapat satu lampu yang tidak menyala.

Notis penjimatan tenaga dan kertas tidak dipamerkan di ruang kerja.

Tiada alat pemadam api.

ULASAN PENEMUAN ZON JPA

Tiada lampu di laluan/ruangan tangga atas.

Lampu rosak (berkelip) di ruangan sudut informasi Eksa.

Soket elektrik di ruangan tangga berkeadaan uzur dan bahaya.

Tiada alat pemadam api di ruangan bilik pensyarah.

Tiada PIC di ruangan pantri.

Terdapat barang buangan di atas tangga atas dan ianya menghalang laluan ke atas.

Tulang fail EKSA tidak dikemaskini.

Bilik Alumni terdapat kotak yang perlu di alihkan.

Psikologi dan Kerjaya

Laci dokumen di bilik pegawai tiada senarai semak untuk memudahkan akses file.

Laci meja masih belum dilabelkan (alat tulis, dokumen, peribadi).

Maklumat pergerakan staf perlu disempurnakan.

Tiada alat pemadam api di luar laluan bilik.

ULASAN PENEMUAN ZON JTMK

JTMK

Telah melaksanakan EKSA. Walaubagaimanapon masih terdapat banyak perkara yang

perlu dilakukan antaranya:

Memastikan sistem fail menggunakan standard EKSA.

Ruang tangga belakang perlu di ambil tindakan.

Mengemaskini SOP peralatan gunasama.

Telah melaksanakan EKSA. Walaubagaimanapon masih terdapat banyak perkara yang

perlu dilakukan antaranya:

Memastikan sistem fail menggunakan standard EKSA

Menyediakan SOP peralatan gunasama

Pelan suis, lantai dan kecemasan perlu disempurnakan.

Meja kerja warga mestilah kemas mengikut standard EKSA.

ULASAN KESELURUHAN

Melalui hasil dapatan audit EKSA BIL.1/2019, purata skor keseluruhan zon

adalah sebanyak 87.92% dan berada dalam kategori BAIK.

Terdapat peningkatan markah berbanding hasil audit lepas (BIL.4/2018)Walaubagaimanapun terdapat 3 zon yang mengalami sedikit penurunanmarkah (Zon JTMK, Zon Korporat dan Zon JPA). Bagi Zon JPA dan ZonINTELEK telah melaksanakan EKSA dengan cemerlang (markah melebihi

%). Tahniah dan Syabas!

Kesimpulannya, sasaran kita adalah 100% penglibatan dari warga PKT.Diharapkan pelaksanaan EKSA di PKT akan dipertingkatkan agar kita semuabersedia di audit oleh MAMPU. Matlamat kita untuk mendapatkanpersijilan oleh MAMPU dalam tahun semasa tercapai dengan semua pihaksama-sama bekerjasama.

GAMBAR

PENEMUAN

DAN TEGURAN

"Kemas & Lancar"

Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) 2019

Politeknik Kuala Terengganu

HASIL PENEMUAN

(Zon Intelek)

Lokasi: Tandas berhampiran Unit Perpustakaan

Keadaan tandas yang agak kotor

HASIL PENEMUAN

(Zon Intelek)

Lokasi: Unit JMSK

Mop dan baldi yang berada

ditempat yang tidak

sepatutnya - JMSK

Lokasi: Unit Pentadbiran

HASIL PENEMUAN

(Zon Korporat)

Lokasi: Unit Sukan

HASIL PENEMUAN

(Zon Korporat)

Tiada SOP pada peralatan gunasama

Lokasi: Unit Multimedia

HASIL PENEMUAN

(Zon Korporat)

HASIL PENEMUAN

(Zon Korporat)

Lokasi: Unit Pembangunan

Lokasi: Ruang/Meja Kerja Warga JKE

HASIL PENEMUAN

(Zon JKE)

Masih terdapat pegawai yang tidak melaksanakan EKSA

HASIL PENEMUAN

(Zon JKE)

Lokasi: Laci Meja / Ruang Kerja Warga JKE

HASIL PENEMUAN

(Zon JKE)

Lokasi: Ruang Kerja Warga JKE

Kerusi di pejabat yang tidak sesuai untuk pegawai

kategori A dan tidak berlengan (tidak ergonomik)

HASIL PENEMUAN

(Zon JKE)

Tulang fail EKSA tidak dikemaskini

Lokasi: Ruang Kerja Warga JKE

Kedudukan label yang tidak sesuai

HASIL PENEMUAN

(Zon JKE)

Lokasi: Makmal Teknologi Elektrik dan Makmal Telekomunikasi

Tiada label pada almari peralatan di Makmal Teknologi dan

masih menggunakan label 5S di Makmal Telekom.

HASIL PENEMUAN

(Zon JPA)

Lokasi: JPA

HASIL PENEMUAN

(Zon JPA)

Lokasi: Unit Psikologi dan Kerjaya

HASIL PENEMUAN

(Zon JTMK)

Lokasi: JTMK

HASIL PENEMUAN

(Zon JTMK)

Lokasi: RND

GAMBAR PENEMUAN

YANG HARUS DIPUJI

(ada penambahbaikan dari audit lalu)

Sudut Go Green

JMSK

JKE – surau wanita dan Makmal Kuasa di

susun dengan kemas.

GAMBAR PENEMUAN

YANG HARUS DIPUJI

(ada penambahbaikan dari audit lalu)

Susunan fail yang kemas di unit UPLI Susunan fail yang kemas di unit HEP

PENGIKTIRAFAN

"Kemas & Lancar"

Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) 2019

Politeknik Kuala Terengganu

PENGIKTIRAFAN

ZON TERBAIK- EKSA PKT

ZON

INTELEK

SEKIAN, TERIMA KASIH"Kemas & Lancar"

Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) 2019

Politeknik Kuala Terengganu

Di Di Di Di sediakansediakansediakansediakan oleholeholeholeh::::

Norlia EmbongKetua Auditor EKSA PKT