laporan audit dalam eksa bil. 1/2020
TRANSCRIPT
1
Laporan Audit Dalam EKSA Bil. 1/2020 07 – 09 September 2020
2 2
Tadbir Urus Slogan ● Polisi ● Zon EKSA ● Ketua Zon ● Champion Jabatan
2
3
Slogan EKSA Hospital Kemaman
EKSA Menjana Kesempurnaan
4
Polisi EKSA Hospital Kemaman
Membudayakan Amalan EKSA ke Arah Mewujudkan Persekitaran Kerja yang Selamat,
Berkesan dan Berkualiti
5
Mewujudkan suasana kerja yang
berkualiti dan profesional ke arah
melahirkan penjawat awam yang
produktif
Objektif Pelaksanaan EKSA di Hospital Kemaman
Mewujudkan persekitaran
tempat kerja yang selamat dan
mesra pelanggan
Meningkatkan infrastruktur untuk
memberikan perkhidmatan yang
berkualiti kepada pelanggan
Meningkatkan semangat kerja
berpasukan
6
Zon EKSA (17 Julai 2018)
Zon 1 – KP2 KP2, Q, UKKP, Daycare,
JKSP Zon 11 – W1 Wad 1
Zon 2 – ADM Admin, Hasil, PKP Zon 12 – W2 Wad 2
Zon 3 – EDT ED, Forensik, Dekon Zon 13 – W3 Wad 3
Zon 4 – FAR FPD, FPL, Pandu Lalu Zon 14 – W4 Wad 4
Zon 5 – KP1 KP1, Oftalmologi, Stress
Test Zon 15 – REK Rekod, IT
Zon 6 – REH Rehab Zon 16 – DIET Dietetik
Zon 7 – O&G LR, Klinik O&G Zon 17 – HDU HDU
Zon 8 – OT OT, ICU, CSSU Zon 18 – PSI Psikiatri, Metadon
Zon 9 – PAT Patologi Zon 19 – AWAM Persekitaran
Zon 10 – RAD Radiologi Zon 20 – MAT Matron, DIS, UKI,
PS, K. Respi, B.
Echo
7
Ketua Zon EKSA (16 November 2020)
Zon 1 – KP2 Mr. Khairuddin Zon 11 – W1 Dr. Zahar Azuar
Zon 2 – ADM En. Mohd Healmie Zon 12 – W2 Dr. Hasaruddin
Zon 3 – EDT Dr. Mariyam Zon 13 – W3 Mr. Mohd Faiz
Zon 4 – FAR Pn. Noraliza Zon 14 – W4 Dr. Mohd Yusof
Zon 5 – KP1 Mr. Mohd Hafizi Zon 15 – REK Pn. Noor Ashikien
Zon 6 – REH Dr. Jihan Zon 16 – DIET Pn. Shaheeda
Zon 7 – O&G Dr. Zahar Azuar Zon 17 – HDU Dr. Shahnon
Zon 8 – OT Dr. Ahmad Nizam Zon 18 – PSI Dr. Zaliha
Zon 9 – PAT Dr. Zakiah Nurasyikin Zon 19 – AWAM PPP Mohd Zulkifli
Zon 10 – RAD Dr. Wan Daizyreena Zon 20 – MAT Matron Norlian
8
Champion Jabatan EKSA (09 Februari 2020)
Zon 1 – KP2 JT Mushidah Zon 11 – W1 JT Wan Rohana
Zon 2 – ADM Pn. Zarifah Zon 12 – W2 JT Zaimawati
Zon 3 – EDT PPP Ahmad Syukri
JT Malihah Zon 13 – W3 JT Normiza
Zon 4 – FAR Pn. Fatimah Zahra Zon 14 – W4 JT Norosmawati
Zon 5 – KP1 Dr. Ainatul Mardhiah Zon 15 – REK Pn. Norhelmiliana
Zon 6 – REH Pn. Maisarah Zon 16 – DIET Pn. Nurul Fatiha
Zon 7 – O&G JT Nurhasimah Zon 17 – HDU PPP Tuan Mohd
Naqib
Zon 8 – OT Dr. Norhayati
JT Yuhanis Zon 18 – PSI JT Anita
Zon 9 – PAT Pn. Raja Siti Norzakiah Zon 19 – AWAM PPK Ranuar
Zon 10 – RAD Pn. Nor Azizah Zon 20 – MAT Matron Sabariah
9 9
Audit Dalam EKSA Pensijilan ● Evolusi ● Markah ● Star Rating
9
10 10
Pensijilan EKSA
• Syarat Permohonan:
• Markah keseluruhan > 80% sekurang-
kurangnya 2 kali audit dalam.
• Tiada sebarang bayaran.
• Kos tuntutan perjalanan, penginapan dan
elaun makan/minum Juruaudit perlu
ditanggung.
• Tempoh sah laku sijil EKSA : 2 tahun.
• DIY-EKSA : pensijilan dilaksanakan oleh agensi yang dilantik oleh
MAMPU. Hospital Kemaman > JKNT.
11
Evolusi Audit Dalam EKSA
Tarikh 16 – 20 April
2017
11 – 13
Mei 2018
08 – 10
Okt. 2018
01 – 04
Apr. 2019
02 – 04
Nov. 2019
07 – 09
Sept. 2020
Zon 19 20 20 20 20 20
Juruaudit Dilatih oleh Fasilitator EKSA
Negeri Dilatih oleh AJK Pelaksana EKSA Hospital Kemaman
Borang
Asal oleh
MAMPU
(skala 1 – 5)
Dipermudah
(Excel,
portrait,
skala 1 – 3)
Kriteria tidak berkaitan
digelapkan
Borang (sheet) bagi setiap
Jab./Unit
Tatacara Memo makluman audit
dan audit terus dijalankan
Notis audit (tarikh audit
mendapat persetujuan
auditee)
Memo makluman audit.
Laporan Markah & Star Rating
Report Card Report Card dan Laporan Auditor
12 12
Bil 1/2017: 74.98 %
Bil. 1/2018: 85.57 %
Bil. 2/2018: 88.92 %
Bil. 1/2019: 84.65 %
Bil. 2/2019: 88.07 %
Bil.
1/2020:
87.14 %
13
Perbandingan Markah Keseluruhan
Bil. 1/2017 Bil. 1/2018 Bil. 2/2018 Bil. 1/2019 Bil. 2/2019 Bil. 1/2020
Purata 74.98 84.57 88.92 84.65 88.07 87.14
Tertinggi 97 99.3 99.61 99.54 98.07 98.92
Terendah 55 65.4 70.61 71.25 64.47 66.19
0
20
40
60
80
100
120
14
Markah mengikut Zon (Audit Dalam bil. 1/2020)
87.08 87.19
66.19
98.92
87.31
74.94
95.43 95.76
82.37
98.2
81.52 81.19 77.33 78.22
98.44 96.52
85.66
93.96
74.24
94.61
0
20
40
60
80
100
120
15
Perbandingan Star Rating Keseluruhan
Markah Star Jumlah Zon mengikut Star Rating
1/2017 1/2018 2/2018 1/2019 2/2019 1/2020
90 – 100 2 5 11 8 11 8
80 – 89.9 5 10 6 7 6 7
70 – 79.9 5 3 3 5 2 4
50 – 69.9 7 2 2 1 1
30 – 49
0 – 29.9
73.5 88
100 91.5 93 90.5
0
20
40
60
80
100
120
1_2017 1_2018 2_2018 1_2019 2_2019 1_2020
16
Star Rating mengikut Zon (Audit Dalam bil. 1/2020)
1-
KP2
2-
ADM3-EDT
4-
FAR
5-
KP1
6-
REH
7-
O&G8-OT
9-
PAT
10-
RAD
11-
W1
12-
W2
13-
W3
14-
W4
15-
REK
16-
DIET
17-
HDU
18-
PSI
19-
AWA
M
20-
MAT
1_2019 4 4 4 5 4 4.5 5 4 5 5 5 5 4.5 4.5 5 5 5 4.5 4.5 4.5
2_2019 4.5 4.5 4 5 4 4.5 5 5 4.5 5 5 5 4.5 4.5 5 5 5 5 5 5
1_2020 4.5 4.5 3 5 4.5 4 5 5 4.5 5 4.5 4.5 4 4 5 5 4.5 5 4 5
0
1
2
3
4
5
6
17 17
Komponen Penilaian Kriteria Utama ● Pejabar ● Umum ● Keselamatan ● Persekitaran ● Khusus
17
18
Komponen Audit EKSA
A: Keperluan Utama
B: Ruang Pejabat
C: Tempat Umum
D: Keselamatan
E: Kawasan Persekitaran
F: Khusus (Hospital)
F: Umum
19 19
Komponen A: Keperluan Utama
• Polisi
• Jawatankuasa
• Pengurusan Atasan
• Audit Dalam
• Pengiktirafan
• Pembudayaan Kreativiti & Inovasi
• Amalan Hijau
20 20
Komponen B: Ruang Pejabat (1)
• Lantai, dinding, siling
• Lampu, soket
• Peralatan – susun atur, keadaan
• Label, papan tanda
• Perhiasan
• Meja kerja, kubikel
• Stor
• Bilik pegawai, bilik fail
• Sudut/bilik cetak
• Bilik pemandu, bilik server
21 21
Komponen B: Ruang Pejabat (2)
Keperluan Umum:
• Pelan lantai
• Pelan lampu
• Senarai aset alih
• PIC bagi setiap ruang / bilik gunasama
• Etika penggunaan bilik gunasama
22 22
Komponen C: Tempat Umum
• Lobi utama / ruang hadapan
• Kaunter utama
• Ruang menunggu
• Koridor
• Bilik mesyuarat
• Perpustakaan
• Surau / bilik solat
• Lif
• Pantri
• Tandas
23 23
Komponen D: Keselamatan
• Pelan tindakan kecemasan
• Pendawaian
• Peralatan pencegah kebakaran
• Laluan / tangga kecemasan
• Kunci
24 24
Komponen E: Kawasan Persekitaran
• Parkir
• Arah laluan, jalan
• Lampu jalan
• Taman permainan
• Tanaman, kawasan berumput
• Tong sampah
• Kawasan pengumpulan sampah
• Pondok pengawal , sistem kawalan laluan
25 25
Komponen F: Khusus (Hospital)
• Bilik rawatan
• Peti sejuk
• Wad
• Klinik Pakar
• Bilik Fisioterapi
• Bilik Bersalin
• Bilik X-ray
• Farmasi, Stor
• Makmal
• Rekod Perubatan
26 26
Komponen F: Umum
• Dewan
• Kantin
• Garaj
• Premis perniagaan
• Bilik Rehat
• Gelanggang
27 27
Penemuan Markah mengikut Komponen ● Peluang Penambahbaikan
27
28
Purata Markah mengikut Komponen
A: Keperluan
Utama
B: Ruang
Pejabat
C: Tempat
Umum
D:
Keselamata
n
E:
PersekitaranF: Khusus F: Umum
1_2018 86.3 82.9 90.5 82.5 93.6 88.7 80.6
2_2018 87.1 88.3 90.39 85.69 85.72 93.66 96.83
1_2019 79.8 82.54 90.63 84.04 96.4 86.81 80.95
2_2019 91.44 87.45 89.03 90.39 88.89 91.86 66.67
1_2020 86.96 88.31 90.02 86.58 77.78 90.23 78.79
0
20
40
60
80
100
120
29
Komponen A: Keperluan Utama (86.96 %)
90.28
66.67
96.3 96.3
66.67 69.44
100
88.89 88.89
100
77.78
66.67 66.67
66.67
100 100
88.89 97.22
0
95.83
0
20
40
60
80
100
120
30
Penemuan Komponen A (Keperluan Utama)
1. Sudut EKSA
2. Pembudayaan inovasi / best practice
3. Program kreativiti & inovasi – contoh: menggunakan barang terpakai
31
CONTOH SUDUT EKSA YANG BAIK
ZON 10 (Sudut secara fizikal)
ZON 1 (Sudut secara fizikal
- Banner)
ZON 4 (Sudut secara Alam Maya)
ZON 15 (Sudut secara fizikal
– memenuhi kriteria )
32
A6- INOVASI DAN KREATIVITI
Kitar semula guna kotak
Zon 20
Zon 4
Zon
15 Zon 1
33
Komponen B: Ruang Pejabat (88.31 %)
87.28 88.22
61.25
99.65
88.89
72.77
96.58 94.78 81.2
97.92
80.34 81.2
72.81 76.07
98.53 94.79 87.1 90.1
67.97
94.41
0
20
40
60
80
100
120
34
Penemuan Komponen B (Ruang Pejabat)
1. Bilik Fail
2. Lantai – tidak kotor, tidak berlubang
3. Dinding, siling – program pemantauan
4. Susunan peralatan
5. Tanda / label bersesuaian bagi barang yang
disimpan
6. Penanda aras minima (Stor Peralatan)
35
Label bersesuaian
pada peralatan
37
Zon 19
38
Komponen C: Tempat Umum (90.02 %)
71.11
98.29
68.89
98.64 93.94 89.66
95.93
96.02
89.66 98.25
86.67
85.33 85.33 85.33
98.41 97.62
86.36
100
83.33
100
0
20
40
60
80
100
120
39
Penemuan Komponen C (Tempat Umum)
1. Carta alir perkhidmatan (Kaunter)
2. Tandas OKU
40
Komponen D: Keselamatan (86.58 %)
86.02 80
67.44
97.56
84.62
66.67
91.36
97.5 97.44 97.62
79.49
79.49 79.49 79.49
97.22 97.44
81.82
92.75
72.22
92.2
0
20
40
60
80
100
120
41
Penemuan Komponen D (Keselamatan)
1. Plag dilabel ikut kesesuaian
2. Kunci
42 Label plag
43
D5 : Kunci
No. 11 : Anak kunci dilabel & memenuhi tatacara keselamatan
No. 12 : Ruang penyimpanan yang selamat
No. 13 : Senarai anak kunci disimpan oleh pegawai yang
bertanggungjawab
No. 14 : Buku log peminjaman kunci dikemaskini
X
44
Komponen E: Persekitaran (77.78 %)
70.83
85.71
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
3-EDT 19-AWAM
45
Penemuan Komponen E (Persekitaran)
1. Tunjuk arah laluan pelawat yang jelas
2. Tong sampah
46
Komponen F: Khusus Hospital (90.23 %)
86.27
0
88.89
100
86.67 76.19
93.33
100
58.82
100
79.63
81.48 77.78
75.93
100 100
83.33
100
0
100
0
20
40
60
80
100
120
47
Penemuan Komponen F (Khusus: Hospital)
1. Fisioterapi, Rekod Perubatan
2. Makmal
3. Bilik Rawatan, Peti Sejuk (Wad)
4. Stor (Wad) F1 : Bilik Rawatan
No. 1 : Bersih, kemas dan selamat
No. 2 : Peralatan dilabel & disusun
kemas
F2 : Peti Sejuk
No. 6 : Setiap bahan dilabel, disusun kemas &
berada dalam keadaan baik
No. 7 : Suhu peti sejuk direkod
48
Komponen F: Umum (78.79 %)
66.67
83.33
80.95
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
3-EDT 8-OT 19-AWAM
49
Penemuan Komponen F (Umum)
1. Bilik Pemandu
2. Etika dan peraturan yang perlu dipatuhi
penyewa
50 50
Isu dan Cadangan Penambahbaikan
50
51
Isu 1 : Akauntabiliti Kawasan Persekitaran
• Pada masa ini, Zon 19-AWAM mengawal selia persekitaran di seluruh
kawasan hospital.
• Kekangan yang dihadapi adalah anggota zon yang sedikit bagi
memastikan persekitaran yang selamat, bersih dan berkualiti.
• Cadangan: meletakkan akauntabiliti kawasan persekitaran kepada
semua zon. Setiap zon akan diberikan ‘kawasan persekitaran’ (yang
berhampiran) untuk dikawal-selia.
• Bilik Penyelia akan dimasukkan dibawah Zon 1-KP.
52
Cadangan Pengambilalihan Kawasan Persekitaran kepada Zon EKSA
Bil. Kawasan Persekitaran Zon
Parkir
1. Sekitar Jabatan Kecemasan & Trauma sehingga tempat basuh kenderaan 3-EDT
2. Perkarangan Jabatan Psikiatri & Kesihatan Mental 18-PSI
3. Antara Kantin dan Klinik Pergigian dan Forensik 2-ADM
4. Hadapan Dewan Bersalin 7-O&G
5. Di hadapan Forensik 3-EDT
6. Di hadapan Klinik Metadon 18-PSI
7. Di hadapan Unit Hemodialisis 17-HDU
8. Di hadapan Dewan Ibnu Sina 15-REK
9. Antara Stor Farmasi dan Klinik Respiratori 4-FAR
10. Perkarangan Jabatan Patologi 9 -PAT
53
Bil. Kawasan Persekitaran Zon
Taman
11. Antara Bilik Pemandu dan Unit Kualiti 1-KP2
12. Taman Permainan 5-KP1
13. Taman Herba 20-MAT
14. Sebelah /belakang HDU 17-HDU
Lain-lain
15. Pondok Pengawal 1-KP2
16. Laluan utama dari Jabatan Kecemasan hingga ke Jabatan Dietetik 2-ADM
17. Kantin dan Premis Perniagaan 2-ADM
18. Musolla Hospita 1-KP2
19. Gelanggang 3-EDT
20. Bilik Rehat Pelawat 7-O&G
21. Lif 2-ADM
22. Kawasan Pengumpulan Sampah 17-HDU
23. Laluan, jalan, longkang, lampu, tong sampah sekitar jabatan/unit berkaitan – Zon berkaitan
54 54
Zon EKSA
Zon 1 – KP2 Zon 11 – W1
Zon 2 – ADM Zon 12 – W2
Zon 3 – EDT Zon 13 – W3
Zon 4 - FAR Zon 14 – W4
Zon 5 – KP1 Zon 15 – REK
Zon 6 – REH Zon 16 – DIET
Zon 7 – O&G Zon 17 – HDU
Zon 8 – OT Zon 18 – PSI
Zon 9 – PAT Zon 19 – AWAM
Zon 10 – RAD Zon 20 – MAT
55
Isu 2 : Sesi Audit Dalam melibatkan Auditee
• Terdapat beberapa aduan yang diterima berkaitan dengan sesi aduan:
1. Auditee tidak dimaklumkan ketika auditor datang melakukan audit.
2. Auditee meletakkan penemuan yang tidak dinyatakan (dengan jelas) di dalam
Garis Panduan yang ditetapkan.
3. Auditee yang terlalu rigid dalam melakukan audit.
• Cadangan: Mohon untuk maklumkan dengan segera semasa tempoh sesi audit (3
hari) kepada urusetia / Jawatankuasa Pelaksana, atau ajukan semasa Mesyuarat
Penutup.
• Semua Juruaudit telah diingatkan untuk mematuhi ‘code of conduct’ auditor ketika
melakukan audit.
• Garis Panduan EKSA akan dikemaskini dan diedar dalam masa terdekat.
56
Isu 3 : Amalan Hijau
• Semua zon telah mempunyai sudut kitar semula masing-masing. Selain itu, pihak
syarikat konsesi (dibawah Program Sustainability) saban tahun melaksanakan kempen
dan kursus penjimatan dan kitar semula kepada anggota hospital.
• Namun begitu, pelaksanaan sebenar di peringkat jabatan / unit tidak dapat
dipastikan.
• Cadangan: Exco Go Green EKSA dengan kerjasama Radicare telah mengesyorkan
Pertandingan Kitar Semula antara Zon yang mana antara kriteria yang akan diambil
kira adalah:
• Sudur kitar semula yang menarik dan berkesan.
• Proses kerja / carta alir penghantaran barang kitar semula ke Tong Kitar Semula yang
disediakan oleh pihak hospital.
• Jumlah barangan kitar semula yang dapat dikumpul (3R For Money).
57
Isu 4 : Kurang Kesedaran berkaitan Program Kreativiti dan Inovasi (Best Practice)
• Setiap kali sesi audit dilaksanakan, kebanyakan zon tidak memperolehi
markah penuh bagi kriteria ini.
• Ia disebabkan oleh kurang pengetahuan dan kesedaran dalam
kalangan anggota.
• Cadangan: Menambah slot ‘Inovasi Best Practice’ semasa Perhimpunan
Bulanan (oleh jabatan terlibat) untuk dikongsi bersama anggota
hospital.
58
Isu 5 : Pelaksanaan Aktiviti EKSA di Zon tidak dilakukan bersama-sama (kerja berpasukan)
• Setiap zon perlu melantik pasukan latihan, promosi, audit dan go green
masing-masing. Setiap pasukan ini mempunyai tugas yang berbeza-beza
bagi memastikan kesinambungan EKSA di setiap zon.
• Aktiviti EKSA di zon perlu diselaraskan oleh Champion Zon yang telah
dilantik, dengan mendapatkan nasihat dan bimbingan oleh Ketua Zon.
• Cadangan: Semua zon perlu melantik seorang penyelaras Latihan,
Promosi, Audit dan Go-Green di setiap zon masing-masing. Lantikan ini
perlu dimaklumkan kepada urusetia sebagai rujukan.
59 59
Terima Kasih