1

Daftar Isi

Pendahuluan ........................................................................................................................................... 2

Eksport mail dari archive.bps.go.id .......................................................................................................... 4

Import File Backup Mail Ke arsipmail.bps.go.id ........................................................................................ 6

Pengaturan Email BPS di BlackBerry ........................................................................................................ 9

Pengaturan Email BPS di Android Smartphone ....................................................................................... 13

2

Pendahuluan

Mulai hari Selasa, tanggal 9 Juli 2013, team jkd melakukan migrasi email server lama ke

mail server baru menggunakan zimbra versi 8.0.3 (bewarna biru) yang sebelumnya

menggunakan zimbra versi 7.0.1 (berwarna abu-abu). Migrasi ini dilakukan karena sudah 2 hari

email BPS tidak dapat berfungsi lagi dikarenakan masalah sistem penyimpanan data (storage)

sejak tanggal 7-8 Juli 2013.

Email BPS yang baru dapat di akses di alamat https://mail.bps.go.id ,

https://mailhost.bps.go.id atau melalui https://community.bps.go.id/ yang berisi forward email

mulai tanggal 31 mei - 6 juli 2013 dan email terbaru sampai sekarang. Sedangkan email lama di

pindahkan ke alamat http://archive.bps.go.id sebagai arsip mail yang berisi email sejak account

anda dibuat/create sampai dengan tanggal 6 Juli 2013.

Melihat kondisi server archive.bps.go.id (mailhost lama) yang kurang stabil, team JKD

melakukan pemindahan data arsip mail ini ke server baru yang lebih stabil dengan system

zimbra versi terbaru secara manual di alamat http://arsipmail.bps.go.id. Tujuan memindahkan

data email dari archive.bps.go.id ke arsipmail.bps.go.id adalah untuk backup jika terjadi

masalah (discountinue) di archive.bps.go.id, kita masih mempunyai arsip mail di mesin baru

yang lebih stabil di arsipmail.bps.go.id.

Baik archive.bps.go.id atau arsipmail.bps.go.id tidak dapat digunakan untuk mengirim,

forward dan menerima email, hanya di peruntukan untuk server arsip saja yang hanya dapat

dibaca dan dibackup. Server arsipmail.bps.go.id bisa di akses kapan saja dan dimana saja anda

berada baik di luar maupun didalam BPS.

Proses pemindahan arsip mail dilakukan secara manual dikarenakan kondisi server yang

kurang stabil dan jumlah account berjumlah 12 .940 account, sehingga tidak dapat dilakukan

secara otomatis. Dengan jumlah account sebanyak itu tentunya proses pemindahan data email

memakan waktu dan tenaga yang cukup lama, untuk itu kami dari team jkd menganjurkan bagi

pengguna email yang data emailnya masih di butuhkan/diperlukan agar melakukan backup mail

3

dari archive.bps.go.id ke arsipmail.bps.go.id sendiri. Untuk proses backup tersebut kami berikan

panduan untuk melakukan backup secara online.

Untuk email eselon 1, eselon 2, eselon 3 (BPS RI, STIS dan Pusdiklat) dan email bps

Propinsi (bps1100 s.d bps9400) tidak perlu lagi melakukan backup arsip mail tersebut, karena

sudah dipindahkan, jadi bisa langsung mengakses arsip mail di http://arsipmail.bps.go.id

dengan username dan password yang biasa digunakan. Bagi user yang mengalami masalah

dalam proses backup dapat melayangkan email ke jkd@bps.go.id.

4

Eksport mail dari archive.bps.go.id

Archive.bps.go.id adalah server email lama (mailhost lama) yang datanya akan kita

pindahkan ke arsipmail.bps.go.id. Berikut langkah-langkahnya:

Buka email dari browser ke alamat https://archive.bps.go.id

Login menggunakan username dan password email anda.

Pilih menu Preferences diatas :

Pada kolom menu sebelah kiri pilih Import/Export:

Untuk email eselon 1, eselon 2, eselon 3 (BPS RI, STIS dan Pusdiklat) dan

email bps Propinsi (bps1100 s.d bps9400) tidak perlu lagi melakukan

backup arsip mail tersebut, karena sudah dipindahkan.

5

Selanjutnya disebelah kanan bawah pilih menu export:

Secara default yang akan terbackup adalah account atau email, anda dapat melakukan

backup calendar atau contacts.

Setelah menu ini dipilih/diklik akan tampil window untuk menyimpan file backup

dengan extention tgz yang telah di beri nama berdasarkan tanggal dan waktu backup

dengan format All-yy-mm-dd-time.tgz

Simpan file tersebut dalam komputer anda , tunggu beberapa saat untuk proses backup

mail. Lama proses backup tergantung dari besar kecilnya data email anda di server.

Setalah selesai selanjutnya anda sudah bisa untuk melakukan restore/import file backup

mail ini ke arsipmail.bps.go.id.

6

Import File Backup Mail Ke arsipmail.bps.go.id

arsipmail.bps.go.id adalah server baru dan lebih stabil daripada server archive.bps.go.id

yang di fungsikan sama sebagai arsip mail, dimana datanya adalah hasil import dari server

archive.bps.go.id (mailhost lama). Berikut langkah-langkah melakukan import file backup mail

ke arsipmail.bps.go.id:

Buka email dari browser ke alamat https://arsipmail.bps.go.id/

Login menggunakan username dan password email anda.

Anda akan melihat email dalam keadaan kosong di setiap folder.

Pilih menu Preferences diatas :

Pada kolom menu sebelah kiri pilih Import/Export:

Untuk email eselon 1, eselon 2, eselon 3 (BPS RI, STIS dan Pusdiklat) dan

email bps Propinsi (bps1100 s.d bps9400) tidak perlu lagi melakukan

backup arsip mail tersebut, karena sudah dipindahkan.

7

Selanjutnya disebelah kanan terdapat menu Import:

Sebelum melakukan import, pilih menu Browse sebagai menu untuk memilih file backup

mail anda yang disimpan di komputer anda dari hasil backup/export.

selanjutnya anda akan diberikan pilihan Destination atau tujuan hasil import, default

adalah All folders akan sama dengan hasil export mail arsip lama. Berikutnya adalah

menu Resolve duplicates yakni perlakuan jika ada email yang sama pada proses import,

karena proses import ini adalah ke mail server baru dengan data kosong maka pilihlah

Ignore.

Setelah anda mengisi semua menu pilihan selanjutnya pilih menu import, beberapa saat

akan berjalan proses import, lamanya proses import tergantung besar kecilnya file

backup mail anda.

Setelah proses import selesai akan tampil window komfirmasi, bahwa proses import

sudah selesai dan sukses.

Klik/pilih menu OK pada window konfirmasi, dan pilih menu save yang terletak di

sebelah kiri atas untuk menyimpan hasil import kita ke server.

8

dengan demikian proses export/import email anda dari archive.bps.go.id ke

arsipmail.bps.go.id sudah selesai dan email lama anda dapat di akses di mail sever yang

baru dan stabil di http://arsipmail.bps.go.id

9

Pengaturan Email BPS di BlackBerry

Koneksi email BPS bisa dilakukan dengan komputer dan gadget seperti BlackBerry, smartphone

Android , tablet dan lain-lain.

Berikut langkah-langkah setting email BPS bagi pengguna BlackBerry:

1. Pilih Menu SETUP

2. Pilih Menu Email Settings

3. Pilih Menu Other

10

4. Isikan Username dan Password anda (contoh user4@bps.go.id) :

5. Klik Tombol Next, tunggu beberapa saat menunggu koneksi ke server BPS. Kemudian

tampil konfirmasi bahwa BlackBerry anda telah berhasil terhubung dengan mail BPS.

6. klik tombol OK , akan tampil account email anda kemudian pilih close untuk menutup proses

koneksi email.

11

7. Setelah proses setting email selesai, di halaman depan BlackBerry anda terdapat icon baru

bergambar icon email dengan keterangan nama email anda.

Untuk pertama kali anda akan mendapat email konfirmasi dari BlackBerry, pilih icon email

anda akan terdapat satu buah pesan/email di dalam inbox email anda:

klik pesan untuk membaca isi mail, Berikut contoh isian mail konfirmasi dari BlackBerry

12

8. Selanjutnya adalah melakukan konfigurasi advance untuk menampilkan nama anda di email

saat email dikirim/send dari BB ke penerima email.

Lakukan langkah 1, 2 dan 3 seperti diatas (Setup Email Settings)

9. Pilih menu dengan tombol keypad BlackBerry, Pilih menu Edit kemudian pilih menu

General Options. Isikan nama anda sebenarnya pada isian your name, kemudian pilih save.

Setelah anda pilih menu save anda akan diminta untuk mengisi ulang password kembali.

Isikan password anda kembali kemudian simpan/save.

Selesai sudah setting email BPS di BlackBerry dan siap digunakan untuk mengirim/send atau

menerima email.

13

Pengaturan Email BPS di Android Smartphone

Berikut langkah-langkah setting email BPS bagi pengguna Android Smartphone:

1. Pilih icon Email (gambar yang dilingkari)

14

2. Isikan username dan password email anda:

3. Pilih Menu Manual setup atau Next

Anda bisa memilih koneksi protokol email yang akan digunakan yakni, POP atau IMAP. Jika

anda ingin menggunakan hanya satu device/gadget dikoneksi ke email anda dianjurkan

menggunakan POP dan jika menggunakan banyak device/gadget dikoneksi ke email anda

disarankan menggunakan IMAP.

Khusus BlackBerry menggunakan POP karena secara otomatis BlackBerry menggunakan

protokol POP.

15

INCOMING SERVER SETTING

Koneksi email mempunyai dua protokol untuk gadget/handphone/tablet, yakni protokol

POP dan IMAP. Jika anda menggunakan satu device/gadget/handphone sebagai koneksi ke

email disarankan menggunakan protokol POP dan Jika anda menggunakan banyak

device/gadget untuk koneksi email gunakanlah protokol IMAP.

Incoming Server Menggunakan Protokol POP

Berikut settingan email jika anda menggunakan protokol POP untuk koneksi email anda:

Secara otomatis POP server akan terisi dengan pop.bps.go.id.

Pilih Security type dengan SSL/TLS secara otomatis isian port akan berubah dari port

110 menjadi port : 995.

16

kemudian ganti isian Delete email from server dengan Never, tujuanya untuk tidak

melakukan penghapusan email di server BPS jika anda melakukan penghapusan email di

gadget/handphone anda.

Pilih menu next untuk menlanjutkan settingan berikutnya.

Incoming Server Menggunakan Protokol IMAP

Berikut settingan email jika anda menggunakan protokol IMAP untuk koneksi email

anda:

Secara otomatis IMAP server akan terisi dengan imap.bps.go.id.

Pilih Security type dengan SSL/TLS secara otomatis isian port akan berubah dari port 143

menjadi port : 993.

Pilih menu next untuk melanjutkan settingan berikutnya.

17

OUTGOING SERVER SETTING

Pengiriman/send email ke internal atau ekternal BPS menggunakan Gadget ada dua cara

yakni, SMTPS dan Submission. Kedua metode ini menggunakan autentifikasi (Require sing-

in) untuk mencegah user lain yang tidak terdaftar di server BPS tidak dapat mengirim email

(sebagai relay). Kita bisa gunakan salah satu cara pengiriman/send email dari gadget kita.

Berikut settingan email untuk pengiriman/send email:

Outgoing Server Menggunakan SMTP Secure

Berikut settingan email untuk proses pengiriman/send email:

Secara otomatis SMTP server akan terisi dengan smtp.bps.go.id.

Pilih Security type dengan SSL/TLS secara otomatis isian port akan berubah dari port 25

menjadi port : 465

Centang menu Require sign-in jika belum tercentang, secara default sudah tercentang.

Pilih menu next untuk melanjutkan settingan berikutnya.

18

Outgoing Server Menggunakan Submission

Berikut settingan email untuk proses pengiriman/send email:

Secara otomatis SMTP server akan terisi dengan smtp.bps.go.id.

Pilih Security type dengan STARTTLS secara otomatis isian port akan berubah dari port

25 menjadi port : 587

Centang menu Require sign-in jika belum tercentang, secara default sudah tercentang.

Pilih menu next untuk melanjutkan settingan berikutnya.

19

4. Setting Inbox Checking Frequency

Setelah proses outgoing server selesai selanjutnya adalah proses setting lanjutan untuk

inbox checking frequency, notifikasi email dating, sync email dan lain-lain. Centang semua

box kemudian tentukan checking frekwensi email anda (dalam menit)

5. Setting Tampilan Nama Anda

Isikan nama anda yang sebenarnya untuk di tampilkan di email anda jika anda mengirim

email ke orang lain. Pilih menu next untuk melanjutkan settingan berikutnya.

20

Tunggu beberapa saat untuk proses sikronisasi email dari server email BPS ke gadget anda.

Pilih menu next untuk melanjutkan settingan berikutnya

MEMBUAT/COMPOSE DAN MENGIRIM/SEND EMAIL

Untuk mengirim email, pilih icon pada baris bawah.

Isikan form untuk mengirim email seperti cara pengiriman biasa yang anda lakukan seperti

to, cc dan isi email. Pilih menu gambar untuk send email anda.

21

MELIHAT SEMUA FOLDER

Untuk melihat tampilan semua folder email seperti Inbox, Send, Trash dan lain-lain pilihlah

menu gambar untuk melihat semua folder.

Untuk informasi dan panduan lebih lengkap dapat dilihat di link dokumen Zimbra 8 berikut:

https://mail.bps.go.id/help/en_US/advanced/zimbra_user_help.htm