kementerian agama ri institut agama islam negeri...

Standar Operasional Prosedur (SOP) IAIN Palangka Raya 1

KEMENTERIAN AGAMA RI INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI

(IAIN) PALANGKA RAYA

Alamat: Jl. G. Obos Komplek Islamic Centre Telp. 3239447/3226356 Fax 22105

Palangka Raya Kalimantan Tengah 73112

Tanggal Pembuatan

10 Juni 2015

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENERIMAAN CALAON PENGHUNI ASRAMA MA’HAD AL-JAMIAH IAIN PALANGKA RAYA

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana 1. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara

RI Nomor: per/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) administrasi Pemerintahan.

2. Instruksi Menteri Agama RI Nomor 1 tahun 2008 tentang percepatan Pelaksanaan Reformasi Birokrasi di Lingkungan Departemen Agama.

3. Peraturan Presiden RI Nomor 144 Tahun 2014 tentang perubahan STAIN Palangka Raya menjadi IAIN Palangka Raya.

4. Instruksi Dirjen Pendidikan Islam nomor : Dj.I/Dt.I.IV/PP.00.9/2374/2014 tentang instruksi penyelenggaraan pesantren kampus (ma’had al-Jami’ah).

Mampu mengelola dan mendistribusikan mahasiswa barucalon penghuni asrama ke kamar asrama.

Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan

1. Mikwa 2. Prodi 3. Wakil Rektor III

1. Biodata mahasiswa 2. Data kamar yang tersedia 3. Kunci kamar

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan

Dalam mendistribusikan kamar kepada penghuni asrama, diharapkan tidak terjadi kekeliruan dalam mengklasifikasi mahasiswa. Mahasiswa memperoleh nomor kamar sesuai urutan dalam mendaftar ulang di Mikwa.

1. Jumlah kamar sesuai dengan kebutuhan jumlah penghuni kamar.

2. Satu kamar diisi dulu sampai terpenuhi jumlah maksimal mahasiswa, baru dilanjutkan ke kamar berikutnya.

3. Mahasiswa tidak boleh memilih kamarnya sendiri.

4. Urutan pendistribusian kamar dimulai dari lantai 1,2,3 dan 4.

Definisi: Penghuni Asrama adalah mahasiswa baru IAIN Palangka Raya yang tinggal di asrama selama dua semester. Pada umumnya mereka berasal dari luar Palangka Raya. Mekanisme Penerimaan Penghuni asrama dibuat supaya kegiatan pendistribusian kamar berjalan teratur dan tidak terjadi rebutan kamar antar mahasiswa baru.


No Aktivitas Pelaksana Mutu Baku

Ket 1 2 3

Persyaratan/ Perlengkapan

Waktu Output

A. Persiapan 1. Membentuk Tim

penerima penghuni asrama

Unsur Pimpinan Ma’had dan Musryif/ah

1 hari

Susunan Panitia

-

2. Menyiapkan berkas dan kelengkapan adminsitrasi

Tim 1 hari berkas dan kelengkapan adminsitrasi

-

3 Menyiapkan jumlah dan nomor kamar

Tim 2 hari Data tentang jumlah dan nomor kamar

B. Pelaksanaan

1. Melakukan pendataan mahasiswa penghuni asrama

Tim 1 hari Data mahasiswa penghuni asrama

-

2. Mengklasifikasi mahasiswa dalam 2 jenis: laki-laki dan perempuan

Tim 1 hari Data mahasiswa terklasifikasi dalam 2 jenis: laki-laki dan perempuan

-

3. Mendistribusikan kamar kepada mahasiswa

Tim 1 hari Mahasiswa dapat mengetahui nomor kamarnya dan langsung bisa menempati kamarnya

-


FLOWCHART PENDAFTARAN PENGHUNI ASRAMA MA’HAD AL-JAMIAH

selesai

Mahasiswa baru Melengkapi dan

menyerahkan berkas Persyaratan Penghuni

Asrama

Verifikasi Berkas oleh Tim

Entry Data oleh Tim

Lengkap?

Mahasiswa memperoleh nomor dan

kunci kamar

Kirim Ke Bagian

Distribusi Kamar

mulai






Tanggal Pembuatan

10 Juni 2015

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENERIMAAN CALON MUSYRIF/ MUSYRIFAH MA’HAD AL-JAMIAH IAIN PALANGKA RAYA





Mampu menyeleksi calon musyrif/ah Ma’had Al-Jamiah yang berkualitas, amanah dan berintegritas.


1. Mikwa 2. Prodi 3. Wakil Rektor III 4. Wakil Rektor II 5. Mudir dan para wakil mudir

1. Berkas calon musyrif/ah 2. Data formasi musyrif/ah 3. Standar penilaian calon

musyrif/ah


Dalam menyeleksi calon musyrif/ah perlu penilaian yang objektif berdasarkan kriteria penilaian seperti membaca al-Qur’an, kepribadian, dan tes wawancara. Diharapkan dalam menyeleksi calon musyrif/ ah, tim panitia benar-benar menyeleksi sesuai kriteria yang ditetapkan.

1. Jumlah musyrif/ah disesuaikan formasi mahasiswa baru yang diterima.

2. Seleksi musyrif/ ah didasarkan pada sejumlah kriteria seperti kemampuan bahasa asing, kepemimpinan, kemampuan mengatasi masalah, kreatifitas, kerjasama, integritas, dan kejujuran.

3. Tim seleksi mengumumkan hasil seleksi musyrif/ah seminggu setelah test penerimaan.

Definisi: Musyrif/ah adalah mahasiswa semester III dan V yang dipilih untuk membantu mengelola Ma’had al-Jami’ah selama dua semester. Mekanisme Seleksi Penerimaan Musyrif/ah dibuat agar mampu menghasilkan musyrif/ah Ma’had Al-Jamiah yang berkualitas, amanah, jujur dan berintegritas sehingga mampu mengarahkan para yunior menjadi mahasiswa yang berkualitas, berakhlakul karimah dan berintegritas.



Ket 1 2 3


Waktu Output


Seleksi penerimaan Musyrif/ ah

Unsur Pimpinan Ma’had

1 hari

Susunan Panitia Tim Seleksi penerimaan Musyrif/ ah

-

2 Menentukan aspek-aspek yang akan diteskan

Tim 3 hari Model tes

3 Mengumumkan tanggal, waktu dan tempat serta persyaratan serta tes seleksi menjadi Musyrif/ ah

Tim 14 hari Pengumuman penerimaan Musyrif/ah tanggal, waktu dan tempat pendaftaran serta persyaratan menjadi Musyrif/ ah

-

B. Pelaksanaan

1. Mengadakan tes seleksi menjadi Musyrif/ ah

Tim 3 hari Nilai tes calon Musyrif/ ah

-

2. Mengadakan rapat penentuan kelulusan Musyrif/ ah

1 hari Data nama-nama calon musyrif/ ah yang diterima

-

3. Mengumumkan nama-nama calon musyrif/ ah yang diterima

1 hari Pengumuman Musyrif/ ah

-


FLOWCHART SELEKSI PENERIMAAN CALONMUSYRIF/AH ASRAMA MA’HAD AL-JAMIAH

mulai

Calon Musyrif/ah Melengkapi dan menyerahkan berkas

Persyaratan Pendaftaran Musrif/ah

Verifikasi Berkas oleh Tim

Mengikuti tes seleksi musyrif/ah

Lengkap?

Menjadi Musyrif/ah

lulus?

selesai






Tanggal Pembuatan

10 Juni 2015

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PEMBINAAN KEBAHASAAN MA’HAD AL-JAMIAH IAIN PALANGKA RAYA






5. Program Mah’ad al-Jami’ah.

Mampu mengelola secara profesional kegiatan kebahasaan di Ma’had Al-Jamiah.


1. Mikwa 2. Prodi 3. Wakil Rektor III 4. Wakil Rektor II 5. Mudir, wakil mudir

1. Absensi kegiatan kebahasaan 2. Bahan ajar 3. Sarana evaluasi 4. Blangko monitoring


Pembinaan kebahasaan dilakukan untuk membina ketrampilan mahasiswa di bidang bahasa asing. Dalam melakukan kegiatan pembinaan kebahasaan, perlu sarana seperti modul/ bahan ajar, sillabus, dan absensi peserta. Diharapkan dalam melakukan pembinaan kebahasaan, tim panitia benar-benar mengikuti prosedure yang ditetapkan.

1. Jumlah peserta mahasiswa baru yang mengikuti kegiatan kebahasaan.

2. Tim kebahasaan merancang program kebahasaan selama satu semester.

Definisi: Pembinaan kebahasaan adalah pembinaan yang dilakukan oleh Mna’had al-Jami’ah dalam bidang bahasa asing (Arab dan Inggris) agar mahasiswa memiliki ketrampilan berbahasa asing sebagaui alat komunikasi. Pembinaan kebahasaan dilakukan untuk membina ketrampilan mahasiswa di bidang bahasa asing, terutama Inggris dan Arab, sehingga mahasiswa dapat berkomunikasi dalam pergaulan internasional.



Ket 1 2 3


Waktu Output

A. Persiapan

1. Membentuk Tim kebahasaan bersama Musyrif/ ah

Unsur Pimpinan Ma’had dan musrif/ah

1 hari

Susunan Panitia Tim Kebahasaan

-

2 Menentukan pemateri, jadual dan bahan ajar

Tim 3 hari Jadwal kegiatan kebahasaan

3 Mengelompokkan mahasiswa dalam beberapa group dan menentukan musyrif/ahnya

Tim 3 hari Data nama-nama kelompok dan musrif/ahnya

-

B. Pelaksanaan

1. Mengadakan pre tes kebahasaan

Tim 1 hari Nilai dan pembagian kelompok

-

2. Mengadakan kegiatan belajar mengajar kebahasan selama 1 semester

1 hari Absensi Kegiatan belajar mengajar kebahasan selama 2 semester

-

3. Mengadakan post tes kebahasaan

Tim 1 hari Nilai mahasiswa dan peningkatan ketrampilan berbahasa asing

-


FLOWCHART KEGIATAN KEBAHASAAN

ASRAMA MA’HAD AL-JAMIAH

mulai

Mahasiswa mengikuti pre test kebahasaan

Klasifikasi kelompok mahasiswa

Post test kebahasaan

Kegiatan Pembelajaran selama 2

semester

nilai

selesai



Ket 1 2 3


Waktu Output

A. Persiapan

1. Membentuk Tim Pembimbingan Moral dan Akhlak (PMA) bersama Musyrif/ ah

Unsur Pimpinan Ma’had dan musrif/ah

1 hari

Susunan Panitia Tim Pembimbingan Moral dan Akhlak (PMA)

-

2 Menentukan pemateri, jadual dan bahan ajar

Tim 2 hari Jadwal kegiatan PMA.

3 Mengelompokkan mahasiswa dalam beberapa group dan menentukan pembimbingnya

Tim 2 hari Data nama-nama kelompok dan pembimbingnya

-

B. Pelaksanaan

1. Mahasiswa datang ke tempat Pembimbingan Moral dan Akhlak (PMA)

Tim 1 hari pembagian kelompok

-

2. Mengadakan kegiatan pembimbingan setiap pekan. Dimulai dengan membaca al-Qur’an, penyampaian materi, tanya jawab dan penutup.

1 hari Absensi Kegiatan, blangko monitoring kegiatan pembimbingan

-

3. Mengadakan post tes Pembimbingan Moral dan Akhlak (PMA) di akhir semester

Tim 1 hari Nilai mahasiswa, dan perubahan perilaku, moral dan akhlak

-






Tanggal Pembuatan

10 Juni 2015

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PEMBIMBINGAN MORAL DAN AKHLAK (PMA) MA’HAD AL-JAMI’AH IAIN PALANGKA RAYA






Mampu mengelola secara profesional kegiatan Pembimbingan Moral dan Akhlak (PMA) di Ma’had Al-Jamiah.


1. Prodi 2. Wakil Rektor III 3. Wakil Rektor II 4. Mudir, wakil mudir

1. Absensi kegiatan PMA 2. Bahan ajar 3. Sarana evaluasi 4. Blangko monitoring


Pembinaan PMA dilakukan untuk membina ketrampilan mahasiswa di bidang Moral dan Akhlakyang diadakan setiap pekan sekali selama 90 menit. Dalam melakukan kegiatan PMA, perlu sarana seperti modul/ bahan ajar, sillabus, dan absensi peserta. Diharapkan dalam melakukan pembinaan PMA, tim panitia benar-benar mengikuti prosedure yang ditetapkan.

1. Jumlah peserta mahasiswa baru yang mengikuti kegiatan PMA.

2. Formasi pembimbing PMA untuk setiap grup PMA.

3. Tim PMA merancang program PMA selama satu semester.

Definisi: Pembimbingan Moral dan Akhlak (PMA) adalah pembinaan yang dilakukan oleh Ma’had al-Jami’ah agar mahasiswa memiliki karakter, disamping keunggulan ilmu. Karakter yang diharapkan adalah antara lain: memiliki aqidah yang lurus, ibadah yang shahih, fisik yang kuat, berwawasan keislaman, akhlak yang terrpuji, bersungguh sungguh dalam mengendalikan hawa nafsunya, mandiri, disiplin, bermanfaat bagi orang lain, dan cinta tanah air. Pembimbingan Moral dan Akhlak (PMA) dilakukan untuk membina Moral dan Akhlak mahasiswa setiap pekan sekali selama 90 menit. Kegiatan PMA dimulai dengan membaca Al-Qur’an setiap anggota grup, penyampaian materi, pendalaman materi dan penutup. Kegiatan PMA bertujuan untuk membina moral dan akhlak mahasiswa baru, sehingga mahasiswa mempunyai perilaku yang baik, berdedikasi, dan berintegritas.


FLOWCHART KEGIATAN PEMBIMBINGAN MORAL DAN AKHLAK (PMA) ASRAMA MA’HAD AL-JAMIAH

Mulai

Mahasiswa datang ke tempat PMA dengan membawa

al-Qur’an dan buku catatan

Pembimbing mengabsen peserta, 10 menit

Setiap peserta Membaca al-Qur’an, 30 menit

Pembimbing menyampaikan materi, 25 menit

Selesai

Tanya jawab dan pendalaman materi, 25 menit






Tanggal Pembuatan

10 Juni 2015

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) BIMBINGAN MEMBACA AL-QUR’AN (BMQ)

MA’HAD AL-JAMIAH IAIN PALANGKA RAYA







Mampu mengelola secara profesional kegiatan Bimbingan Membaca Al-Qur’an (BMQ)di Ma’had Al-Jamiah.



1. Absensi kegiatan BMQ 2. Bahan ajar 3. Sarana evaluasi 4. Blangko monitoring


Pembinaan BMQ dilakukan untuk membina ketrampilan membaca al-Qur’an sesuai dengan ilmu tajwidyang diadakan 4 kalisetiap pekan selama 60 menit, mulai shalat Maghrib sampai Isya. Dalam melakukan kegiatan BMQ, perlu sarana seperti modul/ bahan ajar, sillabus, dan absensi peserta. Diharapkan dalam melakukan pembinaan BMQ, tim panitia benar-benar mengikuti prosedure yang ditetapkan.

1. Jumlah peserta mahasiswa baru yang mengikuti kegiatan BMQ.

2. Formasi pembimbing MBQ untuk setiap grup BMQ.

3. Tim BMQ merancang program BMQ selama satu semester.

Definisi: Bimbingan Membaca Al-Qur’an (BMQ) adalah kegiatan untuk membina ketrampilan membaca al-Qur’an sesuai dengan ilmu tajwid yang diadakan 4 kali setiap pekan selama 60 menit, mulai shalat Maghrib berjamaah sampai Isya berjamaah di Masjid Raya Darussalam. Kegiatan ini bertujuan untuk melatih ketrampilan membaca al-Qur’an, sehingga fasih, lancar, dan mengikuti hukum-hukum bacaan dalam membaca al-Qur’an.



Ket 1 2 3


Waktu Output

A. Persiapan

1. Membentuk Tim Panitia Bimbingan Membaca Al-Qur’an (BMQ)

Unsur Pimpinan Ma’had, Dosen dan musrif/ah

1 hari

SK Susunan Tim Panitia Bimbingan Membaca Al-Qur’an (BMQ)

-

2 Menentukan pembimbing, jadual dan bahan ajar

Tim 2 hari Jadwal kegiatan BMQ.

3 Mengelompokkan mahasiswa dalam beberapa group berdasarkan pretest dan menentukan pembimbingnya

Tim 2 hari Data nama-nama kelompok dan pembimbingnya

-

B. Pelaksanaan

1. Mahasiswa datang ke tempat Bimbingan Membaca Al-Qur’an (BMQ)

Tim 1 hari pembagian kelompok

-

2. Mengadakan kegiatan Bimbingan Membaca Al-Qur’an (BMQ) di Masjid Darusalam

1 hari Absensi Kegiatan, blangko monitoring kegiatan pembimbingan

-

3. Mengadakan post tes Membaca Al-Qur’an di akhir semester

Tim 1 hari Nilai mahasiswa, dan peningkatan ketrampilan membaca al-Qur’an.

-


FLOWCHART SOP BIMBINGAN MEMBACA AL-QUR’AN (BMQ) ASRAMA MA’HAD AL-JAMIAH

Mulai

Mahasiswa mendaftar sebagai peserta BMQ dan

melengkapi berkas di sekretariat

Verifikasi berkas

Mahasiswa mengikuti pre test membaca al-Qur’an

Pengelompokan kelompok BMQ berdasarkan hasil

pretest

Kegiatan BMQ

Penentuan pembimbing BMQ






Tanggal Pembuatan

10 Juni 2015

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh


KHATMUL QUR’AN MA’HAD AL-JAMIAH IAIN PALANGKA RAYA







Mampu mengelola secara profesional kegiatan Khatmul Qur’an di Ma’had Al-Jamiah.



1. Absensi kegiatan Khatmul Qur’an.

2. Materi khatmul Qur’an.


Khatmul Qur’anadalah kegiatan dilakukan untuk mendekatkan mahasiswa dengan al-Qur’an melalui membacanya dan mentadabburinya. Kegiatan ini diadakan setiap bulan sekali selama 10 jam, mulai jam 20.00 sampai jam 06.00.Kegiatannya meliputi: pembukaan, pengarahan, tilawatil Qur’an, istirahat malam, qiyamullail, shalat shubuh berjamaah, doa/ wirid, dan penutupan.

1. Jumlah peserta mahasiswa baru yang mengikuti kegiatan Khatmul Qur’an.

2. Tim Khatmul Qur’an merancang program Khatmul Qur’an selama satu semester.

Definisi: Khatmul Qur’an dilakukan untuk mendekatkan mahasiswa dengan al-Qur’an melalui membacanya dan mentadabburinya. Kegiatan ini diadakan setiap bulan sekali selama 10 jam, mulai jam 20.00 sampai jam 06.00. Kegiatan Khatmul Qur’an dimulai dengan pembukaan, pengarahan dari mudir atau yang mewakilinya, tilawah al-Qur’an, shalat malam, shalat shubuh berjamaah, dzikir dan penutup.



Ket 1 2 3


Waktu Output


Panitia Khatmul Qur’an

Unsur Pimpinan Ma’had, dan musrif/ah

1 hari

Susunan Tim Panitia Khatmul Qur’an

-

2 Menentukan Jadual acara, Pemateri, Imam Qiyamullail, dan pembaca doa

Tim 1 hari Jadwal kegiatan Khatmul Qur’an.

B. Pelaksanaan

1. Mahasiswa datang ke tempatkegiatan Khatmul Qur’an.

Tim Jam 20.00

Absensi kehadiran

-

2. MC menjelaskan run down acara Khatmul Qur’an.

Tim 10 menit

Jadual kegiatan khatmul Qur’an

-

3. MC membagi tugas membaca al-Qur’an kepada peserta.

Tim 10 menit

Data kelompok mahasiswa dan juz yang dibaca.

4. Peserta membaca al-Qur’an.

Tim 3 jam Kegiatan tilawatil Qur’an dan istirahat malam

5. Peserta mengikuti salat malam berjamaah

Tim 1 jam salat malam berjamaah

6. Peserta mengikuti wirid bersama setelah shubuh

Tim 20 menit

wirid bersama setelah shubuh

7. Peserta melaksanakan shalat syuruq 2 rakaat setelah wirid bersama.

Tim 10 menit

Shalat syuruq sendiri-sendiri

8. Mudir atau yang mewakili menutup kegiatan khatmul Qur’an

Tim 15 menit/ jam 5.30

Penutupan kegiatan khatmul Qur’an


FLOWCHART SOP KEGIATAN KHATMUL QUR’AN ASRAMA MA’HAD AL-JAMIAH

Mulai, jam 20.00

Mahasiswa datang ke tempat kegiatan Khatmul Qur’an

Mengisi absensi kehadiran

Mudir membuka acara kegiatan Khatmul Qur’an

Kegiatan: membaca al-Qur’an, shalat malam, shalat

shubuh, wirid pagi, dan shalat syuruq

selesai, Jam 06.00

Penutupan


KEMENTERIAN AGAMA RI

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) PALANGKA RAYA

Alamat: Jl. G. Obos Komplek Islamic Centre

Telp. 3239447/3226356 Fax 22105 Palangka Raya Kalimantan Tengah 73112

Tanggal Pembuatan

10 Juni 2015

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh


PERBAIKAN SARANA DAN PRASARANA MA’HAD AL-JAMIAH IAIN PALANGKA RAYA






Mampu memperbaiki sarana dan prasarana ma’had yang rusak secara cepat dan tepat.


1. Rektor 2. Bagian Umum 3. Wakil Rektor II

1. tangga 2. Data sarana dan prasarana

ma’had yang rusak


Perbaikan sarana dan prasarana adalah usaha yang dilakukan untuk memperbaiki sarana dan prasarana ma’had yang rusak yang meliputi mengidentifdikasi mendata kerusakan, mengklasifikasi tingkat kerusakan, dan melakukan tindakan untuk mencegah kerusakan. Di antara yang termasuk emergensi untuk dilakukan tindakan secepatnya adalah kerusakan pipa air, listrik, lampu mati, pompa air tidak berfungsi, kebocoran atap, dan kran air tersumbat.

1. Mengidentifikasi jenis kerusakan. 2. Mengklasifikasi tingkat

kerusakan. 3. Melakukan tindakan cepat untuk

mengatasi kerusakan. 4. Melaporkan sarana dan

prasarana yang rusak.

Definisi: Perbaikan sarana dan prasarana adalah usaha yang dilakukan untuk memperbaiki sarana dan prasarana ma’had yang rusak yang meliputi mengidentifdikasi mendata kerusakan, mengklasifikasi tingkat kerusakan, dan melakukan tindakan untuk mencegah efek kerusakan.



Ket 1 2 3


Waktu Output

A. Persiapan

1. Membentuk Tim Panitia Perbaikan Sarana dan Prasarana


1 hari

Susunan Tim Panitia Perbaikan Sarana dan Prasarana

-

2. Mengidentifikasi Sarana dan Prasarana yang perlu perbaikan

Tim 1 hari Data Sarana dan Prasarana yang rusak

3. Berusaha menangani sendiri Sarana dan Prasarana yang rusak

Penanganan Sarana dan Prasarana yang rusak oleh internal ma’had

4. Jika belum bisa ditangani, Mudir melakukan koordinasi dengan Wakil Rektor II

Laporan baik lisan maupun tertulis

B. Pelaksanaan

1. Tim melakukan identifikasi terhadap Sarana dan Prasarana yang rusak

Tim 1 Jam Identifikasi kerusakan

-

2. Tim melakukan perbaikan terhadap Sarana dan Prasarana.

Tim 1 hari Perbaikan sarana dan prasarana

-

3. Jika belum bisa tertangani, tim melakukan koordinasi dengan Warek II

Tim 1 hari Laporan lisan

4. Tim membuat nota usul untuk perbaikan terhadap Sarana dan Prasarana yang rusak.

Tim 1 hari nota usul untuk perbaikan terhadap Sarana dan Prasarana


FLOWCHART SOP PERBAIKAN SARANA DAN PRASARANA

ASRAMA MA’HAD AL-JAMIAH

Mulai

Tim menerima pengaduan kerusakan sarana dan

prasarana

Tim mengidentifikasi kerusakan

Tim menangani kerusakan secara mandiri

Jika belum tertangani, tim berkoordinasi dengan

Wakil Rektor II

Selesai

Tim membuat nota usul permohonan perbaikan

sarana dan prasarana






Tanggal Pembuatan

10 Juni 2015

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENANGANAN MAHASISWA BERMASALAH MA’HAD AL-JAMIAH IAIN PALANGKA RAYA






Mampu menyelesaikan mahasiswa bermasalah secara profesional, cepat dan tepat.


1. Wakil Rektor III 2. Wakil-wakil mudir. 3. Musyrif/ ah

1. Surat Peringatan. 2. Data mahasiswa yang

bermasalah.


Penanganan mahasiswa bermasalah merupakan usaha yang dilakukan pembina asrama untuk melokalisir pelanggaran mahasiswa yang bermasalah serta memberikan efek jera pada mahasiswa yang lain. Untuk itu dalam penanganannya, pelanggaran mahasiswa diklasifikasikan dalam kategori ringan, sedang, dan berat. Selanjutnya, pembina asrama melakukan rapat terbatas untuk menentukan sangsi kepada mahasiswa yang bermasalah.

1. Mengidentifikasi jenis pelanggaran.

2. Mengklasifikasi tingkat pelanggaran.

3. Melakukan keputusan cepat untuk mengatasi .

4. Melakukan rapat internal untuk memberi sangsi kepada mahasiswa yang bermasalah.

Definisi: Penanganan mahasiswa bermasalah adalah suatu kegiatan penanganan yang dilakukan Pembina asrama untuk menyadarkan mahasiswa agar kembali kepada tujuan semula tinggal di asrama. Penanganannya dapat berupa peringatan lisan, peringatan tertulis, sampai poemberhentian sebagai penghuni asrama, tergantung tingkat pelanggaran yang dilakukan.



Ket 1 2 3


Waktu Output


Panitia Penanganan mahasiswa bermasalah


1 hari

Susunan Tim Panitia Penanganan mahasiswa bermasalah

-

2. Mengidentifikasi tingkat pelanggaran.

Tim 1 hari Data Pelanggaran mahasiswa: ringan, sedang, berat.

3. Mengadakan rapat terbatas untuk memberikan sangsi.

SK Pembina asrama .

B. Pelaksanaan

1. Tim melakukan identifikasi terhadap tingkat pelanggaran.

Tim 1 hari Identifikasi pelanggaran .

-

2. Tim melakukan rapat terbatas untuk menentukan sangsi.

Tim 1 hari Hasil rapat -

3. Tim melakukan pemanggilan terhadap mahasiswa untuk dilakukan cross check.

Tim 2 hari Klarifikasi pelanggaran

4. Tim memutuskan sangsi yang diberikan

Tim 2 hari SK Pembina asrama tentang sangsi pelanggaran


FLOWCHART SOP PENANGANAN MAHASISWA BERMASALAH

DI MA’HAD AL-JAMIAH

Mulai

Tim menerima pengaduan atau mengetahui langsung

pelanggaran mahasiswa

Tim mengidentifikasi tingkat pelanggaran: ringanb,

sedang, berat

Tim mengadakan rapat terbatas

Tim memanggil mahasiswa ybs untuk klarifikasi

Selesai

Tim memutuskan sangsi yanbg diberikan



(IAIN) PALANGKA RAYA Alamat: Jl. G. Obos Komplek Islamic Centre


Tanggal Pembuatan

10 Juni 2015

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENANGANAN MAHASISWA SAKIT







Mampu menangani mahasiswa yang sakit secara profesional, cepat dan tepat.



1. Laporan bidang kesehatan. 2. Data mahasiswa yang sakit.


Penanganan mahasiswa sakit merupakan usaha yang dilakukan pembina asrama untuk menangani jika ada mahasiswa yang sakit dan perlu penanganan medis.

1. Mengidentifikasi jenis sakit. 2. Melakukan PPPK. 3. Membawa ke dokter/

puskesmas / RSU terdekat. 4. Memberi/ menilpon orangtua/

wali atau keluarga terdekat.

Definisi: Penanganan mahasiswa sakit adalah suatu kegiatan penanganan yang dilakukan Pembina asrama bagi mahasiswa yang membutuhkan pertolongan medis. Penanganannya dapat berupa pemberian PPPK, membawa ke dokter/ puskesmas / RSU terdekat dan menghubungi orangtua/ wali atau keluarga terdekat.



Ket 1 2 3


Waktu Output


Panitia Penanganan mahasiswa sakit

Unsur Pimpinan Ma’had, & Musrif/ah

1 hari

Susunan Tim Panitia Penanganan mahasiswa sakit

-

2. Mengidentifikasi jenis sakit.

Tim 1 hari Data mahasiswa sakit: ringan, sedang, berat.

3. Mengadakan rapat terbatas

Hasil rapat

B. Pelaksanaan

1. Tim menerima laporan adanya mahasiswa yang sakit.

Tim 1 hari laporan adanya mahasiswa yang sakit.

-

2. Tim memberikan PPPK

Tim 1 hari Mahasiswa mendapatkan perawatan sementara

-

3. Jika belum sembuh, Tim membawa ke RSU, puskesmas, atau dokter terdekat,

Tim 1 hari Perawatan medis

4. Tim menghubungi orangtua/ wali atau keluarga terdekat.

Tim 15 menit

orangtua/ wali atau keluarga terdekat dapat dihubungi.


FLOWCHART SOP PENANGANAN MAHASISWA SAKIT DI MA’HAD AL-JAMIAH

Mulai

Tim menerima laporan adanya mahasiswa sakit yang

perlu penanganan medis.

Tim mendatangi mahasiswa yang sakit

Tim memberikan PPPK

Tim membawa ke RSU, puskesmas, atau dokter

terdekat

Selesai

Tim menghubungi orangtua/ wali

atau keluarga terdekat.






Tanggal Pembuatan

10 Juni 2015

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGUNDURAN DIRI MAHASIWA DARI ASRAMA







Mampu menyelesaikan mahasiswa yang karena suatu alasan mengundurkan diri dari asrama cepat dan tepat.

Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan 1. Wakil Rektor III 2. Wakil-wakil mudir. 3. Musyrif/ ah

1. Surat Pengunduran diri. 2. Data mahasiswa yang

mengundurkan diri.


Pengunduran diri mahasiswa baik senior maupun yunior dari asrama disebabkan oleh sejumlah alasan. Dalam hal ini Pembina Ma’had melakukan prosedur untuk mengijinkannya. Di antaranya adalah adanya surat pernyataan pengunduran diri dari mahasiswa ybs dan ditandatangani oleh orangtua/ wali serta alasan pengunduran diri. .

1. Mendata mahasiswa yang mengundurkan diri.

2. Mengetahui alasan pengunduran diri.

3. Mendiskusikan dengan tim pembina asrama.

4. Mengeluarkan surat pernyataan pengunduran diri

Definisi: Pengunduran diri mahasiswa adalah permohonan tertulis mahasiswa penghuni asrama untuk keluar dari asrama karena suatu alasan yang diterima.



Ket 1 2 3


Waktu Output

A. Persiapan 1. Menerima surat

pengunduran diri mahasiswa.

Mahasiswa ybs

1 hari

surat pengunduran diri

-

2. Mengidentifikasi alasan pengunduran diri.

Tim 1 hari alasan pengunduran diri.

3. Mengadakan rapat terbatas

Hasil rapat.

B. Pelaksanaan

1. Mahasiswa menyampaikan surat pengunduran diri mahasiswa.

Mahasiswa ybs

1 hari surat pengunduran diri

-

2. Tim melakukan rapat terbatas

Tim 1 hari Hasil rapat -

3. Tim melakukan pemanggilan terhadap mahasiswa ybs

Mahasiswa ybs

1 hari Klarifikasi pengunduran diri

4. Tim memberi masukan kepada mahasiswa ybs.

Tim 1 hari masukan kepada mahasiswa ybs

5. Mahasiswa ybs meninggalkan asrama

1 hari Data base mahasiswa


FLOWCHART SOP PENGUNDURAN DIRI MAHASIWA DARI ASRAMA MA’HAD AL-JAMIAH

Mulai

Tim menerima surat pengunduran diri mahasiswa

Tim mengidentifikasi alas an pengunduran diri

Tim mengadakan rapat terbatas

Tim memanggil mahasiswa ybs untuk diberi saran

dan masukan

Selesai

Tim mengeluarkan surat pernyataan pengunduran

diri mahasiswa


KEMENTERIAN AGAMA RI

Tanggal 10 Juni 2015


INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) PALANGKA RAYA

Alamat: Jl. G. Obos Komplek Islamic Centre


Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disahkan Oleh


RAPAT EVALUASI MUSYRIF/ AH DUA MINGGUAN MA’HAD AL-JAMIAH IAIN PALANGKA RAYA






Mampu menyelenggarakan rapat evaluasi secara efektif dan efisien



1. Buku absensi dan agenda rapat 2. Pembahasan rapat


Rapat evaluasi musyrif/ah dua mingguan dilakukan oleh pembina dan musyrif/ah untuk membahas masalah-masalah yang muncul dalam mengelola asrama serta memutuskan kebijakan-kebijakan yang diambil dalam mengatasi masalah.

1. Mendata masalah-masalah yang akan dibahas dalam rapat.

2. Mencatat hasil-hasil pembahasan dalam rapat.

3. Memperhatikan adab-adab Islami dalam rapat.

4. Mengevaluasi keputusan-keputusan dalam rapat sebelumnya.

Definisi: Rapat evaluasi musyrif/ah dua mingguan adalah rapat evaluasi . dilakukan oleh pembina dan musyrif/ah untuk mengevaluasi, dan membahas masalah-masalah yang muncul dalam mengelola asrama serta memutuskan kebijakan-kebijakan strategis yang diambil dalam mengatasi masalah. Adapun agenda agenda rapat meliputi evaluasi kegiatan kebahasaan, PMA, BMQ, Khatmul Qur’an, sarana dan prasarana dan lain-lain.

No Aktivitas Pelaksana Mutu Baku Ket


1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan

Waktu Output

A. Persiapan 1. Mengagendakan

waktu dan hari diadakannya rapat,

Pembina dan musyrif/ah

1 jam

Info rapat -

2. Mempersiapkan tempat acara, buku absensi dan agenda rapat.

Tim 1 hari buku absensi dan agenda rapat.

3. Mengagendakan masalah yang akan dibahas

2 jam Agenda rapat.

B. Pelaksanaan

1. MC membuka acara rapat

Tim 10 menit

Pembukaan rapat

-

2. Mudir menyampaikan rundown/ arahan dalam rapat

Tim 10 menit

Run down/ arahan rapat

-

3. Wakil mudir memimpin rapat

Tim 20 menit

Agenda rapat

4. Musyrif/ah menyampaikan usulan dan pendapat.

Tim 30 menit

masukan kepada mahasiswa ybs

5. Notulen mencatat keputusan ra[at

notulen 5 menit Catatan keputusan rapat

6. Notulen membacakan keputusan ra[at

notulen 5 menit keputusan rapat

7. MC menutup rapat dengan doa

MC 10 menit

Penutupan dan doa

FLOWCHART SOP RAPAT EVALUASI MUSYRIF/ AH DUA MINGGUAN MA’HAD AL-JAMIAH IAIN PALANGKA RAYA


Mulai

Tim membuka rapat evaluasi

Notulen mencatat agenda-agenda rapat

Musyrif/ah menyampaikan evaluasi dua pekanan

Pembina memberi masukan- masukan

Selesai

Notulen membacakan hasil keputusan rapat

kementerian agama ri institut agama islam negeri...

Documents