jkt.kpkt.gov.myke arah mewujudkan pbt yang berdaya saing, dinamik dan mapan dalam ... merangka...

JKT MK Manual Kualiti

Jabatan Kerajaan Tempatan

No. Keluaran: 04 No. Pindaan: 00 Tarikh: 14 November 2014

1

DOKUMEN TERKAWAL(READ-ONLY COPY)

BAHAGIAN 1 – PENGENALAN

1.1 Pengenalan Kepada Manual Kualiti

Dokumen ini adalah merupakan Manual Kualiti Jabatan Kerajaan Tempatan. Manual

Kualiti ini disediakan untuk memenuhi matlamat dan objektif pewujudan Jabatan

Kerajaan Tempatan selaras dengan kehendak dan keperluan MS ISO 9001:2008. Ianya

mengandungi dasar kualiti, objektif kualiti, penerangan ringkas mengenai Sistem

Pengurusan Kualiti dan prinsip-prinsip asas yang memandu pelaksanaan Penggubalan

Dasar dan Peruntukan Perundangan, Pengurusan Peruntukan dan Pemantauan Projek

Pembangunan serta Pengurusan Khidmat Nasihat Teknikal dan Bukan Teknikal.

Manual ini diperlengkapkan lagi dengan Prosedur Kualiti, Arahan Kerja dan Dokumen

Sokongan yang berkaitan dengannya seperti borang, pekeliling, akta, ordinan dan lain-

lain.

1.2 Tujuan

Tujuan Manual Kualiti ini disediakan untuk:

a. Menerangkan maklumat asas mengenai organisasi Jabatan Kerajaan

Tempatan;

b. Menerangkan Sistem Pengurusan Kualiti bagi Pengurusan Penggubalan

Dasar dan Peruntukan Perundangan, Peruntukan dan Pemantauan Projek

Pembangunan serta Pengurusan Khidmat Nasihat Teknikal dan Bukan

Teknikal selaras dengan keperluan MS ISO 9001:2008; dan

c. Menggariskan dasar dan prinsip asas bagi setiap aktiviti dalam proses

utama.




2


1.3 Kandungan Manual Kualiti

Manual ini mengandungi 4 bahagian seperti berikut:

Bahagian 1 - Pengenalan

Bahagian 2 - Maklumat Organisasi

Bahagian 3 - Sistem Pengurusan Kualiti Jabatan Kerajaan Tempatan

Bahagian 4 - Dasar dan Prinsip Asas Sistem Pengurusan Kualiti




3


BAHAGIAN 2 – MAKLUMAT ORGANISASI

2.1 Latar Belakang

Jabatan Kerajaan Tempatan diwujudkan di bawah Kementerian Kesejahteraan

Bandar, Perumahan dan Kerajaan Tempatan pada 24 Mei 1964 dengan nama

Kementerian Kerajaan Tempatan dan Perumahan. Pada 18 Julai 1978, berikutan

penyusunan semula Kabinet organisasi Kementerian telah diubah dan disusun

semula dengan nama Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan.

Penubuhan ini adalah hasil cantuman di antara Kementerian Perumahan dan

Kemajuan Perkampungan dengan Bahagian Kerajaan Tempatan yang

sebelumnya terletak di bawah Kementerian Kerajaan Tempatan dan Wilayah

Persekutuan.

Akta-akta yang wujud di bawah Jabatan Kerajaan Tempatan adalah Akta

Kerajaan Tempatan, 1976 (Akta 171), Akta Perancangan Bandar dan Desa,

1976 (Akta 172), Akta Jalan, Parit dan Bangunan, 1974 (Akta 133), Undang-

Undang Kecil Bangunan Seragam 1984 dan Akta Kawalan Sewa (Pemansuhan)

1997 (Akta 572).

Jabatan Kerajaan Tempatan yang dahulunya dikenali sebagai Bahagian

Kerajaan Tempatan mempunyai 8 Bahagian iaitu Bahagian

Pembangunan,Bahagian Pemantauan dan Pengurusan PBT, Bahagian Dasar,

Bahagian Kejuruteraan dan Kesihatan Persekitaran, Bahagian ICT, Bahagian

Kawalan Bangunan, Bahagian Pentadbiran dan Bahagian Kemajuan Kerajaan

Tempatan.

Kini, JKT terdiri daripada 8 Bahagian dan 2 Unit iaitu Bahagian Pembangunan

dan Hal Ehwal Kewangan PBT, Bahagian Dasar dan Kemajuan Kerajaan




4


Tempatan, Bahagian Kesihatan Persekitaran, Bahagian Penyenggaraan Fasiliti

dan Perparitan Bandar, Bahagian Penyelidikan dan Perundangan Teknikal,

Bahagian ICT, Bahagian Kawalan Bangunan, Bahagian Khidmat Pengurusan,

Unit Korporat dan Unit Integriti.

2.2 Fungsi Organisasi

i. Menggubal, Menyeragam serta Menyelaras Dasar dan Perundangan;

ii. Merancang dan Menilai Keberhasilan Projek Pembangunan;

iii. Memberi Khidmat Rundingan Teknikal/Bukan Teknikal dan Pembangunan

Kompetensi; dan

iv. Memantapkan Jaringan Kerja dan Kolaborasi Strategik Antara Agensi Awam

dan Swasta.

2.3 Untuk mewujudkan dan mengekalkan hubungan kerjasama yang baik di antara

Kerajaan Pusat dan Kerajaan Negeri dan juga agensi-agensi Kerajaan yang lain

di semua peringkat dalam segala hal berkaitan dengan dasar dan pentadbiran

Kerajaan Tempatan.

2.4 Visi Organisasi

Ke Arah Mewujudkan PBT Yang Berdaya Saing, Dinamik dan Mapan Dalam

Memberikan Perkhidmatan Perbandaran Yang Berkualiti.

2.5 Misi Organisasi




5


Menyediakan Keperluan dan Khidmat Sokongan Bagi PBT Meningkatkan Kualiti

Pengurusan Serta Membudayakan Tadbir Urus Yang Baik.

2.6 Dasar Kualiti Organisasi

Kami komited untuk membuat penambahbaikan yang berterusan ke atas Sistem

Pengurusan Kualiti bagi memastikan ia sesuai dan berkesan pada setiap masa

selaras dengan visi dan misi Jabatan Kerajaan Tempatan. Kami juga komited

untuk memenuhi semua objektif kualiti bagi memastikan ianya sentiasa sesuai

dengan visi, misi dan objektif Jabatan.

2.7 Struktur Organisasi

BAHAGIAN ICT

F48

BAHAGIAN DASAR DAN

KEMAJUAN KERAJAAN

TEMPATAN

M54

M54

UNIT PENAMBAHBAIKAN

M48

M48

UNIT e-PBT

F48

UNIT PENYELIDIKAN DAN

PERUNDANGAN

M48

M48

UNIT DASAR DAN

PERANCANGAN

STRATEGIK

M52

M52

BAHAGIAN

KAWALAN

BANGUNAN

54 (TERBUKA)

J54

BAHAGIAN

PENYENGGARAAN

FASILITI DAN

PERPARITAN BANDAR

J54

J54 UNIT KAWALAN

CERUN

J52

UNIT KAWALAN

KEMUDAHAN

SOSIAL

J48

J48

UNIT KAWALAN

PENYAKIT DAN

VEKTOR

UD48

U48

UNIT KAWALAN

PUSAT

U48

PENYEMBELIHAN

DAN PASAR

U48

UNIT KAWALAN

DAN KESELAMATAN

MAKANAN

U48

U48 UNIT

PENYENGGARAAN

DAN KAWALAN

STESEN PENCEGAH

JANGKIT

U48

U48

BAHAGIAN

KESIHATAN

PERSEKITARAN

UD54

U54

UNIT HAL EHWAL

KEWANGAN PBT

M52

BAHAGIAN

PEMBANGUNAN DAN

HAL EHWAL

KEWANGAN PBT

M54

M54

TIMBALAN KETUA PENGARAH

(PENGURUSAN)

JUSA C

BAHAGIAN KHIDMAT

PENGURUSAN

M52

KETUA PENGARAHJUSA B

KETUA PENGARAH

JUSA B

KETUA PENGARAH

JUSA B

TIMBALAN KETUA PENGARAH

(TEKNIKAL)

JUSA C

UNIT PEMANTAUAN

M48

M48

UNIT PERPARITAN

BANDAR DAN

PENCEMARAN

SUMBER AIR

J48

J48 UNIT

PENYENGGARAAN

FASILITI

J48

J48

BAHAGIAN

PENYELIDIKAN

DAN

PERUNDANGAN

TEKNIKAL

J52

PERUNDANGAN

TEKNIKAL

J52

UNIT

KESELAMATAN

AWAM

J41

UNIT TEBATAN

BANJIR

J41/J44

UNIT AKTA

133/UBBL

J48

UNIT OSC

J48

UNIT INTEGRITI M41/M44

UNIT PENGUKUHAN INTEGRITI,

PENGURUSAN ADUAN, TADBIR

URUS DAN PEMATUHAN

UNIT PENGESANAN, PENGESAHAN DAN

TATATERTIB

UNIT KORPORAT M48

UNIT KEWANGAN

W48

UNIT PERKHIDMATAN DAN

PENTADBIRAN

M44




6


Rajah 1: Struktur Organisasi Jabatan Kerajaan Tempatan

2.7 Perkhidmatan yang diberikan

Unit Hal Ehwal Kewangan PBT

1. Menyediakan bajet 5 tahun bagi semua program dan projek pembangunan PBT

di bawah program Projek Kecil Di Dalam Kawasan Pihak Berkuasa Tempatan

(BP.1).

2. Menyediakan bajet pembangunan keseluruhan PBT setiap tahun.

3. Merancang dan melaksanakan usaha-usaha bagi memperkukuhkan prestasi

kewangan PBT dan membantu PBT mempelbagaikan sumber-sumber

kewangan mereka.

4. Merancang dan melaksanakan dasar pemberian kewangan kerajaan

persekutuan kepada kerajaan negeri/PBT.

5. Melaksanakan pengagihan geran tahunan daripada Kementerian kepada PBT.

6. Memperakukan pengeluaran peruntukan Sumbangan Membantu Kadar kepada

PBT.

Unit Pemantauan

1. Pemantauan prestasi pelaksanaan projek BP1 di peringkat negeri dan PBT.

2. Menyediakan kajian penilaian outcome projek BP1.

3. Menyelaras dan memantau data projek BP1 di peringkat negeri dan PBT.

4. Menyelaras dan memantau data infrastruktur, kemudahan awam dan sosio

ekonomidi PBT.

5. Menyediakan laporan prestasi SPPII, laporan bulanan, laporan tahunan, laporan

prestasi 5 tahun di samping menyediakan laporan yang diperlukan agensi pusat.

6. Memastikan PBT melaksanakan projek berdasarkan kepada pekeliling/garis

panduan yang telah dikeluarkan.




7


Unit ICT

1. Menyelia, menyelaras bagi pelaksanaan dan pembangunan Sistem ePBT dan

ePBT Online.

2. Menyelia, menyelaras bagi pelaksanaan dan pembangunan Portal OSC dan

OSC Online.

3. Membangun dan mengurus Laman Web Rasmi JKT dan laman sosial JKT.

4. Mengurus dan menyelenggara 98 Laman Web PBT.

5. Menyelaras dan memberi khidmat nasihat teknikal bagi HRMIS.

6. Menyelia rekod-rekod aset ICT bagi projek ICT JKT di SUK, PBT dan JKT.

7. Menyelaras pelaksanaan program / Sistem JKT yang melibatkan PBT.

8. Menyelaras program-program lain JKT.

9. Menyelaras penempatan Pegawai Teknologi Maklumat (F41) dan Juruteknik

Komputer (FT17).

Unit e-PBT

1. Merancang, melaksana dan memantau Sistem ePBT dan ePBT Online di

peringkat Pihak Berkuasa Tempatan (PBT).

2. Menyediakan laporan berkala mengenai kemajuan dan permasalahan

pelaksanaan Sistem ePBT kepada:

a. Pejabat SUK Negeri;

b. Yang Dipertua/Datuk Bandar dan Setiausaha; dan

c. Jabatan Kerajaan Tempatan.

3. Menjaga dan memantau Sistem ePBT dan ePBT Online beroperasi dengan baik,

melaksana prosedur back-up data secara berkala.

4. Memastikan rangkaian Sistem ePBT beroperasi dengan baik.




8


5. Mengenalpasti masalah pelaksanaan Sistem ePBT dan memaklumkan ke

Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu di peringkat negeri.

6. Menjadi urus setia Jawatankuasa Kerja di PBT.

7. Menjaga dan memantau Sistem Pelaporan SUK di peringkat negeri beroperasi

dengan baik.

8. Menjaga dan memantau Server ePBT serta Komputer ePBT Online dan

memastikan rangkaian Sistem ePBT/ePBT Online di peringkat Negeri beroperasi

dengan baik.

9. Merancang program-program latihan penggunaan Sistem ePBT/ePBT Online di

PBT supaya program latihan penggunaan Sistem ePBT/ePBT Online adalah

berterusan.

10. Menyelia penyelenggaraan Peralatan ICT Sistem ePBT/ePBT Online.

11. Memberi latihan asas dan khidmat nasihat berkaitan Sistem ePBT/ePBT Online

kepada semua pengguna.

Unit Penyelidikan Perundangan

1. Menyediakan garis panduan dan pekeliling berkaitan peranan dan fungsi PBT.

2. Menyemak Akta Kerajaan Tempatan 1976 (Akta 171) dan perundangan

subsidiari supaya selaras dengan keperluan dan kehendak semasa berhubung

peranan dan fungsi PBT.

3. Menyediakan jawapan parlimen berkaitan perundangan.

4. Menyediakan maklum balas atau ulasan jemaah menteri berkaitan perundangan.

5. Menyediakan maklumbalas atau ulasan terhadap mesyuarat-mesyuarat utama

berkaitan perundangan.

6. Menganggotai mana-mana jawatankuasa yang melibatkan peranan dan fungsi

PBT.

7. Memberi khidmat nasihat berhubung peranan dan fungsi PBT tertakluk kepada

punca kuasa yang ada.




9


8. Memproses permohonan naik taraf, peluasan atau pengecilan kawasan PBT dan

naik taraf atau pewujudan daerah.

Unit Penambahbaikan

1. Memantau dan menilai pelaksanaan program sosial yang perlu dilaksanakan

oleh PBT.

2. Membimbing dan menggalakkan program penyertaan masyarakat ke arah

pembangunan mapan di PBT.

3. Membimbing dan menggalakkan program integriti, kualiti dan inovasi di PBT.

4. Menyediakan jawapan parlimen berkaitan program sosial yang perlu

dilaksanakan oleh PBT.

5. Menyelaras aduan berkaitan peranan dan fungsi PBT.

6. Menyediakan maklumbalas dan ulasan jemaah menteri berkaitan program sosial

yang perlu dilaksanakan oleh PBT.

7. Menyediakan maklumbalas dan ulasan terhadap mesyuarat-mesyuarat utama

berkaitan program sosial yang perlu dilaksanakan oleh PBT.

8. Menganggotai mana-mana jawatankuasa yang melibatkan peranan dan fungsi

PBT.



Unit Dasar dan Perancangan Strategik

1. Merangka dasar berkaitan peranan dan fungsi PBT.

2. Menyediakan garis panduan dan pekeliling berkaitan peranan dan fungsi PBT.

3. Merangka sistem penarafan PBT sebagai medium penanda aras penyampaian

perkhidmatan PBT.




10


4. Memantau dan menilai pelaksanaan dasar, garis panduan dan pekeliling oleh

PBT.

5. Memantau dan menilai pelaksanaan Pusat Setempat (OSC).

6. Mengadakan persidangan, forum atau mesyuarat yang melibatkan PBT.

7. Mengemaskini maklumat asas berkaitan PBT.

8. Urus setia Mesyuarat Majlis Negara bagi Kerajaan Tempatan.

9. Menyediakan maklumbalas dan ulasan memorandum Jemaah Menteri

berhubung PBT.

10. Menjalankan kajian yang berkaitan dengan usaha-usaha untuk meningkatkan

sistem penyampaian perkhidmatan PBT.



Unit Korporat

1. Bertanggungjawab untuk merancang dan menyelaras hal-hal perhubungan

awam.

2. Penyelarasan maklum balas minit mesyuarat:

a. Jemaah Menteri;

b. Dialog MITI;

c. PEMUDAH;

d. Jawatankuasa Perhubungan Antara Kerajaan Persekutuan dan Kerajaan

Negeri;

e. Menteri Besar dan Ketua Menteri;

f. Panel 3P;

g. Mesyuarat Pengurusan;

h. Pasca Kabinet;

i. Ketua Setiausaha dan Ketua Perkhidmatan;

j. Ketua Jabatan Persekutuan;dan

k. Mesyuarat berjadual.




11


3. Menyelaras penyediaan jawapan bagi soalan Parlimen.

4. Mengurus dan menyelaras lawatan dan pelawat dari dalam dan luar negeri.

5. Menyelaras Pelaksanaan Pelan Strategik dan Petunjuk Utama Prestasi (KPI) di

Jabatan.

6. Menyelaras Pelaksanaan ISO 9001:2008 di Jabatan.

7. Urus setia program-program kualiti Jabatan:

a. Penyelarasan pelaksanaan Amalan 5S;

b. Penyelarasan Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK);

c. Pelaksanaan Customer Satisfaction Survey (CSS);

d. Penyelarasan Anugerah Pekerja Contoh;dan

e. Penyelarasan Kaji Selidik Kepuasan Pekerja JKT(Staff Satisfaction

Survey –CSS).

8. Menyelaras input bagi penerbitan buletin dan laporan tahunan

jabatan/kementerian.

9. Urus setia mesyuarat JIK, Induk, 5S, SKT JKT dan MKSP

Unit Pentadbiran dan Perkhidmatan

1. Menguruskan hal ehwal pentadbiran dan kebajikan penjawat awam jabatan.

2. Mengemaskini dan menguruskan rekod-rekod fail jabatan.

3. Urusan surat menyurat / mel.

4. Bertanggungjawab terhadap perkara-perkara mengenai keselamatan pejabat.

5. Menguruskan majlis-majlis keraian di peringkat jabatan.

6. Mengurus dan menyelaras penyenggaraan aset termasuk kenderaan jabatan.

7. Menyelaras dan menguruskan semua urusan pembelian barang-barang dan

perkhidmatan jabatan.

8. Menyelaras rekod-rekod pengurusan stor jabatan.

9. Menguruskan dan menyelaras hal-hal berkaitan dengan perkhidmatan bagi

penjawat awam Jabatan.

10. Menganjur dan menguruskan kursus dan latihan bagi penjawat awam Jabatan.




12


11. Menyelaras dan menguruskan sistem HRMIS bagi penjawat awam Jabatan.

12. Urus setia Majlis Bersama Jabatan.

13. Menyelaras dan mengurus semua urusan perolehan JKT:-

a. Pembelian Terus;

b. Sebutharga;

c. Tender;dan

d. e-Bidding.

16. Menguruskan Panjar Wang Runcit.

17. Menyediakan semua Laporan berkaitan perolehan.

18. Menyediakan Anggaran Belanjawan Mengurus Tahunan.

Unit Kewangan

1. Menguruskan semua jenis bayaran termasuk gaji, elaun, KWSP dan lain-lain.

2. Menyediakan waran peruntukan kecil kepada PBT dan waran tiket.

3. Menguruskan semua jenis terimaan Jabatan.

4. Menyediakan laporan penyesuaian Jabatan.

5. Menguruskan permohonan wang pendahuluan diri.

6. Menguruskan hal ehwal berkaitan kewangan Jabatan.

7. Menyelaras maklum balas pemeriksaan audit di JKT

8. Pengurusan pembayaran bil.

9. Menguruskan hal-hal kewangan Am.

Unit Kawalan Penyakit dan Vektor

1. Merancang, mengurus dan menilai aktiviti kawalan penyakit dan vektor di

Jabatan Kerajaan Tempatan bagi panduan Pihak Berkuasa Tempatan (PBT).

2. Merancang, menyelaras, melaksana dan menilai keberkesanan penganjuran

Persidangan Kesihatan Persekitaran Pihak Berkuasa Tempatan.




13


3. Menyediakan, mengkaji dan memantau pemakaian garis panduan teknikal dalam

aktiviti kawalan penyakit dan vektor sebagai panduan kepada PBT.

4. Mengkaji, menderaf dan meminda undang-undang kecil PBT yang berkaitan

dengan aktiviti kawalan penyakit dan vektor.

5. Merancang dan mengadakan program latihan dan kursus di peringkat

kebangsaan dan tempatan.

6. Merancang, mengurus dan menilai keperluan latihan asas bagi Pembantu

Kesihatan Awam di PBT.

7. Mengurus dan menganalisa data kawalan penyakit dan vektor di PBT.

8. Menyelaras, menganjur dan membantu kempen-kempen berkaitan kawalan penyakit dan vektor yang dilaksanakan oleh Kementerian, Jabatan Kerajaan Tempatan dan PBT.

9. Memberi khidmat nasihat teknikal mengenai kawalan penyakit dan vektor kepada PBT dan Pihak Berkuasa Negeri (PBN).

Unit Kawalan Pusat Penyembelihan dan Pasar

1. Merancang, mengurus dan menilai aktiviti kawalan kebersihan dan kesihatan di

pusat penyembelihan dan pasar bagi panduan Pihak Berkuasa Tempatan.

2. Menyediakan garis panduan dalam kawalan kebersihan pusat penyembelihan

dan pasar.

3. Mengkaji, menderaf dan meminda undang-undang kecil yang berkaitan dengan

aktiviti kawalan pusat penyembelihan dan pasar.



5. Mengurus dan menganalisa data kebersihan dan risiko kesihatan persekitaran di

pusat penyembelihan dan pasar di PBT.

6. Memberi khidmat nasihat teknikal mengenai kesihatan persekitaran dan risiko

kesihatan di Pusat penyembilihan, pasar awam dan haiwan terbiar kepada PBT

dan PBN.

7. Menyelaras, menganjur dan membantu kempen-kempen kebersihan, pendidikan

& kesedaran berkaitan pasar dan pusat sembelihan yang dilaksanakan oleh

Jabatan Kerajaan Tempatan dan PBT.




14


Unit Kawalan Keselamatan Makanan

1. Merancang, mengurus dan menilai aktiviti keselamatan dan kualiti makanan di

PBT.

2. Menyediakan garis panduan teknikal berkaitan keselamatan dan kualiti makanan

sebagai panduan kepada PBT.


aktiviti kawalan dan keselamatan makanan.



5. Mengurus dan menganalisa data berkaitan kawalan dan keselamatan makanan.

6. Memberi khidmat nasihat teknikal mengenai kesihatan persekitaran kepada PBT

dan PBN.

7. Mengurus proses penurunan kuasa di bawah Seksyen 3(2), Akta Makanan 1983

kepada Pegawai Kesihatan Persekitaran dan Penolong Pegawai Kesihatan

Persekitaran di PBT

8. Merancang, mengurus dan menilai aktiviti keselamatan dan kesihatan pekerjaan

di Jabatan Kerajaan Tempatan

9. Menyelaras Program Transformasi Sosial (PTS) di Jabatan Kerajaan Tempatan

Unit Penyenggaraan dan Kawalan Stesen Pencegah Penyakit

1. Merancang, mengurus dan menilai aktiviti kesihatan di stesen pencegah jangkit

(cth:kolam renang, tandas).

2. Merancang, menyelaras, melaksana dan menilai keberkesanan Pelancaran

Sambutan Hari Tandas Sedunia Peringkat Kebangsaan.




15


3. Merancang, menyelaras, melaksana dan menilai keberkesanan Pertandingan

Anugerah Tandas Bersih 1Malaysia tahunan.

4. Memantau aktiviti kesihatan persekitaran di bawah Projek Lynas, Gebeng,

Pahang

5. Menyediakan, mengkaji dan memantau pemakaian garis panduan teknikal

berkaitan kawalan stesen pencegah jangkit sebagai panduan kepada PBT.


aktiviti penyenggaraan dan kawalan stesen pencegah jangkit.



8. Mengurus dan menganalisis data stesen pencegah jangkit di kawasan PBT.

9. Menyelaras, menganjurkan dan membantu kempen-kempen kebersihan dan

kesihatan yang dilaksanakan oleh Kementerian dan PBT.

10. Memberi khidmat nasihat teknikal berkenaan penyenggaraan dan kawalan

stesen pencegah jangkit kepada PBT dan PBN .

Unit Kawalan Cerun dan Keselamatan Awam

1. Menyediakan kertas cadangan pengubalan dan penyeragaman dasar,

piawaian, perundangan dan peraturan, maklumbalas berkaitan dengan

kejuruteraan geoteknikal cerun dari aspek keselamatan, kestabilan dan

penyenggaraan cerun serta keselamatan awam dari aspek kejuruteraan

infrastruktur jalan.

2. Menjalankan penyelidikan dan penilaian semula dalam bidang kejuruteraan

cerun dan kejuruteraan awam bagi mempertingkatkan kecekapan PBT dalam

mengawal pembangunan di bawah peraturan sedia ada

3. Memberi khidmat nasihat teknikal kepada PBT berkaitan dengan kejuruteraan

geoteknikal cerun dan kejuruteraan infrastruktur jalan dari aspek keselamatan

dan keselesaan orang awam.




16


4. Melaksanakan audit keselamatan ke atas cerun-cerun dan keselamatan

jalanraya di kawasan PBT dan mencadangkan langkah-langkah

penambahbaikan.

5. Menjalankan penyiasatan forensik ke atas kegagalan cerun di kawasan PBT

untuk penyediaan laporan penambahbaikan.

6. Menyediakan rekabentuk geoteknik untuk cadangan penambahbaikan cerun

bagi projek-projek tertentu berskala kecil yang mengandungi ciri-ciri

keselamatan dan keselesaan untuk dilaksanakan di peringkat PBT.

7. Melaksanakan kerja-kerja pemantauan tahap keselamatan cerun-cerun bagi

pengesanan kestabilan cerun di kawasan PBT.

8. Mengumpul dan menganalisa data kemalangan jalanraya di kawasan PBT bagi

tujuan mengagihkan peruntukan di bawah Program Memperelok Kawasan

Berbahaya dengan melaksanakan pemeriksaan di tapak.

9. Melaksanakan audit keselamatan jalanraya (peringkat 5 – peringkat operasi) di

kawasan PBT dan membuat cadangan penambahbaikan bagi mengelakkan

kemalangan jalanraya.

10. Menjalankan penyiasatan forensik terhadap kerosakan atau kegagalan

infrastruktur jalan di kawasan PBT untuk penyediaan laporan penambahbaikan.

11. Menganjurkan latihan/kursus/seminar/bengkel kepada pegawai teknikal PBT

berkaitan dengan keselamatan awam dari aspek kejuruteraan geoteknikal

cerun dan infrastruktur jalan.

Unit Kawalan Kemudahan Sosial

1. Menyediakan kertas cadangan pengubalan dan penyeragaman dasar,

piawaian, perundangan dan peraturan, maklumbalas berkaitan dengan

kemudahan sosial dari aspek kemudahan awam dan perkhidmatan fasiliti

bangunan.




17


2. Menjalankan penyelidikan dan penilaian semula dalam bidang kemudahan

awam dan perkhidmatan fasiliti bangunan bagi mempertingkatkan kecekapan

PBT dalam mengawal pembangunan di bawah peraturan sedia ada.

3. Memberi khidmat nasihat teknikal kepada PBT berkaitan dengan perkhidmatan

fasiliti bangunan dan kemudahan awam seperti kemudahan orang kurang

upaya (OKU), CCTV, perusahaan burung walit, SPAH, pelaksanaan jalur lebar,

teknologi hijau , kecekapan tenaga dan lain-lain lagi.

4. Melaksanakan pemantauan dan pemeriksaan ke atas projek-projek berkaitan

kemudahan sosial.

5. Melaksanakan audit sistem CCTV dan kemudahan akses OKU di kawasan

pentadbiran PBT dan mencadangkan penambahbaikan serta mengagihkan

peruntukan

6. Menjalankan kerja-kerja pra-kontrak, pengawasan dan pemantauan projek,

pasca kontrak bagi projek-projek khas kemudahan sosial terutamanya projek

pemasangan CCTV.

7. Menganjurkan latihan/kursus/seminar/bengkel kepada pegawai teknikal PBT

berkaitan dengan kemudahan infrasruktur sosial.

Unit Perparitan Bandar dan Pencemaran Sumber Air

1. Menyediakan dasar garis panduan serta kod-kod amalan untuk digunapakai

oleh PBT di bawah Akta 127 – Akta Kualiti Alam Sekeliling dalam:

a. Pengurusan Penyenggaraan Perparitan; dan

b. Perancangan dan Pembangunan Perparitan Bandar.

2. Menyediakan dasar, garis panduan serta kod-kod amalan untuk digunapakai

oleh PBT dalam menguatkuasakan Undang-undang yang berkaitan dengan

Kawalan Pencemaran Sumber-sumber Air dan Air Rekreasi di bawah Akta 171

– Akta Kerajaan Tempatan dan Akta 127 – Akta Kualiti alam Sekeliling.

3. Merancang dan menyelaras keperluan sistem kawalan pencemaran sumber air

di kawasan PBT.




18


4. Menyediakan program latihan kepada kakitangan JKT dan PBT berkaitan

dengan pengurusan sistem perparitan dan pencemaran sumber air.

5. Merancang dan melaksanakan pemeriksaan sistem perparitan termasuk kolam

takungan di kawasan PBT.

6. Menyelaras dan menganjurkan aktiviti kesedaran awam berkaitan kawalan

pencemaran air dan sumber air di peringkat Jabatan dan PBT.

7. Mengumpul maklumat dan memantau kejadian banjir di PBT.

Unit Penyenggaraan Fasiliti

1. Menyediakan garis panduan serta kod-kod amalan untuk digunapakai oleh PBT

berhubung dengan pengurusan dan penyenggaraan fasiliti.

2. Merancang dan mewujudkan pangkalan data bagi kerja-kerja penyenggaraan

fasiliti di kawasan PBT.

3. Merancang dan melaksanakan pemeriksaan audit fasiliti di kawasan PBT.

4. Merancang dan melaksanakan Pemantauan Projek Fasiliti Awam di PBT.

5. Menyediakan program latihan kepada kakitangan JKT dan PBT berkaitan

Penyenggaraan Fasiliti Awam.

6. Menyelaras dan menganjurkan aktiviti kesedaran awam berkaitan

Penyenggaraan Fasiliti di peringkat Jabatan dan PBT.

Unit Mekanikal dan Elektrikal

1. Memberi khidmat sokongan kepada unit penyenggaraan fasiliti dan unit

perparitan bandar berkaitan aspek mekanikal dan elektrikal.

2. Mengumpul data-data mekanikal dan elektrikal yang berkaitan dengan sistem

perparitan dan penyenggaraan fasiliti di PBT.

3. Menjalankan pemeriksaan dan audit terhadap aset-aset mekanikal dan

elektrikal di PBT.




19


4. Melaksanakan kajian berhubung keberkesanan dan keperluan sistem

mekanikal dan elektrikal di PBT.

5. Merancang dan melaksanakan latihan serta kursus mekanikal dan elektrikal

kepada kakitangan JKT dan PBT.

6. Memberi khidmat nasihat teknikal berhubung dengan mekanikal dan elektrikal

kepada agensi yang berkaitan.

Unit Akta 133/UKBS

1. Menggubal dan menyeragamkan dasar, perundangan dan peraturan berkaitan

dengan aspek keselamatan bangunan di bawah Akta Jalan, Parit dan

Bangunan 1974 (Akta 133) dan Undang-undang Kecil Bangunan Seragam

1984 (UKBS 1984).

2. Memberi khidmat nasihat teknikal berkaitan keselamatan, kestabilan dan

keselesaan bangunan serta persekitaran sejajar dengan peruntukan-

peruntukan di bawah Akta 133 dan UKBS 1984.

3. Mengendalikan latihan teknikal kepada kakitangan PBT mengenai dasar,

prosedur kerja dan peraturan baru untuk dilaksanakan.

Unit OSC

1. Menggubal dan menyeragamkan dasar dan perundangan dan peraturan

berkaitan dengan OSC.

2. Memberi khidmat nasihat teknikal dan menerima aduan berkaitan dengan

proses dan prosedur OSC.

3. Mengendalikan latihan teknikal kepada kakitangan PBT mengenai dasar,

prosedur kerja dan peraturan OSC.




20


4. Mengadakan lawatan ke PBT bagi memantau pelaksanaan OSC dan

mengemukakan cadangan-cadangan penambahbaikan.

5. Menyelaras keperluan teknikal berkaitan permohonan cadangan pemajuan

antara agensi-agensi teknikal luaran, agensi teknikal dalaman dan penggiat

industri.

6. Pelaporan prestasi perlaksanaan OSC dan tindakan susulan terhadap

PBT/OSC yang bermasalah.

Unit Certificate of Completion and Compliance (CCC)

1. Menggubal dan menyeragamkan dasar dan perundangan dan peraturan

berkaitan dengan CCC.

2. Memberi khidmat nasihat teknikal dan menerima aduan berkaitan dengan

sistem CCC.

3. Mengendalikan latihan teknikal, menguruselia perihal berkaitan CCC kepada

kakitangan PBT, para professional dan penggiat industri mengenai dasar,

prosedur kerja dan peraturan CCC.

4. Memantau keberkesanan dan prestasi pelaksanaan CCC dan mengemukakan

cadangan-cadangan penambahbaikan.

Unit Integriti

Penubuhan Unit Integriti ini merupakan usaha kawalan dalaman oleh Jabatan untuk

menguruskan integriti dalam organisasi. Unit ini bertanggungjawab untuk melaksanakan

enam (6) fungsi teras seperti berikut:

a) Tadbir Urus




21


Memastikan tadbir urus yang terbaik dilaksanakan.

b) Pengukuhan Integriti

Memastikan pembudayaan, penginstitusian dan pelaksanaan integriti dalam

organisasi.

c) Pengesanan dan Pengesahan

i) Mengesan dan mengesahkan aduan salahlaku jenayah serta pelanggaran

tatakelakuan dan etika organisasi serta memastikan tindakan susulan yang

sewajarnya diambil; dan

ii) Melaporkan salahlaku jenayah kepada agensi penguatkuasaan yang

bertanggungjawab;

d) Pengurusan Aduan

Menerima dan mengambil tindakan ke atas semua aduan/maklumat mengenai

salahlaku jenayah serta pelanggaran tatakelakuan dan etika organisasi

e) Pematuhan

Memastikan pematuhan terhadap undang-undang dan peraturan yang

berkuatkuasa; dan

f) Tatatertib

Melaksanakan fungsi urus setia Lembaga Tatatertib.

2.8 Pelanggan Organisasi

a) Stakeholders yang terdiri daripada YB Menteri dan KSU KPKT;




22


b) Pihak Berkuasa Tempatan; dan

c) Orang awam.




23


BAHAGIAN 3 – SISTEM PENGURUSAN KUALITI JABATAN KERAJAAN

TEMPATAN, KPKT

3.1 Skop Pelaksanaan

Jabatan Kerajaan Tempatan melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti bagi

proses Penggubalan Dasar dan Peruntukan Perundangan, Pengurusan

Peruntukan dan Pemantauan Projek Pembangunan serta Pengurusan Khidmat

Nasihat Teknikal dan Bukan Teknikal berdasarkan Standard MS ISO 9001:2008

di JKT.

Sistem Pengurusan Kualiti Jabatan Kerajaan Tempatan tidak terlibat dengan:-

7.5.2 Validasi Ke atas Penyediaan dan Penyampaian Perkhidmatan

7.6 Kawalan Ke atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan

3.2 Objektif Kualiti

Bagi memastikan dasar kualiti dapat dicapai objektif-objektif kualiti ditetapkan bagi

setiap peringkat yang terlibat dalam Sistem Pengurusan Kualiti seperti berikut:

I. Penggubalan Dasar dan Peruntukan Perundangan

1. Tempoh masa dari terima arahan sehingga deraf awal disediakan:

a) Akta – Tidak melebihi 6 BULAN;

b) Dasar – Tidak melebihi 6 BULAN;

c) Undang-undang Kecil – Tidak melebihi 6 BULAN;

d) Peraturan- Tidak melebihi 6 BULAN;




24


e) Garis Panduan – Tidak melebihi 3 BULAN;

f) Pekeliling – Tidak melebihi 1 BULAN;

2. Tempoh masa menyediakan Nota Jemaah Menteri (sekiranya perlu)

sehingga dikemukakan kepada Bahagian Korporat, KPKT- Tidak melebihi 14

HARI BEKERJA.

3. Tempoh masa menyediakan Memorandum Jemaah Menteri sehingga

dikemukakan kepada Bahagian Korporat, KPKT-Tidak melebihi 21 HARI

BEKERJA.

4. Tempoh masa dari terima arahan untuk buat pemantauan Akta, Dasar,

Undang-Undang Kecil, Peraturan, Garis Panduan, dan Pekeliling sehingga

dikemukakan kepada Ketua Pengarah JKT – Tidak melebihi 1 BULAN.

Proses-proses utama lain yang boleh diukur dan ditentukan pencapaiannya telah

didokumenkan dalam Pelan Kualiti (seperti di lampiran).

II. Pengurusan Peruntukan dan Pemantauan Projek Pembangunan

1. Tarikh akhir untuk menghantar surat kepada semua SUK

Negeri/PBT/PKP untuk mengemukakan senarai cadangan

projek/program/tuntutan bagi tahun akan datang - pada atau sebelum

1 SEPTEMBER setiap tahun.

2. Tempoh masa bagi mengeluarkan surat memaklumkan kepada semua

SUK Negeri/PBT/PKP tentang senarai projek/program yang diluluskan

setelah mendapat kelulusan dari Pegawai Pengawal (KSU). – tidak

melebihi 7 HARI BEKERJA.




25


3. Tempoh masa bagi memberi keputusan kepada sebarang

permohonan tukar tajuk mengenai projek/program yang telah

diluluskan dari tarikh surat permohonan diterima oleh pihak JKT. –

tidak melebihi 10 HARI BEKERJA.

4. Kekerapan mesyuarat pemantauan projek/program bersama SUK

Negeri/PBT/PKP mengenai prestasi perlaksanaan projek-projek dan

memantau projek sakit/bermasalah - sekurang-kurangnya 2 KALI

SETAHUN.

5. Kekerapan menyemak dan mengemaskini laporan prestasi fizikal dan

kewangan projek dan menyediakan Laporan Status Pelaksanaan

Projek – sekurang-kurangnya SEKALI SEBULAN.

6. Kekerapan mengemaskini Sistem Pemantauan Projek (SPP II) -

sekurang-kurangnya SEKALI SEBULAN.

III. Pengurusan Khidmat Nasihat Teknikal dan Bukan Teknikal

1. Tempoh masa mengambil tindakan bagi membolehkan siasatan awal

dilakukan dari tarikh kejadian dimaklumkan. – Tidak melebihi 7 HARI

BEKERJA.

2. Tempoh masa mengemukakan khidmat nasihat dari tarikh terima

arahan – Tidak melebihi 12 HARI BEKERJA.




26


IV. Prosedur Kerja Sokongan

1. Tempoh masa dari penerimaan sebarang aduan/pertanyaan sehingga

akuan penerimaan dikemukakan kepada pelanggan –tidak melebihi 3

HARI BEKERJA.

2. Tempoh masa keputusan permohonan kursus/latihan akan

dimaklumkan kepada anggota JKT sebelum permohonan

kursus/latihan ditutup.- sekurang-kurangnya 4 HARIBEKERJA.

3. Pengeluaran Pesanan Pembelian Tempatan dari tarikh terima

permohonan (Borang P1) daripada Bahagian/Unit di JKT dengan

mematuhi peraturan kewangan yang berkuatkuasa. - tidak melebihi 4

HARI BEKERJA.

4. Tempoh masa menghantar semua keputusan mesyuarat utama JKT

kepada ahli mesyuarat berkaitan selepas tarikh mesyuarat tersebut. –

Tidak melebihi 3 HARI BEKERJA.

5. Tempoh masa menghantar minit mesyuarat bagi mesyuarat utama

JKT kepada ahli mesyuarat berkaitan selepas tarikh mesyuarat

tersebut – tidak melebihi 7 HARI BEKERJA.

3.3 Penerangan Mengenai Sistem Pengurusan Kualiti

(i) Penggubalan Dasar Dan Peruntukan Perundangan

Jabatan Kerajaan Tempatan Menggubal dasar dan peruntukan

perundangan di mulai dengan penyediaan kertas konsep berdasarkan

permintaan pasaran serta perbincangan dan dialog di antara Agensi




27


Kerajaan, Badan Bukan Kerajaan (NGO) dan masyarakat agar dasar atau

perundangan yang digubal dapat diterima dan digunapakai untuk

menghasilkan satu pentadbiran yang teratur dan cemerlang. Setelah

kertas konsep disiapkan ianya dikemukakan kepada pihak atasan

Kementerian Kesejahteraan Bandar, Perumahan Dan Kerajaan Tempatan

dan dipanjangkan kepada Jemaah Menteri selaku Badan Eksekutif untuk

dipertimbangkan dan dipersetujui.

Bagi penggubalan dasar, sekiranya dipersetujui dan memerlukan

Penggubalan satu Akta maka proses seterusnya akan melibatkan

semakan di peringkat Jabatan Peguam Negara selaku Badan Kehakiman

dan kelulusan Parlimen selaku Badan perundangan. Walau

bagaimanapun, sekiranya penggubalan dasar hanya melibatkan

peruntukan perundangan dalam bentuk Peraturan atau Undang-undang

Kecil, kelulusan Parlimen tidak diperlukan. Dasar dan perundangan yang

digubal Jabatan Kerajaan Tempatan seterusnya perlu dibentang untuk

kelulusan Majlis Negara Bagi Kerajaan Tempatan untuk tujuan diterima

dan digunapakai di Pihak Berkuasa Tempatan. Jabatan Kerajaan

Tempatan Kemudiannya akan memantau pematuhan dasar dan

perundangan dari semasa ke semasa.

(ii) Pengurusan Peruntukan Dan Pemantauan Projek Pembangunan

Secara umumnya, pengurusan peruntukan dan pemantauan sesuatu

projek pembangunan melibatkan proses kerja yang berterusan di antara

Jabatan Kerajaan Tempatan dan pihak PBT/PKP serta SUK-SUK Negeri.

Proses ini bermula dengan pihak Jabatan menghantar surat kepada

semua PBT/PKP /SUK Negeri untuk mengemukakan cadangan projek

pembangunan bagi tahun akan datang. Setelah menerima dan meneliti

setiap permohonan yang dikemukakan, mesyuarat pemeriksaan projek




28


diadakan bagi menjalankan proses pemilihan projek untuk setiap PBT

bagi semua negeri. Setelah mendapat perakuan daripada pihak tertinggi

Jabatan (KP), senarai projek ini akan dikemukakan pula kepada Pegawai

Pengawal (KSU) untuk tujuan kelulusan. Proses ini berulang sehingga

kelulusan diperolehi. Setelah ianya diluluskan, pihak Jabatan akan

memaklumkan senarai projek tersebut kepada PBT-PBT/PKP serta

SUK-SUK Negeri dan kerja -kerja melaksanakan projek akan bermula.

Proses perolehan bagi pengeluaran waran peruntukan dibuat setelah

PBT/PKP mengemukakan dokumen sebut harga/ lantikan kontraktor

kepada Jabatan. Lawatan ke tapak projek dilakukan dari masa ke semasa

terutamanya jika berlaku projek sakit. Semasa projek-projek ini dijalankan,

pihak Jabatan akan meneliti laporan prestasi fizikal/kewangan yang

dihantar oleh PBT/PKP/SUK Negeri dan rekod belanjawan serta status

perlaksanaan projek akan dikemaskini menggunakan Sistem Pemantauan

Projek (SPPII) sepanjang tahun.

(iii) Pengurusan Khidmat nasihat Teknikal dan Bukan Teknikal

Proses Pengurusan Khidmat Nasihat Teknikal dan Bukan Teknikal

bermula apabila satu dasar baru digubal dan diluluskan oleh Kerajaan

untuk dilaksanakan diperingkat PBT. Proses dimulakan dengan

penyampaian dasar melalui latihan dan kursus kepada PBT yang terlibat

dan disokong dengan kempen-kempen yang dilaksanakan secara

berterusan.

Khidmat nasihat diberikan dari aspek teknikal dan bukan teknikal bagi

membantu pihak–pihak berkaitan yang menghadapi masalah bagi

melancarkan proses penyampaian dan pelaksanaan dasar baru tersebut.




29


3.4 Pelanggan Sistem Pengurusan Kualiti

a) Stakeholders yang terdiri daripada YB Menteri dan KSU KPKT;

b) Pihak Berkuasa Tempatan; dan

c) Orang awam.




30


BAHAGIAN 4 – DASAR DAN PRINSIP ASAS SISTEM

PENGURUSAN KUALITI

Seksyen 4 – Sistem Pengurusan Kualiti

4.1 Keperluan Am

Sistem Pengurusan Kualiti Jabatan Kerajaan Tempatan diwujud, didokumen,

dilaksana serta diselenggarakan dengan cara sistematik. Ia juga memberi

tumpuan kepada peningkatan secara berterusan terhadap keberkesanan

Jabatan Kerajaan Tempatan. Ini adalah selaras dengan kehendak ISO

9001:2008.

Untuk itu Jabatan Kerajaan Tempatan:

(i) Menentukan proses-proses yang terlibat dalam Pengurusan Peruntukan

dan Pemantauan Projek Pembangunan, Penggubalan Dasar dan

Peruntukan Perundangan serta Pengurusan Khidmat nasihat Teknikal dan

Bukan Teknikal;

(ii) Menentukan turutan dan hubungkait di antara proses-proses ini menerusi

Carta A;

(iii) Menentukan kriteria dan kaedah yang perlu ada bagi memastikan proses-

proses dalam Sistem Pengurusan Kualiti yang diwujudkan serta kawalan

ke atas proses-proses tersebut sentiasa berkesan;




31


(iv) Menyediakan sumber dan maklumat yang diperlukan untuk pelaksanaan

dan pemantauan proses-proses tersebut;

(v) Memantau, mengukur sekiranya perlu dan menganalisa proses-proses

melalui Audit Dalaman, Kajian Semula Pengurusan, aduan dan

maklumbalas daripada pelanggan serta pemantauan oleh pegawai-

pegawai yang dipertanggungjawabkan; dan

(vi) Melaksanakan tindakan-tindakan yang perlu bagi memastikan pencapaian

matlamat yang dirancang dan membuat penambahbaikan yang

berterusan ke atas proses-proses tersebut.

Carta A: Turutan dan Hubungkait Antara Proses-Proses di JKT

Perancangan Stategik

Penilaian Perkhidmatan dan

Penambahbaikan

Proses Utama

Penggubalan Dasar dan Peruntukan Perundangan;

Pengurusan Peruntukan dan Pemantauan Projek Pembangunan;dan

Pengurusan Khidmat nasihat Teknikal dan Bukan Teknikal

Proses Sokongan




32


4.2 Keperluan Dokumentasi

4.2.1 Struktur dokumen kualiti digambarkan di Rajah 2 berikut:

RAJAH 2 – HIRARKI DOKUMENTASI

Menerangkan

Dasar dan objektif kualiti

Sistem Pengurusan Kualiti mengikut seksyen-

seksyen dalam standard MS ISO 9001:2008 dan

dasar mengenainya.

Menerangkan

Proses-proses yang dijalankan bagi pelaksanaan

Sistem Pengurusan Kualiti

Menerangkan

Menghuraikan secara lengkap aliran proses

penyampaian perkhidmatan, tindakan serta

tanggungjawab individu.

Menerangkan

Lebih memperincikan Manual Prosedur Kualiti

dan memberi arahan-arahan dan garis

panduan bagaimana sesuatu kerja harus

dilakukan secara terperinci.

Menerangkan

Rekod adalah bukti yang

menunjukkan kepatuhan kepada

Sistem Pengurusan Kualiti.

MANUAL

KUALITI

PROSEDUR

KUALITI

PROSEDUR KERJA

UTAMA /

SOKONGAN

ARAHAN KERJA / GARIS PANDUAN

REKOD

KUALITI




33


4.2.2 Manual Kualiti

Jabatan Kerajaan Tempatan menyediakan Manual Kualiti yang mengandungiperkara-

perkara berikut:

a. Dasar dan Objektif Kualiti;

b. Skop Sistem Pengurusan Kualiti seperti di para 3.1 dalam Bahagian 3;

c. Penyataan mengenai justifikasi bagi keperluan standard yang tidak

dimasukkan dalam Sistem Pengurusan Kualiti, jika berkaitan; dan

d. Rujukan kepada prosedur-prosedur yang diwujudkan dalam Sistem

Pengurusan Kualiti Jabatan Kerajaan Tempatan seperti yang dinyatakan

dalam seksyen 4.1 hingga 8.5.3 di dalam Bahagian 4.

4.2.3 Kawalan Dokumen

Pengawalan dokumen di dalam sistem pengurusan kualiti adalah seperti dalam JKT PK

01.

Dokumen kualiti yang dikawal di dalam Sistem Pengurusan Kualiti ialah:

a. Prosedur Kualiti;

b. Prosedur Kerja Utama/Sokongan;

c. Arahan Kerja;




34


d. Dokumen Sokongan, termasuk dokumen-dokumen yang diperolehi daripada

luar; dan

e. Rekod Kualiti.

4.2.4 Kawalan Rekod

a. Rekod-rekod kualiti dan tempoh penyimpanannya dikenalpasti dalam setiap

prosedur kualiti;

a. Tatacara bagi mengawal, mengenalpasti, menyimpan, mendapatkan semula dan

melupuskan rekod didokumenkan dalam prosedur Kawalan Rekod Jabatan (JKT

PKS 01); dan

b. Pelupusan rekod-rekod kualiti dibuat mengikut Surat Pekeliling Am Bil. 1/1997.

Dokumen Berkaitan

JKT PKS 01 - Kawalan Rekod Jabatan

JKT PK 02 - Kawalan Rekod Kualiti




35


Seksyen 5 – Tanggungjawab Pengurusan

5.1 Komitmen Pengurusan

Ketua Pengarah Jabatan Kerajaan Tempatan memberi komitmen dalam membangun,

melaksana dan menambah baik secara berterusan keberkesanan Sistem Pengurusan

Kualiti dengan cara:

a. Menyampaikan kepada semua kakitangan mengenai pentingnya bagi organisasi

memenuhi kehendak pelanggan serta mematuhi keperluan peraturan dan

perundangan;

b. Mewujudkan dasar kualiti;

c. Mewujudkan objektif-objektif kualiti;

d. Menjalankan Kajian Semula Pengurusan; dan

e. Memastikan sumber yang perlu disediakan.

5.2 Tumpuan Kepada Pelanggan

Ketua Pengarah Jabatan Kerajaan Tempatan bertanggungjawab memastikan

kehendak pelanggan Jabatan Kerajaan Tempatan dikenalpasti dan dipenuhi dengan

tujuan meningkatkan kepuasan pelanggan. Piagam pelanggan disediakan bagi

menentukan tahap perkhidmatan yang diberikan.




36


Prestasi Sistem Pengurusan Kualiti Jabatan Kerajaan Tempatandiukur melalui

penilaian ke atas kecekapan pelaksanaan yang mencapai kehendak pelanggan. Peti

cadangan, emeldan talian telefon disediakan untuk menerima maklum balas pelanggan

bagi menilai tahap kepuasan pelanggan. Di samping itu, soal selidikdijalankan bagi

menilai tahap kepuasan pelanggan dari semasa ke semasa.

Dokumen berkaitan

JKT PKS 02 - Pengurusan Aduan dan Maklum Balas Pelanggan

5.3 Dasar Kualiti

Ketua Pengarah menentukan dasar kualiti seperti di para 3.2 di Bahagian 3.

5.4 Perancangan

5.4.1 Objektif Kualiti

Ketua Pengarah menetapkan objektif kualiti seperti di para 3.3 di Bahagian 3.

5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti

Ketua Pengarah akan memastikan perkara-perkara berikut:

a. perancangan Sistem Pengurusan Kualiti dilaksanakan mengikut

ketetapan seperti dalam perkara 4.1 dan objektif kualiti yang telah

ditetapkan; dan

b. memastikan integriti sistem pengurusan kualiti terjamin semasa

menjalankan perancangan dan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti.




37


5.5 Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi

5.5.1 Tanggungjawab dan Kuasa

a. Ketua Pengarah bertanggungjawab menentukan tugas, tanggungjawab

dan kuasa semua pegawai yang terlibat dalam mengurus dan melaksana

aktiviti-aktiviti yang mempunyai kesan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti;

dan

b. Tugas, tanggungjawab dan kuasa ini disebarkan kepada semua pegawai

yang terlibat dalam Sistem Pengurusan Kualiti melalui Dokumentasi MS

ISO 9001:2008, Fail Meja dan Senarai Tugas anggota organisasi.

5.5.2 Wakil Pengurusan

Ketua Pengarah melantik Timbalan Ketua Pengarah (Pembangunan) sebagai

Wakil Pengurusan. Wakil Pengurusan mempunyai peranan dan tanggungjawab

seperti berikut:

a. Mewujud, melaksana dan menyelenggarakan pelaksanaan Sistem

Pengurusan Kualiti;

b. Melaporkan kepada pihak pengurusan atasan mengenai keberkesanan

Sistem Pengurusan Kualiti dan sebarang keperluan penambahbaikan;

c. Berurusan dengan pihak luar mengenai perkara-perkara berkaitan

dengan Sistem Pengurusan Kualiti; dan




38


d. Memastikan aktiviti berkaitan dengan kesedaran terhadap kehendak

pelanggan sentiasa dilaksanakan di kalangan anggota organisasi yang

terlibat dalam pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti.

5.5.3 Komunikasi Dalam Organisasi

Ketua Pengarahmemastikan komunikasi dalam organisasi melalui mesyuarat,

perhimpunan, buletin, emel dan laman web diwujudkan dalam Jabatan Kerajaan

Tempatan bagi mengesan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti.

5.6 Kajian Semula Pengurusan

5.6.1 Am

Ketua Pengarah bertanggungjawab untuk memastikan:

a. Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan diadakan sekurang-kurangnya

sekali dalam masa 12 bulanbagi menilai peluang-peluang

penambahbaikan dan keperluan membuat perubahan ke atas Sistem

Pengurusan Kualiti termasuk perubahan ke atas dasar dan objektif kualiti;

dan

b. Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan akan dihadiri oleh pihak

pengurusan tertinggi JKT dan pengarah bahagian.

5.6.2 Input Kepada Kajian Semula Pengurusan

Agenda Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan merangkumi:

a. Pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti;

b. Penemuan Audit;




39


c. Pengurusan Aduan dan Maklum Balas Pelanggan;

d. Prestasi proses penghasilan dan penyampaian produk atau perkhidmatan

dan prestasi kepatuhan kepada ciri-ciri kualiti yang ditetapkan;

e. Status tindakan pembetulan dan pencegahan;

f. Tindakan susulan ke atas Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan yang

lepas;

g. Cadangan perubahan yang boleh memberi kesan kepada Sistem

Pengurusan Kualiti;

h. Cadangan penambahbaikan;

i. Keperluan dan keberkesanan latihan; dan

j. Penilaian prestasi pembekal.

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan akan juga meneliti masalah-masalah

yang berulang sama ada tindakan-tindakan yang diambil sesuai dan berkesan

dan sama ada pelanggan berpuas hati dengan tindakan-tindakan ini.

Keputusan yang dibuat dalam mesyuarat ini digunakan oleh pengurusan atasan

JKT untuk menambahbaik proses-proses dan mengenalpasti peluang-peluang

untuk meningkatkan prestasi JKT.

5.6.3 Output Kajian Semula Pengurusan

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan hendaklah membuat keputusan

mengenai tindakan-tindakan berikut:

a. Peningkatan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti dan proses-

prosesnya;

b. Peningkatan kualiti produk atau perkhidmatan selaras dengan keperluan

pelanggan; dan

c. Sumber-sumber yang diperlukan.




40


Wakil Pengurusan adalah bertanggungjawab untuk memastikan keputusan

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan dilaksanakan dan mengambil tindakan

susulan.

Dokumen Berkaitan

JKT PK 03 - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan




41


Seksyen 6 – Pengurusan Sumber

6.1 Bekalan Sumber

Jabatan Kerajaan Tempatan merancang, mengenalpasti dan mendapatkan sumber-

sumber yang mencukupi seperti berikutnya untuk melaksana dan menyelenggara

Sistem Pengurusan Kualiti dan meningkatkan keberkesanannya secara berterusan

supaya sentiasa dapat memenuhi kehendak pelanggan melalui penyediaan Belanjawan

Tahunan:

a. Bilangan pegawai yang mencukupi;

b. Pegawai yang terlatih;

c. Peruntukan kewangan yang mencukupi;

d. Peralatan dan infrastruktur pejabat yang sesuai; dan

e. Persekitaran kerja yang kondusif.

Prestasi belanjawan Jabatan Kerajaan Tempatanakan dinilai setiap tiga bulan dan

tindakan penyelarasan akan diambil sekiranya perlu.

Dokumen Berkaitan

JKT PKS 03 - Anggaran Belanjawan




42


6.2 Sumber Manusia

6.2.1 Am

Jabatan Kerajaan Tempatan memastikan anggota yang melaksanakan tugas

yang memberi kesan kepada pematuhan tahap keperluan perkhidmatan adalah

kompeten selaras dengan program pembangunan kompetensi yang telah

ditetapkan.

Dokumen Berkaitan

JKT PKS 04 - Pengurusan Latihan

6.2.2 Kompetensi, Latihan dan Kesedaran

Jabatan Kerajaan Tempatan:-

a. Mengenalpasti tahap kompetensi bagi setiap pegawai yang memberi

kesan kepada pematuhan tahap keperluan perkhidmatan;

b. Merancang dan mengadakan latihan, kursus serta mengambil tindakan

yang bersesuaian sekiranya perlu, untuk mencapai tahap kompetensi

yang dikenalpasti;

c. Menilai keberkesanan latihan, kursus serta tindakan-tindakan lain telah

diambil;

d. Memastikan setiap pegawai sedar akan kepentingan tugas-tugasnya dan

bagaimana mereka menyumbang kepada pencapaian objektif-objektif

kualiti melalui;

i. penglibatan pegawai dalam proses menentukan objektif kualiti

Jabatan Kerajaan Tempatan dan dalam proses membuat keputusan;




43


ii. memastikan setiap pegawai sedar akan kepentingan tugas-tugasnya

dan bagaimana mereka menyumbang kepada pencapaian objektif-

objektif kualiti;

iii. memberi pengiktirafan kepada pegawai;

iv. mengkaji semula keperluan-keperluan pegawai secara berterusan;

v. mewujudkan suasana kerja yang menggalakkan pegawai

menghasilkan inovasi;

vi. menggalakkan budaya kerja secara berpasukan;

vii. mewujudkan saluran untuk menerima cadangan dan pendapat

pegawai.

e. Menyelenggara rekod-rekod yang bersesuaian dengan pendidikan,

latihan, kemahiran dan pengalaman pegawai dalam Buku Rekod

Perkhidmatan.

Dokumen Berkaitan

JKT PKS 04 - Pengurusan Latihan

6.3 Infrastruktur

Jabatan Kerajaan Tempatan menentukan, menyedia dan menyenggara infrastruktur

yang diperlukan bagi memastikan perkhidmatan yang dihasilkan menepati keperluan

yang ditetapkan.

Infrastruktur merangkumi:

a. Tempat dan ruang kerja serta kemudahan yang berkaitan;




44


b. Peralatan yang meliputi perkakasan dan perisian yang diperlukan; dan

c. Perkhidmatan sokongan seperti pengangkutan, komunikasi dan sistem

informasi.

Dokumen Berkaitan

JKT PKS 05 - Penyenggaraan Aset dan Stor

6.4 Persekitaran kerja

Jabatan Kerajaan Tempatanmewujud, mengurus dan memastikan persekitaran

suasana kerja yang kondusif bagi bagi meningkatkan motivasi dan prestasi pegawai

supaya dapat menghasilkan perkhidmatan yang berkualiti.




45


Seksyen 7 – Proses Penyediaan dan Penyampaian Produk atau Perkhidmatan

7.1 Perancangan Bagi Proses Penyediaan dan Penyampaian Produk atau

Perkhidmatan

Jabatan Kerajaan Tempatanmerancang dan menyediakan proses-proses yang

diperlukan bagi pengurusan dan pelaksanaan Penggubalan Dasar dan Peruntukan

Perundangan, Pengurusan Peruntukan dan Pemantauan Projek Pembangunan, serta

Pengurusan Khidmat Nasihat Teknikal dan Bukan Teknikal.

Perancangan ini merangkumi:

a. Penetapan objektif kualiti dan keperluan-keperluan produk atau perkhidmatan;

b. Pembangunan proses-proses, dokumen-dokumen dan peruntukan sumber yang

mencukupi;

c. Penyediaan perancangan bagi menjalankan verifikasi, semakan semula dan

validasi, pemantauan serta penilaian bagi keseluruhan Pengurusan Peruntukan

dan Pemantauan Projek Pembangunan, Penggubalan Dasar dan Peruntukan

Perundangan serta Pengurusan Khidmat Nasihat Teknikal dan Bukan Teknikal

dan kriteria atau ciri-ciri kualiti yang ditetapkan bagi setiap output bagi

memastikan keperluan perkhidmatan dipenuhi; dan

d. Penyelenggaraan rekod-rekod yang diperlukan sebagai bukti pelaksanaan

Sistem Pengurusan Kualiti dan kepatuhan kepada standard MS ISO 9001:2008.




46


Dokumen Berkaitan

(i) JKT PKU (D) 01 - 08;

JKT PKU (P) 01-05;

JKT PKU (KN) 01-03; dan

(ii) JKT PKS01-07.

7.2 Proses-proses Yang Berkaitan Dengan Pelanggan

7.2.1 Menentukan Keperluan-keperluan Perkhidmatan

Jabatan Kerajaan Tempatan mengenalpasti:

a. Kehendak yang dinyatakan oleh pelanggan termasuk kehendak-kehendak

semasa;

b. Kehendak yang tidak dinyatakan tetapi diperlukan oleh pelanggan;

c. Keperluan undang-undang dan peraturan berkenaan penyampaian

perkhidmatan; dan

d. Keperluan tambahan yang ditentukan oleh JKT dari semasa ke semasa.

Dokumen Berkaitan

i. JKT PKU (D) 01 - 08;

ii. JKT PKU (P) 01-05; dan

iii. JKT PKU (KN) 01-03.




47


7.2.2 Semakan Semula Keperluan-keperluan Perkhidmatan

Jabatan Kerajaan Tempatan menyemak semula keperluan-keperluan

perkhidmatan yang hendak disampaikan. Penyemakan ini dibuat sebelum

membuat komitmen untuk menyampaikan produk atau perkhidmatan tersebut

kepada pelanggan. Semakan semula ini bagi memastikan:

a. Semua keperluan perkhidmatan dikenalpasti;

b. Jika terdapat perbezaan antara kehendak pelanggan dengan

perkhidmatan yang hendak disampaikan ianya diatasi terlebih dahulu

sebelum perkhidmatan diberikan serta dimaklumkan kepada pelanggan;

dan

c. Jabatan Kerajaan Tempatan berkeupayaan untuk memenuhi keperluan

perkhidmatan yang dikehendaki.

Semua rekod hasil daripada semakan semula dan tindakan-tindakan yang

berkaitan dengannya diselenggara.

Sekiranya terdapat perubahan ke atas perkhidmatan, Jabatan Kerajaan

Tempatanakan memastikan dokumen-dokumen yang berkaitan dengannya

dipinda dan dimaklumkan kepada semua anggota yang terlibat dengan

penghasilan produk atau perkhidmatan tersebut.

Dokumen Berkaitan

i. JKT PKU (D) 01 - 08;

ii. JKT PKU (P) 01-05; dan

iii. JKT PKU (KN) 01-03.




48


7.2.3 Komunikasi dengan Pelanggan

Jabatan Kerajaan Tempatan akan:

a. Menyalurkan maklumat kepada pelanggan mengenai perkhidmatan-

perkhidmatan yang disediakan;

b. Mengendalikan pertanyaan daripada pelanggan mengenai perkhidmatan

yang disediakan; dan

c. Menerima dan merekodkan aduan dan maklum balas yang diterima

daripada pelanggan.

Kaedah komunikasi dengan pelanggan dilakukan melalui perjumpaan dengan

pelanggan,taklimat, forum, seminar dan kempen.

Dokumen Berkaitan

JKT PKS 02 - Pengurusan Aduan dan Maklum Balas Pelanggan

7.3 Reka Bentuk dan Pembangunan Produk

7.3.1 Perancangan Reka Bentuk dan Pembangunan Produk

Jabatan Kerajaan Tempatan merancang dan mengawal aktiviti rekabentuk dan

pembangunan produk yang mengandungi:

a. Peringkat-peringkat rekabentuk dan pembangunan produk;

b. Peringkat semakan semula, verifikasi dan validasi yang terlibat dalam

proses rekabentuk dan pembangunan produk; dan




49


c. Tanggungjawab dan kuasa yang terlibat dalam proses rekabentuk dan

pembangunan produk.

7.3.2 Input kepada RekaBentuk dan Pembangunan Produk

Jabatan Kerajaan Tempatan memastikan input yang perlu bagi menghasilkan

produk dan rekod-rekod mengenainya disimpan dan diselenggara (rujuk seksyen

4.2.4). Input berkenaan meliputi perkara-perkara berikut:

a. Tujuan dan tahap prestasi produk atau perkhidmatan;

b. Undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan produk atau

perkhidmatan yang dihasilkan;

c. Maklumat mengenai rekabentuk seumpamanya yang sedia ada

sebelumnya; dan

d. Keperluan-keperluan lain untuk aktiviti rekabentuk dan pembangunan.

Kesemua input yang dinyatakan ini disemak untuk memastikan ianya

mencukupi. Keperluan-keperluan yang ditetapkan hendaklah mencukupi, jelas

dan tidak bercanggah antara satu sama lain.

Dokumen Berkaitan

i. JKT PKU (D) 01- 04; dan

ii. JKT PKU (D) 08.

7.3.3 Output Kepada Reka Bentuk dan Pembangunan Produk

Output rekabentuk dan pembangunan produk adalah dalam bentuk dasar/akta

yang digubal/dipinda dan produk-produk ICT. Output tersebut akan dikaji bagi

memastikan ianya:




50


a. Menepati keperluan input rekabentuk dan pembangunan ;

b. Memberi maklumat mengenai perolehan serta penghasilan dan

penyampaian produk kepada pelanggan termasuk pemuliharaan dimana

sesuai;

c. Mengandungi ciri-ciri yang ditetapkan bagi produk; dan

d. Mengandungi ciri-ciri produk yang akan membolehkan kegunaannya

dengan betul.

7.3.4 Semakan Semula Ke atas Reka Bentuk dan Pembangunan Produk

Semakan semula dibuat secara teratur di peringkat-peringkat tertentu ke atas

aktiviti merekabentuk dan pembangunan bagi produk selaras dengan

perancangan yang telah ditentukan (rujuk seksyen 7.3.1). Ia bertujuan:

a. Untuk menilai sama ada produk hasil daripada aktiviti merekabentuk dan

pembangunan dapat memenuhi keperluan yang telah ditetapkan; dan

b. Mengenalpasti masalah dan mencadangkan tindakan yang sesuai bagi

mengatasi masalah berkenaan

Anggota yang terlibat dalam semakan semula ini hendaklah terdiri daripada

mereka yang bertanggungjawab ke atas setiap peringkat yang sedang dikaji

semula. Rekod hasil semakan semula ini serta tindakan yang telah diambil akan

disimpan dan disenggara(rujuk seksyen 4.2.4).

Dokumen Berkaitan

i. JKT PKU (D) 01-04;

ii. JKT PKU (D) 06;dan

iii. JKT PKU (D) 08.




51


7.3.5 Verifikasi Ke atas Reka Bentuk dan Pembangunan

Verifikasi dilaksanakan mengikut perancangan bagi memastikan produk yang

dihasilkan menepati keperluan input rekabentuk dan pembangunan yang

ditetapkan.

Rekod hasil verifikasi dan tindakan yang diambil akan disimpan dan

selenggara(rujuk seksyen 4.2.4).

Dokumen Berkaitan

i. JKT PKU (D) 01-04; dan

ii. JKT PKU (D) 08.

7.3.6 Validasi Ke atas Reka Bentuk dan Pembangunan

Jabatan Kerajaan Tempatan menjalankan validasi ke atas produk yang

dihasilkan mengikut peringkat-peringkat yang telah ditentukan (rujuk seksyen

7.3.1)bagi memastikan produk tersebut dapat memenuhi tujuan asal ianya

diwujudkan. Validasi ini akan dibuat sebelum produk disampaikan kepada

pelanggan.

Rekod bagi hasil proses validasi dan tindakan pembetulan yang diambil akan

disimpan dan disenggara.

Dokumen Berkaitan

i. JKT PKU (D) 01-04;dan

ii. JKT PKU (D) 08.




52


7.3.7 Kawalan Ke atas Pindaan Reka Bentuk dan Pembangunan

Sebarang pindaan dalam rekabentuk dan pembangunan produk akan

dikenalpasti dan direkod.

Pindaan ini akan disemak semula, diverifikasi dan divalidasi mengikut

kesesuaian serta diluluskan sebelum ia dilaksanakan. Semakan semula ini akan

meliputi penilaian kesan pindaan ke atas produk yang telah disampaikan kepada

pelanggan. Rekod hasil daripada pindaan ini serta tindakan lain yang diambil

akan disimpan dan disenggara (rujuk seksyen 4.2.4).

Dokumen Berkaitan

i. JKT PKU (D) 01-04;dan

ii. JKT PKU (D) 08.

7.4 PEROLEHAN

7.4.1 Proses Perolehan

a. Jabatan Kerajaan Tempatan memastikan setiapbekalan dan

perkhidmatan yang dipilih menerusi senarai pembekal terpilih memenuhi

dan menepati spesifikasi perolehan yang ditetapkan oleh jabatan serta

mematuhi kehendak dan peraturan yang telah ditetapkan dalam:

i. Pekeliling-pekeliling Perbendaharaan;

ii. Prosedur bekalan/perkhidmatan; dan

iii. Lain-lain peraturan perolehan.




53


b. Jabatan Kerajaan Tempatan akan menyelenggara satu senarai pembekal

yang diluluskan; dan

c. Pemantauan dan penilaian ke atas prestasi pembekal akan dibuat dari

semasa ke semasa dan rekodnya akan disimpan.

7.4.2 Maklumat Perolehan

a. Jabatan Kerajaan Tempatan menyediakan maklumat spesifikasi secara

terperinci bagi bekalan dan perkhidmatan dalam dokumen perolehan iaitu

pesanan perolehan, sebutharga dan tender untuk dibekalkan kepada

pembekal;

b. Bagi perolehan yang melibatkan perkhidmatan kepakaran luar Jabatan

Kerajaan Tempatan akan mengenalpasti kelayakan personel yang

dibekalkan sekiranya berkaitan; dan

c. Rekod perolehan akan disimpan dan diselenggara.

7.4.3 Verifikasi Ke atas Bahan Yang Diperolehi

Bekalan atau perkhidmatan yang diterima daripada pembekal diperiksa bagi

memastikan ia memenuhi spesifikasi dan keperluan yang dinyatakan dalam

dokumen perolehan. Pengesahan ke atas proses verifikasi dilakukan oleh

penerima bekalan dan perkhidmatan.

Dokumen yang Berkaitan

i. JKT PKS 06 - Perolehan Bekalan/Perkhidmatan.




54


7.5 Proses Penyediaan dan Penyampaian Produk atau Perkhidmatan

7.5.1 Kawalan Ke atas Proses Penyediaan dan Penyampaian Produk atau

Perkhidmatan

Pengurusan Peruntukan dan Pemantauan Projek Pembangunan, Penggubalan

Dasar dan Peruntukan Perundangan serta Pengurusan Khidmat Nasihat

Teknikal dan Bukan Teknikal dipastikan sentiasa terkawal melalui:

a. Pewujudan maklumat berkaitan dengan ciri-ciri produk atau perkhidmatan

yang dihasilkan;

b. Pematuhan kepada dokumen-dokumen kualiti yang telah diluluskan,

pematuhan kepada undang-undang, peraturan, dasar, syarat dan kriteria

yang ditetapkan serta dokumen sokongan yang berkaitan;

c. Penggunaan peralatan yang sesuai bagi pelaksanaan Sistem Pengurusan

Kualiti dan memastikan ianya mencukupi serta disenggara mengikut

jadual yang ditetapkan;

d. Pewujudan sistem bagi memantau dan menilai prestasi produk atau

perkhidmatan;

e. Pelaksanaan sistem pemantauan dan penilaian; dan

f. Pelaksanaan sistem penyediaan dan penyampaian perkhidmatan yang

diluluskan dan aktiviti selepas perkhidmatan disampaikan.

7.5.2 Validasi Ke Atas Proses Penyediaan dan Penyampaian Produk atau

Perkhidmatan

Jabatan Kerajaan Tempatan tidak terlibat dengan seksyen ini memandangkan

tidak ada perkhidmatan di mana hasil atau output daripada proses hanya boleh

diukur sama ada memenuhi kehendak pelanggan atau tidak setelah

perkhidmatan tersebut disampaikan kepada pelanggan.




55


7.5.3 Identifikasi dan Kemudahkesanan

a. Jabatan Kerajaan Tempatan mengenalpasti setiap perkhidmatan dan

memberi identifikasi bagi kemudahkesanan berasaskan Sistem Fail di

sepanjang perkhidmatan; dan

b. JKT akan mendokumenkan identifikasi ini dalam setiap Prosedur dan

dokumen yang berkaitan.

7.5.4 Harta Hakmilik Pelanggan

Jabatan Kerajaan Tempatan akan mengambil langkah untuk berhati-hati dalam

mengendali harta pelanggan semasa dibawah kawalan jabatan. Ini termasuk

identifikasi, verifikasi, melindungi dan menjaga harta pelanggan yang digunakan

untuk membangunkan sesuatu produk. Jika harta pelanggan didapati hilang,

rosak ataupun tidak sesuai untuk digunakan, jabatan akan melaporkan perkara

ini kepada pelanggan dan mengekalkan rekod.

7.5.5 Pemuliharaan Produk

Jabatan Kerajaan Tempatan memulihara perkhidmatan dari peringkat

penghasilan sehingga ianya disampaikan kepada pelanggan untuk memastikan

pematuhan kepada keperluan perkhidmatan. Di Jabatan Kerajaan Tempatan,

pemuliharaan ini melibatkan pematuhan kepada keperluan identifikasi,

pengendalian, penyimpanan dan kawalan yang ditetapkan.

7.6 Kawalan Ke atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan

Jabatan Kerajaan Tempatan tidak terlibat dengan seksyen ini kerana tidak

menggunakan peralatan yang perlu ditentukur.




56


Seksyen 8 – Pengukuran, Penganalisisan Dan Penambahbaikan

8.1 Am

Jabatan Kerajaan Tempatan merancang dan melaksanakan proses pemantauan,

pengukuran, penganalisisan serta penambahbaikan yang diperlukan bagi:

a. Membuktikan pelaksanaan Penggubalan Dasar dan Peruntukan Perundangan,

Pengurusan Peruntukan dan Pemantauan Projek Pembangunan serta

Pengurusan Khidmat Nasihat Teknikal dan Bukan Teknikalmenepati keperluan

perkhidmatan yang ditetapkan;

b. Memastikan kepatuhan kepada Sistem Pengurusan Kualiti;

c. Membuat penambahbaikan yang menyeluruh secara berkesan ke atas Sistem

Pengurusan Kualiti; dan

d. Meningkatkan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti secara berterusan.

Kaedah-kaedah yang bersesuaian termasuk teknik-teknik statistik ditentukan dan

digunapakai bagi tujuan pemantauan, pengukuran dan penganalisaan ke atas

keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti.

Dokumen Berkaitan

i. JKT PKS 02 - Pengurusan Aduan dan Maklum Balas Pelanggan;

ii. JKT PK 03 - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan;

iii. JKT PK 04 - Audit Dalam; dan

iv. JKT PK05 - Tindakan Pembetulan dan Pencegahan

(Tidak terhad kepada dokumen-dokumen yang dinyatakan di atas)




57


8.2 Pemantauan dan Pengukuran

8.2.1 Kepuasan Pelanggan

Jabatan Kerajaan Tempatan memantau maklumat berhubung dengan persepsi

pelanggan terhadap perkhidmatan yang diberikan sama ada Jabatan Kerajaan

Tempatan telah memenuhi keperluan-keperluan pelanggan. Maklumat diperolehi

melalui:

a. Soal selidik; dan

b. Maklum balas pelanggan.

Dokumen Berkaitan

i. JKT PKS 02 - Pengurusan Aduan dan Maklum Balas Pelanggan;dan

ii. JKT PK05 -Tindakan Pembetulan dan Pencegahan.

8.2.2 Audit Dalam

a. Jabatan Kerajaan Tempatanmenjalankan Audit Dalam sekurang-

kurangnya sekali dalam 12 bulan bagi mengesahkan Sistem Pengurusan

Kualiti:

i. Dilaksanakan mengikut semua keperluan yang ditetapkan; dan

ii. Dilaksanakan dan diselenggara secara berkesan.

b. Wakil Pengurusan akan menyelaras pengendalian audit dalam;

c. Audit Dalam dijalankan oleh anggota yang terlatih dan bebas daripada

aktiviti yang diaudit;

d. Pihak yang diaudit bertanggungjawab untuk pembetulan dan mengambil

tindakan pembetulan ke atas ketakakuran yang ditemui oleh pasukan audit

dan mengenalpasti puncanya;




58


e. Pemeriksaan susulan dijalankan bagi memastikan tindakan pembetulan ke

atas ketakakuran yang ditemui telah dilaksanakan dengan berkesan; dan

f. Laporan audit disediakan selepas audit dijalankan dan dibentangkan

dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

Perincian mengenai kaedah dan dasar Audit Dalam didokumenkan dalam

Prosedur Audit Dalam.

Dokumen Berkaitan

i. JKT PK 04 - Audit Dalam.

8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses-proses

Jabatan Kerajaan Tempatan memantau dan mengukur keupayaan proses-

proses dalam pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti melalui pengawasan dan

pemantauan oleh Jabatan dan Audit Dalam. Tindakan Pembetulan, Pencegahan

dan Penambahbaikan diambil ke atas semua ketakakuran secara berterusan

bagi memastikan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti sentiasa sesuai dan

berkesan.

8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk

Jabatan Kerajaan Tempatan memantau dan mengukur ciri-ciri perkhidmatan

yang disediakan bagi memastikan ianya memenuhi keperluan perkhidmatan

yang ditetapkan. Pemantauan dan pengukuran ini dibuat di peringkat

penerimaan, peringkat pemprosesan dan peringkat akhir dalam proses

penghasilan dan penyampaian perkhidmatan tersebut selaras dengan

perancangan yang telah dibuat.




59


Rekod-rekod mengenai perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang

ditetapkan disimpan dan diselenggara.

8.3 Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur

Jabatan Kerajaan Tempatan mengenalpasti perkhidmatan yang tidak memenuhi

keperluan yang ditetapkan melalui aktiviti pemantauan dan pengukuran di peringkat

penerimaan, peringkat pemprosesan dan peringkat akhir sebelum perkhidmatan

disampaikan kepada pelanggan. Kawalan dan tanggungjawab ke atas perkhidmatan

yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan didokumenkan dalam Prosedur-

prosedur Kualiti yang berkaitan.

Perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan akan dikenalpasti, dan

tindakan sewajarnya akan diambil.

Perincian mengenai kawalan ke atas perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan

yang ditetapkan didokumenkan dalam prosedur Kawalan Ke Atas Perkhidmatan Yang

Tidak Memenuhi Keperluan Yang Ditetapkan.

Rekod-rekod mengenai ketakakuran serta tindakan-tindakan yang diambil disimpan

dan diselenggara.

Dokumen Berkaitan

(i) JKT PKU (D) 01 - 08;

JKT PKU (P) 01-05; dan

JKT PKU (KN) 01-03.

(ii) JKT PKS 01-07;dan

(iii) JKT PK 01-06.




60


8.4 Analisis Data

Jabatan Kerajaan Tempatan mengumpul dan menganalisis data untuk menilai

kesesuaian dan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti dan untuk menentukan di

mana penambahbaikan yang menyeluruh terhadap Sistem Pengurusan Kualiti boleh

dibuat.

Penganalisaan data akan memberi maklumat berkaitan dengan:

a. Kepuasan pelanggan;

b. Kepatuhan kepada ciri-ciri perkhidmatan yang ditetapkan

c. Ciri-ciri dan arah aliran (trend) proses termasuk peluang-peluang untuk tindakan

pencegahan; dan

d. Prestasi pembekal

Dokumen Berkaitan

i. JKT PKS 02- Pengurusan Aduan dan Maklum Balas Pelanggan;

ii. JKT PKS 06 - Perolehan Bekalan/Perkhidmatan;

iii. JKT PK 03 - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan;

iv. JKT PK 04 - Audit Dalam; dan

v. JKT PK 05 - Tindakan Pembetulan dan Pencegahan.




61


8.5 Penambahbaikan

8.5.1 Penambahbaikan Yang Menyeluruh

Jabatan Kerajaan Tempatanmembuat penambahbaikan yang menyeluruh ke atas

Sistem Pengurusan Kualiti melalui penganalisisan data berkaitan dengan:

a. Pencapaian Dasar Kualiti;

b. Pencapaian Objektif Kualiti;

c. Penemuan Audit;

d. Tindakan Pembetulan;

e. Tindakan Pencegahan;

f. Kajian Semula Pengurusan;

g. Cadangan Daripada Pelanggan; dan

h. Cadangan Daripada Anggota Organisasi.

8.5.2 Tindakan Pembetulan

a. Jabatan Kerajaan Tempatanmengambil tindakan untuk menghapuskan

punca-punca ketakakuran bagi memastikan ianya tidak berlaku lagi;

b. Jabatan Kerajaan Tempatanmewujudkan prosedur yang meliputi

pengenalpastian ketakakuran yang berlaku dan puncanya, penubuhan

pasukan kerja, pengumpulan maklumat mengenai ketidakpatuhan,

menilai keperluan untuk mengambil tindakan bagi memastikan

ketakakuran tidak lagi berlaku dan membuat cadangan tindakan

pembetulan;

c. Tindakan pembetulan diambil berdasarkan maklumat yang dikenalpasti

melalui rekod ketakakuran, Pengurusan Aduan dan Maklum Balas

Pelanggan, Audit Dalam dan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan;




62


d. Tindakan pembetulan yang perlu diambil tindakan segera diputuskan oleh

Pengurusan Tertinggi;

e. Tindakan pembetulan yang melibatkan dasar, sumber kewangan,

keperluan tenaga manusia, perubahan kepada prosedur atau Sistem

Pengurusan Kualiti sedia ada, diputuskan oleh pihak pengurusan;

f. Keberkesanan tindakan pembetulan yang dilaksanakan dinilai dalam

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan; dan

g. Rekod tindakan pembetulan disimpan dan diselenggara.

8.5.3 Tindakan Pencegahan

a. Jabatan Kerajaan Tempatan menentukan tindakan yang perlu diambil

bagi menghapuskan punca-punca yang akan menyebabkan berlakunya

ketakakuran bagi mencegah ianya daripada berlaku;

b. Jabatan Kerajaan Tempatan mewujudkan prosedur yang meliputi

pengenalpastian ketakakuran yang dijangka akan berlaku dan puncanya,

penubuhan pasukan kerja, pengumpulan maklumat mengenai

ketakakuran yang dikenalpasti, menilai keperluan untuk mengambil

tindakan bagi memastikan ketakakuran tidak berlaku dan membuat

cadangan tindakan pencegahan;

c. Tindakan pencegahan diambil berdasarkan maklumat yang dikenalpasti

melalui rekod ketakakuran, Pengurusan Aduan dan Maklum Balas

Pelanggan, Audit Dalam dan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan;

d. Tindakan pencegahan yang perlu diambil tindakan segera diputuskan

oleh Pengurusan Tertinggi;

e. Tindakan pencegahan yang melibatkan dasar, sumber kewangan,

keperluan tenaga manusia, perubahan kepada prosedur atau Sistem

Pengurusan Kualiti sedia ada, diputuskan oleh Pengurusan Tertinggi;




63


f. Keberkesanan tindakan pencegahan yang dilaksanakan dinilai dalam

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan; dan

g. Rekod tindakan pencegahan disimpan dan diselenggara.

Dokumen Berkaitan

i. JKT PKS 02 - Pengurusan Aduan dan Maklum Balas Pelanggan;

ii. JKT PK 03 - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan;

iii. JKT PK 04 - Audit Dalam; dan

iv. JKT PK 05 - Tindakan Pembetulan dan Pencegahan.

PELAN KUALITI SISTEM PENGURUSAN MS ISO 9001:2008 JABATAN KERAJAAN TEMPATAN

64


Aktiviti Output

Tanggungjawab

(Pegawai/Bahagian

/Unit)

Dokumen

yang

berkaitan

Rekod

Kualiti KPI

BAHAGIAN DASAR

1. Menyemak Akta Kerajaan Tempatan 1976 (Akta 171) dan perundangan subsidiari selaras dengan keperluan dan

kehendak semasa berhubung peranan dan fungsi PBT

Penyediaan Kertas Konsep Kertas

Konsep

Pengarah Bahagian

Dasar

PKU (D) 02

PKU (D) 03

Kertas

Konsep yang

dihasilkan

2 bulan

Penyediaan draf awal pindaan Akta

171/pindaan/ gubalan Perundangan

Subsidiari

Draf awal:

pindaan Akta

171/ pindaan/

gubalan

Undang-

Undang

Subsidiari

Pengarah Bahagian

Dasar

PKU (D) 02

PKU (D) 03

Draf awal:

pindaan Akta

171/ pindaan/

gubalan

Undang-

Undang

Subsidiari

yang

dihasilkan

6 bulan


65


Aktiviti Output

Tanggungjawab

(Pegawai/Bahagian

/Unit)

Dokumen

yang

berkaitan

Rekod

Kualiti KPI

Seranta awam atas talian Draf awal:

pindaan Akta

171/ pindaan/

gubalan

Undang-

Undang

Subsidiari

Pengarah Bahagian

Dasar

PKU (D) 02

PKU (D) 03

Draf awal:

pindaan Akta

171/

pindaan/

gubalan

Undang-

Undang

Subsidiari

yang

dihasilkan

Sekurang-

kurangnya 33

hari

Penyediaan Memorandum Jemaah Menteri Memorandum

Jemaah

Menteri

Pengarah Bahagian

Dasar

PKU (D) 02

PKU (D) 03

Memorandum

Jemaah

Menteri yang

dihasilkan

21 hari

bekerja


66


Aktiviti Output

Tanggungjawab

(Pegawai/Bahagian

/Unit)

Dokumen

yang

berkaitan

Rekod

Kualiti KPI

2. Menyediakan garis panduan dan pekeliling berkaitan peranan dan fungsi PBT

Penyediaan Kertas Konsep Kertas

Konsep

Pengarah Bahagian

Dasar

PKU (D) 01

PKU (D) 04

Kertas

Konsep yang

dihasilkan

2 bulan

Penyediaan draf garis panduan Draf awal

garis

panduan/

pekeliling

Pengarah Bahagian

Dasar

PKU (D) 01

PKU (D) 04

Draf awal

garis

panduan/

pekeliling

yang

dihasilkan

3 bulan

Seranta awam atas talian Draf awal

garis

panduan/

pekeliling

Pengarah Bahagian

Dasar

PKU (D) 01

PKU (D) 04

Draf awal

garis

panduan/

pekeliling

yang

dihasilkan

Sekurang-

kurangnya 33

hari


67


Aktiviti Output

Tanggungjawab

(Pegawai/Bahagian

/Unit)

Dokumen

yang

berkaitan

Rekod

Kualiti KPI

Penyediaan Memorandum Jemaah Menteri Memorandum

Jemaah

Menteri

Pengarah Bahagian

Dasar

PKU (D) 01

PKU (D) 04

Memorandum

Jemaah

Menteri yang

dihasilkan

21 hari

bekerja

Penyediaan Nota Jemaah Menteri Nota Jemaah

Menteri

Pengarah Bahagian

Dasar

PKU (D) 01

PKU (D) 04

Nota Jemaah

Menteri yang

dihasilkan

14 hari

bekerja

3. Pengurusan Aduan Pelanggan

Surat akuan terima aduan

Surat Akuan

Terima

Unit

Penambahbaikan

PKS 02 Surat Akuan

Terima

3 hari

Semak aduan dan edarkan aduan kepada

BHG/PBT/PAYB.

Surat edaran Unit

Penambahbaikan,

PKS 02 Surat edaran

3 hari

Hantar surat jawapan/maklumbalas

(sekiranya PBT tidak mengemukakan kepada

pengadu) hasil dan tindakan yang telah

diambil ke atas aduan kepada pengadu dan

kemaskini rekod status aduan setelah

menerima maklum balas daripada PBT.

Surat

maklumbalas

Unit

Penambahbaikan

PKS 02 Surat

maklumbalas

2 hari


68


Aktiviti Output

Tanggungjawab

(Pegawai/Bahagian

/Unit)

Dokumen

yang

berkaitan

Rekod

Kualiti KPI

BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN

Menyediakan cadangan latihan untuk

sepanjang tahun berpandukan ‘Training

Needs Analysis’ bagi kakitangan JKT.

Laporan

Training

Needs

Analysis

Pengarah(Bahagian

Khidmat

Pengurusan)

JKT PKS 06

Pekeliling

Perkhidmatan

Bilangan 6

Tahun 2005

Dasar

Latihan

Sumber

Manusia

Sektor Awam

Pelan

Operasi

Latihan,

Kementerian

Perumahan

Laporan

Training

Needs

Analysis

Disember


69


Aktiviti Output

Tanggungjawab

(Pegawai/Bahagian

/Unit)

Dokumen

yang

berkaitan

Rekod

Kualiti KPI

dan Kerajaan

Tempatan

Perolehan

- Panjar Wang Runcit

Bayaran

Wang Rucit

P(BKP)

PPT(KP)A3

PT(KP)A14

Arahan

Perbendahara

an

Laporan

Bulanan

PWR

3 hari

Bahagian Kesihatan Persekitaran

Menghantar semua permohonan yang

lengkap kepada pejabat Timbalan Ketua

Pengarah Kesihatan (Kesihatan Awam)

Kementerian Kesihatan Malaysia untuk

kelulusan dan pengeluaran sijil.

Sijil

penurunan

kuasa

KPP/BKS/KSM Akta

Makanan

1983

JKT PKU (D)

07

Sijil

penurunan

kuasa

7 hari

berkerja

Menghantar sijil perakuan kuasa yang

dikeluarkan kepada PBT.

Sijil

penurunan

kuasa

KPP/BKS/KSM Akta

Makanan

1983

JKT PKU (D)

07

Sijil

penurunan

kuasa

7 hari

berkerja


70


Aktiviti Output

Tanggungjawab

(Pegawai/Bahagian

/Unit)

Dokumen

yang

berkaitan

Rekod

Kualiti KPI

Bahagian Kawalan Bangunan

Pengurusan Peruntukan

Surat

KPP(B)/Unit

Kawalan Cerun dan

Keselamatan Awam

JKT PKU (P)

01

Tarikh akhir

untuk

menghantar

surat kepada

semua SUK

Negeri/PBT/P

KP untuk

mengemukak

an senarai

cadangan

projek/

program/

tuntutan bagi

tahun akan

datang

Pada atau

sebelum 1

September

setiap tahun


71


Aktiviti Output

Tanggungjawab

(Pegawai/Bahagian

/Unit)

Dokumen

yang

berkaitan

Rekod

Kualiti KPI

Pengurusan Peruntukan

Surat

KPP(B)/Unit

Kawalan Cerun dan

Keselamatan Awam

JKT PKU (P)

01

Tempoh masa

bagi

mengeluarkan

surat

memaklumkan

kepada semua

SUK

Negeri/PBT/P

KP tentang

senarai projek/

program yang

diluluskan

setelah

mendapat

kelulusan

Pegawai

Pengawal

(KSU)

Tidak

melebihi 7

hari bekerja


72


Aktiviti Output

Tanggungjawab

(Pegawai/Bahagian

/Unit)

Dokumen

yang

berkaitan

Rekod

Kualiti KPI

Pengurusan Khidmat Nasihat Teknikal dan

Bukan Teknikal

Lawatan

Tapak

KPP(B)/Unit

Kawalan Cerun dan

Keselamatan Awam

JKT PKU

(KN) 03

Tempoh masa

mengambil

tindakan bagi

membolehkan

siasatan awal

dilakukan dari

tarikh kejadian

dimaklumkan

Tidak

melebihi 7

hari bekerja

Pengurusan Khidmat Nasihat Teknikal dan

Bukan Teknikal

Laporan

Teknikal

KPP(B)/Unit

Kawalan Cerun dan

Keselamatan Awam

JKT PKU

(KN) 03

Tempoh

masa

mengemukak

an khidmat

nasihat dari

tarikh terima

arahan

Tidak

melebihi 12

hari bekerja


73


Aktiviti Output

Tanggungjawab

(Pegawai/Bahagian

/Unit)

Dokumen

yang

berkaitan

Rekod

Kualiti KPI

BAHAGIAN ICT

Respon aduan ICT dari JKT

Buku log

respon

PPTMK(ICT) JKT PKU (D)

08

log respon 1 hari

SEMUA BAHAGIAN

Tindakan pembetulan terhadap apa-apa

ketidakpatuhan/aduan yang diterima

(tindakan pembetulan yang dicadangkan

perlu diverifikasi dan dipersetujui oleh

Pengarah Bahagian).

Penyelesaian

kepada

ketidakpatuh

an/aduan

Semua pengarah

bahagian

JKT PK 05 &

06

Borang

Aduan dan

Borang

Ketidakpatuh

an

14 hari (dari

masa

ketidakpatuh

an/aduan

diterima)

jkt.kpkt.gov.myke arah mewujudkan pbt yang berdaya saing, dinamik dan mapan dalam ... merangka...

Documents