instrumen khidmat bantu bersepadu btp 2016btp.moe.gov.my/media/_media/170816/ikbb ptpb -...

IKBB/PTPB/2016

INSTRUMEN KHIDMAT BANTU BERSEPADU BTP 2016IKBB/PTPB/2016

BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKANKEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

1

IKBB/PTPB/2016

BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKANKEMENTERIAN PENDIDIKAN

MALAYSIAPESIARAN BUKIT KIARA

50604 KUALA LUMPUR

INSTRUMEN KHIDMAT BANTU BERSEPADU 2016PTPB

Nama dan Alamat Institusi: No. Telefon:

No. Faks:

No. E-mel:

Kod Institusi: Nama Pegawai Khidmat Bantu:

1.

2.

3.

4.

Tajuk Khidmat Bantu:Khidmat Bantu Bersepadu 2016

Jenis Khidmat Bantu:Memeriksa dan Memberi Khidmat Bantu

Tarikh Khidmat Bantu:30 Mei 2016 – 3 Jun 2016

2

IKBB/PTPB/2016

Objektif Khidmat Bantu:

1. Pengurusan pentadbiran mengikut arahan serta peraturan semasa kerajaan

2. Semua peraturan kewangan dan akaun mengikut peraturan kewangan iaitu; arahan

perbendaharaan, surat pekeliling perbendaharaan, surat pekeliling kewangan, surat edaran kewangan, arahan

pentadbiran pegawai pengawal, arahan pegawai pengawal dan teguran audit

3. Operasi pengurusan dan penyenggaraan dilaksanakan dengan berkesan

4. Pengurusan pembangunan kapasiti dilaksanakan dengan berkesan

5. Pembinaan Laman Web/Portal BTPN/PTPB/PKG mengikut Surat Pekeliling ICT Bil. 2 Tahun 2014 –

Garis Panduan Mengenai Struktur Tadbir Urus Jawatankuasa Laman Web/Portal KPM

6. Kapasiti kelajuan lebar jalur dan penggunaan 1BestariNet dapat dicapai

7. Operasi bilik server dan rangkaian WAN dan LAN berfungsi dengan lancar

8. Pengurusan Pusat Sumber Sekolah dan NILAM mencapai tahap 3 bintang ke atas (SSQS)

9. Penggunaan bahan Radio Pendidikan untuk Sekolah Pendidikan Khas Kurang Upaya Penglihatan sekurang-

kurangnya sekali seminggu

10. Penggunaan video e-Guru dan video kurikulum sekurang-kurangnya sekali dalam LADAP

11. Penggunaan e-bahan sekurang-kurangnya sekali seminggu

12. Pembangunan dan penggunaan Laman Pembelajaran dalam VLE sekurang-kurangnya sekali seminggu

13. Mengumpul maklumat untuk tindakan susulan dan khidmat bantu secara maksimum

14. Menyediakan laporan yang efektif untuk tujuan rujukan dan dokumentasi

3

IKBB/PTPB/2016

Panduan Penentuan Skor;

Contoh 1Skor Deskripsi

0 Tidak / Tiada1 Ya / Ada

Arahan : Penentuan skor bagi setiap item dibuat dengan menandakan ( ) pada lajur berkenaan. Penentuan skor item dibuat berdasarkan pertimbangan profesional, pengalaman & kepakaran pegawai.

4

IKBB/PTPB/2016

BAHAGIAN A: PENTADBIRAN

BIL. ITEM DIMENSI PANDUAN / SUMBER / BUKTI DOKUMEN

RESPONSCATATAN/TINDAKAN

0 1

1. Menyelenggara rekod cuti kakitangan melalui HRMIS.

Pengurusan Salinan rekod HRMIS

2. Menyedia dan menyemak kad perakam waktu kakitangan setiap bulan.

SP Am Bil. 11 Tahun 1981 / Punch Card

Laporan Kad Perakam Waktu & Tindakan

Penggunaan Thumb Print perlu dapatkan salinan laporan

3. Mengeluarkan laporan kad perakam waktu mengikut tempoh masa yang ditetapkan.

SP Am Bil. 11 Tahun 1981 / Laporan Kad Perakam Waktu & Tindakan

4. Menyelia tahap kebersihan dan memantau kontraktor pembersihan.

1PP / Laporan Pembersihan

Jika berkongsi bangunan, dapatkan salinan laporan

5. Menyelia mutu dan tahap kawalan keselamatan oleh syarikat kawalan keselamatan.

1PP / Laporan Keselamatan

Jika berkongsi bangunan, dapatkan salinan laporan

6. Mengemaskini dan menyelia urusan fail.

Panduan Pengurusan Pejabat (Sistem Fail)

7. Mengambil tindakan bagi aduan-aduan kerosakan kecil.

Borang Aduan

SKOR /7 x 100 = %

5

IKBB/PTPB/2016

BAHAGIAN B: KEWANGAN



0 1

1. Carta Organisasi Pengurusan Kewangan

Carta Unit Kew.

2. Manual Prosedur Kerja

3. Fail Meja

4. Fail SKT Unit Kewangan

5. Fail Senarai Tugas Staff Unit Kewangan

6. Fail Kawalan Dalaman

7. Jadual Perwakilan Kuasa Pegawai Pengawal

8. Jadual Arahan Kerja Pegawai Pengawal

9. Arahan Perbendaharaan 101 Kuasa Menandatangani Baucar

Q1/2009 – Kad Perakuan

10. Surat Pelantikan Penyemak dan Pengesah Perwakilan Kuasa Pegawai Pengawal

11. Fail Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)

4 Myt Setahun.

12. Fail Teguran Audit Surat Menjawab Teguran Audit

13. Daftar Pemeriksaan Mengejut

14. Fail Bajet Kawalan Bajet15. Fail Waran Peruntukan Kecil

Belanja MengurusDikunci MasukSemak e-SPKB

16. Fail Waran Peruntukan Kecil Pembangunan

6

IKBB/PTPB/2016



0 1

17. Fail Waran Peruntukan Kecil One Off

18. Fail Pindah Peruntukan Belanja Mengurus

19. Fail Pindah Peruntukan Pembangunan

20. Perjanjian Program

21. Fail Prestasi Perbelanjaan bulanan

22. Fail Pengecualian bagi perbelanjaan yang tidak selaras

23. Daftar Borang Hasil (Kew.67) Kawalan Terimaan

Kawalan Perbelanjaan

24. Buku Tunai

25. Buku Resit

26. Penyata Pemungut

27. Penyata Penyesuaian Hasil

28. Laporan Terperinci Hasil (C330)

29. Daftar Mel

30. Akaun Tunai Bulanan

31. Penyata Tunggakan Hasil/Akaun Belum Terima

32. Fail Waran Am

33. Laporan Buku Vot (BV381)

34. Laporan Buku Vot (BV340)

35. Laporan Prestasi Pembayaran 5 Bil (BV341-BV343)

7

IKBB/PTPB/2016



0 1

36. Laporan Perbelanjaan Vot Mengurus (BV5551M)

37. Laporan Perbelanjaan Bulanan Vot Pembangunan (BV551P)

38. Laporan Perbelanjaan Vot Mengurus (C231)

39. Laporan Terperinci Perbelanjaan Vot Pembangunan (C232)

40. Laporan Penyata Penyesuaian Bulanan (BV 500, 501, 502, 503)

41. Fail e-SPKB

42. Daftar / Senarai Kad Pintar

43. Senarai Penyata Mengikut PTJ (Laporan BV 141)

44. Laporan Baucar Bayaran Yang disediakan/Dikeluarkan (BV350)

45. Baucar Bayaran Di bawah Objek OS 27000, 28000, 32000, 35000

46. Fail Sebut Harga

47. Daftar kontrak dan Kontrak Pembekal

48. Fail Sistem Bayaran Pukal

49. Buku Daftar Panjar Wang Runcit

SKOR /49 x 100 = %

8

IKBB/PTPB/2016

BAHAGIAN C: PEROLEHAN


RESPONS CATATAN/ TINDAKAN

0 1

1. Nota Minta(Permohonan Perolehan Perkhidmatan/ Bekalan Secara Sebut Harga/ Pembelian Terus)

Pengurusan 1PP

Nilai yang ditanggung adalah seperti yang diluluskan dalam Kertas Cadangan.

Lampiran yang diperlukan:

i. Kertas Cadanganii. Spesifikasi/ Skop Kerjaiii. Bahan Kajian Pasaran

2. Perolehan Secara ePerolehan (Perkhidmatan/ Bekalan) bagi Perolehan Secara Sebut Harga/ Pembelian Terus

1PP

Syarikat yang dilantik mestilah eP Enabled

3. Perolehan Secara Manual (di luar talian) bagi Perolehan Kerja Secara Sebut Harga/ Pembelian Terus

1PP

Syarikat yang dilantik mesti mempunyai Sijil CIDB dan PKK(Pusat Khidmat Kontraktor)

4. Semua jawatankuasa yang dilantik oleh Ketua Jabatan (KPP, BTPN) mestilah menandatangani Borang Integriti Pact

Pengurusan 1PP

Diedarkan semasa mesyuarat dijalankan

Fail Sebut Harga

5. Surat Pelantikan bagi semua jawatankuasa dibuat Salinan dan disimpan di dalam fail bagi sebut harga/ berkaitan.

1PP

Jika berlaku perubahan kepada ahli jawatankuasa yang dilantik, surat

9

IKBB/PTPB/2016



0 1

pelantikan yang baharu perlu dikeluarkan kepada ahli yang baharu

6. Laporan Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Harga disediakan dan ditandatangani oleh ahli yang dilantik.

1PP

Semua laporan disimpan di dalam fail bagi sebut harga yang berkaitan.

7. Kertas Taklimat disediakan untuk tujuan pembentangan kepada JK Sebut Harga (Perolehan Sebut Harga bagi Perkhidmatan/ Bekalan/ Kerja)

1PP

Disediakan untuk tujuan pemilihan syarikat

8. Pemilihan 3 Sampul disediakan bagi Perolehan Secara Pembelian Terus

Pengurusan 1PP

Nilai < RM 20,000

9. Keputusan JK Sebut Harga bagi Perolehan Secara Sebut Harga/ Pembelian Terus

1PP

Ditandatangan oleh semua ahli

10. Jika melaksanakan Mesyuarat Rundingan Harga dengan syarikat, perlu disediakan:

Surat Niat Sediakan Minit

Mesyuarat Rundingan Harga

1PPDikeluarkan kepada syarikat yang akan dilantik tetapi tawaran harga syarikat melebihi Anggaran Harga Jabatan

11. Syarikat dipilih perlu sediakan: Surat Setuju Terima

1PPPerolehan secara Sebut

10

IKBB/PTPB/2016



0 1

(SST) Harga

12. Bon Pelaksanaan perlu disediakan oleh syarikat yang dilantik bagi perolehan > RM 200,000. Bentuk bon:

i. Jaminan Bank atauii. Insuran atauiii. Kemudahan Kewangan/

Credit Facility

1PPDisediakan dalam tempoh 2 minggu dari tarikh SST ditandatangani

13. Perjanjian/ Kontrak disediakan bagi perolehan yang bernilai> RM 20,000

Pengurusan 1PPCop dari LHDN perlu dibuat dalam tempoh 4 bulan dari tarikh SST

14.Pendokumentasian Lengkap

1PPUrusetia Perolehan

SKOR /14 x 100 = %

11

IKBB/PTPB/2016

BAHAGIAN D : FASILITI & ASET


RESPONSCATATAN/ TINDAKAN

0 1

1.Pejabat / Ruang Kerja

Pengurusan (Bangunan)

2.Bilik Kuliah

Bilik Kuliah seperti Bilik Seminar/ Bengkel

3. Bilik Mesyuarat4. Perpustakaan Pengurusan

(Bangunan)5. Bilik Komputer6. Tandas7. Pondok Pengawal8. Stor Penyimpan Stok9. Pegawai Pengurusan

(Maklumat Pegawai)10. pengawal

11. Meja Pegawai / Kakitangan Pengurusan

(Fasiliti dan Aset)

12. Kerusi pegawai /Kakitangan13. Komputer14. Pencetak15. Server16. Scanner17. LCD Projector18. Kipas19. Penghawa Dingin

12

IKBB/PTPB/2016



0 1

20. Kabinet / Almari Penyimpan Barang

21. Kekemasan Fail Pengurusan(Fasiliti dan

Aset)

Selaraskan mengikut EKSA

22. Melaksanakan Pendaftaran Mengikut 1PP bagi harta Modal Yang bernilai Rendah (Iventori).Telah di labelkan Hak Kerajaan Malaysia dan no Harta Modal

Pengurusan(Pendaftaran)

1PPH (harta modal / >RM2000)I (Inventori / <RM2000)

23. Kew PA7 di Pamerkan 1PP24. Susun Atur mengikut 1PP Pengurusan

(Stor Utama)1PP

25. Kew.PS4 Dipamerkan 1PP26. Pelan Kebakaran dipamerkan 1PP27. Tong Pemadam Api 1PP28. Pintu / lorong Kecemasan 1PP29. Sistem Pengudaraan 1PP30. Kekemasan Fail Selaraskan mengikut EKSA

31. Telah melaksanakan penyelenggaraan(cth: komputer, peralatan penyiaran, fasiliti bangunan dll.)

Pengurusan(Penyelenggaraan)

32. Catatan Penyelenggaraan dicatatkan di dalam Kew-PA2/3

Pengurusan(Penyelenggaraan)

1PPKew-PA 2 -H

13

IKBB/PTPB/2016



0 1

Kew-PA3 – I33. Rekod Kerosakan Aset Alih

Kerajaan(cth: PC, Peralatan Penyiaran, M&E)

Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan Kew PA-9Buku Log

34. Kemaskini Kew-PA 14 1PPRumusan Penyelenggaran

35. Pengemaskinian dokumen penyelenggaraan(cth: PC, Fasiliti Bangunan, Peralatan Penyiaran, dll.)

Senarai Aset Alih Kerajaan Yang Memerlukan Penyelenggaraan Kew PA-13Daftar Penyelenggaraan Harta ModalKew PA-14

SKOR /35 x 100 = %

14

IKBB/PTPB/2016

BAHAGIAN E : PEMBANGUNAN KAPASITI PROFESIONALISME



0 1

1. Perancangan latihan mengikut keperluan teknologi pendidikan di sekolah

Pengurusan(Latihan)

Dokumen perancangan latihani. Tahunanii. Skim Perkhidmataniii. TNAiv. Peruntukan kewangan

2. Pelaksanaan latihan direkod dalam SPL KPM

SPL KPM

3. Mematuhi arahan semua jenis latihan perlu ada ujian pra dan pasca untuk mengesan outcomes.

Ujian pra dan pasca

SKOR /3 x 100 = %

15

IKBB/PTPB/2016

BAHAGIAN F : PORTAL



0 1

1. Tadbir urus laman web/ portal agensi

Pengurusan(Portal)

Garis Panduan Mengenai Struktur Tadbir UrusJawatankuasa Laman Web/Portal KementerianPendidikan Malaysia

2. Prinsip asas di dalam pembangunan laman Web

Rujuk Jadual 7: Senarai Semak Laman Web/Portal melalui Surat Pekeliling ICT Bil. 2 Tahun 2014

3. Ciri-ciri asas mandatori laman web

4. Ciri-ciri tambahan laman web

5. Ciri-ciri asas Portal

6. Ciri-ciri tambahan Portal

7. Langkah-langkah keselamatan laman web/portal

8. Langkah keselamatan maklumat dilindungi

9. Pengukuran prestasi laman web Pengurusan(Portal)

Garis Panduan Pembangunan Portal JPM : m/s 20

10. Portal PTPB dibangun dan dihost mengikut pekeliling ICT KPM

Domain moe.edu.my

SKOR /10 x 100 = %

16

IKBB/PTPB/2016

BAHAGIAN G : 1BESTARINET



0 1

1. Aduan Helpdesk Operasi(Talian internet)

Laporan Aduan 1BN Selfcare

Jika tiada aduan; item 1,2,3, & 4 sila tandakan respons 1 dan terus ke item 5

Jika ada aduan & tindakan, sila tandakan respons 1 dan terus ke item 2,3 & 4 dan seterusnya.

Jika ada aduan & tiada tindakan; item 1,2,3, & 4 sila tandakan respons 0 dan terus ke item 5

2. Tahap capaian Internet PTPB Operasi(Talian internet)

Data ujian speedtest (ping)

Panduan pengujian speedtest

- Ujian tahap response time (ping) melalui laman speedtest.net. Bagi pembekal 1BN pastikan lokasi server – Kuala Lumpur [MY] Yes 4G. Jika pembekal talian lain pilih lokasi server paling dekat mengikut pembekal talian.

- Sebaiknya masa ping di bawah

17

IKBB/PTPB/2016



0 150 m/s.

-

3. Kapasiti Lebar Jalur (Bandwidth) di PTPB

Laporan Pengujian Kapasiti Lebar Jalur (Bandwidth) di PTPB Laman YesMon

Semua PTPB dibekalkan dengan 10Mbps. Perlu semak pakej yang dilanggan.

- Semakan laporan bandwidth utilization untuk mengetahui tahap penggunaan bandwidth yang diperuntukkan iaitu berapa peratus yang digunakan? Ini untuk mengetahui sama ada jumlah bandwidth yang diperuntukkan mencukupi / lebih, serta untuk semak tahap capaian berbanding penggunaan.

- Sekiranya melebihi 80% penggunaan menunjukkan penggunaan yang optimum.

4. Pemantauan speed test PTPB Data ujian speedtest (upload dan download) di PTPB

Semua PTPB dibekalkan dengan 10Mbps . Perlu semak

18

IKBB/PTPB/2016



0 1pakej yang dilanggan.

Panduan pengujian speedtest

- Ujian tahap upload dan download melalui laman speedtest.net. Bagi pembekal 1BN pastikan lokasi server – Kuala Lumpur [MY] Yes 4G. Jika pembekal talian lain pilih lokasi server paling dekat mengikut pembekal talian.

- Sebaiknya masa download dan upload di antara 5 hingga 10Mbps.

5. Capaian internet di makmal komputer PTPB berfungsi

Semua komputer mempunyai capaian internet dan berfungsi

- Semakan semua komputer yang dipasang boleh akses ke internet – connected

- Uji buka laman google -> buat carian -> klik pautan hasil carian

6. Laporan bilangan ID yang dibekalkan ke setiap sekolah ahli

Operasi(Aplikasi Frog VLE)

Analisis banding beza dapatan data bilangan ID yang dibekalkan antara YesMon dan pemantauan PKG

7. Laporan Analisis penggunaan aplikasi Frog VLE di setiap sekolah ahli

Analisis data bilangan guru/murid/ibu bapa telah login VLE dalam tempoh seminggu bagi semua sekolah ahli

19

IKBB/PTPB/2016



0 1Analisis data bilangan murid menggunakan VLE sekurang-kurangnya 1 sesi pembelajaran setiap minggu persekolahan

SKOR /7 x 100 = %

20

IKBB/PTPB/2016

BAHAGIAN H : NILAM & PSS



0 1

1. Pelaksanaan dan pemakluman berkaitan arahan berkaitan pengurusan/ pembangunan PSS dan aktiviti galakan membaca kepada pihak PPD/sekolah

Operasi Minit mesyuarat / minit curai / brosur/ web BTPN/ dll.

2. Khidmat Bantu pengisian SSQS dan verifikasi SSQS domain PSS oleh PKG di sekolah ahli

Laporan Pembangunan PSS sekolah ahli*Boleh guna pakai dapatan SSQS tahun sebelumnya.

3. Khidmat Bantu kepada PSS di bawah 3 bintang

Laporan Khidmat Bantu PSS bawah 3 bintang dalam sekolah ahli*Boleh guna pakai dapatan SSQS tahun sebelumnya.

4. Program outreach kepada wakil Anugerah Pusat Sumber Sekolah (APSS) dalam sekolah ahli

Laporan aktiviti

5. Kursus/Latihan pengurusan PSS kepada GPM (Guru Penyelaras Media)

Laporan Kursus / SPL KPM

6. Pengumpulan dan pengisian data NILAM(Sekolah ke PKG)

Borang Data (Manual)

SKOR /6 x 100 = %

21

IKBB/PTPB/2016

BAHAGIAN I : VIDEO KURIKULUM, VIDEO E-GURU & RANCANGAN RADIO PENDIDIKAN



0 1

1. Promosi rancangan video kurikulum di PPD/Sek

Operasi Brosur/web/taklimat di PPD/Sek

2. Promosi rancangan video e-Guru di PPD/Sek

Brosur/web/taklimat di PPD/Sek

3. Promosi rancangan radio pendidikan di PPD/Sek

Brosur/web/taklimat di PPD/Sek

4. Latihan rancangan video kurikulum dan video e-Guru oleh PKG dalam LADAP

Laporan LADAP/SPL KPM

Gambar dan Video Aktiviti5. Khidmat bantu penggunaan

rancangan radio pendidikan di Sek. Pend. Khas bagi Murid Bekeperluan Khas Masalah Penglihatan dalam sekolah ahli

Jadual Khidmat Bantu

Laporan Khidmat Bantu

Bagi PTPB yang tiada Sekolah Pendidikan Khas(boleh juga merujuk fail berkaitan pendedahan/ penggunaan radio di sekolah harian)

SKOR /5 x 100 = %

22

IKBB/PTPB/2016

BAHAGIAN J : LAMAN PEMBELAJARAN VLE



0 1

1. Promosi Pembangunan Laman Pembelajaran ke PPD / SEK

Operasi Minit mesyuarat /minit curai / taklimat/ brosur/web BTPN/ dll.

2. Khidmat Bantu Pembangunan Laman Pembelajaran ke sekolah ahli

Jadual Khidmat Bantu

LaporanKhidmat Bantu

SKOR /2 x 100 = %

23

IKBB/PTPB/2016

BAHAGIAN K : MBMMBI & E-BAHAN



0 1

1. Promosi kepada PPD/Sek tentang Bahan Digital MBMMBI

Operasi Minit mesyuarat / minit curai / taklimat/ brosur/ web BTPN/ dll

2. Aktiviti Khidmat Bantu berkaitan penggunaan Bahan Digital MBMMBI ke sekolah ahli

Jadual / Laporan PemantauanKhidmat Bantu;Cara instalasi bahan dan mengintegrasikan bahan MBMMBI dalam PdP

3. Promosi kepada PPD/Sek tentang e-Bahan yang dimuatnaik ke VLE dan LMS

Minit mesyuarat / minit curai / taklimat/ brosur/web BTPN/ dll.

4. Aktiviti Khidmat Bantu berkaitan penggunaane-Bahan ke sekolah ahli

Jadual / Laporan PemantauanKhidmat Bantu;Cara mengintegrasikan e-Bahan dalam PdP

SKOR /4 x 100 = %

24

IKBB/PTPB/2016

BAHAGIAN L : PERALATAN ICT



0 1

1. Aduan STS kepada peralatan yang disenggara

Operasi STS

2. Peralatan yang disenggara ada Kad Kew-PA2

Salinan KewPA2

3. Kad Kew-PA2B telah dikemaskini (terdapat kos penyenggaraan yang lepas serta alat ganti yang terlibat)

Salinan KewPA2B

4. Kad Kew-PA9 yang telah diverifikasi/disahkan oleh pegawai aset.

KewPA9

5. Tawaran harga syarikat mematuhi harga yang ditawarkan dalam kontrak.

Lihat;

Perincian spesifikasiSAPInvoiceTarikh pesanan tempatan dengan SAP tidak melebihi tempoh kontrak

6. Peralatan yang dibekalkan sama dengan SAP (spesifikasi & jenama)

7. BTPN/PTPB mengenakan denda terhadap syarikat yang melanggar kontrak

Operasi

25

IKBB/PTPB/2016



0 1

8. Panduan pengurusan Netbook1Malaysia telah dimaklumkan kepada semua PTPB dan sekolah yang berkaitan

Minit mesyuarat /minit curai/ taklimat/ brosur/web BTPN/ dll.

9. Peralatan yang dibekalkan di BTPN dan cawangan berfungsi dan diselenggara secara berkala. (Preventive Maintenance)

Jadual Penyenggaraan

10. Peralatan yang dibekalkan direkod, disimpan dan dikemaskini mengikut tata cara yang betul.

SKOR /10 x 100 = %

Tandatangan : ………………………………………..

Nama Ketua Pegawai Khidmat Bantu : ………………………………………..

Tarikh : ………………………………………..

26

instrumen khidmat bantu bersepadu btp 2016btp.moe.gov.my/media/_media/170816/ikbb ptpb -...

Documents