instrumen khidmat bantu bersepadu btp...

IKBB/PKG/2016

1

INSTRUMEN KHIDMAT BANTU BERSEPADU BTP 2016 IKBB/PKG/2016

BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

IKBB/PKG/2016

2

BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

PESIARAN BUKIT KIARA

50604 KUALA LUMPUR

INSTRUMEN KHIDMAT BANTU BERSEPADU 2016

PKG

Nama dan Alamat Institusi:

No. Telefon:

No. Faks:

No. E-mel:

Kod Institusi:

Nama Pegawai Khidmat Bantu:

1.

2.

3.

4.

Tajuk Khidmat Bantu:

Khidmat Bantu Bersepadu 2016

Jenis Khidmat Bantu: Memeriksa dan Memberi Khidmat Bantu

Tarikh Khidmat Bantu: 30 Mei 2016 – 3 Jun 2016

IKBB/PKG/2016

3

Objektif Khidmat Bantu:

1. Pengurusan pentadbiran mengikut arahan serta peraturan semasa kerajaan

2. Semua peraturan kewangan dan akaun mengikut peraturan kewangan iaitu; arahan

perbendaharaan, surat pekeliling perbendaharaan, surat pekeliling kewangan, surat edaran kewangan, arahan

pentadbiran pegawai pengawal, arahan pegawai pengawal dan teguran audit

3. Operasi pengurusan dan penyenggaraan dilaksanakan dengan berkesan

4. Pengurusan pembangunan kapasiti dilaksanakan dengan berkesan

5. Pembinaan Laman Web/Portal BTPN/PTPB/PKG mengikut Surat Pekeliling ICT Bil. 2 Tahun 2014 –

Garis Panduan Mengenai Struktur Tadbir Urus Jawatankuasa Laman Web/Portal KPM

6. Kapasiti kelajuan lebar jalur dan penggunaan 1BestariNet dapat dicapai

7. Operasi bilik server dan rangkaian WAN dan LAN berfungsi dengan lancar

8. Pengurusan Pusat Sumber Sekolah dan NILAM mencapai tahap 3 bintang ke atas (SSQS)

9. Penggunaan bahan Radio Pendidikan untuk Sekolah Pendidikan Khas Kurang Upaya Penglihatan sekurang-kurangnya sekali

seminggu

10. Penggunaan video e-Guru dan video kurikulum sekurang-kurangnya sekali dalam LADAP

11. Penggunaan e-bahan sekurang-kurangnya sekali seminggu

12. Pembangunan dan penggunaan Laman Pembelajaran dalam VLE sekurang-kurangnya sekali seminggu

13. Mengumpul maklumat untuk tindakan susulan dan khidmat bantu secara maksimum

14. Menyediakan laporan yang efektif untuk tujuan rujukan dan dokumentasi

IKBB/PKG/2016

4

Panduan Penentuan Skor;

Contoh 1

Skor Deskripsi

0 Tidak / Tiada

1 Ya / Ada

Arahan : Penentuan skor bagi setiap item dibuat dengan menandakan ( ) pada lajur berkenaan. Penentuan skor item dibuat berdasarkan pertimbangan profesional, pengalaman & kepakaran pegawai.

IKBB/PKG/2016

5

BAHAGIAN A : PENTADBIRAN

BIL. ITEM DIMENSI PANDUAN / SUMBER /

BUKTI DOKUMEN

RESPONS CATATAN/TINDAKAN

0 1

1. Menyelenggara rekod cuti kakitangan melalui HRMIS.

Pengurusan Salinan rekod HRMIS

2. Menyedia dan menyemak kad perakam waktu kakitangan setiap bulan.

SP Am Bil. 11 Tahun 1981 / Punch Card

Laporan Kad Perakam Waktu & Tindakan Penggunaan Thumb Print perlu dapatkan salinan laporan

3. Mengeluarkan laporan kad perakam waktu mengikut tempoh masa yang ditetapkan.

SP Am Bil. 11 Tahun 1981 / Laporan Kad Perakam Waktu & Tindakan

4. Menyelia tahap kebersihan dan memantau kontraktor pembersihan.

1PP / Laporan Pembersihan

Jika berkongsi bangunan, dapatkan salinan laporan

5. Menyelia mutu dan tahap kawalan keselamatan oleh syarikat kawalan keselamatan.

1PP / Laporan Keselamatan

Jika berkongsi bangunan, dapatkan salinan laporan

6. Mengemaskini dan menyelia urusan fail.

Panduan Pengurusan Pejabat (Sistem Fail)

7. Mengambil tindakan bagi aduan-aduan kerosakan kecil.

Borang Aduan

SKOR /7 x 100 = %

IKBB/PKG/2016

6

BAHAGIAN B : FASILITI & ASET


BUKTI DOKUMEN

RESPONS CATATAN/ TINDAKAN

0 1

1. Pejabat / Ruang Kerja Pengurusan (Bangunan)

2. Bilik Kuliah

Bilik Kuliah seperti Bilik Seminar/ Bengkel

3. Bilik Mesyuarat

4. Perpustakaan Pengurusan (Bangunan)

5. Bilik Komputer

6. Tandas

7. Pondok Pengawal

8. Pegawai Pengurusan (Maklumat Pegawai)

9. pengawal

10. Meja Pegawai / Kakitangan Pengurusan

(Fasiliti dan Aset)

11. Kerusi pegawai /Kakitangan

12. Komputer

13. Pencetak

14. Server

15. Scanner

16. LCD Projector

17. Kipas

18. Penghawa Dingin

19. Kabinet / Almari Penyimpan

IKBB/PKG/2016

7


BUKTI DOKUMEN


0 1

Barang

20. Kekemasan Fail Pengurusan (Fasiliti dan

Aset)

Selaraskan mengikut EKSA

21. Kew PA7 di Pamerkan Pengurusan (Pendaftaran)

1PP

22. Susun Atur mengikut 1PP Pengurusan (Stor Utama)

1PP

23. Pelan Kebakaran dipamerkan 1PP

24. Tong Pemadam Api 1PP

25. Pintu / lorong Kecemasan 1PP

26. Sistem Pengudaraan 1PP

27. Kekemasan Fail Selaraskan mengikut EKSA

28. Catatan Penyelenggaraan dicatatkan di dalam Kew-PA2/3

Pengurusan (Penyelenggara

an)

1PP

Kew-PA 2 -H

Kew-PA3 – I

SKOR /28 x 100 = %

IKBB/PKG/2016

8

BAHAGIAN C : PEMBANGUNAN KAPASITI PROFESIONALISME


BUKTI DOKUMEN


0 1

1. Perancangan latihan mengikut keperluan teknologi pendidikan di sekolah

Pengurusan

(Latihan)

Dokumen perancangan latihan

i. Tahunan ii. Skim Perkhidmatan iii. TNA iv. Peruntukan kewangan

2. Pelaksanaan latihan direkod dalam SPL KPM

SPL KPM

3. Mematuhi arahan semua jenis latihan perlu ada ujian pra dan pasca untuk mengesan outcomes.

Ujian pra dan pasca

SKOR /3 x 100 = %

IKBB/PKG/2016

9

BAHAGIAN D : PORTAL


BUKTI DOKUMEN


0 1

1. Tadbir urus laman web/ portal agensi

Pengurusan (Portal)

Garis Panduan Mengenai Struktur Tadbir Urus Jawatankuasa Laman Web/Portal Kementerian

Pendidikan Malaysia

2. Prinsip asas di dalam pembangunan laman Web

Rujuk Jadual 7: Senarai Semak Laman Web/Portal melalui Surat Pekeliling ICT Bil. 2 Tahun 2014

3. Ciri-ciri asas mandatori laman web

4. Ciri-ciri tambahan laman web

5. Ciri-ciri asas Portal

6. Ciri-ciri tambahan Portal

7. Langkah-langkah keselamatan laman web/portal

8. Langkah keselamatan maklumat dilindungi

9. Pengukuran prestasi laman web Pengurusan (Portal)

Garis Panduan Pembangunan Portal JPM : m/s 20

10. Portal PKG dibangun dan dihost mengikut pekeliling ICT KPM

Domain moe.edu.my

SKOR /10 x 100 = %

IKBB/PKG/2016

10

BAHAGIAN E : 1BESTARINET


BUKTI DOKUMEN


0 1

1. Aduan Helpdesk

Operasi

(Talian internet) Laporan Aduan 1BN

Selfcare

Jika tiada aduan; item

1,2,3, & 4 sila tandakan

respons 1 dan terus ke

item 5

Jika ada aduan &

tindakan, sila tandakan

respons 1 dan terus ke

item 2,3 & 4 dan

seterusnya.

Jika ada aduan & tiada

tindakan; item 1,2,3, & 4

sila tandakan respons 0

dan terus ke item 5

2. Tahap capaian Internet PKG

Operasi

(Talian internet) Data ujian speedtest (ping)

Panduan pengujian

speedtest

- Ujian tahap response time

(ping) melalui laman

speedtest.net. Bagi pembekal

1BN pastikan lokasi server –

Kuala Lumpur [MY] Yes 4G.

Jika pembekal talian lain pilih

lokasi server paling dekat

mengikut pembekal talian.

- Sebaiknya masa ping di bawah

50 m/s.

IKBB/PKG/2016

11


BUKTI DOKUMEN


0 1

3. Kapasiti Lebar Jalur (Bandwidth) di PKG

Laporan Pengujian Kapasiti Lebar Jalur (Bandwidth) di PKG Laman YesMon

Semua PKG dibekalkan

dengan 10Mbps. Perlu

semak pakej yang

dilanggan.

- Semakan laporan bandwidth

utilization untuk mengetahui

tahap penggunaan bandwidth

yang diperuntukkan iaitu berapa

peratus yang digunakan? Ini

untuk mengetahui sama ada

jumlah bandwidth yang

diperuntukkan mencukupi /

lebih, serta untuk semak tahap

capaian berbanding

penggunaan.

- Sekiranya melebihi 80%

penggunaan menunjukkan

penggunaan yang optimum.

4. Pemantauan speed test PKG Data ujian speedtest (upload dan download) di PKG

Semua PKG dibekalkan

dengan 10Mbps . Perlu

semak pakej yang

dilanggan.

Panduan pengujian

speedtest

IKBB/PKG/2016

12


BUKTI DOKUMEN


0 1

- Ujian tahap upload dan

download melalui laman

speedtest.net. Bagi pembekal

1BN pastikan lokasi server –

Kuala Lumpur [MY] Yes 4G.

Jika pembekal talian lain pilih

lokasi server paling dekat

mengikut pembekal talian.

- Sebaiknya masa download dan

upload di antara 5 hingga

10Mbps.

5. Capaian internet di makmal komputer PKG berfungsi

Semua komputer mempunyai capaian internet dan berfungsi - Semakan semua komputer

yang dipasang boleh akses ke

internet – connected

- Uji buka laman google -> buat

carian -> klik pautan hasil carian

6. Laporan bilangan ID yang dibekalkan ke setiap sekolah ahli

Operasi (Aplikasi Frog VLE)

Analisis banding beza dapatan data bilangan ID yang dibekalkan antara YesMon dan pemantauan PKG

7. Laporan Analisis penggunaan aplikasi Frog VLE di setiap sekolah ahli

Analisis data bilangan guru/murid/ibu bapa telah login VLE dalam tempoh seminggu bagi semua sekolah ahli

Analisis data bilangan murid menggunakan VLE sekurang-kurangnya 1 sesi pembelajaran bagi sekolah ahli

SKOR /7 x 100 = %

IKBB/PKG/2016

13

BAHAGIAN F : NILAM & PSS


BUKTI DOKUMEN


0 1

1. Pelaksanaan dan pemakluman berkaitan arahan berkaitan pengurusan/ pembangunan PSS dan aktiviti galakan membaca kepada pihak PPD/sekolah

Operasi Minit mesyuarat / minit curai / brosur/ web BTPN/ dll.

2. Khidmat Bantu pengisian SSQS dan verifikasi SSQS domain PSS oleh PKG di sekolah ahli

Laporan Pembangunan PSS sekolah ahli *Boleh guna pakai dapatan SSQS tahun sebelumnya.

3. Khidmat Bantu kepada PSS di bawah 3 bintang

Laporan Khidmat Bantu PSS bawah 3 bintang dalam sekolah ahli *Boleh guna pakai dapatan SSQS tahun sebelumnya.

4. Program outreach kepada wakil Anugerah Pusat Sumber Sekolah (APSS) dalam sekolah ahli

Laporan aktiviti

5. Kursus/Latihan pengurusan PSS kepada GPM (Guru Penyelaras Media)

Laporan Kursus / SPL KPM

6. Pengumpulan dan pengisian data NILAM

(Sekolah ke PKG)

Borang Data (Manual)

SKOR /6 x 100 = %

IKBB/PKG/2016

14

BAHAGIAN G : VIDEO KURIKULUM, VIDEO E-GURU & RANCANGAN RADIO PENDIDIKAN


BUKTI DOKUMEN


0 1

1. Promosi rancangan video kurikulum di PPD/Sek

Operasi Brosur/web/taklimat di PPD/Sek

2. Promosi rancangan video e-Guru di PPD/Sek

Brosur/web/taklimat di PPD/Sek

3. Promosi rancangan radio pendidikan di PPD/Sek

Brosur/web/taklimat di PPD/Sek

4. Latihan rancangan video kurikulum dan video e-Guru oleh PKG dalam LADAP

Laporan LADAP/SPL KPM

Gambar dan Video Aktiviti

5. Khidmat bantu penggunaan rancangan radio pendidikan di Sek. Pend. Khas bagi Murid Bekeperluan Khas Masalah Penglihatan dalam sekolah ahli

Jadual Khidmat Bantu

Laporan Khidmat Bantu

Bagi PKG yang tiada Sekolah Pendidikan Khas (boleh juga merujuk fail berkaitan pendedahan/ penggunaan radio di sekolah harian)

SKOR /5 x 100 = %

IKBB/PKG/2016

15

BAHAGIAN H : LAMAN PEMBELAJARAN VLE


BUKTI DOKUMEN


0 1

1. Promosi Pembangunan Laman Pembelajaran ke PPD / SEK

Operasi Minit mesyuarat /minit curai / taklimat/ brosur/web BTPN/ dll.

2. Khidmat Bantu Pembangunan Laman Pembelajaran ke sekolah ahli

Jadual Khidmat Bantu

Laporan

Khidmat Bantu

SKOR /2 x 100 = %

IKBB/PKG/2016

16

BAHAGIAN I : MBMMBI & E-BAHAN


BUKTI DOKUMEN


0 1

1. Promosi kepada PPD/Sek tentang Bahan Digital MBMMBI

Operasi Minit mesyuarat / minit curai / taklimat/ brosur/ web BTPN/ dll

2. Aktiviti Khidmat Bantu berkaitan

penggunaan Bahan Digital MBMMBI

ke sekolah ahli

Jadual / Laporan Pemantauan

Khidmat Bantu; Cara instalasi bahan dan mengintegrasikan bahan MBMMBI dalam PdP

3. Promosi kepada PPD/Sek tentang e-Bahan yang dimuatnaik ke VLE dan LMS

Minit mesyuarat / minit curai / taklimat/ brosur/web BTPN/ dll.

4. Aktiviti Khidmat Bantu berkaitan

penggunaan

e-Bahan ke sekolah ahli

Jadual / Laporan Pemantauan

Khidmat Bantu; Cara mengintegrasikan e-Bahan dalam PdP

SKOR /4 x 100 = %

IKBB/PKG/2016

17

BAHAGIAN J : PERALATAN ICT


BUKTI DOKUMEN


0 1

1. Aduan STS kepada peralatan yang disenggara

Operasi STS

2. Peralatan yang disenggara ada Kad Kew-PA2

Salinan KewPA2

3. Kad Kew-PA2B telah dikemaskini (terdapat kos penyenggaraan yang lepas serta alat ganti yang terlibat)

Salinan KewPA2B

4. Kad Kew-PA9 yang telah diverifikasi/disahkan oleh pegawai aset.

KewPA9

5. Tawaran harga syarikat mematuhi harga yang ditawarkan dalam kontrak.

Lihat; Perincian spesifikasi SAP Invoice Tarikh pesanan tempatan dengan SAP tidak melebihi tempoh kontrak

6. Peralatan yang dibekalkan sama dengan SAP (spesifikasi & jenama)

7. BTPN/PTPB mengenakan denda terhadap syarikat yang melanggar kontrak

Operasi

8. Panduan pengurusan Netbook1Malaysia telah dimaklumkan kepada semua PKG dan sekolah yang

Minit mesyuarat /minit curai/ taklimat/ brosur/web BTPN/ dll.

IKBB/PKG/2016

18


BUKTI DOKUMEN


0 1

berkaitan

9. Peralatan yang dibekalkan di BTPN dan cawangan berfungsi dan diselenggara secara berkala.( Preventive Maintenance)

Jadual Penyenggaraan

10. Peralatan yang dibekalkan direkod, disimpan dan dikemaskini mengikut tata cara yang betul.

SKOR /10 x 100 = %

Tandatangan : ……………………………………….. Nama Ketua Pegawai Khidmat Bantu : ……………………………………….. Tarikh : ………………………………………..

instrumen khidmat bantu bersepadu btp...

Documents