garis panduan pembelian perkhidmatan sitologi bagi …

1 Garis Panduan Pembelian Perkhidmatan Sitologi Pap Smear, KKM 2011

GARIS PANDUAN PEMBELIAN PERKHIDMATAN SITOLOGI PAP SMEAR BAGI KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

Bahagian Pembangunan Kesihatan Keluarga

Mei 2011


Isi Kandungan

Mukasurat

1. Pengenalan 3

2. Objektif Garis Panduan 3

3. Kuasa untuk melantik makmal swasta 4

4. Pembentukan Jawatankuasa Koordinasi Pembelian Perkhidmatan Sitologi Peringkat Negeri

4

5. Prosedur Perolehan Perkhidmatan Sitologi oleh Makmal Swasta 5

6. Prosedur Pemantauan Kualiti Perkhidmatan Sitologi oleh Makmal Swasta yang Dilantik

7

7. Rujukan 9

Penghargaan 10

Senarai Lampiran

LAMPIRAN 1 - Maklumat Pembelian Perkhidmatan Sitologi Pap Smear

11

LAMPIRAN 2 - Technical Specification for Procurement of Cytology Services for Pap Smear Screening

12

LAMPIRAN 3 - Buku Daftar pemantauan Turn-Around Time (TAT) bagi slaid pap smear yang dibaca oleh makmal swasta

19

LAMPIRAN 4 - Senarai semak lawatan pemeriksaan ke makmal swasta yang menyediakan perkhidmatan sitologi (outsourced)

20

LAMPIRAN 5 - Format Laporan Lawatan Pemeriksaan Ke Makmal Swasta Yang Menyediakan Perkhidmatan Sitologi

23

LAMPIRAN 6 - Laporan Pemantauan Kualiti Perkhidmatan Sitologi Oleh Makmal Swasta

25


GARIS PANDUAN PEMBELIAN PERKHIDMATAN SITOLOGI BAGI PAP SMEAR BAGI KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

1. PENGENALAN

Program saringan Pap smear telah bermula di Malaysia pada tahun 1969 dengan mengintegrasikan perkhidmatan ini ke dalam perkhidmatan kesihatan ibu dan anak. Pada peringkat awal, ia disediakan kepada pengamal perancang keluarga dan telah diperluaskan kepada semua wanita layak berumur 20-65 tahun dengan kekerapan setiap 3 tahun bermula tahun 1995. Penekanan tentang kepentingan pengesanan awal kanser serviks melalui penyaringan Pap smear telah dipertingkatkan lagi menerusi Kempen Cara Hidup Sihat tahun 1995 yang bertemakan ‘kanser’. Walaupun perkhidmatan ini telah disediakan sejak 30 tahun yang lalu, liputan wanita yang pernah menjalani pap smear masih rendah iaitu 26 peratus pada 1996 (NHMS II) dan 43 peratus pada 2006 (NHMSIII). Majoriti wanita menjalani pemeriksaan pap smear di fasiliti kerajaan iaitu 68.8 peratus (NHMS III). Pelbagai inisiatif telah dijalankan bagi memperkukuhkan program saringan ini bagi meningkatkan peratus liputan pap smear. Semua negeri telah mensasarkan sebanyak 40 peratus liputan dari populasi wanita layak untuk menjalani pemeriksaan pap smear.

Salah satu komponen penting dalam program ini yang perlu diperkukuhkan ialah perkhidmatan sitologi. Selaras dengan keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal Kebangsaan Program Penyaringan Pap Smear pada 28 Februari 2006, semua pembacaan slaid pap smear dari fasiliti kesihatan Kementerian Kesihatan Malaysia dihantar ke makmal kerajaan secara berpusat atau diselenggara secara pembelian perkhidmatan sitologi (outsourcing) dari makmal swasta. Ini khususnya dalam situasi beban kerja yang tinggi dihadapi oleh makmal-makmal kerajaan. Dianggarkan pada tahun 2009, sebanyak 40% dari slaid pap smear di fasiliti KKM dihantar ke makmal swasta. Peratus ini dijangka akan bertambah dengan peningkatan sasaran liputan pemeriksaan pap smear berbanding beban kerja yang tinggi di makmal-makmal kerajaan ekoran dari kekurangan cytoscreener. Penyemakan semula garis panduan sedia ada adalah perlu bagi mempastikan ia selaras dengan polisi dan pekeliling terkini disamping dapat mempertingkatkan kualiti perkhidmatan sitologi pap smear.

2. OBJEKTIF GARIS PANDUAN

Sebagai garis panduan untuk perolehan perkhidmatan sitologi bagi pap smear dari makmal swasta dan pemantauan kualiti perkhidmatan yang disediakan oleh makmal berkenaan.


3. KUASA UNTUK MELANTIK MAKMAL SWASTA

Polisi program pap smear yang telah wujud sejak 1997 telah memberi kuasa kepada Jabatan Kesihatan Negeri (JKN) untuk melantik mana-mana makmal swasta untuk perkhidmatan sitologi pap smear.

4. PEMBENTUKAN JAWATANKUASA KOORDINASI PEMBELIAN PERKHIDMATAN SITOLOGI PERINGKAT NEGERI

Satu Jawatankuasa Koordinasi Pembelian Perkhidmatan Sitologi Peringkat Negeri perlu dibentuk bagi memudahkan penyelarasan pembelian perkhidmatan sitologi bagi pap smear dan menjalankan pemantauan kualiti perkhidmatan oleh makmal swasta yang dilantik.

4.1 Senarai Ahli Jawatankuasa

Senarai pegawai yang dicadangkan untuk menganggotai jawatankuasa ini adalah seperti berikut :-

4.1.1 Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri (Kesihatan Awam) – pengerusi

4.1.2 Pakar Perubatan Kesihatan Awam (Kesihatan Keluarga) Jabatan Kesihatan Negeri

4.1.3 Ketua Perkhidmatan Patologi peringkat negeri atau Pakar Patologi Anatomi (Senior Anatomic Pathologist in the state)

4.1.4 Ketua Perkhidmatan Obstetrik dan Ginekologi peringkat negeri

4.1.5 Ketua Penyelia Jururawat Kesihatan (State Health Matron)

4.1.6 Pegawai Kesihatan Daerah

4.1.7 Juruteknologi Makmal Perubatan Kanan (Senior cytotechnologist / cytoscreener)

4.2 Terma Rujukan

4.2.1 Memberi input teknikal bagi penyediaan spesifikasi perkhidmatan, pemilihan makmal swasta dan pemberhentian kontrak makmal swasta.

4.2.2 Memantau dan menyelesaikan isu-isu berkaitan perkhidmatan sitologi oleh makmal swasta yang dilantik

4.2.3 Memantau kualiti perkhidmatan makmal sitologi oleh makmal swasta yang dilantik

4.2.4 Menyedia dan menyerahkan laporan berkala pemantauan kualiti perkhidmatan makmal sitologi oleh makmal swasta ke Bahagian Pembangunan Kesihatan Keluarga


4.2.5 Melantik pegawai (liaison officer) untuk menyelaras perkhidmatan sitologi oleh makmal swasta yang dilantik

5. PROSEDUR PEROLEHAN PERKHIDMATAN SITOLOGI OLEH MAKMAL SWASTA

5.1 Prosedur kewangan

Ringkasan prosedur adalah sebagaimana di Rajah 1. Prosedur terperinci adalah berdasarkan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.5 tahun 2009 mengenai Tatacara Pengurusan Perolehan Secara Sebut Harga dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.8 tahun 2004 mengenai Syarat-Syarat Pembelian Terus Bagi Bekalan dan Perkhidmatan.

Rajah 1 : Ringkasan prosedur kewangan outsourcing perkhidmatan sitologi pap smear

Nota :

Pembayaran boleh dilakukan oleh pihak Pejabat Kesihatan Daerah (Pusat Tanggungjawab 2-PTJ2)

Sekiranya centralisation dijalankan, dimana keputusan untuk membeli perkhidmatan sitologi dibuat oleh pihak hospital (PTJ2), sebutharga berpusat perlu dilakukan diperingkat negeri.

Pihak Jabatan Kesihatan Negeri perlu mengemukakan maklumat makmal swasta seperti di Lampiran 1 kepada Bahagian Pembangunan Kesihatan Keluarga apabila pembaharuan kontrak dilakukan.

Dapatkan anggaran kos outsourcing bagi peringkat negeri (PTJ1) bagi tempoh setahun

(pengumpulan maklumat dari daerah-daerah)

Lakukan prosedur

pembelian terus (direct purchase)

Lakukan prosedur

Sebutharga Berpusat di

peringkat negeri

Jumlah

Kos

Kurang dari

RM 50,000

RM 50,000 – RM500,000


Maklumat tentang jumlah slaid yang dihantar ke makmal swasta akan dipantau melalui Sistem Maklumat Pengurusan Kesihatan - PKW203A – Laporan Bulanan/Tahunan Pengambilan Dan Keputusan Pap Smear Mengikut Agensi Pelaksana.

5.2 Penyediaan spesifikasi

Spesifikasi perkhidmatan sitologi oleh makmal swasta boleh menggunapakai spesifikasi di Lampiran 2 - Technical Specification for Procurement of Cytology Services for Pap Smear Screening.

5.3 Panduan Teknikal Pemilihan Makmal Swasta

5.3.1 Pemilihan makmal swasta hendaklah berdasarkan pematuhan pada spesifikasi perkhidmatan sitologi oleh makmal swasta yang telah disediakan serta maklumat yang diberikan oleh makmal berkenaan.

5.3.2 Elemen-elemen penting yang perlu diberi perhatian ialah :-

A. Personel

i. Kelayakan cytoscreener mestilah sekurang-kurangnya Diploma in Medical Lab Technology (MLT) atau setaraf dengannya dan telah melalui proses credentialing yang diperakukan oleh Pakar Patologi (Anatomical Pathologist or Cytopathologist) yang menjaga. Syarat credentialing adalah seperti berikut:-

Menjalani latihan sitologi yang tersusun (structured) dan formal sekurang-kurangnya 6 bulan

Lulus dalam penilaian kompetensi tersebut

B. Beban kerja makmal

i. Setiap cytoscreener perlu membaca sekurang-kurangnya 3,000 slaid setahun tetapi tidak melebihi 70 slaid sehari. Ini bagi memastikan pembacaan slaid yang berkualiti,

ii. Makmal berkenaan mempunyai kapasiti untuk mengendalikan sekurang-kurangnya 15,000 slaid pap smear setahun.


6. PROSEDUR PEMANTAUAN KE ATAS KUALITI PERKHIDMATAN SITOLOGI OLEH MAKMAL SWASTA YANG DILANTIK

6.1 Kaedah pemantauan

6.1.1 Jawatankuasa Koordinasi Pembelian Perkhidmatan Sitologi Peringkat Negeri bertanggungjawab untuk menjalankan aktiviti pemantauan kualiti perkhidmatan sitologi pap smear oleh makmal-makmal swasta yang dilantik.

6.1.2 Kualiti perkhidmatan makmal sitologi dipantau secara berikut :

Perkara Kaedah

pemantauan Indikator Sasaran Kekerapan

1. Laporan Pencapaian Pemeriksaan Kualiti Luaran (Performance report of external quality assurance)

Laporan pencapaian dikemukakan oleh pihak makmal swasta

Bilangan laporan yang didapati kesilapan major

Kesilapan major (Major error) ≤ 2 slaid

Tahunan (4 kitaran)

2. Pemantauan tempoh Turn around time for reporting of smears

Memantau tempoh dari tarikh penghantaran slaid sehingga tarikh laporan diterima (daftar slaid yang dihantar dan diterima mengguna format Lampiran 3)

Peratus slaid mempunyai TAT <14 hari

Lebih dari 95% slaid mempunyai TAT <14 hari

bulanan

3. Pemeriksaan semula dan verifikasi slaid

Memeriksa semula (verifikasi) 5-10% secara rawak ke atas slaid negatif

Peratus slaid false negative

Akan ditetapkan

Mengikut keperluan

4. Lawatan pemeriksaan ke makmal

Jawatankuasa Koordinasi menjalankan lawatan pemeriksaan ke makmal swasta (*)

Laporan pemeriksaan ke makmal swasta

1 laporan disediakan bagi setiap lawatan pemeriksaan ke makmal

sekurang-kurangnya 1 kali sepanjang tempoh kontrak


Perkara Kaedah

pemantauan Indikator Sasaran Kekerapan

Pemantauan dilakukan mengikut senarai semak di Lampiran 4

swasta (rujuk Lampiran 5 untuk format laporan

(*) – Lawatan pemeriksaan ke makmal swasta digalak untuk dijalankan sebelum pemilihan makmal.

6.2 Pengumpulan data pemantauan

Semua maklumat berkaitan pemantauan mengikut Lampiran 6 perlu dikemukakan setiap 6 bulan kepada :-

Pengarah,

Bahagian Pembangunan Kesihatan Keluarga,

Kementerian Kesihatan Malaysia


7. RUJUKAN

i. Pathology Laboratory Act 2007

ii. Medical Laboratories – Particular Requirements for Quality and Competence (ISO 15189:2003, IDT) Department of Standards Malaysia

iii. SC 2 – Specific Criteria for accreditation in the field of Medical Testing, Issue 3, 5 January 2007(Supplementary to MS 15189), Department of Standards Malaysia

iv. STR 2.1 – Specific Technical Requirements for accreditation of Anatomical Pathology (Cytopathology) Laboratories, Issue 3, 5 January 2007 (Supplementary to MS 15189), Department of Standards Malaysia

v. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009, Kementerian Kewangan - Perubahan Had Nilai dan Tatacara Pengurusan Perolehan Secara Sebut Harga.

vi. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.8 tahun 2004, Kementerian Kewangan - Syarat-Syarat Pembelian Terus Bagi Bekalan dan Perkhidmatan


Penghargaan

Ucapan terima kasih kepada semua pegawai yang telah terlibat dalam proses menghasilkan dokumen Garis Panduan Pembelian Perkhidmatan Sitologi Pap smear bagi Kementerian Kesihatan Malaysia

Dr Mymoon Alias Pakar Perubatan Kesihatan Awam (Kesihatan Keluarga) Bahagian Pembangunan Kesihatan Keluarga

Dr. Arni Talib Pakar Perunding Patologi Hospital Kuala Lumpur

Dr. Mukarramah Che Ayub Pakar Perunding Kanan Patologi Hospital Raja Perempuan Zainab II, Kota Bharu, Kelantan

Dr. Noor Laili Mohd. Mokhtar Pakar Perunding Patologi Hospital Selayang, Selangor

Dr. Majdah Mohamed Pakar Perubatan Kesihatan Awam (Kesihatan Keluarga) Bhg. Pembangunan Kesihatan Keluarga

Dr. Faridah Abu Bakar Pakar Perubatan Kesihatan Awam (Kesihatan Keluarga) Jabatan Kesihatan Negeri Perak

Dr. Suryani Mohd Yusoff Pakar Perunding Patologi Hospital Tuanku Jaafar, Seremban

Dr. Zanariah Alias Pakar Perunding Patologi Hospital Kuala Lumpur

Dr. Junaidah Ishak Pegawai Kesihatan Keluarga Jabatan Kesihatan Negeri Perlis

Puan Habesah A.Latif Penyelia Jururawat Kesihatan Jabatan Kesihatan Negeri Pahang

Puan Siti Fatimah Shafee Jururawat Kesihatan (K) Bhg. Pembangunan Kesihatan Keluarga


Lampiran 1

MAKLUMAT PEMBELIAN PERKHIDMATAN SITOLOGI PAP SMEAR TAHUN ………..

NEGERI :

BIL. NAMA MAKMAL SWASTA

KAEDAH PEROLEHAN

TARIKH MULA

KONTRAK (jika secara sebutharga)

TARIKH TAMAT

KONTRAK (jika secara sebutharga)

ANGGARAN JUMLAH

SLAID DIHANTAR KE

MAKMAL SWASTA

PADA TAHUN SEMASA

(SETAHUN)

HARGA PER SLAID

ANGGARAN JUMLAH KOS (SETAHUN)

CATATAN

SE

BU

TH

AR

GA

PE

MB

EL

IAN

TE

RU

S

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

Panduan mengisi: 1. Nama makmal swasta - Nyatakan nama makmal swasta 2. Kaedah Perolehan Sebutharga - Tandakan (x) jika perolehan dibuat secara prosedur sebutharga 3. Kaedah Perolehan Pembelian Terus - Tandakan (x) jika perolehan dibuat secara prosedur pembelian terus 4. Tarikh Mula Kontrak - Iaitu tarikh mula kontrak jika menggunakan prosedur sebutharga 5. Tarikh Tamat Kontrak - Iaitu tarikh tamat kontrak jika menggunakan prosedur sebutharga 6. Anggaran Jumlah Slaid Dihantar Ke Makmal

Swasta bagi tahun semasa - Anggaran jumlah slaid setahun yang perlu dihantar ke makmal swasta untuk dibaca bagi

negeri bagi tahun semasa 7. Harga per slaid - Harga perkhidmatan sitologi per slaid yang dipersetujui 8. Anggaran Jumlah Kos - Anggaran jumlah kos perkhidmatan sitologi pap smear bagi negeri untuk tempoh setahun 9. Catatan - Catatan maklumat berkaitan jika ada


Lampiran 2

TECHNICAL SPECIFICATION FOR PROCUREMENT OF CYTOLOGY SERVICES FOR PAP SMEAR SCREENING

1. INTRODUCTION

This specification is for the procurement of cytology services for pap smear screening by Ministry of Health Malaysia.

2. GLOSSARY

2.1. MOH

Ministry of Health as the purchaser of services

2.2. Laboratory

Private laboratory as the provider of services

2.3. Requesting officer

The health care provider who requested the test

2.4. Requesting facility

The MOH facility where the test request is made

2.5. Liaison officer MOH

The personnel appointed by MOH to liaise with private lab

2.6. Liaison officer private lab

The personnel appointed by private lab to liaise with MOH

3. SCOPE OF CYTOLOGY SERVICES

The laboratory shall provide the following scope of services :-

3.1. Collection of Pap Smear slides


3.2. Staining, screening and reporting of the smears

3.3. Report delivery

3.4. Data provision

3.5. Quality assurance

4. SPECIFICATION OF SLIDE COLLECTION

4.1. The laboratory shall arrange for the collection of slides from specified collection point(s) as mutually agreed.

4.2. The laboratory shall collect the slides according to schedule or as determined by MOH

5. SPECIFICATION OF SLIDE PACKAGING AND TRANSPORTATION

5.1. The laboratory shall provide the appropriate packaging kit to ensure integrity and safety of slides and request forms.

5.2. The laboratory shall provide training to personnel of requesting facility on proper packaging of slides and request forms.

5.3. The laboratory shall appoint a reliable courier system for transportation of the packages.

6. SPECIFICATION OF STAINING, SCREENING AND REPORTING OF THE SMEARS

6.1. The laboratory shall use standard Papanicolaou staining technique

6.2. Qualified personnel shall screen the slides.

6.3. The laboratory shall perform rescreening of at least 50% of slides.

6.4. Bethesda classification 2001 shall be used for reporting.

7. SPECIFICATION OF REPORT DELIVERY

7.1. The laboratory shall ensure an efficient mode of report delivery to the requesting facility.

7.2. The laboratory shall ensure the turn-around time (TAT) for reporting of smears is not more than 14 days inclusive of weekends and public holidays. TAT is from time of collection to time of receipt of report

7.3. The lab shall alert the requesting officer / facility on all high grade lesions and above within 3 working days


8. SPECIFICATION OF DATA PROVISION

The laboratory shall provide the following data on monthly basis:-

8.1. Summary of individual results (appendix 1)

8.2. Summary of Monthly Pap Smear Report (appendix 2 )

8.3. Summary of unsatisfactory slides according to requesting facility (appendix 3)

9. SPECIFICATION OF QUALITY ASSURANCE

9.1. The laboratory shall participate in internal and external quality assurance programme recognized by Ministry of Health

9.2. The laboratory shall provide the annual performance report of external quality assurance.

9.3. The laboratory shall provide slides for rescreening and verification upon request by MOH.

9.4. The laboratory shall allow inspection visits to be conducted by MOH at any time.

10. SPECIFICATION OF PRIVATE LABORATORY

10.1. Liaison officer

The laboratory shall appoint a liaison officer and provide his/her contact details for this specified service.

10.2. Lab accreditation

The laboratory shall be accredited to ISO 15189 or equivalent to run the gynae-cytology services.

10.3. Requirements of the Laboratory

The laboratory providing services to the Ministry of Health to run the cytology services as required in the contract must have the followings:

10.3.1. Updated standard operating procedures (SOP) to be adhered to and made available for inspection

10.3.2. Provide user manual or handbook of the laboratory services

10.3.3. The laboratory shall archive slides for a period of 7 years and able to release the relevant slides upon request.


10.4. Requirements of personnel

10.4.1. The laboratory shall have a resident Anatomic Pathologist or Cytopathologist in charge.

10.4.2. The laboratory shall have adequate number of qualified and credentialed cyto-screeners.

10.4.3. Declare the reporting pathologist(s) & cytoscreeners with supporting documents on cytology training including part time personnel.

10.5. Lab workload

10.5.1. The laboratory shall declare the latest annual gynae-cytology workload.

11. OTHER REQUIREMENTS

11.1. The laboratory may wish to provide the following to the requesting facility at no added cost :-

11.1.1. Pap smear kit containing cervical brush glass slides and slide mailer

11.1.2. Preservatives

11.1.3. Pap smear request form

11.2. It is desirable for laboratory to have efficient and computerized system for reporting, recording and delivery of results.

12. PENALTY

12.1. MOH deserves the right to terminate the services if the quality and performance do not meet the expected standard


Appendix 1

SUMMARY OF INDIVIDUAL RESULTS

Reporting Lab : Date of reporting :

State Health Department : Month/ year :

Name ID number Result Comment (by requesting

facility)

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.


Appendix 2

SUMMARY OF MONTHLY PAP SMEAR REPORT


Total no.of slides screened by the reporting lab :


Age Group

No. of Slides

Reported

Unsatisfactory slides

NILM ASCUS ASC-H LSIL HSIL SCC AGC AIS ADENO CA

≤ 19

20 – 24

25 – 29

30 – 34

35 – 39

40 – 44

45 – 49

50 – 54

50 – 59

60 – 64

≤65

TOTAL


Appendix 3

SUMMARY OF UNSATISFACTORY SLIDES ACCORDING TO REQUESTING FACILITY



No. Requesting facility Unsatisfactory due to:- Total Total Slide Received

Absent of TZ Component / Endocervical

Cells

Poor fixation

Obscuring blood

Scanty squamous

epithelial cell

Epthelial abnomalities

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

TOTAL


Lampiran 3

BUKU DAFTAR PEMANTAUAN TURN-AROUND TIME (TAT) BAGI SLAID PAP SMEAR YANG DIBACA OLEH MAKMAL SWASTA

Bil. Nama klien Tarikh slaid diambil oleh makmal swasta

Tarikh keputusan

laporan diterima

Jumlah Turn-around time

(hari)

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

Turn-around time – iaitu tempoh dari tarikh penghantaran slaid sehingga tarikh laporan diterima


Lampiran 4

CHECKLIST FOR SITE VISIT OF PRIVATE LAB

NO CHECKLIST YES NO NOTES

1. Liaison officer Appoint a liaison officer and provide his/her contact details for this specified service

2. Lab accreditation Lab accredited to ISO 15189 or equivalent to run the gynae-cytology services

3. Requirements of the Lab 3.1 Updated standard operating procedure (SOP)

available for inspection 3.2 User manual or handbook of the lab services

provided 3.3 Able to archive slide for a period of 7 years and able

to release the relevant slides upon request.

4. Requirements of personnel 4.1 Have organizational plan, personnel policies & jobs

descriptions for all personnel 4.2 Have a resident Anatomic Pathologist or

Cytopathologist in charge 4.3 Have adequate number of qualified and credentialed

cyto-screeners 4.4 Declare the reporting pathologist & cytoscreeners with

supporting documents on cytology training including part-time personnel.

4.5 Records of educational and professional qualification, training and experience & competence of all personnels

5. Lab Workload 5.1 Declare the latest annual gynae-cytology workload 5.2 Have a capacity to handle of at least 15000 slides per

year 5.3 Each cytoscreener screened no more than 70 slides

per day and performed primary screening of at least



3000 slides per year to maintain compentency 5.4 Each cytoscreener screened a minimum of 20

abnormal slides per month to maintain competency.

6. Requirement of lab accommodation & environmental 6.1 The cytoscreening room is separated from the

specimen processing area. 6.2 The cytoscreening room is free from noise and

distraction 6.3 An appropriate extraction system in place in the

processing area to minimise the level of noxious vapours.

6.4 All specimen preparation were carried out in biosafety cabinet class II

6.5 Manual preparation of smear which include staining, clearing & mounting were carried out in a fume cabinet.

7. Quality Assurance 12.1 Participate in internal and external quality assurance

programme recognized by MOH 12.2 Provide the annual performance report of external

quality assurance 12.3 Provide slides for rescreening and verification upon

request by MOH 12.4 Allowed inspection visits to be conducted by MOH at

any time

8. Staining, Screening & Reporting of the smears 9.1 Used standard Papanicolaou staining technique 9.2 Slides were screened by qualified personnel 9.3 Cytoscreener is performed rescreening of at least

50% of slides 9.4 Bethesda classification 2001 is used for reporting

9. Slide collection 7.1 Able to collect the slides from specified collection

points as mutually agreed 7.2 Able to collect the slides according to schedule or as

determined by MOH



10. Slide packaging and transportation 8.1 Provide the appropriate packaging kit to ensure

integrity and safety of slides and request forms 8.2 Provide training to personnel of requesting facility on

proper packaging of slides and request forms 8.3 Appoint a reliable courier system for transportation of

the packages

11. Report delivery 10.1 Ensure an efficient mode of report delivery to the

requesting facility 10.2 Ensure the Turn-Around Time (TAT) for reporting of

smears is not more than 14 days inclusive of weekends and public holidays

10.3 Alert the requesting officer / facility on all high grade lesions and above within 3 working days

12. Data Provision Provide the following data on monthly basis : 11.1 Summary of individual results 11.2 Summary of Monthly Pap Smear Report 11.3 Summary of unsatisfactory slides according to

requesting facility

Checked by : .................................................... Verified by : .......................................

Sign & Stamp : .................................................... Sign & Stamp : .......................................

Date : .................................................... Date : ....................................


Lampiran 5

FORMAT LAPORAN LAWATAN PEMERIKSAAN KE MAKMAL SWASTA YANG MENYEDIAKAN PERKHIDMATAN SITOLOGI (OUTSOURCED)

1. NEGERI : 2. TARIKH LAWATAN :

3. NAMA MAKMAL :

4. TARIKH TAMAT KONTRAK (jika berkaitan) :

5. TARIKH LAPORAN : 6. LAPORAN LAWATAN :

PERKARA PENCAPAIAN CATATAN

a. Liaison officer

b. Lab accreditation

c. Requirements of the Lab

d. Requirements of personnel

e. Lab Workload

f. Requirement of lab accommodation & environmental

g. Quality Assurance

h. Staining, Screening & Reporting of the smears

i. Slide collection

j. Slide packaging and transportation


PERKARA PENCAPAIAN CATATAN

k. Report delivery

l. Data Provision

7. ULASAN : 8. RUMUSAN : Makmal ini layak untuk dipilih sebagai makmal swasta yang menyediakan perkhidmatan sitologi Pap Smear (outsource) YA / TIDAK 9. Laporan disediakan oleh : Nama : Jawatan : Hospital : Tarikh :


Lampiran 6

LAPORAN PEMANTAUAN KUALITI PERKHIDMATAN SITOLOGI OLEH MAKMAL SWASTA

NEGERI :

TAHUN :

BULAN : JAN-JUN / JULAI - DIS

NAMA MAKMAL SWASTA :

TARIKH TAMAT KONTRAK (jika berkaitan) :

PERKARA INDIKATOR SASARAN PENCAPAIAN CATATAN

1. Laporan Pencapaian Pemeriksaan Kualiti Luaran (Performance report of external quality assurance)

Bilangan laporan yang didapati kesilapan major

Kesilapan major (Major error) ≤ 2 slaid

2. Pemantauan tempoh Turn around time for reporting of smears

Peratus slaid mempunyai TAT <14 hari

Lebih dari 95% slaid mempunyai TAT <14 hari

3. Pemeriksaan semula dan verifikasi slaid

Peratus slaid false negative

-

4. Lawatan pemeriksaan ke makmal

Laporan pemeriksaan ke makmal swasta

1 laporan disediakan bagi setiap lawatan pemeriksaan ke makmal swasta

Nyatakan tarikh lawatan

Tarikh laporan :

garis panduan pembelian perkhidmatan sitologi bagi …

Documents