pengurusan perolehan dan pembelian document no.:...

12
PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN Document No.: UNIT PENTADBIRAN & KEWANGAN BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA BPK-ADM-WI07 Issue No. : 02 Version No. : 04 Mei 2013 Page 1 of 12 RECORD OF CHANGE Rev. No. Page No. Section Reason of Change Change Description

Upload: lyminh

Post on 29-Aug-2019

311 views

Category:

Documents


2 download

TRANSCRIPT

Page 1: PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN Document No.: …engineering.moh.gov.my/isobpk/admin/upload2/231_WI_20150605093612... · pengurusan perolehan dan pembelian bahagian perkhidmatan

PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN

BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN

Document No.:

UNIT PENTADBIRAN & KEWANGAN BAHAGIAN PERKHIDMATAN

KEJURUTERAAN KEMENTERIAN KESIHATAN

MALAYSIA

BPK-ADM-WI07

Issue No. : 02

Version No. : 04

Mei 2013

Page 1 of 12

RECORD OF CHANGE

Rev. No. Page No. Section Reason of Change Change Description

Page 2: PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN Document No.: …engineering.moh.gov.my/isobpk/admin/upload2/231_WI_20150605093612... · pengurusan perolehan dan pembelian bahagian perkhidmatan

PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN

BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN

Document No.:

UNIT PENTADBIRAN & KEWANGAN BAHAGIAN PERKHIDMATAN

KEJURUTERAAN KEMENTERIAN KESIHATAN

MALAYSIA

BPK-ADM-WI07

Issue No. : 02

Version No. : 04

Mei 2013

Page 2 of 12

KANDUNGAN

1.0 OBJEKTIF 3

2.0 SKOP 3

3.0 RUJUKAN 3

4.0 DEFINASI 3

5.0 RESPONSIBILITI 3

6.0 PROSIDUR

6.1 Prosedur Perolehan Secara Terus 4

6.1.1 Carta Alir 4

6.2 Prosedur Perolehan Secara Sebutharga 6

6.2.1 Carta Alir 6

6.3 Penerimaan Barang dan Perkhidmatan 8

6.3.1 Carta Alir 8

6.4 Penilaian Prestasi Pembekal 10

6.4.1 Carta Alir 10

7.0 REKOD 12

8.0 LAMPIRAN 12

Page 3: PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN Document No.: …engineering.moh.gov.my/isobpk/admin/upload2/231_WI_20150605093612... · pengurusan perolehan dan pembelian bahagian perkhidmatan

PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN

BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN

Document No.:

UNIT PENTADBIRAN & KEWANGAN BAHAGIAN PERKHIDMATAN

KEJURUTERAAN KEMENTERIAN KESIHATAN

MALAYSIA

BPK-ADM-WI07

Issue No. : 02

Version No. : 04

Mei 2013

Page 3 of 12

1.0 OBJEKTIF

Untuk memastikan penerimaan barang pembelian menepati kualiti dan kehendak pelanggan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai untuk menyediakan proses penerimaan pembelian barang seperti berikut: 1. Perolehan aset dan stor 2. Perkhidmatan katering 3. Perkhidmatan sewaan

3.0 RUJUKAN

Pekeliling – pekeliling Am dan Pentadbiran Tatacara Pengurusan Stor Arahan Perbendaharaan

4.0 DEFINASI

PPJ - Pengarah PPTK - Penolong Pegawai Tadbir Kanan PPT (KEW) - Penolong Pegawai Tadbir Kewangan PTK - Pembantu Tadbir Kanan PT - Pembanta Tadbir

5.0 TANGGUNGJAWAB

PPJ, PPTK, PPT (KEW), PTK, PT

Page 4: PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN Document No.: …engineering.moh.gov.my/isobpk/admin/upload2/231_WI_20150605093612... · pengurusan perolehan dan pembelian bahagian perkhidmatan

PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN

BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN

Document No.:

UNIT PENTADBIRAN & KEWANGAN BAHAGIAN PERKHIDMATAN

KEJURUTERAAN KEMENTERIAN KESIHATAN

MALAYSIA

BPK-ADM-WI07

Issue No. : 02

Version No. : 04

Mei 2013

Page 4 of 12

6.0 PROSIDUR 6.1 PEROLEHAN BEKALAN SECARA TERUS 6.1.1 CARTA ALIR

Mula

Kenalpasti barang/peralatan/perkhidma

tan yang diperlukan

Permohonan diproses

Kenalpasti dan pilih

pembekal

Uruskan Pesanan Kerajaan

Terima Bekalan

Pembayaran kepada

Pembekal

TAMAT

TIDAK LULUS

LULUS

Page 5: PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN Document No.: …engineering.moh.gov.my/isobpk/admin/upload2/231_WI_20150605093612... · pengurusan perolehan dan pembelian bahagian perkhidmatan

PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN

BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN

Document No.:

UNIT PENTADBIRAN & KEWANGAN BAHAGIAN PERKHIDMATAN

KEJURUTERAAN KEMENTERIAN KESIHATAN

MALAYSIA

BPK-ADM-WI07

Issue No. : 02

Version No. : 04

Mei 2013

Page 5 of 12

6.1.2 Pegawai perolehan mengenalpasti barang/peraltan /perkhdimatan yang diperlukan. 6.1.3 Mengenalpasti dan memilih pembekal dengan merujuk fail rekod pendaftran pembekal. 6.1.4 Dapatkan sebutharga daripada pembekal (sekurang-kurangnya 3 pembekal) 6.1.5 Kemukakan sebutharga kepada pegawai yang bertanggungjawab untuk kelulusan. 6.1.6 Kemukakan sebutharga melalui memo kepada Bahagian Kewangan bagi permohonan pengeluaran Pesanan Kerajaan. 6.1.7 Penyediaan Pesanan Kerajaan di buat oleh PT (KEW) 6.1.8 Penerimaan bekalan diterima setelah Pesanan Kerajaan dibuat. 6.1.9 Pembayaran di buat kepada pembekal setelah proses penerimaan barang / perkhidmatan diterima.

Page 6: PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN Document No.: …engineering.moh.gov.my/isobpk/admin/upload2/231_WI_20150605093612... · pengurusan perolehan dan pembelian bahagian perkhidmatan

PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN

BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN

Document No.:

UNIT PENTADBIRAN & KEWANGAN BAHAGIAN PERKHIDMATAN

KEJURUTERAAN KEMENTERIAN KESIHATAN

MALAYSIA

BPK-ADM-WI07

Issue No. : 02

Version No. : 04

Mei 2013

Page 6 of 12

6.2 PEROLEHAN BEKALAN SECARA SEBUTHARGA 6.2.1 CARTA ALIR

Mula

Kendali pembukaan

sebutharga

Proses sebutharga dan syorkan

kepada J/Kuasa Sebutharga

Pilih Pembekal

Terima Bekalan

Pembayaran kepada

Pembekal

TAMAT

Penyediaan Pesanan

Tempatan

Page 7: PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN Document No.: …engineering.moh.gov.my/isobpk/admin/upload2/231_WI_20150605093612... · pengurusan perolehan dan pembelian bahagian perkhidmatan

PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN

BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN

Document No.:

UNIT PENTADBIRAN & KEWANGAN BAHAGIAN PERKHIDMATAN

KEJURUTERAAN KEMENTERIAN KESIHATAN

MALAYSIA

BPK-ADM-WI07

Issue No. : 02

Version No. : 04

Mei 2013

Page 7 of 12

6.2.2 Kendalikan urusan pembukaan sebutharga mengikut tatacara perolehan sebutharga mengikut Arahan Perbendaharaan. 6.2.3 Jawatankuasa sebutharga perlu dilantik oleh Ketua Jabatan yang diberi kuasa untuk melantik. Perlantikan adalah mengikut Arahan Perbendaharaan iaitu tatacara melantik jawatankuasa pembuka sebutharga. 6.2.4 Jawatankuasa Pembuka sebutharga yang dilantik perlu mengendalikan urusan memproses sebutharga. 6.2.5 Jawatankuasa Pembuka Sebutharga mengemukakan syor kepada jawatankuasa sebutharga yang dilantik. 6.2.6 Jawatankuasa sebutharga yang dilantik mengendalikan urusan pemilihan pembekal mengikut peraturan perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa. 6.2.7 Setelah pemilihan dibuat tindakan berikut dilaksanakan oleh pegawai yang bertanggungjawab 6.2.7.1 Penyediaan Pesanan Kerajaan 6.2.7.2 Penerimaan Bekalan 6.2.7.3 Pembayaran kepada pembekal

Page 8: PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN Document No.: …engineering.moh.gov.my/isobpk/admin/upload2/231_WI_20150605093612... · pengurusan perolehan dan pembelian bahagian perkhidmatan

PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN

BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN

Document No.:

UNIT PENTADBIRAN & KEWANGAN BAHAGIAN PERKHIDMATAN

KEJURUTERAAN KEMENTERIAN KESIHATAN

MALAYSIA

BPK-ADM-WI07

Issue No. : 02

Version No. : 04

Mei 2013

Page 8 of 12

6.3 PENERIMAAN BARANG/PERKHIDMATAN 6.3.1 CARTA ALIR TOLAK TERIMA

PENERIMAAN

BARANG/PERKHIDMATAN

TERIMA DAN BUAT PEMERIKSAAN BARANG

DAFTAR/REKOD /

SIMPAN DI STOR

GANTIAN/PEMBETULAN

URUSAN PEMBAYARAN

Page 9: PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN Document No.: …engineering.moh.gov.my/isobpk/admin/upload2/231_WI_20150605093612... · pengurusan perolehan dan pembelian bahagian perkhidmatan

PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN

BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN

Document No.:

UNIT PENTADBIRAN & KEWANGAN BAHAGIAN PERKHIDMATAN

KEJURUTERAAN KEMENTERIAN KESIHATAN

MALAYSIA

BPK-ADM-WI07

Issue No. : 02

Version No. : 04

Mei 2013

Page 9 of 12

6.3.2 Pegawai penerima mengeluarkan arahan bagi menerima barang pembelian yang di bekalkan oleh pembekal 6.3.3 Barang yang di terima di buat pemeriksaan dengan meneliti Nota

Serah (D/O) dan invois dan menyemak bagi memastikan barang atau perkhidmatan mengikut kualiti yang ditetapkan.

6.3.4 Jika barang tidak mengikut spesifikasi yang ditetapkan dan berlaku

ketidakakuran borang penolakan selepas penghantaran perlu di isi. 6.3.5 Isi borang penolakan perolehan untuk gantian atau pembetulan. 6.3.6 Barang yang di terima di hantar terus kepada pengguna

(Cawangan/seksyen) atau di simpan di dalam stor mengikut tatacara pengurusan stor.

6.3.7 Sahkan penerimaan barang/perkhidmatan dan hantar ke PT (Kew)

untuk urusan pembayaran.

Page 10: PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN Document No.: …engineering.moh.gov.my/isobpk/admin/upload2/231_WI_20150605093612... · pengurusan perolehan dan pembelian bahagian perkhidmatan

PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN

BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN

Document No.:

UNIT PENTADBIRAN & KEWANGAN BAHAGIAN PERKHIDMATAN

KEJURUTERAAN KEMENTERIAN KESIHATAN

MALAYSIA

BPK-ADM-WI07

Issue No. : 02

Version No. : 04

Mei 2013

Page 10 of 12

6.4 PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL 6.4.1 CARTA ALIR LEMAH MEMUASKAN

LEMAH MEMUASKAN

BAIK

PENILAIAN PEMBEKAL

BARU LAMA

PENAMBAHBAIKAN

DITERIMA DENGAN RATING YANG DI

TETAPKAN

TIDAK DIPERTIMBANGKAN

PERCUBAAN

TIDAK DIPERTIMBANGKAN

DILULUSKAN

Page 11: PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN Document No.: …engineering.moh.gov.my/isobpk/admin/upload2/231_WI_20150605093612... · pengurusan perolehan dan pembelian bahagian perkhidmatan

PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN

BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN

Document No.:

UNIT PENTADBIRAN & KEWANGAN BAHAGIAN PERKHIDMATAN

KEJURUTERAAN KEMENTERIAN KESIHATAN

MALAYSIA

BPK-ADM-WI07

Issue No. : 02

Version No. : 04

Mei 2013

Page 11 of 12

6.4.2 Senarai Pembekal

Menyediakan senarai pembekal yang menepati syarat-syarat perolehan. 6.4.3 Borang Pendaftaran Pembekal

Setiap pembekal perlu mengisi borang pendaftaran pembekal. 6.4.4 Penilaian

Penilaian dibuat dengan menggunakan Borang Prestasi Pembekal dan mengikut peratus penilaian yang ditetapkan iaitu baik, memuaskan dan lemah.

6.4.5 Bagi Pembekal Baru

Pembekal baru mereka perlu mengisi Borang Pendaftaran pembekal dengan menghantar profil syarikat dan sertakan borang yang diperlukan. Percubaan atas pembelian atau perolehan akan di buat dan penilaian akan dibuat dengan menggunakan borang prestasi pembekal.

6.4.6 Bagi Pembekal Lama

Pembekal lama akan di nilai dengan menggunakan borang prestasi pembekal setiap 3 bulan iaitu dalam tempoh 4 kali setahun dan di kategori mengikut Rating A, B dan C di mana :

i. Rating A : Sangat baik dan dibenarkan membuat pembelian terus ii. Rating B : Baik dan memuaskan tetapi perlu penambahbaikan

agar terus dipertimbangkan. iii. Rating C : Tidak memuaskan dan tidak dipertimbangkan.

6.4.7 Analisa Prestasi Pembekal

Analisa prestasi pembekal adalah rumusan bagi pretasi pembekal yang telah dilakukan. Ia dapat mengukur keberkesanan secara keseluruhan syarikat pembekal yang memberi perkhidmatan dan pembekalan yang baik di antara pembekal-pembekal yang lain. Ia di isi bagi tempoh enam (6) bulan iaitu 2 kali setahun.

Page 12: PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN Document No.: …engineering.moh.gov.my/isobpk/admin/upload2/231_WI_20150605093612... · pengurusan perolehan dan pembelian bahagian perkhidmatan

PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN

BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN

Document No.:

UNIT PENTADBIRAN & KEWANGAN BAHAGIAN PERKHIDMATAN

KEJURUTERAAN KEMENTERIAN KESIHATAN

MALAYSIA

BPK-ADM-WI07

Issue No. : 02

Version No. : 04

Mei 2013

Page 12 of 12

7.0 REKOD

Rujuk kepada fail-fail berkaitan:

Fail Pendaftaran Pembekal Fail Prestasi Pembekal

8.0 LAMPIRAN

Senarai Pendaftaran Pembekal

Borang Penolakan Selepas Penghantaran

Borang Prestasi Pembekal

Borang Analisa Prestasi Pembekal