pengurusan perolehan dan pembelian document no.:...
TRANSCRIPT
PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN
BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN
Document No.:
UNIT PENTADBIRAN & KEWANGAN BAHAGIAN PERKHIDMATAN
KEJURUTERAAN KEMENTERIAN KESIHATAN
MALAYSIA
BPK-ADM-WI07
Issue No. : 02
Version No. : 04
Mei 2013
Page 1 of 12
RECORD OF CHANGE
Rev. No. Page No. Section Reason of Change Change Description
PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN
BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN
Document No.:
UNIT PENTADBIRAN & KEWANGAN BAHAGIAN PERKHIDMATAN
KEJURUTERAAN KEMENTERIAN KESIHATAN
MALAYSIA
BPK-ADM-WI07
Issue No. : 02
Version No. : 04
Mei 2013
Page 2 of 12
KANDUNGAN
1.0 OBJEKTIF 3
2.0 SKOP 3
3.0 RUJUKAN 3
4.0 DEFINASI 3
5.0 RESPONSIBILITI 3
6.0 PROSIDUR
6.1 Prosedur Perolehan Secara Terus 4
6.1.1 Carta Alir 4
6.2 Prosedur Perolehan Secara Sebutharga 6
6.2.1 Carta Alir 6
6.3 Penerimaan Barang dan Perkhidmatan 8
6.3.1 Carta Alir 8
6.4 Penilaian Prestasi Pembekal 10
6.4.1 Carta Alir 10
7.0 REKOD 12
8.0 LAMPIRAN 12
PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN
BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN
Document No.:
UNIT PENTADBIRAN & KEWANGAN BAHAGIAN PERKHIDMATAN
KEJURUTERAAN KEMENTERIAN KESIHATAN
MALAYSIA
BPK-ADM-WI07
Issue No. : 02
Version No. : 04
Mei 2013
Page 3 of 12
1.0 OBJEKTIF
Untuk memastikan penerimaan barang pembelian menepati kualiti dan kehendak pelanggan.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai untuk menyediakan proses penerimaan pembelian barang seperti berikut: 1. Perolehan aset dan stor 2. Perkhidmatan katering 3. Perkhidmatan sewaan
3.0 RUJUKAN
Pekeliling – pekeliling Am dan Pentadbiran Tatacara Pengurusan Stor Arahan Perbendaharaan
4.0 DEFINASI
PPJ - Pengarah PPTK - Penolong Pegawai Tadbir Kanan PPT (KEW) - Penolong Pegawai Tadbir Kewangan PTK - Pembantu Tadbir Kanan PT - Pembanta Tadbir
5.0 TANGGUNGJAWAB
PPJ, PPTK, PPT (KEW), PTK, PT
PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN
BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN
Document No.:
UNIT PENTADBIRAN & KEWANGAN BAHAGIAN PERKHIDMATAN
KEJURUTERAAN KEMENTERIAN KESIHATAN
MALAYSIA
BPK-ADM-WI07
Issue No. : 02
Version No. : 04
Mei 2013
Page 4 of 12
6.0 PROSIDUR 6.1 PEROLEHAN BEKALAN SECARA TERUS 6.1.1 CARTA ALIR
Mula
Kenalpasti barang/peralatan/perkhidma
tan yang diperlukan
Permohonan diproses
Kenalpasti dan pilih
pembekal
Uruskan Pesanan Kerajaan
Terima Bekalan
Pembayaran kepada
Pembekal
TAMAT
TIDAK LULUS
LULUS
PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN
BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN
Document No.:
UNIT PENTADBIRAN & KEWANGAN BAHAGIAN PERKHIDMATAN
KEJURUTERAAN KEMENTERIAN KESIHATAN
MALAYSIA
BPK-ADM-WI07
Issue No. : 02
Version No. : 04
Mei 2013
Page 5 of 12
6.1.2 Pegawai perolehan mengenalpasti barang/peraltan /perkhdimatan yang diperlukan. 6.1.3 Mengenalpasti dan memilih pembekal dengan merujuk fail rekod pendaftran pembekal. 6.1.4 Dapatkan sebutharga daripada pembekal (sekurang-kurangnya 3 pembekal) 6.1.5 Kemukakan sebutharga kepada pegawai yang bertanggungjawab untuk kelulusan. 6.1.6 Kemukakan sebutharga melalui memo kepada Bahagian Kewangan bagi permohonan pengeluaran Pesanan Kerajaan. 6.1.7 Penyediaan Pesanan Kerajaan di buat oleh PT (KEW) 6.1.8 Penerimaan bekalan diterima setelah Pesanan Kerajaan dibuat. 6.1.9 Pembayaran di buat kepada pembekal setelah proses penerimaan barang / perkhidmatan diterima.
PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN
BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN
Document No.:
UNIT PENTADBIRAN & KEWANGAN BAHAGIAN PERKHIDMATAN
KEJURUTERAAN KEMENTERIAN KESIHATAN
MALAYSIA
BPK-ADM-WI07
Issue No. : 02
Version No. : 04
Mei 2013
Page 6 of 12
6.2 PEROLEHAN BEKALAN SECARA SEBUTHARGA 6.2.1 CARTA ALIR
Mula
Kendali pembukaan
sebutharga
Proses sebutharga dan syorkan
kepada J/Kuasa Sebutharga
Pilih Pembekal
Terima Bekalan
Pembayaran kepada
Pembekal
TAMAT
Penyediaan Pesanan
Tempatan
PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN
BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN
Document No.:
UNIT PENTADBIRAN & KEWANGAN BAHAGIAN PERKHIDMATAN
KEJURUTERAAN KEMENTERIAN KESIHATAN
MALAYSIA
BPK-ADM-WI07
Issue No. : 02
Version No. : 04
Mei 2013
Page 7 of 12
6.2.2 Kendalikan urusan pembukaan sebutharga mengikut tatacara perolehan sebutharga mengikut Arahan Perbendaharaan. 6.2.3 Jawatankuasa sebutharga perlu dilantik oleh Ketua Jabatan yang diberi kuasa untuk melantik. Perlantikan adalah mengikut Arahan Perbendaharaan iaitu tatacara melantik jawatankuasa pembuka sebutharga. 6.2.4 Jawatankuasa Pembuka sebutharga yang dilantik perlu mengendalikan urusan memproses sebutharga. 6.2.5 Jawatankuasa Pembuka Sebutharga mengemukakan syor kepada jawatankuasa sebutharga yang dilantik. 6.2.6 Jawatankuasa sebutharga yang dilantik mengendalikan urusan pemilihan pembekal mengikut peraturan perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa. 6.2.7 Setelah pemilihan dibuat tindakan berikut dilaksanakan oleh pegawai yang bertanggungjawab 6.2.7.1 Penyediaan Pesanan Kerajaan 6.2.7.2 Penerimaan Bekalan 6.2.7.3 Pembayaran kepada pembekal
PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN
BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN
Document No.:
UNIT PENTADBIRAN & KEWANGAN BAHAGIAN PERKHIDMATAN
KEJURUTERAAN KEMENTERIAN KESIHATAN
MALAYSIA
BPK-ADM-WI07
Issue No. : 02
Version No. : 04
Mei 2013
Page 8 of 12
6.3 PENERIMAAN BARANG/PERKHIDMATAN 6.3.1 CARTA ALIR TOLAK TERIMA
PENERIMAAN
BARANG/PERKHIDMATAN
TERIMA DAN BUAT PEMERIKSAAN BARANG
DAFTAR/REKOD /
SIMPAN DI STOR
GANTIAN/PEMBETULAN
URUSAN PEMBAYARAN
PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN
BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN
Document No.:
UNIT PENTADBIRAN & KEWANGAN BAHAGIAN PERKHIDMATAN
KEJURUTERAAN KEMENTERIAN KESIHATAN
MALAYSIA
BPK-ADM-WI07
Issue No. : 02
Version No. : 04
Mei 2013
Page 9 of 12
6.3.2 Pegawai penerima mengeluarkan arahan bagi menerima barang pembelian yang di bekalkan oleh pembekal 6.3.3 Barang yang di terima di buat pemeriksaan dengan meneliti Nota
Serah (D/O) dan invois dan menyemak bagi memastikan barang atau perkhidmatan mengikut kualiti yang ditetapkan.
6.3.4 Jika barang tidak mengikut spesifikasi yang ditetapkan dan berlaku
ketidakakuran borang penolakan selepas penghantaran perlu di isi. 6.3.5 Isi borang penolakan perolehan untuk gantian atau pembetulan. 6.3.6 Barang yang di terima di hantar terus kepada pengguna
(Cawangan/seksyen) atau di simpan di dalam stor mengikut tatacara pengurusan stor.
6.3.7 Sahkan penerimaan barang/perkhidmatan dan hantar ke PT (Kew)
untuk urusan pembayaran.
PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN
BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN
Document No.:
UNIT PENTADBIRAN & KEWANGAN BAHAGIAN PERKHIDMATAN
KEJURUTERAAN KEMENTERIAN KESIHATAN
MALAYSIA
BPK-ADM-WI07
Issue No. : 02
Version No. : 04
Mei 2013
Page 10 of 12
6.4 PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL 6.4.1 CARTA ALIR LEMAH MEMUASKAN
LEMAH MEMUASKAN
BAIK
PENILAIAN PEMBEKAL
BARU LAMA
PENAMBAHBAIKAN
DITERIMA DENGAN RATING YANG DI
TETAPKAN
TIDAK DIPERTIMBANGKAN
PERCUBAAN
TIDAK DIPERTIMBANGKAN
DILULUSKAN
PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN
BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN
Document No.:
UNIT PENTADBIRAN & KEWANGAN BAHAGIAN PERKHIDMATAN
KEJURUTERAAN KEMENTERIAN KESIHATAN
MALAYSIA
BPK-ADM-WI07
Issue No. : 02
Version No. : 04
Mei 2013
Page 11 of 12
6.4.2 Senarai Pembekal
Menyediakan senarai pembekal yang menepati syarat-syarat perolehan. 6.4.3 Borang Pendaftaran Pembekal
Setiap pembekal perlu mengisi borang pendaftaran pembekal. 6.4.4 Penilaian
Penilaian dibuat dengan menggunakan Borang Prestasi Pembekal dan mengikut peratus penilaian yang ditetapkan iaitu baik, memuaskan dan lemah.
6.4.5 Bagi Pembekal Baru
Pembekal baru mereka perlu mengisi Borang Pendaftaran pembekal dengan menghantar profil syarikat dan sertakan borang yang diperlukan. Percubaan atas pembelian atau perolehan akan di buat dan penilaian akan dibuat dengan menggunakan borang prestasi pembekal.
6.4.6 Bagi Pembekal Lama
Pembekal lama akan di nilai dengan menggunakan borang prestasi pembekal setiap 3 bulan iaitu dalam tempoh 4 kali setahun dan di kategori mengikut Rating A, B dan C di mana :
i. Rating A : Sangat baik dan dibenarkan membuat pembelian terus ii. Rating B : Baik dan memuaskan tetapi perlu penambahbaikan
agar terus dipertimbangkan. iii. Rating C : Tidak memuaskan dan tidak dipertimbangkan.
6.4.7 Analisa Prestasi Pembekal
Analisa prestasi pembekal adalah rumusan bagi pretasi pembekal yang telah dilakukan. Ia dapat mengukur keberkesanan secara keseluruhan syarikat pembekal yang memberi perkhidmatan dan pembekalan yang baik di antara pembekal-pembekal yang lain. Ia di isi bagi tempoh enam (6) bulan iaitu 2 kali setahun.
PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN
BAHAGIAN PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN
Document No.:
UNIT PENTADBIRAN & KEWANGAN BAHAGIAN PERKHIDMATAN
KEJURUTERAAN KEMENTERIAN KESIHATAN
MALAYSIA
BPK-ADM-WI07
Issue No. : 02
Version No. : 04
Mei 2013
Page 12 of 12
7.0 REKOD
Rujuk kepada fail-fail berkaitan:
Fail Pendaftaran Pembekal Fail Prestasi Pembekal
8.0 LAMPIRAN
Senarai Pendaftaran Pembekal
Borang Penolakan Selepas Penghantaran
Borang Prestasi Pembekal
Borang Analisa Prestasi Pembekal