garis panduan menguruskan - umcms.um.edu.my panduan... · adakan perbincangan dengan staf bagi...

GARIS PANDUAN

MENGURUSKAN

STAF BERMASALAH

KANDUNGAN

1. Pendahuluan 1

2. Lampiran 1 Prosedur Pemotongan Emolumen Bagi 6 Kes Tidak Hadir Betugas

3. Lampiran 2 Prosedur Kaunseling Staf 17

4. Lampiran 3 Prosedur Penamatan Perkhidmatan Staf 20

5. Lampiran 4 Prosedur Memperakukan Staf Ke 26 Lembaga Perubatan

6. Lampiran 5 Prosedur Persaraan Demi Kepentingan 32 Perkhidmatan Awam (PDKPA)

7. Lampiran 6 Prosedur Tindakan Tatatertib Di 37 Peringkat PTj

GARIS PANDUAN MENGURUSKAN STAF BERMASALAH

Pendahuluan 1. Garis Panduan ini bertujuan untuk memaklumkan kepada Ketua

Jabatan mengenai kaedah menguruskan staf bermasalah. 2. Pengurusan sumber manusia adalah aspek penting dalam

sesebuah organisasi. Ketua Jabatan atau mana-mana pegawai

yang mempunyai staf di bawah penyeliaannya bertanggungjawab

menguruskan sumber manusia sebaik mungkin. Walau

bagaimanapun, terdapat situasi di mana Ketua Jabatan atau

pegawai akan berhadapan dengan staf bermasalah. Takrifan Staf Bermasalah 3. Secara umumnya staf bermasalah adalah staf yang tidak mematuhi

peraturan dan nilai etika yang telah ditetapkan oleh Universiti yang

akan memberi kesan kepada prestasi dan produktiviti Jabatan. 4. Kategori staf bermasalah:

(1) Kualiti peribadi

Seseorang yang tidak berintegriti seperti tidak

bertanggungjawab, tidak jujur, tidak amanah dan tidak ikhlas

dalam melaksanakan tugas

(2) Mental dan fizikal

Tingkah laku atau perangai staf sukar dikawal dari segi

emosi, minda dan fizikal pada masa tertentu

(3) Daya kepimpinan

Staf yang tidak mempunyai keupayaan dan kebolehan untuk

merancang, mengatur, membahagi dan mengendalikan

sesuatu tugas

(4) Lalai dan cuai

Staf yang tidak memberikan tumpuan kepada tugas

hakikinya atau memberi keutamaan kepada tugas yang tidak

dapat menyumbang ke arah pencapaian objektif organisasi

(5) Penyesuaian diri

Staf tidak dapat menyesuaikan diri dengan persekitaran dan

keperluan kerja semasa

(6) Disiplin

Staf yang gagal mematuhi peraturan yang telah ditetapkan

oleh Universiti serta tidak upaya melaksanakan tugas yang

diberikan dalam tempoh yang ditetapkan

(7) Hubungan sesama staf

Staf yang mempunyai masalah hubungan dengan Ketua/

Penyelia, rakan sejawat, staf bawahan dan pelanggan Prosedur Menguruskan Staf Bermasalah 5. Ketua Jabatan perlu mengambil tindakan berikut :

(1) Nasihat/motivasi

Adakan perbincangan dengan staf bagi mengenal pasti masalah

dan memberi peluang kepada staf memberi keterangan di

samping memberi nasihat supaya staf memperbaiki kelemahan.

(2) Amaran Lisan

Jika staf masih didapati tidak memperbaiki kelemahannya,

beri amaran lisan kepada staf berkenaan. Amaran lisan ini

perlu direkodkan dalam fail peribadi staf dengan menyatakan

tujuan, tarikh dan hasil perbincangan. Amaran lisan

sewajarnya diberi sekali sahaja.

(3) Amaran Bertulis Secara Pentadbiran

Jika amaran lisan tidak berkesan, amaran bertulis secara

pentadbiran hendaklah dibuat. Amaran bertulis hendaklah

mengandungi:

(a) Kenyataan mengenai permasalahan;

(b) Peruntukan di mana peraturan/undang-undang yang

dilanggar (jika berkaitan);

(c) Akibat permasalahan kepada Jabatan/organisasi; 2

(d) Kenyataan berkaitan tindakan seterusnya yang akan

diambil.

Amaran bertulis ini hendaklah diberikan kepada staf berserta

akuan terima oleh staf dan satu salinan dimasukkan dalam

fail peribadi. Amaran bertulis ini wajar diberikan sekali

sahaja. (4) Tindakan Lain Secara Pentadbiran

(a) Pemotongan Emolumen

Bagi kes ketidakhadiran bertugas tanpa terlebih dahulu

mendapat cuti atau kebenaran atau tanpa alasan yang

munasabah, Ketua Jabatan boleh memperakukan

kepada Bahagian Sumber Manusia (BSM) supaya

tindakan pemotongan emolumen diambil terhadap staf.

Prosedur mengenai tindakan pemotongan emolumen

adalah seperti terkandung dalam Lampiran 1 – Prosedur

Pemotongan Emolumen Bagi Kes Tidak Hadir

Bertugas.

(b) Kaunseling Staf

Ketua Jabatan boleh merujuk staf bermasalah untuk

mendapatkan perkhidmatan kaunseling di BSM bagi

kes-kes berikut:

(i) Staf yang normal tetapi mempunyai masalah

seharian yang tidak dapat diselesaikan kerana

tekanan emosi, kebuntuan fikiran dan sebagainya.

(ii) Staf yang menghadapi masalah personaliti dan

emosi yang sederhana

(iii) Staf yang tidak dapat membuat keputusan atau tidak

mempunyai arah atau matlamat hidup yang jelas.

(iv) Staf yang mempunyai nilai penghargaan kendiri

yang rendah (low self-esteem) serta tidak dapat

menghargai potensi diri yang ada.

Prosedur mengenai urusan kaunseling staf seperti

terkandung dalam Lampiran 2 – Prosedur Kaunseling

Staf. 3

(5) Menamatkan Perkhidmatan Staf

Sekiranya staf yang bermasalah merupakan staf lantikan

kontrak atau dalam tempoh percubaan, hendaklah

memperakukan kepada BSM supaya perkhidmatan staf

ditamatkan tertakluk kepada masalah staf berkenaan bukan

berkaitan dengan kesalahan yang boleh dikenakan tindakan

tatatertib.

Prosedur mengenai penamatan perkhidmatan staf adalah

seperti di Lampiran 3 – Prosedur Penamatan Perkhidmatan

Staf. (6) Persaraan atas sebab kesihatan

Sekiranya permasalahan staf melibatkan kesihatan, Ketua

Jabatan hendaklah memperakukan kepada BSM supaya staf

tersebut dirujuk ke Lembaga Perubatan, bagi membolehkan

staf dibersarakan atas sebab kesihatan.

Prosedur mengenai urusan membersarakan seseorang staf

atas sebab kesihatan adalah seperti diberikan dalam Lampiran

4 – Prosedur Memperakukan Staf ke Lembaga Perubatan.

(7) Persaraan Demi Kepentingan Perkhidmatan Awam (PDKPA)

Ketua Jabatan boleh memperakukan kepada BSM staf

berikut untuk PDKPA:

(a) Prestasinya berdasarkan Laporan Penilaian Prestasi

Tahunan pada satu (1) tahun sebelumnya berada pada

tahap kurang daripada 60% tetapi berasaskan latar

belakang perkhidmatannya, tidak sesuai untuk diambil

tindakan tatatertib; atau

(b) Menghadapi masalah kesihatan berterusan yang

menyebabkan prestasi perkhidmatannya terjejas dan

pegawai tidak berkeupayaan menjalankan tugas

sehingga menyebabkan beliau tidak dapat memberi

sumbangan setaraf dengan bidang tugas gred jawatan

yang disandangnya, tetapi pegawai tidak memenuhi

syarat untuk dibersarakan atas sebab kesihatan.

Prosedur PDKPA adalah seperti terkandung dalam Lampiran 5 – Prosedur Persaraan Demi Kepentingan Perkhidmatan Awam (PDKPA)

4

Sekiranya staf telah mencapai umur persaraan pilihan

sendiri maka staf tersebut boleh dinasihat untuk memohon

persaraan awal (persaraan pilihan sendiri).

(8) Tindakan Tatatertib

Bagi kes kesalahan yang boleh dikenakan tindakan tataterib

berdasarkan peruntukan Akta Badan-Badan Berkanun

(Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605) Ketua Jabatan

hendaklah melaporkan kepada Pengerusi Jawatankuasa

Tatatertib yang berkenaan untuk tindakan selanjutnya.

Prosedur tindakan tatatertib adalah seperti diberikan dalam Lampiran 6 – Prosedur Tindakan Tatatertib Di Peringkat PTj.

Penutup 6. Panduan ini akan menjadi rujukan bagi membantu Ketua Jabatan

dalam mengambil tindakan sewajarnya terhadap staf bermasalah

di Jabatan masing-masing.

Mana-mana Ketua Jabatan dan pegawai yang gagal mengambil

tindakan sewajarnya seperti dinyatakan dalam panduan ini (tanpa

alasan yang munasabah) boleh disifatkan sebagai telah cuai atau

telah tidak bertanggungjawab dalam melaksanakan tugasnya dan

boleh dikenakan tindakan termasuk tindakan tatatertib.

Sumber Rujukan: (1) Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605) (2) Akta Pencen Pihak-Pihak Berkuasa Berkanun dan Tempatan 1980 (Akta

239)

(3) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 23 Tahun 2007 – Persaraan Demi

Kepentingan Perkhidmatan Awam

(4) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 1998 – Garis panduan

Menguruskan Pegawai Berprestasi Rendah dan Pegawai Yang Bermasalah (5) Skim Perkhidmatan Perubatan Universiti Malaya Tahun 2004. (6) Surat Edaran Jabatan Perkhidmatan Awam Ruj : JPA.BK(S)223/9/3 (36)

bertarikh 16.4.2012 – Penguatkuasaan Kawalan dan Pengawasan

Tatatertib oleh Penyelia/Ketua Jabatan

(7) Perintah Am

5

Lampiran 1 PROSEDUR PEMOTONGAN EMOLUMEN BAGI KES TIDAK

HADIR BERTUGAS 1. Definisi

Tidak hadir bertugas bermaksud tidak hadir bekerja tanpa cuti

atau tanpa kebenaran atau tanpa alasan yang munasabah. 2. Kategori Tidak Hadir Bertugas

Staf yang tidak hadir bertugas boleh dikategorikan seperti berikut:

(1) Tidak hadir bertugas dan dapat dikesan; (2) Tidak hadir 7 hari bekerja berturut-turut dan tidak dapat

dikesan; (3) Tidak hadir bertugas; (4) Meminda Sijil Cuti Sakit; (5) Kemukakan Sijil Cuti Sakit Palsu; (6) Tidak hadir pada masa dan tempat yang ditetapkan (ponteng

kerja). 3. Tindakan Ketua Jabatan

(1) Tidak Hadir Bertugas Dan Dapat Dikesan

Staf yang tidak hadir sekurang-kurangnya satu (1) hari bekerja atau lebih secara berturut-turut atau berselang-seli. Tindakan yang perlu diambil: (a) semak permohonan cuti staf pada hari yang berkenaan;

(b) Jika ada rekod permohonan, pertimbangkan kelulusan;

(c) Jika permohonan staf tidak diluluskan atau staf tidak

memberi maklum balas ketidakhadiran:

(i) dapatkan penjelasan secara bertulis/lisan; (ii) timbangkan penjelasan yang dikemukakan; (iii) sekiranya penjelasan lanjut staf tidak dapat

diterima, maka staf dianggap sebagai tidak hadir bertugas.

Sekiranya penyelia bukan Ketua Jabatan,

penyelia hendaklah melaporkan kepada Ketua

Jabatan mengenai ketidakhadiran staf, jika

penjelasan staf ditolak. 6

(d) Bagi kes yang diputuskan sebagai tidak hadir bertugas,

laporkan kepada:

(i) BSM - untuk pemotongan emolumen di bawah

Perintah Am 14A, Bab C. Contoh format seperti di

Kembaran A; dan/atau

(ii) Jawatankuasa Tatatertib (Rujuk Lampiran 6 [m/s

37]). Contoh format seperti di Kembaran B.

Carta alir bagi proses tindakan kepada staf yang

tidak hadir bertugas dan dapat dikesan seperti di

Kembaran C. (2) Tidak Hadir Bertugas Tujuh (7) Hari Bekerja Berturut-

Turut Dan Tidak Dapat Dikesan

Staf tidak hadir bertugas tujuh hari bekerja berturut-turut dan

usaha untuk mengesan staf telah dilakukan tetapi masih

gagal. Ketua Jabatan perlu menyediakan dokumen yang

berkaitan dan melaporkan segera kepada JKTT serta

memaklumkan ketidakhadiran staf kepada BSM untuk

pemotongan atau tahan emolumen. (3) Tidak Hadir Bertugas: Meminda Sijil Cuti Sakit Atau

Mengemukakan Sijil Cuti Sakit Palsu

(a) Sekiranya Penyelia/Ketua Jabatan meragui dan

mengesyaki kesahihan Sijil Cuti Sakit yang

dikemukakan oleh staf. Ketua Jabatan perlu menyiasat

dan melaporkan jika didapati berlaku pelanggaran

dengan menyertakan dokumen berkaitan.

(b) Tindakan yang perlu diambil oleh Penyelia/Ketua Jabatan:

(i) Menyiasat kesahihan Sijil Cuti Sakit staf.

(ii) Jika terbukti staf telah melakukan pemalsuan/

pindaan Sijil Cuti Sakit, Ketua Jabatan hendaklah

membuat laporan kepada:

(A) BSM - untuk pemotongan emolumen

(Contoh format seperti di Kembaran D)

(B) JKTT - untuk tindakan tatatertib (Contoh

format seperti di Kembaran E). 7

(C) Membuat laporan polis jika didapati wujud

unsur-unsur pemalsuan Sijil Cuti Sakit oleh

sindiket.

Carta alir bagi proses tindakan tidak hadir

bertugas: meminda Sijil Cuti Sakit atau

mengemukakan Sijil Cuti Sakit palsu seperti di

Kembaran F. (4) Tidak Hadir Bertugas Pada Masa Dan Tempat Yang

Ditetapkan (Ponteng Kerja)

Staf tidak hadir atau tidak berada pada tarikh, masa dan

tempat yang ditetapkan atau diarahkan dari semasa ke

semasa atau ponteng kerja. Ketua Jabatan perlu memantau

staf dan melaporkan ke JKTT.

Tindakan yang perlu diambil oleh Penyelia/Ketua Jabatan:

(a) Memantau kehadiran staf melalui pemerhatian/buku

log/ CCTV atau apa-apa kaedah yang difikirkan sesuai. (b) Mendapatkan penjelasan berhubung ketidakhadiran

staf (ponteng kerja) secara bertulis/lisan.

(c) Melaporkan kepada JKTT jika penjelasan tidak

berasas. (Contoh format seperti di Kembaran G).

Carta alir proses tindakan tidak hadir bertugas pada masa

dan tempat yang ditetapkan (ponteng kerja) seperti di

Kembaran H. 8

Kembaran A Format LAPORAN KEPADA BSM UNTUK PEMOTONGAN EMOLUMEN – KES KETIDAKHADIRAN (rujukan fail) (tarikh)

Ketua Unit Perkhidmatan Bahagian Sumber Manusia Universiti Malaya

Tuan/Puan, ARAHAN PEMOTONGAN EMOLUMEN - (Nama staf, Skim Pekhidmatan, Gred dan Jabatan Tempat Bertugas) Dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas. 2. Dimaklumkan bahawa staf di atas didapati tidak hadir tanpa cuti atau tanpa

mendapat kebenaran terlebih dahulu atau tanpa sebab yang munasabah pada

tarikh berikut:

Bulan Tarikh Hari Bil Hari

JUMLAH HARI 3. Sehubungan itu, pihak tuan/puan diharap dapat membuat pemotongan gaji staf

pada tarikh yang dinyatakan di atas selaras dengan Perintah Am 14A, Perintah Am

Bab C. Kerjasama pihak tuan/puan didahului dengan ucapan terima kasih. Sekian, harap maklum.

Yang benar,

………(Tandatangan)…….. (NAMA KETUA JABATAN STAF) Jawatan Jabatan s.k Ketua Pusat Tanggungjawab

9

Kembaran B MELAPORKAN KE JAWATANKUASA TATATERTIB – KES TIDAK

HADIR BERTUGAS (rujukan fail) (tarikh) Pengerusi Jawatankuasa Tatatertib Universiti Malaya yang berkenaan Sekretariat Jawatankuasa Tatatertib Universiti Malaya Unit Perundangan Aras 7, Bangunan Canseleri Universiti Malaya

Tuan/Puan, LAPORAN MENGENAI KETIDAKHADIRAN BERTUGAS - (Nama Staf, No Gaji, Skim Perkhidmatan dan Gred, Dan Jabatan Tempat Bertugas) Dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas. 2. Dimaklumkan bahawa (Nama Staf, No gaji, Skim Perkhidmatan dan Gred, dan Jabatan Tempat

Bertugas) didapati tidak hadir bertugas tanpa cuti atau tanpa mendapat kebenaran terlebih dahulu

atau tanpa sebab yang munasabah pada tarikh berikut:


JUMLAH HARI 3. Staf berkenaan telah diarahkan kembali bertugas dengan segera melalui surat berdaftar

akuan terima (nyatakan bil. surat dan tarikh) dan beliau telah menerima surat tersebut pada (nyatakan

tarikh). Walau bagaimanapun staf gagal mematuhi arahan tersebut. Dengan ini staf boleh dikenakan

tindakan tatatertib selaras dengan Peraturan 22, Bahagian III Peraturan-peraturan Tatatertib Badan-

badan Berkanun, Akta Badan-badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 dan melanggar

tatakelakuan di bawah Peraturan 3(2) (g), Peraturan yang sama iaitu tidak bertanggungjawab. 4. Bersama-sama ini dikemukakan dokumen berikut sebagai bukti:

(1) (2)

Dikemukakan laporan ini untuk pertimbangan tuan/puan selanjutnya. Sekian.

Yang benar,


Ketua Unit Perkhidmatan, BSM 10

Tidak

Penyelian

lapor ke KTJ/KJ

KTJ/KJ/Penyelia

buat laporan ke

BSM untuk

pemotongan

emolumen

staf/kepada

Lembaga Tatatertib

Kembaran C

PROSEDUR TINDAKAN Tempoh Tindakan

DISIPLIN PERINGKAT PTJ

Tidak Hadir Bertugas dan Dapat Dikesan

KJ/Penyelian

kenalpasti staf yang

tidak hadir dan

semak permohonan

cuti staf

Ada

Tidak

Ya

momohon

2 hari

KJ/Penyelia

KJ/Penyelia

dapatkan

3 hari

luluskan cuti

penjelasan secara

bertulis dan lisan

Tamat

2 hari

Terima

Ya

Tamat

2 hari

11

Kembaran D Format LAPORAN KEPADA BSM UNTUK PEMOTONGAN EMOLUMEN –

KES PEMALSUAN/ PINDAAN CUTI SAKIT (rujukan fail) (tarikh)

Ketua Unit Perkhidmatan Bahagian Sumber Manusia Universiti Malaya

Tuan/Puan, ARAHAN PEMOTONGAN EMOLUMEN - (Nama staf, Skim Perkhidmatan, Gred dan Jabatan) Dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas. 2. Dimaklumkan bahawa staf di atas didapati telah mengemukakan sijil cuti sakit palsu/

meminda sijil cuti sakit. Oleh yang demikian staf disifatkan sebagai tidak hadir tanpa cuti

atau kebenaran terlebih dahulu atau tanpa sebab yang munasabah pada tarikh berikut:


JUMLAH HARI

3. Sehubungan itu, pihak tuan/puan diharap dapat membuat pemotongan emolumen staf

pada tarikh yang dinyatakan di atas selaras dengan Perintah Am 14A, Perintah Am Bab

C. Kerjasama pihak tuan/puan didahului dengan ucapan terima kasih. Sekian, harap maklum.

Yang benar,


12

Kembaran E MELAPORKAN KE JAWATANKUASA TATATERTIB – KES PEMALSUAN/

PINDAAN CUTI SAKIT (rujukan fail) (tarikh) Pengerusi Jawatankuasa Tatatertib Universiti Malaya yang berkenaan Sekretariat Jawatankuasa Tatatertib Universiti Malaya Unit Perundangan Aras 7, Bangunan Canseleri Universiti Malaya

Tuan/Puan, LAPORAN MENGENAI PEMALSUAN/PINDAAN SIJIL CUTI SAKIT - (Nama Staf, No Gaji, Skim Perkhidmatan dan Gred, Dan Jabatan Tempat Bertugas) Dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas. 2. Dimaklumkan bahawa (Nama Staf, No gaji, Skim Perkhidmatan dan Gred, dan Jabatan Tempat Bertugas)

didapati telah mengemukakan sijil cuti sakit palsu/meminda sijil cuti sakit pada tarikh berikut:

Tarikh Hari Bilangan Hari

3. Oleh yang demikian staf disifatkan sebagai tidak hadir tanpa cuti atau kebenaran terlebih

dahulu atau tanpa sebab yang munasabah. Dengan ini staf boleh dikenakan tindakan tatatertib

selaras dengan Peraturan 22, Bahagian III Peraturan-peraturan Tatatertib Badan-badan Berkanun,

Akta Badan-badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 dan melanggar tatakelakuan di bawah

Peraturan 3(2)(g), Peraturan yang sama iaitu tidak bertanggungjawab.

4. Bersama-sama ini dikemukakan dokumen berikut sebagai bukti:

(1) (2)


Yang benar,



Kembaran F


DISIPLIN PERINGKAT PTJ

Tidak Hadir Berugas: Meminda Sijil Cuti Sakit Atau Mengemukakan Sijil Cuti Sakit Palsu

KJ/ Penyelia

terima Cuti Sakit

daripada staf 1 hari

Ya

Sijil Cuti Sijil Cuti

diragui

Sakit sah?

KJ/Penyelia

KJ/Penyelia

siasat

luluskan

3 hari

kesahihan Sijil

Cuti Sakit

Cuti Sakit

Tamat

Ya

Sah?

Tidak/Palsu

KJ/Penyelia

lulus

Tamat

1 hari

KJ lapor KJ lapor ke KJ buat laporan BSM untuk JKTT untuk polis

permotongan tindakan

emolumen staf tatatertib

14

Kembaran G MELAPORKAN KE JAWATANKUASA TATATERTIB – KES TIDAK HADIR

BERTUGAS PADA MASA DAN TEMPAT YANG DITETAPKAN (PONTENG

KERJA) (rujukan fail) (tarikh)

Pengerusi Jawatankuasa Tatatertib Universiti Malaya yang berkenaan Sekretariat Jawatankuasa Tatatertib Universiti Malaya Unit Perundangan Aras 7, Bangunan Canseleri Universiti Malaya Tuan/Puan, LAPORAN MENGENAI KETIDAKHADIRAN BERTUGAS PADA MASA DAN TEMPAT YANG

DITETAPKAN - (Nama Staf, No Gaji, Skim Perkhidmatan dan Gred, Dan Jabatan Tempat Bertugas) Dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas. 2. Dimaklumkan bahawa (Nama Staf, No gaji, Skim Perkhidmatan dan Gred, dan Jabatan Tempat

Bertugas) didapati tidak hadir bertugas pada masa dan tempat ditetapkan pada tarikh, masa dan

tempat berikut:

Tarikh Masa Tempat Tugas Diarahkan

3. Staf berkenaan telah menerima arahan dengan jelas perlu berada di tempat yang ditetapkan untuk

menjalankan arahan/tanggungjawab di atas. Walau bagaimanapun staf gagal mematuhi arahan tersebut.

Dengan ini staf boleh dikenakan tindakan tatatertib selaras dengan Peraturan 22, Bahagian III Peraturan-

peraturan Tatatertib Badan-badan Berkanun, Akta Badan-badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 dan

melanggar tatakelakuan di bawah Peraturan 3(2)(g), Peraturan yang sama iaitu tidak bertanggungjawab.

4. Bersama-sama ini dikemukakan dokumen berikut sebagai bukti: (1) (2)


Yang benar,



Kembaran H

PROSEDUR TINDAKAN Tempoh DISPLIN PERINGKAT PTJ Tindakan

Tidak Hadir Bertugas Pasa Masa dan Tempat Yang Ditetapkan (ponteng kerja)

KJ kenal

pasti staf KJ/Penyelia pantau

kehadiran

KJ dapatkan penjelasan

bertulis/lisan

KJ lapor ke JKTT

jika penjelasan tidak

berasas

1 minggu 2 minggu

3 hari

2 hari

16

Lampiran 2 PROSEDUR KAUNSELING STAF 1. Definisi

Kaunseling staf merujuk kepada sesi pertemuan di antara

Pegawai Psikologi (PPs) dengan staf yang dikenalpasti

bermasalah (selepas ini disebut sebagai Staf Yang Dirujuk (SYD)

oleh PTj untuk mengikuti sesi kaunseling. Maklumat dalam sesi ini

merupakan dokumen sulit dan dianggap sebagai rekod rasmi staf.

Staf yang Dirujuk (SYD) merujuk kepada staf bermasalah yang

dirujuk kepada BSM yang telah melalui proses perundingan dan

amaran (lisan dan bertulis) di PTj. 2. Jenis kes yang dirujuk untuk Sesi Kaunseling

(1) Staf yang normal tetapi mempunyai masalah seharian yang

tidak dapat diselesaikan kerana tekanan emosi, kebuntuan

fikiran dan sebagainya.

(2) Staf yang menghadapi masalah personaliti dan emosi yang

sederhana

(3) Staf yang tidak dapat membuat keputusan atau tidak

mempunyai arah atau matlamat hidup yang jelas.

(4) Staf yang mempunyai nilai penghargaan kendiri yang rendah

(low self-esteem) serta tidak dapat menghargai pontensi diri

yang ada. 3. Prosedur Kaunseling

(1) Ketua Jabatan kemukakan laporan mengenai staf bermasalah kepada BSM untuk tindakan bersama dokumen berikut:

(a) rekod pertemuan staf dengan pihak berkuasa di PTj

(b) surat amaran

(c) surat tunjuk sebab (jika berkaitan)

(d) laporan kehadiran (jika berkaitan)

(e) lain-lain dokumen sokongan (jika berkaitan)

17

(2) PPs kenal pasti masalah yang dirujuk untuk sesi kaunseling.

(3) PPs aturkan sesi kaunseling dan maklumkan kepada SYD.

(4) Rekodkan sesi kaunseling.

(5) PPs aturkan sesi kaunseling lanjutan (jika perlu).

(6) PPs kemukakan laporan kaunseling kepada PTj untuk tujuan

pemantauan prestasi SYD. PPs juga akan buat pemantauan

dalam tempoh tiga (3) bulan selepas sesi kaunseling.

(7) PPs akan melakukan lawatan pemantauan ke PTj untuk

berbincang mengenai prestasi SYD selepas tiga (3) bulan.

(8) Sekiranya SYD menunjukkan peningkatan prestasi, laporan

akhir dikeluarkan dan kes dianggap selesai.

(9) Sekiranya SYD tidak menunjukkan peningkatan prestasi,

PPs akan mengeluarkan laporan akhir dan mencadangkan

seperti berikut :

(a) Tempoh pemantauan dilanjutkan ; atau

(b) Kes dirujuk ke JKTT

(10) Carta alir proses kaunseling staf adalah seperti diberikan dalam

Kembaran A

4. Dokumen Rujukan

(1) Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1999: Panduan

mewujudkan Perkhidmatan Kaunseling di Agensi Awam.

(2) Pekeliling Perkhidmatan Bil. 18/2005: Panduan Aplikasi

Psikologi Dalam Pengurusan Sumber Manusia Sektor

Awam.

(3) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 1998: Garis

Panduan Menguruskan Pegawai Berprestasi Rendah dan

Pegawai Yang Bermasalah. 18

Kembaran A CARTA ALIR PENGENDALIAN KAUNSELING STAF

Terima laporan

dari PTj

Kenal pasti

masalah

Uruskan sesi

kaunseling

Perlu

Aturkan

kaunseling

kaunseling

susulan?

susulan

Ya

Tidak

Pantau staf

Ada Sediakan

peningkatan laporan

prestasi?

Ya

Tidak

Maklumat

Tempoh

kepada PTj

pemantauan

dilanjutkan atau

Rujuk kepada

JKTT

Tamat

19

Lampiran 3 PROSEDUR PENAMATAN PERKHIDMATAN STAF 1. Definisi

Penamatan perkhidmatan staf merujuk kepada tindakan menamatkan

perkhidmatan secara pentadbiran ke atas staf yang telah/tidak

melakukan beberapa perkara atau gagal mencapai syarat/tahap

prestasi yang ditetapkan atau perkhidmatannya tidak diperlukan lagi. 2. Sebab-sebab Penamatan

Pihak Berkuasa Melantik (PBM) boleh menamatkan perkhidmatan

seseorang staf atas sebab:

(1) Menyembunyikan maklumat kesihatan dalam Borang

Pemeriksaan Perubatan;

(2) Membuat akuan palsu dalam akuan berkanun;

(3) Tidak menandatangani Surat Aku Janji;

(4) Memalsukan dokumen pelantikan;

(5) Gagal tapisan keselamatan oleh Kementerian Dalam Negeri;

(6) Perkhidmatan tidak diperlukan lagi (bagi staf berstatus

kontrak);

(7) Tidak mencapai tahap prestasi yang ditetapkan (bagi staf

berstatus kontrak);

(8) Gagal disahkan dalam perkhidmatan.

3. Tindakan Ketua Jabatan

(1) Bagi kes di para 2(1) hingga 2(7) di atas, tindakan berikut

hendaklah diambil:

(a) Ketua Jabatan (KJ) perlu melaporkan dengan segera

kepada Bahagian Sumber Manusia (BSM) untuk tindakan

penamatan perkhidmatan staf. (Contoh format seperti di

Kembaran A) 20

(b) BSM akan mengeluarkan notis penamatan kepada staf

mengikut tempoh yang dinyatakan dalam dokumen

tawaran pelantikan.

(2) Kategori staf yang boleh ditamatkan kerana gagal disahkan

dalam perkhidmatan

(a) Bagi tempoh pelantikan pertama, staf boleh ditamatkan

pada bila-bila masa dalam tempoh percubaan atau

tempoh pelanjutannya.

(b) Staf yang telah disahkan dalam skim terdahulu dan

kemudiannya dilantik ke skim baru tetapi gagal

disahkan boleh dibersarakan demi kepentingan awam

jika staf telah diberi Pemberian Taraf Berpencen (PTB)

dalam skim terdahulu.

(3) Bagi kes di para 2(8), KJ hendaklah membuat perakuan

kepada BSM melalui Ketua Pusat Tanggungjawab (KPTj)

untuk menamatkan perkhidmatan staf yang gagal disahkan

dalam perkhidmatan dengan mengemukakan yang berikut:

(a) justifikasi kenapa staf tidak boleh disahkan dalam

perkhidmatan;

(b) langkah-langkah yang telah diambil oleh Jabatan

untuk mempertingkatkan/memperbaiki prestasi

staf;

(c) dokumen sokongan yang berkaitan sebagai bukti.

Contohnya surat tunjuk sebab/amaran serta

maklum balas daripada staf.

(Contoh surat perakuan Ketua Jabatan seperti di Kembaran B)

4. BSM akan mengambil tindakan berikut:

(1) keluarkan surat tunjuk sebab kepada staf mengapa

perkhidmatannya tidak boleh ditamatkan. Staf hendaklah

kemukakan maklum balas dalam tempoh 14 hari dari tarikh

penerimaan surat berkenaan.

(2) Sekiranya alasan diterima, staf akan diberi peluang terakhir

untuk memenuhi syarat-syarat pengesahan yang ditetapkan.

21

(3) Sekiranya alasan tidak diterima atau tiada maklum balas

daripada staf, penamatan perkhidmatan staf akan

dilaksanakan.

(4) BSM keluarkan notis penamatan kepada staf mengikut

tempoh yang dinyatakan dalam dokumen tawaran

pelantikan. 3. Carta Alir

Carta alir bagi proses penamatan perkhidmatan staf seperti di Kembaran C.

22

Kembaran A Format LAPORAN KETUA JABATAN KEPADA BAHAGIAN SUMBER MANUSIA

(BSM) UNTUK TINDAKAN PENAMATAN PERKHIDMATAN STAF (rujukan fail) (tarikh) Ketua Unit Perkhidmatan Bahagian Sumber Manusia Universiti Malaya Tuan/Puan, LAPORAN MENGENAI ………………….[rujuk Para 2(1) –

2(7)]…… - (Nama staf, Skim Pekhidmatan, Gred dan Jabatan) Dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas. 2. Dimaklumkan bahawa staf di atas didapati telah melakukan (rujuk Para 2(1) – 2(7) berdasarkan siasatan yang telah dibuat pada oleh

. Bersama-sama ini dilampirkan dokumen sokongan berikut sebagai bukti:

(1)

(2) 3. Sehubungan itu, pihak tuan/puan diharap dapat mengambil tindakan sewajarnya.

Kerjasama pihak tuan/puan didahului dengan ucapan terima kasih. Sekian, harap maklum. Yang benar, ………(Tandatangan)…….. (NAMA KETUA JABATAN STAF) Jawatan Jabatan s.k Ketua Pusat Tanggungjawab

23

Kembaran B SURAT KETUA JABATAN KEPADA BAHAGIAN SUMBER MANUSIA

(BSM) MENGENAI CADANGAN PENAMATAN PERKHIDMATAN STAF

YANG GAGAL DISAHKAN DALAM PERKHIDMATAN (rujukan fail) (tarikh)

Ketua Unit Perkhidmatan Bahagian Sumber Manusia Universiti Malaya Melalui: Ketua Pusat Tanggungjawab (Alamat PTj)

Tuan/Puan, PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN : STAF YANG GAGAL

DISAHKAN - (Nama staf, Skim Pekhidmatan, Gred dan Jabatan) Dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas. 2. Untuk makluman tuan/puan bahawa pihak Jabatan telah melakukan segala usaha

untuk mempertingkatkan dan memperbaiki prestasi staf di atas. Walau bagaimanapun

staf tidak menunjukkan sebarang perubahan atau peningkatan positif. Dengan ini

diperakukan supaya perkhidmatan staf di atas ditamatkan. Bersama-sama ini

dilampirkan perkara berikut sebagai bukti:

(a) (justifikasi kenapa staf tidak boleh disahkan dalam perkhidmatan); (b) (langkah-langkah yang telah diambil oleh Jabatan untuk mempertingkatkan/

memperbaiki prestasi staf); (c) (dokumen sokongan yang berkaitan sebagai bukti. Contohnya surat tunjuk

sebab/ amaran serta maklumbalas daripada staf). 3. Sehubungan itu, pihak tuan/puan diharap dapat mengambil tindakan sewajarnya.

Kerjasama pihak tuan/puan didahului dengan ucapan terima kasih. Sekian, harap maklum.

Yang benar,

………(Tandatangan)…….. (NAMA KETUA JABATAN STAF) Jawatan Jabatan

24

PROSEDUR TINDAKAN

DISIPLIN DI PERINGKAT PTj Prosedur Penamatan Perkhidmatan Staf

KJ kenal pasti staf yang terlibat yang boleh ditamatkan perkhidmatan atas sebab

mana-mana berikut: (1). Sembunyikan maklumat kesihatan

(2). Membuat akuan palsu (3). Tidak tandatangan Surat Aku Janji

(4). Memalsukan dokumen (5). Gagal tapisan keselamatan oleh KDN

(6). Perkhidmatan tidak diperlukan (staf kontrak) (7). Tidak capai prestasi (Staf kontrak)

(8). Gagal disahkan dalam perkhimatan

Kembaran C

Tempoh Tindakan

Kes (1) hingga (7)

KJ lapor segera

ke BSM

Kes Gagal

Disahkan Dalam Perkhidmatan

a). Lantikan pertama – boleh

ditamatkan bila-bila masa b).

Telah disahkan dalam skim

terdahulu – Boleh

dibersarakan PDKPA

1 hari

KJ keluarkan notis

penamatan

Tamat

Tidak

BSM keluarkan notis

penamatan atau

uruskan PDKPA

KJ memperakukan

ke BSM melalui

Ketua PTj bersama

jusitifikasi BSM beri surat tunjuk

sebab untuk staf

kemukakan maklum

balas dalam tempoh

14 hari bekerja

KJ, KPTj,

PBM, berpuas hati

3 hari

Ya 7 hari

Beri peluang 1 hari

terakhir

Tamat

Tamat

25

Lampiran 4 PROSEDUR MEMPERAKUKAN STAF KE LEMBAGA PERUBATAN 1. Definisi

Penubuhan Lembaga Perubatan merujuk kepada satu Lembaga yang

ditubuhkan terdiri daripada tidak kurang dua (2) orang pengamal

perubatan yang mana sekurang-kurangnya seorang daripada ahli

Lembaga Perubatan yang dilantik hendaklah berkelayakan khusus

untuk memberi nasihat tentang sakit atau penyakit yang dihadapi

oleh pesakit. Ia bagi tujuan memeriksa kesihatan pesakit berkenaan

khusus bagi maksud memberi pendapat sama ada beliau berupaya

menjalankan kewajipan-kewajipan jawatannya. 2. Penubuhan Lembaga Perubatan Dan Kes-Kes Yang Dirujuk

Lembaga Perubatan (LP) boleh ditubuhkan atas arahan Naib

Canselor dan dipanggil bersidang untuk mempertimbangkan dan

membuat perakuan bagi kes-kes seperti berikut:

(1) apabila staf disahkan masih tidak sihat setelah

menghabiskan semua cuti sakit biasanya;

(2) apabila Pengamal Perubatan yang bertauliah berpendapat

bahawa seseorang staf tiada harapan akan sembuh atau

sihat untuk bertugas;

(3) apabila staf tidak hadir bertugas kerana cuti sakit sejumlah

45 hari atau lebih pada tiap-tiap tahun selama tiga (3) tahun

berturut-turut;

(4) apabila kesihatan fizikal atau kesiuman otak staf diragui;

(5) apabila staf hilang atau tidak upaya akibat daripada

kemalangan semasa bertugas;

(6) staf disahkan menghidap tuberculosis, kusta, barah atau

Sindrom Kurang Daya Tahan Penyakit (AIDS);

(7) staf atau keluarga staf jatuh sakit atau menghidap penyakit

yang memerlukan rawatan khas perubatan di luar negara.

26

3. Prosedur

(1) Tindakan Penyelia/Ketua Jabatan

Bagi penubuhan LP, Penyelia/Ketua Jabatan perlu

mengemukakan dokumen berikut kepada Bahagian Sumber

Manusia (BSM):

(a) surat permohonan agar kes staf dibawa ke LP (contoh

surat seperti di Kembaran A);

(b) senarai tugas staf;

(c) maklumat tambahan (jika ada) untuk pertimbangan LP

seperti rekod kehadiran bagi suatu tempoh tertentu,

salinan sijil cuti sakit dan lain-lain dokumen yang boleh

dijadikan bukti agar kes staf dapat dibawa ke LP.

(2) Tindakan Bahagian Sumber Manusia (BSM)

Apabila BSM menerima permohonan daripada

Penyelia/Ketua Jabatan agar kes staf dibawa ke LP,

tindakan yang diambil adalah seperti berikut:

(a) mendapat kelulusan daripada Naib Canselor untuk

menubuhkan LP;

(b) mendapat keizinan staf untuk pihak hospital yang

merawat mengeluarkan laporan perubatan beliau;

(c) kemukakan permohonan kepada pihak hospital untuk

mengeluarkan laporan perubatan staf;

(d) kemukakan permohonan kepada Pengarah Kesihatan Negeri,

Pengarah Hospital Kuala Lumpur atau Pengarah Hospital

Universiti untuk menubuhkan sebuah LP bagi memeriksa

tahap kesihatan staf tersebut khusus bagi maksud memberi

pendapat sama ada staf yang berkenaan berupaya

menjalankan kewajipannya. Dokumen-dokumen yang perlu

disertakan adalah seperti berikut:

(i) borang seperti di Lampiran “A” – Pekeliling

Perkhidmatan Bilangan 10 Tahun 1995;

27

(ii) senarai tugas staf;

(iii) laporan perubatan staf;

(iv) maklumat tambahan untuk pertimbangan LP seperti

rekod kehadiran bagi suatu tempoh tertentu, salinan

sijil cuti sakit dan lain-lain dokumen yang boleh

dijadikan bukti agar kes staf dapat dibawa ke LP. (3) Tindakan Lembaga Perubatan

(a) apabila tarikh LP telah ditetapkan oleh pihak hospital, BSM

perlu memaklumkan kepada Penyelia/Ketua Jabatan

(salinan kepada staf) bahawa Penyelia/Ketua Jabatan dan

staf perlu hadir ke persidangan LP tersebut;

(b) setelah LP bersidang, pihak hospital perlu mengemukakan

laporan LP kepada BSM dalam borang Lampiran “B” –

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 10 Tahun 1995;

(4) Pelaksanaan Keputusan Lembaga Perubatan

(a) laporan LP akan dikemukakan kepada Naib Canselor

untuk pertimbangan atau keputusan beliau tentang

tindakan lanjut yang perlu diambil;

(b) memaklumkan kepada staf keputusan lanjutan daripada

persidangan LP tersebut sama ada perlu dibersarakan

atas sebab kesihatan atau boleh meneruskan tugas

beliau seperti biasa (Lampiran “C” – Pekeliling

Perkhidmatan Bilangan 10 Tahun 1995);

(c) dokumen persaraan akan dikemukakan kepada

Jabatan Perkhidmatan Awam untuk tindakan selepas

staf bersetuju dibersarakan atas sebab kesihatan. (5) Tindakan Staf

(a) sekiranya staf diperaku untuk dibersarakan atas sebab

kesihatan, staf tersebut perlu mengemukakan

keputusan seperti dalam Lampiran “C-1” – Pekeliling

Perkhidmatan Bilangan 10 Tahun 1995;

28

(b) staf berhak mengetahui faedah-faedah persaraan yang

layak diperolehi. 4. Carta Alir

Carta alir prosedur penubuhanLembaga Perubatan adalah seperti di

Kembaran B. 5. Dokumen Rujukan

(1) Skim Perkhidmatan Perubatan Bagi Staf Universiti Malaya 2004

(2) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 21 Tahun 2009 – Peraturan

Permohonan Perbelanjaan Kemudahan Perubatan

(3) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 10 Tahun 1995 – Prosedur

Membersarakan Pegawai Atas Sebab Kesihatan

29

Kembaran A CONTOH SURAT PERMOHONAN AGAR KES STAF DIBAWA KE LEMBAGA PERUBATAN (No. Rujukan Surat) (Tarikh Surat) Ketua Unit Perkhidmatan Bahagian Sumber Manusia Tingkat 6, Bangunan Canseleri Universiti Malaya Melalui : Ketua PTj Tuan/Puan, MEMOHON UNTUK MEMBAWA KES STAF KE LEMBAGA PERUBATAN Dengan hormatnya saya merujuk kepada pekara di atas. 2. Pihak kami ingin memohon agar pihak tuan/puan membawa kes staf berikut ke Lembaga Perubatan:

Perkara Catatan

Nama Staf

No. KP

No. Gaji

Jawatan

Gred Jawatan

Jabatan/ PTj

Kes Staf 3. Disertakan bersama-sama ini dokumen berkaitan untuk rujukan pihak tuan/puan.

(1) Senarai tugas staf

(2) Rekod kehadiran staf

(3) Salinan cuti sakit staf

(4) Lain-lain dokumen

Sila nyatakan: _________________________________________________________

_____________________________________________________________________

Sila hubungi ………………………………….. di talian…………….… bagi sebarang

pertanyaan. Sekian, terima kasih. Yang benar, ………(Tandatangan)…….. (NAMA KETUA JABATAN STAF) Jawatan Jabatan 30

BSM Maklumkan

kepada staf

dan uruskan

dokumen

persaraan

PROSEDUR TINDAKAN

DISPLIN DI PERINGKAT PTj

Penubuhan Lembaga Perubatan

KETUA JABATAN Kenal pasti staf yang perlu dirujuk ke Lembaga

Perubatan

KJ Kemukakan

dokumen ke

BSM

BSM

Dapatkan kelulusan dari Naib Canselor untuk

menubuhkan Lembaga

Perubatan

BSM

Dapatkan laporan

perubatan dengan keizinan staf

BSM Kemukakan permohonan kepada

Pengarah Kesihatan Negeri, Pengarah

HKL atau Pengarah PPUM untuk

menubuhkan LP

BSM

maklumat pada Penyelia/KJ hadir ke

persidangan LP bersama staf apabila

tarikh LP telah ditetapkan

Pihak hospital

kemukakan laporan LP

ke BSM

BSM

kemukakan LP ke BSM

kelulusan Naib Canselor

Ya

Bersara?

Tidak

BSM Staf

Dapatkan Boleh teruskan

kelulusan LPU tugas

Kembaran B

Tempoh Tindakan

2 hari

3 hari

Tertakluk kepada

kesediaan staf

3 hari

Segera sebaik

mendapat

maklum balas

daripada

Hospital

1 minggu

3 hari

31

Lampiran 5 PROSEDUR PERSARAAN DEMI KEPENTINGAN

PERKHIDMATAN AWAM (PDKPA) 1. Kategori staf yang boleh dipertimbangkan PDKPA adalah:

(1) Prestasinya berdasarkan markah laporan penilaian prestasi

tahunan pada satu tahun sebelumnya berada pada tahap

kurang daripada 60% tetapi berasaskan latar belakang

perkhidmatannya tidak sesuai untuk diambil tindakan

tatatertib; atau

(2) Menghadapi masalah kesihatan berterusan yang menyebabkan

prestasi perkhidmatannya terjejas dan staf tidak berkeupayaan

menjalankan tugas sehingga menyebabkan beliau tidak dapat

memberi sumbangan setaraf dengan bidang tugas gred jawatan

yang disandangnya, tetapi staf tidak memenuhi syarat untuk

dibersarakan atas sebab kesihatan,

Walau bagaimanapun prosedur di atas boleh dilaksanakan dengan

syarat staf bertaraf berpencen dan bebas daripada tindakan tatatertib

atau mahkamah serta tidak mempunyai ikatan kontrak perkhidmatan.

(3) Staf yang tidak boleh dipertimbangkan PDKPA adalah staf yang

telah dikenalpasti boleh diambil tindakan di bawah Akta Badan-

badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 seperti berikut:

(a) Unsur-unsur penyelewengan;

(b) Penyalahgunaan kuasa;

(c) Cuai;

(d) Unsur pemalsuan/penipuan;

(e) Ketidakjujuran;

(f) Tingkah laku keji;

(g) Salah laku atau jenayah

32

2. Prosedur

(1) Staf yang telah dikenal pasti untuk dibersarakan di bawah

PDKPA hendaklah terlebih dahulu melalui tempoh pemulihan

selama satu tahun. Walau bagaimanapun, atas permintaan

staf yang menghadapi masalah kesihatan, PDKPA boleh

dipertimbangkan tanpa usaha pemulihan/rawatan.

(2) Penyelia/Ketua Jabatan hendaklah mengambil tindakan

berikut dalam tempoh pemulihan staf:

(a) Perbincangan Ketua Jabatan hendaklah berbincang dengan staf

mengenai cara penyelesaian masalah yang dihadapi

dan langkah-langkah yang boleh diambil untuk

memperbaiki prestasinya.

(b) Penempatan dan kursus

(i) Membuat pertukaran dalaman supaya staf mendapat

suasana kerja dan tanggungjawab yang baru.

(ii) Menghantar staf mengikuti kursus yang sesuai

dan berkaitan. Contohnya kursus motivasi.

(c) Sesi kaunseling

Staf yang memenuhi kriteria yang boleh diberi khidmat

kaunseling (Rujuk Lampiran 2 [m/s 17]) boleh dirujuk

kepada Pegawai Psikologi di Bahagian Sumber

Manusia (BSM).

(d) Merujuk staf yang menghadapi masalah kesihatan

kepada Pegawai Perubatan Kerajaan bagi

membolehkan beliau terus mendapat rawatan.

(e) Merujuk kepada yang menghadapi masalah mental

kepada Pakar Psikiatrik.

(3) Selepas satu tahun tempoh pemulihan, Penyelia/Ketua

Jabatan hendaklah mengambil tindakan berikut:

(a) Staf yang berjaya dipulihkan/dirawat boleh meneruskan

tugas seperti biasa.

33

(b) Staf yang gagal dipulihkan/dirawat selepas satu tahun

tempoh pemulihan hendaklah diambil tindakan berikut:

(i) memaklumkan staf mengenai faedah persaraan

PKDPA;

(ii) mendapatkan persetujuan bertulis daripada staf

(Contoh format seperti di Kembaran A).

Persetujuan staf menerima PDKPA hendaklah

atas kerelaannya dan persetujuannya adalah

muktamad (tidak boleh diubah). Bagi staf yang mempunyai masalah mental,

pengesahan Pegawai Perubatan Pakar bahawa staf

berkenaan berada dalam pemikiran yang rasional

dan siuman semasa beliau memberi persetujuan

(c) Mengemukakan laporan hasil usaha pemulihan/rawatan

sepanjang tempoh tersebut kepada pihak BSM untuk

tindakan selanjutnya.

(4) Pihak BSM akan mengemukakan perakuan kepada Lembaga

Pengarah Universiti (LPU) untuk mempertimbangkan PDKPA

kepada staf. Perakuan akan dipanjangkan kepada Jabatan

Perkhidmatan Awam (JPA) untuk kelulusan.

(5) Pihak JPA akan menetapkan tarikh kuatkuasa PDKPA staf.

Selepas keputusan diterima daripada JPA, BSM akan

menguruskan faedah persaraan. 3. Carta Alir

Carta alir bagi proses PDKPA kepada staf seperti di Kembaran B

34

CONTOH SURAT PERSETUJUAN STAF Kembaran A

…………………………….. Tarikh : …………….

(Nama dan alamat pejabat staf)

Ketua Unit Perkhidmatan

Bahagian Sumber Manusia

Melalui: Ketua Jabatan

Tuan, Persetujuan Persaraan Demi Kepentingan Perkhidmatan Awam Saya …………….....(nama staf)……… yang kini bertugas di……(nama Jabatan)….…….dengan ini

bersetuju untuk dibersarakan Demi Kepentingan Perkhidmatan Awam di bawah seksyen 11(a) (ii)

Akta Pencen Pihak-Pihak Berkuasa Berkanun Dan Tempatan 1980 (Akta 239). 2. Saya mengesahkan bahawa persetujuan yang saya buat adalah atas kerelaan saya sendiri. Saya

sesungguhnya faham akan implikasi persetujuan saya ini dan sesungguhnya mengetahui bahawa

persetujuan yang saya buat ini adalah muktamad. Sekian, terima kasih.

Saksi * : ................................................

......................................................

(Tandatangan staf) (Tandatangan saksi)

..................................................... ...............................................

(Nama staf) (Nama saksi)

................................................

(No K. Pengenalan)

................................................

(Jawatan)

* Saksi hendaklah terdiri daripada Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional.

PENGESAHAN PEGAWAI PERUBATAN* Saya mengesahkan bahawa staf yang bernama..............................................no. kad pengenalan ……………………………semasa membuat persetujuan di atas adalah berada dalam keadaan siuman

dan rasional. ……………………………......................... (Tandatangan Pegawai Perubatan) …………………………………………………… (Nama) : Tarikh:………………….. (Jawatan & Cap Rasmi)

* bagi pegawai yang menghadapi masalah mental.

35

Kembaran B Tempoh Tindakan

Prosedur Persaraan Demi Kepentinga Perkhidmatan Awam (PDKPA) 1 tahun

KJ kenal pasti staf (dan maklumkan

kepada ketua Perkhidmatan, jika

berkenaan)

Berjaya

Staf kekal dalam

KJ lakukan usaha Staf memohon

dikecualikan daripada

perkhidmatan

pemulihan rawatan

usaha pemulihan/

selama 1 tahun

rawatan

Gagal

Tidak KJ

Staf kekal dalam dipersetujui dapatkan

persetujuan

perkhidmatan

bertulis staf

Setuju

Tidak KJ

/BSM

Staf kekal dalam

diperakukan

memperakukan

perkhidmatan PDKPA kepada

LPU

Diperakukan

Tidak

LPU

diperakukan

Staf kekal dalam Pemperakukan

perkhidmatan

PDKPA kepada JPA

Diperakukan

Tidak setuju JPA

Staf kekal dalam

mempertimbangkan

perkhidmatan PDKPA

Setuju

Diluluskan PDKPA

36

Lampiran 6 PROSEDUR TINDAKAN TATATERTIB DI PERINGKAT PTJ 1. Definisi

Tindakan tatatertib merujuk kepada tindakan yang diambil ke atas

staf yang terbukti melanggar tatakelakuan yang ditetapkan di

bawah Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000. 2. Siapa yang perlu ambil tindakan?

Pegawai yang menjalankan tugas penyeliaan dan mengetuai

sesebuah unit/ seksyen/bahagian/jabatan (berdasarkan carta

organisasi di PTj masing-masing). 3. Prosedur Tindakan Bagi Kes Tatatertib Biasa (straight forward)

(1) Panggil staf yang terlibat untuk dapatkan penjelasan secara

lisan mengenai kesalahan yang dilakukan;

(2) Rekodkan pertemuan dan butiran perbincangan/penjelasan.

(Rujuk format rekod perbincangan dalam Kembaran A). Jika

tidak berpuas hati dengan penjelasan lisan oleh staf, beri

amaran lisan. Rekod perbincangan ini hanya untuk

simpanan pentadbiran PTj sahaja, tidak perlu dimasukkan

dalam fail peribadi staf. Pastikan rekod pertemuan dan

butiran perbincangan ini disahkan oleh kedua-dua pihak;

(3) Pantau tingkah laku/kelakuan staf berdasarkan persetujuan

yang telah dicapai dalam pertemuan;

(4) Sekiranya kesalahan berulang, beri surat tunjuk sebab untuk

staf kemukakan penjelasan dalam tempoh tiga (3) hari bekerja.

(Rujuk contoh surat tunjuk sebab dan Akuan Terima dalam

Kembaran B1 dan Kembaran B2).

(a) Sekiranya berpuas hati dengan penjelasan, tiada

tindakan perlu diambil.

(b) Sekiranya tidak berpuas hati dengan penjelasan: 37

(i) beri amaran secara bertulis (Rujuk contoh surat

amaran dan akuan terima dalam Kembaran C1

dan Kembaran C2); atau

(ii) lapor kepada Jawatankuasa Tatatertib untuk tindakan

tatatertib bagi kes-kes serius dalam tempoh lima (5)

hari bekerja daripada tarikh penjelasan diterima

daripada staf (Rujuk contoh format laporan dalam

Kembaran D).

(c) Sekiranya tiada penjelasan diberikan, lapor kepada

Jawatankuasa Tatatertib untuk tindakan tatatertib dalam

tempoh lima (5) hari bekerja daripada tamat tempoh

kemukakan penjelasan seperti yang dinyatakan di dalam

surat tunjuk sebab (Rujuk contoh format laporan dalam Kembaran E).

(5) Perkara yang perlu diberikan PERHATIAN

(a) Pastikan surat tunjuk sebab diterima oleh staf dengan

menyediakan surat akuan terima dalam tempoh tiga (3)

hari untuk beri penjelasan dikira dari tarikh surat

diterima oleh staf.

(b) Surat tunjuk sebab dan surat amaran perlu dimasukkan

di dalam fail peribadi staf di PTj sahaja. Hanya surat

amaran perlu disalinkan kepada BSM dan Ketua PTj.

(c) Mana-mana pegawai yang gagal mengambil tindakan

disiplin seperti dinyatakan di atas dalam tempoh yang

ditetapkan (tanpa alasan yang munasabah) boleh

disifatkan sebagai telah cuai atau telah tidak

bertanggungjawab dalam melaksanakan tugasnya dan

boleh dikenakan tindakan tatatertib. 4. Prosedur Tindakan Bagi Kes Rumit (Complicated)

(1) Sekiranya mana-mana pegawai menerima aduan/laporan

mengenai tatakelakuan staf bawahannya yang melibatkan

kes-kes yang memerlukan siasatan/bukti lanjut, satu

jawatankuasa siasatan hendaklah ditubuhkan.

(2) Jawatankuasa Siasatan ini hendaklah ditubuhkan oleh Ketua

PTj yang dianggotai oleh sekurang-kurangnya tiga (3) orang

38

ahli. Pemilihan ahli Jawatankuasa Siasatan adalah

bergantung kepada setiap kes yang berkenaan (ahli daripada

luar PTj/ Jabatan yang berkenaan boleh dilantik). (3) Proses Siasatan:

(a) Minta penjelasan bertulis daripada staf yang terlibat;

(b) Kenal pasti saksi yang boleh membantu siasatan;

(c) Panggil semua pihak yang terlibat (staf dan saksi) untuk

memberikan keterangan lisan;

(d) Kumpul semua dokumen yang berkaitan;

(e) Minit dan rekod semua pertemuan dan perbincangan;

(f) Sediakan laporan lengkap. Kemukakan laporan siasatan

kepada Ketua PTj untuk tindakan seperti berikut:

(i) Sekiranya berpuas hati dengan penjelasan, tiada

tindakan perlu diambil.

(ii) Sekiranya tidak berpuas hati dengan penjelasan:

(A) beri amaran secara bertulis (Rujuk contoh

surat amaran dan akuan terima dalam

Kembaran C1 dan Kembaran C2); atau

(B) lapor kepada Jawatankuasa Tatatertib untuk

tindakan tatatertib bagi kes-kes serius (Rujuk

contoh format laporan dalam Kembaran D). (4) Perkara yang perlu diberikan PERHATIAN

(a) Siasatan hendaklah dijalankan dan diselesaikan dalam

tempoh selewat-lewatnya satu (1) bulan daripada tarikh

aduan/laporan diterima.

(b) Pastikan ahli Jawatankuasa Siasatan yang dilantik tidak

mempunyai kepentingan dalam kes yang disiasat.

(c) Jawatankuasa Siasatan boleh merakamkan semua

perbincangan yang berlangsung sebagai rekod dan bagi

maksud membantu Jawatankuasa menyediakan laporan. 39

(d) Semua pihak yang terlibat perlu memastikan kerahsiaan

siasatan yang dijalankan termasuk menandakan semua

dokumen yang dikemukakan sebagai “SULIT”.

2. Prosedur Tindakan Bagi Kes Tidak Hadir Bertugas (7 hari

berturut-turut atau secara terkumpul dalam sebulan)

(1) Kemukakan surat tunjuk sebab kepada staf yang berkenaan

untuk memberikan penjelasan dalam tempoh tujuh (7) hari

bekerja daripada tarikh surat diterima:

(2) Sekiranya berpuas hati dengan penjelasan, tiada tindakan

perlu diambil.

(3) Sekiranya tidak berpuas hati dengan penjelasan atau tiada

penjelasan dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan,

beri Surat Amaran (Rujuk contoh surat amaran dalam

Kembaran F).

(4) Pantau rekod kehadiran staf.

(5) Jika staf mengulangi kesalahan yang sama, lapor kepada

Jawatankuasa Tatatertib untuk tindakan tatatertib (Rujuk

format laporan dalam kembaran G). 3. Prosedur Kes Tatatertib

(1) Laporan dikemukakan kepada Jawatankuasa Tatatertib

(JKTT) melalui Sekretariat JKTT.

(2) Kemukakan laporan kepada Pengerusi JKTT bagi kategori

staf yang berkenaan untuk:

(a) menimbangkan sama ada wujud suatu kes prima facie

atau tidak;

(b) jika berpuas hati bahawa wujud kes prima facie,

meneliti cadangan pertuduhan atau pertuduhan-

pertuduhan;

(c) menentukan sama ada staf perlu ditahan kerja atau

tidak.

(3) Jika ditentukan tiada kes prima facie, maklumkan kepada Ketua

Jabatan/pihak yang melapor dan kes ditutup. Laporan

hendaklah dibawa kepada Pengerusi JKTT tidak lewat daripada

lima (5) hari bekerja daripada tarikh laporan lengkap diterima. 40

(4) Jika ada kes prima facie, kemukakan kepada staf yang terlibat:

(a) pertuduhan atau pertuduhan-pertuduhan;

(b) notis penahanan kerja, jika ada.

Nota:

(a) Pertuduhan dan Notis Tahan Kerja hendaklah

disampaikan kepada staf tidak lewat daripada tiga (3)

hari bekerja daripada tarikh penentuan prima facie.

(b) Pertuduhan yang dikemukakan hendaklah disalinkan

kepada Ketua Jabatan/pihak yang melapor. (5) Staf kemukakan representasi bertulis yang mengandungi

alasan-alasan untuk membebaskan dirinya dalam tempoh

empat belas (14) hari daripada tarikh pertuduhan diterima. (6) JKTT bersidang untuk mempertimbangkan representasi yang

dikemukakan dan berdasarkan representasi tersebut, JKTT

hendaklah:

(a) menentukan sama ada staf bersalah atau tidak;

(b) menentukan jenis hukuman yang wajar dikenakan

(sama ada hukuman buang kerja atau turun pangkat

atau hukuman yang lebih ringan);

Jika staf tiada mengemukakan representasi, JKTT

hendaklah terus menimbangkan dan membuat keputusan

mengenai pensabitan dan hukuman ke atas staf.

Nota:

(a) Semasa prosiding ini staf yang menjadi subjek

perbicaraan boleh dipanggil untuk memberikan

keterangan lisan, tertakluk kepada budi bicara JKTT.

(b) JKTT boleh memanggil saksi yang berkaitan atau mana-

mana pihak yang pada pandangan JKTT boleh membantu

dalam mempertimbangkan kes yang sedang dibicarakan. (7) Sampaikan keputusan JKTT kepada staf yang terlibat.

41

(a) Salinkan keputusan tersebut kepada Ketua Jabatan/pihak

yang melapor dan Unit Perkhidmatan, BSM.

(b) Keputusan hendaklah disampaikan dalam tempoh tidak

lewat daripada tiga (3) hari bekerja daripada tarikh

JKTT membuat keputusan. (8) Staf boleh mengemukakan rayuan kepada Jawatankuasa

Rayuan Tatatertib (JKRTT) yang berkenaan dalam tempoh

tujuh (7) hari daripada tarikh notis keputusan diterima.

Rayuan hendaklah dikemukakan melalui Ketua Jabatan.

Rayuan boleh dibuat mengenai pensabitan dan/atau

hukuman yang dikenakan.

(9) Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan rayuan staf

kepada JKRTT berserta dengan ulasannya terhadap rayuan

tersebut dalam tempoh tiga (3) hari bekerja daripada tarikh

rayuan diterima. (10) JKRTT bersidang untuk mempertimbangkan rayuan staf.

Setelah rayuan dipertimbangkan, JKRTT hendaklah

memutuskan sama ada:

(a) mengesahkan keputusan yang telah dibuat oleh JKTT;

(b) mengesahkan keputusan JKTT berhubung pensabitan

ke atas staf tetapi mengubah hukuman kepada suatu

hukuman yang lebih ringan;

(c) menghantar balik kes kepada JKTT untuk

dipertimbangkan semula; atau

(d) mengakaskan keputusan dan hukuman yang telah

dikenakan oleh JKTT dan staf dibebaskan daripada

pertuduhan terhadapnya.

Nota:

Perbicaraan rayuan hendaklah berdasarkan merit alasan

rayuan itu tanpa menerima apa-apa pernyataan lanjut atau

keterangan tambahan. (11) Sampaikan keputusan JKRTT kepada staf yang terlibat.

(a) Salinkan keputusan tersebut kepada Ketua Jabatan

dan Unit Perkhidmatan, BSM. 42

(b) Keputusan hendaklah disampaikan dalam tempoh tidak

lewat daripada tiga (3) hari bekerja daripada tarikh

JKRTT membuat keputusan. 4. Carta Alir

Carta alir bagi bab ini adalah seperti di Kembaran H1 hingga Kembaran H4

5. Dokumen Rujukan

Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000

43

Kembaran A BORANG REKOD PERTEMUAN/PERBINCANGAN Tarikh : Masa: Tempat: No. Ruj: Pegawai Penyelia:

Staf yang diselia:

Butiran kesalahan:

Butiran perbincangan:

Butiran keputusan/persetujuan:

Butiran rekod diperakui oleh:

Pegawai Penyelia Staf yang diselia xxxxxxxxxxxx (no k.p) xxxxxxxxxxxxxx (no k.p)

Butiran rekod disahkan oleh:

Ketua Jabatan/xxx Xxxxxxxxx

Tarikh:

44

Kembaran B1 Contoh Surat Tunjuk Sebab No. rujukan: Tarikh: Nama Pegawai: Alamat Ptj: Tuan/Puan, SURAT TUNJUK SEBAB Merujuk kepada perkara di atas dan Borang Rekod Pertemuan/Perbincangan

no rujukan: xxxx (“Borang Tersebut”) Adalah dimaklumkan tuan/puan telah didapati melakukan

2. Oleh yang demikian SILA AMBIL PERHATIAN bahawa, tuan/puan

diminta untuk memberikan penjelasan berhubung perkara di atas secara

bertulis dalam tempoh tiga (3) hari bekerja dari tarikh penerimaan surat ini. 3. Sekiranya tuan/puan gagal untuk berbuat demikian, tindakan yang tegas

boleh diambil terhadap tuan/puan termasuk tindakan tatatertib.

4. Sila tuan/puan tandatangan surat akuan penerimaan surat ini yang

terlampir. Sekian, terima kasih.

Yang benar, (Nama Ketua Jabatan) (Cap Jabatan) s.k. Pendaftar Timbalan Pendaftar, Bahagian Sumber Manusia

45

Kembaran B2 SURAT AKUAN TERIMA

Nama Pegawai :

PTj :

Tarikh:

Ketua Jabatan (Alamat Jabatan)

Tuan/Puan,

AKUAN PENERIMAAN

Saya adalah dengan ini telah menerima surat no. rujukan bertarikh pada .

Terima kasih.

Yang benar,

Nama Pegawai: No. tel.:

46

Kembaran C1 Format SURAT AMARAN

SULIT DAN PERSENDIRIAN No. rujukan: Tarikh: Nama Pegawai: Alamat Ptj: Tuan/Puan, SURAT AMARAN BAGI KESALAHAN BERULANG Merujuk kepada perkara di atas, Borang Rekod Pertemuan/Perbincangan no

rujukan: xxxx (“Borang Tersebut”) dan Surat Tunjuk Sebab (“Surat Tunjuk

Sebab Tersebut”) bertarikh xxxx adalah dirujuk. 2. Tuan/Puan telah mengaku melakukan perbuatan seperti dalam Borang

Tersebut dan telah memperakui serta berjanji untuk tidak mengulanginya lagi.

Walau bagaimanapun, tuan/puan telah ingkar dan didapati mengulangi

kesalahan tersebut pada xxxx di xxxx. 3. Berdasarkan kepada Surat Tunjuk Sebab Tersebut didapati penjelasan

yang diberikan adalah tidak munasabah. 4. SILA AMBIL PERHATIAN bahawa tuan/puan diberi AMARAN untuk

tidak mengulangi perbuatan tersebut dan sekiranya tuan/puan masih ingkar

dan melakukan perbuatan tersebut di masa akan datang, tindakan tatatertib

akan diambil terhadap tuan/puan dengan serta-merta. 5. Sila tuan/puan tandatangan surat akuan penerimaan surat ini yang


Yang benar,

(Nama Ketua Jabatan) (Alamat Jabatan) s.k. Pendaftar

Timbalan Pendaftar, Bahagian Sumber Manusia

47

Kembaran C2 SURAT AKUAN TERIMA

Nama Pegawai :

PTj :

Tarikh:

Ketua Jabatan (Alamat Jabatan)

Tuan/Puan,

AKUAN PENERIMAAN

Saya adalah dengan ini telah menerima surat no. rujukan bertarikh pada .

Terima kasih.

Yang benar,

Nama Pegawai: No. tel.:

48

Kembaran D Format LAPORAN KETUA JABATAN KEPADA JAWATANKUASA TATATERTIB Berdasarkan Arahan Pentadbiran oleh Lembaga Pengarah Universiti di bawah

Seksyen 27 Akta Badan Berkanun 2000 Tatacara membuat laporan: 1. Semua laporan tatatertib daripada Ketua Jabatan hendaklah

dikemukakan kepada :-

Pengerusi Jawatankuasa Tatatertib Universiti Malaya yang

berkenaan Sekretariat Jawatankuasa Tatatertib Universiti

Malaya Unit Perundangan

Aras 7, Bangunan

Canseleri Universiti Malaya

2. Laporan tersebut hendaklah mengandungi perkara-perkara berikut:

(1) Nama pegawai dan butir-butir pegawai seperti No. Kad Pengenalan

serta jawatan dan jabatannya;

(2) Alamat kediaman terakhir pegawai tersebut; (3) Butiran terperinci berkenaan pelanggaran tatatertib tersebut; (4) Bukti-bukti yang boleh menyokong laporan tatatertib tersebut

(dokumen yang berkenaan);

(5) Nama-nama saksi dan butir-butir mereka seperti No. Kad

Pengenalan, jawatan, jabatan dsb;

(6) Dokumen yang menetapkan prosedur jabatan (jika ada) jika

pegawai dikatakan telah melanggar peraturan jabatan; (7) Laporan Jawatankuasa Siasatan di peringkat PTj (sekiranya ada); dan (8) Lain-lain maklumat yang boleh membantu, misalnya surat amaran

pentadbiran oleh Ketua Jabatan sebelum laporan tatatertib

dikemukakan.

49

Kembaran E Format SURAT KEPADA JAWATANKUASA TATATERTIB BAGI

KES PEGAWAI YANG TIDAK MEMBERI SURAT TUNJUK SEBAB No. rujukan: Tarikh: Pengerusi Jawatankuasa Tatatertib Universiti Malaya yang berkenaan Sekretariat Jawatankuasa Tatatertib Universiti Malaya Unit Perundangan Aras 7, Bangunan Canseleri Universiti Malaya Tuan/Puan, LAPORAN TATATERTIB BAGI KES INGKAR PERINTAH Nama Pegawai : No. K/P :

Jawatan :

PTj : Merujuk kepada perkara di atas. 2. Adalah dimaklumkan bahawa Pegawai seperti dinamakan di atas telah didapati melakukan perbuatan (Butiran lanjut kesalahan) 3. Tindakan yang telah diambil oleh pihak PTj adalah seperti berikut:

(1) memanggil Pegawai tersebut pada untuk mendapatkan penjelasan dan memberi amaran lisan kepada Pegawai tersebut; (2) pemantauan dibuat ke atas Pegawai selama (tempoh

pemantauan);

(3) Pegawai didapati mengulangi perbuatan tersebut walaupun telah diberi amaran; (4) memberi surat tunjuk sebab bertarikh kepada Pegawai tersebut, yang

mana perlu dijawab dalam masa 3 hari dari tarikh penerimaan surat tersebut. 4. Walau bagaimanapun, Pegawai tersebut telah gagal untuk menyerahkan surat tunjuk sebab

seperti yang dikehendaki. Oleh yang demikian mohon pihak tuan/puan untuk mengambil

tindakan tatatertib ke atas Pegawai tersebut kerana ingkar perintah. Bersama-sama ini

dilampirkan laporan lengkap kes tersebut untuk makluman dan tindakan pihak tuan/puan. Sekian, terima kasih. Yang benar, (Nama Ketua Jabatan) Cap Jabatan: s.k. Pendaftar

Timbalan Pendaftar, Bahagian Sumber Manusia

50

Kembaran F Format SURAT AMARAN (KES KETIDAKHADIRAN BERTUGAS)

SULIT & PERSENDIRIAN No. rujukan: Tarikh: Nama Pegawai: Alamat Ptj: Tuan/Puan, SURAT AMARAN BAGI KES KETIDAKHADIRAN BERTUGAS Merujuk kepada perkara di atas, Borang Rekod Pertemuan/Perbincangan no rujukan:

xxxx (“Borang Tersebut”) dan Surat Tunjuk Sebab (“Surat Tunjuk Sebab Tersebut”)

bertarikh xxxx adalah dirujuk. 2. Tuan/Puan didapati telah gagal hadir bertugas selama tujuh (7) hari berturut-turut/

tujuh (7) hari secara terkumpul dalam tempoh sebulan seperti yang dinyatakan dalam Borang Tersebut.

3. Tuan/Puan juga telah memperakui serta berjanji untuk tidak mengulangi perbuatan

tersebut seperti yang telah dinyatakan dalam Borang Tersebut. Walau bagaimanapun,

tuan/ puan telah ingkar dan didapati telah mengulangi perbuatan tersebut pada tarikh-

tarikh seperti berikut:


JUMLAH HARI

4. Berdasarkan kepada Surat Tunjuk Sebab Tersebut didapati penjelasan yang

diberikan adalah tidak munasabah. Oleh yang demikian, tuan/puan didapati telah

melanggar peraturan seperti dalam Surat Edaran Universiti bertarikh 18.4.2012.

5. SILA AMBIL PERHATIAN bahawa tuan/puan diberi AMARAN untuk tidak mengulangi

perbuatan tersebut dan sekiranya tuan/puan masih ingkar dan melakukan perbuatan tersebut

di masa akan datang, tindakan tatatertib akan diambil terhadap tuan/puan dengan serta-merta.

6. Sila tuan/puan tandatangan surat akuan penerimaan surat ini yang


Yang benar,

____________________ (Nama Ketua Jabatan)

Cap Jabatan: s.k. Pendaftar

Timbalan Pendaftar, Bahagian Sumber Manusia 51

Kembaran G Format SURAT KEPADA JAWATANKUASA TATATERTIB BAGI KES PEGAWAI YANG TIDAK HADIR BERTUGAS No. rujukan: Tarikh: Pengerusi Jawatankuasa Tatatertib Universiti Malaya yang berkenaan Sekretariat Jawatankuasa Tatatertib Universiti Malaya Unit Perundangan Aras 7, Bangunan Canseleri Universiti Malaya Tuan/Puan, LAPORAN TATATERTIB BAGI KES KETIDAKHADIRAN BERTUGAS Nama Pegawai : No. K/P : Jawatan : PTj : Merujuk kepada perkara di atas. 2. Adalah dimaklumkan bahawa Pegawai seperti dinamakan di atas telah didapati tidak hadir

bertugas selama tujuh (7) hari berturut-turut/ tujuh (7) hari secara terkumpul dalam tempoh sebulan

dan mengingkari arahan seperti mana dalam Surat Edaran Universiti bertarikh 18.4.2012.

3. Tindakan yang telah diambil oleh pihak PTj adalah seperti berikut:

(1) memanggil Pegawai tersebut pada untuk mendapatkan penjelasan dan memberi amaran lisan kepada Pegawai tersebut; (2) pemantauan dibuat ke atas Pegawai tersebut dalam tempoh ; (3) Pegawai didapati mengulangi perbuatan tersebut; (4) memberi surat tunjuk sebab bertarikh kepada Pegawai tersebut, yang mana perlu

dijawab dalam masa 3 hari dari tarikh penerimaan surat tersebut. 4. Walau bagaimanapun, berdasarkan Surat Tunjuk Sebab Tersebut didapati penjelasan yang

diberikan adalah tidak munasabah.

5. Sehubungan dengan itu, mohon pihak tuan/puan untuk mengambil tindakan tatatertib ke atas

Pegawai tersebut. Bersama-sama ini dilampirkan laporan lengkap serta dokumen berkaitan kes

tersebut untuk makluman dan tindakan pihak tuan/puan.

Sekian, terima kasih. Yang benar,

(Nama Ketua Jabatan)

Ketua Jabatan xxxx s.k. Pendaftar

Timbalan Pendaftar, Bahagian Sumber Manusia 52

53

Kembaran H1

PROSEDUR TINDAKAN Tempoh Tindakan DISIPLIN DI PERINGKAT PTJ Kes “Straight forward”

KJ/Penyelia jumpa staf dan minta

penjelasan

KJ/Penyelia rekodkan butiran perbincangan

KJ/Penyelia simpan rekod perbincangan

yang telah ditandatangani oleh

kedua-dua pihak. Salinan ke BSM dan

Ketua PTj

Setuju?KJ/Penyelia beri

amaran secara lisan

KJ/Penyelia pantau staf

Berulang?

KJ/Penyelia beri surat tunjuk sebab untuk

staf kemukakan penjelasan dalam

tempoh 3 hari bekerja

Berpuashati?Tiada tindakan lanjut

KJ/Penyelia beri amaran secara

bertulis

Lapor kepada J/kuasa Tatatertib jika kes

serius

Jika tiada penjelasan

Lapor kepada J/kuasa Tatatertib

1 hari

Tamat

Ya

Tidak

Tamat

Ya Tidak

Tidak

Ya

Kembaran H2


DISIPLIN DI PERINGKAT PTJ

Kes “complicated”

KJ/Penyelia

tubuhkan

Jawatankuasa

siasatan

3 hari

Ya

Tiada tindakan

lanjut

Jawatankuasa

siasatan jalankan

siasatan. Dapatkan

penjelasan bertulis

daripada pegawai Jawatan kuasa siasatan

sediakan laporan

lengkap dan kemukakan

kepada Ketua PTj

Ketua

PTj

berpuas hati?

Kes serius

Tidak

Ketua PTj beri

amaran

secara bertulis

21 hari

21 hari Kes tidak serius

Tamat

Ketua PTj lapor kepada 21 hari Jawatankuasa

Tatertib Tempoh maksimum melengkapkan proses ini adalah 30 hari

54

Kembaran H3

PROSEDUR TINDAKAN Tempoh Tindakan DISIPLIN DI PERINGKAT PTJ

Kes “Tidak hadir betugas (3 hari berturut-turut atau secara terkumpul dalam sebulan)”

Ya

Tiada tindakan

lanjut

Tamat

KJ

Beri surat tunjuk

sebab untuk pegawai

kemukakan penjelasan

dalam tempoh 3 hari bekerja

Berpuas

hati?

Tidak

Tiada tindakan

lanjut

3 hari

Tidak/Tiada penjelasan

KJ beri surat

amaran secara 1 hari bertulis

KJ pantau

rekod

kehadiran staf

Berulang? Ya

3 hari

KJ lapor

kepada

Jawatankuasa

Tatatertib

Tamat

55

PROSEDUR TINDAKAN

DISIPLIN DI PERINGKAT PTJ

Kembaran H4

Tidak

Maklum kepada KJ

Tutup

Prosedur Tatatertib

KJ

Kemukakan

laporan kepada

KJTT

Kes

Prima Ya Facie

Kemukakan kes

kepada staf terlibat

Staf kemukakan

Tidak representasi bertulis

JKTT buat JKTT bersidang

keputusan

Hantar surat

keputusan kepada

staf

Tempoh Tindakan

5 hari

3 hari

Ya

14 hari

3 hari

Ada Berpuas

hati?

KJ kemukakan ke

JKRTT Hantar semula

ke KJTT untuk Berpuas Staf dibebaskan

pertimbangan hati?

semula

Tamat

Mulakan proses

pertimbangan

semula

Tiada 7 hari

Tutup

3 hari

Semua hukuman

terbatal

3 hari

56

TERBITAN BERSAMA:

BAHAGIAN SUMBER MANUSIA, JABATAN PENDAFTAR,

UNIVERSITI MALAYA

DAN UNIT PERUNDANGAN DAN PERKHIDMATAN PENGURUSAN,

UNIVERSITI MALAYA

garis panduan menguruskan - umcms.um.edu.my panduan... · adakan perbincangan dengan staf bagi...

Documents