139

Gambar 4.78. Surat Permintaan Spare part

140

Gambar 4.79. Surat Kembali Barang

141

Gambar 4.80. Surat Permintaan Beli Spare part

142

Gambar 4.81. Surat Pengeluaran Barang

143

Gambar 4.82. Material Requisition

144

Gambar 4.83. Material Receipt Sheet

145

Gambar 4.84 Purchase Order

146

Gambar 4.85. Laporan Persediaan

147

Gambar 4.86. Laporan Penerimaan

148

Gambar 4.87. Laporan Pengeluaran

149

Gambar 4.88.Laporan Permintaan Pembelian

150

4.2. Design

4.2.1. The Task

4.2.1.1. Purpose

Sistem informasi manajemen persediaan PT. PAS dikembangkan

agar dapat meringankan pekerjaan administratif dalam hal pengelolaan dan

pengendalian Spare Part yang dimiliki perusahaan dengan mempermudah

pencatatan transaksi permintaan pembelian, pembelian, penerimaan barang,

pemakaian dan pengeluaran Spare Part dari gudang yang mengakibatkan

perubahan kuantitas persediaan Spare Part, serta mempermudah pengendalian

atas seluruh transaksi yang berkaitan dengan Spare Part.

4.2.1.2. Koreksi dalam Analisis

Beberapa perbaikan (koreksi) dilakukan terhadap analisa dan

perancangan terhadap analisa dan perancangan sistem informasi manajemen

persediaan PT. PAS. Perbaikan – perbaikan tersebut adalah penyesuaian

terhadap revised class yang terjadi akibat adanya private dan common event

yang terdapat pada event table yang mengakibatkan munculnya atribut serta

class baru yang berhubungan dengan sistem informasi manajemen persediaan

PT. PAS. Perbaikan lainnya juga berkaitan dengan pertambahan user

interface, seperti yang digambarkan dalam navigation diagram.

151

4.2.1.3. Kriteria Sistem

Perancangan kriteria sistem informasi manajemen persediaan PT. PAS

ditekankan pada aspek usable dan reliable. Sistem yang reliable dapat

diandalkan dan diperlukan dalam mempertahankan keutuhan data agar sistem

dapat menghasilkan laporan yang handal. Sistem yang usable diperlukan

untuk mempermudah penerapan pada saat pengimplementasian sistem.

Penekanan juga diberikan pada kriteria secure agar sistem yang

dirancang dapat menyediakan keamanan bagi sistem dari serangan yang

datang dari pihak luar atau pengguna internal yang tidak memiliki otorisasi.

Kriteria efficient agar sistem yang dirancang dapat digunakan secara rutin.

Kriteria correct agar sistem yang dirancang sesuai dengan kebutuhan; kriteria

comprehensible agar yang dirancang dapat mudah dimengerti oleh pengguna;

dan kriteria usable agar sistem yang dirancang memungkinkan subsistem dari

sistem yang dirancang dapat digunakan pada sistem yang lain.

Kriteria maintainable dan testable memiliki prioritas yang rendah,

namun kriteria flexible adalah kriteria yang mudah untuk dipenuhi dalam

sistem informasi manajemen persediaan PT. PAS.

Kriteria portable dan interoperable merupakan kriteria yang tidak

memiliki relevansi atau hubungan dengan sistem informasi manajemen

persediaan yang diusulkan. Kriteria sistem informasi manajemen persediaan

PT. PAS disajikan dalam Tabel 4.5.

152

Criterion Very

Important

Important Less

Important

Irrelevant Easily

Fulfilled

Usable X

Secure X

Efficient X

Correct X

Reliable X

Maintainable X

Testable X

Flexible X

Comprehensible X

Reusable X

Portable X

Interoperable X

Tabel 4.5 Kriteria Sistem Informasi Manajemen Persediaan PT. PAS

4.2.2. Technical Platform

4.2.2.1. Spesifikasi Perangkat

Sistem ini didesain dan dikembangkan untuk PC, dimana antara

client dengan server akan terhubung dengan menggunakan switch 16 port..

Untuk lebih detailnya spesifikasi hardware yang akan digunakan untuk PC,

terdapat dibawah ini.

153

Specification Client Server

Processor Intel Pentium 4 1.8 GHz Intel Pentium 4 3.0 GHz

Mother Board Mother Board untuk

Pentium 4

Mother Board untuk

Pentium 4

Memory 128MB 1GB

Hard Disk Drive 20GB, 7200RPM 80GB, 7200 RPM

Floppy Disk (optional) 1.44Mb 1.44Mb

CD-ROM Optional CD-Writer

Monitor 15” 15”

Keyboard dan Mouse Logitech Std KeyMax 901 Umax

NIC 100Mbps 100Mbps

Sound Card Onboard Onboard

Graphic Card N/A GV-3D1

Printer Dot Matrix

Operating System Microsoft Window XP

Professional

Microsoft Windows 2000

Advanced Server

Tabel 4.6 Spesifikasi peralatan untuk SIM Persediaan PT. PAS

4.2.2.2. System Software

Perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PAS

menggunakan Microsoft Windows XP sebagai operating sistem dan SQL

Server sebagai database engine.

154

4.2.2.3. System Interface

Sistem informasi manajemen persediaan PT. PAS yang diusulkan

membutuhkan printer yang dapat mencetak dengan format surat. Untuk itu,

sistem operasi sistem informasi manajemen persediaan PT. PAS harus dapat

menangani interface printer.

4.2.2.4. Bahasa Pemrograman

Perancangan dokumen dengan menggunakan notasi UML (Unified

Model Language) diagram yang berorientasi objek dengan menggunakan tools

Microsoft Visio 2003 serta bahasa pemrograman VB. Net.

4.2.3. Architecture

4.2.3.1. Component Architecture

Sistem Informasi Manajemen Persediaan PT. PAS menggunakan

arsitektur client-server dengan pola distributed functionality. Pada pola ini,

client memiliki komponen User Interface dan Function. Sedangkan server

memiliki komponen Function dan Model. Gambar berikut ini menunjukkan

arsitektur sistem informasi Sistem Informasi Manajemen Persediaan PT. PAS.

155

Gambar 4.89. Component Diagram pada SIM Persediaan PT. PAS

156

4.2.3.2. Process Architecture

Deployment diagram dirancang dengan menggunakan centralized

pattern dimana pada client terdapat komponen user interface, function dan

external device, sedangkan pada server terdapat komponen model. Semua data

yang diinput melelui komponen user interface client akan diproses oleh client

itu sendiri melalui komponen function pada client untuk dibaca dan diproses

melalui komponen function dan model yang ada pada server. Hasil output

data pada client akan dicetak dengan menggunakan printer yang merupakan

external device pada client tersebut.

157

Gambar 4.90. Deployment Diagram pada SIM Persediaan PT.PAS

158

Server

Client gudang

Client teknisi

Client perencanaan

Client penerimaan

Client administrasi material

Client pembelian

printer

printer

printer

printer

printer

Gambar 4.91. Arsitektur jaringan pada SIM Persediaan PT.PAS

159

4.2.3.3. Standard

Perancangan window dan pesan kesalahan sistem informasi

manajemen persediaan PT. PAS mengikuti standard windows. Untuk lebih

jelasnya, beberapa contoh pesan kesalahan dan menu standar dapat dilihat

pada gambar berikut ini

Record pertama

Record sebelumnya

Record sesudahnya

Record terakhir

Record ke – n dari banyaknya record

Record baru

Cetak dokumen

Batal record

Hapus record

Tutup aplikasi

160

Gambar 4.92. Window untuk pesan kesalahan

4.2.4. Model Component

4.2.4.1. Structure

Beberapa perubahan dilakukan terhadap dokumen analisis sistem

informasi manajemen persediaan PT. PAS. Seperti yang terihat pada event

tabel, beberapa event yang bersifat common event dinyatakan dengan adanya

class baru, sedangkan event lainnya yang bersifat private event cukup

dinyatakan sebagai atribut pada class – class yang ada. Untuk lebih jelasnya,

gambar revised class diagram dapat dilihat pada gambar berikut

161

162

Gambar 4.93. Revised Class Diagram pada SIM Persediaan PT. PAS

4.2.4.2. Classes

Berikut adalah spesifikasi class yang terdapat dalam revisi Class

Diagram Sistem Informasi Manajemen Persediaan PT. PAS

Karyawan

Terjadi penambahan atribut dalam class Karyawan, penambahan terjadi

sebagai penyesuaian dari event yang dilakukan oleh seluruh object yang

menjadi turunan class Karyawan. Penambahan yang dibuat adalah dengan

adanya atribut tgl_direkrut dan tgl_diberhentikan.

+entry()+tampil()+update()

-kd_karyawan-nama-ttl-alamat-tgl_direkrut-tgl_diberhentikan

karyawan

Gambar 4.94. Revisi Class Karyawan

Surat Permintaan Spare Part

Class Surat permintaan Spare Part dibuat untuk mencatat permintaan Spare

Part sesuai kebutuhan teknisi. Class Surat permintaan Spare Part memiliki

atribut no_spsp, kd_karyawan, tgl_dibuat, kd_sp, jenis_sp, nama_sp dan

jumlah. Sedangkan operasi yang dilakukan adalah entry_data, get_data,

tampil, create, dan print.

163

Gambar 4.95. Revisi Class Surat Permintaan Spare Part

Surat Kembali Barang dan Detil Surat Kembali Barang

Terjadi perubahan dalam class Surat kembali barang, yaitu dengan dibuatnya

class Detil Surat kembali barang yang berfungsi untuk mencatat informasi

mengenai pengembalian Spare Part yang dilakukan oleh teknisi. Class Surat

kembali barang dan class Detil Surat kembali barang dihubungkan dengan

adanya agregasi antara kedua class tersebut. Beberapa atribut yang semula

dimiliki oleh class Surat kembali barang, kini menjadi atribut pada class detil

Surat kembali barang. Atribut tersebut adalah no_skb, kd_sp, jenis_sp,

nama_sp, jumlah, dan tgl_dikembalikan. .

164

Gambar 4.96. Revisi Class Surat Kembali Barang dan Detil Surat Kembali Barang

Surat Pengeluaran Barang dan Detil Surat Pengeluaran Barang

Terjadi perubahan dalam class Surat pengeluaran barang, yaitu dengan

dibuatnya class Detil Surat pengeluaran barang yang berfungsi untuk

mencatat informasi mengenai pengeluaran Spare Part yang dilakukan oleh

gudang. Class Surat pengeluaran barang dan class Detil Surat pengeluaran

barang dihubungkan dengan adanya agregasi antara kedua class tersebut.

Beberapa atribut yang semula dimiliki oleh class Surat pengeluaran barang,

kini menjadi atribut pada class detil surat pengeluaran barang. Atribut tersebut

adalah no_spb, kd_sp, jenis_sp, nama_sp, jumlah, dan tgl_dikeluarkan .

+get_data()+tampil()+entry_data()+create()

-no_spb-kd_karyawan

surat pengeluaran barang

-no_spb-kd_sp-jenis_sp-nama_sp-jumlah-tgl_dikeluarkan

Detail surat pengeluaran barang

Gambar 4.97. Revisi Class Surat Pengeluaran Barang dan Detil Surat Pengeluaran Barang

Material receipt sheet dan Detil Material receipt sheet

Terjadi perubahan dalam class Material receipt sheet, yaitu dengan dibuatnya

class Detil Material receipt sheet, yang berfungsi untuk mencatat informasi

mengenai penerimaan Spare Part yang dilakukan oleh bagian penerimaan.

Class Material receipt sheet, dan class Detil Material receipt sheet,

dihubungkan dengan adanya agregasi antara kedua class tersebut. Beberapa

165

atribut yang semula dimiliki oleh class Material receipt sheet,, kini menjadi

atribut pada class detil Material receipt sheet,. Atribut tersebut adalah no_spb,

kd_sp, jenis_sp, nama_sp, jumlah, dan tgl_dikeluarkan .

-no_mrs-kd_sp-jenis_sp-nama_sp-jumlah-tgl_diterima

Detail material receipt sheet

Gambar 4.98. Revisi Class MaterialReceipt Sheet dan Detil Material Receipt Sheet

Surat Permintaan Beli Spare Part

Class Surat permintaan beli Spare Part dibuat untuk mencatat kebutuhan

Spare Part yang dibutuhkan oleh bagian gudang. Surat permintaan beli Spare

Part memiliki atribut no_spbsp, kd_karyawan, tgl_dibuat, kd_sp jenis_sp,

nama_sp dan jumlah. Sedangkan operasi yang dilakukan adalah entry_data,

get_data, tampil, create, dan print.

+get_data()+tampil()+entry_data()+create()+print()

-no_spbsp-kd_karyawan-tgl_dibuat-kd_sp-jenis_sp-nama_sp-jumlah

surat permintaan beli spare part

Gambar 4.99. Revisi Class Surat Permintaan Beli Spare Part

166

Material Requisition

Class Material Requisition dibuat untuk mencatat kebutuhan Spare Part yang

hendaknya akan dibeli. Material Requisition memiliki atribut no_mr,

kd_karyawan, tgl_disetujui, tgl, kd_sp jenis_sp, nama_sp dan jumlah.

Sedangkan operasi yang dilakukan adalah entry_data, get_data, tampil, create,

print dan save.

.

+get_data()+tampil()+entry_data()+create()+save()+print()

-no_mr-kd_karyawan-tgl_disetujui-tgl-kd_sp-jenis_sp-nama_sp-jumlah

material requisition

Gambar 4.100. Revisi Class Material Requisition

Purchase Order

Class purchase order dibuat untuk melakukan transaksi pembelian Spare Part

kepada supplier. purchase order memiliki atribut no_po, kd_karyawan,

no_mr, tgl_mr_disetujui, tgl, kd_sp jenis_sp, nama_sp, harga dan jumlah.

Sedangkan operasi yang dilakukan adalah entry_data, get_data, tampil, create,

dan print.

.

167

+get_data()+tampil()+entry_data()+create()+print()

-no_po-kd_karyawan-tgl-no_mr-tgl_mr_disetujui-kd_sp-jenis_sp-nama_sp-jumlah-harga

purchase order

Gambar 4.101. Revisi Class Purchase Order

Spare Part

Class Spare Part dibuat untuk melakukan transaksi pembelian Spare Part

kepada supplier. Spare Part memiliki atribut kd_sp jenis_sp, nama_sp,

jumlah_tersedia, ROP, minimum, tgl_dibeli dan tgl_dipakai. Sedangkan

operasi yang dilakukan adalah cek dan tampil.

.

Gambar 4.102. Revisi Class SparePart

168

4.2.5. User Interface Design

Gambar 4.103 Navigation Diagram Revised Class

169

gambar 4.104 Form Daftar Barang dibawah Minimum Stock

Tombol refresh

170

gambar 4.105. Form Modify Spare Part

171

gambar 4.106. Form Entry Surat Kembali Spare Part

No surat baru

Search database Spare Part

172

gambar 4.107. Form Entry Material Receipt Sheet

Search database Spare Part

No surat baru

173

4.2.6. Rekomendasi

4.2.6.1. Kegunaan Sistem

Kriteria SIM Persediaan PT. PAS yang dirancang harus memenuhi

krieria yaitu:

Criterion System Usefulness

Usable Sistem dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan

Secure Sistem dapat menjamin keamanan data-data yang disimpan

dalam server dari akses oleh pihak-pihak yang tidak memiliki

hak otorisasi.

Efficient Sistem efisien dalam mendukung pencatatan dan pengendalian

persediaan suku cadang

Correct Sistem dapat digunakan untuk membantu administrasi proses

bisnis persediaan suku cadang

Reliable Sistem mampu menghasilkan informasi yang akurat dan dapat

diandalkan untuk proses pengawasan proses bisnis dan sumber

daya yang terpengaruh oleh adanya proses bisnis tersebut.

Comprehensible Sistem dapat dengan mudah dipahami dan dapat digunakan oleh

semua pengguna.

Reusable Subsistem yang dirancang dapat digunakan untuk merancang

sistem informasi lainnya.

Tabel 4.7 Kegunaan sistem bagi SIM Persediaan PT. PAS

174

4.2.6.2. Pelatihan Bagi Pengguna

Pelatihan dan instalasi sistem informasi manajemen persediaan PT.

PAS akan dilakukan oleh dua orang programmer secara bergantian pada tahap

implementation dan delivery. Seluruh karyawan yang akan menggunakan

sistem wajib mengikuti pelatihan yang akan diadakan selama setengah jam per

hari dalam lima belas hari berturut – turut dan wajib memberikan saran dan

tanggapan mereka mengenai sistem yang baru tersebut.

4.2.6.3. Rencana Pelaksanaan

Sistem Informasi Manajemen Persediaan PT. PAS direncanakan dan

dikonversi dengan menggunakan metode parallel selama enam bulan. Dengan

tujuan untuk mengurangi resiko yang mungkin terjadi pada saat sistem yang

lama dikonversikan ke sistem yang baru.