draf garis panduan pelaksanaan intervensi jabatan...

1 | Garis panduan pelaksanaan intervensi

Ibu Pejabat Jabatan Kerja Raya Malaysia, Kuala Lumpur

Draf 1.6 9 Jun 2016

draf GARIS PANDUAN PELAKSANAAN INTERVENSI JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA

NO DOKUMEN: XXXXXX

SALINAN KAWALAN NO:XXXXXXX


JABATAN KERJA RAYA © 2015 Hak Cipta Terpelihara

Data dan maklumat yang terkandung di dalam buku ini adalah hak milik Jabatan Kerja Raya Malaysia (JKR). Tidak dibenarkan memuat salinan, fotokopi,

rakaman, melalui komputer, storan atau sistem capaian semula mana-mana bahagian di dalam penerbitan ini kecuali mendapat keizinan bertulis daripada

pihak Jabatan Kerja Raya Malaysia


PRA KATA

Melaksanakan intervensi bagi memulihkan projek bukanlah sesuatu yang mudah ataupun menyeronokkan tetapi dengan tumpuan dan cara yang betul ia dapat mengubah keadaan. Tambahan pula, menjadi orang yang menyelamatkan keadaan bukanlah sesuatu yang tidak baik.

Susulan daripada Bengkel Pemantapan Templat Project Health Check (PHC) yang diadakan di Shah Alam dari 27 hingga 30 April 2015, Garis Panduan Pelaksanaan Intervensi Jabatan Kerja Raya Malaysia ini telah

dirangka bertujuan menambahbaik tatacara pelaksanaan intervensi di JKR dan seterusnya meningkatkan penyampaian projek (project deliverance) di bawah seliaan JKR sendiri.

Cadangan proses intervensi telah dibentangkan kepada YB Menteri Kerja Raya bulan Julai 2014 dan mendapat persetujuan pengurusan atasan JKR untuk dilaksanakan ke atas projek-projek JKR yang bermasalah. Pemilihan projek bagi cadangan intervensi dibuat berdasarkan:

i. Projek lewat jadual 10 – 20% (SKALA) atau;

ii. Projek sensitif atau berimpak tinggi atau;

iii. Projek di bawah pemantauan ICU.

PHC merupakan salah satu komponen penting dalam proses intervensi untuk membantu Pasukan Projek menangani projek-projek lewat dalam fasa pembinaan melalui pelbagai kaedah pemulihan yang bersesuaian. Kaedah pemulihan ini dijangka dapat membantu kelancaran perlaksanaan projek yang terlibat.

Pelaksanaan intervensi untuk memulihkan keadaan boleh menjadi sesuatu yang tidak selesa, boleh juga mengakibatkan pertegangan urat, konfrontasi, bahkan boleh jadi sangat mengecewakan. Untuk mendapatkan pandangan baru bagi penyelesaian sesuatu masalah, pihak luar mungkin diperlukan untuk melaksanakan pemulihan.

Apabila masalah telah dikenalpasti, tibalah masa untuk membincangkannya dengan pihak berkenaan dan menentukan hala tuju tindakan pemulihan projek. Libat urus semua pihak terlibat amat penting bagi menangani masalah sebenar.

Namun amat penting untuk mengadakan perbincangan secara santai, tidak formal dan memastikan perbincangan terarah kepada masalah yang dihadapi, bukannya terhadap individu. Pasukan intervensi perlu mempunyai semua maklumat dalam tangan dan mampu menceritakan semula sebab-sebab kegagalan projek. Perbincangan ini sepatutnya membuahkan penyelesaian yang akan mengemudi semula projek ke arah penyiapan.

Adalah diharap dengan adanya garis panduan ini ia menjadi tanda dan bukti kesungguhan serta hasil yang sangat baik semua warga JKR dalam perlaksanaan projek selain meningkatkan kepercayaan pihak lain terhadap kemampuan jabatan.


KANDUNGAN

Pengenalan 9

Aliran Proses Kerja 10

Program Intervensi

1.0 Perancangan Intervensi 11

2.0 Pelaksanaan Intervensi 12

3.0 Penubuhan GREEN Team 13

4.0 Penubuhan RED Team 14

1.0 Fasa Perancangan Intervensi

1.1 Mengenal pasti Projek Lewat 15

1.2 Menyediakan Program Untuk Intervensi 15

1.3 Melantik Pasukan Intervensi 16

1.4 Tindakan Awal Pasukan Intervensi 16

2.0 Fasa Pelaksanaan Intervensi

2.1 Melaksanakan Intervensi 17

2.2 Menyediakan & Menilai Laporan Intervensi 18

2.2.1 Menyediakan Laporan 19

2.2.2 Menilai Laporan 19

A. Minor

B. Major

2.3 Melaksanakan Pemulihan

2.3.1 Mendapatkan pelan pemulihan Daripada kontraktor 20

2.3.2 Melaksanakan Tindakan Intervensi dan Pantau Pelan Pemulihan Kontraktor 20

2.4 Memantau & Menilai Status Pemulihan Projek

2.4.1 Pulih 20

2.4.1.1 Sedia & Edar Laporan Penutup & Lessons Learnt 21

2.4.2Tidak Pulih 21

2.4.2.1Sediakan Laporan Kegagalan Pemulihan 21

2.4.2.1 Menilai Tahap Keseriusan 21

A. Tinggi


B. Ekstrim

3.0 Fasa Pelaksanaan GREEN Team

3.1 Melantik GREEN Team 22

3.2 Memperkasa Pasukan Projek 23

3.3 Melaksanakan Tindakan Pemerkasaan oleh Pasukan Projek 23

3.4 Menyediakan Laporan 23

A. Pulih

Sedia & Edar Laporan Penutup & Lessons Learnt

B. Tidak Pulih

Sedia Laporan & Cadangan Tindakan Susulan

4.0 Fasa Pelaksanaan RED Team 24

4.1 Melantik RED Team 24

4.2 Mengganti Personal Utama Pasukan Projek Sedia Ada 25

4.3 Mengambil Alih Pasukan Projek 25

4.4 Menyelia Projek Sehingga Siap 25

A. Pulih


B. Tidak Pulih

Cadang Penamatan

Laksana Proses Penamatan

Apendiks 26

Templat Intervensi

Panduan Menggunakan Templat Intervensi

Templat Laporan Berkaitan


Kawalan Dokumen 1.1 Status Pengeluaran Manual

Tarikh Ringkasan Perubahan

29/04/15 Draf Pertama

1.2 Pengesahan

Pengeluaran Garis Panduan ini telah disahkan oleh:

Tandatangan: … ………………........................... ................ Tarikh: ………..…………

(Jawatan)

Dikeluarkan kepada: ………………………………………………Kawalan Dokumen No..………… (Jawatan)

1.3 Edaran

Edaran Kawalan Dokumen:

Salinan No: Dikeluarkan kepada:

1

2

3

4

5

6

7


Glosari, Terma dan Singkatan

Terma Definasi

Coaching Menyediakan tunjukajar, maklum balas dan hala tuju untuk memastikan prestasi cemerlang.

Fasa Projek Set aktiviti yang dijalankan dalam tempoh kitar hayat projek bagi menuju kepada penyiapan projek.

Green Team Pasukan yang dilantik oleh PROKOM untuk membantu pasukan projek bagi memperkukuhkan pengurusan projek dari segi penggunaan sembilan fungsi pengurusan projek dan pentadbiran kontrak melalui mentoring atau coaching.

Intervensi Pelaksanakan penilaian ke atas penggunaan sembilan fungsi pengurusan projek dan pentadbiran kontrak ke atas projek lewat serta mencadangkan/melaksanakan tindakan pemulihan.

Kitar Hayat Projek Suatu set susunan teratur yang terdiri daripada fasa projek yang nama dan bilangannya ditentukan oleh pasukan atau organisasi yang terlibat secara langsung terhadap projek tersebut.

Laporan Rekod atau ringkasan bertulis yang digunakan bagi tujuan memaklumkan tentang aspek-aspek tertentu projek.

Laporan Kegagalan Pemulihan

Laporan yang disediakan apabila projek gagal dipulihkan setelah tindakan pembetulan dilaksanakan berdasarkan laporan intervensi.

Laporan Penemuan Laporan yang disediakan setelah penilaian intervensi dilaksanakan.

Laporan Pengesyoran RED Team/ GREEN Team

Laporan yang disediakan untuk mengesyorkan penubuhan RED Team atau GREEN Team kepada PROKOM bagi melaksanakan tindakan pemulihan.

Laporan Pengesyoran Penamatan

Laporan yang disediakan untuk mengesyorkan penamatan kontrak kepada Pengarah Cawangan/ Negeri/ pasukan Projek setelah pelan pemulihan kontraktor gagal.

Laporan Penutup Laporan akhir yang disediakan setelah proses intervensi selesai.

Lessons Learnt Iktibar dan pengajaran yang diperolehi dalam pelaksanaan intervensi.

Major Projek yang dikategorikan sebagai ILL atau CRITICAL hasil penemuan intervensi.

Minor Projek yang dikategorikan sebagai OBSERVATION hasil penemuan intervensi.

Mentoring Memberikan sokongan dan pembelajaran berpandu.

Occupational Health and Safety Plan

Pelan sistematik yang direka bagi memastikan dan mengekalkan persekitaran kerja yang selamat dan selesa

Pasukan Intervensi Pasukan yang dilantik untuk melaksanakan penilaian ke atas penggunaan sembilan bidang pengurusan projek dan pentadbiran kontrak.

Pasukan Projek Semua ahli pasukan projek, termasuk pasukan pengurusan projek, dan pengurus projek.

Pelan Pemulihan Program kerja yang dikaji semula bagi memulihkan kelewatan kontraktor untuk mencapai sasaran seperti yang diunjurkan.

Pengurusan Projek Aplikasi pengetahuan, kemahiran, alatan dan teknik terhadap aktiviti-aktiviti projek bagi memenuhi keperluan projek.

Project Health Check

Pemeriksaan professional dalam cara sistematik untuk mengenal pasti dan memperbaiki kecacatan dan kelemahan pengurusan projek. Ia boleh dijalankan pada mana-mana fasa dalam kitar hayat projek JKR.


Terma Definasi

Project Health Check Practitioner

Orang yang bertanggungjawab menjalankan Project Health Check terhadap sesuatu projek.

Projek Suatu set susunan proses teratur bagi menghasilkan produk atau perkhidmatan yang unik.

Projek Lewat Projek yang mana kemajuan pelaksanaan telah mengalami kelewatan melebihi 30 hari atau 10% daripada tarikh atau jadual yang ditetapkan mengikut mana yang terdahulu

Prosedur Suatu set arahan atau tatacara yang bertujuan untuk menghasilkan keputusan atau produk.

Red Team Pasukan yang dilantik oleh pengurusan JKR untuk membuat perubahan besar kepada projek yang bertahap kritikal.

Senarai Semak Suatu senarai butiran yang disusun secara sistematik bagi memudahkan perbandingan atau bagi memastikan tindakan-tindakan yang berkaitan dengannya diurus sebaiknya dan tidak tertinggal.

Tindakan Pemerkasaan Langkah-langkah penambahbaikan dan peningkatan prestasi pasukan projek dengan tujuan memulihkan projek.

Singkatan Definisi PHC Project Health Check

OSH Occupational Safety and Health

PMBOK Project Management Body of Knowledge

PMP Project Management Plan

PM Project Manager

PROKOM Bahagian Pengurusan Projek Kompleks

SPB Sistem Pengurusan Bersepadu

CPAB Cawangan Perancangan Aset Bersepadu

PMO Pejabat Pengurusan Portfolio


Pengenalan

Intervensi projek lewat telah dibentangkan kepada YB Menteri Kerja Raya dan dipersetujui pada Julai 2014. Pelaksanaan intervensi untuk membantu Pasukan Projek menangani projek-projek lewat dalam fasa pembinaan melalui cadangan kaedah pemulihan yang bersesuaian. Ia mendapat persetujuan pengurusan atasan JKR untuk dilaksanakan ke atas projek-projek JKR yang lewat jadual. Terdiri daripada Garis Panduan serta SOP, peranan dan carta alir, Garis Panduan Pelaksanaan Intervensi ini menerangkan tatacara pelaksanaan intervensi bagi projek-projek di bawah selian JKR yang mengalami kelewatan. Selain itu, Templat-Templat berkaitan dengan pelaksanaan intervensi serta

Templat laporan piawai juga turut diberikan bagi memastikan pelaksanaan optimum proses intervensi.


Aliran Proses Kerja

Program Intervensi Program Intervensi merangkumi beberapa proses yang perlu dilalui. Empat (4) langkah utama bagi pelaksanaan ini ditunjukkan dengan jelas dalam carta aliran proses kerja. 1.0 Perancangan Intervensi Rujuk Carta 1.0 2.0 Pelaksanaan Intervensi Rujuk Carta 2.0 3.0 Penubuhan GREEN Team Rujuk Carta 3.0 4.0 Penubuhan RED Team Rujuk Carta 4.0


Program Intervensi

Pe

ng

ara

h

Ca

wa

ng

an/

Ne

ge

ri

PR

OK

OM

Pe

ng

uru

sa

n A

tasa

nC

PA

B N

eg

eri /

PO

Ca

wa

ng

an

Pa

su

ka

n

Pro

jek

Pa

su

ka

n

Inte

rve

nsi

1.0 Perancangan Intervensi

MULAArahan

Intervensi

*Kenalpasti Projek

*Kenalpasti Projek

*Kenalpasti Projek

*Kenalpasti Projek

Sediakan

Rancangan Untuk

Intervensi

Kenalpasti &

Lantik Pasukan

Intervensi

Sediakan

Rancangan Untuk

Intervensi

Kenalpasti

Pasukan

Intervensi

Adakan

perbincangan

dengan Pasukan

Projek

Edar Senarai

Projek

TIDAK

Laksana

Sendiri?YA

Laksana

Intervensi

Maklumkan Pasukan

Projek Berkaitan dan

Salinan Kepada

Pengarah Cawangan/

Negeri

2

Lantik Pasukan

Intervensi

Surat Makluman

Pelaksanaan

Intervensi

Terima Surat

Makluman Bagi

Projek Yang

Diarahkan

Lantik Pasukan

Intervensi

v3

* Proses kenalpasti projek boleh datang daripada mana-mana pihak atau lebih dari satu pihak (Pengurusan Atasan atau PROKOM atau Pengarah Cawangan atau Pengarah Negeri atau CPAB Negeri atau PMO Cawangan)


Program IntervensiP

en

ga

rah

Ca

wa

ng

an/

Ne

ge

ri

PR

OK

OM

Pe

ng

uru

sa

n

Ata

sa

n

CP

AB

Ne

ge

ri / P

O

Ca

wa

ng

an

Pa

su

ka

n

Pro

jek

Pa

su

ka

n

Inte

rve

nsi

2.0 Pelaksanaan Intervensi

Beri Taklimat &

Maklumkan

Persediaan Yang

Perlu

1. Semak Dokumentasi

2. Penilaian Status Projek

3. Pemeriksaan Fizikal Projek

Analisa

Penemuan

Sediakan Laporan Penemuan

dan Cadang Kaedah

Pemulihan

(Guna Templat Laporan)

Perlu Nilai

Semula Proses

Intervensi?

TIDAK

Terima

Laporan

Hasil Laporan

PenemuanMinor

Terima

Laporan

Major

Laksana Kaedah

Pemulihan Projek &

Pantau Pelan

Pemulihan Kontraktor

Pantau Status

Pemulihan

Projek

Penilaian Status

Projek

Sedia & Edar

Laporan Penutup

& Lessons Learnt

Pulih

YA

Tidak Pulih di

Pihak Pasukan

Projek

Sediakan Laporan

Kegagalan

Pemulihan di

Pasukan Projek

TAMAT

Terima

Laporan

Terima

Laporan

Penilaian

Tahap

Keseriusan

Laporan

Pengesyoran

GREEN Team

Sakit

Laporan

Pengesyoran

RED Team

Kritikal

Pelantikan Ahli

Pasukan RED

Team

Pelantikan Ahli

Pasukan

GREEN Team

3

4

Tidak Pulih di

Pihak Kontraktor

2

Sedia Pelan Pemulihan

Projek & Dapatkan Pelan

Pemulihan daripada

Kontraktor

Terima cadangan

daripada peringkat

lebih tinggi

Laksana

cadangan

daripada peringkat

lebih tinggi

Cadangkan

merujuk ke

peringkat lebih

tinggi

Temuramah

Pasukan

Projek

Terima

salinan

laporan

Terima

salinan

laporan

v5


Program Intervensi

PR

OK

OM

Pe

ng

uru

sa

n A

tasa

nG

RE

EN

Te

am

Pa

su

ka

n

Pro

jek

CP

AB

Ne

ge

ri /

PO

Ca

wa

ng

an

Pe

ng

ara

h

Ca

wa

ng

an

/

Ne

ge

ri3.0 Penubuhan GREEN Team

Laporan

Pengesyoran

RED Team

Pelantikan Ahli

Pasukan RED

Team4

Analisa

Kelemahan

Bantu Laksana

Tindakan

Pemerkasaan

Pantau Tindakan

Pemerkasaan

Memperkasa Pasukan Projek

Laksana Tindakan

Pemerkasaan

Cadang Tindakan

PemerkasaanProjek Pulih?

YA

TIDAK

Sedia Laporan &

Cadangan Tindakan

Susulan

Sedia & Edar

Laporan Penutup &

Lessons Learnt

TAMAT

Terima

Laporan

Analisa &

Syor

RED Team

Cadangkan

Kepada P.P.

Mulakan Proses

Penamatan

Penamatan

Laksana Proses

Penamatan

Kontrak

3

Terima

Laporan

v3


Program IntervensiP

RO

KO

MP

en

gu

rusa

n A

tasa

nR

ED

Te

am

Pa

su

ka

n

Pro

jek

CP

AB

Ne

ge

ri / P

O

Ca

wa

ng

an

Pe

ng

ara

h

Ca

wa

ng

an

/ N

eg

eri

4.0 Penubuhan RED Team

Projek Pulih/

Siap?

YA

TIDAK Cadang Penamatan

Sedia & Edar Laporan

Penutup & Lessons

Learnt

TAMATTerima

Laporan

Laksana Proses

Penamatan Kontrak

4

Mengambil Alih

Pasukan Projek

Menyelia Projek

Hingga Siap

Penggantian

Personel Utama

Pasukan Projek

Sedia Ada

v3

Terima

Laporan


1.0 Fasa Perancangan Intervensi

Langkah pertama dalam tatacara intervensi adalah proses merancang kaedah untuk melaksanakan intervensi bagi projek-projek lewat. Projek-projek ini dikenal pasti melalui data dalam sistem SKALA yang mana kemajuan pelaksanaan telah mengalami kelewatan melebihi 30 hari atau 10% daripada tarikh atau jadual yang ditetapkan mengikut mana yang terdahulu.

1.1 Mengenal pasti Projek Lewat Dengan menggunakan laporan prestasi projek JKR, status kemajuan projek dikenal pasti sama ada berdasarkan data SKALA atau arahan pengurusan atasan, seterusnya senarai projek lewat disediakan. Proses kenal pasti projek boleh datang daripada mana-mana pihak atau lebih dari satu pihak (Pengurusan Atasan atau PROKOM atau Pengarah Cawangan atau Pengarah Negeri atau CPAB Negeri atau PMO Cawangan)

Tindakan Tanggungjawab Masa Kaedah/Alatan

Analisis kedudukan projek berdasarkan kepada kemajuan projek

atau;

Pilih projek untuk Intervensi

Pengurusan JKR/ Pengarah Cawangan/ Pengarah Negeri/ CPAB Negeri/ PMO Cawangan

Selepas analisis

atau;

Bila diperlukan

Laporan kemajuan/ Mesyuarat/ Perbincangan/ SKALA

Senaraikan projek yang memerlukan Intervensi

CPAB IPJKR/ CPAB Negeri/ PMO Cawangan

Selepas analisis -


1.2 Menyediakan Program Untuk Intervensi


Sedia program untuk Intervensi PROKOM/ CPAB Negeri/ PMO Cawangan

Selepas menerima senarai projek

-

Kenal pasti Ahli Pasukan Intervensi.

PROKOM/ CPAB Negeri/ PMO Cawangan

Selepas program Intervensi disediakan

Mesyuarat/ Perbincangan/ Senarai PHC Practitioner

1.3 Melantik Pasukan Intervensi


Keluar surat perlantikan kepada Pasukan Intervensi.


Selepas mesyuarat/ perbincangan

Surat/Emel

Maklum kepada Pengarah Cawangan/ Pengarah Negeri dan Pasukan Projek tentang Intervensi yang akan diadakan.



Surat/Emel/Telefon

1.4 Tindakan Awal Pasukan Intervensi


Sedia borang-borang soal selidik Intervensi yang berkenaan.

Pasukan Intervensi

Selepas mesyuarat

Borang soal selidik Intervensi

Sedia kemudahan komputer riba pada hari pelaksanaan Intervensi untuk pengisian markah Intervensi.

Pasukan Intervensi

Selepas mesyuarat

Komputer riba

Atur pengangkutan Pasukan Intervensi ke tapak projek berkenaan atau ke tempat di mana temuduga Intervensi akan diadakan.

Pasukan Intervensi

Selepas mesyuarat

Surat/Emel/Telefon

Atur mesyuarat dengan Pasukan Projek berkenaan.

Pasukan Intervensi

Selepas perlantikan Pasukan Intervensi

Surat/Emel


2.0 Fasa Pelaksanaan Intervensi

2.1 Melaksanakan Intervensi


Beri taklimat kepada Pasukan Projek berkenaan tentang Intervensi dan perkara-perkara yang perlu disediakan untuk melancarkan pelaksanaan Intervensi.

Pasukan Intervensi

Semasa mesyuarat

Mesyuarat

Kenal pasti individu bertanggungjawab dalam Pasukan Projek yang akan ditemuduga semasa Intervensi.

Pasukan Intervensi

Semasa mesyuarat

Mesyuarat

Kenal pasti tarikh/tarikh-tarikh bersesuaian untuk melaksanakan Intervensi.

Pasukan Intervensi

Semasa mesyuarat

Mesyuarat

Susul keputusan mesyuarat dengan mengesahkannya secara bertulis.

Pasukan Intervensi

Selepas mesyuarat

Surat/Emel

Adakan temuduga dengan individu-individu bertanggungjawab dalam pasukan projek bagi projek berkenaan.

Pasukan Intervensi

Semasa Intervensi

Temuduga

Sahkan (verify) semua jawapan yang diberi sebelum dicatatkan markah dalam borang soal selidik.

Pasukan Intervensi

Semasa Intervensi

Borang soal selidik Intervensi

Periksa dokumen yang berkenaan, (jika perlu) bagi mengesahkan jawapan tertentu individu berkenaan.

Pasukan Intervensi

Semasa Intervensi

Pemeriksaan fizikal

Nilai kedudukan projek pada masa tersebut, jika perlu.

Pasukan Intervensi

Semasa Intervensi

Perbincangan

Periksa keadaan fizikal projek, (jika Pasukan Semasa Pemeriksaan fizikal


perlu) untuk mengesahkan fungsi pengurusan projek tertentu.

Intervensi Intervensi

Menilai semula sekiranya penemuan tidak lengkap/ timbul keraguan

Pasukan Intervensi

Semasa Intervensi

Markah soal selidik dimasukkan dalam komputer riba, dan dianalisis untuk diketahui keputusan awal Intervensi yang dijalankan.

Pasukan Intervensi

Semasa Intervensi

Komputer riba

2.2 Menyediakan & Menilai Laporan Intervensi


Analisis semua penemuan yang diperolehi daripada Intervensi.

Pasukan Intervensi

Selepas Intervensi

Mesyuarat/ Perbincangan

Tentukan samada projek perlu dinilai semula untuk melengkapkan keputusan analisis Intervensi.

Pasukan Intervensi

Semasa mesyuarat/ perbincangan


Jika perlu dinilai semula, maklum kepada Pasukan Projek dan atur temuduga semula dengan individu-individu berkenaan.

Pasukan Intervensi


Surat/emel/telefon, Temuduga

Selepas temuduga semula, analisis penemuaan dibuat.

Pasukan Intervensi

Selepas Intervensi


Sediakan laporan Intervensi. Pasukan Intervensi


Laporan

Kemuka laporan Intervensi kepada PROKOM untuk tindakan selanjutnya.

Pasukan Intervensi

Selepas laporan siap.

Surat

Agih laporan Intervensi kepada Pengarah Cawangan/Pengarah Negeri, Pengurusan JKR dan Pasukan Projek yang berkenaan.

PROKOM Selepas laporan diterima dan keputusan Intervensi direkodkan.

Surat

Kenal pasti dan klasifikasi status PHC yang diperolehi untuk sesuatu projek.

Porfolio/Program/ Project Office

Selepas terima permohonan daripada Pengurusan JKR/ Pengarah



Cawangan/ Pengarah Negeri/ Pengurus Projek

Jika status PHC menunjukkan ’PEMERHATIAN’ (OBSERVATION), cadangkan kepada Pasukan Projek untuk mengadakan Pelan Tindakan.

Porfolio/Program/ Project Office


Surat/Emel

Jika status PHC menunjukkan ’SAKIT (ILL)’, Green Team akan ditubuhkan oleh PROKOM/Portfolio Office.

PROKOM/ Porfolio Office


Surat/emel/telefon

Jika status PHC menunjukkan ’KRITIKAL’ (CRITICAL), penubuhan Red Team dicadangkan kepada Pengurusan JKR/ Pengarah Cawangan/ Pengarah Negeri/ Pengurus Projek.



Surat/Emel

2.2.1 Menyediakan Laporan Pasukan Intervensi akan menyediakan laporan yang mana PHC merupakan salah satu alat penilaian berdasarkan kepada penemuan dan temuramah yang dijalankan. Templat laporan yang digunapakai adalah seperti dalam ruangan Apendiks.

2.2.2 Menilai Laporan Berdasarkan skor daripada PHC ataupun soalan intervensi dan juga pertimbangan Pasukan Intervensi, laporan Intervensi akan membawa keputusan sama ada keadaan pentadbiran projek adalah minor atau major.

A. Minor

Bagi penemuan minor, penanda aras adalah berdasarkan kepada penemuan skor PHC di bawah kategori ‘PEMERHATIAN’ (OBSERVATION)

B. Major

Bagi penemuan major, penanda aras adalah berdasarkan kepada penemuan skor PHC berstatus ‘SAKIT’ (ILL) atau “KRITIKAL’ (CRITICAL)


2.3 Melaksanakan Pemulihan


Buat pelan tindakan berdasarkan kepada cadangan pembaikan yang dinyatakan dalam laporan PHC Intervensi.

Pasukan Projek Selepas terima cadangan 3PO

Pelan tindakan

Laksana pelan tindakan tersebut. Pasukan Projek Tempoh projek berjalan

Pelan tindakan

Teliti kesan pelaksanaan samada terdapat peningkatan atau tidak.

Pasukan Projek Tempoh projek berjalan

Pelan tindakan

Jika ada peningkatan, teruskan pengawasan dan kawalan.

Pasukan Projek Tempoh projek berjalan

Pelan tindakan

Jika tiada peningkatan, kaji semula pelan tindakan dan buat perubahan sewajarnya. Seterusnya pantau kesan pelaksanaannya.

Pasukan Projek Tempok projek berjalan

Pelan tindakan terkini

Selepas projek siap, rekod pengalaman projek, sebagai lessons learnt, dalam laporan penyiapan projek.

Pasukan Projek Selepas projek siap

Laporan penyiapan projek.

2.3.1 Mendapatkan Pelan Pemulihan Daripada Kontraktor Berdasarkan laporan penilaian Pasukan Intervensi, bagi status dalam kategori Minor, Pasukan Projek Sedia ada akan mendapatkan pelan pemulihan daripada kontraktor jika masalah kelewatan berpunca daripada pihak kontraktor.

2.3.2 Melaksanakan Tindakan Intervensi dan Pantau Pelan Pemulihan Kontraktor Pihak Pasukan Projek bertanggungjawab memantau pelan pemulihan kontraktor dan memastikan pelan tersebut dilaksanakan seperti dirancang.

2.4 Memantau & Menilai Status Pemulihan Projek Setelah pemantauan dibuat ke atas pelan pemulihan kontraktor, status pemulihan projek perlu disemak pelaksanaannya dan keberkesanannya.

2.4.1 Pulih Projek dikatakan pulih apabila kerja-kerja pemulihan (recovery) mula menunjukkan peningkatan prestasi yang baik. Berdasarkan pemantauan melalui SKALA, prestasi projek bertambah baik dan dapat mengurangkan kelewatan kurang daripada 10 peratus.


2.4.1.1 Sedia & Edar Laporan Penutup & Lessons Learnt Pihak pasukan projek perlu menyediakan laporan penutup berdasarkan kepada Templat seperti dalam Apendiks. Ia perlu diedar kepada pihak CPAB, Pasukan Intervensi, Pengarah Cawangan/Negeri. Laporan ini perlu disimpan untuk rujukan akan datang dan sebahagian daripada dokumen untuk tujuan Lesson Learnt.

2.4.2 Tidak Pulih DiPihak Pasukan Projek Sekiranya prestasi projek masih di takuk lama atau hanya sedikit perkembangan positif, projek bolehlah dikatakan tidak pulih. Berdasarkan pemantauan melalui SKALA, projek masih lagi mengalami kelewatan 10 peratus atau lebih.

2.4.2.1 Sediakan Laporan Kegagalan Pemulihan Pasukan Projek hendaklah menyediakan laporan sebab-sebab kegagalan proses pemulihan.

2.4.2.1 Menilai Tahap Keseriusan Berdasarkan kepada Laporan Kegagalan Pemulihan ini, tahap keseriusan dibahagikan kepada dua (2) tahap;

A. Tinggi Bagi kegagalan dalam kategori tinggi, cadangan penubuhan GREEN Team akan dimajukan.

B. Ekstrim Bagi kegagalan dalam kategori ekstrim, cadangan penubuhan RED Team akan dimajukan.

2.4.3 Tidak Pulih Di Pihak Kontraktor

Sekiranya kontraktor tidak berupaya memperbaiki prestasi dan kelewatan pelaksanaan berterusan atau kemungkiran berulang, projek perlu dirujuk kepada peringkat atasan untuk tindakan seterusnya.

Proses penamatan pengambilan kerja kontraktor perlu dipertimbangkan jika kelewatan berterusan dan projek dikategori sebagai Projek Sakit. Berdasarkan pekeliling yang berkuatkuasa, Projek Sakit didefinisikan sebagai projek yang mana kemajuan pelaksanaan telah mengalami kelewatan melebihi dua (2) bulan atau 20% daripada tarikh atau jadual yang ditetapkan mengikut mana yang terdahulu dan kontraktor tidak berupaya memperbaiki prestasinya.

2.4.3.1 Sedia & Edar Laporan Penutup & Lessons Learnt Pihak pasukan projek perlu menyediakan laporan penutup berdasarkan kepada Templat seperti dalam Apendiks. Ia perlu diedar kepada pihak CPAB, Pasukan Intervensi, Pengarah Cawangan/Negeri. Laporan ini perlu disimpan untuk rujukan akan datang dan sebahagian daripada dokumen untuk tujuan Lesson Learnt. .


3.0 Fasa Pelaksanaan GREEN Team

3.1 Melantik GREEN Team


Kumpul ahli-ahli Green Team dan kenal pasti tindakan yang perlu diambil.


Selepas kenal pasti status PHC

Mesyuarat/ perbincangan

Bantu pasukan projek dalam memperbaiki prestasi pengurusan projek.

Green Team Tempoh projek berjalan

Mentoring and coaching

Awasi prestasi pasukan projek samada terdapat peningkatan.



Jika ada peningkatan, kemas kini kerja bimbingan yang telah dijalankan.

Green Team Penghujung mentoring and coaching

-

Jika tiada peningkatan, teruskan dengan kerja tunjuk ajar kepada pasukan projek.



Selepas peningkatan prestasi Pasukan Projek, projek diserahkan kepada Pasukan Projek tanpa tunjuk ajar.

Green Team Selepas peningkatan prestasi

-

Beri laporan hasil daripada kerja tunjuk ajar.

Green Team Selepas serahan projek

Laporan/ Taklimat/ Perbincangan

Bubar Green Team selepas kerja selesai.


Selepas terima laporan


Awasi dan kawal prestasi projek. Pasukan Projek Tempoh projek berjalan

-


Pasukan Projek Selepas projek siap



3.2 Memperkasa Pasukan Projek Perlantikan GREEN Team bertujuan memperkasa pasukan projek sedia ada. GREEN Team tidak melibatkan pembubaran pasukan projek sedia ada tetapi lebih kepada membimbing pasukan projek sedia menjadi lebih kompeten selain memantapkan fungsi pasukan sedia ada (proses pemerkasaan).

3.3 Melaksanakan Tindakan Pemerkasaan oleh Pasukan Projek Pegawai berkelayakan akan dilantik bagi membimbing pasukan projek sedia ada secara mentoring, coaching dan sebagainya bersesuaian dengan keperluan peningkatan kompetensi personel.

3.4 Menyediakan Laporan GREEN Team hendaklah menyediakan laporan seperti format dalam ruang Apendiks.

A. Pulih

Projek dikatakan pulih apabila kerja-kerja pemulihan (recovery) mula menunjukkan peningkatan prestasi yang baik. Berdasarkan pemantauan melalui SKALA, prestasi projek bertambah baik dan dapat mengurangkan kelewatan kurang daripada 10 peratus.


Pihak pasukan projek perlu menyediakan laporan penutup berdasarkan kepada Templat seperti dalam Apendiks. Ia perlu diedar kepada pihak CPAB, Pasukan Intervensi, Pengarah Cawangan/Negeri. Laporan ini perlu disimpan untuk rujukan akan datang dan sebahagian daripada dokumen untuk tujuan Lesson Learnt.

B. Tidak Pulih

Sekiranya prestasi projek masih di takuk lama atau hanya sedikit perkembangan positif, projek bolehlah dikatakan tidak pulih. Berdasarkan pemantauan melalui SKALA, projek masih lagi mengalami kelewatan 10 peratus atau lebih.

Sedia Laporan & Cadangan Tindakan Susulan

Pasukan Projek hendaklah menyediakan laporan sebab-sebab kegagalan proses pemulihan. Salah satu tindakan susulan adalah melantik RED Team atau cadangan penamatan kontrak.


4.0 Fasa Pelaksanaan RED Team

4.1 Melantik RED Team


Lantik ahli-ahli Red Team Pengurusan JKR/ Pengarah

Cawangan/ Pengarah Negeri/

Pengurus Projek

Selepas terima cadangan Porfolio/Program/ Project Office

Surat

Kumpul ahli pasukan dan bincang tindakan yang akan diambil.

Red Team Selepas perlantikan


Guna kaedah pemulihan bersesuaian untuk meningkatkan prestasi projek.

Red Team Tempoh projek berjalan

-

Awasi prestasi projek Red Team Tempoh projek berjalan

-

Jika tiada peningkatan, semak semula penggunaan kaedah pemulihan yang bersesuaian.

Red Team Tempoh projek berjalan


Jika ada peningkatan prestasi projek, projek diserahkan kepada Pasukan Projek.

Red Team Selepas peningkatan prestasi

-

Awasi dan kawal prestasi projek. Red Team Tempoh projek berjalan

-


Red Team Selepas projek siap


4.2 Mengganti Personel Utama Pasukan Projek Sedia Ada Susulan keperluan penubuhan RED Team, personel utama pasukan projek sedia ada akan digantikan dengan personel baru dan segala kuasa pentadbiran kontrak di tapak adalah pada personel utama ini.


4.3 Mengambil Alih Pasukan Projek Pasukan projek sedia ada akan dibubarkan. Personel utama pasukan projek akan digantikan dengan pegawai yang lebih kompeten. Rombakan boleh jadi melibatkan seluruh ahli pasukan atau hanya melibatkan personel tertentu.

4.4 Menyelia Projek Sehingga Siap RED Team bertanggungjawab menyelia projek selepas pengambilalihan berlaku sehingga projek disiapkan.

A. Pulih

Projek dikatakan pulih apabila kerja-kerja pemulihan (recovery) mula menunjukkan peningkatan prestasi yang baik. Berdasarkan pemantauan melalui SKALA, prestasi projek bertambah baik dan dapat mengurangkan kelewatan kurang daripada 10 peratus.


Pihak RED Team perlu menyediakan laporan penutup berdasarkan kepada Templat seperti dalam Apendiks. Ia perlu diedar kepada pihak CPAB, Pasukan Intervensi, Pengarah Cawangan/Negeri. Laporan ini perlu disimpan untuk rujukan akan datang dan sebahagian daripada dokumen untuk tujuan Lessons Learnt.

B. Tidak Pulih

Sekiranya prestasi projek masih di takuk lama atau hanya sedikit perkembangan positif, projek bolehlah dikatakan tidak pulih. Berdasarkan pemantauan melalui SKALA, projek masih lagi mengalami kelewatan 10 peratus atau lebih.

Cadang Penamatan

RED Team akan membuat cadangan penamatan kontrak berdasarkan pemantauan dan penyeliaan di tapak untuk dikemukakan kepada Pengarah Cawangan/Negeri selaku Pegawai Penguasa.

Laksana Proses Penamatan

Berdasarkan kepada cadangan penamatan oleh RED Team tersebut, Pengarah Cawangan/Negeri selaku Pegawai Penguasa perlu memulakan proses penamatan dan melaksanakan proses penamatan seperti prosedur jabatan.


Apendix

Apendix 1

SURAT PELANTIKAN PASUKAN INTERVENSI

CERTIFIED TO ISO 9001:2008 CERTIFIED TO ISO 140011:2004 CERT. NO.: AR 4001 CERT. NO.: ER 0281

Ruj. Kami : ( ) PKR.CPPK:

Tarikh :

Seperti Senarai Edaran

YBhg. Dato’/Tuan/Puan,

Nama Projek : Perkara : Pelantikan Sebagai Ahli Pasukan Intervensi Dengan segala hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas.

2. YBhg Dato’/Tuan/Puan adalah dilantik sebagai Ahli Pasukan Intervensi bagi

projek ini. Pelaksanaan intervensi untuk membantu Pasukan Projek menangani projek-

projek lewat dalam fasa pembinaan melalui cadangan kaedah pemulihan yang

bersesuaian. Tugas dan tanggungjawab (R&R) pasukan intervensi adalah seperti di

para 1.4, 2.1 dan 2.2 didalam Garispanduan Pelaksanaan Intervensi JKR Malaysia yang

berkuatkuasa.

3. Maklumat projek pada ______________ adalah seperti berikut:

Tarikh Milik tapak : __/__/__ Tarikh Siap Semasa : __/__/__ Kos Kontrak Semasa : RM Jumlah Bayaran Hingga Kini : RM Kemajuan hingga kini : Jadual __% / Sebenar __%

4. Pasukan Intervensi diminta menjalankan intervensi dalam tempoh 1 minggu dan

mengemukakan laporan penemuan kepada Pegawai Penguasa, Pasukan Projek,

Pengurus Program dan CPAB dalam tempoh tidak melebihi 14 hari dari tarikh surat ini.

5. Pasukan Intervensi diminta berhubung terus dengan Pasukan Projek berhubung

Program Intervensi ini.

Sekian, terima kasih.

`BERKHIDMAT UNTUK NEGARA’

Saya yang menurut perintah,

( ) Pengarah BPPK / Cawangan / JKR Negeri / JKR W. Persekutuan

JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA Telefon : (+ 603) 26187510 Pengarah Kanan

CAWANGAN PERANCANGAN ASET BERSEPADU :(+ 603) 26187506 Pengarah I

TKT. 28, MENARA PJD : (+ 603) 26187508 Pengarah II

NO. 50, JALAN TUN RAZAK : (+ 603) 26187686 KPPK Korporat

50400 KUALA LUMPUR Faksimili : (+603) 40411940

Laman Web: http://www.jkr.gov.my/prokom

http://www.jkr.gov.my/prokom

CERTIFIED TO ISO 9001:2008 CERTIFIED TO ISO 140011:2004 CERT. NO.: AR 4001 CERT. NO.: ER 0281

Ruj. Kami : ( ) PKR.CPPK:

Tarikh : sk :

a.

b.

c.

SENARAI EDARAN:

PASUKAN INTERVENSI

a) Ketua Pasukan Intervensi

b) Ahli Pasukan Intervensi

c) Ahli Pasukan Intervensi

(Wakil Pejabat Pengurus Program)

d) Ahli Pasukan Intervensi

(Wakil Pejabat JKR Negeri / W.Persek.)

e) Pencatit

Apendix 2

SURAT KEPADA PASUKAN PROJEK

Apendix 3

PHC POST CONTRACT QUESTIONAIRE

(Versi Feb 2016)

Butiran Projek

Project Name

Project Location

Address

Tel/Email

Project Manager

Name

Email/Tel.

Project Health Check No.

Date of Health Check

Commence Time End Time

Date Date

Project Phase

Reference

Previous Project Health Check No. Date

PHC conducted by:

No.

PROJECT HEALTH CHECK

FOR

Designation & CawanganName

Template PHC Questionaire Post Contract v4 - 100216 Page 1

1 2 3 4 5 Ver. Feb 16

1 2 3 4 5

Rating Indicator

1 2 3 4 5

1 x Surat panggilan mesyuarat

2 x

3 xPenerimaan dokumen

berdasarkan senarai semak

dokumen prapembinaan

4 x Input/Ulasan semasa

perancangan projek

5 x CPM tracking, surat arahan

KPKR

6 xJustifikasi APK kepada

pelanggan, Change Request

Form

7 x Meeting minutes, surat-

menyurat

7 0 0 0 0 35

5.0 Excellent

1 2 3 4 5

8 x Project Schedule/ Gantt

chart/CPM

9 x Surat Peringatan/Surat

Amaran

10 x Wakil SO/Jawatankuasa

Penjadualan Projek/SO

11 xWBS/ Ms Project/ updated

work program/Buku Harian

Tapak

12 x Revised Work

Program/Recovery Plan

13 xAmaran, Peringatan, EOT,

Notis Untuk Tujuan

Penamatan Kerja Kontraktor

(NUTPKK), LAD

14 xMesyuarat khas, PHC,

Intervensi, PSG,

Jawatankuasa Projek Sakit.

15 x Surat Peringatan

PROJECT HEALTH CHECK LIST- QUESTIONNAIRE (Post Contract)

Sekiranya terdapat keperluan EOT, Pejabat Penyelia Projek mengambil

tindakan/langkah-langkah awal bagi pemberian EOT.

For each question assign a score ranging from 1 to 5. Type X in appropriate box.

Jika projek lewat, terdapat langkah-langkah yang telah diambil

mengikut kehendak kontrak.

MASA

Pejabat Penyelia Projek mengetahui kewujudan projek sejak dari

peringkat perancangan

Pejabat Penyelia Projek pernah menyumbang input kepada

pembangunan skop projek.

35

Jadual kerja dipantau (tracking) dengan rapi dan dikemaskini mengikut

tarikh mula kerja sebenar dan tarikh siap kerja sebenar bagi setiap

aktiviti secara berkala.

SKOP

Average Scope score

Subtotal Scope score

Perubahan kerja dilaksanakan selepas kelulusan diperolehi.

Impak ke atas masa dan kos projek akibat daripada perubahan skop

disediakan dan dimaklumkan kepada pelanggan.

Terdapat penglibatan pelanggan semasa proses penetapan/perubahan

skop

Remarks

1=Sangat Lemah

2=Lemah

3=Memuaskan

4=Baik

5=Cemerlang

***Sekiranya perkara dalam bidang adalah tidak berkaitan, sila tanda

pada kotak 3 = Memuaskan

Remarks

Informasi dan dokumentasi projek yang lengkap diterima semasa

mesyuarat pra-pembinaan.

Skop projek adalah jelas dan difahami semasa projek mula

dilaksanakan di tapak.

Terdapat program kerja yang diluluskan (termasuk laluan kritikal dan

milestones) dalam tempoh masa yang ditetapkan dalam kontrak.

Terdapat proses kelulusan program kerja.

Sekiranya berlaku kelewatan kerja di tapak, terdapat proses pemulihan

Program Kerja.

Jika projek masih lewat, terdapat langkah-langkah yang telah diambil

selain daripada peruntukan di bawah kontrak.

Sekiranya projek tersasar dari jadual asal, terdapat tindakan dari

Pejabat Penyelia Projek untuk memastikan kontraktor menyerahkan

Pindaan Program Kerja.



16 x CPM asal yang diluluskan dan

CPM Pindaan.

17 x CPM

10 0 0 0 0 50

5.0 Excellent

1 2 3 4 5

18 x Cost Plan

19 x Revised RKK

20 x Surat Makluman

21 x Carta Organisasi dan Senarai

Tugas

22 x Letter/ Memo/ Meeting

minutes/APK/PHK/ATDA

23 x Revised Cost Plan/ Pindaan

RKK

24 xLaporan Kemajuan Tapak,

Laporan Pemantauan Projek,

Laporan Kewangan.

7 0 0 0 0 35

5.0 Excellent

1 2 3 4 5

25 x Project Quality Plan/C-plan/

site Diary/ Borang SPB

26 x No. of NCR/ Letter of

Approval/ITP

27 x NCR

28 xLetter/ Memo/ Meeting

minutes/ Laporan Penutupan

NCR

29 x T&C Result/ FAT results/

Rekod Kualiti/ Senarai Semak

30 x Test Plan & Execution Dates


minutes/ Laporan Kawalan

Kualiti (Borang SPB)

7 0 0 0 0 35

5.0 Excellent

Pelarasan Harga Kontrak/pindaan ATDA semasa disedia dan

diluluskan.

Q-plan dan C-plan disediakan dan diluluskan

Average Resources score

Laporan status projek telah disediakan secara berkala.

Proses semakan/pemberian EOT menggunakan Program Kerja sebagai

asas.

Pejabat Penyelia Projek mempunyai kompetensi yang mencukupi untuk

memantau jadual Program Kerja.

Subtotal Time score

KUALITI

Sekiranya berlaku perubahan kerja di tapak, terdapat proses

penyelarasan Rancang Kewangan Kontrak (RKK) dengan Program

Kerja Pindaan.

Sekiranya berlaku perubahan kerja di tapak, pihak stakeholders

dimaklumkan perubahan Rancang Kewangan Kontrak (RKK) bagi

tahun semasa.

Terdapat pegawai yang dinamakan untuk memantau dan

mengemaskini Kos Kontrak.

35

Average Time score

Rancang Kewangan Kontrak (RKK) disediakan selaras dengan

Program Kerja yang diluluskan

Subtotal Quality score

Mock up, sampel, ujian penerimaan kilang (FAT) dan T&C dilaksana

dan mengikut PQP dan jadual perancangan.

ITP disediakan dan diluluskan

35

Kos Kontrak diselaras setelah mendapat kelulusan prinsip ke atas

Arahan Perubahan Kerja.

KOS Remarks

50

Average Quality score

Remarks

Pemantauan pemulihan dan pembetulan telah dilaksanakan untuk

menutup NCR dan supaya ianya tidak berulang.

Hasilan kerja/produk adalah berdasarkan Project Quality Plan (PQP).

Subtotal Resources score

Tindakan pengeluaran NCR dilaksanakan terhadap sebarang

ketidakpatuhan kerja (NCP) di tapak.

Kualiti projek dipantau.



1 2 3 4 5

32 x Organisation Chart, Staff

database, RAM/R&R

33 x RAM/ Carta Organisasi

34 x Project team peformance

35 x List of Material

36 x List of expertise/technology

used

37 x Task Needs, Individual Needs,

Team Needs


minutes

39 x Letter of Appointment

8 0 0 0 0 40

5.0 Excellent

1 2 3 4 5

40 xComms Plan, senarai hubung

HOPT, HODT, PBT,

stakeholders, senarai laporan

41 x Network diagram, senarai

stakeholder


minutes, site meeting,

technical meeting

43 x Report Schedules

44 x Akses kepada SKALA

45 xDaftar sub-

kontraktor/pembekal

disediakan dan dikemaskini


minutes, site meeting,

technical meeting

7 0 0 0 0 35

5.0 Excellent

*** 1 2 3 4 5

47 x Arahan KPKR Bil 6 /2015

Terdapat pegawai dinamakan bagi mengemaskini maklumat SKALA

Tempoh membuat keputusan untuk penyelesaian isu adalah

munasabah tanpa menjejaskan prestasi projek.

RISIKO

Terdapat daftar sub-kontraktor/pembekal yang disediakan dan

dikemaskini



Kesedaran pasukan projek terhadap pemakaian arahan pelaksanaan

pengurusan risiko

Pemahaman pasukan projek berkenaan penyediaan pelan komunikasi.

Semua stakeholders dikenalpasti, dikemaskini dan rajah rangkaian

komunikasi difahami.

Mesyuarat melibatkan JKR dan semua stakeholdersdijadualkan secara

berkala dan pelaporan dilaksanakan mengikut pelan komunikasi

Laporan Kemajuan dan/atau laporan status projek dihantar secara

berkala dan pelaporan dilaksanakan mengikut pelan komunikasi

Terdapat kerjasama yang baik antara Pejabat Penyelia Projek, HOPT &

HODT.

Peralatan dan teknologi yang sesuai disediakan mengikut keperluan

projek dan mencukupi utk Pejabat Penyelia Tapak.

Cth: Perisian Ms Projek, komputer dan internet, kamera digital dan

kenderaan

Pejabat Penyelia Projek dapat memperuntukkan masa yang

secukupnya bagi projek

SUMBER

Bilangan sumber manusia adalah mencukupi mengikut Q-Plan.

40

35

Sumber diselia dan diurus dengan baik.



Remarks

Remarks

Remarks

KOMUNIKASI

Pasukan projek telah dilantik

HOPT dan HODT telah dilantik untuk keseluruhan tempoh dalam kitar

hayat projek

Pegawai dalam Pejabat Penyelia Projek mempunyai kompetensi dalam

melaksanakan tugasan.



48 x Daftar risiko / Risk

Management Plan

49 x Daftar risiko / Risk

Management Plan

50 x Bukti pelantikan.

51 x Daftar risiko/ Meeting Minutes

52 x Laporan status risiko berkala

53 x Daftar Risiko yang

dikajisemula dan dikemaskini.

54 xLaporan status risiko berkala,

mesyuarat pemantauan

jabatan

8 0 0 0 0 40

5.0 Excellent

1 2 3 4 5


minutes/ Procurement plan

Daftar jadual perolehan.

56 x Integrasi dengan Program

Kerja utama

57 xArahan Perbendaharaan,

Arahan KPKR dan pekeliling-

pekeliling yang berkaitan

dengan perolehan Kerajaan

58 xLetters, Daftar semua

perolehan yang terkandung

dalam kontrak diedarkan.

59 x Delivery considerations,

senarai NSC

5 0 0 0 0 25

5.0 Excellent

1 2 3 4 5

60 x Q-Plan, C-plan

61 x Dokumen dan Borang SPB

62 x Meeting minutes dan Buku

Harian Tapak

63 x Mesyuarat Tapak, Surat dan

Laporan Kemajuan

4 0 0 0 0 20

5.0 Excellent

Dokumen Pengurusan Risiko disediakan.

Risiko projek dipantau melalui Dokumen Pengurusan Risiko.

Tindakan rawatan disediakan dan dibincangkan dalam mesyuarat

tapak.

Kajian semula risiko diadakan secara berkala.

Average Integration score

Subtotal Integration score

Agenda dan minit mesyuarat serta Buku Harian Tapak mengikut format

arahan KPKR Bil 6/2015

Q-plan dan C-plan telah disediakan dan dikemaskini

Kenal pasti dan rancang semua perolehan yang terkandung dalam

kontrak Terdapat jadual perancangan bagi melaksanakan semua

perolehan yang terkandung dalam kontrak

Pegawai dilantik untuk mengurus risiko.

40

20

Sistem Pengurusan Bersepadu SPB digunapakai secara menyeluruh

(Sistem ISO bagi projek R&B)

Subtotal Risks score

25

Average Procurement score

Subtotal Procurement score

PEROLEHAN

Jadual perolehan diselaraskan dengan Program Kerja.

Pematuhan kepada kaedah perolehan selaras dengan Arahan

Perbendaharaan, Arahan KPKR dan pekeliling-pekeliling yang

berkaitan dengan perolehan Kerajaan.

Pihak pelanggan, HOPT dan HODT terlibat sama dalam perbincangan

mengenai semua perolehan (VO, WPS, WKP dll) untuk keseluruhan

tempoh dalam kitar hayat projek.

Adakah tindakan-tindakan awalan telah diambil untuk memastikan

perolehan boleh dilaksanakan agar melancarkan pelaksanaan projek.

Risiko diurus oleh pemilik risiko masing-masing.

Average Risks score

Status Pengurusan Risiko dilapor ke peringkat atasan.

INTEGRASI

Pihak pemegangtaruh (stakeholders) sentiasa dimaklumkan status

kemajuan projek dan perubahan-perubahan kerja yang terkini (skop,

masa dan kos)

Remarks

Remarks



*** 1 2 3 4 5

64 xOSH Plan/Meeting

minutes/List of PPE/Dengue

prevention/OHSAS 18001

65 x Dokumen dan Borang SPB

Program Pengurusan Alam

Sekitar, Keselamatan Dan

Kesihatan Pekerjaan

[JKR.PK(P).14]


minutes

Agenda Utama dalam

Mesyuarat Tapak

67 x Format Laporan mengikut

Pelan.

68 x Laporan mengikut jadual.

5 0 0 0 0 25

5.0 Excellent

*** 1 2 3 4 5

69 x EM Plan / EMS


minutes/RAM

71 x Document/ Reports/BQ

72 x

4 0 0 0 0 20

5.0 Excellent

1 2 3 4 5

73 x Pelan Operasi Latihan

74 x

75 x

76 x Coaching & mentoring

77 x Maklumbalas pasukan projek

5 0 0 0 0 25

5.0 Excellent

Pelan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan disediakan dan diluluskan

Average Environmental Management score

Subtotal Environmental Management score 20

PELAN KESIHATAN DAN KESELAMATAN PEKERJAAN

Subtotal Training score

Laporan Keselamatan Dan Kesihatan Pekerjaan disediakan,

dikemaskini dan dikemukakan secara berkala selaras dengan Jadual

Perancangan.

Average Occupational Safety and Health score

Average Training score

TNA dilaksanakan dalam pasukan projek

LATIHAN

Terdapat pegawai yang dipertanggungjawabkan untuk memantau pelan

tersebut

Dokumen dan laporan Pengurusan Alam Sekitar adalah lengkap

25

25

Subtotal Occupational Safety and Healh score

Latihan memberi kesan kepada tahap prestasi pasukan projek

PENGURUSAN ALAM SEKITAR

PelanPengurusan Alam Sekitar telah disediakan dan diluluskan.

Latihan/kursus dilaksanakan mengikut pelan.

Latihan informal secara dalaman dianjurkan oleh Pengurus Projek

Pasukan projek menggunapakai SPAS dan SPB untuk pemantauan

pelan Alam Sekitar.

Sistem Pengurusan Bersepadu SPB dalam Pengurusan Keselamatan

Dan Kesihatan Pekerjaan digunapakai secara menyeluruh.

Terdapat pelan latihan disediakan untuk semua ahli pasukan projek.

Terdapat pegawai yang dipertanggungjawabkan (selaras dengan

keperluan kontrak) untuk memantau pelan tersebut

Laporan Keselamatan Dan Kesihatan Pekerjaan disediakan mematuhi

Pelan Keselamatan Dan Kesihatan Pekerjaan yang diluluskan.

Remarks

Remarks

Remarks



1 2 3 4 5

78 xLocation name /Construction

Drawingsite diary/as-built drg/

Arahan Keselamatan Pejabat

79 x Daftar lokasi disediakan dan

dikemaskini

80 x Filling system/ Registered List

of Construction drawings

81 x RAM/ Carta Organisasi

82 x i.e : klasifikasi mengikut

butiran kerja; tagging

83 x Daftar fail, Memo, Surat

Edaran, Email.

6 0 0 0 0 30

5.0 Excellent

1 2 3 4 5

84 x RAM/Senarai tugas/SPB/Org.

chart

85 x RAM/Senarai tugas/SPB

2 0 0 0 0 10

5.0 Excellent

1 2 3 4 5

86 x T&C Program and Results/

Pre-acceptance criteria/SPK

87 x WBS/ Ms Project

88 x CPM

89 x As-built drawing, surat

4 0 0 0 0 20

5.0 Excellent

Daftar lokasi penyimpanan dokumen disediakan dan dikemaskini

Fail/dokumen diurus dan dikemaskini secara sistematik dan mudah

diakses.

Average Roles and Responsibility score

Subtotal Roles and Responsibility score 10

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB Remarks

Peranan dan tanggungjawab HOPT, HODT dan pasukan projek

dinyatakan secara jelas.

30

Terdapat pelan strategi bagi tujuan penyerahan/pentauliahan projek

dirancang

20

Average Handover score

Subtotal Handover score

Average Documentation score

PENYERAHAN / PENTAULIAHAN

Subtotal Documentation score

Penyimpanan dokumen secara berpusat dan selamat di pejabat atau di

pejabat tapak.

DOKUMENTASI

Remarks

Remarks

Terdapat pegawai yang dipertanggungjawabkan.

Terdapat inisiatif dalam memudahkan lagi pencarian fail/dokumen.

Dokumen Kelulusan/ keputusan pegawai penguasa/PBT/Utiliti didaftar

dan disimpan secara sistematik dan diedarkan kepada pasukan projek.

Aktiviti T&C dinyatakan dengan munasabah dalam Program Kerja

Pemantauan pengemukaan Lukisan Terbina secara berperingkat.

Peranan pasukan projek difahami dan dipatuhi.

Jadual bagi aktiviti penyerahan projek dirancang



#REF! Diagnosis

357 to 445 HEALTHY

268 to 356 OBSERVATION Minor

179 to 267 ILL

89 to 178 CRITICAL

SUMMARY

Total Score 445

Average subject Score Comment

1 SKOP 5.0 Excellent 7

2 MASA 5.0 Excellent 10

3 KOS 5.0 Excellent 7

4 KUALITI 5.0 Excellent 7

5 SUMBER 5.0 Excellent 8

6 KOMUNIKASI 5.0 Excellent 7

7 RISIKO 5.0 Excellent 8

8 PEROLEHAN 5.0 Excellent 5

9 INTEGRASI 5.0 Excellent 4

10PELAN KESIHATAN DAN KESELAMATAN

PEKERJAAN5.0 Excellent 5

11 ENVIROMENTAL MANAGEMENT 5.0 Excellent 4

12 LATIHAN 5.0 Excellent 5

13 DOKUMENTASI 5.0 Excellent 6

14 PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB 5.0 Excellent 2

15 PENYERAHAN / PENTAULIAHAN 5.0 Excellent 4

COMMENTS

Indicates that JKR / the project team has well developed process and effective project management capabilities and resources in place.

MajorAdapted from the 'Project Implementation Profile' - J. Pinto & D. Slavin

Shows clearly that there are serious deficiencies in the application on best project

management practices and project failure against key JKR success parameters is most

probable.

Indicates that JKR / the project team are not applying well developed processes and effective

project management capabilities and resources. Successes are more likely due to chance

than co-ordinated effectiveness.

Suggests that JKR / the project team takes project management seriously but may need to

review areas of weakness.

Indicates that JKR / the project team has well developed process and effective project

management capabilities and resources in place.

0.0

1.0

2.0

3.0

4.0

5.0

0.0

1.0

2.0

3.0

4.0

5.0Excellent

Good

Satisfactory

Require Upgrading

Required Condition Doesn't Exist

Score

0.0

1.0

2.0

3.0

4.0

5.0

SKOP

MASA

KOS

KUALITI

SUMBER

KOMUNIKASI

RISIKO

PEROLEHANINTEGRASI

PELAN KESIHATAN DANKESELAMATAN PEKERJAAN

ENVIROMENTALMANAGEMENT

LATIHAN

DOKUMENTASI

PERANAN DANTANGGUNGJAWAB

PENYERAHAN /PENTAULIAHAN

Excellent Good Satisfactory Require Upgrading Required Condition Doesn't Exist Score

`


PROJECT :

Total Score for Project

Diagnosis

Score

1 5.0

2 5.0

3 5.0

4 5.0

5 5.0

6 5.0

7 5.0

8 5.0

9 5.0

10 5.0

11 5.0

12 5.0

13 DOKUMENTASI 5.0 Excellent

14 PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB 5.0 Excellent

15 PENYERAHAN / PENTAULIAHAN 5.0 Excellent

Overall Score Evaluate Your Score

357 to 445

268 to 356

179 to 267

89 to 178

Score

1 Required condition does not exist

<1.5 Poor- Requires upgrading

1.6 - 2.5 Weak- Requires upgrading

2.6 -3.5 Satisfactory

3.6 - 4.5 Good

4.6 - 5 Excellent

Comment

Suggests that JKR / the project team takes project management seriously but may need to

review areas of weakness.

Indicates that JKR / the project team are not applying well developed processes and

effective project management capabilities and resources. Successes are more likely due to

chance than co-ordinated effectiveness.

Shows clearly that there are serious deficiencies in the application on best project

management practices and project failure against key JKR success parameters is most

probable.

Excellent

Excellent

Excellent

Excellent

Indicates that JKR / the project team has well developed process and effective project

management capabilities and resources in place.

Excellent

Excellent

ENVIROMENTAL MANAGEMENT

LATIHAN

HASIL PENILAIAN

Project Areas

445

Indicates that JKR / the project team has well developed process and effective

project management capabilities and resources in place.

Excellent

Excellent

Excellent

Remarks

Excellent

Excellent

Excellent

SKOP

MASA

KOS

KUALITI

SUMBER

KOMUNIKASI

RISIKO

PEROLEHAN

INTEGRASI

PELAN KESIHATAN DAN KESELAMATAN PEKERJAAN


Summary

A short summary report identifying the project strength and areas requiring improvement

A. Project Strength

B. Areas Requiring Improvement

c. Action plan

d. PROPOSED FOLLOW UP DATE

A follow up date to review progress against the Action Plan

Start & End dates Action byAreas for improvement Action to be taken

2016MonthDay: Year

HASIL PENILAIAN


Apendix 4

TEMPLAT SOALAN INTERVENSI (Versi Julai 2016)

KPI PASUKAN PROJEK PERSEKUTUAN

INTERVENSI PROJEK

TEMPLATE PENILAIAN

PRESTASI PASUKAN

PROJEK

BIL KRITERIA PENILAIAN WAJARAN MARKAHJUMLAH

MARKAHPENGGUNAAN

DOKUMEN/ULASAN/ JUSTIFIKASI

1 KOMITMEN PASUKAN PROJEK 5

1.1 Komitmen PP/WPP dalam penggunaan PM Tools seperti

SKALA, SPB, CPM, Q-Plan/C-Plan

2 SKALA, SPB, CPM, Q-

Plan/C-Plan

1.2 Komunikasi dan penglibatan PP/WPP dengan ahli pasukan

projek, pihak HOPT dan HODT serta Klien semasa

mengendalikan projek.

1 Arahan, memo, Minit

mesyuarat, Perbincangan

1.3 Peranan PP/WPP dalam membuat keputusan dan pengurusan

isu/masalah pelaksanaan projek.

1 Minit mesyuarat, APK,

surat,memo, buku harian

tapak

1.4 Inisiatif PP/WPP dalam mewujudkan pembudayaan ilmu di

kalangan pasukan projek dan budaya kerja yang positif.

1 Team building, latihan,

latihan informal, bengkel,

lawatan

2 PERANCANGAN PROJEK 10

2.1 Penyediaan Pelan Kualiti Projek (Q-Plan, C-Plan. ITP JKR,

PQP*, ITP*), perancangan mesyuarat tapak/teknikal, jadual

penilaian kemajuan, jadual bayaran kepada kontraktor

2 PMP, Q-Plan,C-Plan,ITP,

PQP

2.2 Penilaian Jadual Projek atau Program Kerja (PK) untuk

Kelulusan PP:

5

i. Penetapan Work Breakdown Structure (WBS) dan milestone

utama.

ii. Mengambilkira mitigasi risiko dalam PK.

TEMPLATE PENILAIAN PRESTASI PASUKAN PROJEK

Dinilai dari aspek Komitmen secara keseluruhan bagi Pasukan Projek

Dinilai dari aspek penyediaan Perancangan dan dokumentasi didalam melaksanakan projek

Markah mengikut pecahan Kriteria

KRITERIA PENILAIAN DAN PEMARKAHAN

Program Kerja (PK),

pembentangan

kontraktor, surat

kelulusan/ulasan dalam

14 hari, SKALA

dikemaskini secara

teratur


2 PERANCANGAN PROJEK (..sambungan)

iii. Penyediaan Lengkung-S (Kewangan dan Fizikal).

iv. Rancang Kewangan Kontrak di dalam SKALA (selaras dengan

PK yang diluluskan)

v. Penyediaan Recovery Plan yang efektif bilamana berlaku

kelewatan

2.3 Penyediaan pelan pengurusan risiko atau daftar

risiko/Pelaksanaan pengurusan risiko.

3 RMP, minit mesyuarat

Pra- Pembinaan, minit

mesyuarat tapak, surat

3 PEMANTAUAN DAN PELAPORAN KEMAJUAN PROJEK 10

3.1 Penggunaan Program Kerja dalam Memantau Kemajuan Projek 2

i. Kemajuan kerja (fizikal dan kewangan) dikemaskini dan

mematuhi Garis Panduan Penjadualan Projek JKR.

ii. Varian kemajuan (fizikal, kewangan dan tarikh siap).

iii. Probability dan Hit Ratio (Reka & Bina)

3.2 Penggunaan dan pengemaskinian SKALA 2

i. Pengemaskinian maklumat dan Catatan dalam SKALA.

ii. Integriti data/maklumat SKALA.

iii. RKK berdasarkan CPM

iv. Memahami keperluan mengisi GN 4

v. Laporan Prestasi Kontraktor

Dinilai dari aspek penggunaan dokumen dari Para 2.0 dan Arahan/Garis Panduan terkini untuk Memantau dan membuat Pelaporan

Minit Mesyuarat Tapak

dan Laporan projek

selaras dengan Arahan

KPKR

SKALA, laporan projek,

lantikan pegawai

penyelaras SKALA


3 PEMANTAUAN DAN PELAPORAN KEMAJUAN PROJEK

(..sambungan)

3.3 Mesyuarat Pra-Pembinaan/ Tapak/ Teknikal/ Koordinasi: 2

i. Pematuhan kepada perancangan mesyuarat dalam C-Plan.

ii. Agenda mesyuarat mematuhi SPB dan Arahan KPKR bil 6/2015

iii. Penggunaan mesyuarat sebagai PM Tool bagi mencapai

objektif kualiti projek (masa, kos dan kualiti).

3.4 Koordinasi/Komunikasi di antara disiplin dan syarikat utiliti 2

i. Dokumentasi dan/atau lukisan koordinasi antara disiplin.

ii. Koordinasi dengan syarikat utiliti (pengalihan utiliti dan/atau

penyambungan bekalan).

3.5 Pemantauan pengurusan risiko menggunakan RMP 2

i. Revisit RMP

ii. Membincangkan dalam Mesyuarat tapak

iii. Tindakan diambil

Minit mesyuarat dan

pelaporan kontraktor

selaras dengan Arahan

KPKR. Takwim

mesyuarat disediakan

dan dipatuhi. Dateline

untuk isu dipantau/patuhi.

Pelan komunikasi, minit

mesyuarat teknikal, minit

mesyuarat khas,

perbincangan, surat-

menyurat, lukisan

koordinasi

Minit mesyuarat, Risk

Status, Dokumen Revisit

dan pengemaskinian

RMP

4 KAWALAN KEMAJUAN DAN PRESTASI PROJEK 15

4.1 Aktiviti didalam CPM merangkumi semua milestone penting dan

perlaksanaan ditapak sejajar dengan Program Kerja (PK)

3 Laporan Kemajuan Projek

4.2 Tindakan yang diambil jika terdapat varian dari tarikh siap(berlaku

kelewatan) bagi kemajuan kewangan dan kemajuan fizikal.

3 Recovery Plan, Revised

Work Program

4.3 Kawalan ke atas pelaksanaan aktiviti/milestone kebergantungan

luar (luar kawalan kontraktor) seperti pengambilan balik tanah,

penyambungan utiliti, pengalihan utiliti, kelulusan PBT.

3 Minit mesyuarat tapak,

RMP, Program Kerja (Soft

copy)

4.4 Pelantikan NSC dan kawalan kemajuan kerja serta penyelarasan

kerja dengan Kontraktor Utama.

3 SST, Program Kerja

integrated

4.5 Tindakan yang diambil bagi menangani isu/masalah/risiko yang

memberi impak kepada kemajuan kerja.

3 Minit mesyuarat,

surat,RMP, laporan status

risiko

5 KAWALAN KUALITI PROJEK 25

5.1 Pematuhan kepada Prosedur SPB dan Surat Arahan KPKR

i. Kekerapan lawatan tapak dan pemeriksaan. Lakukan ujian ke

atas bahan yang digunakan. Pengisian Site Diary dengan teratur.

5

ii. Penggunaan mock-up sebagai rujukan/penanda aras

penerimaan kerja.

1

iii. Pematuhan kepada keperluan standard atau kriteria penerimaan

dalam borang pemeriksaan pembinaan dalam kelulusan kerja.

2

Dinilai dari aspek pemahaman, semakan dokumentasi dan tindakan Kawalan (control measure) merujuk kepada proses/prosidur kerja.



Dinilai dari aspek pemahaman, pematuhan dan kawalan kualiti didalam perlaksanaan projek.

Borang SPB, laporan

kualiti, laporan

keselamatan, laporan

penjagaan alam sekitar,

site diary, dll.

5 KAWALAN KUALITI PROJEK (..sambungan)

iv. Analisis ke atas keputusan ujian-ujian yang perlu dijalankan. 2

v. Mematuhi dan melaksanakan keperluan keselamatan &

kesihatan pekerja dan alam sekitar.

4

vi. Pengurusan produk yang tidak memenuhi spesifikasi dan

Laporan Ketakakuran (NCP) dan laporan penutupan

2

5.2 Pemeriksaan Ketersediaan Produk untuk Penyerahan: 3

i. Koordinasi dan pemeriksaan pra-CPC dan pemeriksaan dari

Caw Senggara Fasiliti Bangunan

ii. Penyediaan dokumen Gerbang Nilai 4 didalam SKALA

ii. Koordinasi dan pemeriksaan pra-penyerahan bersama Klien

5.3 Produk Pembinaan/Siap: 6

i. Kualiti pembinaan mengikut spesifikasi (kemasan, peralatan

dan kelengkapan).

ii. Berfungsi dengan baik (data-data ujian).

Laporan Pemeriksaan

Ketersediaan/ Laporan

Pra- CPC

Senarai NCP , Lawatan

CPC, Pra T&C, dan sesi

T&C

6 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA 10

6.1 Perancangan Sumber (Pasukan Projek/Pekerja): 7 C- Plan.

i. Carta organisasi Pasukan Projek JKR. Matrik komunikasi.

ii. Senarai tugas dan tanggungjawab ahli Pasukan Projek JKR

iii. Penetapan tanggungjawab ahli pasukan JKR(Roles &

Responsibility)

iv. Carta organisasi Pasukan Projek Kontraktor.

v. Senarai tugas dan tanggungjawab Pasukan Projek Kontraktor.

vi. Matrik komunikasi

vii. Senarai Nama, Jawatan, emel dan nombor telefon. Senarai (Contact list)

6.2 Pengurusan Kompetensi Ahli Pasukan: 3

i. Penentuan kompetensi diperlukan dan kompetensi semasa

pasukan JKR.

ii. Tindakan untuk merapat jurang atau meningkatkan kompetensi

pasukan JKR.

iii. Tindakan untuk memastikan pasukan kontraktor mempunyai

kompetensi diperlukan.

Borang SPB, Buku Harian

tapak Rekod pengurusan

sumber manusia, senarai

latihan yang diperlukan

oleh pasukan projek

Dinilai dari aspek pengurusan, penyeliaan, penyediaan & semakan dokumentasi serta tindakan yang diambil untuk pasukan/staf.


Matrik penetapan

tanggungjawab.

7 PENTADBIRAN KONTRAK 10

7.1 Polisi-polisi insurans (tempoh, nilai, dan syarat-syarat lain) dan

penyediaan dokumen kontrak (mengikut jadual)

2 Dokumen Kontrak,

SKALA, APK, PHK, VOP,

JKR66

7.2 Penilaian Kemajuan (mengikut jadual) dan Bayaran Kemajuan

termasuk mendapat balik wang pendahuluan, potongan WJP dan

kawalan agar tidak terlebih bayar.

2 Rekod SKALA, Unjuran

dari RKK

7.3 Penyediaan Arahan Perubahan Kerja, Pelarasan Harga Kontrak

dan VOP (mematuhi peraturan dan tempoh masa).

2 VO prinsip, VO dalam

tempoh kontrak, VO

mengikut had kelulusan

7.4 Penggunaan peruntukan kontrak untuk memastikan objektif projek

(kos, masa dan kualiti) tercapai.

4 Pengeluaran notis,

amaran, EOT, LAD dll.

8 PEMATUHAN KPD SPB, PENGURUSAN FAIL DAN

DOKUMENTASI

5

8.1 Daftar, indexing, penyimpanan dan kawalan pergerakan fail. Daftar

NCP, RFI, Kelulusan bahan, mock up dll.

2 Senarai fail, senarai item

dll.

8.2 Penyenggaraan dan kawalan dokumen dan rekod kualiti (Q-Plan, C-

Plan, ITP, Dokumen kontrak, lukisan pembinaan, rekod ujian

laporan kemajuan, method statement dll).

2 Lokasi disimpan, minit

mesyuarat tapak

8.3 Penyediaan lukisan terbina (as-built) untuk kerja yang disiapkan. 1 Senarai lukisan terbina,

jadual serahan lukisan

Dinilai dari aspek pemahaman, pematuhan dan tindakan dilaksanakan berdasarkan kepada proses dan prosidur kerja didalam kontrak

Dinilai dari aspek pengurusan, penyeliaan, penyediaan & penyimpanan dokumen/rekod.



9 KOMUNIKASI DAN FOKUS KEPADA PELANGGAN 5

9.1 Usaha untuk memenuhi kehendak, jangkaan dan memuaskan hati

pelanggan.

2 Minit mesyuarat, Rekod

SPB,

i. Memaklumkan status menerusi laporan kpd pelanggan

ii. Memaklumkan perubahan kerja

9.2 Pengurusan aduan awam/hubungan dengan pihak awam

berdekatan.

2 Isu teguran awam

9.3 Indeks kepuasan pelanggan bagi fasa pembinaan. 1 Borang maklumbalas

pelanggan

10 PENGUASAAN KETUA PASUKAN PROJEK KEPADA SISTEM

DAN PROSIDUR PROJEK

5

10.1 Pemahaman dan amalan kepada Pengurusan Projek dan Amalan

Terbaik JKR serta perlaksanaan di tapak.

2 Gerbang Nilai,

Scheduling, Risk

10.2 Pemahaman serta penggunaan SPB secara menyeluruh dan

penggunaan Qlassic*(jika dikuatkuasakan)

1 Q Plan,C Plan, RFI dll

10.3 Pengurusan dan penggunaan sistem di dalam JKR dengan cekap

(cth: SKALA dan Program kerja)

1 Integiti SKALA dan CPM

digunapakai utk EOT

10.4 Penggunaan communication skill, soft skill, techical skill dengan

kontraktor, perunding dan stakeholders untuk kelancaran projek.

1 Minit mesyuarat,

perbincangan

100 Markah keseluruhan

Dinilai dari aspek pengurusan dan pentadbiran dengan pihak Pelanggan/Stakeholders.

Dinilai dari aspek komitmen , pemahaman dan kompetensi Ketua Pasukan Projek



SENARAI ASPEK YANG DINILAI MARKAH

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%7 PENTADBIRAN KONTRAK [10]

4 KAWALAN KEMAJUAN DAN PRESTASI PROJEK [15]

6 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA [10]

5 KAWALAN KUALITI PROJEK [25]

2 PERANCANGAN PROJEK [10]

3 PEMANTAUAN DAN PELAPORAN KEMAJUAN PROJEK [10]

PECAHAN MARKAH

PENILAIAN DARI MARKAH

1 KOMITMEN PASUKAN PROJEK [5]

Rujuk 'Indikator' berdasarkan

markah dari setiap kriteria

Rujuk markah tertinggi dari setiap kriteria

Rujuk markah terendah dari setiap kriteria

0%

0%

0%

0.00%

NOTA:

* Dokumen untuk projek Design and Build

Bagi kriteria yang BELUM dilaksanakan di tapak atau TIDAK BERKAITAN; aspek yang dinilai adalahdari segi pemahaman dan pengetahuan berdasarkan SPB, Arahan KPKR dan arahan serta garis panduan berkaitan.

9 KOMUNIKASI DAN FOKUS KEPADA PELANGGAN [5]

10 PENGUASAAN KETUA PASUKAN PROJEK KEPADA SISTEM

DAN PROSIDUR PROJEK [5]

MARKAH KESELURUHAN

Unit Pengurusan Prestasi Projek, Bahagian Pengurusan Projek Kompleks(PROKOM), CPAB, IPJKR

8 PEMATUHAN KPD SPB, PENGURUSAN FAIL DAN

DOKUMENTASI [5]

Rujuk 'Indicator Tindakan Selanjutnya'

berdasarkan markah

Rujuk 'Indikator'

berdasarkan markah

keseluruhan

Skala Pemarkahan (0-10): Kadaran

Pemarkahan (%)

Rating Indikator

0 – 3 Tidak mematuhi 0-30

4 – 7 Mematuhi (Tidak sepenuhnya) 31-70

8 Mematuhi sepenuhnya 71-80

9 Mematuhi dan memahami sepenuhnya 81-90

10 Melebihi jangkaan /cemerlang 91-100Boleh disyorkan untuk penilaian bagi Anugerah Pasukan Projek

Terbaik.

KAEDAH PEMARKAHAN DAN INDIKATOR BAGI MARKAH KESELURUHAN:

TINDAKAN SELANJUTNYA BAGI KADARAN MARKAH

KESELURUHAN

Semakan kompetensi menyeluruh dan penggantian ahli pasukan.

Pemantauan dan laporan Intervensi bulanan dari pasukan PO.

Pengesyoran untuk Health Check dilaksanakan dalam tempoh

berkala

Mengangkat ke PSG sekiranya tiada peningkatan.

Memantapkan kompetensi pasukan dari aspek-aspek yang

memerlukan peningkatan kompetensi dan tindakan susulan.

Pemantauan dan laporan Intervensi bulanan dari Pasukan PO

Meningkatkan kompetensi pasukan dari aspek yang menunjukkan

indikator memerlukan peningkatan kompetensi dibawah tindakan PP.

Memantau kompetensi pasukan dari aspek yang menunjukkan

indikator memerlukan peningkatan kompetensi yang perlu diambil

tindakan oleh PP.

Apendix 5

SEMAKAN DOKUMENTASI

SEMAKAN DOKUMENTASI

1. SISTEM

Pematuhan kepada Sistem Pengurusan Bersepadu

2. PENTADBIRAN KONTRAK

2.1 Bayaran Interim SAKPKR 9 Tahun 2011 - Peraturan

SAKPKR 26 Tahun 2012 - tempoh bayaran.

Pusat pembayaran - agensi / IPJKR / Negeri.

Kecukupan peruntukan.

2.2 Perubahan Kerja SAKPKR 6 Tahun 2012 - VO Prinsip.

SAKPKR 5 Tahun 2008 - Peraturan.

2.3 Lanjutan Masa SAKPKR 3 Tahun 2008 - Prinsip pemberian

2.4 Risiko SAKPKR 10 Tahun 2012

SAKPKR 14 Tahun 2014

2.5 Penjadualan SAKPKR 15 Tahun 2014

2.6 Pemantauan & Kawalan

SAKPKR 6 Tahun 2015;

- Mesyuarat - Laporan - Rekod / Buku Harian - Ejen Tapak - Program Kerja - Pelan Kualiti

2.7 Tindakan keatas projek lewat

Surat TKPKR bertarikh 20 Julai 2010

Apendix 6

TEMPLAT LAPORAN PENEMUAN

Template Laporan Penemuan Intervensi Page 1

PROJEK :

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

Disediakan Oleh:

LAPORAN PENEMUAN INTERVENSI


Kandungan

1. Butiran Projek 3

2. Senarai Pasukan Intervensi 4

3. Pengesyoran dan Cadangan Pemulihan 5

4. Lampiran 6


LAPORAN PENEMUAN INTERVENSI

Butiran Projek

Nama Projek

Lokasi

No. Kontrak

Tarikh Penilaian

Pegawai Penguasa

Tel/Email

*Sila Lampirkan daripada SKALA :

1. Perkara 1 & 2 C-Plan (1; Maklumat Asas Kontrak, 2; Skop Kontrak)

2. Graf kemajuan kerja pada tarikh penilaian


Senarai Pasukan Intervensi

Nama Ahli Jawatan Unit/Bahagian/Negeri

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12


PENGESYORAN DAN CADANGAN PEMULIHAN

BAGI PROJEK _____________________________________________________

A. MAKLUMAT PROJEK (Status SKALA Semasa Penilaian):

Kos Kontrak Semasa (RM)

TMT/TSA/TSS/EOT Lewat (Hari)

Kemajuan Kerja (%)

Sebenar Jadual Tarikh Laporan

B. MASALAH DAN KAEDAH PEMULIHAN (Berdasarkan 15 Kategori/Bidang di dalam PHC (fasa Laporan

Penemuan) ):

Bil

Masalah Projek

Kategori/

Bidang

Kaedah Pemulihan

Tarikh Di Jangka

Siap

Pegawai

Bertanggungjawab

1 Lukisan lewat mendapat kelulusan PBT

1. Menghantar surat susulan kepada PBT dan dapatkan tarikh mesyuarat One Stop Center (OSC) terdekat

2. Libat Urus bersama PBT 3. Memenuhi keperluan permohonan

yang ditetapkan oleh PBT

+-8 Ogos 2015 (seminggu)

SO

2

3

4

5


C. HASIL PENILAIAN ‘PROJECT HEALTH CHECK’ (PHC):

Total Score :

Status :

(Rujuk Templat PHC projek berkenaan)


Lampiran

1. TUJUAN

Lawatan penilaian intervensi ini adalah bertujuan untuk membantu Pasukan Projek bagi

menangani projek-projek lewat dalam fasa pembinaan melalui pelbagai kaedah pemulihan

yang bersesuaian. Kaedah pemulihan ini dijangka dapat membantu kelancaran perlaksanaan

projek yang terlibat.

2. LATAR BELAKANG

2.1 Cadangan intervensi ini telah dibentangkan kepada YB Menteri Kerja Raya bulan Julai 2014

dan telah mendapat persetujuan pengurusan atasan JKR untuk dilaksanakan ke atas

projek-projek JKR yang bermasalah.

2.2 Pemilihan projek bagi cadangan intervensi dibuat berdasarkan:

i. Projek lewat jadual 10 – 20% (SKALA) atau;

ii. Projek sensitif atau berimpak tinggi atau;

iii. Projek di bawah pemantauan ICU.

3. METODOLOGI PENILAIAN

3.1 Taklimat pengenalan projek oleh Pasukan Projek dan pembentangan Jadual Kerja (CPM).

Penilaian kelewatan projek akan dinilai berdasarkan ‘baseline’ dan ‘tracking’ melalui CPM

terkini.

3.2 Sesi temu bual dan soal jawab yang melibatkan perkara berikut:

i. Pengurusan Kualiti oleh Bah. Pengurusan Kualiti CPK/Negeri

ii. Pentadbiran Kontrak oleh Bah. Naziran & Integriti CPK/Negeri

iii. Pengurusan Projek oleh CPAB/Negeri

3.3 Lawatan Tapak dibuat bagi menilai status kerja semasa projek.

3.4 Laporan penilaian dan pengesyoran intervensi ini akan dikeluarkan kepada Pasukan projek

dalam tempoh 2 minggu dari tarikh intervensi diadakan.

3.5 Lawatan susulan bagi tujuan pemantauan keberkesanan intervensi akan diadakan

mengikut keperluan projek berkenaan.

Apendix 7

TEMPLAT LAPORAN KEGAGALAN

Template Laporan PeKegagalan Pemulihan Page 1

PROJEK :

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

Disediakan Oleh:

*Laporan ini perlu disediakan setelah Laporan Penemuan disediakan. Kedua-duanya perlu

dibaca bersekali.

LAPORAN KEGAGALAN PEMULIHAN


A. Kegagalan Pemulihan

Bil

Masalah Projek

Kategori/Bidang

Kaedah Pemulihan

Tarikh Di Jangka Siap

Status Semasa

Penjelasan Kegagalan Pemulihan

Ulasan Pasukan Intervensi


Bil

Masalah Projek

Kategori/Bidang

Kaedah Pemulihan

Tarikh Di Jangka Siap

Status Semasa

Penjelasan Kegagalan Pemulihan


B. PENGESYORAN (Green Team/ Red Team/ Penamatan)

_____________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________

Apendix 8

TEMPLAT LAPORAN PENUTUP

Templat Laporan Penutup Page 1

PROJEK :

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

Disediakan Oleh:

LAPORAN PENUTUP


Kandungan

1. Butiran Projek 3

2. Status Tindakan Pemulihan 4

3. ‘Lesson Learnt’ 6

4. Kesimpulan 6

5. Lampiran 7


LAPORAN PENUTUP INTERVENSI

I. BUTIRAN PROJEK

Butiran Projek

Nama Projek

Lokasi

No. Kontrak

Tarikh Penilaian

Pegawai Penguasa

Tel/Email


Senarai Pasukan Intervensi

Senarai Pasukan Green Team

Senarai Pasukan Red Team


1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12


1

2

3

4

5


1

2

3

4

5


II. STATUS PROJEK

PROJEK _____________________________________________________

A. MAKLUMAT PROJEK (Status SKALA Semasa Penilaian):


TMT/TSA/TSS/EOT Kemajuan (Hari)

Kemajuan Kerja (%)


B. MAKLUMAT PROJEK (Status SKALA Selepas Penilaian Status Pemulihan Projek):


TMT/TSA/TSS/EOT Kemajuan (Hari)

Kemajuan Kerja (%)



III. LESSON LEARNT

Bil

Masalah Projek

Kategori/Bidang

Kaedah Pemulihan

1

2

3

4

5

IV. KESIMPULAN

____________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________


V. LAMPIRAN

Sila Lampirkan Laporan-Laporan Berikut :

1. Laporan Penemuan

2. Laporan Kegagalan (Sekiranya Berkaitan)

3. Laporan Pengesyoran Green Team (Sekiranya Berkaitan)

4. Laporan Pengesyoran Red Team (Sekiranya Berkaitan)

draf garis panduan pelaksanaan intervensi jabatan...

Documents