DOKUMEN MARL

KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR

PROSEDUR KUALITI

PK. NRE (PA) — 01

PENYERTAAN KE MESYUARAT / PERSIDANGAN ANTARABANGSA

Disediakan oleh:

. .

*sediakan oleh:

Tandatangan Tandatangan

Nama: DR. TEDDY LIAN KOK FEI Nama: ABDULL RASHID BIN SAAD

Jawatan: SETIAUSAHA BAHAGIANPENGURUSAN ALAM SEKITAR DANPERUBAHAN IKLIM

Jawatan: SETIAUSAHA BAHAGIANTANAH, UKUR DAN PEMETAAN

Tarikh: 24 MEI 2010 Tarikh: 24 MEI 2010

Disediakan Melly

-----;-----,12_________---./'Ni'/' :../ \ .

"----Z7vandatangan

Disediakan oleh:

Tandy an

Nama: ZURINAH BINTI PAWANTEH Nama: DR. AZIMUDDIN BIN BAHARI

Jawatan: SETIAUSAHA BAHAGIANPENGURUSAN DANPEMBANGUNAN BIODIVERSITI

Jawatan: SETIAUSAHA BAHAGIANMINERAL DAN GEOSAINS

Tarikh: 24 MEI 2010 Tarikh: 24 MEI 2010

A.),AktikA

Disediakan oleh:

Tandatangan

Disediakan oleh:

Tandatangan

Nama: LETCHUMANAN RAMATHA Nama: BABA BIN HASAN

Jawatan: KETUA PASUKAN TERAS

B1OK ESELAMATAN

,Jawatan: SETIAUSAHA BAHAGIAN

SUMBER AIR, SALIRAN DAN

HIDROLOG1

Tarikh: 24 MEI 2010 Tarikh: 24 MEI 2010

Diluluskan oleh:

Tandatangan

Nama: DATUK AZIYAH MOHAMED

Jawatan: TIMBALAN KETUA

SETIAUSAHA

( Pengurusan Sumber Ash )

Tarikh: 24 MEI 2010

NO. KAWALAN SALINAN

it 7

NO. KELUARAN: 0 2 TARIKH: 24 MEI 2010

REKOD PINDAAN PROSEDUR KUALITI

BIL. KELUARAN/PINDAAN

TARIKH KETERANGAN PINDAAN BAHAGIAN/MUKA SURAT

1 01 24 Mei 2010 Perubahan Nama danJawatan di Bahagian

Perkara 6 — Tanggungjawabdan tindakanNo. 6 — Tambahan (Jika Perlu)

01 dan 02

06

AN FARABANGSA

PK. NRE (PA)-01

PENYERTAAN KE MESYUARAT/PERSIDANGAN

OBJEKT1F

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan penyertaan pegawai Kementerian Sumber Asli

dan Alam Sekitar ke persidangan /mesyuarat antarabangsa berkesan bagi

mempertahankan kedudukan dan kepentingan negara.

SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh pegawai Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar yang

menyertai persidangan/mesyuarat antarabangsa.

3. RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti

Seksyen 7.1- Perancangan Bagi Proses Penyediaan dan Penyampaian

Perkhidmatan.

Seksyen 7.2.1 - Menentukan Keperluan-keperluan Produk atau

Perkhidmatan

Seksyen 7.2.2 - Semakan Semula Keperluan- Keperluan Produk atau

Perkhidmatan

Seksyen 7.5.1 - Kawalan ke atas Proses Penyediaan clan Penyampaian

Produk atau Perkhidmatan.

Seksyen 7.5.3 - Identifikasi dan Kemudahkesanan

Seksyen 7.5.5 - Pemuliharaan

Seksyen 8.2.3 - Pemantauan dan Pengukuran Produk atau Perkhidmatan

Seksyen 8.2.4 - Pemantauan dan Pengukuran Produk atau Perkhidmatan

Seksyen 8.3 - Kawalan ke atas Produk atau Perkhidmatan Yang Tidak

Memenuhi Keperluan Yang Ditetapkan

ANTARABANGSAMUKA SURAT : 5/8

PENYERTAAN KE MESYUARAT/PERSIDANGAN

DEFINISI

Jawatankuasa Persediaan Mesyuarat/Persidangan

Jawatankuasa yang dianggotai oleh KSU / TKSU / Setiausaha Bahagian (SUB),

jabatan/agensi dan pihak-pihak berkaitan yang dikenalpasti, termasuk

pegawai/delegasi yang akan menyertai mesyuarat/persidangan.

SINGKATAN

NRE Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar

KSU Ketua Setiausaha

TKSU Timbalan Ketua Setiausaha

SUB Setiausaha Bahagian

KP Ketua Pengarah

MEA Multilateral Environmental Agreement

BPKN Bahagian Pentadbiran dan Kewangan

(i!

PK. NRE (PA)-01

PENYERTAAN KE MESYUARAT/PERSIDANGAN

ANTARABANGSA MUKA SURAT : 6/8

6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

Tanggungjawab Tindakan

KSU/TKSU/SUB/KP Menerima jemputan menyertai mesyuarat/persidangan antarabangsa.

SUB Menghantar surat ,jemputan ke jabatan/agensi yang berkaitan untuk

pencalonan pegawai.

SUB Mengemukakan memo cadangan pegawai bahagian/jabatan/agensi dan

borang kelulusan (LAMPIRAN A) menghadiri mesyuarat di luar

negara untuk pertimbangan dan persetujuan KSU.

SUB Memohon credential letter daripada Kementerian Luar Negeri bagi

persidangan-persidangan MEA yang berkaitan.( Jika Perlu)

SUB Mengadakan mesyuarat persediaan bagi menetapkan pendirian negara

dan menyediakan Nota Intervensi (Intervention Note).(Jika Perlu)

SUB Kernukakan draf Pendirian negara dan Intervention Note untuk

persetujuan KSU/TKSU.

Pegawai Berkaitan Menghadiri mesyuarat/persidangan di luar negara.

Pegawai Berkaitan Menyediakan laporan kepada KSU/TKSU.

ANTARABANGSA

PENYERTAAN KE MESYUARAT/PERSIDANGANMUKA SURAT : 7/8

7, REKOD KUALITI

Bil, Rekod Kualiti LokasiTempoh

Penyimpanan

Surat Jemputan mesyuarat/persidangan Bahagian yang

terlibat

5 tahun

Surat mohon pencalonan jabatan/agensi Bahagian yang

terlibat

5 tahun

Memo cadangan delegasi kepada

KSU/TKSU I

Bahagian yang

terlibat

5 tahun

Borang Kelulusan menghadiri mesyuarat

di Luar Negara

Bahagian yang

terlibat

5 tahun

Memo permohonan pengeluaran waran kecil Bahagian yang

terlibat

5 tahun

Surat panggilan mesyuarat persediaan Bahagian yang

terlibat

5 tahun

Minit Mesyuarat Bahagian yang

terlibat

5 tahun

Nota maktuman / pendirian negara /

Intervention note

Bahagian yang

terlibat

5 tahun

9. Laporan menghadiri mesyuarat/persidangan Bahagian yang

terlibat

5 tahun

Maklumkanpenganjur tiadapenyertaan

Pindadokumen

PENYERTAAN KE MESYUARAT/PERSIDANGAN

ANTARABANGSA MUKA SURAT : 8/8

PK. NRE (PA)-01

8. CARTA ALIRAN KERJA

Terima jemputan mesyuarat/persidanganantarabangsa

Hantar jemput ke jabatan / agensi untukpencalonan pegawai

Sedia memo cadangan penyertaan untukkelulusan KSU

Lulus ?

Pohon credential letter daripada KLN (Jika Perlu)

Adakan mesyuarat/perbincanganpersediaan

Sedia draf pendirian Negara/NotaIntervensi (intervention note) (Jika Perlu)

Kemukakan draf pendirian negara/Nota I ntervensi(intervention note) (Jika Perlu) untuk kelulusankepada

Lulus ?

Menghadiri mesyuarat / persidangan

Sedia laporan kepada KSU/TKSU