daftar fail sek-sek ppdtl_45312

Download Daftar Fail Sek-sek Ppdtl_45312

Post on 12-Jul-2015

393 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

PEJABAT PELAJARAN DAERAH TIMUR LAUT 25, JALAN SULTAN AHMAD SHAH 10050 PULAU PINANGTel : 04-2296545 / 2292942

DAFTAR FAIL SEKOLAH-SEKOLAH KEBANGSAAN DAN MENENGAH DAERAH TIMUR LAUTPANDUAN Sistem Fail Arkib ini telah disusun dengan rapi mengikut kehendak keseluruhan pengurusan sistem fail induk di sekolah menengah dan rendah dalam Daerah Timur Laut.Panduan berikut diperjelaskan bagi memudah cara mengikut penyesuaian organisasi di mana ianya telah diperhalusi oleh perwakilan pekeranian sekolah menengah dan rendah demi pemantapan sistem pengurusan dan kecemerlangan sekolah berkenaan. Huruf Italic menunjukkan tajuk fail yang tidak perlu di buka kulit fail. Huruf Biasa walau pun ianya tajuk fail perlu dibuka jika pihak pentadbiran mendapati fail berkenaan perlu ujud dan pengrekodannya sedang berlaku. Penambahbaikan boleh dilaksanakan mengikut keperluan dan berlaku perubahan arahan yang dikeluarkan dari masa ke semasa.

LANGKAH AWAL PENGWUJUDAN FAIL 1 KULIT FAIL PUTIH (Am 435-Pin. 1/80) 2 KERTAS MINIT (Am 6) 3 TALI FAIL HIJAU

KOD DAN TAJUK BESAR BAHAGIAN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 PERKARA BESAR PENTADBIRAN BANGUNAN DAN HARTA KELENGKAPAN DAN BEKALAN KEWANGAN PERSONAL PENGURUSAN KURIKULUM PENGURUSAN HEM PENGURUSAN KOKURIKULUM PENGURUSAN MAKLUMAT DAN ICT PENGURUSAN ADUAN KOD 100 200 300 400 500 600 700 800 900 1000 NOMBOR DAN PERKARA UTAMA 100-1 hingga 100-25 200-1 hingga 200-3 300-1 hingga 300-4 400-1 hingga 400-10 500-1 hingga 500-2 600-1 hingga 600-8 700-1 hingga 700-6 800-1 hingga 800-7 900-1 1000-1 hingga 1000-2

1.

SISTEM KLASIFIKASI FAIL : 1.1 KLASIFIKASI FAIL Satu proses intelektual yang melibatkan pengumpulan maklumat ke dalam kategori / kumpulan yang sama seakan-akan sama, dimana setiap satu kategori / kumpulan utama itu dikenali dengan identitinya sendiri.

1.2

KLASIFIKASI PERKARASatu proses menghimpunan dokumen mengenai sesuatu perkara di bawah satu tajuk khusus (tajuk utama) dan tajuk-tajuk utama kecil mengikut peringkat-peringkat yang ditetapkan / hierarki tertentu.

CONTOH: Kumpulan Utama Perkara Utama (Level 1) Sub Perkara Utama Aktiviti (Level 2) Sub-sub Perkara Utama - Sub Aktiviti (Level 3) 1.3 KLASIFIKASI PERKARA MENGUKIT FUNGSI DAN AKTIVITIKlasifikasi ini dibuat berdasarkan kepada perkara fungsi dan kativiti Jabatan Rekod disusun berdasarkan perkara fungsi dan aktiviti utama. Fungsi utama ini kemudiannya dipecahkan kepada fungsi dan aktiviti yang lebih khusus berdasarkan kepada tajuk utama. Klasifikasi rekod-rekod URUSAN AM (Housekeeping) di Bahagian Pentadbiran, Kewangan dan Sumber Manusia.

KUMPULAN UTAMA REKOD:-

PENTADBIRAN BANGUNAN DAN HARTA KELENGKAPAN DAN BEKALAN KEWANGAN PERSONAL(SUMBER MANUSIA)Klasifikasi rekod-rekod Urusan Fungsian(Function) Fungsi asas sesuatu organisasi di bahagian /Unit.

KUMPULAN UTAMA REKOD:PENGURUSAN KURIKULUM PENGURUSAN KOKURIKULUM PENGURUSAN HEM PENGURUSAN MAKLUMAT DAN ICT PENGURUSAN ADUAN

2.

MEMBINA KLASIFIKASI PERKARA DENGAN MENGGUNAKAN BLOK NOMBOR 2.1 LANGKAH MENGENALISA FUNGSIAnalisa fungsi dan aktiviti Bahagian dan Unit Jabatan. Senaraikan kesemua fungsi dan aktiviti mengikut hierarkinya daripada perkara umum kepada yang paling khusus.

MEMBINA TAJUKHuraikan secara terperingci setiap perkara yang jatuh di bawah sesuatu kategori fungsi. Daripada kategori (siri) umum kembangkan perkara kepada yang khusus, peringkat perkara utama. Daripada level khusus kembangkan kepada perkara yang lebih khusus.

MEMBINA BLOK NOMBORBlok nombor bagi setiap perkara ikut hierarki Semua rekod dalam ketegori /. Kumpulan tajuk besar dikenali dengan nombor.

MEMBINA KATA KUNCIAktiviti mengenalpasti perkara-perkara yang akan menjadi tajuk-tajuk fail dan disusun mengikut abjad.

MENYEDIKAN INDEKSMenyediakan indeks secara manual atau automatic Perkara daripada senarai kata kunci dijadikan perkara pokok. Indeks disediakan untuk tujuan mengesan fail dan dokumen.

2.2

SISTEM BLOK NOMBORNombor nombor yang diblok adalah khusus bagi satu perkara dari level tertinggi, iaitu katagori perkara utama, sub perkara utama, subsub perkara utama hinggalah ke level paling rendfah iaitu fail individu. Sistem ini disediakan berdasarkan kepada nombor seturut.

TERAURUS HOUSEKEEPING { KLASIFIKASI } 1. 2. 3. 4. 5. PENTADBIRAN BANGUNAN DAN HARTA KELENGKAPAN DAN BEKALAN KEWANGAN PERSONEL (SUMBER MANUSIA) 500 KOD KOD SEK 100 200 300 [email protected]?(PENT) [email protected]?(PEMB) [email protected]?(KDB) 400 [email protected]?(KEW)

[email protected]?(PERS)

TERAURUS FUNCTIONAL { KLASIFIKASI } 6. 7. 8. 9. 10. PENGURUSAN KURIKULUM PENGURUSAN HEM PENGURUSAN KOKURIKULUM PENGURUSAN MAKLUMAT & ICT PENGURUSAN ADUAN KOD KOD UNIT 600 700 800 900 [email protected]?(KURI) [email protected]?( HEM) [email protected]?( KOKO) [email protected]?(PMI)

1000 [email protected]?(ADU)

CONTOH :500 -1 -1 /1 -1 / 1 /1 : : : : Kumpulan Utama PERSONAL (SUMBER MANUSIA) Perkara Utama (Level 1) PEPERIKSAAN Sub Perkara Utama Aktiviti (Level 2) PEPERIKSAAN SUBJEK JABATAN Sub-Sub Perkara Utama Sub Aktiviti (Level 3) PERMOHONAN PEPERIKSAANM SUBJEK JABATAN GRED N17.

3.

PENGKODAN

3.1 Satu proses memberi simbol kepada perkara-perkara yang ditentukan. 3.2 Membina kod klassifikasi fail : Terdapat dua tahap. Peringkat I : - Kod bagi pewujud biasanya singkatan nama - Kod agensi pewujud adalah perkara utama yang perlu didahulukan dalam kerja-kerja mengklasifikasi bagi menunjukkan Unit / Jabatan pewujud. Peringkat II : - Kod bagi perkara fail terdiri dari nombor. 3.3 Penggunaan Simbol :

/

Tanda sengkang (memisahkan, kumpulan utama dengan perkara utama) Tanda serong (memisahkan tajuk perkara utama dengan tajuk sub perkara utama dan tajuk sub-sub perkara utama) Tanda Perpuluhan (memisahkan unit)

1. KOD 100 1 1/1 1/2 1/3 1/4 1/5 1/6 1/7 1/8 100 2 2/1 2/2 2/3 2/4 2/5 2/6 2/7

PENTADBIRAN PERKARA PENTADBIRAN AM Pemberitahuan Pertukaran Alamat & Telefon (Sekolah) Kebenaran Menjalankan Aktiviti Memo Dalaman Penurunan Kuasa Perkhidmatan Kawalan Keselamatan (Sek) Permohonan Kenderaan Jabatan / Sekolah Perkhidmatan Kebersihan Bangunan & Kawasan (Sek) Permohonan Penggunaan / Sewa Bangunan SURAT DAN PEKELILING Surat dan Pekeliling Surat dan Pekeliling Surat dan Pekeliling Surat dan Pekeliling Siaran JPN Siaran PPD Siaran Sekolah

KOD 100

KPM (Perkhidmatan) JPA/SPP/SPA Kewangan dan Perbendaharaan (KPM/JPN/JAN) Ikhtisas

100 3 3/1 3/2 3/3 3/4 3/5

MESYUARAT / PERJUMPAAN / TAKLIMAT Mesyuarat Mesyuarat Mesyuarat Mesyuarat Mesyuarat Pengurusan Sekolah (dalaman) Pengetua/Guru Besar Penolong Kanan dan Guru-Guru Kakitangan Sokongan (AKS) Kelompok

100 4 4/1 4/1/1 4/1/2 4/1/3 4/1/4 4/1/5 4/1/6

KERJASAMA DAN HUBUNGAN LUAR Pertubuhan / Persatuan Persatuan Ibu Bapa & Guru (PIBG) Badan-Badan Bukan Kerajaan (NGO) MGB / MPSM Pilihanraya (SPR) PSPN / BTPN KEPTAN / /

4/2 4/2/1 4/2/2 4/2/3 4/2/4 4/2/5 4/2/6 4/2/7 100 5 5/1 5/2 5/3 5/4 5/5 5/6 5/7 5/8 100 6 6/1 6/2 6/2/1 6/2/2 6/3 6/3/1 6/3/2 6/3/3 6/3/4 6/3/5 6/3/6 100 7 7/1 100 8 8/1 8/2

Lain-Lain Jabatan Biro Angkasa Majlis Agama Islam MPPP / JKR IWK PBA TNB Pejabat Kesihatan PENGURUSAN KUALITI (ISO) Pengurusan Rekod Sistem Fail Audit Dalaman MS ISO Pegawai Bertugas Harian Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan Kawalan Dokumen Audit SIRIM Surat Mesyuarat ISO PERKHIDMATAN DAN PENTADIBRAN HRMIS Pertukaran Guru Staf Sokongan Maklumat Cuti Cuti Peristiwa Cuti Tanpa Rerkod Cuti Belajar / Separuh Gaji / Tanpa Gaji Cuti Bersalin / Perubatan Cuti Haji Lain Lain Cuti KURSUS DAN BENGKEL Ceramah/Kursus/Seminar Kakitangan LAWATAN Lawatan Guru Dan Kakitangan Sokongan Permohonan Lawatan Persendirian.

100 9 9/1 9/2 9/3

PERAYAAN / PERHIMPUNAN / JEMPUTAN Hari Guru Hari Kemerdekaan Pelbagai Perayaan

100 10 10/1

PEMBANGUNAN INSAN Wacana Ilmu / Nilam

100 11 11/1 100 12 12/1 100 13 13/1 13/2 100 14 14/1 14/2 100 15 15/1 15/2 100 16 16/1 16/2 16/3 100 17 17/1 17/2 100 18

ARAHAN PENTADBIRAN Kebenaran Membuat Kerja Lebih Masa PAKAIAN SERAGAM Pakaian Seragam Kakitangan Sokongan ANUGERAH Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC) Anugerah Pingat / Bintang Kebesaran (SULIT) KEBAJIKAN / PERKEMBANGAN STAF Badan Kebajikan Guru Dan Kakitangan Sokongan Sumbangan / Derma KENAIKAN PANGKAT Kenaikan Pangkat Guru Kenaikan Pangkat Kakitangan Sokongan LAPORAN PRESTASI LPNT Pergerakan Gaji Anjakan Gaji LATIHAN / KURSUS Latihan / Kursus Untuk Guru Latihan / Kursus Untuk Kakitangan Sokongan PEPERIKSAAN

18/1 18/2 100 19 19/1 19/2 100 20 20/1 20/2 100 21 21/1 100 22 22/1 22/2 100 23 23/1 23/2 23/3 100 24 24/1 100 25 25/1 25/2 25/3 25/4

Peperiksaan Guru Peperiksaan Kakitangan Sokongan TATATERTIB Guru-Guru Kakitangan Sokongan PENGESAHAN JAWATAN /SKIM PENCEN Guru-Guru Kakitangan Sokongan PERSARAAN Persaraan Wajib/ Pilihan SENARAI TUGAS Guru Guru Kakitangan Sokongan PERJAWATAN Waran / Norma Perjawatan Permohonan Guru Ganti Permohonan Kakitangan Sokongan ISYTIHAR HARTA Perisytiharan/ Perlupusan Harta Kakitangan Sekolah PELBAGAI Jemputan Latihan Praktikum Surat / Sijil Penghargaan & Terima Kasih Jadual Waktu Bekerja

2.

BANGUNAN DAN HARTA

KOD 200

KOD 200 1 1/1 1/2 1/2/1 200 2 2/1 2/1/1 2/1/2 2/1/3 2/1/4 2/2 200 3 3/1 3/1/1 3/1/2

PERKARA BANGUNAN DAN TAPAK Mesyuarat Bangunan Dan Tapak Tanah Maklumat Tanah PENYELENGGARAAN Penyelenggaraan Bangunan Penyelenggaraan Penyelenggaraan Penyelenggaraan Penyelenggaraan Bangunan Sekolah Makmal Komputer Bangunan Asrama Bangunan Pra Sekolah

Kehilangan dan Kerosakan PENGKOMPUTERAN PPSMI Bekalan Kehilangan

3.

KELENGKAPAN DAN BEKALAN KOD 300 1 PERKARA INVENTORI

KOD 300

300 2 2/1 2/2 300 3 3/1 3/2 3/3 3/4 300 4 4/1 4/2 4/3 4/4 4/5

HARTA MODAL ICT Bukan ICT ASET Aset Alih Kerajaan dan Pelaporan Kehilangan Aset Pelupusan Aset Jawatankuasa Pengurusan