1. AUDIT PRESTASI Ceramah oleh: Azmin Husin Sektor Audit Badan Berkanun Persekutuan Jabatan Audit Negara

2. TERMINOLOGI

AUDIT KOMPREHENSIF

AUDIT NILAI BAGI WANG (VALUE FOR MONEY)

AUDIT OPERASI

AUDIT KECEKAPAN & KEBERKESANAN

AUDIT PROGRAM/AKTIVITI

3. KONSEP & OBJEKTIF AUDIT PRESTASI 4. TAKRIF Satu penilaian terhadap aktiviti-aktiviti organisasi untuk menentukan sumber-sumber diurus dengan baik dari segi ekonomi, kecekapan dan keberkesanan serta keperluan-keperluan akauntabiliti telah dipatuhi . 5. Definasi (Lima Conference of INTOSAI 1977) Salah satu bidang/jenis audit yang berorientasikanprestasi, keberkesanan, ekonomi dan kecekapanperkhidmatan awam. Bidang audit ini bukan sahaja termasuk aspek-aspek spesifik mengenai pengurusan, tetapi juga aktiviti-aktiviti pengurusan yang komprehensif (termasuk sistem-sistem organisasi dan pentadbiran). 6. PETIKAN DARIPADA PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 2/1979 Audit Pengurusanadalah berkenaan dengan perkara tanggungjawab pengurusan dalam hal-hal penggunaan wang awam, harta-benda, kakitangan-kakitangan dan sumber-sumber lain. Dalam perkataan lain, Audit Pengurusan merupakan pemeriksaan yang objektif dan analitikal terhadap kecekapan dan kekesanan dalam mana sumber-sumber diurus dan digunakan. Sebagai lanjutan kepada Audit Pengurusan,Audit Programmelibatkan terutamanya penyiasatan ke atas hasil-hasil atau faedah-faedah yang dicapai oleh sesuatu agensi dan juga penilaian prestasi program-program dalam pencapaian matlamat-matlamat yang ditentukan oleh Parlimen. 7. PERBANDINGAN AUDIT DALAMAN / PENGURUSAN

AUDIT DALAMAN

Fokus terhadap ekonomi dan kecekapan organisasi;

Melapor kepada Pengurusan

Mengaudit fungsi & aktiviti secara berasingan

Mekanismenya kepada pemantauan terus menerus

AUDIT PRESTASI

Fokus terhadap ekonomi, kecekepan dan keberkesanan;

Lapor kpd. Pengurusan/Parlimen;

Review organisasi & program secara menyeluruh;

Mekanismenya adalah tidak terus menerus

8. PERBEZAAN AUDIT PENGURUSAN / KEWANGAN

KEWANGAN

Guna data kewangan sahaja untuk menggubal pendapat mengenai kedudukan kewangan dan pematuhan undang/peraturan

PENGURUSAN

Guna data kewangan dan bukan kewangan utk. menilai ekonomi & kecekapan dlm. Pengurusan sumber.

9.

Fokus kpd. Kesilapan, ketinggalan, penipuan dalam transaksi;

Tiada komen samada jabatan kerajaan memenuhi kehendak kumpulan sasaran yang diberi khidmat;

Tidak memberi syor untuk menambahbaikan ekonomi, kecekapan & keberkesanan.

Fokus terhadap prestasi keseluruhan organisasi - program/projek/aktiviti;

Menilai sejauh mana jabatan kerajaan memenuhi ekspektasi kump. sasaran.

Membuat syor untuk menambahbaikan ekonomi, kecekapan dan keberkesanan.

10. AUDIT PRESTASI * EKONOMI * KECEKAPAN * KEBERKESANAN AUDIT KORPORAT AUDIT KERAJAAN *PENDAPAT KEDUDUKANKEWANGAN *PEMATUHAN SKOP AUDIT PRESTASI 11. OBJEKTIF AUDIT

Untuk memberi maklumat kepada Pengurusan/Parlimen samada pengurusan sumber i.e kewangan, tenaga dan fizikal telah dibuat dengan ekonomi, cekap dan berkesan;

Kehendak akauntabiliti telah dipatuhi;

Menambahbaik kualiti perkhidmatan awam dengan menggalakkan amalan-amalan pengurusan yang cemerlang.

12. Pek.Perb.2/1979Perenggan4. Maksud Dengan perkembangan jentera-jentera kerajaan yang begitu pesat dan bertambah kompleksnya operasi-operasi kerajaan, telah menyebabkan selalunya berlaku perwakilan fungsi-fungsi pengurusan dan pentadbiran kepada peringkat pengurusan bawahan.Oleh itu terdapatlah satu keperluan yang penting bagi menentukan bahawa "accountability" dan pengurusan kewangan adalah dijalankan dengan berpatutan . Di samping itu, perubahan-perubahan semasa dalam sistem-sistem belanjawan, kewangan dan perakaunan telah mendesak keperluan bagi menubuhkan Unit-unit Audit Dalam di agensi-agensi terpilih. Unit-unit tersebut akan menyiasat aktiviti-aktiviti dan operasi-operasi agensi-agensi yang berkenaan secara berterusan serta juga melaporkan pendapat/syornya ke pihak pengurusan atasan dengan sertamerta. 13. STRATEGI & PENDEKATAN AUDIT

1.BERASASKAN PROSEDUR

• Auditan dibuat berdasarkan prosedur-prosedur penting untuk menjayakan sesuatu program atau pengeluaran sesuatu output. Menentukan implikasi/kesan terhadap ketidakpatuhan terhadap output/hasil program/projek.

• Sumber Kriteria-kriteria:-

• • Arahan, panduan kerja polisi dan peraturan organisasi

• • Prosedur-prosedur dan aktiviti di organisasi lain.

14. STRATEGI & PENDEKATAN AUDIT

2.BERASASKAN RESULT

• Auditan dibuat berdasarkan output (result) sesuatu program/projek dan mengenalpasti punca/sebab kelemahan-kelemahan akibat ketidakpatuhan prosedur.

• • Sumber Kriteria-kriteria:

• • • Result yang dijangkakan/dirancangkan.

• • • Kos output seunit

• • • Kualiti dan jangkamasa output

15. Konsep 3 Es

E konomi

• meminimumkan kos sumber yang digunakan dengan mengambilkira kualiti yang baik.

• Juruaudit akan menentukan samada sumber digunakan:-

• • Kuantiti yang betul

• • Pada tempat yang betul

• • Masa yang tepat

• • Jenis yang betul(Spesifikasi,Kualiti)

• • Kos yang berpatutan

16. Konsep 3 Es

E fficiency(Kecekapan)

• hubungan antara input dan output

• • Pertambahan output - input tak berubah

• • Penurunan input - output tak berubah

• contoh penggunaan katil hospital, bilik bedah dan penggunaan ubat-ubatan

17. Konsep 3 Es

E ffectiveness (Keberkesanan)

• Setakat mana program/projek mencapai objektif yang ditetapkan.

• Pada praktikalnya, konsep untuk susah untuk ditentukan dan diukur.

18. Konsep 3 Es

• E ffectiveness (Keberkesanan)

• Untuk melapor mengenai keberkesanan, attributes berikut boleh dipakai:-

• 1. Penerimaan oleh klien.

• 2. Arahtuju Pengurusan

• 3. Relevance

• 4. Pencapaian Objektif

• 5. Pencapaian/Hasil Kewangan

• 6. Kos & Produktiviti

• 7. Penjagaan Aset

• 8. Persekitaran Tempat Kerja

19. E ffectiveness (Keberkesanan)

Sumber Maklumat Mengenai Keberkesanan

• Sumber Dalaman Organisasi

• • Penyata Kewangan dan akaun, laporan kemajuan fail peribadi, Rancangan Strategik dll.

• Survey Pengguna

• Standard Industri Yang Sedia Ada

20. Standard-standard Pemeriksaan Audit Prestasi (U.S GAO) 21. Standard-standard Pemeriksaan

Kerja hendaklah dirancang

Kakitangan hendaklah dikawal selia

Pematuhan kpd. Undang-undang/peraturan

Pemahaman tentang kawalan-kawalan pengurusan

Bukti audit yang mencukupi, kompeten dan relevan hendaklah diperolehi untuk menyokong penemuan dan rumusan audit.

22. KAEDAH DAN TEKNIK PENGAUDITAN 23. PROSES AUDIT

1. PERANCANGAN

• • Overview

• • Survey

2. PEMERIKSAAN

• • Detailed Audit

3. PELAPORAN

4. TINDAKAN SUSULAN

24. PROSES AUDIT PRESTASI 25. PROSES PERANCANGAN

OVERVIEW

• Proses memahami dan mengumpul maklumat awal mengenai:-

• • madat, organisasi, belanjawan, program-program utama, undang-undang dan peraturan berkaitan dan prosedur asas.

• • Memberi panduan kpd. Juruaudit terhadap bidang-bidang yang perlu diaudit (secara kasar) dan juga yang ada kepentingan umum atau negara.

• • Penetuan Lines of Audit Enquiry (LAE)

26. PROSES PERANCANGAN

2. SURVEY AWALAN (Preliminary)

• Setelah mengenal pasti bidang untuk ditumpukan, jalankan survey terhadap bidang-bidang yang dipilih.

• Ini dijalankan secara lebih terperinci berbanding proses overview.

• Maklumat-maklumat yang perlu dalam survey adalah:

• • Latar Belakang dan Sejarah

• • Perancangan/Kewangan/Pelaksanaan/Operasi Program/Aktiviti/Projek

• • Kriteria-kriteria Audit

• • Isu-isu yang berpotensi (Matters of Audit Significance)

27. PROSES PEMERIKSAAN

Program Audit

• Objektif, Skop, Metodologi Audit

Pemeriksaan & Analisis

• Entry Conference

• Persampelan

• Mendapatkan Bukti Audit

• Analisis data/maklumat

• Mengenalpasti Kriteria dan Keadaan

• Mengenalpasti Sebab dan Kesan

Menggubal Penemuan dan Syor

Kertas Kerja

Exit Conference

28. PELAPORAN

Laporan Audit Pengurusan mengandungi:-

• 1.Fakta-fakta mengenai program/projek/aktiviti:-

• Latar Belakang, Perancangan, Sumber Kewangan, Pelaksanaan, Operasi, Prosedur

• 2.Penemuan-penemuan

• Pencapaian Objektif

• Pembaziran

• Ketidakcekapan (Inefficiencies)

• Kelemahan pengurusan

• Ketidakpatuhan (Non-compliance)

29. PELAPORAN(samb.)

3. Syor-syor Audit

• • Syor-syor penambaikan

• • • Tepat, jelas, spesifik dan boleh dilaksanakan

• • Penjimatan kos atau faedah-faedah lain

30. Menggubal Penemuan & Syor

Elemen-elemen berikut dipakai:-

• KRITERIA (Apa sepatutnya dipatuhi/ikuti)

• KEADAAN (Apa yangdiamalkan/diikuti)

• SEBAB/PUNCA (Mengapa berlaku)

• KESAN (Akibatnya dan kesan terhadap pengguna, masyarakat, sosio-ekonomi/budaya, negara, etc.)

31. HUBUNGAN 3ES DGN. MODEL PROGRAM PROJEK TELAGA TIUB OUTPUT PENCAPAIAN IMPAK INPUT Ekonomi 4 Ms Men,Money Machines,Materials Efficiency Bil. Telaga Tiub Dibina Effectiveness * Setakat mana paras air menurun * Luas tanah didapat balik *Tambahan Pendapatan Penduduk 32. Indikator bagi Ekonomi dan Kecekapan

Indikator yang utama dalam pengukuran isu-isu ekonomi dan kecekapan ialah:-

• KOS

• SUMBER-5 Ms

• PRESTASI

• KETEPATAN MASA

33. Bidang-bidang Yang Terlibat (Isu-isu Ekonomi dan Kecekapan)

Pengurusan aset/inventori

Perolehan dan Kontrak

Pembayaran dan Kutipan Hasil

Pengurusan geran/pemberian

Pengurusan logistik

Belanjawan

Kos Pentadbiran dan Perjalanan

Sistem maklumat pengurusan

34. Elemen-elemen Dalam Pemeriksaan & Pelaporan KRITERIA KEADAAN CAUSE EFFECTS 35. KRITERIA

Standard yang ditetapkan/diambil oleh Juruaudit untuk membuat pengukuran dan penilaian sesuatu program/projek yang diaudit.

Contoh-contoh

• undang-undang, peraturan, pekeliling, polisi prosedur, rancangan, standard (eg. MS ISO)

36. Mengenal pasti Kriteria

1. Kenal pasti peraturan, undang-undang polisi, prosedur, standard dsb.

2. Semak

3. Kumpul maklumat awal

4. Pilih Kriteria yang relevan

5. Tentukan kriteria ini umum atau spesifik berbanding dgn. Keadaan (condition)

37. Mengenal pasti Kriteria (samb.)

Menilai dan menyemak kriteria dari segi:

• Logik

• Kemungkinan (Fisibiliti)

• Relevan

• Ketepatan

38. KEADAAN (Condition)

Keadaan yang berlaku dalam sesuatu program/projek/aktiviti yang perlu difahami dan dikenal pasti elemen-elemennya.

Supaya dapat membuat penilaian

Keadaan boleh dikenalpasti di peringkat berikut:-

• organisasi -budaya organisasi,

• kumpulan kerja -aliran kerja, peralatan, komunikasi

• Individu/Personel -kelayakan, latihan

• Persekitaran -Teknologi, pembekal, pelanggan

39. CAUSE(Sebab/Punca)

Causes- Sebab musabab/punca keadaanyang tidak selaras/menepati kriteria, yang wujud dalam program/projek/aktiviti.

3 langkah menggubalCausesadalah:-

• Menghasilkan causes daripada kriteria dan condition yang ditemui;

• Menentukan causes yang boleh diambil tindakan

• Mengesahkan kesahihan causes

40. Menghasilkan Causes

Maklumat mengenai Causes (sebab musabab) boleh diperolehi daripada soal selidik, carta aliran, carta organisasi dsb.

Maklumat juga boleh diperolehi daripada analisis kawalan pengurusan/kawalan dalaman.

Salah satu teknik untuk mengenal pasti Causes adalahRajah Tulang Ikan .

41. Rajah Tulang Ikan Kategori Cause Utama Kategori Cause Utama ISU/MASALAH (CONDITION) Kategori Cause Utama Kategori Cause Utama 42. EFFECTS (Kesan)

Setelah selesai mengenal pasti Kriteria, Condition (keadaan), langkah seterusnya adalah mengenal pasti effects daripada kelemahan/kepincangan dalam program/projek/aktiviti yang dikaji.

Menggariskan Effects dalam penemuan audit adalah penting kerana:-

• boleh dijadikan sebagai pemangkin untuk perubahan

• boleh meyakinkan Pengurusan mengapa tindakan menambahbaikan/perubahan perlu.

• Berkait dengan pencapaian objektif

43. Jenis-jenis Effects

Terdapat 2 jenis effects:-

• Effects kecil

• • Tidak ketara, tiada kaitan secara langsung dengan program/projek.

• Effects Utama

• • Kos/ekonomi

• • Masa/effectiveness

• • Pencapaian matlamat & objektif program/projek.

44. Ciri-ciri Effects

Effects sebenar- akibat/kesan daripada condition semasa atau lepas di mana tindakan pembetulan perlu untuk mengubah prosedur/proses/amalan yang tidak ekonomi dan cekap.

Effects berkemungkinan- kesan yang logik yang akan berlaku.

Effects Signifikan- Effects penting yang memberi kesan ketara dan perlu tindakan pembetulan.

Effects Boleh Diukur- diukur dengan data-data sejarah atau data-data anggaran.

45. Fokus Audit Effectiveness(Kecekapan)

Tentukan samada objektif adalah sesuai, relevan dan tepat.

Tentukan setakat mana program telah mencapai matlamat yang ditetapkan.

Tentukan samada Pengurusan telah mengambil kira berbagai alternatif yang menghasilkan pencapaian yang lebih berkesan dan kos yang lebih rendah.

Kenal pasti cara lain untuk menambahbaikan program.

Tentukan undang-undang/peraturan yang berkaitan dipatuhi.

46.

Sekian, wasallam