Download - Ceramah Audit Prestasi
- 1. AUDIT PRESTASI Ceramah oleh: Azmin Husin Sektor Audit Badan Berkanun Persekutuan Jabatan Audit Negara
2. TERMINOLOGI
- AUDIT KOMPREHENSIF
- AUDIT NILAI BAGI WANG (VALUE FOR MONEY)
- AUDIT OPERASI
- AUDIT KECEKAPAN & KEBERKESANAN
- AUDIT PROGRAM/AKTIVITI
3. KONSEP & OBJEKTIF AUDIT PRESTASI 4. TAKRIF Satu penilaian terhadap aktiviti-aktiviti organisasi untuk menentukan sumber-sumber diurus dengan baik dari segi ekonomi, kecekapan dan keberkesanan serta keperluan-keperluan akauntabiliti telah dipatuhi . 5. Definasi (Lima Conference of INTOSAI 1977) Salah satu bidang/jenis audit yang berorientasikanprestasi, keberkesanan, ekonomi dan kecekapanperkhidmatan awam. Bidang audit ini bukan sahaja termasuk aspek-aspek spesifik mengenai pengurusan, tetapi juga aktiviti-aktiviti pengurusan yang komprehensif (termasuk sistem-sistem organisasi dan pentadbiran). 6. PETIKAN DARIPADA PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 2/1979 Audit Pengurusanadalah berkenaan dengan perkara tanggungjawab pengurusan dalam hal-hal penggunaan wang awam, harta-benda, kakitangan-kakitangan dan sumber-sumber lain. Dalam perkataan lain, Audit Pengurusan merupakan pemeriksaan yang objektif dan analitikal terhadap kecekapan dan kekesanan dalam mana sumber-sumber diurus dan digunakan. Sebagai lanjutan kepada Audit Pengurusan,Audit Programmelibatkan terutamanya penyiasatan ke atas hasil-hasil atau faedah-faedah yang dicapai oleh sesuatu agensi dan juga penilaian prestasi program-program dalam pencapaian matlamat-matlamat yang ditentukan oleh Parlimen. 7. PERBANDINGAN AUDIT DALAMAN / PENGURUSAN
- AUDIT DALAMAN
- Fokus terhadap ekonomi dan kecekapan organisasi;
- Melapor kepada Pengurusan
- Mengaudit fungsi & aktiviti secara berasingan
- Mekanismenya kepada pemantauan terus menerus
- AUDIT PRESTASI
- Fokus terhadap ekonomi, kecekepan dan keberkesanan;
- Lapor kpd. Pengurusan/Parlimen;
- Review organisasi & program secara menyeluruh;
- Mekanismenya adalah tidak terus menerus
8. PERBEZAAN AUDIT PENGURUSAN / KEWANGAN
- KEWANGAN
- Guna data kewangan sahaja untuk menggubal pendapat mengenai kedudukan kewangan dan pematuhan undang/peraturan
- PENGURUSAN
- Guna data kewangan dan bukan kewangan utk. menilai ekonomi & kecekapan dlm. Pengurusan sumber.
9.
- Fokus kpd. Kesilapan, ketinggalan, penipuan dalam transaksi;
- Tiada komen samada jabatan kerajaan memenuhi kehendak kumpulan sasaran yang diberi khidmat;
- Tidak memberi syor untuk menambahbaikan ekonomi, kecekapan & keberkesanan.
- Fokus terhadap prestasi keseluruhan organisasi - program/projek/aktiviti;
- Menilai sejauh mana jabatan kerajaan memenuhi ekspektasi kump. sasaran.
- Membuat syor untuk menambahbaikan ekonomi, kecekapan dan keberkesanan.
10. AUDIT PRESTASI * EKONOMI * KECEKAPAN * KEBERKESANAN AUDIT KORPORAT AUDIT KERAJAAN *PENDAPAT KEDUDUKANKEWANGAN *PEMATUHAN SKOP AUDIT PRESTASI 11. OBJEKTIF AUDIT
- Untuk memberi maklumat kepada Pengurusan/Parlimen samada pengurusan sumber i.e kewangan, tenaga dan fizikal telah dibuat dengan ekonomi, cekap dan berkesan;
- Kehendak akauntabiliti telah dipatuhi;
- Menambahbaik kualiti perkhidmatan awam dengan menggalakkan amalan-amalan pengurusan yang cemerlang.
12. Pek.Perb.2/1979Perenggan4. Maksud Dengan perkembangan jentera-jentera kerajaan yang begitu pesat dan bertambah kompleksnya operasi-operasi kerajaan, telah menyebabkan selalunya berlaku perwakilan fungsi-fungsi pengurusan dan pentadbiran kepada peringkat pengurusan bawahan.Oleh itu terdapatlah satu keperluan yang penting bagi menentukan bahawa "accountability" dan pengurusan kewangan adalah dijalankan dengan berpatutan . Di samping itu, perubahan-perubahan semasa dalam sistem-sistem belanjawan, kewangan dan perakaunan telah mendesak keperluan bagi menubuhkan Unit-unit Audit Dalam di agensi-agensi terpilih. Unit-unit tersebut akan menyiasat aktiviti-aktiviti dan operasi-operasi agensi-agensi yang berkenaan secara berterusan serta juga melaporkan pendapat/syornya ke pihak pengurusan atasan dengan sertamerta. 13. STRATEGI & PENDEKATAN AUDIT
- 1.BERASASKAN PROSEDUR
-
- Auditan dibuat berdasarkan prosedur-prosedur penting untuk menjayakan sesuatu program atau pengeluaran sesuatu output. Menentukan implikasi/kesan terhadap ketidakpatuhan terhadap output/hasil program/projek.
-
- Sumber Kriteria-kriteria:-
-
-
- Arahan, panduan kerja polisi dan peraturan organisasi
-
-
-
- Prosedur-prosedur dan aktiviti di organisasi lain.
-
14. STRATEGI & PENDEKATAN AUDIT
- 2.BERASASKAN RESULT
-
- Auditan dibuat berdasarkan output (result) sesuatu program/projek dan mengenalpasti punca/sebab kelemahan-kelemahan akibat ketidakpatuhan prosedur.
-
-
- Sumber Kriteria-kriteria:
-
-
-
-
- Result yang dijangkakan/dirancangkan.
-
-
-
-
-
- Kos output seunit
-
-
-
-
-
- Kualiti dan jangkamasa output
-
-
15. Konsep 3 Es
- E konomi
-
- meminimumkan kos sumber yang digunakan dengan mengambilkira kualiti yang baik.
-
- Juruaudit akan menentukan samada sumber digunakan:-
-
-
- Kuantiti yang betul
-
-
-
- Pada tempat yang betul
-
-
-
- Masa yang tepat
-
-
-
- Jenis yang betul(Spesifikasi,Kualiti)
-
-
-
- Kos yang berpatutan
-
16. Konsep 3 Es
- E fficiency(Kecekapan)
-
- hubungan antara input dan output
-
-
- Pertambahan output - input tak berubah
-
-
-
- Penurunan input - output tak berubah
-
-
- contoh penggunaan katil hospital, bilik bedah dan penggunaan ubat-ubatan
17. Konsep 3 Es
- E ffectiveness (Keberkesanan)
-
- Setakat mana program/projek mencapai objektif yang ditetapkan.
-
- Pada praktikalnya, konsep untuk susah untuk ditentukan dan diukur.
18. Konsep 3 Es
-
- E ffectiveness (Keberkesanan)
-
- Untuk melapor mengenai keberkesanan, attributes berikut boleh dipakai:-
-
- 1. Penerimaan oleh klien.
-
- 2. Arahtuju Pengurusan
-
- 3. Relevance
-
- 4. Pencapaian Objektif
-
- 5. Pencapaian/Hasil Kewangan
-
- 6. Kos & Produktiviti
-
- 7. Penjagaan Aset
-
- 8. Persekitaran Tempat Kerja
19. E ffectiveness (Keberkesanan)
- Sumber Maklumat Mengenai Keberkesanan
-
- Sumber Dalaman Organisasi
-
-
- Penyata Kewangan dan akaun, laporan kemajuan fail peribadi, Rancangan Strategik dll.
-
-
- Survey Pengguna
-
- Standard Industri Yang Sedia Ada
20. Standard-standard Pemeriksaan Audit Prestasi (U.S GAO) 21. Standard-standard Pemeriksaan
- Kerja hendaklah dirancang
- Kakitangan hendaklah dikawal selia
- Pematuhan kpd. Undang-undang/peraturan
- Pemahaman tentang kawalan-kawalan pengurusan
- Bukti audit yang mencukupi, kompeten dan relevan hendaklah diperolehi untuk menyokong penemuan dan rumusan audit.
22. KAEDAH DAN TEKNIK PENGAUDITAN 23. PROSES AUDIT
- 1. PERANCANGAN
-
-
- Overview
-
-
-
- Survey
-
- 2. PEMERIKSAAN
-
-
- Detailed Audit
-
- 3. PELAPORAN
- 4. TINDAKAN SUSULAN
24. PROSES AUDIT PRESTASI 25. PROSES PERANCANGAN
- OVERVIEW
-
- Proses memahami dan mengumpul maklumat awal mengenai:-
-
-
- madat, organisasi, belanjawan, program-program utama, undang-undang dan peraturan berkaitan dan prosedur asas.
-
-
-
- Memberi panduan kpd. Juruaudit terhadap bidang-bidang yang perlu diaudit (secara kasar) dan juga yang ada kepentingan umum atau negara.
-
-
-
- Penetuan Lines of Audit Enquiry (LAE)
-
26. PROSES PERANCANGAN
- 2. SURVEY AWALAN (Preliminary)
-
- Setelah mengenal pasti bidang untuk ditumpukan, jalankan survey terhadap bidang-bidang yang dipilih.
-
- Ini dijalankan secara lebih terperinci berbanding proses overview.
-
- Maklumat-maklumat yang perlu dalam survey adalah:
-
-
- Latar Belakang dan Sejarah
-
-
-
- Perancangan/Kewangan/Pelaksanaan/Operasi Program/Aktiviti/Projek
-
-
-
- Kriteria-kriteria Audit
-
-
-
- Isu-isu yang berpotensi (Matters of Audit Significance)
-
27. PROSES PEMERIKSAAN
- Program Audit
-
- Objektif, Skop, Metodologi Audit
- Pemeriksaan & Analisis
-
- Entry Conference
-
- Persampelan
-
- Mendapatkan Bukti Audit
-
- Analisis data/maklumat
-
- Mengenalpasti Kriteria dan Keadaan
-
- Mengenalpasti Sebab dan Kesan
- Menggubal Penemuan dan Syor
- Kertas Kerja
- Exit Conference
28. PELAPORAN
- Laporan Audit Pengurusan mengandungi:-
-
- 1.Fakta-fakta mengenai program/projek/aktiviti:-
-
- Latar Belakang, Perancangan, Sumber Kewangan, Pelaksanaan, Operasi, Prosedur
-
- 2.Penemuan-penemuan
-
- Pencapaian Objektif
-
- Pembaziran
-
- Ketidakcekapan (Inefficiencies)
-
- Kelemahan pengurusan
-
- Ketidakpatuhan (Non-compliance)
29. PELAPORAN(samb.)
- 3. Syor-syor Audit
-
-
- Syor-syor penambaikan
-
-
-
-
- Tepat, jelas, spesifik dan boleh dilaksanakan
-
-
-
-
- Penjimatan kos atau faedah-faedah lain
-
30. Menggubal Penemuan & Syor
- Elemen-elemen berikut dipakai:-
-
- KRITERIA (Apa sepatutnya dipatuhi/ikuti)
-
- KEADAAN (Apa yangdiamalkan/diikuti)
-
- SEBAB/PUNCA (Mengapa berlaku)
-
- KESAN (Akibatnya dan kesan terhadap pengguna, masyarakat, sosio-ekonomi/budaya, negara, etc.)
31. HUBUNGAN 3ES DGN. MODEL PROGRAM PROJEK TELAGA TIUB OUTPUT PENCAPAIAN IMPAK INPUT Ekonomi 4 Ms Men,Money Machines,Materials Efficiency Bil. Telaga Tiub Dibina Effectiveness * Setakat mana paras air menurun * Luas tanah didapat balik *Tambahan Pendapatan Penduduk 32. Indikator bagi Ekonomi dan Kecekapan
- Indikator yang utama dalam pengukuran isu-isu ekonomi dan kecekapan ialah:-
-
- KOS
-
- SUMBER-5 Ms
-
- PRESTASI
-
- KETEPATAN MASA
33. Bidang-bidang Yang Terlibat (Isu-isu Ekonomi dan Kecekapan)
- Pengurusan aset/inventori
- Perolehan dan Kontrak
- Pembayaran dan Kutipan Hasil
- Pengurusan geran/pemberian
- Pengurusan logistik
- Belanjawan
- Kos Pentadbiran dan Perjalanan
- Sistem maklumat pengurusan
34. Elemen-elemen Dalam Pemeriksaan & Pelaporan KRITERIA KEADAAN CAUSE EFFECTS 35. KRITERIA
- Standard yang ditetapkan/diambil oleh Juruaudit untuk membuat pengukuran dan penilaian sesuatu program/projek yang diaudit.
- Contoh-contoh
-
- undang-undang, peraturan, pekeliling, polisi prosedur, rancangan, standard (eg. MS ISO)
36. Mengenal pasti Kriteria
- 1. Kenal pasti peraturan, undang-undang polisi, prosedur, standard dsb.
- 2. Semak
- 3. Kumpul maklumat awal
- 4. Pilih Kriteria yang relevan
- 5. Tentukan kriteria ini umum atau spesifik berbanding dgn. Keadaan (condition)
37. Mengenal pasti Kriteria (samb.)
- Menilai dan menyemak kriteria dari segi:
-
- Logik
-
- Kemungkinan (Fisibiliti)
-
- Relevan
-
- Ketepatan
38. KEADAAN (Condition)
- Keadaan yang berlaku dalam sesuatu program/projek/aktiviti yang perlu difahami dan dikenal pasti elemen-elemennya.
- Supaya dapat membuat penilaian
- Keadaan boleh dikenalpasti di peringkat berikut:-
-
- organisasi -budaya organisasi,
-
- kumpulan kerja -aliran kerja, peralatan, komunikasi
-
- Individu/Personel -kelayakan, latihan
-
- Persekitaran -Teknologi, pembekal, pelanggan
39. CAUSE(Sebab/Punca)
- Causes- Sebab musabab/punca keadaanyang tidak selaras/menepati kriteria, yang wujud dalam program/projek/aktiviti.
- 3 langkah menggubalCausesadalah:-
-
- Menghasilkan causes daripada kriteria dan condition yang ditemui;
-
- Menentukan causes yang boleh diambil tindakan
-
- Mengesahkan kesahihan causes
40. Menghasilkan Causes
- Maklumat mengenai Causes (sebab musabab) boleh diperolehi daripada soal selidik, carta aliran, carta organisasi dsb.
- Maklumat juga boleh diperolehi daripada analisis kawalan pengurusan/kawalan dalaman.
- Salah satu teknik untuk mengenal pasti Causes adalahRajah Tulang Ikan .
41. Rajah Tulang Ikan Kategori Cause Utama Kategori Cause Utama ISU/MASALAH (CONDITION) Kategori Cause Utama Kategori Cause Utama 42. EFFECTS (Kesan)
- Setelah selesai mengenal pasti Kriteria, Condition (keadaan), langkah seterusnya adalah mengenal pasti effects daripada kelemahan/kepincangan dalam program/projek/aktiviti yang dikaji.
- Menggariskan Effects dalam penemuan audit adalah penting kerana:-
-
- boleh dijadikan sebagai pemangkin untuk perubahan
-
- boleh meyakinkan Pengurusan mengapa tindakan menambahbaikan/perubahan perlu.
-
- Berkait dengan pencapaian objektif
43. Jenis-jenis Effects
- Terdapat 2 jenis effects:-
-
- Effects kecil
-
-
- Tidak ketara, tiada kaitan secara langsung dengan program/projek.
-
-
- Effects Utama
-
-
- Kos/ekonomi
-
-
-
- Masa/effectiveness
-
-
-
- Pencapaian matlamat & objektif program/projek.
-
44. Ciri-ciri Effects
- Effects sebenar- akibat/kesan daripada condition semasa atau lepas di mana tindakan pembetulan perlu untuk mengubah prosedur/proses/amalan yang tidak ekonomi dan cekap.
- Effects berkemungkinan- kesan yang logik yang akan berlaku.
- Effects Signifikan- Effects penting yang memberi kesan ketara dan perlu tindakan pembetulan.
- Effects Boleh Diukur- diukur dengan data-data sejarah atau data-data anggaran.
45. Fokus Audit Effectiveness(Kecekapan)
- Tentukan samada objektif adalah sesuai, relevan dan tepat.
- Tentukan setakat mana program telah mencapai matlamat yang ditetapkan.
- Tentukan samada Pengurusan telah mengambil kira berbagai alternatif yang menghasilkan pencapaian yang lebih berkesan dan kos yang lebih rendah.
- Kenal pasti cara lain untuk menambahbaikan program.
- Tentukan undang-undang/peraturan yang berkaitan dipatuhi.
46.
- Sekian, wasallam