c : pemeriksaan dan kawalan 1.0 pendahuluan...4.2.3 pemeriksaan mengejut (mengaudit) secara berkala...

1

C : PEMERIKSAAN DAN KAWALAN

1.0 Pendahuluan

1.1 Pejabat Bendahari hendaklah memastikan semua Pusat Tanggungjawab dan

Pihak Berkuasa Universiti menjalankan pemeriksaan pengurusan kewangan

secara berkala untuk memastikan pematuhan ke atas Peraturan Kewangan

dan Perakaunan Universiti yang telah ditetapkan.

1.2 Peraturan Kewangan dan Perakaunan Universiti perlu dikemaskini dan

dikuatkuasakan dari semasa ke semasa.

1.3 Semua pegawai dikehendaki mematuhi Peraturan Kewangan dan Perakaunan

Universiti yang telah ditetapkan universiti. Kegagalan mematuhi Peraturan

Kewangan dan Perakaunan Universiti dianggap sebagai ingkar perintah dan

boleh menyebabkan tindakan tatatertib dan surcaj diambil terhadap pegawai

yang bertanggungjawab.

1.4 Pemeriksaan dan kawalan ini merujuk kepada Arahan Perbendaharaan 308

dan Arahan Perbendaharaan 309 sebagai panduan dan ditambah baik serta

dikemaskini mengikut kepada implementasi UTeM.

2.0 Tafsiran

2.1 Tafsiran berkaitan dalam pelaksanaan pemeriksaan dalaman dan

pemeriksaan mengejut :

BIL. ISTILAH TAFSIRAN

1 Ketua PTj Seseorang yang mengetuai Pusat Tanggungjawab (PTj)

2. PTj Pusat Tanggungjawab yang terdiri daripada Pejabat/ Fakulti/

Sekolah/ Pusat/ Akademi/ Institut yang bertanggungjawab

sepenuhnya ke atas peruntukan kewangan yang diagihkan

kepadanya oleh Universiti dan membenarkan pegawai di PTj

berkenaan yang diberi kuasa secara bertulis untuk mengawal

perbelanjaan seperti yang diperuntukkan.

2

3. Pemeriksaan

dalaman

Ketua PTj hendaklah dari semasa ke semasa menjalankan atau

melantik pegawai lain untuk menjalankan pemeriksaan mengejut

atas sebahagian atau keseluruhan kewajipan kewangan atau

perakaunan (termasuk perakaunan Aset Awam) yang dilakukan

oleh pegawai-pegawai di bawah kawalannya, bagi maksud

mengetahui prosedur-prosedur yang betul difahami dengan

sepatutnya dan sentiasa diikuti. Ketua PTj atau pegawai yang

dilantik hendaklah memastikan pegawai-pegawai di bawah

kawalannya memahami dan mematuhi peraturan kewangan

Universiti yang sedang berkuat kuasa

4. Pemeriksaan

mengejut

Ketua PTj hendaklah mengadakan pemeriksaan mengejut

secara berkala dan tidak kurang dari sekali dalam tempoh enam

(6) bulan, tidak kira bulan apa yang dipilih dan seterusnya sekali

lagi dalam tempoh enam (6) bulan dari tarikh terakhir

pemeriksaan itu dijalankan, ke atas tiap-tiap peti besi, bilik kebal,

peti wang tunai, laci atau bekas-bekas lain untuk menyimpan

wang dalam jagaan seseorang pegawai dalam jabatannya yang

diamanahkan dengan penyimpanan Wang Awam, setem atau

barang-barang lain yang berharga. Ketua PTj tidak boleh

mewakilkan kuasa dan melantik pegawai lain untuk

melaksanakan pemeriksaan mengejut. Ketua PTj yang

menjalankan pemeriksaan mengejut tidak dibenarkan

memegang kunci peti besi.

5. Pegawai

pemeriksa

dalaman

Ketua PTj atau Timbalan yang dilantik untuk melaksanakan

pemeriksaan dalaman dan Ketua PTj dalam pelaksanaan

pemeriksaan mengejut.

3.0 Pihak Berkuasa Melulus

3.1 Pihak Berkuasa Melulus adalah seperti yang diperincikan dalam Lampiran 1

Bab Governan, Bahagian Tadbir Urus Kewangan, Peraturan Kewangan dan

Perakaunan Universiti.

4.0 Tugas Dan Tanggungjawab Ketua PTJ

3

4.1 Ketua PTj hendaklah merancang dan mengawal peruntukan, perbelanjaan dan

penggunaan sumber PTj dan memastikan aset PTj direkodkan dan verifikasi

aset dibuat secara berkala serta mengawasi status kes kehilangan yang

dilaporkan bersama tindakan Jabatan ke atas kehilangan tersebut.

4.2 Ketua PTj atau pegawai yang diberi tanggungjawab hendaklah memastikan :

4.2.1 semua proses kewangan PTj meliputi perolehan, sebut harga dan

perbelanjaan serta tempoh bayaran dibuat mematuhi peraturan

kewangan Universiti.

4.2.2 segala rekod aset inventori, inden minyak, buku log kenderaan, buku

vot, daftar panjar wang runcit, rekod penerimaan dan dokumen

berhubung dengan urusan kewangan pejabatnya diselenggara dan

dikemukakan kepada pihak berkuasa auditan Universiti atau Ketua

Audit Negara/wakilnya apabila dikehendaki.

4.2.3 pemeriksaan mengejut (mengaudit) secara berkala ke atas peti besi,

peti wang tunai, buku log kenderaan, buku inden minyak dan

sebagainya dalam jagaan staf jabatan yang diamanahkan dengan

penyimpanan wang awam, aset, inventori, kemudahan atau barang-

barang lain yang berharga dilaksanakan.

4.3 Ringkasan pegawai bertanggungjawab untuk pemeriksaan dalaman dan

pemeriksaan mengejut;

Pemeriksaan Pegawai Bertanggungjawab

Pemeriksaan dalaman Ketua PTj atau Timbalan yang dilantik

Pemeriksaan Mengejut Ketua PTj sahaja

5.0 TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PEMERIKSA DALAMAN

5.1 Pegawai Pemeriksa Dalaman hendaklah dilantik secara bertulis dan pegawai

berkenaan bertanggungjawab menyediakan Laporan Pemeriksaan pada

4

setiap enam (6) bulan. Laporan yang disediakan perlu dikepil serta dicatatkan

dalam Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut.

5.2 Pegawai Pemeriksa Dalaman ini berkuasa untuk memeriksa segala dokumen-

dokumen kewangan termasuk dokumen-dokumen yang dikelaskan sebagai

Rahsia Besar, Rahsia, Sulit, Terhad dan sebagainya.

5.3 Pegawai Pemeriksa Dalaman juga boleh mengarahkan pegawai yang

bertanggungjawab untuk menyediakan dokumen atau aset yang hendak

diperiksa.

5.4 Pegawai Pemeriksa Dalaman hendaklah mengadakan pemeriksaan berkala

dan secara mengejut mengikut peraturan yang ditetapkan bertujuan

memastikan:

5.4.1 baki dalam buku rekod adalah sama dengan baki dalam simpanan;

5.4.2 berkeadaan sempurna dan berada di lokasi yang didaftarkan;

5.4.3 tempoh penggunaan masih belum luput;

5.4.4 stok mencukupi mengikut had keperluan yang ditetapkan; dan

5.4.5 disimpan di tempat yang ditetapkan.

5.5 Skop pemeriksaan hendaklah meliputi lapan (8) elemen kawalan pengurusan

kewangan dan perakaunan seperti berikut :

5.5.1 Kawalan Pengurusan

5.5.2 Kawalan Bajet

5.5.3 Kawalan Terimaan

5.5.4 Kawalan Perolehan

5.5.5 Kawalan Perbelanjaan

5.5.6 Kawalan Pengurusan Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah dan

Deposit

5.5.7 Kawalan Pengurusan Aset dan Stor Kerajaan

5.5.8 Pengurusan Kenderaan

5.6 Penyelenggaraan Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut

5

5.6.1 sebuah Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut perlu diselenggara yang

mengandungi maklumat berikut:

i. Tarikh dan masa pemeriksaan;

ii. Nama pegawai yang wang tunai dan lain-lain dalam jagaannya

diperiksa;

iii. Amaun wang awam dan setem yang diamanahkan kepadanya;

iv. Perihal barang-barang berharga yang diamanahkan

kepadanya;

v. Hasil pemeriksaan serta laporan pemeriksaan; dan

vi. Tandatangan dan jawatan pegawai pemeriksa.

5.6.2 Hasil pemeriksaan hendaklah direkodkan di Buku Daftar Pemeriksaan

Mengejut berkenaan mengikut pada setiap butiran yang tercatit di buku

berkenaan.

5.6.3 Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut berkenaan hendaklah sentiasa

diperiksa oleh Ketua PTj atau Pegawai Pemeriksa Dalaman agar tidak

melepasi kitaran tempoh pemeriksaan dan segala penemuan

pemeriksaan telah ditambahbaik.

6.0 Dokumen Yang Berkaitan Dalam Pemeriksaan dan Kawalan

6.1 Lampiran A

Garis panduan pemeriksaan dalaman dan pemeriksaan mengejut

6.2 Lampiran B

Senarai semak pemeriksaan dalaman dan pemeriksaan mengejut

6.3 Lampiran C

Pegawai Yang Diberi Kuasa

6.4 Lampiran D

Pemeriksaan Pengauditan Pengurusan Kewangan Panjar Wang Runcit

6

6.5 Lampiran E

Borang Denominasi Wang Tunai Panjar Wang Runcit

6.6 Lampiran F

Borang Pemeriksaan Mengejut Pengauditan Pengurusan Kewangan Peti

Besi

6.7 Lampiran G

Skop Pemeriksaan Pengurusan Kewangan dan Perakaunan

6.8 Lampiran H

Format Laporan Pemeriksaan Dalaman

LAMPIRAN A

GARIS PANDUAN PEMERIKSAAN DALAMAN DAN PEMERIKSAAN MENGEJUT

Garis panduan ini bertujuan untuk memastikan pemeriksaan mengejut yang dijalankan di PTj

dilaksanakan dengan menyeluruh dan tindakan pembetulan hasil daripada penemuan

pemeriksaan dapat ditambahbaik dengan segera.

1. PENDAHULUAN

a. Tujuan pemeriksaan ini dijalankan adalah untuk memastikan semua kewajipan

dan prosedur kewangan yang betul difahami dengan sepatutnya dan sentiasa

diikuti oleh PTj.

b. Dapat mengenalpasti kesilapan dan pelaksanaan yang tidak dijalankan di

peringkat dalaman.

c. Penambahbaikan yang boleh dilaksanakan oleh Ketua PTj sebagai pemegang

waran kecil.

2. PELAKSANAAN PEMERIKSAAN DALAMAN DAN PEMERIKSAAN MENGEJUT

Bil. Perkara Pemeriksaan dalaman Pemeriksaan mengejut

1. Perlu

dilaksanakan

Sekurangnya sekali setahun Setiap enam (6) bulan

2. Tanggungjawab Ketua PTj atau Timbalan yang

dilantik

Ketua PTj

3. Maklumat yang

perlu disemak

1. Prosedur dan peraturan

kewangan yang wajib

dilaksanakan

2. Aset bernilai tinggi atau

yang berisiko kehilangan

3. Rekod-rekod daftar

4. Skop pemeriksaan

meliputi lapan (8) elemen

kawalan

1. Peti besi

2. Bilik kebal

3. Peti wang tunai

4. Laci

5. Bekas-bekas lain untuk

menyimpan wang

6. Setem

Bil. Perkara Pemeriksaan dalaman Pemeriksaan mengejut

7. Dokumen-dokumen atau

barang-barang lain yang

berharga

3. BUKU DAFTAR PEMERIKSAAN MENGEJUT

a. Pemeriksaan yang dijalankan perlu direkod di Buku Daftar Pemeriksaan

Mengejut yang mengandungi butiran berikut :

i. Tarikh dan masa pemeriksaan;

ii. Nama pegawai yang wang tunai dan lain-lain dalam jagaannya

diperiksa;

iii. Amaun wang awam dan setem yang diamanahkan kepadanya;

iv. Perihal barang-barang berharga yang diamanahkan kepadanya;

v. Hasil pemeriksaan serta laporan pemeriksaan; dan

vi. Tandatangan dan jawatan pegawai pemeriksa.

b. Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut ini boleh diperolehi di Unit Pengurusan

Strategik, Pematuhan dan Pengurusan Risiko, Bahagian Kewangan, Pejabat

Bendahari.

4. HASIL PENEMUAN

a. Segala penemuan pada pemeriksaan yang dijalankan perlu ditambah baik dan

dikemaskini di peringkat PTj

5. CARTA ALIRAN KERJA DAN SENARAI SEMAK

a. Carta aliran kerja pemeriksaan dalaman dan pemeriksaan mengejut.

b. Dokumen yang berkaitan dalam pelaksanaan pemeriksaan dalaman dan

pemeriksaan mengejut :

i. Senarai semak pemeriksaan dalaman dan pemeriksaan mengejut

ii. Senarai borang-borang

1. Borang Pemeriksaan Mengejut Pengauditan Pengurusan

Kewangan Panjar Wang Runcit – Pegawai Diberi Kuasa


Kewangan Panjar Wang Runcit - kriteria


Kewangan Panjar Wang Runcit – Borang Denominasi Wang

Tunai Panjar Wang Runcit


Kewangan Peti Besi

Pegawai Pemeriksa mendapatkan senarai butiran yang hendak diperiksa

Pemeriksaan dijalankan dan merekod maklumat penemuan di Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut

Tidak lengkap

Lengkap

Tindakan pembetulan dan pengemaskinian

Mula

SELESAI

LAMPIRAN B

UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA

Senarai semak pemeriksaan dalaman dan pemeriksaan mengejut

BIL. SKOP PEMERIKSAAN

PEMERIKSAAN

DALAMAN

PEMERIKSAAN

MENGEJUT

1. Dijalankan oleh Ketua PTj

/ Timbalan yang dilantik

2. Pegawai Pemeriksa

mendapatkan senarai

butiran yang hendak

diperiksa

3. Dijalankan secara berkala

(mengikut keperluan);

a) Sekurangnya

setahun sekali

NIL

b) Dalam tempoh 6

bulan

NIL

4. Rekod hasil pemeriksaan

di dalam Buku Daftar

Pemeriksaan Mengejut

5. Tindakan pembetulan

dilaksanakan (sekiranya

ada)

LAMPIRAN C


PEMERIKSAAN MENGEJUT PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN

PANJAR WANG RUNCIT

PEGAWAI YANG DIBERI KUASA

PTj : Masa Pemeriksaan:

Tarikh: Nama Bahagian/Unit:

1. Merekod perbelanjaan Panjar Wang Runcit di dalam Buku Tunai di PTj

Nama Jawatan Tempoh (sekiranya

perlu)

2. Menyimpan Panjar Wang Runcit di PTj


perlu)

3. Mengambil dan menerima Panjar Wang Runcit di Pejabat Bendahari


perlu)

Nota : Rujukan Borang BEN/UP/009

PUSAT TANGGUNGJAWAB: TARIKH: MASA:

Bil. Kriteria [Ya() / Tidak() /

Tidak Berkenaan(-)] Rujukan

Keputusan Pemarkahan

1 PWR digunakan untuk perbelanjaan yang dibenarkan 2 Pegawai yang diberi kuasa 3 Permohonan baru 4 Permohonan tambahan 5 Penutupan 6 Penyimpanan peti wang panjar 7 Pembelian item yang melebihi RM500.00 dalam satu resit 8 Pembayaran PWR 9 Kaedah Rekupmen

10 Pengendalian Buku Tunai 11 Penyelarasan akhir tahun 12 Baki Wang Tunai di Tangan Sama Dengan Baki Pada Buku Tunai

Disediakan Oleh: Tandatangan: ………………………… ………………………… ………………………… Jawatan: Tarikh: Disemak & Diluluskan Tandatangan: ………………………… Jawatan: Tarikh:

LAMPIRAN D

AP 309 - PEMERIKSAAN PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN PANJAR WANG RUNCIT PEMERIKSAAN PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN

PANJAR WANG RUNCIT

KERTAS KERJA PEMERIKSAAN PWR

PROSEDUR PEMERIKSAAN: 1.0 Membuat pemeriksaan ke atas dokumen-dokumen mengenai PWR di PTj yang diaudit. 2.0 Isi setiap jadual di bawah. 3.0 Rujukan. Arahan Perbendaharaan 3 [Panjar (e)], 97 (d), 111, 112 dan 113; Buku Peraturan Kewangan dan Perakaunan Universiti [Bab

9.0 Pengurusan Pembayaran (9.6 Panjar Wang Runcit)], Pekeliling Bendahari Bil. 4/2010, Surat Pekeliling Bendahari Bil. 4/2012; Arahan/Pekeliling Universiti yang berkaitan.

Kriteria 1 – PWR digunakan bagi memberi pendahuluan wang tunai SEGERA kepada pegawai-pegawai yang memerlukan wang untuk perbelanjaan yang dibenarkan.

Bil. No. Invois Tarikh Perkara Amaun (RM)

PWR digunakan untuk perbelanjaan yang

dibenarkan? [Ya () / Tidak ()]

AP 309 - PEMERIKSAAN PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN PANJAR WANG RUNCIT PEMERIKSAAN PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN

PANJAR WANG RUNCIT

1/5

Kriteria 2 – Pegawai yang diberi kuasa

Bil. Perkara [Ya() / Tidak() / Tidak Berkenaan(-)]

1 PTj memaklumkan ke Pejabat Bendahari ‘Pegawai Yang Diberi Kuasa’ dengan menggunakan borang BEN/UP/009

2 Pegawai yang dipertanggungjawabkan untuk menyimpan wang panjar mestilah pegawai yang BERBEZA dari pegawai yang merekodkan perbelanjaan dan penerimaan wang panjar.

3 Penyata menunjukkan kedudukan wang panjar pada masa peralihan kuasa hendaklah disediakan dan ditandatangani oleh pegawai asal (jika ada)

Kriteria 3 – Permohonan Baru


1 PTj memohon secara bersurat kepada Pejabat Bendahari dengan menyatakan: a) Justifikasi keperluan PWR : ________________________________________________________b) Pegawai Yang Diberi Kuasa

Kriteria 4 – Permohonan Tambahan


1

PTj mendapat kebenaran permohonan peruntukan tambahan dengan mengemukakan surat permohonan ke Pejabat Bendahari dengan menyatakan: a) Jumlah dipohon : ________________________________________________________________ b) Keperluan peruntukan dipohon : ____________________________________________________

Kriteria 5 – Penutupan


1 PTj menghantar semua resit/bil tunai terakhir, baki wang di tangan dan surat ke Pejabat Bendahari bagi tujuan pelarasan dan penutupan PWR di PTj yang berkaitan

2/5

Kriteria 6 – Penyimpanan peti wang panjar


1 PTj perlu menyimpan peti wang panjar di tempat yang selamat dan berkunci: a) Adakah Ia Selamat? b) Nyatakan di mana Ia Disimpan : ____________________________________________________

Kriteria 7 – Pembelian item yang melebihi RM500.00 dalam satu resit


1 PWR digunakan bagi pembelian item yang dibenarkan sahaja dengan jumlah yang tidak melebihi RM500.00 dalam satu resit. a) Adakah terdapat pembelian item yang melebihi RM500.00 dalam satu resit?

Kriteria 8 – Pembayaran PWR


1

Bagi pembelian yang tidak mempunyai resit/hilang, penama yang bertanggungjawab perlu mengemukakan surat pengesahan sebagai dokumen sokongan dengan disertakan: a) Jenis pembeli : _________________________________________________________________ b) Tujuan : ______________________________________________________________________ c) Jumlah yang telah dibelanjakan : ___________________________________________________

2

Setiap bayaran perlu mengemukakan Baucar Kecil sebagai bukti penerimaan/pengambilan wang panjar dan dalam DUA salinan: a) Salinan pertama untuk tujuan Rekupmen b) Salinan kedua untuk simpanan PTj

3/5

Kriteria 9 – Kaedah Rekupmen


1

Resit-resit yang telah disahkan telah dihantar bersama-sama dengan: a) Penyata Buku Tunai b) Borang Permohonan Peruntukan PWR beserta lampiran (SMKB) c) Dokumen-dokumen sokongan yang lengkap

2 Resit-resit yang dikemukakan hendaklah disahkan oleh pegawai dan dicap perkataan ‘BAYAR’

3 Setiap resit pembelian tidak melebihi RM500 dan dicatatkan jenis dan tujuan pembelian.

4

Bagi perbelanjaan yang tidak mempunyai resit, surat akuan menyatakan pembelian tanpa resit hendaklah disertakan dengan menunjukkan: a) Jenis pembelian b) Tujuan pembelian c) Jumlah yang telah dibelanjakan

5 PTj perlu memastikan BAKI TUNAI di tangan tidak kurang 30 % dari peruntukan yang diterima.

Kriteria 10 – Pengendalian Buku Tunai


1 Rekod Buku Tunai perlu sama dengan tarikh penerimaan dan perbelanjaan tersebut dilakukan. Kriteria 11- Penyelarasan akhir tahun


1 PTj dikehendaki untuk mengemukakan resit-resit perbelanjaan bersama wang tunai (mengikut jumlah peruntukan) ke Pejabat Bendahari dengan menggunakan borang pengembalian PWR.

4/5

Kriteria 12 – Baki Wang Tunai di Tangan Sama Dengan Baki Pada Buku Tunai

PENYATA PENYESUAIAN PWR PADA …………………………….

Perkara Jumlah (RM) Pengesahan A Wang Tunai di Tangan

Pengesahan oleh Pegawai yang bertangungjawab: Tandatangan: Nama: Jawatan/Gred: Tarikh: Pengesahan oleh pegawai UPPR: Tandatangan: Nama: Jawatan/Gred: Tarikh: Ulasan: ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… …………………………………………………………

B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Bil-Bil Dalam Tangan No. Bil Tarikh Amaun

………………..

C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Baucar Bayaran Rekupmen Belum Terima No. Bil Tarikh Amaun

………………..

D Jumlah Peruntukan PWR

E Perbezaan (Jika Ada)

5/5

LAMPIRAN E



PANJAR WANG RUNCIT

DENOMINASI WANG TUNAI PANJAR WANG RUNCIT

PTj : Masa Pemeriksaan:

Tarikh: Nama Bahagian/Unit:

Mengikut Kiraan Fizikal Denominasi Ringgit (RM)

Bilangan (Helai)

Jumlah (RM)

Denominasi Syiling (Sen)

Bilangan (Keping)

Jumlah (RM)

100 50 50 20 20 10 10 5 5 1

JUMLAH KECIL, ( a ) JUMLAH KECIL, ( b )

JUMLAH BESAR FIZIKAL, ( c ) = ( a )+( b )

JUMLAH MENGIKUT REKOD, ( d )

PERBEZAAN, ( e )= ( c ) - ( d )

Ulasan: -------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------------- DIAKUI OLEH; DIPERIKSA OLEH;

Tandatangan Pegawai Yang Diberi Kuasa

:

Tandatangan Pegawai Audit

:

----------------------------------

----------------------------------

Nama : ----------------------------------

Nama : ----------------------------------

Jawatan : ----------------------------------

Jawatan : ----------------------------------

Tarikh : ----------------------------------

Tarikh : ----------------------------------

Cop Jabatan :

LAMPIRAN F



Pemeriksaan Mengejut Pengauditan Pengurusan Kewangan Peti Besi

BIL SEMAKAN CATATAN RUJUKAN

1.

Tarikh akhir pemeriksaan dijalankan Sila nyatakan

2.

Peti besi ditempatkan di lokasi yang selamat dan

bersesuaian (Ya/Tidak)

Sila nyatakan lokasi dan

bentuk kawalan

keselamatan yang ada

3.

Bilangan peti besi

Sila nyatakan

4.

Bagaimanakah cara nombor kombinasi peti

disimpan

Cara penyimpanan

5.

Adakah Arahan Perbendaharaan dan tatacara Polisi

Pengurusan Tunai UTeM berkenaan peti besi dan

anak kunci ganti dipatuhi sepenuhnya?

1. AP 125, 129, 129A,

132, 133

2. Pekeliling Bendahari

Bil. 8/2015

6.

Peti besi PTj menggunakan sistem kod atau anak

kunci

Sila nyatakan

7.

Siapakah pegawai bertanggungjawab yang diberi

kuasa menyimpan anak kunci peti besi?

1. Nama pegawai serta

jawatan

2. Tarikh surat kuasa


Bil. 8/2015

8.

Siapakah pegawai bertanggungjawab yang diberi

kuasa menyimpan nombor kombinasi peti besi?

1. Nyatakan nama

pegawai , jawatan dan

tarikh surat kuasa

2. AP 129A


Bil. 8/2015

9.

Adakah kombinasi kod peti besi dimeteri dan

ditanda “Rahsia Besar” (Ya/Tidak)

1. AP 129A 2. Pekeliling Bendahari

Bil. 8/2015

10. Bagaimana kaedah rekod peti besi diselenggara

oleh PTj

Sila nyatakan

1/2


Pemeriksaan Mengejut Pengauditan Pengurusan Kewangan Peti Besi

11.

Item yang disimpan di dalam peti besi

AP 132, AP 133

12.

Tarikh terakhir pegawai bertanggungjawab

membuat pengesahan kandungan peti besi

Sila nyatakan

13.

Tarikh 6 bulan terakhir nombor kombinasi ditukar

Sila nyatakan

14.

Adakah berlaku pertukaran pegawai

bertanggungjawab dalam tempoh 6 bulan selepas

tarikh terakhir nombor kombinasi ditukar (Ya/Tidak)

1. AP 129A


Bil. 8/2015

Tarikh Pemeriksaan :

...................................................

Pengesahan Ketua PTj

............................................................

( )

2/2

LAMPIRAN G


SKOP PEMERIKSAAN PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN

Bil. Skop Pemeriksaan

1. Kawalan Pengurusan

2. Kawalan Bajet

3. Kawalan Terimaan

4. Kawalan Perolehan

5. Kawalan Perbelanjaan

6. Kawalan Pengurusan Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah dan

Deposit

7. Kawalan Pengurusan Aset dan Stor Kerajaan

8. Pengurusan Kenderaan

LAMPIRAN H

UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MelAKA

LAPORAN PEMERIKSAAN DALAMAN

Bil. Maklumat

1. Pegawai Pemeriksa :

......................................................

2. Skop Pemeriksaan :

3. Tarikh Pemeriksaan :

4. Tahap Pengurusan

Cemerlang

Baik

Memuaskan

5. Catatan/ syor Penambahbaikan :

Tandatangan Pegawai Pemeriksa

..........................................................

Pengesahan Ketua PTj

..........................................................

( ) ( )

PTj :

...........................................................................................

c : pemeriksaan dan kawalan 1.0 pendahuluan...4.2.3 pemeriksaan mengejut (mengaudit) secara berkala...

Documents