buku panduan microsoft office excel 2003

1

Panduan Microsoft Office Excel 2003 http//:myofisovok.blogspot.com e_mail : [email protected]

PANDUAN DASAR PENGOPERASIAN MICROSOFT OFFICE EXCEL 2003

Tehnik Mengaktifkan Program Microsoft Office ExcelWord 2003

1. Double klick icon Microsoft office Excel pada destop

2. Klick icon Microsoft office excel 2003 tekan enter

3. Klick kanan icon Microsoft office Excel 2003 pilih open

4. Klick start menu pilih (klick) icon Microsoft office Excel

5. Klick icon Microsoft office excel pada taskbar

6. Klick start, all program, Microsoft office, cari icon Microsoft office excel

2


7. Klick kanan start, explore, Disk C, program files, Microsoft office, office 11,

cari di sebelah kanan icon Microsoft office excel 2003

Tehnik mengakhiri program Microsoft Office Excel 2003

1. Klick icon Close di pojok sebelah kanan atas

2. Klick menu file, Exit

3 Klick kanan icon Microsoft office excel pada taskbar, pilih close

3


4. Klick icon Microsoft office excel yang ada di pojok sebelah kiri atas

5. Tekan tombol pada keyboard Alt + F4 secara bersamaan

Melihat Tampilan Microsoft Office Excel 2003

Icon Close

Menu bar Min Max

Max

4


Tehnik menyimpan data pada Microsoft office word 2003

1. Klick menu file, save as (Ctrl + S) Lihat Gambar di bawah ini

2. Masukkan nama file pada bagian

File name

3. Pada bagian Save in Pilih di drive

Mana data ingin di simpan, jika

Tidak melakukan pilihan maka

File secara otomatis tersimpan di

my dokumen

4. Klick Save atau enter

Atau

1. Klick icon Save maka gambar diatas akan tampil

Tehnik lanjutan save pakai password

1. Tehnik sama diatas

2. Pada bagian Tools diklick, lihat gambar

5


3. Selanjutnya akan tampil

kotak dialog Save

Options seperti di

amping, masukkan

kata/kalimat yang sama

untuk pass to open, maupun pass to modify. Selanjutnya klick OK

5. Akan tampil kembali Konfirmasi

Password, masukkan data yang

sama seperti pada save options

diatas

6. Klick OK

7. Cancel untuk batal proses.

8. Akan tampil kembali kotak

dialog confirmasi password

yang sama seperti diatas

Masukkan kata/kalimat yang

sama

9. Klick OK

10. Buat nama file, klick SAVE.

6


Membuka kembali file yang sudah pernah disimpan sebelumnya

Cara I

1. Buka program atau file

Microsoft office excel 2003

apa saja

2. Tekan tombol keyboard

Ctrl + O

3. Atau Klick Icon folder

open

4. Atau Klick menu file,

sub menu open

5. Cari dimana file yang sudah

pernah dibuat disimpan,

dengan cara double klick,

Atau klick enter, atau klick

kanan open. Catatan

pergunakan salah satu saja.

Cara II

1. Klick kanan start, explore atau tekan tombol keyboard bersamaan Ctrl + E

2. Selanjutnya cari file dimana di simpan ( My Documents, Local Disk D)

3. Jika sudah di dapat buka dengan beberapa cara

1. Klick Enter

2. Double klick

7


3. Klick kanan open

Pergunakan salah satunya saja. Gambar My Computer - Local Disk D

Gambar My Computer – My Documents

8


Mengatur Kertas / Margins

1. Klick menu file, sub menu page setup, selanjutnya page setup akan tampil

Gambar A Page Setup

Gambar B Page Setup

Penjelasan Gambar B Page Setup

a. Portrait : Posisi Kertas Berdiri (Vertical)

b. Landscape : Posisi Kertas Melintang (Horizontal)

c. Paper Size : Jenis Kertas

d. OK : Mengakhiri Proses Pengaturan Page Setup

9


Gambar C Margins

Penjelasan Margin

1. Top : Batas Kertas Atas

2. Left : Batas Kertas Sebelah Kiri

3. Right : Batas Kertas Sebelah Kanan

4. Bottom : Batas Kertas Bawah

5. Ok : Mengakhiri Proses Pengaturan Margins (Finish)

10


Membatalkan perintah Yang Terlanjur di Buat (Undo)

Jika ada kesalahan di dalam bekerja ingin menghapus, cukup klick icon undo

Lewat menu edit, sub menu undo ( Ctrl + Z )

Membatalkan perintah Undo ( Redo )

Jika ada kesalahan di dalam bekerja ingin menghapus, cukup klick icon undo

Lewat menu edit, sub menu redo ( Ctrl + Y )

Gambar Undo Gambar Redo

Tehnik Cut

1. Blok data/tempatkan sel pada data yang ingin di pindahkan,

2. Klick icon cut

3. Dapat dengan mengklick menu edit, sub menu cut ( Ctrl + X )

4. Akan tampak di sekitar data ada garis putus-putus mengelilingi data

5. Pindahkan sel dimana data mau di tempatkan. Klick icon paste

6. Atau Klick menu edit, sub menu paste, (Ctrl+V)

7. Atau tekan tombol enter pada keyboard

Contoh :

Data berada di kolom C, baris 6 dibaca (C6). Mau dipindah ke kolom F, baris 15

(F15). Tempatkan sel pada data C6, klick edit cut atau icon cut atau ctrl + x data

11


seperti terbelok garis putus-putus, pindahkan sel ke F15 tekan enter, atau ctrl + v,

atau menu edit, sub menu paste.

Lihat gambar Prose Cut dan Proses Paste

Gambar A (Proses Cut Data) Gambar B Penempatan Data

Tehnik Copy

Prose untuk mengkopi data sama seperti proses cut (memindahkan data)

Perbedaannya Copy dan Cut

Copy : Memperbanyak data

Tombol Keyboad : Ctrl + C

Cut : Memotong atau memindahkan data aslinya.

Tombol Keyboard : Ctrl + X

Tehnik Paste (Penempatan)

1. Pindahkan sel dari proses cut maupun copy

2. Klick icon paste

3. Atau klick menu edit, sub menu paste (Ctrl+V)

4. Atau Enter

12


Tehnik Format Painter

Proses format painter tidak berbeda dengan copy, hanya bedanya, format painter

berfungsi satu kali klick setelah itu harus mengulang lagi dalam bentuk format

sama.

Tehnik Menghapus data

Cara 1

1. Tempatkan sel pada data, klick tombol delete atau backspace pada keyboard.

Maka data akan terhapus semua

Cara 2

1. Blok data yang ingin di hapus, klick tombol delete, maka data akan terhapus

Tehnik Menghapus data system tindih

1. Pindahkan sel dan tempatkan dimana data ingin diganti, secara otomatis data

awal akan terhapus dan dig anti dengan data baru

Tehnik Menghapus baris

1. Tempatkan sel pada baris yang mau di hapus

2. Klick menu edit, sub menu delete, lihat gambar

3. Pilih Entire row

4. Klick ok

Tehnik Menghapus kolom

1. Tempatkan sel pada kolom yang mau di hapus

2. Klick menu edit, sub menu delete, lihat gambar

3. Pilih Entire coloumn

4. Klick ok

13


Tehnik menghapus sheet

1. Tempatkan sel pada sheet yang mau di hapus

2. Klick menu edit, sub menu delete sheet

3. Sheet akan terhapus secara otomatis

Tehnik page break preview

1. Klick menu view, sub menu page break preview

2. Lihat Gambar A Gambar A Gambar B

Gambar C

14


Tehnik Header & Footer

1. Klick menu view, sub menu Gambar B

Header and Footer

Gambar A

Gambar C

15


Tehnik menyetel lembar kerja

1. Klick menu view, sub menu zoom

a. 200 % : Lembar kerja lebih besar

b. 100 % : Lembar kerja normal

c. 75 % : Lembar kerja mengecil

d. 50 % : Lembar kerja lebih kecil

e. 25 % : Lembar kerja kecil

2. Klick ok untuk mengakhiri

Tehnik menyisipkan baris

1. Tempatkan sel dimana baris ingin di sisipkan

2. Klick menu insert sub menu row

3. Secara otomatis baris akan bertambah

Tehnik menyisipkan kolom

1. Tempatkan sel dimana kolom ingin di sisipkan

2. Klick menu insert sub menu coloumn

3. Secara otomatis kolom akan bertambah

Tehnik menyisipkan worksheet

1. Tempatkan sel dimana worksheet ingin di sisipkan

2. Klick menu insert sub menu worksheet

3. Secara otomatis worksheet akan bertambah

16


Tehnik menyisipkan chart/grafik Gambar A

1. Buat data seperti gambar A

2. Blok data, klick menu insert

Sub menu chart

17


Tehnik menyisipkan symbol

1. Klick menu insert, sub menu symbol maka akan tampil kotak dialog pilihan

symbol, pilih salah satu sesuai dengan criteria yang di cari atau di maksud.

2. Klick symbol yang sudah di dapat, klick insert

3. Untuk mengakhiri klick cancel

Lihat Gambar

Tehnik comment

1. Klick menu insert, sub menu comment

Akan tampil kotak untuk menginput

Data, masukkan kata/kalimat yang di

Inginkan. Lihat Gambar di samping.

18


Tehnik memasukkan ClipArt

1. Klick menu insert, sub menu picture, sub ClipArt

2. Lihat disebelah kanan lembar kerja akan ada tampil pilihan clipart

3. Klick go untuk mencari gambar clipart yang sudah ada pembawaan Microsoft

office excel 2003

4. Klick gambar yang ada pada clip Art, maka gambar tersebut akan muncul di

lembar kerja Microsoft office excel

Lihat gambar

19


Tehnik menyisipkan gambar

1. Klick menu insert, sub menu picture, sub from file

2. Akan tampil kotak dialog untuk mencari dimana gambar yang mau di cari, jika

sudah di dapat, klick insert

3. Klick cancel untuk mengakhiri

Lihat gambar

€

20


Tehnik membuat gambar sederhana dengan fasilitas drawing

1. Klick icon drawing, tempatnya di bawah lembar kerja

2. Cari Autoshapes

3. Pilih jenis gambar yang di maksud

4. Klick drag di lembar kerja Microsoft excel 2003

Lihat gambar

21


Tehnik membuat WordArt/variasi teks

1. Klick menu insert, sub menu picture, sub WordArt

2. Akan tampil kotak dialog WordArt

3. Klick salah satu jenis WordArt, baik vertical maupun horizontal

4. Tampil kembali kotak dialog untuk memasukkan kalimat, dll

5. Klick OK

6. Kalimat yang kita buat tadi sudah bisa dilihat hasilnya.

Lihat gambar proses

22


23


Tehnik hyperlink

1. Klick icon hyperlink, kotak dialog hyperlink tampil

2. Pilih dimana tempat file yang akan di buatkan jalan pintas untuk dibuka

3. Jika sudah di dapat klick file, dan OK, jika mouse diarahkan akan gambar

tangan muncul. Berarti hyperlink berhasil

Lihat gambar

Hasilnya

24


Tehnik memformat (mengatur tinggi baris otomatis)

1. Blok beberapa baris

2. Klick menu format, sub menu row, sub height

3. Akan tampil kota isian row height (tinggi baris)

4. Masukkan ketinggian yang diinginkan

5. Klick OK

Tehnik memformat (mengatur lebar kolom otomatis)

1. Blok beberapa kolom

2. Klick menu format, sub menu coloumn, sub widht

3. Akan tampil kota isian coloumn widht (lebar kolom)

4. Masukkan lebar kolom yang diinginkan

5. Klick OK

Tehnik memformat (menyembunyikan baris)

1. Klick menu format, sub menu row, sub hide

Tehnik memformat (mengembalikan baris yang disembunyikan)

1. Klick menu format, sub menu row, sub unhide

Tehnik memformat (menyembunyikan kolom)

1. Klick menu format, sub menu coloumn, sub hide

Tehnik memformat (mengembalikan kolom yang disembunyikan)

1. Klick menu format, sub menucoloumn, sub unhide

Tehnik memformat (menganti nama sheet)

1. Aktifkan sheet 1, Klick menu format, sub menu sheet, sub rename

2. Sheet 1 akan terbelok warna hitam, ketik nama sheet penganti tidak boleh nama

sama harus ada yang berbeda, misalnya Latih 1, Latih 2, Latih 3, dll

25


Tehnik memformat (menyembunyikan sheet)

1. Klick menu format, sub menu sheet, sub Hide

Tehnik memformat (mengembalikan Sheet yang disembunyikan)

1. Klick menu format, sub menu sheet, sub Unhide

Tehnik memformat (sheet berlatar gambar)

1. Klick menu format, sub menu sheet, sub background

Tehnik memformat (menghapus latar shee)

1. Klick menu format, sub menu sheet, sub delete background

Tehnik memformat (memberi warna sheet)

1. Klick menu format, sub menu sheet, sub tab color

Lihat gambar diatas, sheet warna merah, warna biru, dan warna asli pada sheet 3

26


Tehnik memformat (lambang mata uang Indonesia Rp)

1. Klick menu format, sub menu

cells (Ctrl+1)

2. Pilih Number, Accounting

3. Pada bagian decimal places

masukkan angka 2, bagian

symbol cari Rp, dll

4. Klick OK

Lihat gambar

Tehnik memformat (tanggal)

1. Klick menu format,

sub menu cells,

sub number, date

2. Lihat gambar

Tehnik memformat (time)

1. Klick menu format,

Sub menu cells,

Sub number, time

2. Lihat gambar

27


Tehnik memformat (menggabungkan baris/kolom)

1. Blok beberapa baris/kolom

2. Klick menu format, sub menu cells,

sub Alignment

3. Pada bagian text alignment (horizontal)

diganti. Begitu pula pada vertical diganti

4. Text control (wrap text) dan (merge cells)

di klick sampai tanda ceklis ( √ ) muncul

5. Klick OK. Lihat gambar

Penerapan :

Text Alignment

1. Horizontal

a. General : Rata kiri

b. Left : Agak ketengah dari kiri

c. Center : Rata tengah

d. Right : Rata kanan

e. Fill : Satu kolom penuh berisi data sama

f. Justyfi : Agak ketengah dari kiri

g. Center across selection : Rata tengah

h. Distributed : Rata tengah

2. Vertical

a. Top : Rata Atas

b. Center : Rata Tengah

28


c. Botom : Rata Bawah

d. Justyfi : Rata Atas

e. Distributed : Rata Kiri

Tehnik memformat (tulisan)

1. Blok data, klick menu format, sub menu cells, sub font

Penjelasan :

Font : Jenis tulisan

Font style : a. Regular : Tulisan normal c. Bold : Tulisan tebal

b. Italic : Tulisan miring d. Bold Italic : Tulisan tebal & miring

Size : Besaran tulisan Underline : Tulisan berisi Garis

Color : Warna tulisan

29


Tehnik memformat (tabel)

1. Blok baris/kolom

2. Klick menu format, sub menu cells, sub border

3. Line-Style : Memilih jenis garis

4. Presets : None : Kosong

Outline : Garis segi empat keliling yang di blok

Inside : Garis batas kolom dan baris yang di blok

5. Color : Warna garis

Untuk mengakhiri proses klick OK

30


Tehnik memformat (patterns)

1. Blok data klick Lihat gambar A Gambar B

menu format, sub

menu cells, sub

patterns

2. Baris/kolom yang

di belok tadi akan

berwarna sesuai

dengan warna yang

di berikan tadi

Tehnik menghilangkan grid/garis pada lembar kerja

1. Klick menu tools, sub menu options, sub view , windows options

2. Klick gridlines agar tanda ceklis hilang, Klick OK

31


Tehnik mengolah rumus

1. Rumus penjumlahan

Cara 1 Gambar A

a. Blok data yang mau di jumlahkan Gambar B

secara otomatis,

b. Kasi lebih satu baris / kolom

c. Klick icon autosum (sigma)

Cara 2

=sum(7+5)enter (12) Atau =7+5enter hasilnya juga 12

Cara 3

=A5+E7enter hasilnya juga 12

2. Rumus perkalian

Cara 1

=sum(7*5)enter (35)

Cara 2

=7*5enter hasilnya juga 35

Cara 3

=E7*A5enter hasilnya juga 35

3. Rumus pembagian

Cara 1

=sum(7/5)enter (1,4)

Cara 2

=7/5enter hasilnya juga 1,4

32


Cara 3

=E7/A5enter hasilnya juga 1,4

4. Rumus pengurangan

Cara 1

=sum(7-5)enter (2)

Cara 2

=7-5enter hasilnya juga 2

Cara 3

=E7-A5enter hasilnya juga 2

5. Rumus Average

=average(blok data angka)

6. Rumus Max

=Max(blok data angka)

7. Rumus Min

=Min(blok data angka)

8. Rumus Romawi

=Roman(9)enter Hasilnya IX

9. Trik menulis ulang data

=klick data

10. Rumus IF

Untuk mencari kelulusan/ketuntasan

=IF(J14>75!lulus!tdk lulus Hasilnya Lulus

33


Penerapan rumus if Gambar A

1. Klick segitiga icon autosum

2. Klick

3. Klick IF, lalu OK

Lihat Gambar A disamping atas

Gambar B

11. Rumus menganti kalimat

1. =lower(“kalimat”)

2. =upper(“kalimat”)

3. =proper(“kalimat”)

Penjelasan

Lower : Kalimat kecil semua

Proper : Awal kalimat besar, kata lain kecil

Upper : Kalimat besar semua

34


Tehnik mengurut data secara ascending

1. Blok data, Klick menu data, sub menu sort

2. Atau dapat pula dengan icon sort ascending

3. Klick OK Lihat gambar disamping.

Tehnik mengurut data secara descending

3. Blok data, Klick menu data, sub menu sort

descending

4. Atau dapat pula dengan icon sort descending

3. Klick OK Lihat gambar disamping.

Tehnik membuat autofilter

1. Blok data (baris/kolom) yang mau di filter

2. Klick menu data, sub menu autofilter

3. Lihat gambar di samping.

Tehnik membuat (Workbook Hide) lembar kerja tersembunyi

1. Klick menu windows, sub

menu hide

2. File/workbook sudah di hide

Mengembalikan workbook di hide

1. Klick menu windows, sub

menu unhide

2. Klick nama workbook

3. Klick OK

35


Membuat freeze panes

1. Klick menu windows, sub menu freeze panes

Tehnik memonitor sebelum mencetak

1. Klick icon print preview

2. Dapat pula klick menu file,

sub menu print preview

Lihat gambar di samping print preview

36


Tehnik mencetak data

Cara I

1. Klick icon print

2. Secara otomatis data tercetak

Cara II

1. Tekan tombol keyboard Ctrl+P

Kotak dialog print muncul, lihat

Gambar disamping kanan.

2. Klick OK untuk mencetak

3. Close batal mencetak

4. Keseluruhan file tercetak

Cara III

1. Klick menu file, sub menu print, kotak dialog print akan tampil seperti gambar

diatas

2. Klick ok atau enter

Opsi print

1. Printer Name : Pilih print yang tersambung saat ini

2. Propertis : Mengatur kecepatan, warna, dan kualitas hasil cetak

3. All : Mencetak data keseluruhan

4. Pages : Mencetak sebagian data

a. Form : Masukkan nomor halaman terkecil atau halaman tertentu untuk

dicetak

b. To : Masukkan nomor halaman terkecil atau halaman tertentu untuk

dicetak. Sama seperti proses Form diatas

6. Copies : Jumlah exlampar cetak

7. OK : Mencetak

* SELAMAT BELAJAR *