kursus pendek microsoft office excel - …online.kkpg.edu.my/olc/upload/kursus microsoft... ·...

KURSUS PENDEK MICROSOFT OFFICE EXCEL

KKSL | 2010 1

KURSUS MICROSOFT OFFICE

EXCEL 2003

Tajuk : Microsoft® Excel 2003

Objektif : Setelah mengikuti modul ini, peserta diharapkan akan dapat :

1. Memahami penggunaan asas Excel

2. Memformat sel, lembaran dan buku kerja

3. Menggunakan formula asas untuk membuat analisa

Keperluan : Modul ini memerlukan :

1. Microsoft ® Excel 2003

2. Nota Bahan Kursus

Masa : 6 jam

Kandungan :

Aktiviti 1 : Mengenal Komponen MS® Excel (15 minit)

Dalam bahagian ini, peserta akan dapat mengenali bahagian-bahagian

Asas Excel.

Aktiviti 2 : Menghasilkan Sebuah Aplikasi Sistem Yang Mudah (2 jam)

Dalam bahagian ini, peserta akan didedahkan dengan kaedah untuk

memformat sel, lajur, baris ,lembaran , menambah data menggunakan

teks, nombor, tarikh, dan sebagainya

Aktiviti 3 : Mengenal dan menggunakan formula asas serta membuat graf

melalui penghasilan Aplikasi Kewangan ( 2 jam )

Bahagian ini akan mendedahkan formula asas Excel untuk membuat

Analisa dan graf

.

Aktiviti 4 : Mengenal dan menggunakan Fungsi Logik, Pivot Table dan

Macro (1 jam 45 minit)

Bahagian ini akan mendedahkan penggunaan fungsi Asas, pivot table

dan macro


KKSL | 2010 2

AKTIVITI 1 : MENGENAL KOMPONEN DI DALAM MICROSOFT EXCEL

1. PENGENALAN MICROSOFT EXCEL

1. Fail di dalam Microsoft Excel dikenali sebagai bukukerja (WorkBook) yang

tergolong didalam kategori helaian eletronik (spreadsheet). Secara default, Excel

menyediakan 3 lembaran kerja (sheet) yang boleh ditambah, dibuang, disalin dan

dipindah.

2. Microsoft Excel berguna untuk menyimpan dan memanipulasikan data, pengiraan,

ringkasan dan juga penganalisaan data, memasukkan gambar, carta dan data dari

internet.

3. Satu lembaran sama seperti lejer akauntan yang disusun dalam lajur yang menegak

(column) dan baris yang melintang (row).

4. Pertembungan diantara baris dan lajur dinamakan sel (cell). Setiap sel dirujuk

dengan alamat (address) dan boleh mengandungi nombor, teks atau formula

2. MEMULAKAN WINDOWS DAN EXCEL

1. Klik butang Start untuk memulakan

perisian Microsoft Excel.

3. Klik pada Microsoft Office

4. Klik pada Microsoft Office Excel

2003 @ 2007

5. Satu helaian kosong akan terpapar dan

diberi nama Book1 secara automatik.


KKSL | 2010 3

Title Bar – Memaparkan nama applikasi (program) dan nama buku kerja (fail) yang

dibuka dan terdapat 3 butang tetingkap : Mengandungi 3 butang kawalan skrin pada

palang tajuk-Minimize(Mengecil), Maximize (Membesar) dan Close (Menutup)

Menu Bar – Terdapat 9 pilihan arahan iaitu:-

File – mengandungi semua arahan yang berkaitan dengan pengurusan

fail (bina fail baru, simpan fail, buka dan tutup fail, memaparkan dan

mencetak fail)

Edit – arahan berkaitan dengan proses pengubahsuaian fail excel (Copy ,

Paste, dan Find Word)

View – berkaitan dengan arahan merubah reka bentuk paparan fail.

Insert – berkaiatan dengan arahan proses penambahan elemen ke

dalam sesuatu fail.

Format – berkaitan dengan proses pengubahsuaian format bagi fail.

Tools – berkaitan dengan proses penyemakan ke atas setiap teks yang di

taip dalam fail.

Minimize ,

Restore & Close Title Bar Standart Toolbar

Formating Bar

Formula Bar

Status Bar

Task Pane

Coloum Row

Menu Bar

Work Area

(Lokasi Kerja)

Name Box


KKSL | 2010 4

Data – arahan yang berkaitan dengan data di dalam fail excel

Window – arahan berkaitan dengan kaedah paparan maklumat bagi fail

dan hamparan.

Help – arahan berkaitan dengan kemudahan bantuan yang disediakan

oleh Microsoft Excel XP.

Standart Toolbar – Mengandungi ikon/gambar kecil iaitu jalanpintas untuktugasan

utama seperti save, print, copy dan print preview

Formating Toolbar - Arahan yang dipaparkan untuk memudahkan proses

pengubahsuaian format di laksanakan.

Formula Bar – Petak yang memaparkan data yang dimasukkan ke dalam sel

Work Area – dipanggil Wooksheet yang mana terdiri daripada baris (ROW) dan Lajur

(COLOUM)

Row Header - Melabelkan lajur (row) dengan angka

Column Header- melabelkan lajur(column) dengan huruf

Name Box - Memaparkan alamat sel yang aktif

Status Bar - Memaparkan arahan terpilih atau status kerja spt Num, Cap & Scroll Lock

3. MENCIPTA BUKU KERJA BARU

Terdapat 3 cara:

1. Menggunakan menu File : New..

2. Klik butang New di Palang Alatan (Toolbar)

3. Tekan kekunci Cara Pintas Ctrl+N. Tekan kedua-dua butang Ctrl dan N.

4. MEMASUKKAN DATA

1. Klik sel untuk dimasukkan data.

2. Taip data (teks, nilai, formula atau function)

3. Tekan kekunci Enter atau Tab.

Enter atau butang bawah akan memasukkan data mengikut jalur (ke bawah)

dan Tab atau butang kanan akan memasukkan data mengikut baris (ke

kanan).

Shift+Enter akan mengaktifkan sel di atas (sebelumnya) dan Shift+Tab akan

mengaktifkan sel kiri.

4. Tekan Esc atau butang Cancel untuk membatalkan kemasukan data.


KKSL | 2010 5

Teks (Labels)

Teks atau label merupakan huruf, nombor, ruang kosong dan aksara bukan numerik

Secara lalaian (default) teks akan dijajar (align) ke sebelah kiri.

Satu sel boleh menerima sehingga 255 aksara (character).

Nilai (Value)

1. Terdiri dari aksara-aksara berikut: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % E e

2. Letakkan simbol - atau ( ) untuk nilai negative

3. Secara lalaian, nombor akan dijajar ke sebelah kanan sel

4. Menerima hanya 15 digit nombor

5. Letakkan ‘ di hadapan nombor untuk menjadikan nombor sebagai teks atau

formatkan sel tersebut sebagai teks. Format: Cells : Number : Text

5. MENGEDIT/MEMBETULKAN DATA

Terdapat 3 cara:

1. Aktifkan sel yang hendak diedit. Taip data yang betul dan tekan Enter.

2. Aktifkan sel yang hendak diedit. Lakukan pembetulan di Formula Bar

3. Aktifkan sel yang hendak diedit. Tekan Butang F2. Lakukan pembetulan di sel

berkenaan.

6. MEMILIH ATAU MENANDAKAN JULAT SEL

Dua atau lebih sel yang bersempadan berbentuk empatsegi dipanggil julat sel (cell

range)

Terdapat beberapa cara untuk menandakan (highlight) julat sel. Contohnya A1:B10.

1. Menggunakan Tetikus (Mouse) : Klik dan tahan tetikus pasa sel permulaan (A1)

dan seret tetikus ke sel terakhir (B10).

2. Kekunci (Keyboard) : Aktifkan sel pertama (A1). Tahan Shift. Guna kekunci anak

panah bawah dan kanan untuk gerakkan ke sel terakhir (B10).

3. Tetikus dan Kekunci : Klik sel pertama. Tahan Shift. Klik sel terakhir.

4. Kotak Nama (Name Box) : Taipkan julat sel yang berkenaan (A1:B10) ke dalam

kotak nama dan tekan Enter. Sesuai untuk julat yang besar saiznya.

Nota: Boleh juga ditaip a1.b10 kerana excel akan menukarkannya kemudian.


KKSL | 2010 6

5. MENAMBAH KAWASAN JULAT SEL

Untuk membesar atau mengecilkan kawasan pemilihan, misalnya membesarkan julat sel

A1:B10 sehingga C11, gunakan salah satu cara di bawah:

1. Kekunci : Tahan Shift dan tekan anak panah kanan dan bawah ke sel C11.

2. Tetikus dan kekunci : Tahan Shift dan klik C11.

6. MENANDAKAN KAWASAN TERPISAH

Untuk memilih 2 kawasan julat yang berlainan pada masa yang sama, contohnya

A1:B10

dan E2:E5, terdapat 2 cara:

1. Tetikus dan kekunci : Pilih (highlight) dahulu A1:B10. Tahan Ctrl. Pilih julat sel

E2:E5

2. Kotak Nama : Taip di Name Box dan pisahkan dengan koma. A1:B10,E2:E5

(Nota: Pemilihan bersambung menggunakan Shift, pemilihan terpisah

menggunakan Ctrl


KKSL | 2010 7

7. MEMILIH KESELURUHAN LAJUR/BARIS

Perlu untuk memformat keseluruhan lajur atau baris dengan format yang sama.

1. Untuk memilih keseluruhan lajur/baris, klik di tengah-tengah kepala lajur/baris.

2. Untuk memilih beberapa lajur/baris, klik kepala lajur/baris pertama dan seret hingga

kepala kolum/baris terakhir .

AKTIVITI 2 : MEMBINA APLIKASI SITEM MAKLUMAT MENGGUNAKAN EXCEL

Pengenalan

Dalam Aktiviti ini dan aktiviti seterusnya, kita akan cuba menghasilkan sebuah system

maklumat pekerja di sebuah syarikat mengikut jabatan. Dalam bab ini, kita akan

mempelajari beberapa kemahiran yang boleh memudahkan perkerjaan anda sekalian

semasa di tempat kerja.

Sebagai seorang pekerja disebuah syarikat yang memegang jawatan HR didalam

sesebuah jabatan, kita diminta menghasilkan satu aplikasi system maklumat pekerja

yang boleh digunapakai disetiap jabatan yang ada di syarikat tersebut.

Dengan kemahiran yang bakal kita belajar sebentar lagi, mungkin kita akan Berjaya

menghasilkan sebuah aplikasi system maklumat pekerja dengan cara mudah dengan

menggunakan Microsoft Excel.


KKSL | 2010 8

Menghasilkan sebuah aplikasi system maklumat pekerja yang mudah

Untuk menghasilkan sebuah aplikasi system maklumat yang mudah, sila ikut langkah-

langkah berikut :-

1. Pastikan perisian Excel anda masih terbuka di skrin computer masing-masing

2. kemudian, pastikan sel A1 berada dalam keadaan Aktif dan taipkan

sebarang teks yang sesuai di dalam sel tersebut sepertitaipkan perkataan “

MAKLUMAT PEKERJA DI SYARIKAT ABC SDN BHD” dan tekan ENTER arau klik

pada sel seterusnya dan taipkan maklumat seperti di bawah pada worksheet

excel anda.

3. Setelah selesai menaip,ubahsuai lebar setiap jalur sehingga fail anda

kelihatan lebih bersesuaian seperti yang berikut dengan klik tetikus tanpa

lepas pada garis pemisah itu dan seret tetikus kekana sehingga lebar jalur

yang diubahsuai bersesuaian dengan data yang akan disi nanti.


KKSL | 2010 9

KAEDAH MENYIMPAN FAIL

4. Kemudian simpan fail hamparan yang dibina dengan Klik File > Save As

seperti yang berikut akan dipaparkan.

Klik disini untuk memilih lokasi untuk disimpan

5. Setelah memilih lokasi simpanan , klik pada ruangan File name untuk

menamakan nama bagi fail tersebut. Sebagai contoh Book 1 telah

digantikan dengan nama “SISTEM CAPAIAN MAKLUMAT SYARIKAT ABC SDN

BHD” seperti yang berikut :


KKSL | 2010 10

6. Setelah selesai, Klik butang Save dan fail tersebut akan disimpan.

7. Seterusnya anda akan mempelajari bagaimana untuk menambah data

pelbagai bentuk dalam fail hamparan.

KAEDAH MENGGUNAKAN ARAHAN FILL HANDLE

8. Anda akan menggunakan arahan Fill Handle untuk membina siri nombor

berturutan .

9. Mula-mula taipkan nombor 1 dan 2 pada sel A4 dan A5 dan gunakan fill

handle. Aktifkan sel A4 dan A5 dan dapatkan penunjuk tetikus dihujung

bawah kanan fill handle dan tarik ke sel A13.

10. Hasilnya seperti berikut


KKSL | 2010 11

11. Seterusnya, anda akan mempelajari bagaimana untuk menambah data

dalam bentuk teks.

MENAMBAH DATA DALAM BENTUK TEKS

12. Melalui paparan yang sedia ada , aktifkan sel B4 dan taipkan nama pekerja

sehingga satu senarai nama pekerja seperti yang berikut dapat dibina

13. Seterusnya, anda akan mempelajari bagaimana untuk menambah data

dalam bentuk nombor.

MENAMBAH DATA DALAM BENTUK NOMBOR

14. Melalui paparan yang sedia ada , aktifkan sel C4 dan taipkan no, kad

pengenalan pekerja sehingga satu senarai no. kp pekerja seperti yang

berikut dapat dibina


KKSL | 2010 12

15. Seterusnya , anda akan mempelajari bagaimana untuk menambah data

dalam bentuk tarikh.

MENAMBAH DATA DALAM BENTUK TARIKH

16. Dalam keadaan fail yang masih terbuka di skrin computer masing-masing,

taipkan pula data di bawah Coloum Tarikh Lahir bermula dari sel D4 agar fail

anda kelihatan seperti yang berikut.

17. Kelihatan, dimana tarikh harinya melebihi nilai 12 disusun pada arah kiri

Coloum dan tarikh harinya yang kurang dari nilai 12 disusun pada arah kanan


KKSL | 2010 13

Coloum. Ini adalah kerana perbezaan bentuk penulisan tarikh diantara

Negara barat dan Malaysia. Sebagai contoh :-

Penulisan tarikh mengikut Negara barat :

12/2/2001 (Bulan/Hari/Tahun)

Penulisan tarikh mengikut Malaysia :

2/12/2001 (Hari/Bulan/Tahun)

Penulisan diantara kedua-dua tarikh tersebut mewakili satu tarikh

yang sama tetapi kedudukan Hari dan Bulan adalah bertentangan.

18. Jadi untuk menyelesaikan masalah di atas adalah seperti berikut.

19. Mula-mula tukar bentuk penulisan tarikh agar ia berbentuk seperti berikut :

(Bulan/Hari/Tahun)

20. Aktifkan sel D4 hingga D13 dan klik pada kekanan tetikus pada semua sel

yang diaktifkan sehingga pilihan menu berikut dipaparkan.


KKSL | 2010 14

21. Klik pada pilihan Format Cell dan anda akan dipaparkan pada tetingkap

yang berikut. Format cell juga boleh dicapai di bar menu menerusi arahan

Format > Cell

22. Seterusnya, klik pada pilihan Date di ruangan Category dan pilihan pelbagai

bentuk penulisan tarikh akan

kelihatan di tetingkap tersebut.

23. Pelbagai bentuk penulisan tarikh

tersbut bergantung kepada

penetapan lokasi pada ruangan

locate iaitu English (united State)

24. Jadi untuk mendapatkan

penulisan tarikh mengikut Negara

Malaysia anda hendaklah klik

pada anak panah kebawah

tanpa lepas sehingga pilihan

Malay (Malaysia) di temui dan

kemudian di bahagian Type akan

mengeluarkan bentuk penulisan

tarikh untuk Malaysia dan pilih bentuj tarikh contohm”14 Mac 2001” dan

seterusnya klik butang OK seperti tetingkap berikut.


KKSL | 2010 15

25. Kesannnya, bentuk paparan tarikh seperti yang berikut akan diperolehi di

skrin computer masing-masing;

26. Kelihata hanya sebilangan tarikh sahaja yang dapat dilihat dan sebilangan

lagi bertanda ######### . Ini adalah untuk memberitahu anda yang

bentuk penulisan tarikh melebihi panjang yang telah disediakan oleh sel.

27. Untuk membolehkan masalah tersebut diselesaikan, ubahsuai saiz panjang

sel iaitu lebar coloum.Setelah saiz lajur dibesarkan, paparan tarikh akan

dipaparkan dalam format yang dikehendaki tanpa tanda ##### lagi seperti

yang berikut :


dalam format ringgit


KKSL | 2010 16

MENAMBAH DATA DALAM FORMAT RINGGIT

29. Berdasarkan data yang berada di dalam coloum GAJI pada paparan anda

masing-masing, anda akan mempelajari langkah memasukkan format ringgit.

Format penulisan ringgit boleh diubahsuai menerusi tetingkap Format Cell.

30. Aktifkan sel I4 hingga I13 dan klik pada kekanan tetikus pada semua sel yang

diaktifkan sehingga pilihan menu berikut dipaparkan.

31. Klik pada pilihan Format Cell dan anda akan dipaparkan pada tetingkap

yang berikut. Format cell juga boleh dicapai di bar menu menerusi arahan

Format > Cell


KKSL | 2010 17

32. Pilihan arahan Custom pada ruangan Category seperti paparan berikut:

33. Seterusnya , pilih bentuk penulisan “ #,##0.00” pada ruangan Type dan

masukan tanda ringgit di hadapan tanda “#,##0.00” agar kelihatan seperti

paparan berikut :


KKSL | 2010 18

34. Setelah selesai, Klik OK dan hasil paparan seperti berikut :


menggunakan arahan “List”.

MENAMBAH DATA MENGGUNAKAN ARAHAN LIST

36. Pergi ke Sheet3 yang boleh anda dapat di bahagian bawah worksheet anda

dan paparan worksheet baru muncul seperti paparan berikut.

37. Sheet 3 ini anda akan jadikan sebagai rujukan untuk data yang akan

melibatkan arahan List nanti.

38. Pastikan anda masih berada dalam Sheet3 di skrin computer masing-masing

dan sila isikan data yang perlu ada seperti paparan berikut :


KKSL | 2010 19

39. Setelah selesai mengisi data berikut, Aktifkan sel A1 hingga A87 kemudian

halakan penunjuk tetikus anda pada Name Box dan klik di Name Box

tersebut dan tuliskan nama sel yang diaktifkan tadi kepada nama “UMUR”

dan Enter.

40. Seterusnya , ikut langkah yang diatas tadi untuk mengisi maklumat Jantina ,

Jabatan dan Kelayakan.

Maklumat jantina :- Aktif Cel C2 hingga C3 > pergi ke Name Box > Klik >

Taip nama “ JANTINA” > Enter

Maklumat Jabatan :-Aktif Cel E2 hingga E5 > pergi ke Name Box > Klik >

Taip Nama “ JABATAN” > Enter

Maklumat Kelayakan :-Aktif Cel G2 hingga G8 > pergi ke Name Box > Klik

> Taip Nama “ KELAYAKAN” > Enter

Klik > taipkan “UMUR” > Enter


KKSL | 2010 20

41. Setelah selesai, Klik pada anak panah kebawah di ruangan Name Box dan

anda akan lihat nama yang anda taipkan tadi akan disimpan di Name Box

seperti paparan berikut :

42. Seterusnya , kembali semula ke Sheet1 anda tadi dan anda akan

mempelajari langkah-langkah menambah data menggunakan “List”

43. Anda diminta melihat pada bahagian Column Umur dan Aktif kan Sel E4.

Kemudian Klik Data pada Menu Bar dan pilih arahan Validation seperti

paparan berikut :

44. Apabila kekotak Data Validation dipaparkan, pilih List didalam pilihan Allow


KKSL | 2010 21

45. Apabila List dipilih, pergi keruangan Source dan Klik pada bahagian kotak

tersebut untuk memilih sumber yang anda hasilkan tadi di Sheet3 iaitu

berdasarkan nama yang anda simpan di Name Box tadi.

(kalau Umur “ =UMUR”),Kalau Jantina “=JANTINA ”) dan seterusnya.

46. Setelah selesai mengisi data pada bahagian Source tadi , Klik OK dan

paparan adalah seperti berikut:


KKSL | 2010 22

47. Kemudian gunakan Fill Handle , tarik hingga ke sel E13 abgi membolehkan

setiap Row mempunyai List yang sama.

Klik di sini , senarai umur 15 hingga 100 akan dipaparkan


KKSL | 2010 23

48. Seterusnya anda sudah boleh menambah data di Coloum Umur seperti yang

berikut :

49. Seterusnya , Ulang langkah diatas untuk Maklumat Jantina, Jabatan dan

Kelayakan pula.

50. Seterusnya anda akan mempelajari bagaimana untuk mengubahsuai susun

atur atau justifikasi data di dalam sel agar ia kelihatan lebih menarik dan

kemas.


KKSL | 2010 24

MENGUBAHSUAI SUSUN ATUR ATAU JUSTIFIKASI DATA

51. Untuk bahagian ini anda akan ditunjukkan menggunakan 3 arahan di

Formating Toolbar seperti berikut :

52. Aktifkan sel A1 hingga J1 > klik Arahan Align Merge & Center > Klik arahan

Bold

53. Berikut anda akan ditunjukkan langkah bagaimana untuk menggunakan

Arahan Align Right,Left & Center.

54. Aktifkan sel A4 hingga A13 dan klik Format Align Right, Left atau Center

mengikut kesesuaian citarasa anda.

Bold Italic Underline

Align Left

Align Right Align Center

Merge & Center

Cth Kedudukan Align Left Cth Kedudukan Align Centre Cth Kedudukan Align Right


KKSL | 2010 25

55. Jadi, anda sudah boleh mengubahsuai fail anda berdasarkan paparan

berikut.

56. Seterusnya , anda akan mempelajari menetapkan spesifikasi dan

mengubahsuai jadual.

MENETAPKAN SPESIFIKASI DAN MENGUBAHSUAI JADUAL

57. Aktifkan sel A3 hingga J13 dengan menggunakan tetikus masing-masing.

Seterusnya klik pada tanda anak panah kebawah yang berada di sebelah

kanan ikon Borders pada Formating Bar dan anda akan

58. dipaparkan dengan pelbagai jenis bingkai yang disediakan.


KKSL | 2010 26

59. Klik pula pada bahagian bingkai All Border dan hasil yang dipaparkan

berikutnya diperolehi.

60. Selain menggunakan formatting bar diatas, pengubahsuaian jadual boleh

juga dilakukan di Menu Bar : Format > Cell > Border

61. Seterusnya ,

anda akan

mempelajari bagaimana untuk mewarnakan sel-sel yang membentuk jadual

bagi menceriakan lagi jadual anda.


KKSL | 2010 27

MEWARNAKAN SEL-SEL YANG MEMBENTUK JADUAL

62. Aktifkan Sel A3 hingga J3, seterusnya klik pada anak panah ke bawah pada

ikon Fill Color pada Formating Bar

63. Kemudian Klik pada pilihan warna yang sesuai seperti paparan berikut:

64. Selain itu, untuk mewarnakan sel juga boleh dibuat pada Menu Bar iaitu Klik

Format > Cell > Patterns


KKSL | 2010 28

65. Seterusnya , anda akan mempelajari bagaimana hendak mengubahsuai

susunan data menerusi kemudahan sorting.

MENGUBAHSUAI SUSUNAN DATA MENERUSI KEMUDAHAN SORTING

66. Aktifkan Sel B4 hingga B13 pada Coloum Nama dan Klik arahan Sort pada

Formating Bar

67. Klik Sort Ascending dan paparan berikut akan muncul


KKSL | 2010 29

68. Plih “Expand the selection” kerana sel lain akan terut berubah sama dan Klik

butang Sort seperti paparan berikut

69. Seterusnya anda akan mempelajari bagaimana menggunakan kemudahan

Filter dalam worksheet anda dimana kemudahan filter ini akan memaparkan

factor tertentu sahaja.

MENGGUNAKAN KEMUDAHAN FILTER

70. Aktifkan sel A3 hingga J3 dan pergi ke Menu Bar DATA > FILTER > AUTO FILTER

dan seperti paparan berikut :

Coloum nama telah disusun secara

berturutan bermula dari pangkal A


KKSL | 2010 30

71. Klik anak panah ke bawah pada Coloum Jantina dan anda akan

dipaparkan dengan pilihan Jantina yang terdapat di dalam jadual

72. Klik pada pilihan “L” dan hasil nya seperti paparan berikut

Hanya paparan Maklumat Pekerja

Lelaki sahaja yang dipaparkan


KKSL | 2010 31

73. Seterusnya anda akan mempelajari bagaimana untuk menghilangkan Grid

Line

MENGHILANGKAN GRID LINES

74. Klik pada arahan Tool > Option > lihat pada Grid Line pada ruangan window

option > Klik OK

MENGENAL LEMBARAN

75. Mengenal Lembaran (Sheet). Lihat rajah.

76. Pada asasnya hanya 3 sheet sahaja yang dibekalkan pada setiap bukukerja

baru yang dibuka. Kita boleh menambah, mengurang bilangannya,

menamakannya semula dan menyusun mengikut keperluan.


KKSL | 2010 32

77. Semua ini boleh dilakukan dengan mengklik kanan pada mana-mana sheet

yang diingini.

78. Klik kanan Sheet 1, dan pilih Insert.

Pilih Worksheet dan klik OK.Ia akan menambah satu lagi sheet yang diberi nama

Sheet 4

79. Untuk menamakan sheet, klik kanan sheet dan pilih Rename. Atau dwiklik

pada sheet yang dikehendaki dan taipkan nama baru.


KKSL | 2010 33

80. Namakan Sheet 4 kepada Latihan 4. Sheet 1 kepada Latihan 1, Sheet 2

kepada Latihan 2 dan Sheet 3 kepada Latihan 3.

81. Klik dan heret Latihan 4 dan bawa ke sebelah Latihan 3. Ini adalah untuk

menyusun lembaran-lembaran tersebut.


KKSL | 2010 34

Nota: Dapat diperhatikan setiap lembaran mempunyai ruang kerjanya sendiri.

82. Cuba anda buang Latihan 4 dengan klik kanan dan memilih Delete.

Nota: Sepertimana perisian Office yang lain, anda boleh mengubah Font, Saiz,

Warna Font dan Warna Sel mengikut kesesuaian masing-masing.

83. Simpan fail anda. Save As…… Latihan 1 Excel.

Freeze Panes

84. Sekiranya kita mempunyai worksheet yang besar , tajuk pada lajur dan

barisnya akan hilang sekiranya discroll ke bawah. Dengan menggunakan

fungsi Freeze panes, tajuk akan sentiasa kelihatan .Cara penggunaanya

adalah seperti berikut .

85. Klik pada baris dibawah tajuk yang hendak dipaparkan.


KKSL | 2010 35

86. Pilih menu Window / Freeze Pane dari bar menu. Tajuk akan sentiasa

kelihatan walaupun ia telah discroll ke bawah.ntuk menghilangkan fungsi

tersebut, klik pada menu Windows / Unfreeze Panes


KKSL | 2010 36

Menambah Worksheet, ROW dan COLOUM

87. Menambah Worksheet, gunakan arahan : Insert / Worksheet dari menu bar

88. Menambah ROW, gunakan arahan : Insert / Rows atau pilih baris yang

dikehendaki, klik tetikus sebelah kanan dan pilih arahan insert


KKSL | 2010 37

89. Hasilnya, satu tambahan ROW terhasil seperti berikut :

90. Menambah COLOUM, gunakan arahan : Insert / Columns atau pilih lajur yang

dikehendaki, klik tetikus sebelah kanan dan pilih arahan Insert


KKSL | 2010 38

91. Hasilnya satu tambahan COLUMN terhasil seperti berikut.

92. Taipkan “STATUS” pada Sel G3 dan isikan maklumat dalam column tersebut

seperti maklumat berikut :


KKSL | 2010 39

93. Untuk memahirkan diri dalam menambah Coloum atau Row, sila lakukan

arahan berikut :-

Anda diminta untuk menambah satu Coloum di sebelah Coloum ”STATUS”

dan namakan Coloum tersebut dengan nama “KAUM” dan seterusnya isikan

maklumat tersebut.


KKSL | 2010 40

AKTIVITI 3 : Mengenal dan menggunakan formula asas serta fungsi asas melaluli

penghasilan Aplikasi Kewangan

PENGENALAN

Didalam aktiviti kali ini, kita akan cuba menghasilkan sebauah system maklumat

kewangan untuk sesebuah jabatan atau syarikat. Melalui sisten akan dihasilkan ,kita

akan mempelajari bagaimana untuk mengenal dan menggunakan formula asas dan

fungsi asas.

Sebagai seorang pekerja di sebuah syarikat dibahagian FINANCE , kita diminta

menghasilkan satu aplikasi system maklumat kewangan yang boleh digunapakai

disetiap jabatan yang ada di syarikat tersebut.

Dengan kemahiran yang bakal kita belajar sebentar lagi, mungkin kita akan Berjaya

menghasilkan sebuah aplikasi system maklumat pekerja dengan cara mudah dengan

menggunakan Microsoft Excel.

Menghasilkan sebuah aplikasi system maklumat kewangan yang mudah

Untuk menghasilkan sebuah aplikasi system maklumat yang mudah, sila ikut langkah-

langkah berikut :-

1. Pastikan perisian Excel anda masih terbuka di skrin computer masing-masing.

2. Melalui paparan excel yang sedia ada, anda dikehendaki klik pada lembaran

sheet 2 di bahagian bawah paran excel anda.

3. Berdasarkan kemahiran yang telah anda pelajari pada aktiviti 2 tadi, Anda

diminta menghasilkan Paparan Excel berikut dalam jangkamasa “5 minit” sahaja.


KKSL | 2010 41

4. Sebelum kita meneruskan, anda hendaklah mengetahui symbol asas dalam

sesebuah fungsi.

FUNGSI SIMBOL

TAMBAH + ATAU =SUM

TOLAK -

DARAB *

BAHAGI /

OPERATOR LOGIK MAKSUD

< LEBIH KECIL DARI

> LEBIH BESAR DARI

<= LEBIH KECIL DAN SAMA

>= LEBIH BESAR DAN SAMA

<> TIDAK SAMA DENGAN

MENGIRA JUMLAH ( OPERASI TAMBAH (+) ATAU =SUM)

5. Anda akan mempelajari bagaimana untuk membuat operasi penambahan

mengukit sel-sel berasingan.

6. Pastikan paparan excel sheet2 masih lagi terbuka di skrin kompoter masing-

masing. Lihat pada ROW Jumlah besar dan COLOUM Kuantiti. Aktifkan sel D17

dan klik arahan AUTOSUM di Formating bar seperti paparan berikut.


KKSL | 2010 42

7. Hasilnya seperti berikut.

8. Kemudian , klik enter dan kelihatan hasil tambah kuantiti akan terhasil.

Selepas anda Klik Autosum secara automatic formula telah

dipaparkan


KKSL | 2010 43

Penambahan data bagi sel yang bukan terletak dalam julat tertentu

9. Seterusnya , dalam keadaan paparan masih terbuka , taipkan teks “Jumlah

Bulan Januari” di dalam sel C20.

10. Kemudian, aktifkan sel D20 dan taipkan fungsi yang berikut di ruang Formula Bar

Tanda koma diantara D8,D11 dan D14 digunakan untuk memeberitahu Excel

anda ingin menjumlahkan data dalam sel D8,D11 dan D14 sahaja kerana hanya

tiga data ini merupakan jumlah belian pada bulan Januari

11. Setelah selesai menaip, tekan kekunci ENTER dan nilai operasi penambahan tadi

akan kelihatan di dalam sel D20.


KKSL | 2010 44

12. Seterunya anda dikehendaki mencari Jumlah Bulan Feb dan Mac.

OPERASI PENOLAKAN

13. Selain operasi penambahan operasi penolakan juga boleh dilaksanakan dengan

menggunkan cara yang sama dengan operasi diatas.

14. Sererusnya, dalam keadaan paparan masih terbuka, lihat pada COLOUM

Jumlah Sudah Dibayar dan Baki. Aktifkan sel J9 dan taipkan fungsi berikut di

ruangan Formula Bar dan tekan kekunci ENTER apabila selesai.

= F9 – I9

Fungsi tersebut akan mendapatkan hasil penolakan data dalam sel F9 dengan I9

dan kelihatan , nilai operasi penolakan tersebut dipaparkan didalam sel J9.

15. Bagi sel J10 hingga J16 pula, anda boleh menggunakan kemudahan FILL

HANDLE untuk mendapatkan hasil tolak sel seterusnya.


KKSL | 2010 45

OPERASI PENDARABAN

16. Operasi pendaraban boleh dilaksanakan dengan menggunakan symbol asterisk

( * ) untuk mewakili operator darab iaitu x.

17. Dalam keadaan paparan masih terbuka, lihat pada coloum “Jumlah Harga”

dan Aktifkan sel F8 dan taipkan ungkapan matematik berikut didalamnya pada

ruangan Formula Bardan tekan kekunci ENTER apabila selesai.

= E8 * D8

Fungsi tersebut akan mendapatkan hasil darab data dalam sel E8 dengan D8

18. Kelihatan hasil darab sel E8 dengan D8 terpapar di dalam sel F8 seperti diatas.

Seterusnya , untuk hasil darab yang lain pula, gunakan kemudahan FILL HANDLE.


KKSL | 2010 46

OPERASI PEMBAHAGIAN

19. Excel Juga membenarkan operasi pembahagian dilaksanakan di dalamnya dan

operator bahagi iaitu ÷ diwakili oleh tanda ( / ).

20. Dalam keadaan paparan masih terbuka, lihat pada Coloum “Ansuran Bulanan

(1 Tahun)” dan aktifkan sel H8. Seterusnya , taipkan operasi berikut didalam sel

H8 dan tekan kekunsi ENTER apabila selesai.

=F8 / 12

Ungkapan tersebut akan meyebabkan data di dalam sel H8 dibahagi angka 12

(kerana 1 tahun mempunyai 12 bulan) dan hasil pembahagian tersebut akan

dipaparkan didalam sel H8.

21. Kelihatan hasil bahagi telah dipaparkan pada sel H8 dan untuk melengkapkan

sel H9 hingga H16 pula , gunakan kemudahan FILL HANDLE dan seharusnya

paparan akan kelihatan seperti berikut.


KKSL | 2010 47

22. Anda diminta untuk melengkapkan jadual tersebut. Untuk Coloum Tarikh

Belian,Kaedah Pembayaran, dan Status , anda boleh menggunakan

kemudahan LIST yang telah anda belajar sebelum ini.

23. Seterusnya , lengkapkan maklumat di bahagian ROW Jumlah besar dengan

menggunakan operasi penambahan (=SUM) di sel E17,F17,H17,I17 dan J17.


KKSL | 2010 48

Mengira Peratus

24. Excel Juga membenarkan operasi pengiraan peratus dilaksanakan di dalamnya

dan diwakili oleh tanda ( % ).

25. Dalam keadaan paparan excel masih terbuka dikomputer masing-masing , anda

dikehendaki menambah COLOUM diantara Coloum F dan G dan taipkan

dengan tajuk “Peratus”.

26. Aktifkan sel G8 dan taipkan ungkapan berikut pada ruangan Formula Bar..

= F8 / F17 * 100

Penerangan Formula

F8 : Jumlah harga

/ : tanda bahagi

$F$17 : Jumlah Besar

‘* : tanda darab

‘100 : perseratus


KKSL | 2010 49

27. Kelihatan hasil peratus telah dipaparkan di sel G8 dan untuk sel yang seterusnya

anda boleh menggunakan kemudahan FILL HANDLE seperti paparan berikut.

28. Kelihatan hasil peratus mempunyai banyak titik perpuluhan dan anda akan

mempelajari bagaimana untuk mengurangkan titik perpuluhan kepada 2 titik

perpuluhan dengan kaedah seperti berikut.

29. Aktifkan Sel G8 hingga G17 dan kemudian Klik pada arahan Decrease Decimal

yang berada di Formating Bar.Klik hingga 2 titik perpuluhan.


KKSL | 2010 50

30. Seterusnya anda akan mempelajari bagaimana hendak memasukan tanda ( % )

dalam setiap hasil peratus. Aktifkan sel G8 hingga G17 dan Klik Kanan Mouse dan

Klik arahan Format Cell.

31. Kemudian, paparan berikut akan dipaparkan. Pilih Custom pada ruangan

Category dan seterusnya pergi keruang Type dan pilih bentuk penulisan

“#,##0.00” , kemudian masukkan tanda % pada bentuk penulisan tadi

#,##0.00”%” dan lihat pada ruangan sample dan akhir sekali klik button OK.

32. Klik OK

dan hasil

paparan

seperti berikut.


KKSL | 2010 51

MEMBINA CARTA DAN GRAF

33. Seterusnya, anda akan mempelajari bagaimana untuk membina carta dan graf.

34. Dalam keadaan paparan excel masih lagi terbuka di skrin computer masing-

masing, Anda akan membina satu carta atau graf iaitu “Analisa Kuanti Mengikut

Bulanan”..

35. Klik dan aktifkan Sel C19 hingga D22 dan klik ikon CHART WIZARD di bahagian

Formating Bar.


KKSL | 2010 52

36. Paparan berikut akan wujud

37. Pilih Jenis Graf yang dikehendaki. Contoh anda memilih Chart Type : Coloum

(Carta Palang) dan Klik NEXT

Jenis Graf

Klik dan

tahan

untuk

melihat

contoh


KKSL | 2010 53

38. Klik Next dan paparan berikut dipaparkan. Kemudian anda kena melengkapkan

maklumat pada ruangan “Chart Title” , “Category (X) axis” dan “Value (Y) axis”

seperti paparan berikut.

39. Setelah selesai menulis maklumat yang dikehendaki , Klik NEXT

As new sheet : Carta atau Graf yang telah siap akan dipapartkan pda

sheet yang baru

As object in : Carta atau Graf yang telah siap akan dipaparkan pada

sheet yang sedia ada.

40. Pilih “As object in” dan Klik FINISH


KKSL | 2010 54

41. Untuk melatih kemahiran ini, anda diminta untuk membina carta atau garaf

untuk “Analisa Belian Mengikut Peratus” dengan memilih carta pie sebagai jenis

chart.

42. Klik dan aktifkan sel C19 hingga C22 dan G19 hingga G22 dengan cara Aktikan

C19:C22 kemudian tekan kekunci CTRL tanpa lepas dan aktifkan G19:G22 dan

Klik Chart Wizard

43. Paparan seperti berikut akan dipaparkan , pilih Jenis Chart “PIE” dan klik NEXT

44. Klik Next


KKSL | 2010 55

45. Klik Next dan isikan Chart title.

46. Klik Next dan pilih As object in dan kemudian Klik Finish


KKSL | 2010 56

47. Anda akan

dipaparkan dengan paparan berikut.

48. Untuk mengubahsuai carta atau garah, anda boleh menggunkan kemudahan

Chart Option. Klik pada Carta atau graf anda > Klik Kanan > Klik Chart Option


KKSL | 2010 57

Aktiviti 4 : Mengenal dan menggunakan Fungsi Logik, Pivot Table, Pivot Chart dan Macro

PENGENALAN

Di dalam aktiviti kali ini anda akan didedahkan dengan kemahiran menggunakan Funsi

Logik seperti penggunaan fungsi logic IF dan COUNTIF, Look up, Vlookup dan Hlookup ,

mengolah database atau maklumat menggunkan Pivot Table dan Pivot Chart dan akhir

sekali penggunaan Macro.

Menggunakan Fungsi Logik IF

1. Fungsi IF akan mendapatkan keputusan tertentu berdasarkan satu ujian yang

mempunyai syarat tertentu. Fungsi IF ditulis dalam bentuk yang berikut :

=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

Penerangan Formula

Logical_test : Maklumat yang ingin diuji

Value_test_true : Hasil maklumat sebenar atau berkaitan

Value_test_false: Hasil maklumat salah atau tidak berkaitan

2. Contoh disini, gunakan paparan excel yang telah sedia ada di skrin computer

anda. Lihat pada Coloum Status dan Peringatan.

3. AKtifkan sel M9 dan taipkan formula berikut :

=IF(K8>”PENDING”, “SILA BUAT PEMBAYARAN SEGERA” , “SILA MASUKKAN NO.

RESIT DI BAHAGIAN CATATAN”)

Penerangan Formula

K8> “PENDING” : Maklumat yang dikehendaki

“SILA BUAT PEMBAYARAN SEGERA” : Maklumat yang berkaitan/betul

dipaparkan mengikut maklumat yang dikehendaki.

“SILA MASUKKAN NO. RESIT DI BAHAGIAN CATATAN” : Maklumat yang

tidak berkaitan dipaparkan apabila maklumat yang dipilih bukan dari

maklumat yang dikendaki.

MENGGUNAKAN FUNGSI IF DENGAN MELIBATKAN FORMULA

4. Contoh dapat di buat dengan paparan yang sedia ada di skrin computer anda.

Lihat pada Coloum Kaedah Pembayaran dan Ansuran Bulanan (1 Tahun). Pada


KKSL | 2010 58

Coloum Kaedah Pembayaran terdapat dua jenis kaedah iaitu secara Ansuran

dan Tunai. Melalui jadual tersebut jika Kaedah Pembayaran secara Ansuran

maka coloum Ansuran Bulanan akan menyetakan jumlah bayaran yang perlu

dibuat untuk sebulan selama 1 tahun. Jika anda menukar kaedah pembayaran

kepada Tunai maka jumlah disebelah anda tidak berubah. Jadi, tugas anda

untuk menggunakan fungsi IF untuk merubah maklumat yang berada di coloum

ansuran jika kaedah pembayaran berubah kepada Tunai. Formulanya seperti

berikut :

5. Aktifkan I8 dan taipkan formula berikut dan klik Enter.

=IF(H8= “TUNAI” , “TIDAK BERKAITAN”, F8/12)

Penerangan Formula

H8= “TUNAI” : Maklumat yang diinginkan

“TIDAK BERKAITAN” : Maklumat yang ingin dipaparkan

F8/12 : Formula yang telah sedia ada.

MENGGUNAKAN FUNGSI LOGIK COUNTIF

6. Fungsi COUNTIF ini akan mendapatkan jumlah bilangan berdasarkan bentuk teks

, abjad, ataupun nombor. Contoh seperti kaedah ayang akan ditunjukkan

dibawah;

=COUNTIF (RANGE , CRITERIA)


KKSL | 2010 59

Penerangan Formula

Countif : Mengira Bilangan

Range : Sel-sel yang berkaitan

Criteria : Abjad/Teks/Nombor

MENGGUNAKAN COUNTIF BERDASARKAN TEKS ATAU ABJAD

7. Aktifkan sel E25 dan taipkan formula berikut dan klik ENTER

=COUNTIF(L8:L16, “PAID”)

Penerangan Formula

Countif : Mengira Bilangan PAID

L8:L19 : Sel-sel yang berkaitan di dalam lingkungan lajur

Criteria : Teks “PAID”

8. Teruskan dengan menaip formula berikut dalam sel seterusnya.

E26 : =COUNTIF(L8:L16, “PENDING”)

E26 : =COUNTIF(L8:L16, “ANSURAN”)

E26 : =COUNTIF(L8:L16, “TUNAI”)


KKSL | 2010 60

MENGGUNAKAN COUNTIF BERDASARKAN NOMBOR

9. Aktifkan sel E29 dan E30 ,kemudian taipkan formula berikut bagi yang berkaitan

dengan nombor.

=COUNTIF(D8:D16, “>=10”) untuk sel E29

=COUNTIF(D8:D16, “,10”) untuk sel E30

MENGENAL DAN MENGGUNAKAN FUNGSI VLOOKUP DAN HLOOKUP

10. Fungsi VLOOKUP akan mencari maklumat (berdasarkan nilai yang ditetapkan)

secara menegak manakala fungsi HLOOKUP pula akan mencari maklumat

secara melintang.

11. Anda dikehendaki menambah satu sheet baru dalam paparan sedia ada dan

namakan sheet tersebut dengan nama “REKOD”


KKSL | 2010 61

12. Bina maklumat berikut didalam sheet REKOD.


KKSL | 2010 62

13. Klik kembalik pada sheet PEKERJA dan Aktifkan seluruh Coloum B dan namakan

coloum B sebagai NAMAPEKERKA di ruangan NameBox dan klik ENTER

14. Klik kembali ke sheet REKOD dan senaraikan nama pekerja di sel B7 dengan

menggunkan kemudahan LIST yang telah anda pelajari sebelum ini.


KKSL | 2010 63

15. Aktifkan sel B9 dan taipkan formula VLOOKUP berikut

=VLOOKUP($B$7,PEKERJA!$B$4:$L$65536,2,FALSE)

Penerangan Formula

VLOOKUP : Rujukan Menegak

$B$7 : Sel Nama Pekerja

PEKERJA!$B$4:$L$65536 : Data rujukan dari Sheet PEKERJA

2 : Berpandukan Coloum kedua dalam Sheet Rujukan

16. Teruskan menaip pada sel-sel yang seterusnya dengan hanye menukar

kedudukan coloum dibelakang.

=VLOOKUP($B$7,PEKERJA!$B$4:$L$65536,3,FALSE) – untuk Tarikh lahir

=VLOOKUP($B$7,PEKERJA!$B$4:$L$65536,4,FALSE) – untuk Umur

=VLOOKUP($B$7,PEKERJA!$B$4:$L$65536,5,FALSE) – untuk Jantina

=VLOOKUP($B$7,PEKERJA!$B$4:$L$65536,6,FALSE) – untuk Status

=VLOOKUP($B$7,PEKERJA!$B$4:$L$65536,7,FALSE) – untuk Kaum

=VLOOKUP($B$7,PEKERJA!$B$4:$L$65536,8,FALSE) – untuk Asal

=VLOOKUP($B$7,PEKERJA!$B$4:$L$65536,9,FALSE) – untuk Jabatan

=VLOOKUP($B$7,PEKERJA!$B$4:$L$65536,10,FALSE) – untuk Gaji

=VLOOKUP($B$7,PEKERJA!$B$4:$L$65536,11,FALSE) – untuk Kelayakan


KKSL | 2010 64

17. Hasilnya dapat dilihat pada paparan diatas. Jikalau anda hendak mencari

maklumat pekerja yang lain and Cuma perlu cari nama pekerja tersebut atau

taip sahaja nama pekerja tersebut dan kemudian tekan ENTER.

MENGHASILKAN PIVOT TABLE

18. Pivot Table hanya sesuai digunakan apabila anda ingin menganalisa data yang

banyak berdasarkan jumlahnya mengikut factor tertentu. Jadual yang dihasilkan

oleh kemudahan pivot table ini merupakan suatu jadual yang interaktif yang

mengandungi filter bagi factor yang ditetapkan. Anda juga boleh

mengubahsuai rupa bentuk paparan data dan maklumat mengikut keperluan

masing-masing.

19. Buka semula sheet KEWANGAN , kemudian aktifkan B7 hingga L16 dan gunakan

arahan DATA > Pivot Table and PivotChart dan anda akan dipaparkan paparan

berikut


KKSL | 2010 65

20. Klik Next untuk bergerak ke paparan seterusnya



KKSL | 2010 66

22. Klik butang FINISH dan hasil berikut akan dipaparkan pada skrin computer

masing-masing

23. Klik tanpa lepas pada ikon Jenis Barangan diruangan PivotTable Field List dan

heret ia ke dalam ruangan Drop Row Fields Here


KKSL | 2010 67

24. Kemudian heret pula Tarikh Belian ke dalam ruangan Drop Coloum Fields Here

25. Kemudian heret pula Kuantiti ke dalam ruangan Drop Data Items Here


KKSL | 2010 68

MENGHASILKAN PIVOT CHART

26. Tambah satu sheet baru di paparan sedia ada dan namakan dengan nama

“PIVOTCHART”.

27. Untuk menghasilkan pivot chart, anda akan menggunakan arahan yang sama

iaiti Data > PivotTable and PivotChart Report.



KKSL | 2010 69

29. Klik Yes untuk bergerak ke paparan seterusnya

30. Klik next untuk ke paparan seterusnya

31. Klik next untuk ke paparan seterusnya

32. Klik butang FINISH dan hasil berikut akan dipaparkan pada skrin computer

masing-masing


KKSL | 2010 70

33. Klik tanpa lepas pada ikon Jenis Barangan diruangan PivotTable Field List dan

heret ia ke dalam ruangan Data Pages Fields Here

34. Kemudian, heret pula Kuantiti ke dalam ruangan Drop Data Items Here

35. Kemudian, heret pula Tarikh Belian ke dalam ruangan Drop Coloum Fields Here

36. Hasilnya seperti paparan berikut:


KKSL | 2010 71


KKSL | 2010 72

MEMBINA MACRO

37. Bina satu sheet fail baru pada paparan excel yang sedia ada dan namakan

sheet tersebut dengan nama “MAINFRAME”

38. Bina Jadual seperti yang berikut di dalam sheet MAINFRAME

39. Macro adalah merujuk kepada satu set arahan Excel yang dikumpulkan di

dalam satu kumpulan yang sama. Set ini kemudiannya diwakili oleh satu arahan

sahaja

40. Untuk menggunakan arahan Macro Klik Tools > Macro > Record New Macro


KKSL | 2010 73

41. Kemudian paparan Record Macro akan dipaparkan. Sila isi maklumat pada

ruangan Macro name dan klik OK


KKSL | 2010 74

42. Seterusnya, macro sudah sedia merekod arahan anda.

43. Klik pada sheet PEKERJA dan Klik arahan TOOL > Macro > Stop Record Macro

44. Kembali ke sheet MAINFRAME, Klik pada gambar dan klik kanan dan pilih arahan

Assign Macro

45. Kemudian, paparan berikut dipaparkan

46. Klik pada MAKLUMATPEKERJA dan Klik OK


KKSL | 2010 75

47. Kemudian pergi halakan anak panah tetikus anda pada gambar, paparan

tangan akan keluar dan klik . Arahan akan pergi terus ke sheet PEKERJA.

48. Ulang kembali dari langkah ke 43 , untuk arahan Capai Rekod, Kewangan, data

Pivot dan Carta

Memasukkan tarikh dan masa

49. Aktifkan sel I12 dan taipkan “Masa Anda Sekarang” dan Aktifkan I13 dan taipkan

Formula berikut :

Formula untuk Masa : =NOW()

Gunakan Format Cell untuk mengubahsuai bentuk penulisan masa

Klik Custom > ( hh:mm AM/PM )

50. Aktifkan sel R12 dan taipkan “Masa Anda Sekarang” dan Aktifkan R13 dan

taipkan Formula berikut :

Formula untuk TARIKH : =TODAY()

Gunakan Format Cell untuk mengubahsuai bentuk penulisan masa

Klik Custom > Date > Location MALAYSIA > 14 March 2001

51. Hasilnya seperti berikut

52. Pengubahsuaian MAINFRAME adalah mengikut kreativiti anda.

53. Setelah selesai semuanya, anda sudah boleh menggunkan Sistem Maklumat ini

sepenuhnya.


KKSL | 2010 76

54. Lesson 3: Print

Cara termudah untuk mencetak (Print) dokumen adalah dengan menekan Icon Print

yang berada pada Standard Toolbar. Garisan terputus-putus akan muncul pada skrin

anda sesuadah anda menekan Icon Print. Garisan terputus-putus menandakan bucu

dukumen anda.

Print Preview

Anda boleh memilih Print Options di Page Setup atau pada Print Preview. Pada Print

Preview, anda boleh melihat hasil perubahan yang dilakukan pada skrin komputer.

Antara perubahan yang boleh anda lakukan:

Tentukan samada untuk mencetak (print) secara landscape atau portrait. Jika

anda mencatak (print) secara portrait menggunakan kertas bersaiz 8 ½ x 11 inci,

ukuran lebar bahagian atas kertas anda adalah 8 ½ inci; sekiranya anda

mencetak (print) secara landscape, ukuran lebar bahagian atas kertas anda

adalah 11 inci.

Tentukan skala dokumen anda. Anda boleh membesarkan atau mengecilkan

data yang telah di taip untuk memenuhi keseluruhan ruang muka surat.

Menentukan saiz kertas dan kualiti cetakan.

Menentukan muka surat pertama yang hendak di cetak (print)

Jika anda memilih Tab Margins, anda boleh:

Menentukan saiz margins (tepi atau sisi) dokumen termasuk header dan footer.

Menentukan spreadsheet anda horizontal dan/atau vertically pada sesuatu

muka surat.

Jika anda memilih Tab Header/Footer, anda boleh memilih headers dan footers. Header

adalah teks yang berada pada bahagian atas setiap muka surat. Footer adalah teks

yang berada bawah setiap muka surat. Anda boleh menggunakkan headers dan

footers untuk memasukkan nombor muka surat, tarikh dan sebagainya.

Untuk memilih Header:

1. Pilih Tab Header/Footer.

2. Klik pada anak panah sebelah ruangan Header untuk membuka kotak drop-

down untuk Header.

3. Pilih jenis Header yang terdapat dalam senarai.

Untuk memilih Footer:

1. Pilih Tab Header/Footer.

2. Klik pada anak panah sebelah ruangan Footer untuk membuka kotak drop-

down untuk Footer.

3. Pilih jenis Footer yang terdapat dalam senarai.

SEKIAN……..TAMAT

kursus pendek microsoft office excel - …online.kkpg.edu.my/olc/upload/kursus microsoft... ·...

Documents