asas microsoft excel 2003

a. Memulakan Program.................................... 2

b. Memasukkan teks dan nombor...................... 5

c. Membuat pengiraan menggunakan Excel........ 7

d. Memformat teks, nombor dan sel. ............... 13

e. Menukar nama helaian............................... 18

f. Membuat Pangkalan Data Excel. ................. 19

g. Menyusun rekod (Sort) mengikut kategori.... 20

h. Menapis maklumat menggunakan AutoFilter 21

i. Mewujudkan kumpulan Data (Groups) ....... 23

j. Menetapkan kawasan cetakan. ................... 25

k. Prapandang Cetakan................................... 26

l. Memasukkan “Header and Footer” .............. 27

m.Menetapkan Page Setup. ............................. 29

n. Mencetak dokumen..................................... 31

Asas Microsoft Excel 2003

Microsoft Excel adalah program spreadsheet yangmemanipulasi nombor dan data dalam baris dan lajur.Kebaikan menggunakan program MS-Excel adalah, iamembenarkan pengguna mentafsir maklumat ke dalampelbagai bentuk antaranya carta pai, graf horizontal.

a. Memulakan Program

Untuk memulakan program Excel:

A. Klik butang Start.B. Klik ikon program Excel.

Atau

Klik butang Start All Programs Microsoft Excel.

Mukasurat 2


Kenal pasti yang berikut:

A. Program Bar ² menunjukkan program yang sedangdigunakan .

B. Menu Bar ² Menu di mana arahan disimpan.

C. Standard Toolbar ² ikon pintas arahan-arahan yangkerap digunakan.

D. Formatting Toolbar ² ikon pintas arahan-arahanberkaitan dengan format.

E. Formula bar ² menunjukkan kandungan sel aktif.

F. Rujukan sel ² menunjukkan lokasi sel aktif.

G. Skrol Bar Menegak- bergerak ke atas atau kebawah.

H. Skrol Bar Melintang² untuk bergerak ke kiri atau kekanan.

I. Helaian Lembaran ² helaian lembaran kerja .J. Lajur (A,B,C,D« .) & Baris (1,2,3,4« ).K. Sel Aktif ² Sel yang sedang digunakan.

Rujukan sel Program Bar Menu Bar Formula bar

Sel aktif

Baris

Lajur

Standard toolbar

Formatting Toolbar

Skrol BarMenegak

Skrol BarMelintang

Helaian Lembaran

Mukasurat 3


Apabila bekerja dalam Excel kita bekerja di dalam sel-sel.Excel menawarkan 256 lajur dan 65,536 baris untuk kitabekerja di dalam satu helaian (sheet). Kita boleh ada 255helaian dalam satu fail.

Kita boleh masukkan teks (label), nombor dan formulauntuk mengira di dalam sel.

Mukasurat 4


b. Memasukkan teks dan nombor

Klik sel untuk memasukkan teks.A1 ² Rekod Kehadiran Perpustakaan Desa PetalingA3 ² Kategori Umur A6 ² 13 ² 18 tahunB3 ² JanuariC3 ² FebruariD3 ² MacA4 ² Bawah 7 tahunA5 ² 7 ² 12 tahun

Teks A3tersorok di

A7 ² 18 - 40 tahunA8 ² Lebih 40 tahun

Teks dalamA1 melimpahke sel-sel disebelahnya

Anda bolehjuga menekanEnter untukbergerak satusel ke bawah.

Tab untukbergerak satusel ke kanan

belakang B3

Apabila teks yang dimasukkan melebihi saiz sel, ianyaakan ¶melimpah· ke sel di sebelahnya. Contohnya teks didalam A1.

Jika sel di sebelahnya mempunyai teks seperti A3 dan B3,teks akan di sorokkan .

Mukasurat 5


Kita perlu membesarkan lajur untuk memaparkankeseluruhan teks.

Letak anak panah tetikus disempadan lajur A dan B, ia

bertukar menjadi anak panah 2mata ini, tekan dan tarik untuk

membesarkan lajur.

Selepas memasukkan teks, kita masukkan pula nombor-nombor yang berkaitan.

Perhatikan nombor secara otomatik akan disusun disebelah kanan sel sementara teks di sebelah kiri.

Mukasurat 6


c. Membuat pengiraan menggunakan Excel

Di dalam Excel, pengiraan dapat dilakukanmenggunakan formula atau Function yang disediakan.

Seperti membuat formula Matematik, Excel adaperaturan tertentu dalam pembuatan formula pengiraan.

Mulakan dengan simbol = .Gunakan alamat sel di dalam pengiraan.

Contoh : = B4+C4+D4Pastikan tiada ruang di antara aksara.Tekan Enter untuk menerima formula.

Selepas formula diterima, sel hanya akan menunjukkan

hasil kiraan, sementara formula bar menunjukkan formulayang digunakan.

Formula

Hasil kiraan

Penggunaanalamat sel didalampengiraanmemudahkankemaskini datadilakukan.

Apabila nombordalam selberubah,keputusankiraan yangmelibatkan seltersebut jugaakandikemaskinikansecara otomatik

Mukasurat 7


Untuk membuat pengiraan yang serupa, Excelmembenarkan formula disalin menggunakan teknikAutoFill.

Gerakkan tetikus ke bucu kanan bawah sel E4, penunjukmenjadi +, tekan dan tarik ke bawah sehingga E8.

Alamat sel dalam formula akan berubah mengikut arahAutoFill (ke bawah atau ke kanan).

.

Anak panah AutoFill

Hasil teknik ini, pengiraan untuk sel E5 hingga E8 dihasilkansecara otomatik.

Mukasurat 8


Penjumlahan juga boleh dilakukan menggunakan ikon

AutoSum yang terletak di Standard Toolbar.Klik sel B9. Klik ikon dua kali.

Function SUMKlik 2 kali

digunakan secaraotomatik untuk jumlah

Anda boleh gunakan AutoFill untuk menyalin Functionke C9 hingga E9.

Untuk mengira Peratus kategori umur dalam jangka masa3 bulan itu:

Klik sel F4, taipkan =E4/E9*100 .Tanda / mewakili simbol ÷ (bahagi) sementara tanda

* mewakili × (darab).

Mukasurat 9


Jika anda hendak menggunakan teknik AutoFill untukformula yang berikutnya, anda perlu menetapkan rujukansel E9 dalam formula (kerana alamat sel akan berubahmengikut arah AutoFill).

Untuk menetapkan alamat sel:Taipkan tanda $(lajur)$(baris).Contohnya : $E$9

Tekan Enter untuk menerima formula dan gunakan

AutoFill untuk menyalin formula.

Mukasurat 10


Untuk kiraan PurataKita gunakan Function Average yang disediakan olehExcel.

Klik sel G4.Klik ikon fx pada formula bar.Kotak dialog Insert Function akan dipaparkan.

Klik FunctionAverage untukmengira purata

Klik OK

Masukkan alamat sel yang hendak dikira pada kotakNumber1.Contohnya: B4:D4(Sel B4 hingga D4 diwakili dengan B4:D4)

Klik OK.

Klik OK untukke langkahberikutnya

Mukasurat 11


Hasil kiraan akan dipaparkan dalam sel G4.Perhatikan pada formula bar, =AVERAGE(B4:D4)

ditunjukkan.

Anda boleh isikan sel-sel yang berikutnya menggunakanAutoFill.

Mukasurat 12


d. Memformat teks, nombor dan sel.

Teks, nombor dan sel boleh diformatkan untukmenjadikan dokumen lebih mudah difahami.

Memformat TeksPilih sel dan klik ikon yang berkaitan pada FormattingToolbar.

Saiz Font

Jenis Font

Pilih A1 hingga G1

Bold Italic

Underline

Left Right

Center

Merge and center

Teknik memilih:Tekan dan tarik

Klik sel pertama dantarik hingga selterakhir

Guna kekunci ShiftKlik sel pertama,tekan Shift (janganlepaskan), klik selterakhir. LepaskanShift

AtauKlikKlik

(Bold) untuk menjadikan tulisan lebih tebal.(Merge and Center) untuk meletak teks di

Klik sel pertama,tekan Shift dan

tengah antara lajur A hingga G.

Pilih B3 hingga G3

Klik (Center) untuk meletak teks di tengah sel.

kekunci anak panahuntuk memilih selsatu persatu

Mukasurat 13


Memformat Nombor

Klik sel yang dikehendaki dan klik ikon berkaitan padaFormatting toolbar.

Tanda , selepasTanda matawang tiap 3 digit

Darab nilai seldengan 100 danmasukkan tanda%

Tambah digitlepas titikperpuluhan

Kurangkandigit lepas titikperpuluhan

Pilih sel F4 hingga G9.

Klik ikon (Decrease Decimal) beberapa kalisehingga tinggal hanya 2 titik perpuluhan.

Mukasurat 14


Untuk mendapatkan format nombor lain, klik menuFormat Cells.

Kotak dialog Format Cells dipaparkan. Bawah tabNumber anda boleh pilih kategori dan format untuknombor yang bersesuaian.

Mukasurat 15


Memformat sel.

Sel boleh diberikan warna dan garis sisi yang berbeza-beza mengikut pilihan anda.

Klik sel yang dikehendaki dan klik ikon berkaitan padaFormatting toolbar.

Border untuk menggariskan Fill untuksisi sel. mewarnakan sel.

Pilih A3 hingga G9.Klik ikon border dan pilih (All Border) untuk

memberi garisan pada kesemua sisi sel.

Mukasurat 16


Pilih E3 hingga G9 dan A9 hingga D9.

Klik ikon Fill dan pilih warna kuning.

Klik mana-mana sel untuk menghilangkan warna hitampilihan.

Untuk pilihan lebih banyak dalam memilih sisi sel:Klik menu Format CellsPilih tab Border.

Untuk pilihanlebih banyakdalam memilihwarna sel :Klik menuFormat CellsPilih tab Pattern.

Memilih 2 kawasanberbeza: Klik dan tarik

untuk pilihkawasanpertama,

Tekan Ctrl(janganlepaskan),

Klik dan tarikuntuk pilihkawasan kedua.

Lepaskan Ctrl.

Mukasurat 17


e. Menukar nama helaian

Nama helaian boleh ditukar dari Sheet1, Sheet2 ke satunama yang lebih informatif.

Caranya:

Klik kanan pada tab helaian Sheet1.Klik arahan Rename.

Apabila namahelaian dihitamkan,taipkan nama barudan tekan Enter.

Mukasurat 18


f. Membuat Pangkalan Data Excel.

Excel boleh digunakan untuk menyimpan maklumatdalam bentuk pangkalan data.

Kategori dalam satu sel dan sebaris

Data rekod yang berkaitandalam satu sel mengikutkategori dan sebaris

Pangkalan data Excel mempunyai beberapa ciri penting.

a. Label kategori diletakkan dalam satu baris.

b. Setiap kategori diletakkan dalam satu sel.

c. Setiap rekod akan mewakili maklumat seorang ahlidan disimpan dalam satu baris.

d. Tiada baris kosong di antara rekod.

e. Data disimpan mengikut kategori dalam satu sel.

Rekod ahli disimpanberturutan

Mukasurat 19


g. Menyusun rekod (Sort) mengikut kategori / Mengisih

Kita boleh menyusun rekod mengikut kategori.Contohnya : Nama ahli mengikut abjad dari A-Z

Umur ahli dari kecil ke besar.

Ikon yang digunakan adalah Sort Ascending (Susunmenaik) dan Sort Descending (Susun menurun) padaStandard Toolbar.

Sort SortAscending Descending

Caranya:1. Klik nama kategori yang hendak disusun seperti Nama

Ahli.

2. Klik ikon

3. Perhatikan Nama Ahli telah disusun mengikut abjad.4. Apabila rekod disusun mengikut nama, maklumat

dalam kategori lain akan mengikut kedudukan nama.Contohnya No. Ahli.

5. Dengan itu kesilapan padanan data tidak berlaku.

Mukasurat 20


h. Menapis maklumat menggunakan AutoFilter

AutoFilter digunakan untuk melihat maklumat dalampangkalan data dengan spesifik.

AutoFilter terletak dalam menu Data Filter AutoFilter

Setiap label kategori akan menunjukkan butang AutoFiltermasing-masing.

Apabila hendak menapis maklumat yang diperlukan,contohnya untuk melihat semua rekod ahli lelaki, andaklik butang AutoFilter untuk Jantina dan pilih kategori L.

Butang AutoFilter menjadibiru menunjukkan datasedang ditapis

Hanya rekod ahlilelaki ditunjukkan

Bilangan rekodyang dijumpai

Mukasurat 21


Anda boleh memilih untuk menggunakan lebih dari satubutang AutoFilter.Contohnya untuk menjawab soalan :Siapakah ahli lelaki berumur 7 tahun?

Untuk menunjukkan semua data semula ,klik pada semua butang AutoFilter berwarna biru dan

pilih arahan (All).

\

Mukasurat 22


i. Mewujudkan kumpulan Data (Groups)Untuk memudahkan proses cetakan dan pandanganpangkalan data, kumpulan-kumpulan data bolehdiwujudkan supaya ianya boleh ditunjukkan dandisorokkan mengikut keperluan.

Dalam rajah di atas , pangkalan data boleh dibahagikankepada 2 kumpulan, iaitu maklumat peribadi (Jantina,Tarikh Lahir dan Umur) dan alamat ahli (Alamat1,Alamat2, Pekan, Bandar, Poskod, Negeri).

Caranya:

Pilih lajur C hingga E (mewakili kategori Jantina hinggaUmur.)

Klik menu Data Group and Outline Group«

Untuk memilihkeseluruhanlajur, klik dantarik padaabjad lajur.

Mukasurat 23


Butang penanda Group akan ditunjukkan di atas abjadlajur.

Apabila butang diklik , lajur C, D dan E akandisorokkan.

Anda boleh melihat alamat ahli dengan lebih jelas.

Butang bertukar menjadi tandamenandakan ada lajur yang tersorok.

Klik untuk menunjukkan semula lajur C hingga E.

UntukmenghilangkanGroups:Klik menu Data

Group andOutline ClearOutline .

Mukasurat 24


j. Menetapkan kawasan cetakan.

Apabila kita hendak mencetak dokumen, sebaiknya kitatetapkan dulu kawasan cetakan kita.

Caranya:Pilih semua sel yang hendak dicetak.Klik menu FilePrint Area Set Print Area .

Mukasurat 25


k. Prapandang Cetakan

Selepas kawasan cetakan ditetapkan, prapandangdokumen yang hendak dicetak.

Caranya :

Klik menu File Print Preview atau klik ikon .

Contohcetakanakanditunjukkan

Bilanganmukasuratyang akandicetak

Mukasurat 26


l. Memasukkan “Header and Footer”

Hasil cetakan akan hanya menunjukkan kerja yangdilakukan di dalam kawasan sel.

Jika kita hendak menambah nombor mukasurat ataukepala dokumen pada setiap mukasurat , Header andFooter perlu digunakan.

Caranya:

Dari skrin prapandang cetakan klik butang.

Kotak dialog Page Setup dipaparkan.

Klik tab Header/Footer.

Klik Butang Custom Footer untuk mendapatkan kotakdialog Footer.

Mukasurat 27


Taipkan : Muka surat dalam kotak Center section: danklik ikon Page Number untuk memasukkan nombormukasurat secara otomatik kedalam dokumen.

Kod &[Page] akan ditunjukkan.

Ikon PageNumber

Klik OK untuk kembali ke kotak dialog Page Setup.Klik OK sekali lagi untuk kembali ke Print Preview.

Nombor mukasurat tertera di bahagian bawah dokumen.

Mukasurat 28


m. Menetapkan Page Setup.

Menetapkan orientasi dokumen.

Caranya:

Dari skrin prapandang cetakan klik butang.Klik tab Page.

Klik landscape untuk cetaksecara mendatar

Mengecil ataumembesarkan saizcetakan

Tetapkan saiz kertas

Hasilnya:

Mukasurat 29


Menetapkan Margin cetakan.

Dari skrin prapandang cetakan klik butang.Klik tab Margin.

Ukuran daritepi kertasuntuk margin

Meletakkan cetakan di tengahkertas secara mendatar danmenegak

Setkan ukuran margin bagi setiap bahagian.Setkan opsyen Center on page untuk mencetak di

tengah-tengah kertas.

Hasilnya:

Mukasurat 30


n. Mencetak dokumen.

Dari skrin prapandang cetakan klik butang.Kotak dialog Print akan dipaparkan.

Klik OK untuk menghantar dokumen ke Printer.

Pastikan nama Printeryang disambungkan

Bilangan salinandokumen hendakdicetak

Mukasurat 31

asas microsoft excel 2003

Documents