Panduan Sistem Rekod Perniagaan & Pengurusan

Inventori

Sdr Musa http://www.rekodperniagaan.com

Amat mudah dan sistematik

Panduan ini saya ingin menerangkan maksud dan cara-cara sistem ini berfungsi.

Sistem ini adalah dalam bentuk excel (Microsoft Office Excel). File extension nya .xls.

Excel ada fungsi tambahan pengaturcaraan Visual Basic (VB), oleh itu system ini dibangun

menggunakan VB sebagai enjin memproses data.

Keperluan penting yang perlu ada

1. Microsoft Office Excel

Semua version pun bole Excel 365, 2019, 2016 dan lain-lain

2. Excel anda Lesen Aktif. (Activated)

Sistem TIDAK akan boleh digunakan di

• HANDPHONE,

• TABLET,

• IPAD,

• MACBOOK

Anda bole dapatkan di Shopee, Activation Code excel anda. Harga adalah berbeza.

Anda boleh download dan cuba DEMO SISTEM ini di rekodperniagaan.com

Ini contoh paparan muka depan system. Klik sahaja button yang ada.

Jika keluar sebarang error atau anda tidak dapat klik buton yang ada.

Ini adalah disebabkan Macro anda belum enable lagi.

Macro ini penting untuk ‘run form’ yang ada pada buton2 tersebut.

Sila ikuti langkat seterusnya.

Contoh-contoh error pada Macro

Sila Ikuti Langkah berikut

Bagi pengguna Excel 2016, 2019 atau 365

Klik buton Enable Content seperti dalam gambar diatas.

Jika ada Enable Editing, klik sekali lagi.

Bagi pengguna Excel 2003

1. Tools -→ Macro -→ Security

2. Security Level -→ Low -→ OK

Bagi pengguna Excel 2007, 2010 & 2013 2016

1. Start -→ Excel Options

2. Trust Center -→ Trust Center Settings ..

3. Macro Settings -→ Enable all macros

Dalam semua version excel ini matlamat kita adalah mencari Macro Settings dan Enable all

macros.

Baik, bila sudah bole klik . Muka depan akan terpapar macan ini.

Kita boleh mulakan sudah system rekod yang amat mudah dan sistematik ini.

Tiga button pada Sheet Menu adalah ‘short cut’.

Pic di atas pula adalah contoh ver 5.0. Ada 6 buton short cut.

Kita lihat dahulu versi yang simple 4.0. Ini adalah paparan ringkas pada buton ‘Sistem

Rekod’.

SEMUA VERSI SISTEM AKAN MENGIRA KELUAR MASUK STOK.

STOK MASUK APABILA KITA MEMBUAT BELIAN DARI

PEMBEKAL.

STOK KELUAR APABILA KITA MEMBUAT JUALAN.

Rekod Produk

Rekod Produk ver 4.0

Rekod Produk ver 4.3 (Saiz Warna)

Rekod Produk ver 5.0

Rekod Produk ver Barcode (BE)

Paparan ini akan merekod semua jenis produk yang hendak anda jual. Masukan semua data

produk2 yang anda ada didalam simpanan atau stok. Rekod ini akan anda perlu buat sekali

sahaja.

Kod ID

Kod ini adalah ciptaan anda sendiri. Ikut kreativiti masing2. Ini adalah penting sebab untuk

membezakan semua jenis produk. Cth BJK000 Baju Kurung

BARCODE

Versi yang menggunakan Scanner akan menggunakan Barcode. Hanya perlu scan sahaja.

Harga

Harga yang perlu dimasukan adalah harga belian dan harga jualan produk tersebut.

Kuantiti

Masukan kuantiti produk. Setiap kuantiti akan dikira sebagai stok anda.

Setiap produk yang telah direkod anda boleh melihat baki Stok pada sheet Baki.

Diskrepsi

Anda boleh memberi penerangan atau nota terhadap produk anda.

Cth warna, berat kg atau 1 bungkusan,saiz dan lain2. Ini akan memudahkan anda mengenali

sesuatu produk itu dan keadaan produk tersebut.

Semua barang yang anda rekod akan disimpan di Sheet Baki dan Produk. Yang

terpenting adalah di Sheet Baki ini kerana terdapat baki stok yang boleh dilihat.

PERKARA YANG PALING PENTING SISTEM INI ADALAH REKOD PRODUK.

KERANA SEMUA ITEM PRODUK AKAN DIBACA DATANYA DARI SINI.

KELUAR MASUK STOK BERMULA DARI SINI.

Tip:

Jika list anda terlalu banyak, anda boleh Copy dan Paste sahaja ke Sheet Baki ini dan

Paste juga ke Sheet Produk. Lihat Video di fb.com/rekodperniaagaan atau IG

sistemrekod

Kemaskini

Anda pilih Kod ID yang berkenaan , produk yang anda telah masukan akan terpapar

secara automatik disini. Anda sudah boleh mengemaskini data terbaru atau ingin

mengubah dan menambah nama,harga atau diskrepsi.

Ambilan

Ambilan ini berguna untuk merekod produk yang kita ambil untuk kegunaan sendiri atau

kedai. Ini akan mengurangkan stok. Ini penting apabila ingin mengira keuntungan.

Tidak ramai yang mengira kos ini kedalam untung rugi. Kadang kala difikir hilang, tapi

sebenarnya telah kita gunakan tanpa sedar.

Apabila anda memilih sesuatu Kod ID produk. Nama, Kuantiti Semasa, Harga Belian dan

Tarikh akan terisi secara automatik. Sila masukan Ambilan. Baki Stok akan terkira

secara automatik selepas Kuantiti Ambilan dimasukan.

Harga Belian

Harga yang anda beli daripada pembekal kerana ini bukanlah jualan anda.

Nota

Sila masukan sebarang komen atau apa-apa peringatan jika ada.

Pulangan

Pulangan digunakan untuk merekod produk atau barangan anda untuk dikembalikan kepada

pembekal atas apa-apa 15d akit. Barangan rosak, tersalah hantar, terlebih qty atau

sebagainya.

Kuantiti

Jumlah kuantiti produk

No. Invois

No Invois, bil resit yang perlu sebgai rujukan pembekal

Pembekal

Nama pembekal anda

Nota

Sila catat apa-apa yang penting sebagai rujukan anda

Belian

Digunakan untuk menambah Stok. Keyin data maklumat Pembekal dahulu. Nama

pembekal akan disimpan dalam sheet pembekal secara automatic. Nama pembekal boleh

dipanggil jika ingin membuat belian akan automatik.

No. Invois

Sila catat no invois / bil / resit daripada pembekal

Nota

Semua stok akan bertambah secara automatik dan akan dipaparkan dalam sheet Baki.

Sheet Baki boleh dirujuk jika stok anda berkurangan dan segera membuat pembelian.

Jualan

Versi 4.0 ada dua jualan. Jualan Runcit dan Jualan Online.

Ini adalah standard kepada semua versi system yang ada.

Resit dan Invois

+ Contoh Jualan Runcit

Resit dan invois adalah automatik tiap kali Jualan di buat. Sama ada jualan Runcit

atau Jualan Online atau jualan yang lain juga. Jualan Agen, Dropship atau Jualan Stokis.

Anda hanya perlu print out sahaja.

Pada masa ini Invois bole di simpan (save) sebagai PDF tiap kali Jualan Runcit, Jualan

Online dan jualan yang lain dilakukan. Dan ini adalah automatic.

Saya akan menghantar kepada anda Dua sistem sebagai pilihan. Anda pilih salah satu. Invois

tersebut akan disimpan ke dalam folder yang perlu anda buat nanti.

Jualan Online

Pilih pelanggan terlebih dahulu, jika pelanggan baru, isi ruangan maklumat yang

disediakan. Langkah lain adalah sama seperti jualan runcit.

Terdapat kos penghantaran, keyin jika ada. Bubuh zero jika tiada.

Data pelanggan anda akan disimpan di Sheet Pelanggan. Anda boleh gunakan dan rujuk

semua di sana. Jika anda ingin keyin terus di sheet Pelanggan pun boleh.

Rekodkan atau keyin lebih dari Dua pelanggan untuk list keluar di dropdown.

Rekod pelanggan adalah unlimited.

Lis bayaran

Lis ini automatik hanya perlu pilih sahaja. Lis masih boleh diedit atau ditambah

Lis Penghantaran

Ini juga automatik hanya perlu pilih. Juga boleh diedit dan ditambah.

Cara Jualan ini adalah yang asas. Untuk jualan yang lain juga adalah sama

tatacaranya. Cth untuk Jualan Stokis, Agen atau Dropship.

Semua Jualan anda akan disimpan di Sheet Jualan.

Tarikh yang terkini akan disimpan kebawah. Simpanan adalah unlimited.

Walau bagaimanapun anda boleh dan digalakan untuk padam (delete) rekod mengikut

bulan. Print out dahulu kemudian delete sebagai rujukan. Jadi saiz file system tidaklah terlalu

besar.

Taip Pangkal Nama Item

Jika produk atau item anda terlalu banyak anda bole guna scanner.

Walau bagaimanapun anda boleh juga menaip pangkal nama item. Cadangan

(suggestion) nama item akan muncul dengan pantas. Ini akan memudahkan sedikit

kerja-kerja anda.

Pangkal Kod ID juga sama atau Barcode.

Laporan

Paparan repot bagi setiap rekod. Memudahkan anda melihat dan mencetak jika perlu. Laporan

ini hanya memaparkan apa yang terdapat tiap sheet. Tidak interaktif.

Terdapat butang cetak dibawah setiap rekod. Terlebih dahalu computer anda perlu

memasang driver printer dalamnya walaupun anda tidak memiliki sebuah printer. Ini kerana

jika tidak terdapat driver printer system invalid / error. Anda boleh juga rujuk terus pada

tiap sheet.

Hapus Rekod

Buton-buton ini disediakan bagi memudahkan anda untuk memadam rekod. Rekod yang akan

dipadam adalah keseluruhan rekod. Anda dinasihatkan supaya berhati2 menggunakan ini.

Jika berlaku kesilapan sesuatu rekod sama ada 2 atau 3 row, anda boleh

memadamnya secara manual. Ini tidak menjejaskan system.

Peringatan: Setiap rekod yang anda hapuskan, tidak boleh dikembalikan. Oleh itu

sentiasa buat ‘back-up’.

SCANNER | BARCODE

Sistem ini menyokong penggunaan scanner barcode. Hanya system yang bertanda BE sahaja

yang boleh digunakan. BE merujuk kepada BARCODE EDITION. Cth ver 4.0 BE, ver 4.1 BE

dll.

Berdasarkan pengalaman, tidak semua scanner bole digunakan. Hanya yang mempunyai

TAB TERMINATOR atau Add Tab sahaja yang boleh. Untuk jenama anda boleh pilih apa-

apa jenama, asalkan ada TAB TERMINATOR tetapi untuk memudahkan di rekomen jenama

NETUM.

Boleh guna antara dua jenis Wireless atau cable.

Cara Menggunakan

1. Scan TAB TERMINATOR / Add TAB pada kertas manual sekali.( Jangan buang kertas ini)

2. Gantikan Kod ID menjadi BARCODE pada sheet Baki. Hanya scan pada cell item

tersebut.

Kemudian , semua lis pada sheet Baki ini, Copy dan Paste ke sheet Produk.

3. Jualan seperti biasa, terpakai untuk semua jualan versi BE.

Scan sahaja pada item row. Nama item akan muncul. Disini peranan Tab Terminator tadi. Cursor

akan berhenti pada ruang Qty. Keyin qty dan diskaun. Total akan terpapar automatik.

Jika Tab Termnator tiada pada setting scanner. Jumlah akan muncul tanpa berhenti pada ruang

Qty. Jadi jualan itu tidak valid.

Scan 1 kali sahaja Tab Terminator atau Add Tab pada kertas manual sebelum

menggunakan.

Kertas manual itu adalah setting scanner. Simpan elok-elok. Jangan dibuang.

Tip :

Jika BARCODE anda hanya nombor sahaja. TAMBAHKAN 1 huruf pada Sheet Baki dan

produk . Ini kerana excel pada sesetengah keadaan tidak dapat membaca BARCODE yang

hanya nombor sahaja.

Cth : Barcode 234839483943 menjadi 234839483943A

10003238434 menjadi 10003238434Z

Tambahkan sahaja apa-apa huruf dibelakang.

BAGAIMANA UNTUK MENGIRA UNTUNG RUGI

Setiap pembelian akan disertakan dengan Format akaun Tunai seperti gambar di atas. Ini lebih

dikenali sebagai buku tunai.

Ini adalah contoh yang mudah digunakan untuk mengetahui keluar masuk wang anda. Atau

lebih mudah untuk melihat untung atau rugi.

Seksyen Kredit adalah semua perbelanjaan. Sama ada overhead atau perbelanjaan

semasa.

- Semua perbelanjaan yang melilbatkan kos perniagaan sahaja

Seksyen Debit adalah pendapatan. Semua sumber wang masuk.

Masukan no rujukan jika ada.

Jumlah jualan adalah jualan harian yang didapati dari Sheet Jualan. Anda perlu jumlahkan

pada tiap hari pada tarikh berkenaan.

Pada akhir bulan anda akan dapati baki wang anda sebenar. Wang di dalam bank atau di

tangan anda. Dari sini kita dapat mengawal pergerakan wang. Kita boleh lihat juga sama anda

sedang merompak wang perniagaan atau tidak.

BAGAIMANA STOK / INVENTORI DIKIRA

Baki Stok akan ditunjukan pada sheet Baki pada column Qty. Jumlah qty ini akan

berkurangan. Ini juga boleh dilihat dengan menggunakan laporan buton Baki.

Seperti dijelaskan pada seksyen Belian, stok akan bertambah jika belian dibuat kepada

pembekal.

Semasa anda membuat jualan juga boleh kelihatan , baki semasa dan baki stok selepas jualan

dibuat. Ini paparkan sebenarnya untuk memudahkan anda melihat Stok semasa yang ada.

Kadang-kadang notification akan keluar semasa anda sedang buat jualan jika baki anda 0.

Lain-lain

1. Untuk versi yang lain terutama ver 5.0, cara rekod adalah sama. Yang penting Rekod

Produk anda semua.

Ada tambahan lis harga pada versi ini. Harga Stokis, Agen dan Dropship selain harga

belian dan harga jualan sedia ada. Ada juga versi yang banyak lis harganya. Cth Super

Stokis, Stokis mini, Premium, Gold, Agen dan lain-lain.

2. Bagi ver Bengkel Kenderaan, anda perlu rekod semua Parts yang anda jual.

Boleh terpakai untuk bengkel motorsikal atau pun kereta.

3. Rekod lis Produk, Pelanggan, Agen, Dropshiper, Stokis semua itu adalah unlimited.

Seberapa banyak pun boleh selagi muat excel.

Sistem ini masih boleh diedit atau diubah, mana-mana yang perlu mengikut

kesesuaian bisnes anda. Walau bagaimanapun bergantung pada keterbatasan

saya.

Cth :

- nak tambah data pelanggan sedia ada,

- mengubah tajuk cawangan pada sistem pengurusan inventori,

- tambahan pada stokis, agen , sokis mini, agen premium, agen biasa dan lain-lain

4. Fungsi buton Clear

List sistem yang tersedia

Ada banyak sebenarnya sistem yang tersedia untuk anda mengikut bisnes masing-masing.

Anda boleh download dan cuba Demo di http://rekodperniagaan.com

Ini adalah contoh list sahaja. Apa yang tersenarai di website ialah sistem sedia untuk dijual.

TERIMA KASIH