bhg 2 pengurusan sumber manusia

8/14/2019 Bhg 2 Pengurusan Sumber Manusia

http://slidepdf.com/reader/full/bhg-2-pengurusan-sumber-manusia 1/37

PEKELILINGPEKELILINGPERKHIDMATANPERKHIDMATAN

BILANGAN 5 TAHUN 2007BILANGAN 5 TAHUN 2007

‘PANDUAN PENGURUSAN‘PANDUAN PENGURUSAN

PEJABAT’PEJABAT’

Unit Komunikasi Korporat

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia

Putrajaya

Mei 2007



Bahagian 2:

Pentadbiran Sumber Manusia

• Menjelaskan keperluan rekod kehadiran,

rekod perkhidmatan, penilaian prestasi,

sijil penghargaan dan pewartaan• Peruntukan baru dalam Bahagian ini

adalah pemupukan budaya kerja positif,

pembangunan modal insan danpengurusan maklumat sumber manusia

secara elektronik.



Pentadbiran SumberPentadbiran Sumber

ManusiaManusia Rekod Perkhidmatan PegawaiRekod Perkhidmatan Pegawai Maklumat Dalam Rekod PerkhidmatanMaklumat Dalam Rekod Perkhidmatan Penyelenggaraan Rekod PerkhidmatanPenyelenggaraan Rekod Perkhidmatan Rekod KehadiranRekod Kehadiran Penilaian PrestasiPenilaian Prestasi Pemupukan Budaya Kerja Positif Pemupukan Budaya Kerja Positif Pembangunan Modal InsanPembangunan Modal Insan

Sijil PenghargaanSijil Penghargaan

PewartaanPewartaan Pengurusan Maklumat Sumber ManusiaPengurusan Maklumat Sumber Manusia

Secara Elektronik Secara Elektronik



Rekod Perkhidmatan Pegawai

• Tanggungjawab Ketua Jabatan

• Ketua Jabatan bertanggungjawab menentukanmaklumat perkhidmatan pegawai di bawahpenyeliaannya direkodkan dengan teratur, lengkap dan

terkini.

• Maklumat pegawai hendaklah direkodkan denganmenggunakan kemudahan komputer atau di dalam buku

yang disediakan khas untuk tujuan tersebut.

• Jika maklumat pegawai direkodkan secara manual,catatannya hendaklah menggunakan dakwat kekal.



Tanggungjawab Pegawai

• Pegawai perlu memaklumkan maklumatperibadi semasa melapor diri bertugas.

• Pegawai juga bertanggungjawab untukmemaklumkan tentang perubahan

maklumat tersebut agar ianya sentiasakemaskini.



Maklumat Dalam Rekod

Perkhidmatan

Maklumat yang perlu direkodkan antaranya ialah:

Maklumat Peribadi Pegawai

– Nama; – Tarikh dan tempat lahir; – Nombor Kad Pengenalan;

– Nombor Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP); – Agama; – Kelayakan akademik; dan – Nama, nombor kad pengenalan dan alamat waris.



Maklumat Perkhidmatan

• nama jawatan, tarikh lantikan, pengesahan dalam perkhidmatan,pemberian taraf berpencen atau KWSP;

• keputusan peperiksaan jabatan yang diduduki tidak kira yang lulusatau gagal;

• tindakan tatatertib;• kenaikan pangkat, pemangkuan dan tanggung kerja;• kursus dan latihan yang dihadiri dan ikatan perjanjian (jika ada);• cuti yang memberi kesan terhadap perkhidmatan pegawai;• semua jenis pinjaman yang diperolehi daripada Kerajaan;•

kurniaan dan anugerah yang diterima pegawai;• laporan pengisytiharan harta yang dibuat; dan• kelayakan kemudahan lain berkala seperti bantuan pakaian panas,

pakaian istiadat, bantuan rekreasi dan lain-lain.



Maklumat Cuti

• Merekodkan tarikh semua jenis cuti yang dilulus dandiambil oleh pegawai di ruangan yang disediakankhas.

Lembaran Kelakuan

• Merekodkan semua anugerah, kurniaan danhukuman tatatertib di ruangan yang disediakankhas.

Maklumat Lain• Semua jenis maklumat yang diputuskan oleh

Kerajaan dari semasa ke semasa.



Penyelenggaraan Rekod

Perkhidmatan

• Rekod perkhidmatan hendaklah diselenggara dari semasa kesemasa mengikut kaedah berikut:

• semua catatan dalam rekod perkhidmatan tidak boleh dipinda tanpakelulusan dan kebenaran pegawai yang diberi kuasa;

• maklumat mengenai seseorang pegawai yang perlu direkodkanhendaklah dicatatkan dengan segera. Sekiranya catatan dibuatdengan komputer, segala peraturan yang ditetapkan hendaklahdipatuhi.

• Catatan yang dibuat secara manual oleh pegawai bertugashendaklah ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa besertacop jabatan. Untuk membolehkan catatan sentiasa terkini, rekodperkhidmatan boleh disimpan di lokasi pegawai berkhidmat;



Penyelenggaraan Rekod

Perkhidmatan

• maklumat perkhidmatan pegawai merupakan satudokumen yang sangat penting. Oleh itu tindakan yangsesuai hendaklah diambil untuk memastikan rekod tersebutboleh dipercayai dan selamat.

• Untuk menjamin rekod maklumat perkhidmatan pegawaitidak hilang atau dipinda, setiap Ketua Jabatan bolehlahmengadakan salinan pendua rekod berkenaan danmenyimpannya dengan selamat di jabatan masing-masing;dan

• rekod perkhidmatan pegawai adalah bertaraf SULIT. Walaubagaimanapun pegawai boleh melihat rekodnya sendiridengan kebenaran pegawai penyelia rekod.



Rekod Kehadiran

• Setiap jabatan hendaklah menyelenggara rekodkehadiran pegawai. Setiap pegawai bertanggungjawabuntuk merekodkan waktu mereka sampai dan waktumereka meninggalkan pejabat mengikut mana-manakaedah yang diguna pakai oleh jabatan.

• Setiap kaedah yang diguna pakai hendaklah mampumemantau kehadiran pegawai dengan berkesan.

• Jadual tugas yang mengandungi maklumat pegawaiyang bercuti, berkursus dan bertugas di luar pejabathendaklah sentiasa dikemas kini dan dipamerkan ditempat yang mudah dilihat.



PENILAIAN PRESTASIPENILAIAN PRESTASI



Penilaian Prestasi

• Penilaian prestasi merupakan sebahagian daripadasistem pengurusan personel yang penting yang bolehdigunakan untuk membantu setiap pegawaimeningkatkan prestasi kerja masing-masing.

• Sebaliknya jika penilaian prestasi seseorang pegawaitidak diuruskan dengan sistematik, ia boleh memberikesan negatif kepada prestasi pegawai yang berkenaan.

• Oleh itu, setiap Ketua Jabatan perlu memastikanpenilaian prestasi pegawai di bawah tanggungjawabmereka disediakan mengikut prosedur yang ditetapkan.



• Kaedah penilaian prestasi yang baik perlu memenuhi ciri-ciriberikut:

– setiap pegawai yang dinilai hendaklah ditetapkan sasaran kerja yang

perlu dilaksana dan dicapai dalam sesuatu tahun penilaian. Inipenting untuk membolehkan prestasi pegawai diukur dengan lebihobjektif;

– penilaian prestasi dilaksanakan secara berterusan dan bukansecara bermusim;

– ekspektasi pegawai penilai terhadap pegawai yang dinilai dari segitahap prestasi yang perlu dicapai hendaklah dimaklumkan kepadapegawai yang dinilai dengan jelas;

– pegawai penilai hendaklah memberi peluang dan bersedia

mendengar pandangan yang diberikan oleh pegawai yang dinilaiberkaitan dengan prestasinya; dan

– pegawai penilai tidak menggunakan penilaian prestasi sebagaiinstrumen untuk menekan atau mengugut seseorang pegawai yangdinilai. Penilaian prestasi sepatutnya dijadikan sebagai suatumekanisme untuk meningkatkan motivasi dan prestasi pegawai.



• Selaras dengan tujuan penilaian, Ketua Jabatanbertanggungjawab:

– menentukan arah haluan, matlamat dan sasarankerja organisasi;

–memastikan sistem kerja yang berkesan bagimencapai sasaran kerja tahunan yang ditetapkan;

– mendapatkan komitmen daripada segenap lapisanpegawai melalui gaya pengurusan penyertaan(participative management); dan

– memberi penekanan kepada pembangunan kerjayapegawai.



Pemupukan Budaya Kerja Positif •

Dalam usaha mewujudkan budaya kerja yang positif disesebuah jabatan, Ketua Jabatan hendaklah secaraberterusan melaksanakan peranan seperti berikut:

– mewujud dan memupuk semangat bekerja sebagai satupasukan;

– memiliki dan menampilkan ciri kepimpinan yang baik danberkesan;

– memberi tunjuk ajar, kaunseling dan bimbingan (mentoring and coaching);

– memberi tanggungjawab dan kepercayaan kepada pegawai bagimelaksanakan tugas yang telah diamanahkan; dan

– memberi pengiktirafan dan penghargaan kepada pegawai yangtelah memberi sumbangan kepada organisasi, Kerajaan dannegara.



Pembangunan Modal Insan

• Ketua Jabatan bertanggungjawab membangunkan sumber manusiasupaya berpotensi dan berupaya menyumbang kepadakecemerlangan organisasi. Matlamat ini boleh dicapai melaluitindakan berikut:

– merancang dan mengelola program latihan yang sesuai di dalam dan diluar jabatan;

– membantu menyediakan laluan kerjaya (career path) dan perancanganpelan penggantian (succession plan);

– merancang dan melaksanakan pusingan kerja mengikut tempoh yangsesuai dalam pelbagai bidang; dan

– memberi pendedahan yang bersesuaian kepada pegawai bagimendapatkan pengetahuan dan pengalaman kerja di organisasi yang lainiaitu termasuk agensi swasta, agensi antarabangsa dan negara asing.



Sijil Penghargaan

• Pengeluaran Sijil Penghargaan

• Pegawai tetap yang telah menyumbangkanperkhidmatan yang baik secara berterusan tidak kurangdaripada 15 tahun hendaklah diberi Sijil Penghargaan

sekiranya mereka telah menamat atau ditamatkanperkhidmatan dalam keadaan berikut:

– (a) pegawai berpencen atau tidak berpencen yang bersara ataudibersarakan mengikut mana-mana peruntukan dalam Undang-

Undang Pencen (Akta 227 atau Akta 239) kecuali persaraan dibawah seksyen 10(5)(d), 10(5)(e) atau 10(5)(f); atau

– (b) meninggal dunia semasa dalam perkhidmatan.



Penyediaan Sijil Penghargaan

• Ketua Jabatan hendaklah menyediakan SijilPenghargaan untuk pegawai mereka yang layaksekurang-kurangnya tiga bulan sebelumpegawai menamatkan perkhidmatan.

• Bagi kes pegawai yang meninggal dunia, SijilPenghargaan hendaklah disedia dan

disampaikan kepada waris pegawai dalamtempoh dua minggu dari tarikh pegawaimeninggal dunia.



• Kuasa Menandatangani Sijil Penghargaan

• Sijil Penghargaan hendaklah ditandatangani

oleh pihak yang ditetapkan mengikut

peraturan yang berkuat kuasa.



Tanggungjawab Ketua Jabatan

• Semua Ketua Jabatan bertanggungjawab:

– mendapatkan contoh Sijil Penghargaan daripadaJabatan Perkhidmatan Awam dan mencetaknya

untuk keperluan masing-masing;

– memastikan Sijil Penghargaan diberikan kepadasetiap pegawai yang layak; dan

– menganjurkan majlis penyampaian Sijil Penghargaankepada pegawai yang akan menerima sijil mengikutperaturan yang berkuat kuasa.



Pewartaan

• Langkah Pewartaan

• Semua pelantikan dan kenaikan pangkat pegawai dalam KumpulanPengurusan Tertinggi dan pegawai yang dilantik atau dinaikkanpangkat ke jawatan Ketua Jabatan di peringkat negeri dan ke atashendaklah disiarkan dalam Warta Kerajaan.

• Bagi penyandang sesuatu jawatan yang dikehendaki oleh undang-undang supaya disiarkan dalam Warta Kerajaan, iaitu tanpamengira kumpulan atau gred jawatan berkenaan, tindakanmenyiarkan dalam Warta Kerajaan hendaklah diuruskan tanpasebarang pengecualian.

• Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan kehendak undang-undang itu dipatuhi. Pewartaan hendaklah dalam bentuk yangdiluluskan oleh Jabatan Peguam Negara.



• Ketua Jabatan hendaklah mewartakan

pengosongan sebarang jawatan yang

penyandangnya telah disahkan sebagai

tidak hadir bertugas dan tidak dapatdikesan mengikut peruntukan dalam

Peraturan-Peraturan Pegawai Awam

(Kelakuan dan Tatatertib) 1993.



• Penyediaan Warta Kerajaan

• Dalam menyediakan Warta Kerajaan, Ketua Jabatanhendaklah mengambil tindakan seperti berikut:

– (a) maklumat yang hendak diwartakan, sama ada dalam WartaKerajaan Persekutuan atau Warta Kerajaan Negeri, dirujukkepada Jabatan Peguam Negara atau Penasihat Undang-Undang Negeri untuk memastikan ianya teratur dari segiperundangan;

– (b) semua bahan yang hendak dicetak perlu disemak denganteliti tentang kebenaran dan ketepatan kandungannya sebelum

dihantar untuk dicetak; dan

– (c) Warta Kerajaan hanya boleh dicetak oleh pihak pencetakyang diberi kuasa oleh Perbendaharaan.



• Maklumat Pewartaan

• Setiap pewartaan pelantikan dan kenaikanpangkat seperti hendaklah mengandungimaklumat berikut:

– Nama;

– No. Kad Pengenalan;

– Nama Jawatan;

– Tarikh Kuatkuasa Lantikan / Naik Pangkat; dan

– Agensi Tempat Bertugas.



Pengurusan Maklumat Sumber

Manusia Secara Elektronik• Maklumat sumber manusia secara elektronik hendaklah

dilaksanakan selaras dengan arahan dan garis panduanpelaksanaan yang dikeluarkan oleh Kerajaan dari semasa kesemasa. Oleh itu, Ketua Jabatan adalah bertanggungjawabmelaksanakan sistem maklumat sumber manusia secara elektronikmelalui tindakan-tindakan berikut:

• dilaksanakan selaras dengan arahan Kerajaan;

• diselaraskan di peringkat Jabatan / Bahagian / Cawangan / Unityang menguruskan sumber manusia;

• menyediakan pegawai yang mencukupi bagi melaksanakannyadengan cekap dan berkesan. Bagi maksud tersebut, Ketua Jabatandikehendaki memasukkan tugas pelaksanaan sistem berkaitandalam senarai tugas pegawai berkenaan;




Manusia Secara Elektronik

• menyediakan peruntukan kewangan yang mencukupibagi latihan pengguna, pengemaskinian data,peningkatan dan pertambahan peralatan serta bayaran

caj rangkaian;

• memastikan semua maklumat yang diperlukan sentiasadikemas kini;

• memastikan semua pegawai mengikuti program latihanaplikasi sistem. Pegawai tertentu yang telah mendapatlatihan aplikasi sistem berkaitan dilantik sebagai jurulatihbagi membantu melaksanakan program latihan di jabatan;




Manusia Secara Elektronik

• melantik Pentadbir Sistem untuk mengkonfigurasi alirankerja dan peringkat capaian mengikut peranan yangditetapkan;

• memastikan semua aspek keselamatan yang meliputiperkakasan, perisian komputer dan rangkaian mengikutpiawai yang ditetapkan oleh Kerajaan;

• mewujudkan meja bantuan (help desk) di peringkat jabatan untuk menangani dan menguruskan masalahpelaksanaannya; dan

• menguruskan inventori perkakasan yang telahdibekalkan mengikut peraturan yang ditetapkan.



SENARAI PEKELILING, SURAT PEKELILING DAN

PERATURAN YANG BERKUAT KUASA BERKAITAN

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT

Per. 2.5 - Rekod Kehadirani. Surat Pekeliling Am Bil. 11 Tahun 1981 - Sistem Penggunaan Kad Perakam

Waktu Di Pejabat-Pejabat Kerajaan; dan

ii. Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 2004 - Penggunaan Sistem Perakam WaktuElektronik Di Agensi-Agensi Kerajaan.

Per. 2.7, 2.8 & 2.9 - Penilaian Prestasi

PP Bil. 4 Tahun 2002 - Lampiran A2 Panduan Pelaksanaan Prestasi PerkhidmatanAwam.

Per. 2.11 (c) - Pelaksanaan Pusingan Kerja

PP Bil. 3 Tahun 2002 - Panduan Pertukaran Perkhidmatan Awam.

Per. 2.12 – 2.15 - Surat Penghargaani. PP Bil. 2 Tahun 2002 - Sijil Penghargaan Kepada Pesara & Bekas Pegawai Awam; dan

ii. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2001 - Peraturan Mengenai Perbelanjaan UntukMeraikan Anggota Perkhidmatan Awam Yang Bersara.

Per. 2.20 - Pengurusan Sistem Maklumat Sumber Manusia Secara Elektronik

Surat Edaran JPA Bertarikh 31 Mei 2005 - Pelaksanaan HRMIS Di Agensi Perintis.



SEMUGA BERJAYASEMUGA BERJAYA

KURSUS INDUKSI KURSUS INDUKSI

AADK 2009 AADK 2009

bhg 2 pengurusan sumber manusia

Documents