bab 6

6

6.1 SISTEM FAIL PUSAT SUMBER SEKOLAH

6.1 PENDAHULUAN

Fail dapat didefinisikan sebagai satu folder yang mengandungi surat atau lampiran. Fail rasmi atau fail awam dapat didefinisikan sebagai :

satu folder yang didaftar dalam mana-mana surat/ lampiran disusun dengan cermat dan sistematik.

Fail sebenarnya bukanlah perkataan yang berasal daripada Bahasa Inggeris File, tetapi berasal dari Bahasa Latin Fillum bermakna sejenis benang yang menyusun kertas-kertas.

Fail-fail sangat penting dalam semua urusan rasmi kerajaan. Fail-fail ini bukan sahaja merekodkan tindakan-tindakan yang telah diambil ataupun keputusan-keputusan yang telah dicapai bahkan juga sebagai alat untuk mengetahui kelemahan atau kejayaan sesuatu perkara atau program.

Oleh itu, sistem fail perlu disimpan secara sistematik. Setiap organisasi memerlukan sistem penyimpanan fail yang baik dan teratur. Faktor-faktor penting seperti hasil keluaran, data dan statistik, maklumat pekerja ataupun klien mudah diperolehi melalui fail-fail yang disimpan secara sistematik dan kemaskini.

6.1.1 PENGERTIAN SISTEM FAIL

Sistem fail ialah satu proses mengklasifikasi, menyusun dan menyimpan rekod ataupun maklumat secara sistematik serta mudah diperoleh pada bila-bila masa diperlukan. 6.1.2 KEPENTINGAN SISTEM FAILA.Sistem fail perlu supaya rekod atau maklumat dapat diperolehi dengan segera apabila dikehendaki.B.Semua rekod dapat disimpan secara terurus dan sistematik.

C.Sistem fail yang sistematik akan memudahkan pengganti yang mengambil alih tugas-tugas yang ditinggalkan.

D.Pengetahuan yang mendalam mengenai sistem fail akan meningkatkan kecekapan sesebuah organisasi. Oleh itu, seseorang pengurus harus tahu:-a. Teknik penyimpanan fail

b. Rekod-rekod pentadbiran

c. Sistem penyimpanan rekod yang diamalkand. Peralatan yang patut disediakan

e. Personel yang menyelenggarakan fail.

6.1.3 SISTEM FAIL DI SEKOLAH-SEKOLAHSemua sekolah telah mempunyai sistem fail. Sistem fail di sekolah telah pun diselaraskan di peringkat Jabatan Pendidikan Selangor. Nombor pengelasannya pun telah diselaraskan. Namun begitu terdapat beberapa perbezaan. Antara perbezaan itu ialah :-

A.Cara mengelas pecahan tajuk-tajuk besar dan tajuk kecil.

B.Nombor fail untuk satu-satu perkara (tajuk) berbeza di antara sekolah berbeza :-

01/04

- Sumber Pelajaran

01/06

- Sumber Pelajaran

C.Perkara-perkara yang boleh digolongkan dalam satu tajuk besar diasingkan dan kesannya jadi bercampur aduk.

6.1.4 SISTEM FAIL DI PUSAT-PUSAT SUMBER SEKOLAHKebanyakan PSS masih belum mempunyai sistem fail yang terurus. Secara umumnya ada beberapa masalah yang berlaku dalam mengendalikan sistem fail PSS ini. Antaranya ialah :-A.Tajuk yang boleh dimasukkan di bawah satu tajuk besar telah diasingkan, maka akan wujud fail yang campur-aduk.

B.Terdapat kecenderungan untuk menambah nombor fail baru kepada nombor fail yang telah sedia ada. Contohnya : jika sesebuah sekolah telah mempunyai 100 buah fail, mereka cenderung untuk menambahkan nombor 101, 102 dan seterusnya tanpa mengambil kira tajuk.

C.Oleh sebab tiada keseragaman, maka sukar untuk memperolehi fail. Untuk mencari sesuatu surat maka terpaksa dirujuk daripada Daftar Surat/ Fail yang biasanya ada di pejabat-pejabat sekolah.

D.Penyimpanan fail yang kurang kemas. Tiada tempat khusus untuk menyimpan fail.E.Masa yang banyak terpaksa diambil untuk mencari satu-satu fail/surat.

F.Penyelaras PSS yang baru terpaksa mengambil masa yang panjang untuk memahami sistem fail yang digunakan.6.1.5 PRINSIP-PRINSIP ASAS SISTEM FAILA.Fail mestilah tidak banyak menggunakan ruang. Oleh itu, fail berkulit nipis lebih baik daripada fail berkulit tebal.

B.Fail mesti mudah disediakan dan mudah disimpan.

C.Fail mestilah berharga murah serta mudah didapati di pasaran.

D.Fail mesti mudah diperluas dan dapat dipakai berterusan. Fail ini mestilah bersifat aktif.

E.Fail mudah diperolehi bila diperlukan. Tidak perlu membuang masa yang banyak untuk mendapatkan sesuatu maklumat.

F.Fail mestilah diberikan tanda apabila dikeluarkan.

G.Pengedaran fail mestilah bersistem. Pergerakan fail akan dicatatkan.6.1.6CIRI-CIRI SISTEM FAIL YANG BAIKA.Kepadatan

-menggunakan ruang yang minima

B. Assesibility

-mudah untuk dirujuk

C.Ekonomi

-kos yang minima

D.Keanjalan

-mudah diperluas

E.Lokasi

-diletakkan ditempat yang mudah diperoleh

F.Rujukan Silang-mudah untuk mengesan dokumen lain yang berkaitan.

-rekod dapat diperoleh dalam berbagai-bagai bentuk.

G. Retention

-fail yang tidak aktif dapat dipindahkan

H.Klasifikasi

-mudah untuk dibuat rujukan

6.1.7 PENGELASAN SISTEM FAIL

Tajuk-tajuk dalam sistem fail dikelaskan kepada:-

01-Kurikulum

02 -Kokurikulum 03 -Hal Ehwal Pelajar

04 -Perjawatan & Perkhidmatan Kakitangan Level 105 -Kewangan dan Akaun

06 -Pentadbiran Am Sekolah

07 -Perhubungan Masyarakat

08 -Kemudahan Fizikal09 -Asrama

10 -Audit6.1.8 TAJUK FAIL DAN PERKARASetiap tajuk fail akan dikelaskan mengikut perkara ( Level 2 )

01-KURIKULUM

01 / 01- Pekeliling & Surat Siaran Kurikulum

01 / 02- Sukatan Pelajaran

01 / 03- Jadual Waktu

01 / 04- Sumber Pelajaran

01 / 05- Panitia Mata Pelajaran

01 / 06- Peperiksaan

01 / 07- Laporan Lawatan

01 / 08- .

6.1.9 TEKNIK MENGELAS DAN MEMBERIKAN KOD UNTUK SISTEM FAIL

A.Setiap fail mestilah diberikan tajuk dan kod yang sesuai. Setiap fail itu mestilah mempunyai 3 level, iaitu :-

Level 1-Tajuk

Level 2-Perkara

Level 3-Aktiviti

B.Setiap level ini dihadkan nombornya. Level 1 bernombor 01 hingga 99. Level 2 juga bernombor 01 hingga 99 dan level 3 bernombor 001 hingga 999. Tekniknya ialah :-

a)tentukan tajuk fail

b)tentukan perkara

c)tentukan aktiviti

d)tetapkan kod untuk satu-satu fail

Contoh :-

Level1Tajuk

-Kurikulum

-01

Level2Perkara-Sumber Pelajaran-04

Level 3Aktiviti-Pekeliling

-001

Oleh itu, kod fail ialah :-

01 / 04 / 001

6.1.10 PENGELASAN DAN KOD FAIL PSSK

ItemKod

Singkatan Nama SekolahSMKSAA

Singkatan Pusat Sumber SekolahPSS

Tajuk Besar - Kurikulum01

Perkara - Sumber Pelajaran04

Aktiviti - Pengurusan & Pentadbiran PSS01

Tajuk Fail - Pekeliling001

Jilid 1 / 2 ..Jilid 1 dan seterusnya

Bilangan Surat( 01 ) dan seterusnya

Oleh itu, cara untuk menulis Sistem Fail PSS dan Rujukan Kami ( Surat ) ialah :-Contoh :

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 001 ( 01 )

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 001 / Jld. 2 ( 01 ) jika Jilid 2 dan seterusnya.6.1.11 PENDAFTARAN, PENGELUARAN DAN PENYEMAKAN

FAIL

ADefinisi Pendaftaran :

Pendaftaran ialah satu cara merekod segala fail yang telah dibuka. Rekod-rekod fail ini mestilah dilakukan secara sistematik.

BJenis-jenis Pendaftaran Fail

a.Sistem Doket

Sistem yang menunjukkan pergerakan fail yang mudah dikesan.

Sistem ini merupakan satu pendaftaran berpusat dengan

menggunakan borang Am 89A.Tiap-tiap pergerakan fail hendaklah melalui pusat pendaftar. Setiap fail akan didaftarkan pergerakannya. Sistem doket ini diamalkan oleh agensi-agensi kerajaan. Apabila sebuah fail perlu diedarkan, fail itu akan direkodkan dalam doket Borang Am 89. Butir-butir pengedaran, nama pegawai yang menerima, tarikh dikeluarkan dan tarikh dikembalikan akan dicatatkan di muka depan fail. b.Sistem Kad

c. Sistem Buku

d. Sistem Komputer

Di peringkat sekolah, kita hanya menggunakan dua ( 2 ) sistem, iaitu Sistem Kad dan Sistem Buku. Walau bagaimanapun Sistem Kad adalah lebih sesuai dan digalakkan kerana sistem ini adalah lebih mudah. Dalam sistem kad hanya tiga perkara penting yang dicatatkan iaitu nombor rujukan, tajuk dan tarikh sesebuah fail itu dibuka.

6.1.12 DAFTAR SURAT MENYURAT

Untuk tujuan merekodkan surat keluar dan masuk , buku Daftar Surat Menyurat ( AM 10 Pin. 3 / 80 ) digunakan ( rujuk lampiran 1 ). Setiap surat yang dikeluarkan atau dimasukkan hendaklah direkod dalam rekod berkenaan secara berasingan

( surat keluar sebuah buku dan surat masuk sebuah buku ).

6.1.13 PERKARA-PERKARA LAIN DALAM FAIL

SAMPUL KECIL

Sampul kecil merupakan sebuah fail kuning yang tertera di atasnya tulisan Sampul Kecil ( rujuk Lampiran 2 ). Sampul kecil ini digunakan sebagai fail sementara apabila fail asalnya tidak ditemukan. Fail ini hanya mengandungi satu tajuk sahaja. Fail ini tidak aktif. Apabila sudah ditemukan fail asalnya, sampul kecil dan kandungannya hendaklah dimasukkan ke dalam fail asalnya. Selagi fail asal tidak ditemukan, Sampul Kecil tidak boleh ditutup.

A. FAIL TIMBUL

Apabila ada dua atau tiga perkara yang timbul sekali-sekala, maka maklumat atau surat berkenaan akan dimasukkan ke dalam fail timbul. Ini kerana perkara yang ditimbulkan itu tidak diketahui dalam perkara yang mana perlu dikelaskan.

B. KERTAS MINIT

Setiap fail perlu mempunyai kertas minit iaitu Borang Am 6 ( rujuk Lampiran 3 ). Tujuan kertas minit adalah untuk merekodkan penerimaan dan penghantaran keluar surat-surat. Setiap surat yang diterima atau dikeluarkan akan diberikan satu nombor rujukan. Kertas minit ini ditampalkan atau disematkan di sebelah kiri fail bagi tujuan merekod keluar masuk surat-menyurat. Bila mencatat tentukan :-

* Surat / kandungan masuk- ditulis dengan dakwat

MERAH

* Surat / kandungan keluar- ditulis dengan dakwat

BIRU / HITAM

Nombor turutan kandungan mestilah ditulis di sebelah kiri garisan dan

perlu dibulatkan. Nombor yang sama ditulis pada surat / kandungan di sudut sebelah kanan atas. Contoh :-

BILKANDUNGAN

Surat dari bertarikh dikandung

Pada Ruj.No

Surat kepada...bertarikhdikandung

Pada .Ruj. No...

6.1.14 ARAHAN PENUTUPAN FAIL

A. FAIL AKTIF

Fail-fail yang boleh ditutup adalah seperti yang berikut :-

a) tebal satu inci

b) mengandungi 100 surat / lampiran ( yang mana lebih awal )

c) rujuk lampiran 4 untuk contoh fail aktif yang ditutup

Setelah fail itu penuh, catatan bilangan jilid pada nombor rujukan dan buka fail lain dengan menggunakan jilid 2 dan sebagainya. Kod fail masih sama dan bila surat atau kandungannya baru, mulakan dengan 01.

Contoh :-

SMKSAA PSS 01 / 04/01/001/Jld. 2 (01)

6.1.15 FAIL TIDAK AKTIF

Fail-fail aktif yang dikelaskan sebagai tidak aktif ialah apabila fail itu tidak digunakan selama 5 tahun ( rujuk lampiran 4).

6.1.16 TINDAKAN SERTA MERTA

Fail yang memerlukan tindakan segera, maka tanda-tanda bercetak yang menunjukkan jenis tindakan perlu disematkan pada kulit fail.

Misalnya Tindakan Serta Merta ( AM 99 ) atau Segera (AM 99B ).

6.1.17 PERINGKAT KESELAMATAN FAIL

A. Terdapat beberapa jenis kulit fail yang digunakan oleh Kerajaan Malaysia. Kulit-kulit fail tersebut adalah seperti berikut

( rujuk Lampiran 5 ) :-

Perkara TERBUKA

-kulit fail berwarna putih ( Am 435

pin.1 / 80 )

Perkara TERHAD

-kulit fail berwarna putih dengan cop

terhad

Perkara SULIT

-kulit fail berwarna hijau ( Am 436 )

Perkara RAHSIA

-kulit fail berwarna merah jambu,

( Am 437 ) berpalang merah .

Perkara RAHSIA BESAR -

kulit fail berwarna kuning muda,

berpalang merah ( Am 438 )B. Fail PSS hanya menggunakan fail berwarna putih untuk terbuka.

PSS juga boleh menggunakan fail berkulit nipis yang dibekalkan oleh

pejabat sekolah.

6.1.18 FAIL-FAIL UNTUK PSS

A. Kod dan Bidang fail PSS.

KODBIDANG

01Pengurusan dan pentadbiran PSS

02Pusat Kegiatan Guru ( PKG )

03Pejabat Pendidikan Daerah ( PPD )

04Pusat Sumber Pendidikan Negeri ( PSPN )/

Jabatan Pendidikan Negeri ( JPN )

05Bahagian Teknologi Pendidikan ( BTP ) /

Kementerian Pendidikan Malaysia ( KPM )

06Aktiviti PSS

07Koleksi PSS

08Kewangan PSS

09Perkhidmatan PSS

10Am ( PSS )

6.1.19 PERINCIAN FAIL PSSSekolah Kebangsaan Sg. Kapar Indah,

42100 Rantau Panjang,

Klang.

Kod Sek: BBA 0039

1

Sistem Fail Pusat Sumber Sekolah

01PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN PSSKe Menu

SKSKI.01/07/01/001Pekeliling Am

SKSKI.01/07/01/002Surat Siaran

SKSKI.01/07/01/003Data Statistik Bilangan Guru

SKSKI.01/07/01/004Data Statistik Bilangan Murid

SKSKI.01/07/01/005Data Statistik Kursus (Guru)

SKSKI.01/07/01/006Data Peribadi Guru Penyelaras PSS

SKSKI.01/07/01/007Jawatankuasa Induk PSS

SKSKI.01/07/01/008Jawatankuasa Kerja PSS

SKSKI.01/07/01/009Fail Timbul

SKSKI.01/07/01/010

02PUSAT KEGIATAN GURU (PKG)

SKSKI.01/07/02/001Pekeliling Am PKG

SKSKI.01/07/02/002Mesyuarat PKG

SKSKI.01/07/02/003Aktiviti PKG

SKSKI.01/07/02/004Projek Khas

SKSKI.01/07/02/005Kegiatan Sosial

SKSKI.01/07/02/006Projek/Program PSS

SKSKI.01/07/02/007

SKSKI.01/07/02/008

SKSKI.01/07/02/009

SKSKI.01/07/02/010

03UNIT TEKNOLOGI PENDIDIKAN (UTP)

PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KLANG (PPD)

SKSKI.01/07/03/001Pekeliling Am UTP/PPD

SKSKI.01/07/03/002Mesyuarat UTP/PPD




SKSKI.01/07/03/006

SKSKI.01/07/03/007

SKSKI.01/07/03/008

SKSKI.01/07/03/009

SKSKI.01/07/03/010

04PUSAT SUMBER PENDIDIKAN NEGERI (PSPN)

JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SELANGOR (JPN)

SKSKI.01/07/04/001Pekeliling Am PSPN/JPN

SKSKI.01/07/04/002Mesyuarat PSPN/JPN

SKSKI.01/07/04/003Aktiviti PSPN/JPN




SKSKI.01/07/04/007

SKSKI.01/07/04/008

SKSKI.01/07/04/009

SKSKI.01/07/04/010

05BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN (BTP)

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA (KPM)

SKSKI.01/07/05/001Pekeliling Am BTP/KPM

SKSKI.01/07/05/002Mesyuarat BTP/KPM

SKSKI.01/07/05/003Aktiviti BTP/KPM




SKSKI.01/07/05/007

SKSKI.01/07/05/008

SKSKI.01/07/05/009

SKSKI.01/07/05/010

06AKTIVITI PUSAT SUMBER SEKOLAH

SKSKI.01/07/06/001Perancangan Aktiviti PSS

SKSKI.01/07/06/002Laporan Aktiviti PSS

SKSKI.01/07/06/003Mesyuarat Jawatankuasa Induk PSS

SKSKI.01/07/06/004Mesyuarat Jawatankuasa Kerja PSS

SKSKI.01/07/06/005Aktiviti PSS :-

Kursus/Bengkel/Pertandingan/Taklimat/

Perkembangan Staf/Seminar dll.

SKSKI.01/07/06/006Pertandingan PSS

SKSKI.01/07/06/007Program Bacaan Sekolah

SKSKI.01/07/06/008Projek Khas PSS

SKSKI.01/07/06/009

SKSKI.01/07/06/010

07KOLEKSI PUSAT SUMBER SEKOLAH


SKSKI.01/07/07/002Kumadahan Fizikal PSS

SKSKI.01/07/07/003Bahan Buku PSS

SKSKI.01/07/07/004Bahan Bukan Buku PSS

SKSKI.01/07/07/005Peralatan PSS

SKSKI.01/07/07/006Pengurusan/Penyelenggaraan Bekalan Pejabat

- Pejabat PSS

SKSKI.01/07/07/007Pengurusan/Penyelenggaraan Iventori PSS

SKSKI.01/07/07/008Pengurusan/Penyelenggaraan Harta Modal PSS

SKSKI.01/07/07/009Penggunaan Bahan PSS (Am)

SKSKI.01/07/07/010Semakan Stok PSS

08KEWANGAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

SKSKI.01/07/08/001Pekeliling Kewangan

SKSKI.01/07/08/002Anggaran Perbelanjaan PSS

SKSKI.01/07/08/003Laporan Kewangan PSS

SKSKI.01/07/08/004Bantuan Perpustakaan

SKSKI.01/07/08/005Bantuan Pusat Sumber Pendidikan

SKSKI.01/07/08/006Wang SUWA

SKSKI.01/07/08/007Resit/Bill/Invois

SKSKI.01/07/08/008Sumbangan/Derma

SKSKI.01/07/08/009Permohonan Peruntukan

SKSKI.01/07/08/010Tabung PSS

09PERKHIDMATAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

SKSKI.01/07/09/001Surat Pekeliling

SKSKI.01/07/09/002Perkhidmatan Pinjaman Buku

SKSKI.01/07/09/003Perkhidmatan Pinjaman Bahan Bukan Buku

SKSKI.01/07/09/004Perkhidmatan Pinjaman Peralatan

SKSKI.01/07/09/005Perkhidmatan Penggunaan Bilik Ruang

SKSKI.01/07/09/006Perkhidmatan Penggunaan Bahan

SKSKI.01/07/09/007Perkhidmatan Penggunaan Peralatan

SKSKI.01/07/09/008Jadual Waktu PSS (Modul PSS)

SKSKI.01/07/09/009Radio/TV Pendidikan

SKSKI.01/07/09/010

10AM ( PUSAT SUMBER SEKOLAH )

SKSKI.01/07/10/001PIBG Sekolah

SKSKI.01/07/10/002Agensi Kerajaan (Bukan Pendidikan)

SKSKI.01/07/10/003Agensi Swasta

SKSKI.01/07/10/004Badan Pengawas Pusat Sumber Sekolah

SKSKI.01/07/10/005Kelab Pusat Sumber Sekolah

SKSKI.01/07/10/006Kelab Komputer

6.2 SENARAI REKOD-REKOD PUSAT SUMBER SEKOLAH1. Rekod Perolehan Majalah Pusat Sumber Sekolah.

2. Rekod Tugas Harian Guru Penyelaras PSS.

3. Rekod Penggunaan Radio Pendidikan.

4. Rekod penggunaan Televisyen Pendidikan.

5. Rekod Pinjaman dan Pemulangan Buku PSS Secara Berkelompok.

6. Rekod Pinjaman dan Pemulangan Bahan bercetak Bukan Buku PSS( Majalah, Jurnal dsb.).

7. Rekod Penggunaan PSS oleh kelas.

8. Rekod Penggunaan Bilik-bilik / Ruang-ruang PSS.

9. Rekod Pinjaman dan Pemulangan Bahan-bahan Koleksi Soalan PSS.10. Rekod Tempahan Bilik / Ruang PSS.

11. Rekod Pinjaman dan Pemulangan Bahan Buku PSS. ( Bahan-bahan berbentuk Kit ).

12. Rekod Pinjaman dan Pemulangan Bahan Bukan Buku PSS. ( Bahan Tiga Dimensi ).

13. Rekod Pinjaman dan Pemulangan Bahan Bukan Buku PSS. ( Bahan Audio ).

14. Rekod Pinjaman dan Pemulangan Bahan Bukan Buku PSS . ( Bahan-bahan Audio Visual).

15. Rekod Pinjaman dan Pemulangan Bahan Bukan Buku PSS. ( Bahan-bahan visual ).

16. Rekod Pinjaman dan Pemulangan Alatan Pertukangan PSS.

17. Buku Pelawat PSS.

18. Rekod Perolehan Akhbar PSS.

19. Rekod Pinjaman dan Pemulangan Buku Rujukan Khas PSS.

20. Rekod Perolehan Bahan Bercetak ( Bukan Buku ).

21. Rekod Pinjaman dan Pemulangan Alatan / Bahan Pejabat PSS.

Label Fail ( Dipotong & tampalkan pada setiap fail )

SKSKI.01/07/01/001

KURIKULUM

Sumber Pendidikan

Pengurusan dan Pentadbiran PSS

Pekeliling Am

SKSKI.01/07/01/002

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Surat Siaran

SKSKI.01/07/01/003

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Data Statistik Bilangan Guru

SKSKI.01/07/01/004

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Data Statistik Bilangan Murid

SKSKI.01/07/01/005

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Data Statistik Kursus Guru

SKSKI.01/07/01/006

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Data Peribadi Guru Penyelaras PSS

SKSKI.01/07/01/007

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Jawatankuasa Induk PSS

SKSKI.01/07/01/008

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Jawatankuasa Kerja PSS

SKSKI.01/07/01/009

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Fail Timbul

SKSKI.01/07/02/001

KURIKULUM

Sumber Pendidikan

Pusat Kegiatan Guru ( PKG )

Pekeliling Am PKG

SKSKI.01/07/02/002

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Mesyuarat PKG

SKSKI.01/07/02/003

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Aktiviti PKG

SKSKI.01/07/02/004

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Projek Khas

SKSKI.01/07/02/005

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Kegiatan Sosial

SKSKI.01/07/02/006

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Projek / Program PSS

SKSKI.01/07/03/001

KURIKULUM

Sumber Pendidikan

Unit Teknologi Pendidikan PPD

Pekeliling Am UTP/PPD

SKSKI.01/07/03/002

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Mesyuarat UTP/PPD

SKSKI.01/07/03/003

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Projek Khas

SKSKI.01/07/03/004

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Kegiatan Sosial

SKSKI.01/07/03/005

KURIKULUM

Sumber Pendidikan



SKSKI.01/07/04/001

KURIKULUM

Sumber Pendidikan

Pusat Sumber Pendidikan Negeri ( PSPN ) / ( JPN )

Pekeliling Am PSPN / JPN

SKSKI.01/07/04/002

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Mesyuarat PSPN / JPN

SKSKI.01/07/04/003

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Aktiviti PSPN / JPN

SKSKI.01/07/04/004

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Projek Khas

SKSKI.01/07/04/005

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Kegiatan Sosial

SKSKI.01/07/04/006

KURIKULUM

Sumber Pendidikan



SKSKI.01/07/05/001

KURIKULUM

Sumber Pendidikan

Bahagian Teknologi Pendidikan KPM

Pekeliling Am BTP / KPM

SKSKI.01/07/05/002

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Mesyuarat BTP / KPM

SKSKI.01/07/05/003

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Aktiviti BTP / KPM

SKSKI.01/07/05/004

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Projek Khas

SKSKI.01/07/05/005

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Kegiatan Sosial

SKSKI.01/07/05/006

KURIKULUM

Sumber Pendidikan



SKSKI.01/07/06/001

KURIKULUM

Sumber Pendidikan

Aktiviti Pusat Sumber Sekolah

Perancangan Aktiviti PSS

SKSKI.01/07/06/002

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Laporan Aktiviti PSS

SKSKI.01/07/06/003

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Mesyuarat Jawatankuasa Induk PSS

SKSKI.01/07/06/004

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Mesyuarat Jawatankuasa Kerja PSS

SKSKI.01/07/06/005

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Aktiviti PSS: Kursus, Bengkel, Pertandingan, Taklimat, Perkembangan Staf, Seminar dll.

SKSKI.01/07/06/006

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Pertandingan PSS

SKSKI.01/07/06/007

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Program Bacaan Sekolah

SKSKI.01/07/06/008

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Projek Khas PSS

SKSKI.01/07/07/001

KURIKULUM

Sumber Pendidikan

Koleksi Pusat Sumber Sekolah

Pekeliling Am

SKSKI.01/07/07/002

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Kemudahan Fizikal PSS

SKSKI.01/07/07/003

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Bahan Buku PSS

SKSKI.01/07/07/004

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Bahan Bukan Buku PSS

SKSKI.01/07/07/005

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Peralatan PSS

SKSKI.01/07/07/006

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Pengurusan/Penyelanggaran Bekalan Pejabat PSS

SKSKI.01/07/07/007

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Pengurusan/Penyelanggaran Inventori PSS

SKSKI.01/07/07/008

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Pengurusan/Penyelanggaran Harta Modal PSS

SKSKI.01/07/07/009

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Penggunaan Bahan PSS

SKSKI.01/07/07/010

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Semakan Stok PSS

SKSKI.01/07/08/001

KURIKULUM

Sumber Pendidikan

Kewangan Pusat Sumber Sekolah

Pekeliling Kewangan

SKSKI.01/07/08/002

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Anggaran Perbelanjaan PSS

SKSKI.01/07/08/003

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Laporan Kewangan PSS

SKSKI.01/07/08/004

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Bantuan Perpustakaan

SKSKI.01/07/08/005

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Bantuan Pusat Sumber Pendidikan

SKSKI.01/07/08/006

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Wang SUWA

SKSKI.01/07/08/007

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Resit / Bill / Invois

SKSKI.01/07/08/008

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Sumbangan / Derma

SKSKI.01/07/08/009

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Permohonan Peruntukan

SKSKI.01/07/08/010

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Tabung PSS

SKSKI.01/07/09/001

KURIKULUM

Sumber Pendidikan

Perkhidmatan Pusat Sumber Sekolah

Surat Pekeliling

SKSKI.01/07/09/002

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Perkhidmatan Pinjaman Buku

SKSKI.01/07/09/003

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Perkhidmatan Pinjaman Bahan Bukan Buku

SKSKI.01/07/09/004

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Perkhidmatan Pinjaman Peralatan

SKSKI.01/07/09/005

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Perkhidmatan Penggunaan Bilik Ruang

SKSKI.01/07/09/006

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Perkhidmatan Penggunaan Bahan

SKSKI.01/07/09/007

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Perkhidmatan Penggunaan Peralatan

SKSKI.01/07/09/008

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Jadual Waktu PSS ( Modul PSS )

SKSKI.01/07/09/009

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Radio / TV Pendidikan

SKSKI.01/07/10/001

KURIKULUM

Sumber Pendidikan

Am ( Pusat Sumber Sekolah )

PIBG Sekolah

SKSKI.01/07/10/002

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Agensi Kerajaan ( Bukan Pendidikan )

SKSKI.01/07/10/003

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Agensi Swasta

SKSKI.01/07/10/004

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Badan Pengawas Pusat Sumber Sekolah

SKSKI.01/07/10/005

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Kelab Pusat Sumber Sekolah

SKSKI.01/07/10/006

KURIKULUM

Sumber Pendidikan


Kelab Komputer

PUSAT SUMBER SEKOLAH

Label Belakang Fail & Kabinet

( Hendaklah dipotong kecil mengikut ukurannya / Molek gunakan kertas stiker )

01/07Sumber Pendidikan

01Pengurusan dan Pentadbiran


SKSKI.01/07/01/002Surat Siaran

SKSKI.01/07/01/003Data Statistik Bilangan Guru

SKSKI.01/07/01/004Data Statistik Bilangan Murid

SKSKI.01/07/01/005Data Statistik Kursus ( Guru )

SKSKI.01/07/01/006Data Peribadi Guru Penyelaras PSS

SKSKI.01/07/01/007Jawatankuasa Induk PSS

SKSKI.01/07/01/008Jawatankuasa Kerja PSS

SKSKI.01/07/01/009Fail Timbul

SKSKI.01/07/01/0100

02Pusat Kegiatan Guru ( PKG )

SKSKI.01/07/02/001Pekeliling Am PKG

SKSKI.01/07/02/002Mesyuarat PKG

SKSKI.01/07/02/003Aktiviti PKG



SKSKI.01/07/02/006Projek / Program PSS

03Unit Teknologi Pendidikan PPD

SKSKI.01/07/03/001Pekeliling Am UTP / PPD

SKSKI.01/07/03/002Mesyuarat UTP / PPD




04Pusat Sumber Pendidikan Negeri JPN

SKSKI.01/07/04/001Pekeliling Am PSPN/JPN

SKSKI.01/07/04/002Mesyuarat PSPN/JPN

SKSKI.01/07/04/003Aktiviti PSPN/JPN




05Bahagian Teknologi Pendidikan KPM

SKSKI.01/07/05/001Pekeliling Am BTP/KPM

SKSKI.01/07/05/002Mesyuarat BTP/KPM

SKSKI.01/07/05/003Aktiviti BTP/KPM




06Aktiviti Pusat Sumber Sekolah

SKSKI.01/07/06/001Rancangan Aktiviti PSS

SKSKI.01/07/06/002Laporan Aktiviti PSS

SKSKI.01/07/06/003Mesyuarat Jawatankuasa Induk PSS

SKSKI.01/07/06/004Mesyuarat Jawatankuasa Kerja PSS

SKSKI.01/07/06/005Aktiviti PSS: Kursus, Bengkel, Pertandingan, Taklimat dll.

SKSKI.01/07/06/006Pertandingan PSS

SKSKI.01/07/06/007Program Bacaan Sekolah

SKSKI.01/07/06/008Projek Khas PSS

07Koleksi Pusat Sumber Sekolah


SKSKI.01/07/07/002Kemudahan Fizikal PSS

SKSKI.01/07/07/003Bahan Buku PSS

SKSKI.01/07/07/004Bahan Bukan Buku PSS

SKSKI.01/07/07/005Peralatan PSS

SKSKI.01/07/07/006Pengurusan/Penyelenggaraan Bekalan Pejabat PSS

SKSKI.01/07/07/007Pengurusan/Penyelenggaraan Inventori PSS

SKSKI.01/07/07/008Pengurusan/Penyelenggaraan Harta Modal PSS

SKSKI.01/07/07/009Penggunaan Bahan PSS ( Am )

SKSKI.01/07/07/010Semakan Stok

08Kewangan Pusat Sumber Sekolah

SKSKI.01/07/08/001Pekeliling Kewangan

SKSKI.01/07/08/002Anggaran Perbelanjaan PSS

SKSKI.01/07/08/003Laporan Kewangan PSS

SKSKI.01/07/08/004Bantuan Perpustakaan

SKSKI.01/07/08/005Bantuan Pusat Sumber Pendidikan

SKSKI.01/07/08/006Wang SUWA

SKSKI.01/07/08/007Resit / Bil / Invois

SKSKI.01/07/08/008Sumbangan / Derma

SKSKI.01/07/08/009Permohonan Peruntukan

SKSKI.01/07/08/010Tabung PSS

09Perkhidmatan Pusat Sumber

SKSKI.01/07/09/001Surat Pekeliling

SKSKI.01/07/09/002Perkhidmatan Pinjaman Buku

SKSKI.01/07/09/003Perkhidmatan Pinjaman Bahan Bukan Buku

SKSKI.01/07/09/004Perkhidmatan Pinjaman Peralatan

SKSKI.01/07/09/005Perkhidmatan Penggunaan Bilik Ruang

SKSKI.01/07/09/006Perkhidmatan Penggunaan Bahan

SKSKI.01/07/09/007Perkhidmatan Penggunaan Peralatan

SKSKI.01/07/09/008Jadual Waktu PSS ( Modul PSS )

SKSKI.01/07/09/009Radio / TV Pendidikan

10Am ( Pusat Sumber Sekolah )

SKSKI.01/07/10/001PIBG Sekolah

SKSKI.01/07/10/002Agensi Kerajaan ( Bukan Pendidikan )

SKSKI.01/07/10/003Agensi Swasta

SKSKI.01/07/10/004Badan Pengawas Pusat Sumber Sekolah

SKSKI.01/07/10/005Kelab Pusat Sumber Sekolah

SKSKI.01/07/10/006Kelab Komputer

6.4 LAPORAN TAHUNAN PUSAT SUMBER

1. MAKLUMAT SEKOLAH

1.1Kod Sekolah :BBA30011.2Nama Sekolah :.

1.3Alamat Sekolah :....

.

1.4 No. Telefon Sekolah :

1.5Gred Sekolah :..

2. MAKLUMAT GURU

2.1 Nama Penuh Guru Besar / Pengetua :

Tn / Pn / En / Cik / :.

2.2 Nama Penuh Guru Penolong Kanan Pentadbiran ( Kurikulum )

Tn / Pn / En / Cik / :.

2.3 Nama Penuh Guru Penolong Kanan Hal Ehwal Murid / Pelajar

Tn / Pn / En / Cik / :.

2.4 Nama Penuh Guru Penolong Kanan Kokurikulum

Tn / Pn / En / Cik / :.

2.5 Nama Penuh Penyelia Petang :

Tn / Pn / En / Cik / :.

2.6 Nama Penuh Guru Penyelaras Pusat Sumber sekolah ( PSS )

Tn / Pn / En / Cik / :.

2.7 Nama Penuh Guru Pembantu Penyelaras Pusat Sumber Sekolah

( PSS )

Tn / Pn / En / Cik / :.

Potong mana yang tidak berkenaan6.5 MANUAL PROSEDUR KERJA

6.5 KONSEP

Manual Prosedur Kerja ( MPK ) ialah dokumen rasmi yang perlu ada pada peringkat Jabatan / Pejabat yang boleh dibuat rujukan kerana MPK mengandungi prosedur yang perlu dilalui dan dipatuhi bagi menentukan proses keseluruhan aktiviti operasi sesebuah Jabatan / Pejabat dengan lebih berkesan. Lihat rajah di bawah :

JABATAN / PEJABAT

MPK

Kenyataan harapan Jabatan / Pejabat

Tuju arah yang jelas

Penentuan fungsi yang jelas

Pembahagian aktiviti/tugas antara bahagian/unit yang jelas Rangkaian prosedur dan pegawai staf yang jelas bagi

Peningkatan kecekapan dan keberkesanan Jabatan/Pejabat

Rajah : KONSEP MANUAL PROSEDUR KERJA

6.6 FAEDAH MENYEDIAKAN MPK

A. Merekodkan semua prosedur dan peraturan kerja untuk dijadikan rujukan rasmi.

B. Mewujudkan keseragaman dalam kerja menjalankan tugas.

C. Mementukan peraturan Jabatan / Pejabat dipatuhi.

D. Mengurangkan kesilapan operasi semasa menjalankan tugas.

E. Memendekkan masa latihan bagi kakitangan baru.

F. Menyenangkan pertukaran kakitangan dari satu jabatan ke jabatan lain.

G. Menyenangkan kajian ke atas sistem kerja dan membolehkan sistem dibaiki.

H. Mengurangkan arahan lisan mengenai cara menjalankan kerja.

I. Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dan pegawai-pegawai lain.6.5.2 KANDUNGAN MPK

R

Rajah :KANDUNGAN MANUAL PROSEDUR KERJA

A.Latar Belakang Jabatan / Pejabat

Latar belakang ini mencatatkan sejarah penubuhan sesebuah

Jabatan / Pejabat dan juga maklumat seperti matlamat dan tujuan penubuhannya. Maklumat-maklumat ini boleh dijadikan asas untuk membentuk strategi bertindak serta menjadi sumber untuk membentuk strategi, fungsi dan objektif Jabatan / Pejabat . Selain intu maklumat tersebut dapat membantu para penyelidik untuk mengetahui dan mendapatkan bahan-bahan mengenainya.

B. Objektif Jabatan / Pejabat Objektif Jabatan /Pejabat selaras dengan penubuhannya dan menjadi asas proses pengurusan strategi serta pembentukan objektif bahagian /unit. Tujuannya ialah :

a) Memberi hala cara yang jelas supaya segala usaha yang dijalankan menjurus kepada matlamat penubuhannya.

b) Menjadi asas penilaian keberkesanan jabatan/ pejabat.

c) Memberi tuju arah dan asas bagi pembentukan objektif lebih khusus dan terperinci pada peringkat bahagian / unit.

d) Menetapkan keutamaan-keutamaan jangka panjang jabatan / pejabat

C. Carta Organisasi Jabatan / Pejabat

Carta ini menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi ,aktiviti dan hiraki dalam sesebuah jabatan / pejabat dengan jabatan/ jabatan yang lain kerana kelainan dari segi aktiviti ,fungsi dan peranan yang dimainkan. Malah carta ini boleh berubah-ubah dari semasa ke semasa selaras dengan perkembangan yang berlaku dalam jabatan / pejabat. Oleh itu carta ini perlu dikemaskini. Carta ini dijadikan rangka kerja dan panduan kepada kakitangan untuk :

a) Menjelaskan aktiviti-aktiviti yang dijalankan oleh jabatan / pejabat mengikut unit / seksyen / bahagian.

b) Rantaian perintah yang menunjukkan peringkat sesebuah jabatan / pejabat bagi membantu kakitangan mengenalpasti kedua-dua yang bertanggungjawab dalam memberi arahan , membuat keputusan dan memantau kerja-kerja yang ditetapkan.

c) Carta organisasi ini juga berguna kepada pihak pengurusan bagi membantu membuat perancangan seperti berikut :

i. Penambahan atau pengurangan kakitangan.

ii. Pembesaran fungsi-fungsi jabatan / pejabat.

iii. Saluran maklumat-maklumat pengurusan.

D. Fungsi Utama Jabatan / Pejabat

Fungsi utama jabatan / pejabat adalah tugas-tugas utama yang dijalankan bagi membolehkan jabatan / pejabat mencapai objektif penubuhannya. Fungsi ini bergantung kepada jenis-jenis kegiatan sesebuah jabatan/ pejabat itu sama ada yang khusus atau yang biasa.

E. Aktiviti-aktiviti Bagi Setiap Fungsi Utama.

Aktiviti ialah kerja yang dijalankan di bawah fungsi utama dan pelaksanaannya melibatkan tenaga manusia, peralatan ,bahan, masa dan kos.

F. Proses Kerja Bagi Setiap Aktiviti

Proses kerja ialah rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. Sangat penting proses kerja ini disenaraikan dengan jelas supaya dapat :

a. Mengelakkan kesilapan operasi dan perundangan kerana menjalankan tugas.

b. Memperlihatkan tindakan-tindakan lengkap yang perlu diambil semasa menjalankan tugas.

c. Membantu kerja-kerja penyeliaan.

d. Memudahkan semakan dan pindaan ke atas proses kerja apabila pengemaskinian di perlukan.

e. Mengurangkan arahan biasa yang berulang-ulang.

f. Memendekkan masa latihan kakitangan baru.

g. Mengekalkan tahap kecekapan dan keberkesanan kerja seseorang kakitangan.

h. Memudahkan melicinkan urusan harian pejabat .

i. Menjamin pencapaian kualiti kerja melalui standard kerja yang ditetapkan.

G. Langkah-langkah Menyediakan Proses Kerja

a. Semak senarai aktiviti bagi mengenal pasti jenis-jenis aktiviti yang memerlukan penyediaan proses kerja.

b. Sediakan urutan tindakan untuk melakasanakan aktiviti tersebut.

c. Mulakan dengan perkataan Kata Kerja bagi menyenaraikan setiap kerja.

d. Senaraikan jawatan kakitangan /Jk Staf yang perlu diambil tindakan ke atas langkah-langkah yang berkenaan.

H. Carta Aliran Kerja

Carta Aliran Kerja ialah gambaran secara grafik atau gambarajah mengenai tindakan-tindakan yang terlibat dalam sesuatu aktiviti atau prosedur kerja. Carta aliran kerja ini diperlukan kerana :

a. Dapat memperlihatkan dengan jelas setiap tindakan atau langkah yang perlu diambil mengikut turutan yang betul iaitu dari peringkat permulaan hingga peringkat selesai.

b. Memberi pemahaman kepada tkakitangan mengenai tugas dan tanggungjawab masing-masing secara ringkas.

I.Borang Yang Digunakan

Borang adalah alat pengurusan yang penting dalam urusan pentadbiran pejabat kerana boring dapat menimpan dan merekodkan maklumat penting. Menyenarai dan menyertakan contoh-contoh borang dalam MPK akan dapat :

a. Menjelaskan prosedur-prosedur yang diterangkan.

b. Mengumpulkan boring-borang yang digunakan oleh jabatan / pejabat sebagai rujukan.

c. Memberi kefahaman kepada pegawai-pegawai mengenai prosedur-prosedur yang digunakan dalam menjalankan tugas-tugas yang berkesan.

PENUTUP

Dengan menyediakan MPK sebuah jabatan / pejabat itu pasti dapat melaksanakan tugas dan tanggungjawab dengan lebih cekap dan berkesan seterusnya dapat mempertingkatkan produktiviti dan kualiti jabatan / pejabat berkenaan kerana :

i. MPK merupakan alat rujukan dan kawalan jika timbul keraguan terhadap sesuatu tindakan.

ii. Kecuaian akan menjadi ketara kerana proses kerja akan dijelaskan melalui carta aliran kerja.

iii. Pertindihan kerja, ketidakpastian dan kesamaran dapat dikenal pasti dan system kerja itu dapat dibaiki dengan mudah.

iv. Kerja yang tergendala, terbengkalai atau tidak dapat dibuat dapat dipastikan, di samping mengenal pasti siapa yang bertanggungjawab terhadapnya.

v. Setiap langkah diteliti, diikuti dan disemak supaya hasilnya tepat dan berkesan.

Kesimpulannya, MPK boleh dianggap sebagai satu langkah ke arah

pembaharuan dalam pentadbiran bagi mempertingkatkan kecekapan dan keberkesanan bekerja dalam sesebuahjabatan / pejabat kerana MPK mempunyai susun cara bagaimana hendak melaksanakan tugas dengan lebih sistematik, mempunyai saluran dan prosedur.

6.6 FAIL MEJA

6.6.1 KONSEPFail Meja ( FM ) merupakan satu dokumen rasmi yang perlu ada dalam

sesebuah jabatan / pejabat . FM adalah alat pengurusan penting yang dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti jabatan / pejabat keseluruhannya. Lihat rajah di bawah :

Rajah :KONSEP FAIL MEJA

FM berperanan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan setiap individu dalam jabatan / pejabat. Oleh itu FM dirangka khusus untuk memberi panduan terperinci mengenai semua tugas yang dijalankan oleh seseorang individu setiap hari. Asas FM adalah senarai tugas dan tanggungjawab seseorang individu dalam jabatan / pejabat. Rangkaian prosedur dan senarai semak yang terdapat di FM adalah garis panduan langkah yang dapat memandu setiap individu menjalankan tugas mereka dengan cekap. Tegasnya FM adalah dokumen rujukan untuk pegawai bagi menjalankan tugasnya setiap hari dan harus ditempatkan di meja pegawai.

6.6.2 FAEDAH PENYEDIAAN FAIL MEJAA. Merekodkan semua prosedur dan peraturan kerja untuk dijadikan rujukan rasmi.

B. Mewujudkan keseragaman dalam cara menjalankan tugas.

C. Menentukan peraturan jabatan / pejabat dipatuhi.

D. Mengurangkan kesilapan operasi semasa menjalankan tugas.

E. Memendekkan masa latihan bagi kakitangan baru.

F. Menyenangkan pertukaran staf dari satu jabatan ke satu jabatan yang lain.

G. Menyenangkan kajian atas system kerja dan membolehkan pembaikan sistem dibuat.

H. Mengurangkan arahan lisan mengenai menjalankan tugas.

I. Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan kakitangan lain.

6.6.3 KANDUNGAN FAIL MEJA

Rajah : KANDUNGAN FAIL MEJAA. Objektif Jabatan / Pejabat

a. Objektif adalah kenyataan mengenai apa yang hendak dicapai oleh sesebuah jabatan / pejabat, iaitu selaras dengan matlamat penubuhannya. Objektif amat penting kerana objektif menjelaskan dengan tepat arah tuju jabatan / pejabat dan menjadi asas bagi proses pengurusan strategi. Oleh itu, objektif yang baik dapat menjelaskan kepada kakitangannya dan meastikan objektif itu tercapai.

b. Tujuan mengadakan objektif :

i. Memberi hala tuju yang jelas kepada jabatan / pejabat supaya segala urusan yang dijalankan adalah selaras dengan matlamat penubuhannya.

ii. Menjadi asas perancangan dan pembangunan program, projek dan aktiviti yang perlu dijalankan oleh sesebuah jabatan / pejabat supaya memenuhi keperluan pelanggan.

iii. Menjadi asas bagi penilaian keberkesanan jabatan / pejabat bagi tujuan meningkatkan lagi prestasi jabatan / pejabat berkenaan.

iv. Memberi arah tuju kea rah pembentukkan objektif yang lebih khusus dan terperinci pada peringkat bawah dalam jabatan / pejabat.

v. Menetapkan keutamaan-keutamaan jangka panjang jabatan / pejabat.

B. Carta Organisasi

a. Carta Organisasi jabatan / pejabat menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi, aktiviti dan hierarki dalam sesebuah jabatan / pejabat yang dijadikan sebagai rangka kerja dan panduan dalam menjalankan aktiviti-aktiviti pejabat yang ditetapkan. Carta organisasi adalah berbeza-beza di antara satu jabatan / pejabat dengan jabatan / pejabat yang lain kerana kelainan dari segi aktiviti, fungsi dan peranan yang dimainkan. Carta organisasi ini juga boleh berubah-ubah dari semasa ke semasa selaras dengan perkembangan yang berlaku dalam jabatan / pejabat. Oleh itu carta ini perlu dikemas kini.

b. Faedah Kepada kakitangan

i. Menjelaskan aktiviti-aktiviti yang dijalankan oleh jabatan / pejabat. Contoh : Unit Pengkatalogan, Unit APD, Unit BBM, Unit SAL dan sebagainya.

ii. Menjelaskan rantaian perintah yang dapat menunjukkan peringkat hierarki sesehuah jabatan / pejabat. Ini akan dapat membantu mengenal pasti ketua-ketua yang bertanggungjawab dalam memberi arahan, membuat keputusan dan menyelia atau memantau kerja-kerja yang ditetapkan.

c. Faedah Kepada Pihak Pengurusan

i. Membuat perancangan bagi penambahan atau pengurangan kakitangan.

ii. Pembesaran fungsi-fungsi jabatan / pejabat.

iii. Perancangan latihan staf.

iv. Saluran maklumat-maklumat pengurusan.

C.Senarai Tugas / Fungsi Jabatan / Pejabat

a. Fungsi utama jabatan / pejabat adalah tugas utama yang dijalankan bagi membolehkan jabatan / pejabat mencapai objektif penubuhannya. Fungsi-fungsi ini bergantung kepada jenis-jenis kegiatan sesebuah jabatan / pejabat sama ada kegiatan yang khusus atau kegiatan rutin.

D.Proses Kerja

Proses kerja ialah rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti :

a) Kepentingan Proses Kerja Yang Jelas Dapat:

i. Mengelakkan kesilapan operasi ketika menjalankan tugas.

ii. Memperlihatkan tindakan lengkap yang perlu diambil semasa menjalankan tugas.

iii. Membantu kerja penyeliaan.

iv. Memudahkan semakan dan pindaan ke atas proses kerja apabila pengemaskinian diperlukan.

v. Mengurangkan arahan biasa yang berulang-ulang.

vi. Memendekkan masa latihan kepada kakitangan baru.

vii. Mengekalkan tahap kkecekapan dan keberkesanan kerja seseorang pengawas.

viii. Memudah dan melicinkan urusan harian pejabat.

ix. Menjamin pencapaian kualiti kerja melalui standard kerja yang telah ditetapkan.

b) Langkah-langkah Menyediakan Proses Kerja:

i. Semak senarai aktiviti bagi mengenal pasti jenis-jenis aktiviti yang memerlukan penyediaan proses kerja.

ii. Sediakan turutan tindakan untuk melaksanakan aktiviti tersebut.

iii. Mula dengan perkataan kata kerja bagi menyenaraikan setiap proses.

iv. Senaraikan jawatan kakitangan yang perlu mengambil tindakan ke atas langkah-langkah yangn berkenaan.

E. Carta Aliran Kerja

Carta aliran ialah gambaran secara grafik atau gambarajah k etas tindakan-

tindakan yang terlibat dalam satu aktiviti atau prosedur. Carta ini diperlukan kerana

carta ini diperlukan kerana carta ini dapat memperlihatkan dengan jelas setiap

langkah atau tindakan yang perlu diambil mengikut urutan yang betul iaitu

menunjukkan peringkat permulaan dan peringkat selesai yang dijelaskan secara

ringkas serta menggunakan simbol-simbol tertentu.

F. Borang

Borang adalah alat pengurusan yang penting dalam urusan pentadbiran

pejabat.

a) Kegunaan borang untuk :

i. Menyimpan dan merekod maklumat.

ii. Menyenangkan maklumat direkod dengan cara yang sistematik.

iii. Membolehkan maklumat yang perlu dan mustahak sahaja yang direkod.

b) Tujuan digunakan :

i. Dapat menjelaskan lagi prosedur-prosedur yang diterangkan.

ii. Semua boring yang digunakan dapat dijadikan rujukan.

iii. Kakitangan dapat memahami prosedur-prosedur dalam menjalankan tugas dengan lebih berkesan.

G. Senarai Tugas / Kuasa dan Hubungan Kakitangan

Senarai tugas ialah senarai yang menjelaskan dengan tepat dan terperinci mengenai tugas, tanggungjawab dan kuasa seseorang kakitangan untuk menjalankan tugas-tugasnya.Setiap senarai tugas mengandungi :

Nama Pejabat / jabatan / Bahagian / Unit

Jawatan yang disandang

Tugas dan tanggungjawab

Kuasa yang diberi kepada seseorang kakitangan perlu dimaklumkan bagi memudahkan mereka bertindak atau membuat keputusan mengikut hak yang dibenarkan. Hubungan kerja kakitangan lain perlu diketahui bagi membantu kakitangan itu menyelesaiakan sesuatu tugas. Hubungan ini dibahagiakan kepada empat cara iaitu :

Hubungan kerja dengan pegawai atasan.

Hubungsn kerja dengan kakitangan bawahan.

Hubungan kerja dengan rakan sejawat.

Hubungan kerja dengan pegawai / kakitangan dari agensi-agensi luar.

a) Kepentingan kuasa dan hubungan kerja dalam FM

i. Dapat menjalankan tugas dan tanggungjawab seseorang kakitangan.

ii. Memudahkan pihak pengurusan merancang kursus yang sesuai untuk seseorang pegawai.

iii. Memudahkan kakitangan menguuruskan tugas yang dipertanggungjawabkan.

iv. Setiap pegawai mengetahui had-had kuasa diperuntukkan.

v. Menjelaskan hubungan di antara seseorang kakitangan dengan kakitangan yang lain sama ada di dalam jabatan / pejabat dengan kakitangan yang lain, sama ada di dalam jabatan / pejabat atau pegawai-pegawai di jabatan /pejabat yang lain.

H. Peraturan / Undang-undang

Tiap-tiap aktiviti mempunyai beberapa peraturan pentadbiran yang harus diketahui dan dipatuhi oleh kakitangan seseorang ahli jabatan / pejabat.

I.Senarai Semak

Senarai semak ialah satu alat perancangan dan kawalan kerja yang

ringkas dan tepat mengenai tindakan-tindakan yang perlu diambil dalam mengendalikan sesuatu aktiviti. Senarai ini boleh berbentuk rangkai kata, soalan dan jawapan atau pun pernyataan peringatan yang diperlukan mengikut jenis / bidang aktiviti yang dilakukan.

JSenarai jawatankuasa yang perlu ada dalam FM adalah semua jawatankuasa

yang dianggotai oleh kakitangan berkenaan. Jawatankuasa ini hendaklah

sekurang-kurangnya wujud untuk tempoh 6 bulan.

a) Tujuannya :

i) Kakitangan berkenaan mengetahui jawatankuasa yang dianggotai

ii) Membolehkannya membuat persediaan dan perancangan awal sebelum hadir ke mesyuarat jawatankuasa tersebut.

iii) Membolehkan kakitangan baru yang mengambil alih tugas mengetahui jawatankuasa yang perlu dianggotai.

b) Kandungannya :

i) Nama kakitangan

ii) Kekerapan mesyuarat ( kali ke- )

iii) Jenis keanggotaan ( sama ada Pengerusi, Setiausaha dll )

KNorma Kerja

Norma kerja ialah jangka masa atau lain-lain pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja. Norma kerja boleh menjadi panduan kepada kakitangan dalam melaksanakan tugas supaya tahap prestasi yang diharapkan dapat dicapai sepenuhnya dan menjadi asas ukuran pencapaian produktiviti sesuatu kerja.

Melalui perubahan persekitaran kerja, sama ada melalui penggunaan teknologi baru, latihan staf dll, motivasi bekerja, norma kerja boleh diubah suai supaya selaras dengan usaha-usaha pengubahsuaian yang telah dijalankan. Dengan itu, norma kerja membantu dalam memperbaiki kaedah bekerja bagi tujuan mengurangkan pembaziran dan kesilapan bekerja.

a) Langkah-langkah mewujudkan norma kerja

i) Dapatkan norma kerja bagi jawatan yang berkenaan atau yang bersamaan dari sumber-sumber yang boleh digunakan, sekiranya ada dan disesuaikan dengan kebolehan / keupayaan penyandang jawatan tersebut, peralatan dan mesin-mesin di pejabat.

ii) Jika belum ada norma kerja itu, jalankan kajian pengukuran kerja bagi mewujudkan norma kerja yang diperlukan.

LSenarai Tugas Harian

Senarai tugas harian ialah format bagi mengingati dan merancang aktiviti-aktiviti utama yang perlu dilaksanakan pada hari berkenaan. Senarai ono sebaik-baiknya diletakkan di atad meja supaya mudah dirujuk malah memudahkan kakitangan merancang kerja atau mengambil tindakan penting lebih awal bagi menggalakkan pengurusan masa yang cekap dan berkesan.

CONTOH:

Senarai tugas Penyelaras PSS mengikut hari / tarikh

6.6.4 Langkah-langkah menyediakan fail kuasa

A. Sediakan objektif pejabat / jabatan yang telah disediakan bagi Manual Prosedur Kerja ( MPK )

B. Sediakan objektif bahagian / unit

C. Tandakan kedudukan bahagian / unit di dalam carta organisasi pejabat / jabatan yang disediakan oleh MPK

D. Sediakan carta organisasi bahagian / unit dan tandakan kedudukan kakitangan di dalam bahagian/ unit.

E. Senaraikan tugas, tanggungjawab dan hubungan kerja kakitangan berkenaan.

F. Senaraikan semua peraturan pentadbiran bagi aktiviti-aktiviti utama.

G. Senarai semua proses kerja yang perlu, di bawah setiap tugas dan tanggungjawab.

H. Senarai semua proses kerja yang perlu, di bawah setiap tugas dan tanggungjawab.

I. Senaraikan undang-undang dan peraturan yang berkenaan.

J. Sediakan carta aliran kerja bagi setiap tugas.

K. Sediakan senarai semak bagi setiap tugas.

L. Rekodkan norma kerja yang ada.

M. Senaraikan jawatankuasa yang dianggotai oleh kakitangan

N. Sediakan format senarai tugas harian; dan

O. Gunakan norma-norma kerja yang ada bagi jadual normal kerja.

Penutup

FM perlu dikemas kini apabila berlaku perubahan dalam pejabat / jabatan. Peraturan, prosedur kerja dan borang-borang yang tidak digunakan lagi akibat perubahan yang berlaku hendaklah dikeluarkan dari manual ini dan diganti dengan yang baru. Ini akan menjamin supaya manual ini sentiasa kemas kini dan digunakan oleh setiap kakitangan di pejabat / jabatan masing-masing.

Tindakan untuk menyediakan FM ini melibatkan semua kakitangan dan staf sesebuah pejabat / jabatan demi keberkesanan bidang pengurusan sesebuah pejabat / jabatan. Tegasnya FM merupakan dokumen mikro untuk individu dalam organisasi dan menjadi alat pengurusan penting yang dapat menyumbang kepada produktiviti dan kualiti hasil kerja sesebuah pejabat / jabatan.

6.7

6.7.1 PENDAHULUAN Pusat Sumber Sekolah (PSS) audah pun diterima oleh para pendidik sebagai satu institusi kekal yang dapat membantu pihak sekolah mempertingkatkan mutu pendidikan. Sungguhpun begitu keadaan PSS di SJK (Tamil) khususnya di daerah Kuala selangor masih belum mencapai ke satu tahap yang dibanggakan. Keadaan ini berlaku disebabkab oleh pelbagai kekangan dan masalah yang dihadapi oleh jenis sekolah berkenaan. Walaupun konsep PSS telah wujud sejak awal 1980-an, keadaan pusat sumber di SJK(Tamil) masih jauh ketinggalan jika dibandingkan dengan sekolah kebangsaan dan juga SJK(Cina).

Sehingga hari ini, hanya satu kajian sahaja telah dijalankan mengenai pusat sumber sekolah Tamil, iaitu Kajian Penggunaan Pusat Sumber di SJKT Vageesar, Kuala Selangor. Kajian tersebut telah memberi satu gambaran menyeluruh tentang perkembangan pusat sumber SJK(Tamil) di daerah Kuala Selangor. Menurut kajian ini, pelbagai usaha perlu dilakukan untuk memajukan PSS supaya ia dapat berfungsi dengan baik dan berkesan bagi memenuhi aspirasi matlamat pendidikan negara kita

Ketiadaan pusat sumber yang lengkap dari segi fizikal dan koleksi serta ketidakberkesanan pengurusan yang cekap dan teratur menyebabkan PSS tidak memainkan peranan penting dalam proses pengajaran dan pembelajaran. Di samping itu, para pelajar SJK (Tamil) kurang mendapat pengetahuan dan maklumat terkini untuk melengkapkan diri bagi menghadapi cabaran-cabaran selaras dengan perkembangan zaman. Keadaan PSS sebegini menyebabkan murid-murid SJK (Tamil) tidak mampu berfikir secara kreatif dan inovatif. Ini juga telah memberi kesan secara langsung terhadap pencapaian akademik mereka.

Oleh itu, Penyelaras PKG Jeram telah mengambil inisiatif dengan merangka satu strategi bagi mengatasi masalah tersebut. PKG Jeram dengan kerjasama PSPN Selangor, PPD Kuala Selangor dan PKG-PKG Daerah Kuala Selangor telah merancang satu projek khusus untuk membangunkan pusat sumber SJK (Tamil) di daerah Kuala Selangor. Projek ini dikenali sebagai PROJEK PEMBANGUNAN PUSAT SUMBER SJK (TAMIL) DAERAH KUALA SELANGOR.

KONSEP PSSPSS merupakan satu organisasi yang mengintergrasikan antara perpustakaan buku dan perkhidmatan alat pandang dengar. Ia merupakan satu unit yang bersepadu untuk mengumpul, memilih, menyusun dan menyebar bahan-bahan pengajaran dan pembelajaran dengan cara yang aktif dan berkesan.

(Abdul Rahim Selamat)

Resource center is an organization, not necessarily in one place, khat organizes, calssified and controls teaching and/ or learning resources as appropriate.

A resource include any items, living or an animate used during the learning process; any actions to be taken deliberately to change and existing school situation.

(W.J.K.Davies)

Konsep PSS bukanlah sebagai gedung simpanan bahan-bahan penerangan dalam pelbagai bentuk malahan PSS patut dianggap sebagai pusat kegiatan untuk pelajar-pelajar dan guru menjalani berbagai aktiviti dan juga tempat belajar. PSS juga boleh dianggap sebagai sebuah biro perkhidmatan yang dirancang bagi tujuan memajukan lagi proses pengajaran dan pembelajaran. Konsep-konsep PSS ini tidaklah static sebaliknya ia sentiasa berubah-ubah mengikut perkembangan zaman.

MATLAMAT PSS

Matlamat penubuhan PSS adalah untuk:

Menyokong Falsafah Pendidikan Negara

Mempertingkatkan lagi kualiti pengajaran dan pembelajaran bagi melahirkan pendidikan yang bermutu.

Menggalakkan tabiat belajar dan kegembiraan menggunakan pelbagai kemudahan alat dan bahan pengajaran dan pembelajaran di kalangan guru dan murid.

OBJEKTIF PSS

Memperkembangkan budaya membaca di kalangan pelajar dan guru.

Menggalakkan guru dan pelajar menggunakan pelbagai kaedah dan media serta kemudahan pengajaran dan pembelajaran sepaya tidak bergantung kepada buku teks dan kapur sahaja.

Menyediakan kemudahan dan perkhidmatan yang mencukupi untuk memenuhi keperluan pengguna.

Melatih pelajar mengggunakan perkhidmatan menimba pengetahuan (information retrival), membuat kerja rujukan serta menggunakan alat-alat (hardware).

Memupuk lagi daya pemikiran pelajar secara kreatif dan inivatif.

Memudahkan pelajar mendapatkan maklumat dengan bantuan guru.

Menggalakkan pelajar dengan daya inisiatif sendiri membuat kerja-kerja projek dengan menggunakan sumber pelajaran yang ada di PSS.

Membantu mencapai prestasi yang cemerlang dalam peperiksaan.

PERANAN DAN FUNGSI PSS

PSS mempunyai pelbagai peranan dan fungsi selaras dengan matlamat dan objektif penubuhannya. Antaranya ialah:

Sebagai pusat ilmu PSS adalah tempat koleksi pelbagai bahan dan peralatan yang membantu guru dan pelajar mendapatkan maklumat dan pengetahuan.

Sebagai pusat penemuan PSS juga bertanggungjawab mewujudkan pelbagai aktiviti yang membolehkan pelajar mendapat kemahiran dan pengetahuan. Ini akan dapat membantu menambahkan lagi maklumat yang diperlukan kerana bahan-bahan yang terdapat di PSS itu adalah daripada pelbagai penemuan atau dapatan, hasil daripada kajian atau penyelidikan yang telah dijalankan.

Sebagai pusat pembelajaran PSS menyediakan pelbagai kemudahan dan perkhidmatan untuk membolehkan para pelajar menjalankan kegiatan pembelajaran. Ini akan memberi peluang kepada mereka bagi

Sebagai pusat pengajaran PSS juga menggalakkan guru berinteraksi dengan lebih kerap dan bertutur dengan guru-guru lain dan para pelajar menjalankan kegiatan belajar. Keadaan yang selesa dan ditambah pula dengan bahan dan peralatan yang mencukupi dan menarik menjadikan pengajaran guru menjadi lebih efektif.

Sebagai pusat professional Aktiviti PSS meningkatkan taraf keprofesionalan guru. Ini dapat dilihat menerusi kemahiran menggunakan alat dan bahan pengajaran, cara-cara bekerja dan mengendalikan projek, mengadakan pelbagai penyelidikan dan latihan dalaman yang dijalankan dari semasa ke semasa.

Sebagai pusat hubungan masyarakat PSS memerlukan penggunaan sumber yang berkesan, termasuk sumber masyarakat. Penggunaan sumber masyarakat yang berkesan dapat mewujudkan hubungan dua hala yang erat dan bermakna antara sekolah dan masyarakat, sesuai dengan peranan sekolah sebagai institusi masyarakat.

6.7.2 MATLAMAT PROJEK

Matlamat projek yang hendak dijalankan bagi memenuhi kehendak dan objektif PSS. Contoh: membantu sekolah-sekolah Tamil daerah Kuala Selangor membangunkan PSS dalam tempoh masa 3 tahun.

6.7.3 OBJEKTIF PROJEK

Bagi mencapai matlamat tersebut di atas, beberapa objektif hendaklah dicapai:

A. Menyediakan satu tempat / bilik khusus untuk PSS

B. Menyediakan kemudahan fizikal seperti perabot dan kelengkapan PSS.

C. Menyediakan dan menghasilkan koleksi buku dan bukan buku yang komprehensif, sesuai, seimbang dan berkualiti serta mencukupi.

D. Menyediakan perkhidmatan dan kemudahan yang terbaik untuk memenuhi keperluan dan keselesaan pengguna.

E. Menyediakan rekod-rekod perkhidmatan penggunaan dan perkhidmatan pinjaman bahan/ peralatan PSS.

F. Merancang dan melaksanakan pelbagai aktiviti bagi meningkatkan prestasi akademik dan kokurikulum.

G. Mewujudkan persefahaman dan hubungan yang baik dengan dermawan, agensi-agensi kerajaan dan swasta untuk mendapatkan sumber kewangan.

6.7.4 STRATEGI PERANCANGAN JANGKA PANJANG

Untuk mencapai matlamat dan objektif PSS, beberapa strategi perancangan jangka panjang perlu dikenal pasti untuk memudahkan operasi. Antara strategi yang dirancangkan ialah:

A. Meningkatkan perkhidmatan dan kemudahan di PSS

B. Meningkatkan koleksi bahan sumber pengajaran dan pembelajaran dalam pelbagai media.

C. Meningkatkan tahap penggunaan PSS oleh guru dan pelajar

D. Mewujudkan pelbagai aktiviti yang menarik untuk meniongkatkan tahap pencapaian akademik yang lebih cemerlang

E. Mewujudkan persefahaman antara dermawan dan agensi kerajaan dan swasta untuk mendapatkan sumber kewangan yang mencukupi untuk membangunkan PSS.

6.7.5 STRATEGI PELAKSANAAN PROJEK

Strategi pelaksanaan projek ini digambarkan dalam bentuk carta Gantt. Ini akan memudahkan pihak-pihak berkenaan merujuk dan memahami kandungannya dengan mudah dan baik. Pembahagiannya dibuat berdasarkan 6 bidang bagi tempoh 3 tahun, iaitu 2001 2003. bidang-bidang yang dikenalpasti adalah seperti yang dinyatakan berikut:

A. Keceriaan dan Keselamatan PSS

B. Kemudahan fizikal PSS

C. Koleksi bahan PSS

D. Pengurusan dan Pentadbiran PSS

E. Penggunaan PSS

F. Projek khas PSS

6.7.6 KEPERLUAN PRASARANA UNTUK MELAKSANAKAN PROJEK

Satu senarai prasarana/ keperluan asas perlu disediakan bagi memudahkan dan memahami keperluan asas yang diperlukan oleh sesebuah PSS.

6.7.7 PENUTUP

Jawatankuasa Pembangunan PSS hendaklah ditubuhkan bagi mengendalikan projek ini. Semua urusan akan dirurskan oleh jawatankuasa ini.SENARAI PRASARANA YANG DIPERLUKAN

( PERABOT, PERALATAN DAN BAHAN )Kategori: PerabotBilJenis PerabotBilangan Diperlukan

1Gerobok Besi1

2Display Board1

3Papan Putih1

4Meja dan Kerusi Karel10

5Kabinet Fail1

6Meja Bacaan (trapizam)16

7Kerusi Plastik48

8Troli Buku1

9Papan Pameran Buku1

10Pigeon Hole1

11Papan Kenyataan3

12Kabinet Fail1

13Kaunter Edaran 1

14Almari3

15Meja Mesin Taip1

16Rak Serbaguna3

17Book Stool3

18Rak OHP / Slaid1

19Rak Pita Audio4

20Rak Pita Video4

21Rak Kasut2

22Meja Panjang (3 x 5 kaki)10

23Kerusi40

24Meja & Kerusi Pejabat PSS1

25Kerusi Kuliah50

26Kabinet Katalog (36)1

27Papan Putoih (troli)1

28Polysterene Cutter2

29

30

SENARAI PRASARANA YANG DIPERLUKAN

( PERABOT, PERALATAN DAN BAHAN )Kategori: Peralatan

BilJenis PeralatanBilangan Diperlukan

1Kamera (still)1

2Scanner1

3Audio Video Mixer1

4Kamera Digital1

5Modem1

6Mesin Fotostat1

7OHP & Skrin1

8Comb Binding Machine1

9Mesin Taip1

10Radio Double Deck1

11Radio Single Deck1

12Sistem P.A1

13VCR1

14CD / VCD Player1

15Televisyen 29 inci1

16Projektor Slaid1

17Komputer & Printer1

18Mesin Thermal1

19Laminating Machine1

20Kamera Digital1

SENARAI PRASARANA YANG DIPERLUKAN

( PERABOT, PERALATAN DAN BAHAN )Kategori: Bahan & Am

BilJenis PeralatanBilangan Diperlukan

1Buku1 Pakej

2Bahan Bukan Buku1 Pakej

3Majalah (3 tahun x 2 judul)1 Pakej

4Akhbar (3 tahun x 2 judul)1 Pakej

5Alatan Pejabat1 Pakej

6Kit Kecemasan1

7Automasi1

BIBLIOGRAFI

Ab. Rahim Selamat & Ismail Hj. Adnan. Perpustakaan sumber sekolah :

Konsep, perancangan, penyebaran dan pelaksanaan. Johor Bahru :

Johor Central Store, 1982.

Allan, Margaret. The school library resourse center. London : Crosby

Lockword Staples, 1974

Beswick, Norman.Resource-based learning. London : Heinemann

Educational Books Ltd., 1977

Chandra Sekaran, M. Penggunaan pusat sumber Sekolah Rendah

Kebangsaan (Tamil) Vageesar, Kuala Selangor : satu kajian. 1989.

Tesis Kursus Khas Satu Tahun Sains Perpustakaan, Maktab Perguruan

Ilmu Khas, Kuala Lumpur.

Faridah Abdul Manaf & Subahan Mohd. Meerah, T. Strategi pusat sumber

Dalam pendidikan. Kuala Lumpur : Universiti Kebangsaan

Malaysia,1993

Halimah Badioze Zaman, Pusat sumber sekolah : perancangan dan

Rekabentuk. Bangi, Selangor : Universiti Kebangsaan Malaysia, 1993

Panduan umum mengenai penubuhan pusat sumber sekolah. Kuala

Lumpur: Jabatan Sains Perpustakaan Malaysia, MPIK, 1989.

Pusat sumber sekolah : panduan penubuhan dan penggunaan. Kuala

Lumpur : Kementerian Pendidikan Malaysia, 1985

Raddon, Rosemary & Dix, Pamela. Planning learning resource centers in

School and collegas. 2nd. Ed. Aldershor, England : Gower Publishing

Co. ltd.,c 1989.

Siti Hajar Hj. Abdul Aziz & Kamarudin Hj. Husin. Pusat sumber sekolah :

Untuk sekolah rendah dan menengah. Kuala Lumpur : Kumpulan

Budiman, c1997. ( Siri Pengurusan Sekolah )

DOKUMENTASI6.8.1 KONSEP

Dokumentasi ialah himpunan atau kumpulan bahan atau dokumen yang dapat digunakan sebagai asas bagi sesuatu kajian atau penghasilan sesuatu terbitan.

6.8.2 MATLAMAT

AUntuk mengumpulkan bukti dan keterangan-keterangan seperti

Keratan dari akhbar atau gambar-gambar.

BUntuk memberikan maklumat berupa dokumen

6.8.3 PROSES PENDOKUMENTASIAN

Mengusahakan dengan mengumpul, menyusun, merakamkan dan lain-lain bahan maklumat sehingga tersedia sebuah dokumentasi. Antara langkah-langkah yang perlu diambil ialah:

A. Mengumpulkan bahan-bahan maklumat seperti Minit Mesyuarat PIBG

B. Menyusun bahan-bahan mengikut perkara

C. Menyimpan segala dokumen ( bahan bertulis atau gambar ) di dalam fail mengikut perkara.

CARTA GANTT

PROJEK PEMBANGUNAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

TAHUN 2001-2003

BIDANG : KECERIAAN & KESELAMATAN PSS

BILPERKARA-PERKARA YANG PERLU TAHUNCATATAN

DILAKSANAKAN200120022003

1Plan dalaman PSS

2Tunjuk arah PSS

3Papan tanda PSS

4Label ruang dan rak

5Kata-kata hikmat

6Potret pemimpin

7Langsir

8Alas meja

9Bunga hiasan

10Lukisan mural dalaman PSS

11Lukisan mural luaran PSS

12Tikar getah/ Karpet

13Susunan perabot dan rak bahan

14Plan sekolah

15Logo-logo BTP/KPM/ JPS/PSPN/PKG/PSS

16Pasu bunga

17Alas kaki

18Pemadan Api

19Kit keselamatan

20Jeriji pintu dan tingkap

21Pengudaraan dan pencahayaan

22Pintu kecemasan

CARTA GANTT


TAHUN 2001-2003

BIDANG : KEMUDAHAN FIZIKAL PSS

BILPERKARA-PERKARA YANG PERLU TAHUNCATATAN

DILAKSANAKAN200120022003

1Bilik / Ruang PSS

Perpustakaan

Tayangan / alat pandang dengar

Bahan bantu belajar

Rakaman studio

Kerja/Bengkel

Pejabat

Aktiviti

Rujukan

Pameran

Pembelajaran kendiri

2Kipas angin

3Lampu

4Gerobok besi

5Rak buku

6Rak bukan buka

7Rak majalah

8Rak surat khabar

9Rak carta

10Rak peta

11Troli mesin taip

12Kerusi dan meja komputer

13Rak OHP

14Rak pita audio

15Rak pita video

16Rak kasut

17Pigeon hole

18Rak televisyen

19Meja trapizam (perpustakaan)

20Kerusi plastik berwarna (perpustakaan)

21Papan putih magnet

22Papan pameran buku baru

23Papan pameran bertopik

24Papan kenyataan (soft board)

25Kabinet fail

26Kaunter edaran

27Display board

28Meja karel

29Kerusi kuliah

30Sofa/Settee

31Tangga buku (book stool)

CARTA GANTT


TAHUN 2001-2003

BIDANG : KOLEKSI PSS

BIL

PERKARA-PERKARA YANG PERLU

TAHUN

CATATAN

DILAKSANAKAN

2001

2002

2003

1

Buku( kadar minims 1 :6)

Fiksyen

Bukan Fiksyen

Buku rujukan

2

Majalah (min 2 judul)

3

Surat khabar (min 2 judul)

4

Bahan bukan buku

Audio-pita kaset

Audio-compact disk (CD)

Audio Visual-pita video

Audio Visual-pita slaid

Audio Visual- video compact disc

Visual- carta

Visual-peta

Visual-transperansi

Visual-filem jalur (jika ada)

Visual-model tiga dimensi

Visual-realia

Visual-glob

Visual-gambar

Visual-poster

Visual-poskad

Visual-kad imbasan

5

Peralatan

Audio-radio

Audio- radio kaset

Visual-OHP

Visual-Kamera foto

Visual-projektor slaid

Visual-projektor gambar (DP)

Visual-projektor legap(Opaque)

Audio Visual- projektor LCD

Audio Visual-kamera video

Audio Visual-audio video mixer

Audio Visual- pemain VCD/DVD

6

Komputer

7

Pengimbas

8

Video capture

9

Internet / modem

10

Kamera Digital

11

LAN ( Local Area Network)

CARTA GANTT


(TAHUN 20012003)BIDANG:PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN PSS

Bil.Perkara-perkara

Yang Perlu DilaksanakanTahunCatatan

200120022003

1Matlamat PSS

2Objektif PSS

3Piagam PSS

4Peraturan Am PSS

5Peraturan Khas PSS

6Panduan Penggunaan Peralatan /Perkakasan

7Panduan Penggunaan Bahan PSS

Pengelasan Bahan PSS(SPPD)

Proses Teknik Bahan PSS

Pengkatalogan Bahan PSS

8Jawatankuasa Induk PSS

9Jawatankuasa Kerja PSS

10Jawatankuasa Badan Pengawas PSS

11Senarai Tugas-JK Induk PSS

12Senarai Tugas JK Kerja PSS

13Senarai Tugas-Pengawas PSS

14Mesyuarat JK Induk PSS

15Mesyuarat JK Kerja PSS

16Mesyuarat Badan Pengawas PSS

17Jadual:

Masa Penggunaan PSS

Waktu Perpustakaan

Jadual Penggunaan PSS /Kelas

Jadual Tugas-Pengawas PSS

Jadual Guru Bertugas

Jadual Penggunaan TV Pendidikan

Jadual Penggunaan Radio Pendidikan

Jadual Penggunaan Bilik/ Ruang

18Stok & Inventori

19Rekod-rekod Penggunaan & Pinjaman

Penggunaan PSS

Penggunaan Peralatan

Penggunaan Bilik/Ruang

Penggunaan Radio Pendidikan

Penggunaan TV Pendidikan

Pinjaman Buku

Pinjaman Buku Rujkan

Pinjaman Bahan Bukan Buku

Pinjaman Berkelompok

Tempahan Pinjaman Peralatan

Tempahan Bilik/ Ruang

Buku Pelawat

20Sistem Fail PSS

Fail-fail

Buku Panduan Sistem Fail

Kertas Minit

21Perancangan Aktiviti PSS

Jangka Pendek( tahunan)

Jangka Panjang(projek)

22Laporan Aktiviti PSS

Laporan Setiap Aktiviti

Laporan Bulanan

Laporan Tahunan

23Kewangan PSS

Anggaran Perbenlanjaan

Laporan Kewangan

24Organisasi Bahan PSS

Pengelasan Buku(SPPD)

Pengelasan Bahan Bukan Buku

Proses Teknik Buku

Proses Teknik Bahan Bukan Buku

Pengkatalogan Buku

Pengkatalogan Bahan Bukan Buku

25Penyelanggaraan & Baik Pulih/ hapuskira

26Fail Kuasa PSS

27Penyediaan Bibliografi

28Penyediaan Indeks Keratan Akhbar

29Penyediaan Indeks Majalah

CARTA GANTT


(TAHUN 20012003)

BIDANG:PENGGUNAAN PSS

Bil.Perkara-perkara


200120022003

1Perkhidmatan- Masa Penggunaan:

Satu Masa Khas Setiap Kelas

Waktu Rehat

Waktu Tengahari/ Petang

Hari Sabtu

Cuti Sekolah

2Jenis-jenis Perkhidmatan yang Disediakan:

Pinjaman Biasa

Pinjaman Luar

Pinjaman Berkelompok

Percetakan

Rakaman/ Rakamsalin

Sebaran

Nasihat dan Bimbingan

Khidmat Nasihat Membaca

Rekreasi

Koleksi Soalan

Rujukan dan Kajian

Pameran dan Promosi

3Aktiviti-aktiviti PSS:

Mesyuarat PSS

Perkembangan Staf

Pendedehan Kemahiran Perpustakaan

Pameran Bertopik

Pertandingan

Penggunaan & Pinjaman Buku

Penggunaan & Pinjaman Bahan bukan Buku

Membina bahan Melalui Panitia

Minggu PSS

Aktiviti Bacaan

Lawatan

Budaya Berpasukan

Program Nilam

CARTA GANTT


(TAHUN 20012003)BIDANG:PROJEK KHAS PSS

Bil.Perkara-perkara


200120022003

1Laluan Ilmu

2Taman Sumber

3Program Bina Minda KBKK

4Kemahiran Maklumat

5Laman Web

6Pondok/ Balai Bacaan

7Muzium Mini

8Hari Kantin/ Keusahawanan

9Radio Sekolah

10Lain-lain (nyatakan)

DOKUMENTASI6.8.4 KONSEP

Dokumentasi ialah himpunan atau kumpulan bahan atau dokumen yang dapat digunakan sebagai asas bagi sesuatu kajian atau penghasilan sesuatu terbitan.

6.8.5 MATLAMAT

AUntuk mengumpulkan bukti dan keterangan-keterangan seperti

Keratan dari akhbar atau gambar-gambar.

BUntuk memberikan maklumat berupa dokumen

6.8.6 PROSES PENDOKUMENTASIAN

Mengusahakan dengan mengumpul, menyusun, merakamkan dan lain-lain bahan maklumat sehingga tersedia sebuah dokumentasi. Antara langkah-langkah yang perlu diambil ialah:

D. Mengumpulkan bahan-bahan maklumat seperti Minit Mesyuarat PIBG

E. Menyusun bahan-bahan mengikut perkara

F. Menyimpan segala dokumen ( bahan bertulis atau gambar ) di dalam fail mengikut perkara.

BIBLIOGRAFI

Ab. Rahim Selamat & Ismail Hj. Adnan. Perpustakaan sumber sekolah :

Konsep, perancangan, penyebaran dan pelaksanaan. Johor Bahru :

Johor Central Store, 1982.

Allan, Margaret. The school library resourse center. London : Crosby

Lockword Staples, 1974

Beswick, Norman.Resource-based learning. London : Heinemann

Educational Books Ltd., 1977

Chandra Sekaran, M. Penggunaan pusat sumber Sekolah Rendah

Kebangsaan (Tamil) Vageesar, Kuala Selangor : satu kajian. 1989.

Tesis Kursus Khas Satu Tahun Sains Perpustakaan, Maktab Perguruan

Ilmu Khas, Kuala Lumpur.

Faridah Abdul Manaf & Subahan Mohd. Meerah, T. Strategi pusat sumber

Dalam pendidikan. Kuala Lumpur : Universiti Kebangsaan

Malaysia,1993

Halimah Badioze Zaman, Pusat sumber sekolah : perancangan dan

Rekabentuk. Bangi, Selangor : Universiti Kebangsaan Malaysia, 1993

Panduan umum mengenai penubuhan pusat sumber sekolah. Kuala

Lumpur: Jabatan Sains Perpustakaan Malaysia, MPIK, 1989.

Pusat sumber sekolah : panduan penubuhan dan penggunaan. Kuala

Lumpur : Kementerian Pendidikan Malaysia, 1985

Raddon, Rosemary & Dix, Pamela. Planning learning resource centers in

School and collegas. 2nd. Ed. Aldershor, England : Gower Publishing

Co. ltd.,c 1989.

Siti Hajar Hj. Abdul Aziz & Kamarudin Hj. Husin. Pusat sumber sekolah :

Untuk sekolah rendah dan menengah. Kuala Lumpur : Kumpulan

Budiman, c1997. ( Siri Pengurusan Sekolah )

Lampiran 1REKOD TUGAS HARIAN

GURU PENYELARAS PUSAT SUMBER SEKOLAH

Tarikh: Hari:..

MasaTugas/ AktivitiCatatan/ Tindakan

Lampiran 2REKOD PENGGUNAAN RADIO PENDIDIKAN

Bil. Tahun

Nama Guru:

Tahun/Tingkatan:

Mata Pelajaran:

Tarikh Siaran:

Masa Siaran:

Jenis Siaran: *Siaran Langsung/Rakaman/___________________

No.Rancangan:

Tajuk/Judul:

Ulasan GuruA. Isi Pelajaran :*Berkaitan / Tidak Berkaitan

B. Objektif :*Tercapai / Tidak Tercapai

C. Penyampaian :*Menarik / Kurang Menarik / Tidak Menarik

D. Contoh Yang

Dikemukakan :*Menarik / Kurang Menarik / Tidak Menarik

E .Audio :*Sesuai / Kurang Sesuai / Tidak Sesuai

F .Ulasan Secara

Keseluruhan :*_______________________________________________

_______________________________________________

_______________________________________________

*Potong Yang Tidak Berkenaan

. (Tandatangan Guru)

Lampiran 3

REKOD PINJAMAN DAN PEMULANGAN

BAHAN BERCET AK BUKAN BUKU

(Majalah, Jurnal dsb)

Bil. Tahun .

Nama Peminjam :_______________________________

Kelas(jika berkaitan) :Tahun___________________

Butiran Bahan:-

No.

Judul Bahan

Jilid Terbitan

Bilangan Terbitan

Tahun Terbitan

Catatan

Tarikh Dipinjam:________________ Tarikh Dipulang:______________

Tandatangan :________________ Tandatangan :______________

Bil.Tahun

Nama Peminjam :_______________________________

Kelas(jika berkaitan) :Tahun___________________

Butiran Bahan:-

No.

Judul Bahan

Jilid Terbitan

Bilangan Terbitan

Tahun Terbitan

Catatan

Tarikh Dipinjam:________________ Tarikh Dipulang:______________

Tandatangan :________________ Tandatangan :______________

Lampiran 18

SAMPUL KECILNo.Kertas Am

Tajuk

No.Kandungan

Perkara:

Minit--minit

Lampiran 19Kertas Minit No. : Helai No.:

Lampiran 4 Ms.________

REKOD PEROLEHAN BAHAN BERCETAK (BUKAN BUKU)


JUDUL BAHAN:______________________ HARGA SATU NASKAH :_____________________

PENERBIT:______________________ KEKERAPAN PENERBITAN :_____bulan sekali

NOTA:______________________________

______________________________

Tarikh

Diterima

JilidBilangan

TerbitanBilangan NaskahPembekalNo.Rujukan

(jika ada)Jumlah

HargaNama

PenerimaTanda

tanganCatatan

RM

RM

RM

RM

RM

RM

RM

RM

RM

Lampiran 5

REKOD PENGGUNAAN PSS OLEH KELAS

Bil.Nama GuruKelasTarikhMasa

Masuk

Masa

KeluarTujuanTanda

tanganCatatan

Lampiran 6

REKOD PENGGUNAAN BILIK-BILIK/ RUANG-RUANG


Bil.Nama PenggunaTarikhNama Bilik/RuangTujuanMasa MasukMasa keluarTandatanganCatatan

Lampiran 7

REKOD PINJAMAN & PEMULANGAN BAHAN-BAHAN KOLEKSI SOALAN

Bil.Nama PeminjamMata

PelajaranRujukan

Fail

Tajuk/JudulTarikh

DipinjamTanda

tanganTarikh

DipulangTanda

tanganCatatan

Lampiran 8

REKOD TEMPAHAN BILIK/RUANG PUSAT SUMBER SEKOLAH

Bil. Tahun

Tarikh Memohon :______________________

Nama Pengguna :______________________

Kelas(jika berkenaan) :Tahun_________________

Butiran Tempahan :-

Tarikh

Penggunaan

Masa

Jenis Bilik/Ruang

Tujuan Penggunaan

Tandatangan

Catatan

Bil. Tahun

Tarikh Memohon :______________________

Nama Pengguna :______________________


Butiran Tempahan :-

Tarikh

Penggunaan

Masa

Jenis Bilik/Ruang

Tujuan Penggunaan

Tandatangan

Catatan

Lampiran 9

REKOD PINJAMAN DAN PEMULANGAN BAHAN BUKAN BUKU

Bil. Tahun

Nama Peminjam :______________________


Butiran Tempahan :-

Nombor

Perolehan

Nombor

Panggilan

Petunjuk Media

Nama Pengarang

(jika ada)

Judul/Tajuk Bahan

Catatan

Tarikh Dipinjam :____________________ Tarikh Dipulang :____________________

Tandatangan :____________________ Tandatangan :____________________

Bil. Tahun

Nama Peminjam :______________________


Butiran Tempahan :-

Nombor

Perolehan

Nombor

Panggilan

Petunjuk Media

Nama Pengarang

(jika ada)

Judul/Tajuk Bahan

Catatan



Lampiran 10

REKOD PINJAMAN & PEMULANGAN ALATAN PERTUKANGAN

Bil.Nama PeminjamKelas

(jika ada)Nama Alatan

BilanganTarikh

DipinjamTanda

tanganTarikh

DipulangTanda

tanganCatatan

Lampiran 11

BUKU PELAWAT

(VISITORS BOOK)

Bil.

No.

Tarikh

DateNama

NamePekerjaan/Alamat

Designation/AddressTandatangan

SignatureCatatan

Remarks

Lampiran 12REKOD PEROLEHAN AKHBAR

Judul Akhbar :

Tahun Penerbitan :

Kekerapan Terbitan : *Harian/Mingguan/Bulanan

Harga Senaskah : RM..

Penerbit Akhbar :.

. Pembekal :..

..

BulanTarikhJumlah

HargaNo.

ResitCatatan

12345678910111213141516171819202122232425262728293031

JanRM

FebRM

MacRM

AprRM

MeiRM

JunRM

JulRM

OgosRM

SeptRM

OktRM

NovRM

DisRM

JumlahRM

.. Tarikh:.

Cop:

Lampiran 13

REKOD PINJAMAN DAN PEMULANGAN BAHAN PSS

(BUKU RUJUKAN KHAS RED SPOT)

Bil. Tahun

Nama Peminjam :______________________


Butiran Buku :-

Nombor

Perolehan

Nombor

Panggilan

Nama Pengarang

(jika ada)

Judul/Tajuk Bahan

Catatan



-

Bil. Tahun

Nama Peminjam :______________________


Butiran Buku :-

Nombor

Perolehan

Nombor

Panggilan

Nama Pengarang

(jika ada)

Judul/Tajuk Bahan

Catatan



Lampiran 14

REKOD PINJAMAN DAN PEMULANGAN BAHAN BUKU

Bil. Tahun

Nama Peminjam :______________________


Butiran Buku :-

Nombor

Perolehan

Nombor

Panggilan

Petunj

bab 6

Documents