8/11/2019 Bab 03 Excel

1/27

75

3MICROSOFT EXCEL

(Haslina Hassan, Mohamad Ibrahim, Noriza Nayan)

Objektif di akhir pelajaran ini adalah:

Memahami ciri-ciri asas dalam Excel.

Melakukan pengeditan pada helaian kerja.

Meningkatkan pengetahuan tentang pengurusan yang efisyen dalam

mengorganisasikan data dalam sesuatu helaian kerja.

Melakukan isihan data.

Menggunakan pelbagai formula dan beberapa kemudahan yang

terdapat padanya.

Mencipta formula dengan beberapa operator dan julat sel.

Mengunakan Validation.

Membina graf atau carta.

8/11/2019 Bab 03 Excel

2/27

76

3.1

Pengenalan

Microsoft Excel merupakan aplikasi perisian lembaran kerja yang popular yang

dihasilkan oleh Microsot Corporation. Penggunaannya lebih kepada menghasilkan

pelbagai jenis lembaran kerja termasuk yang menggunakan teks, perhitungan dan

manipulasi nombor serta carta. Contohnya, anda boleh membangunkan satu

Aplikasi Penilaian Akademik Murid dengan membuat pengiraan gred dan

penjanaan graf. Selain daripada itu, ia juga popular digunakan dalam perakaunan.

Modul ini lebih mengkhusus kepada penggunaan Lembaran Kerja di sekolah

bertujuan untuk membantu tugas guru memproses data yang berkaitan dengan

senarai kedatangan dan pencapaian pelajar. Modul ini juga menggunakan contoh

penghasilan slip keputusan peperiksaan bagi pelajar Ijazah sarjana muda di UPSI.

Modul Excel ini menggunakan versi Microsoft Excel 2010. Semoga kehadiran

modul ini akan dapat membantu melancarkan tugas dengan lebih efisen dan

berkesan.

3.2Pengenalan kepada Microsoft Excel 2010

Jika anda merupakan pengguna Microsoft Excel 2007 anda akan dapati terdapat

satu perubahan ketara telah dilakukan pada versi Microsoft Excel 2010 dimana

butang Office yang terletak pada bahagian kiri atas skrin telah digantikan

dengan butang File Tab. Versi Microsoft Excel 2010 ini masih mengekalkan

penggunaan Ribbon yang telah diperkenalkan dalam versi 2007. Tujuan

Ribbon ini diperkenalkan bagi memudahkan pengguna mencari arahan dan fitur

yang terletak dalam menu-menu dan toolbar. Dalam versi Microsoft Excel 2007,

anda tidak dibenarkan untuk mengubah dan menambah tab anda sendiri pada

Ribbon berkenaan. Untuk versi Microsoft Excel 2010, anda diberikan kebebasan

8/11/2019 Bab 03 Excel

3/27

77

untuk membina tab anda sendiri, mengabungkan, menukar nama dan mengubah

susunan tab atau kumpulan tab. Rujuk rajah 3.1

Rajah 3.1:Kotak Customize the Ribbon

3.3Senario

Anda ditugaskan untuk menjadi guru tingkatan 4 Cemerlang, Di antara tugas anda

ialah membuat satu lembaran kerja atau menguruskan prestasi murid termasuk

maklumat murid, kehadiran murid dan penilaian akademik mereka. Jumlah murid

dalam kelas anda ialah 30 orang. Anda dikehendaki membina satu lembaran kerja

yang mengandungi senarai nama pelajar dan maklumat diri, senarai kehadiran

pelajar, Markah, Gred dan Graf. Contoh-contoh lembaran kerja yang boleh

disediakan adalah seperti di rajah 3.2 hingga rajah 3.6

8/11/2019 Bab 03 Excel

4/27

78

Rajah 3.2: Maklumat Pelajar

Rajah 3.3: Jadual kehadiran pelajar

8/11/2019 Bab 03 Excel

5/27

79

Rajah 3.4: Gred

Rajah 3.4: Jadual Markah Tahunan Pelajar

Rajah 3.5: Bilangan gred pelajar mengikut mata pelajaran

8/11/2019 Bab 03 Excel

6/27

80

3.4Membina Lembaran Kerja

Bagi membina lembaran kerja seperti yang ditunjukkan pada contoh-contohsebelum ini, di bawah adalah langkah-langkah yang boleh diikuti (rajah 3.7):

Membina helaian kerja : Maklumat Pelajar

Rajah 3.6: Carta graf bilangan gred mengikut mata pelajaran

Rajah 3.7: Rajah maklumat pelajar

8/11/2019 Bab 03 Excel

7/27

81

a.

Menamakan Helaian baru

Setiap helaian mesti diberikan nama yang unik (tidak boleh 2 atau lebih

mempunyai nama yang sama). Oleh itu, anda perlu memberikan nama mengikut

fungsi masing-masing dan elakkan memberikan nama yang tidak bermakna.

Contohnya Maklumat Pelajar- fungsinya memaparkan maklumat peribadi

pelajar-pelajar (rajah 3.8).

Langkah :

1. Klik padaformat

2.

Skrol ke OrganizeSheets

3.

Klik padaRename Sheet

4. Taipkan nama MAKLUMAT PELAJAR

5. TekanEnter

Rajah 3.8: Rajah Rename Sheet

8/11/2019 Bab 03 Excel

8/27

82

b.

Menukar Saiz Lajur

Tukarkan saiz lajur mengikut kesesuaian untuk membina helaian kerja senarai

nama. Rujuk rajah 3.9. Terdapat dua kaedah iaitu :

Menggunakan Menu Bar

1. KlikFormat

2. Skrol ke ColumnWidth

3.

Ubah saiz lajur tersebut dengan memasukkan saiz baru

4.

Klik ok

Menggunakan Penunjuk Tetikus (Mouse Pointer)

1. Letakkan kursor pada lajur A

2.

Gerakkan penunjuk tetikus supaya berada di garisan antara lajur Adan B sehingga muncul tanda , klik dan heret ke kiri atau ke kanan

untuk menukar saiz lajur.

Arahan: Masukkan data seperti di dalam rajah 3.2 atau 3.7

Catatan : untuk menukar saiz baris, lakukan langkah yang sama.

Rajah 3.9 : Rajah untuk menukar saiz lajur

8/11/2019 Bab 03 Excel

9/27

83

c.

Menyelit Lajur atau Baris

Langkah (rajah 3.10) :

1. Letakkan kursor pada lajur atau baris yang dikehendaki (contohnya untuk

menyelit lajur sebelum lajur A pada helaian kerja senarai nama, letakkan

kursor pada lajur A)

2. PilihInsert, dan skrol keInsert Sheet Columns.

3.5 Helaian Kerja : Kehadiran Pelajar

a. Membina helaian kerja KEHADIRAN (rajah 3.11)

Langkah :

1. Buka helaian baru dan berikan nama KEHADIRAN.

2.

PilihInsert, dan skrol keInsert Sheet.

Rajah 3.10: Rajah untuk memasukkan lajur atau baris baru.

Rajah 3.11: Rajah untuk memasukkan helaian baru.

8/11/2019 Bab 03 Excel

10/27

84

3.

Dalam Helaian KEHADIRAN, anda akan membina senarai nama

dan bil murid seperti rajah 3.12 :

b.Membina pautan data (Link)

Langkah :

1. Klik pada sel B1

2. Taipkan tanda =

3. Klik pada helaian Maklumat Pelajar

4. Klik pada Nama Pelajardan tekan enter

5. Kembali semula pada helaian Kehadiran, dan lihat kepada lajur Nama

Pelajar.

6. Klik pada hujung kotak sel B1 dan heret ke sel B2 dan sehingga kepada

B31.

Catatan : Sila masukkan data mengikut rajah 3.3

Rajah 3.12: Rajah helaian Kehadiran

8/11/2019 Bab 03 Excel

11/27

85

c.

Mengisi Nombor menggunakan Autofill

Langkah :

1. Klik sel A2, taipkan 1 dan klik sel A3 taipkan 2

2. Highlightkan Sel A2 dan A3

3. Klik pada hujung kotak sel A3 dan heret sehingga ke baris data terakhir.

3.6 Helaian Kerja : Markah

a. Membina helaian kerja MARKAH

Langkah :

1.

Buka helaian baru dan berikan nama sebagai Markah

2.

Dalam helaian ini, anda dikehendaki membina satu jadual markah.

3. Masukkan Bildan Nama Pelajar, sila ikuti seperti dalam langkah 3.4a)

(membina pautan).

4. Taipkan nama bagi setiap mata pelajaran yang diambil oleh pelajar

tingkatan 4 Cemerlang dan taipkan Gred di sebelah lajur nama mata

pelajaran.

5. Masukkan markah tahunan pada mata pelajaran Bahasa Melayu seperti di

rajah3.13

6.

b.Menggunakan Kesahan (Validation)- rajah 3.14

Rajah 3.13: Rajah Jadual markah tahunan mata pelajaran Bahasa Melayu.

8/11/2019 Bab 03 Excel

12/27

86

Langkah

1. Klik pada sel C2

2. Pada Menu Bar, KlikData

3. KlikData Validation.

4. Pada allowpilih whole number

5. Pada Data pilih less than or equal to dan taip 100 (julat markah

daripada 0 hingga 100 sahaja)

6. Tekan Ok. (lihat rajah di bawah)

7. Ulangi langkah ini untuk markah mata pelajaran yang lain.

8. Masukkan markah seperti dalam rajah 3.15, sekiranya anda tersilap

taip melebihi nilai dalam julat, skrin kesalahan akan dipaparkan.9.

Simpan fail kerja anda.

Rajah 3.14: Rajah untuk Validation Data

8/11/2019 Bab 03 Excel

13/27

87

3.7Helaian Kerja : Markah dan Gred

a. Membina Gred mengunakan VLOOKUP

Langkah

1.

Bina helaian Gred

2. Bina Jadual Skala Gred seperti rajah 3.16. (Pastikan skala itu disusun dari

nilai rendah ke tinggi, jika sebaliknya formula VLOOKUP yang

digunakan tidak akan memaparkan gred yang betul).

Rajah 3. 15: Rajah helaian Markahmengandungi markah bagi mata pelajaran

yang lain.

Rajah 3.16: Rajah Skala Gred Sistem Analisis Peperiksaan

Sekolah (SAPS)

8/11/2019 Bab 03 Excel

14/27

88

3.

Klik pada helaian MARKAH

4. Klik pada kotak D2 untuk mata pelajaran Bahasa Melayu.

5. Pada Menu Bar, KlikFormulas

6. KlikFx Insert Functiondan pada or select a category pilih Lookup &

Reference.

7. Pada kotakselect a functionpilih VLOOKUP.

8. Klik OK- rujuk rajah 3.17

9. KotakFunction Argumentsbagi VLOOKUPdipaparkan seperti di rajah

3.18.

Rajah 3.17: Rajah Insert Function

Rajah 3.18: Rajah kotak Function Arguments

8/11/2019 Bab 03 Excel

15/27

89

10.

Pada Lookup-Value,Klik pada C2 iaitu markah yang hendak diberikan

gred.

11. Klik pada Table-array, pilih helaian Gred dan highlightkan pada sel

B5: C15 iaitu jadual skala gred. Untuk menetapkan bahawa kita merujuk

kepada julat ini sahaja, hendaklah menambah simbol $ seperti berikut

B$:C$15.

12. Klik pada col_index_numdan taipkan 2 iaitu bermaksud ruang atau nilai

yang hendak dikembalikan kepada lajur nanti contohnya A.

13. Pada Range_Lookup Taipkan TRUE. (TRUE untuk padanan sama dan

menghampiri sama dan FALSE untuk padanan yang sama sahaja).

14.

Setelah selesai melakukan keempat-empat arahan tadi, formula seperti

yang terbentuk di sel aktif ialah

=VLOOKUP(C2,Gred!B$5:C$15,2,TRUE)rujuk rajah 3.19

15.

Untuk yang seterusnya, Klik pada hujung sel D2 dan heret ke sel D31

untuk di salin ke sel-sel lain.

16. Masukkan formula VLOOKUPuntuk mata pelajaran yang lain.

17. Hasil yang diperolehi adalah seperti dalam rajah 3.20

Rajah 3.19: Rajah kotak Function Arguments yang telah dimasukkan

data.

8/11/2019 Bab 03 Excel

16/27

90

b.Menggunakan COUNTIF

Selepas membina gred pelajar bagi setiap mata pelajaran, kita perlu

mengira jumlah bagi setiap skala gred yang diperolehi seperti dalam rajah

3.21

Langkah :

1. Salinkan skala gred dan letakkan pada kotak cel seperti dalam rajah

3.21

Rajah 3.20: Rajah helaian Markah yang lengkap dimasukkan gred.

Rajah 3.21: Rajah untuk jumlah skala gred mengikut mata pelajaran

8/11/2019 Bab 03 Excel

17/27

91

2.

Klik pada D33.

3. Pada Menu Bar, KlikFormulas.

4. KlikFx Insert Function dan pada or select a categorypilih Statistical.

5. Pada kotakselect a functionpilih COUNTIF dan klik OKrujuk rajah

3.22

6. KotakFunction Argumentsbagi COUNTIF dipaparkan.

7. Pada Range pilih D2 hingga D31 iaitu gred yang telah dibina dalam

3.7 a). Untuk menetapkan bahawa kita merujuk kepada julat ini sahaja,

hendaklah menambah simbol $ seperti berikut D$:D$31.

8. Pada Criteria, taipkan TH merujuk pada skala gred yang dikehendaki

dan klik OK.

9.

Formula yang terbentuk di sel aktif adalah=COUNTIF(D$2:D$31,"TH")rujuk rajah 3.23

Rajah 3.22: Rajah untuk Insert Function COUNTIF

8/11/2019 Bab 03 Excel

18/27

92

10.Lakukan langkah yang sama untuk skala gred seterusnya, bagi mata

pelajaran Bahasa Melayu, RANGE data masih lagi D$2:D$31 tetapi

Criteriaberubah mengikut skala gred yang dikehendaki seperti jadual

3.1:

Skala Gred Formula COUNTIF

TH =COUNTIF(D$2:D$31,"TH").

G =COUNTIF(D$2:D$31,"G").

D =COUNTIF(D$2:D$31,"D").

C =COUNTIF(D$2:D$31,"C").

B =COUNTIF(D$2:D$31,"B").

A =COUNTIF(D$2:D$31,"A").

Jadual 3.1

11.Masukkan formula COUNTIF untuk mata pelajaran yang lain seperti

dalam rajah 3.21. PastikanRangedata mengikut sel yang dikehendaki.

Rajah 3.23: Rajah COUNTIF bagi skala gred TH untuk mata pelajaran Bahasa

Melayu.

8/11/2019 Bab 03 Excel

19/27

93

c.

Menggunakan SUM (Jumlah)Mengira jumlah bilangan skala gred

untuk memastikan ianya sama dengan jumlah pelajar yang mengambil

mata pelajaran tersebut.

Langkah :

1. Klik pada D44.

2. Pada Menu Bar, KlikFormulas.

3. Pilih Auto Sum.

4. Automatik sel D33 hingga D43 dihighlightkan dan tekan ENTER.

5. Jumlah 30 dipaparkan menandakan jumlah bilangan skala gred yang

dikira bersamaan dengan jumlah 30 pelajar.

6.

Lakukan langkah yang sama untuk mata pelajaran yang lain. (rujuk

rajah 3.21)

3.8 Helaian Kerja : Carta Prestasi

a. Membina graf atau carta rajah 3.24

Langkah

1. Pada Menu Bar, Klik padaInsert

2. Klik Column,pilih 2-D Column (Clustered Column)

Rajah 3.24: Rajah untuk memasukkan graf atau carta

8/11/2019 Bab 03 Excel

20/27

94

3.

Carta Column akan dipaparkan seperti rajah 3.25

4. Pindahkan carta itu ke helaian kerja Grafdengan mengklik Move

Chartdan klik OKrujuk rajah 3.26

Rajah 3.25: Rajah Column yang dihasilkan.

Rajah 3.26: Rajah untuk memindahkan carta.

8/11/2019 Bab 03 Excel

21/27

95

b.

Mengubah tajuk Seriespada graf atau carta

Langkah

1. Pada helaian kerja Graf klik pada cartayang telah dipindahkan dalam

3.8 a)

2. Klik Menu barDesign.

3. Pilih Select Data atau klik butang kanan tetikus dan pilih Select

Data seperti di rajah 3.27

4. Pada kotakLegend Entries (Series) klik pada Seriesdan klikEdit.

5. Taipkan Bahasa Melayu dan klik OKrujuk rajah 3.28

Rajah 3.28: Carta Column bagi bilangan skala gred mata pelajaran Bahasa

Melayu.

Rajah 3.27: Rajah Select Data Source

8/11/2019 Bab 03 Excel

22/27

96

c.

Mengubah jenis graf atau carta

Langkah

1. Pada helaian kerja Graf klik pada carta Bahasa Melayu.

2. Klik Menu barDesign dan pilih Change Chart Type.

3. Kotak Change Chart Type dipaparkan.

4. Pilih carta jenis Clustered Cylinder dan klik OKrujuk rajah 3.29 dan

rajah 3.30

Rajah 3.30: Rajah yang telah diubah.

Rajah 3.29:Rajah untuk mengubah jenis carta atau graf.

8/11/2019 Bab 03 Excel

23/27

97

d.

Memasukkan tajuk Axis (tajuk pada paksi mendatar dan menegak)

Langkah

1. Pada helaian kerja Graf klik pada carta Bahasa Melayu.

2. Klik Menu barLayout dan pilihAxis Titles.

3. Skrol padaPrimary Horizontal Axis Title dan pilih Title Below Axis-

rujuk rajah 3.31

4. TajukAxis Title dipaparkan pada bahagian bawah paksi mendatar.

5. Tukar namaAxis Titlekepada Gred.

6. PilihAxis Titles semula.

7. Skrol padaPrimary Vertical Axis Title dan pilihRotate Title.

8.

Tukar namaAxis Titlekepada Bilangan Pelajar.9.

Klik pada tajuk carta Bahasa Melayu dan taipkan Bilangan Gred

Bahasa Melayu. (rujuk rajah 3.32)

Rajah 3.31: Rajah untuk memasukkan tajuk Axis pada paksi mendatar.

8/11/2019 Bab 03 Excel

24/27

98

e. Memasukkan Label Data

Langkah

1. Pada helaian kerja Graf klik pada carta Bahasa Melayu.

2.

Klik Menu barLayout dan pilihData Labels.

3. Pilih Show.

4. Label data akan dimasukkan seperti rajah 3.33

5. Bina carta atau graf bagi mata pelajaran yang lain.

Rajah 3.33: Carta yang telah dimasukkan label data.

Rajah 3.32: Carta yang telah dimasukkan tajuk Axis.

8/11/2019 Bab 03 Excel

25/27

99

3.9

Latihan

a) Andaikan anda adalah seorang peniaga sayuran di pasar tani dan anda

dikehendaki membina lembaran kerja menggunakan Microsoft Excel untuk

mengira perbelanjaan dan pendapatan anda dalam sebulan. Tunjukkan

pendapatan bersih bulanan dan jumlah dalam setahun.

b) Daripada a, tunjukkan graf jumlah pendapatan dan perbelanjaan serta

pendapatan bersih bulanan selama setahun.

c)

Anda dikehendaki membina satu senarai barangan yang dibeli bagi kegunaan

koperasi sekolah anda. Senarai barangan itu mengandungi nama barangan,

harga seunit dan kuantiti yang dibeli. Kirakan jumlah bagi setiap barangan dan

jumlah keseluruhan bagi kuantiti dan wang yang telah dibelanjakan untuk

membeli barangan tersebut. Contoh lembaran kerja adalah seperti di bawah.

8/11/2019 Bab 03 Excel

26/27

100

d)

Sebagai guru matematik, anda telah diminta menyediakan satu jadual bagi

memasukkan Markah Tahunanbagi kelas-kelas Tahun 3 dan 4 anda. Contoh

paparan yang perlu disediakan adalah seperti di bawah. Dengan menggunakan

kemahiran perisian lembaran kerja, kira purata ujian, 30% dari markah

peperiksaan pertengahan tahun, 50% dari markah peperiksaan akhir tahun,

jumlah markah tahunan dan gred dengan menggunakan fungsi tertentu yang

telah dipelajari. Seterusnya kira jumlah setiap skala gred dengan

menggunakan kaedah yang bersesuaian. Peratus setiap gred juga perlu

diperolehi.

Dalam menyediakan lembaran kerja ini, pastikan lembaran kerja anda

dilindungi dengan memasukkan kata kekunci.

e)

Apabila anda selesai mengira gred dan jumlah markah dalam tugasan di (d),

menggunakan data yang sama, bina graf bagi menunjukkan peratus pencapaian

matematik pelajar kelas Tahun 3 dan 4 anda.

8/11/2019 Bab 03 Excel

27/27

f) Anda telah ditugaskan untuk menbuat satu graf bagi menunjukkan taburan

guru-guru tertentu di tempat anda. Format graf adalah dalam bentuk carta bar.

Taburan tersebut perlulah menunjukkan bilangan guru lelaki dan perempuan.

Contoh graf adalah seperti di bawah. Gunakan kreativiti anda untuk membina

graf yang kemas dan jelas.

Taburan Guru Khas Daerah Bajuri, Perak

0

2

4

6

8

1012

Guru

PanitiaIT

GuruMuzik

Guru

Sukan

Kaunselor

Guru

Pendidikan

Khas

Jawatan

Bilangan

Lelaki

Perempuan