6 microsoft excel

Upload: nadianaariffin

Post on 06-Jul-2015

149 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Matematik Gunaan 2 (SPA 304 )

Mengenal Komponen MS Excel 1. Buka perisian MS Excel 2002 (XP) dan perhatikan paparan awal yang ditunjukkan. Kenalpasti bahagian seperti yang ditunjukkan di dalam rajah di bawah:

Menu Bar

Bar Ikon

Menu NEW Bar Formula

Lajur Name Box Vertical Scroll Bar

Baris

Sel-sel

Tab Lembaran (sheet)

Horizontal Scroll Bar

2. 3.

Klik mana-mana sel. Perhatikan Nama Sel yang tertera di Name Box. Klik Sel B3. Pada kekotak Name Box akan dipaparkan B3. B menunjukkan lajur dan 3 menunjukkan baris.

4. Tanpa menggunakan tetikus, cuba gerakkan kursor ke sel yang lain dengan menekan anak panah pada keyboard. 5. 6. 7. 8. 9. Buat eksperimentasi sehingga anda yakin untuk bergerak dari satu sel ke sel yang lain. Pada sel B3 tadi, taipkan: Latihan penggunaan Excel. Perhatikan Formula Bar. Ia akan memaparkan apa yang telah anda taip. Ubah ayat tadi kepada: Latihan Menggunakan Excel. Caranya: Dwiklik sel B3 tadi dan ubah atau klik pada Formula Bar atau tekan F2 pada keyboard. Jika anda tidak berbuat seperti yang diarahkan, anda akan dapati, kesemua teks asal akan hilang. 10. Cuba kenalpasti semua komponen yang ada: Scroll Bar, Sheet, dan lain-lain.

1

KKKT/Unit Pengajian Am/nadiana binti ariffin

Matematik Gunaan 2 (SPA 304 )

11. Cuba kenalpasti submenu pada menu yang dipaparkan. berpandukan kepada Bar Menu. File ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ Insert ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Edit ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ Format ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..

Isikan ruang kosong di bawah

View ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ Tools ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ..

Memformat Sel, Lajur, Baris Dan Lembaran Padam sel B3. (klik dan tekan butang Delete pada keyboard) 1. Klik dan heret untuk highlight sel dari A1 hingga E9. (lihat rajah)

2

KKKT/Unit Pengajian Am/nadiana binti ariffin

Matematik Gunaan 2 (SPA 304 )

2. Klik semula sel A1 atau mana-mana sel bagi menghilangkan pilihan yang telah dibuat. 3. Klik pula sel-sel berikut: A4, B3, C5, D6, E4 (secara serentak) Caranya ialah dengan menekan butang Ctrl pada keyboard semasa anda klik sel-sel tersebut. Ini adalah untuk membuat pilihan pelbagai sel secara serentak.

4. Klik semula sel A1 atau mana-mana sel bagi menghilangkan pilihan yang telah dibuat. 5. Cuba klik Lajur B. Anda akan memilih kesemua sel di dalam lajur itu.

6. Klik pula baris 6. Ia akan memilih keseluruhan baris. Perhatikan kursor akan berubah menjadi anak panah berwarna hitam.

3

KKKT/Unit Pengajian Am/nadiana binti ariffin

Matematik Gunaan 2 (SPA 304 )

7. Cuba besarkan lajur B. Bawa kursor di antara lajur B dan C. Kursor akan berubah menjadi penanda yang lain. Klik dan heret ke kanan sehingga lebar (width)nya menjadi 27.71 (199 pixels).

width penanda

8. Satu cara lagi adalah dengan klik kanan pada lajur B dan pilih Column Width.

Masukkan lebar lajur yang dikehendaki ke dalam ruang yang disediakan. Klik semula sel A1 atau mana-mana sel bagi menghilangkan pilihan yang telah dibuat. 9. Klik pada sempadan baris 6 dan 7. Klik dan heret ke bawah sehingga ketinggian baris menjadi 60.75 (81 pixels)

height penand a

10. Gunakan Klik Kanan untuk proses yang sama Cuma kali ini pilih Row Height. 11. Pada Sel A6, Taipkan: BIL 4KKKT/Unit Pengajian Am/nadiana binti ariffin

Matematik Gunaan 2 (SPA 304 )

12. Pada Sel B6, Taipkan: SEKOLAH 13. Pada Sel C6, Taipkan: KOD 14. Klik sel A6 (BIL) dan klik Menu Format

15. Pilih Format Cells.

16. Pada kotak dialog Format Cells, pilih Alignment dan buat pilihan berikut: Horizontal: Center Vertical: Center Klik OK.

17. Anda akan dapati, perkataan BIL akan berada di tengah-tengah sel.

5

KKKT/Unit Pengajian Am/nadiana binti ariffin

Matematik Gunaan 2 (SPA 304 )

18. Ulang untuk sel B6(SEKOLAH) tetapi kali ini buat pilihan seperti rajah:

19. Pilih Orientation 30 degrees (darjah). Klik OK. Lihat hasilnya.

20. Anda boleh mengubah tahap keserongan teks dengan mengubah darjah orientasinya. Bila di dalam keadaan negatif, teks akan menyerong ke bawah. Nota: Selain dari memilih Format Cells dari Menu Format, anda juga boleh mengklik kanan pada sel yang dikehendaki dan pilih arahan yang sama. 21. Klik pula sel C6(KOD). Pilih Format Cells.

6

KKKT/Unit Pengajian Am/nadiana binti ariffin

Matematik Gunaan 2 (SPA 304 )

22. Buat Pilihan seperti rajah di atas dan klik OK. Lihat hasilnya. 23. Perkataan KOD akan disusun menegak dari atas ke bawah.

24. Ubah semula Sel B6 (SEKOLAH) supaya menjadi rajah di bawah.

Nota : Anda boleh membuat format ke atas pelbagai sel serentak dengan menggunakan kaedah Ctrl + Klik 25. Highlight Sel A6 hingga C12. Klik ikon Border dan buat pilihan All Borders.

26. Anda akan dapati, ia akan membuat border bagi kesemua sel yang dipilih.

7

KKKT/Unit Pengajian Am/nadiana binti ariffin

Matematik Gunaan 2 (SPA 304 )

27. Klik dan highlight sel A7 dan B7. Klik ikon Merge and Center. Lihat hasilnya.

28. Sel A7 dan B7 telah tergabung (merge) dan setiap teks yang ditaipkan akan diletakkan di dalam gabungan ini. Cuba taipkan: Gabungan Sel

Mengenal Lembaran 29. Mengenal Lembaran (Sheet). Lihat rajah. 30. Pada asasnya hanya 3 sheet sahaja yang dibekalkan pada setiap bukukerja baru yang dibuka. Kita boleh menambah, mengurang bilangannya, menamakannya semula dan menyusun mengikut keperluan. 31. Semua ini boleh dilakukan dengan mengklik kanan pada mana-mana sheet yang diingini. 32. Klik kanan Sheet 1, dan pilih Insert.

8

KKKT/Unit Pengajian Am/nadiana binti ariffin

Matematik Gunaan 2 (SPA 304 )

Pilih Worksheet dan klik OK.

Ia akan menambah satu lagi sheet yang diberi nama Sheet 4

33. Untuk menamakan sheet, klik kanan sheet dan pilih Rename. Atau dwiklik pada sheet yang dikehendaki dan taipkan nama baru. 34. Namakan Sheet 4 kepada Latihan 4. Sheet 1 kepada Latihan 1, Sheet 2 kepada Latihan 2 dan Sheet 3 kepada Latihan 3.

9

KKKT/Unit Pengajian Am/nadiana binti ariffin

Matematik Gunaan 2 (SPA 304 )

35. Klik dan heret Latihan 4 dan bawa ke sebelah Latihan 3. Ini adalah untuk menyusun lembaranlembaran tersebut.

Nota: Dapat diperhatikan setiap lembaran mempunyai ruang kerjanya sendiri. 36. Cuba anda buang Latihan 4 dengan klik kanan dan memilih Delete.

Nota: Sepertimana perisian Office yang lain, anda boleh mengubah Font, Saiz, Warna Font dan Warna Sel mengikut kesesuaian masing-masing. 37. Simpan fail anda. Save As Latihan 1 Excel. 38. Klik File. Exit

10

KKKT/Unit Pengajian Am/nadiana binti ariffin

Matematik Gunaan 2 (SPA 304 )

Menggunakan Kaedah Autofill Autofill adalah satu kaedah untuk mempermudahkan tugas mengisi sel-sel yang berada di dalam lembaran kerja kita. 1. Buka Fail Latihan 1 Excel. 2. Klik Lembaran Latihan 2. 3. Klik Sel B6. Perhatikan sel tersebut mempunyai pemegang di sudut kanan bawah sel itu. Bawakan kursor yang berupa ke sudut bawah kanan sel itu.

pemegang

4. Tanda kursor akan bertukar menjadi . Dinamakan pemegang Autofill. 5. Taipkan : 1 6. Di sel B7 taipkan: 2 (lihat rajah) 7. Klik dan highlight sel B6 hingga B7.

8. Bawa kursor ke pemegang Autofill. Klik dan heret ke bawah ke arah sel B10. Lihat apa yang terjadi. Ia akan memasukkan turutan nombor dari 1 hingga 5. Nota: Selain dari ke bawah, anda boleh juga membuat Autofill secara melintang. Kita juga boleh menggunakan Autofill untuk menyalin nombor perpuluhan. Berhati-hati semasa mengheret kerana Excel sangat sensitif.

11

KKKT/Unit Pengajian Am/nadiana binti ariffin

Matematik Gunaan 2 (SPA 304 )

9. Untuk menyalin teks pula, Excel akan menyalin ulangan teks yang ditaipkan. Cuba taipkan: huruf A,B dan C di sel C6,C7 dan C8.

10. Klik dan highlight ketiga-tiga sel dan buat Autofill hingga sel C12. Anda akan dapati, ia akan menyalin turutan A,B dan C hingga ke sel terakhir yang anda heret. Nota: Kaedah Autofill ini bukan sahaja boleh menyalin isi sel, malah ia juga boleh menyalin Formula, sel-sel yang telah diberikan sempadan (border), sel yang telah di gabungkan (merge) dan apa sahaja isi kandungan sel yang telah diformatkan. 11. Save fail anda. Mengenal Dan Menggunakan Formula Asas Buka fail Akt4 Formula Asas.xls dari folder Bahan Sokongan. Anda akan dapati ia akan membuka fail tersebut seperti di bawah.

12

KKKT/Unit Pengajian Am/nadiana binti ariffin

Matematik Gunaan 2 (SPA 304 )

Nota: Fail ini anda akan gunakan sepanjang aktiviti 4. Jangan lupa untuk Save di dalam folder anda selepas selesai satu-satu aktiviti. 1. Menggunakan Formula vlookup untuk memasukkan gred. 2. Klik sel D5, iaitu sel gred bagi markah BM Alex. 3. Taipkan formula ini : 4. Penerangan formula : a. vlookup b. C5 d. 2 : Rujukan Menegak : Sel markah BM Alex : berpandukan lajur kedua dalam sel rujukan =VLOOKUP(C5,O5:P10,2) tekan enter

c. O5:P10 : bebanding sel-sel rujukan 5. Anda akan dapati sel itu akan berubah memaparkan Gred C 6. Cuba ubah markah BM Alex kepada 80. Gred akan berubah menjadi A.

7. Taip semula formula bagi kesemua markah setiap pelajar satu persatu dengan mempastikan rujukan sel markah setiap individu itu betul. Contoh: Alex: C5 maka Zali: C6; Chong: C7 dan seterusnya. 8. Satu kaedah mudah adalah dengan menggunakan Autofill. 9. Klik sel D5, ubah formula supaya menjadi seperti: =VLOOKUP(C5,$O$5:$P$10,2), tekan enter. 10. Lakukan Autofill bagi kesemua ruang markah BM semua pelajar.

13

KKKT/Unit Pengajian Am/nadiana binti ariffin

Matematik Gunaan 2 (SPA 304 )

11. Lakukan perkara yang sama untuk subjek-subjek lain. Gunakan Copy dan Paste. 12. Highlight lajur gred BM dan Copy kemudian Paste ke dalam lajur gred subjek-subjek lain. 13. Lihat rajah sebagai panduan.

14. Jika anda melakukan dengan betul, maka hasilnya akan seperti berikut:

Mengira Markah Keseluruhan Setiap Pelajar. 15. Klik sel markah (Jum) untuk Alex iaitu sel K5. 16. Taipkan formula: a. Sum b. C5 c. E5 d. G5 e. I5 =SUM(C5,E5,G5,I5) : Jumlah : Markah BM Alex : ditambah dengan Markah BI Alex : ditambah dengan Markah MM Alex : ditambah dengan Markah SN Alex 17. Penerangan formula:

18. Anda juga boleh membuat pilihan sel dengan Kaedah Ctrl + Klik selepas anda menaip formula di bahagian buka kurungan. =sum(mulakan Ctrl + Klik di sini ) 19. Salin semula bagi kesemua markah pelajar lain. Gunakan kaedah Autofill.

14

KKKT/Unit Pengajian Am/nadiana binti ariffin

Matematik Gunaan 2 (SPA 304 )

Mengira Peratus 20. Kini anda akan memasukkan peratus pencapaian berdasarkan markah pula. Seperti biasa kita akan mulakan dengan peratus bagi Alex. Klik sel peratus Alex (L5). 21. Taipkan Formula: =SUM(K5/500*100) 22. Penerangan formula: a. Sum b. K5 c. /500 d. *100 : Jumlah pengiraan : Sel peratus Alex : dibahagi dengan markah penuh 5 subjek : didarab dengan 100

23. Salin semula menggunakan kaedah Autofill untuk pelajar-pelajar lain.

Menukar Nilai Tempat Perpuluhan 24. Anda boleh mengubah bilangan tempat perpuluhan dengan highlight dan Format Cells -> Number ->Number -> Decimal Places. Ubah dan Klik OK.

15

KKKT/Unit Pengajian Am/nadiana binti ariffin

Matematik Gunaan 2 (SPA 304 )

Menentukan Kedudukan Pelajar 25. Seterusnya memasukkan kedudukan pelajar berdasarkan peratus pencapaian. 26. Klik Sel M5 (Ked) Alex. Taipkan Formula : =RANK(L5,L5:L14)

27. Penerangan formula: a. Rank b. L5 c. L5:L14 : Kedudukan : Sel Peratus Alex : dibandingkan dengan sel-sel peratus kesemua pelajar.

28. Hasilnya adalah seperti berikut. Lakukan untuk kesemua sel.

29. Sebelum anda membuat Autofill, anda perlu mengubah formula di sel Rank Alex supaya menjadi : =RANK(L5,$L$5:$L$14) Nota: Ini adalah supaya sel rujukan L5 hingga L14 dikunci. Ia akan tetap dan tidak berubah apabila dilakukan proses Autofill.

16

KKKT/Unit Pengajian Am/nadiana binti ariffin

Matematik Gunaan 2 (SPA 304 )

Menyusun Mengikut Kedudukan 30. Anda boleh menyusun semula senarai pelajar mengikut kedudukan pencapaian. Caranya : Highlightkan keseluruhan dari sel M4 (KED) hingga ke nama pelajar terakhir. 31. Klik ikon Sort Ascending.

Lihat hasilnya. Pelajar akan disusun mengikut kedudukan sepertimana yang telah disetkan. 32. Cuba bandingkan dengan paparan dibawah.

Mengira Analisa 33. Kini kita akan mengira analisanya pula. 34. Klik sel C18 (sel Gred A untuk BM). Taipkan formula ini: =countif(D5:D14,A)

35. Penerangan Formula: a. Countif b. D5:D14 c. A : Mengira bilangan : di dalam lingkungan lajur : Abjad A

36. Masukkan formula untuk mengira bilangan gred B,C,D dan E untuk subjek BM. Gantikan A kepada B dan seterusnya. Bagi yang tidak hadir, taipkan TH di ruang tersebut. 37. Seterusnya penuhkan juga sel-sel bagi mengira bilangan gred subjek lain. 38. Terdapat berbagai cara. Gunakan kaedah yang sesuai untuk anda memenuhkan sel-sel tersebut. Rujuk pada aktiviti-aktiviti sebelum ini untuk membantu anda. 39. Hasilnya adalah seperti ini:

17

KKKT/Unit Pengajian Am/nadiana binti ariffin

Matematik Gunaan 2 (SPA 304 )

40. Bagi mengira bilangan murid hadir, gunakan formula berikut di sel C24 =sum(C18:C22) iaitu bilangan pelajar yang menerima gred A hingga E.

41. Isikan juga untuk subjek-subjek lain.

42. Jumlah lulus pelajar adalah pengiraan bilangan yang menerima gred A, B dan C sahaja. Gunakan Formula : =sum(C18:C20) di sel C25. 43. Jumlah gagal pula adalah pengiraan bilangan pelajar yang mendapat gred D dan E. Formulanya : =sum(C21:C22) di sel C26. 44. Penuhkan bagi kesemua subjek. 45. Hasil setakat ini:

18

KKKT/Unit Pengajian Am/nadiana binti ariffin

Matematik Gunaan 2 (SPA 304 )

46. Untuk mengira peratus, pastikan terlebih dahulu bilangan pelajar yang hadir berbanding dengan jumlah keseluruhan pelajar. 47. Untuk latihan kita ini, jumlah keseluruhan pelajar adalah 10 orang. Bagi subjek-subjek BM dan SN, kesemua pelajar menduduki ujian. 48. Bagi subjek-subjek BI dan MM, hanya 9 orang sahaja yang hadir. 49. Oleh itu, formula yang akan kita gunakan agak berbeza bagi kedua-dua situasi yang dinyatakan di atas. 50. Kita mulakan dengan subjek BM dahulu. Taipak formula ini ke sel D18 iaitu sel peratus bagi pelajar yang menerima Gred A bagi BM : 51. Penerangan Formula: a. Sum b. C18 c. /10 d. *100 52. Hasilnya: : : : : mengira sel bilangan gred A untuk BM dibahagi dengan bilangan pelajar hadir didarab 100 =sum(C18/10*100)

53. Gunakan Autofill untuk memenuhkan kesemua sel di bawahnya. 54. Hasilnya akan menjadi seperti berikut:

55. Penuhkan juga untuk sel-sel lain. Nota: bagi subjek BI dan MM, pastikan anda bahagikan dengan 9 kerana hanya 9 orang pelajar sahaja yang hadir menduduki ujian. 56. Hasil yang anda perolehi adalah seperti:

19

KKKT/Unit Pengajian Am/nadiana binti ariffin