02 Audit Internal Based on

ISO 19011:2011. .

ISO 19011:2011

1. Ruang Lingkup

2. Acuan Normatif

3. Istilah dan Definisi

4. Prinsip Audit

5. Pengelolaan Program Audit

6. Pelaksanaan Audit

6.1 Permulaan Audit (Initiating audit)

6.2 Pelaksanaan Tinjauan Dokumen

6.3 Persiapan On site Audit

6.4 Pelaksanaan On site Audit

6.5 Penyiapan,pengesahan & penyampaian laporan

6.6 Penyelesaian Audit

6.7 Pelaksanaan Tindak Lanjut Audit

7. Kompetensi dan Evaluasi Auditor

A U D I T ?

AUDIT “ Systematic, independent and documented

process for obtaining audit evidence and

evaluating it objectively to determine the

extent to which criteria are fulfilled ”

“ Proses sistematis, mandiri dan terdokumentasi untukmemperoleh bukti objektif dan menilainya secaraobjektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi”

(ISO 19011:2011 Panduan Audit Sistem Manajemen)

4 We Served Professional Services

Mengapa kita melakukan audit?

• Memeriksa kesesuaian dengankriteria audit SMM jugakepatuhannya terhadapperaturan perundangan danpersyaratan lainnya

• Memeriksa efektivitas SMM

• Kesempatan untuk peningkatan

• Mencari akar penyebab masalah

• Membantu mengembangkaninterpersonal auditor danketrampilan manajemen

• Membantu auditor memahamipraktek-praktek organisasi

• Sebagai persyaratan

• Suatu alat manajemen

Melakukan penilaian yang akurat dan independen untuk melihat kondisi suatu organisasi atau departemen pada saat ini

Alasan formal adalah:

Memberikan jaminan kepada manajemenbahwa sistem mutu efektif mencapai tujuanyang telah direncanakan.

JENIS/TYPE AUDIT

INTERNAL

AUDITEXTERNAL AUDIT

FIRST PARTY SECOND PARTY THIRD PARTY

CLIENT- Top Management

- QMR/Unit Kerja

Customer Company/Institusi

AUDITEE Dept/ Section Supplier Company/Institusi

AUDITOR Company Staff Customer Staff Cert. Body

BENEFITCompany

Assurance

Customer

Assurance

Reduce Multi Audit

ISO 19011:2011

International Standard ISO 19011:2011 memberikan panduan

dalam pelaksanaan Audit Sistem Manajemen ISO :

1. RUANG LINGKUP

2. ACUAN NORMATIF

3. ISTILAH DAN DEFINISI

4. PRINSIP AUDIT

5. PENGELOLAAN PROGRAM AUDIT

6. KEGIATAN AUDIT

7. KOMPETENSI DAN EVALUASI AUDITOR

Source : ISO 19011-2011

1. Scope of Audit

This International Standard ISO 19011 Provides guidance on :

• Principles of Auditing

• Management of Audit Programmes

• Conducting of ISO Management System Audit

• Competence of ISO Management System Auditor

2. Normative References

The references used of the Management Systems Auditing :

• No specific normative references are cited. This clause is

included in order to retain clause numbering identical with

other ISO management system standards.

Audit : Proses yang sistematik,

independen dan terdokumentasi untuk

memperoleh bukti audit dan melakukan

evaluasi secara objektif untuk menentukankesesuaiannya terhadap kriteria audit.

Kriteria Audit : Kebijakan, persyaratan atau

prosedur yang dijadikan sebagai referensi

Temuan Audit : Hasil evaluasi terhadap bukti audit yang

terkumpul dan dibandingkan terhadap kriteria audit.

Kesimpulan Audit : Hasil dari suatu audit yang

disampaikan oleh tim audit setelah mempertimbangkan

tujuan audit dan seluruh temuan audit.

3. ISTILAH & DEFINISI

Program Audit: satu atau lebih audit yang

direncanakan dalam jangka waktu tertentu dan

untuk tujuan tertentu

Rencana Audit : Uraian mengenai aktifitasdan pengaturan pelaksanaan audit

Lingkup Audit: jangkauan dan batas

pelaksanaan audit

Kompetensi: kemampuan seseorang yang

ditunjukkan melalui pengetahuan dan ketrampilan

untuk mencapai hasil yang diharapkan

Bukti audit: Rekaman, pernyataan, fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi

3. ISTILAH & DEFINISI

Klien Audit: organisasi atau orang yang

memerintahkan pelaksanaan audit

Auditee: organisasi yang di audit

Auditor: orang yang memiliki kompetensi untuk

mengaudit

Tenaga Ahli: Orang yang memberikan pengetahuan

atau keahlian khusus kepada tim audit

Tim audit: Satu auditor atau lebih yang melaksanakan audit yang

bila dibutuhkan dapat didukung oleh tenaga ahli.

3. ISTILAH & DEFINISI

4. PRINSIP AUDIT

ISO 19011

1 Integrity

2 Fair presentation

3 Due professional care

4Independence

5Evidence based approach

6 Confidentiality

Source : ISO 19011-2011

✓ Integritas : • Jujur, rajin dan bertanggung jawab dalam melakukan audit

• observe & comply dengan legal requirements

• Kompeten, adil/ tidak memihak/ tidak berprasangka

• Peka terhadap hal-hal yang dapat mempengaruhi proses audit

✓ Pengungkapan secara objektif (fair):

Temuan audit, kesimpulan audit dan laporan audit harus menggambarkan kegiatan yang diaudit secarajujur dan akurat.

✓ Profesional: (kesungguhan & ketepatan penilaian audit)

Kegiatan yang dilaksanakan auditor harus sesuai dengan tugas yang dibebankan kepada mereka oleh klien audit dan pihak terkait lainnya.

Prinsip yang berhubungan dengan auditor:

PRINSIP AUDIT

✓ Independen:

Auditor harus tidak terkait denganaktifitas yang diaudit dan bebas dariprasangka dan konflik kepentingan

✓ Pendekatan berdasarkan Bukti: Bukti audit dapat diverifikasi .Pengambilan sampel yang sesuai sangat terkait dengan

kepercayaan terhadap kesimpulan audit.

✓ Kerahasiaan -keamanan informasi

Penggunaan dan perlindungan informasiPenanganan untuk kerahasiaan informasi

PRINSIP AUDIT

5. PENGELOLAAN PROGRAM AUDIT

5.6 kaji ulang dan peningkatan

program audit

5.5 pemantauan program audit

Kompetensi

auditor

(bagian 7)

5.4 Penerapan program audit

realisasi

(bagian 6)

5.3 Penetapan program audit

5.2 Penetapan tujuan program

audit

5. PENGELOLAAN AUDIT

Source : ISO 19011-2011

ESTABLISHING THE AUDIT PROGRAMME OBJECTIVES

ESTABLISHING THE AUDIT PROGRAMME▪ Role & Responsibility ▪ Competence of person managing AP ▪ Extent the audit program▪ Identifying, Evaluation AP Risk▪ Procedure AP▪ Resources AP

IMPLEMENTING AUDIT PROGRAMME▪ General, Objectives, Scope and Criteria▪ Selecting audit methods▪ Selecting audit team members▪ Assigning respsib. audit team leader▪ Audit proggramme outcome▪ Maintaining AP records

REVIEWING & IMPROVING AP

MONITORING THE AUDIT PROGRAMME

Audit Activities

Competence, Eval. Auditor

A

P

D

C

5. PENGELOLAAN AUDIT

Source : SNI- 19011

Pengelolaan program audit

•

•

Sasaran audit

Jangkauan/jumlah/jenis/durasi/

lokasi/jadwal audit

Prosedur programm audit

Kriteria audit

Memilih tim audit

Sumber daya yang dibutuhkan

Proses penanganan

kerahasiaan, keamanan

informasi dan keselamatan dan

kesehatan

•

•

•

•

•

Penetapan tujuan program audit

a)

b)

prioritas manajemen,

tujuan komersial dan bisnis

lainnya,

karakteristik proses, produk dan

proyek, dan setiap perubahannya,

persyaratan sistem manajemen,

hukum dan persyaratan

kontraktual,

kebutuhan untuk evaluasi

pemasok,

kebutuhan dan harapan dari pihak

yang berkepentingan, termasuk

pelanggan.

c)

d)

e)

f)

g)

Tanggung jawab pengelola program audit

Personel Pengelola Program Audit

•

•

•

•

•

•

•

menetapkan tujuan dan cakupan program audit,

identifikasi dan evaluasi risiko program audit,

menetapkan

menetapkan

menetapkan

tanggung jawab audit,

prosedur untuk program audit,

sumber daya yang dibutuhkan,

menjamin penerapan program audit,

menjamin rekaman program audit dipelihara, dan

•memantau, meninjau dan meningkatkan program audit.

Kompetensi pengelola program audit

Pengetahuan dan ketrampilan pengelolaprogram audit:

• prinsip audit, prosedur dan metode;

• standar sistem manajemen dan

dokumen referensi;

• kegiatan, produk dan proses auditi;

• persyaratan hukum dan persyaratan

yang terkait;

• pelanggan, pemasok, dan pihak

yang berkepentingan dari auditi, jika

sesuai.

TANGGUNG JAWAB AUDITOR

• AUDITOR :

- Melakukan Persiapan Audit

- Mendokumentasikan hasil Audit

- Melaporan hasil dan Tindak lanjut Audit

- Memverifikasi efektifitas Tindakan Koreksi

- Menjaga kerahasian dokumen dan informasi

TANGGUNG JAWAB AUDITEE

• AUDITEE :

- Menyampaikan Tujuan dan Ruang Lingkup Audit kepada semua

Staf pada Seksi/ Bagiannya

- Menyediakan Sumber daya yang diperlukan oleh Tim Auditor agar

audit berjalan dengan efektif

- Memberikan Akses terhadap Fasilitas dan Bukti objektif sesuai

dengan permintaan Auditor

- Melaksanakan Tindakan Koreksi dan Pencegahan terhadap

Temuan Audit/ Ketidaksesuaian

6. PELAKSANAAN AUDIT

Source : ISO 19011-2011

TAHAPAN AUDIT

(AUDIT-CYCLE)

Audit Preparation On Site Audit Post Audit

Initiating the audit• appointing audit team leader• defining audit objectives, scope & criteria• Selecting audit team• Initial contact with auditee• determining the feasibility of the audit

Preparing audit activities• preparing document review• preparing audit plan• assigning work to the audit team• preparing work documents

Opening Meeting

Closing Meeting

Preparing audit conclusion

Auditing Process• document review while conducting the audit• Communicating during audit• Assigning roles & responsibilities of guides & observers• collecting & verifying information• Generating audit findings

Preparing, approving and distributing audit report

Completing the audit• retaining document• finalizing audit

Conducting audit follow up

KEGIATAN AUDIT

Audit Cycle

• Audit Planning

- Audit Schedule / Program

- Auditor

• Audit Execution

- Audit Checklist

- Department

- Requirements / Procedures

• Audit Evaluation

- Finding Verification

• Audit Report / NCR / CAR

Auditee, Auditor and Management Rep.

Follow-up the Audit Findings

7. KOMPETENSI AUDITOR

Source : ISO 19011-2011

QUALITY

SPECIFIC KNOWLEDGE and

SKILLS

EducationWork

Experience-

Auditor

Training

Audit

Experience

PERSONAL BEHAVIOUR (ATTRIBUTES)

Competence :

Demonstrated Capability to apply Knowledge and Skills

ENVIRONMENT & SAFETY

SPECIFIC KNOWLEDGE &

SKILLS

KNOW

SKILL

SPMI

(Sistem Penjaminan Mutu

Internal)

PERSONAL BEHAVIOUR (ATRIBUT AUDITOR)

a) ETHICAL - ETIS : menyatakan yang sebenarnya, tulus, jujur dan bijaksana

b) OPEN MINDEDNESS - TERBUKA : mau mempertimbangkan pandangan atau ide-ide

alternatif

c) DIPLOMATIC - DIPLOMATIS : bijaksana dalam menghadapi orang lain

d) OBSERVANT - PENGAMAT : mengamati dengan aktif kegiatan dan lingkungan fisik

yang ada disekitarnya

e) PERCEPTIVENESS - CEPAT TANGGAP : secara naluriah menyadari dan mampu

memahami situasi

f) VERSATILE - LUWES : selalu menyesuaikan diri untuk situasi yang berbeda

g) DECISIVE - TEGAS : mampu membuat kesimpulan dengan tepat

waktu berdasarkan alasan dan analisis yang logis

h) SELF RELIANT - PERCAYA DIRI : bertindak dan berfungsi secara

independen ketika berinteraksi dengan orang lain secara efektif,

Source : ISO 19011-2011

ADVANTAGE ATRIBUTES

▪ Laziness – MALAS : unwilling or unprepared to complete the job

to the best of one’s ability

▪ Dishonesty – TIDAK JUJUR : the auditor must never misreport

findings or accepting personal gifts

▪ Abusiveness – MEREMEHKAN : the auditor should never belittle the auditee

▪ Gullible – PEMAAF : accepting excuses or reasons why things are not as

they should be

▪ Argumentative – ARGUMENTASI : never enter into arguments with the

auditee

▪ Self opinionated – PENDAPAT PRIBADI : unwilling to listen to

reason or alternative ideas or points of view

Source : ISO 19011-2011

DISADVANTAGE ATRIBUTES

PERSONAL BEHAVIOUR (ATRIBUT AUDITOR)

7. EVALUASI AUDITOR

Source : ISO 19011-2011

F-PPMII-012

03-Maret 2014

00

1 of 1

1 2 3

PELAKSANAAN AUDIT

1 a Apakah Auditor memahami proses Area yang di Audit ?

b Apakah Auditor memahami Regulasi Area yang di Audit ?

c Apakah Auditor memahami proses dan Regulasi Area yang di Audit ?

2 a Apakah Auditor telah mempersiapkan checklist area yang di Audit ?

KRITERIASCORE

INTERNAL AUDITOR

EVALUATION

No. Doc.

Issue Date

Revision

Page

Area Audit

Auditor

Auditee

Tanggal

No. KETERANGAN

We Served Professional Services31

Persiapan Audit

• Konfirmasi kesiapan tim audit.

• Rekonfirmasi terhadap agendaaudit dengan auditee.

• Pastikan bahwa dokumen-dokumenkerja yang diperlukan telah disiapkan.

• Menentukan strategi sampling (random, statistik, dsb.)

• Transportasi dan akomodasi.

Persiapan Audit

• Penugasan Tim audit : Ketua & Anggota

©Independensi auditor

© Kompetensi auditor

© Keefektifan penggunaan sumber

daya, termasuk pembagian tugas auditor, auditor

in-training dan technical expert.

Penugasan Tim Audit harus mempertimbangkan:

• Membuat audit plan atau jadwal audit▪ Waktu : hari, tanggal, pukul

▪ Auditi : bagian atau fungsi yang diaudit▪ Auditor : nama auditor yang mengaudit

✓ Tim Auditor 1 : - ...........................

- ............................

Auditor Coordinator : ...................(Lead / Ketua)

Document Control : ...................

Anggota :

SK Tim Auditor

✓ Tim Auditor 2 : - ...........................

- ............................

✓ Tim Auditor 3 : - ...........................

- ............................

Menyiapkan dokumen kerja

Dokumen kerja harus disiapkan oleh tim audit sebagai referensi dan catatan

selama audit yang mencakup:

© Checklist dan Audit Plan

© Form untuk pencatatan hasil audit (NCR Form)

Manfaat checklist

▪ Mengelola waktu audit

▪ Mengontrol lingkup audit sesuai rencana

▪ Panduan mengaudit

▪ Rekaman yang digunakan sebagai acuan pembuatan laporan

audit

Persiapan Audit

WORKSHOP-1

Title PREPARING WORK DOCUMENTS

Format Group

Report Back Group Feedback

Time 30 minutes

Task Buatlah Checklis Audit minimal 15 pertanyaan

untuk Unit Kerja :

▪ Group-1 PROJECT

▪ Group-2 HRD

▪ Group-3 MAINTENANCE

▪ Group-4 ...............

We Served Professional Services36

Audit Checklist

• Checklist adalah point-point pertanyaanyang akan diajukan selama audit.

• Checklist penting agar cakupan dan tujuanaudit dapat lebih dipastikan tercapai.

• Checklist juga penting agar penggunaan waktu dalam audit lebih efisien.

• Tidak ada standar baku untuk checklist, masing-masing auditor dapat membuat dalam format yang disukai.

• Just use keywords or bullet points.

PELAKSANAAN ON-SITE Audit

OPENING MEETING✓ Memperkenalkan tim

✓ Tujuan, lingkup dan kriteria audit

✓ Jadwal audit

✓ Metode dan prosedur audit

✓ Rantai komunikasi formal

✓ Sumber daya dan fasilitas yang dibutuhkan

✓ Kerahasiaan

✓ Alat keselamatan kerja yang relevan untuk tim audit

✓ Pemandu

✓ Tingkatan non-confomances

Metode mengumpulkan informasi

✓ Wawancara 5W + 1H + 1S

✓ Observasi Kegiatan

✓ Pemeriksaan Dokumen

SUMBER INFORMASI

PENGUMPULAN

VERIFIKASI

EVALUASI THD KRITERIA

KESIMPULAN AUDIT

Informasi

Bukti Audit

Temuan Audit

PELAKSANAAN ON-SITE Audit

Sumber-sumber informasi

✓ Wawancara dengan karyawan

✓ Pengamatan kegiatan dan kondisi lingkungan

✓ Dokumentasi

✓ Rekaman hasil inspeksi, hasil pengukuran, risalah rapat, laporan audit

✓ Rangkuman data, analisis dan indikator kerja

✓ Database, website, sumber lainnya

PELAKSANAAN ON-SITE Audit

Dokumen yang perlu ditinjau:

➢ Manual

➢ Procedure

➢ Instuksi Kerja

Rekaman

➢External Document, termasuk persyaratan pelanggan, peraturan perundang-undangan terkait

➢ Notulen rapat Tinjauan Manajemen

➢ Laporan audit sebelumnya

➢ Kemajuan Sasaran Mutu

➢ Pelaksanaan pelatihan

➢Hasil inspeksi dan pemeliharaan alat

➢ Hasil medical check up

Gaya Bertanya

Open Question

– Pertanyaan bersifat umum

– Jawaban bukan “YA” atau “TIDAK”

Extended Question

– Pertanyan timbul dari pertanyaan auditee

Closed Question

– Mengkonfirmasi jawaban auditee

– Memastikan tidak terjadi kesalahpahaman antara auditor dan auditi

PELAKSANAAN ON-SITE Audit

✓ Trace ForwardPenelusuran dari input ke output untuk mengetahui bagaimana output dihasilkan, misalnya: menelusuri proses penyediaan tenaga kerja mulai dari

konfirmasi job order, rekrutmen, penempatan, dan sebagaianya.

✓ Trace BackwardPenelusuran dari output ke unput untuk mengetahui bagaimana

output terjadi dari input yang adamisalnya: menelusuri customer complaint mulai dari proses pengiriman,

inspeksi akhir, produksi, penerimaan raw material, dsb

✓ Combination

Audit TRAIL

PELAKSANAAN ON-SITE Audit

Bukti Objectif (Objective evidence)

❖ Hasil wawancara

❖ Observasi terhadap aktifitas dan lingkungan atau kondisi kerjadisekitarnya

❖ Dokumen (contoh: kebijakan, sasaran, rencana, prosedur,instruksi, spesifikasi, gambar, kontrak, order, dll).

❖ Ringkasan data, analisa, ukuran dan indikator kinerja

❖ Bukti dasar sampling yang terkait

❖ Laporan dari customer feedback, laporan eksternal, peringkatrekanan.

PELAKSANAAN ON-SITE Audit

Mencatat hasil audit

✓ Tanggal audit

✓ Area/Department yang di audit

✓ Nomor referensi dokumen

✓ Kriteria yang terkait

✓ Uraian proses yang diaudit

✓Judul dan dokumen yang diaudit

Observasi

Temuan Audit

Conformity

Non Conformity

PELAKSANAAN ON-SITE Audit

KATEGORI TEMUAN-ISO

CATEGORY DESCRIPTION

NONCONFORMITY

MAJOR ▪ Total Breakdown System

▪ Temuan Minor yang berulang

▪ Ketidaksesuain yang berdampak

signifikan kepada Pelanggan

▪ Pelanggaran terhadap Peraturan dan

Perundangan dengan sengaja

MINOR ▪ Ketidak “Konsiten” terhadap Prosedur,

Persyaratan ataupun Peraturan

Perundangan yang dapat berdampak

kepada Pelayanan atau Produk

▪ Dampak yang ditimbulkan masih

terbatas dalam organisasi

OBSERVATION▪ Merupakan suatu MASUKAN/SARAN

untuk IMPROVEMENT/PERBAIKAN

We Served Professional Services46

Pengungkapan Temuan Audit

Temuan Audit Harus Mencakup:

• Problem (apa ketidaksesuaiannya)

• Location (di mana ketidaksesuaian tersebut terjadi)

• Objective Evidence (apa buktinya)

• Reference (ketidaksesuaian terhadap kriteria audit apa)

Melaporkan Non-Conformity

P Problem L Location O Objective Evidence R Reference

EXAMPLE:

No evidence for SMM Internal Audit implementation

in PT. XYZ

as required by procedure EP-XYZ-001

P

L

R

O

PELAKSANAAN ON-SITE Audit

Kesimpulan Audit

Tingkat kesesuaian

Efektifitas penerapan dan

pemeliharaan Sistem Manajemen

Mutu

Kemampuan untuk terusmelaksanakan tindakan perbaikan

PELAKSANAAN ON-SITE Audit

CLOSING MEETING

Temuan audit dan kesimpulan audit

Waktu untuk menyerahkan rencana

tindakan koreksi

Dihadiri oleh auditee dan klien audit

Hambatan-hambatan yang ditemui selama audit

Membicarakan setiap perbedaan pendapat mengenai temuan audit/kesimpulan

audit yang harus diselesaikan

Identifikasi prioritas (ranking) untuk tindak lanjut (mengkategorikan

ketidaksesuaian jika diperlukan, misalnya : major, minor, observasi)

Rekomendasi perbaikan

PELAKSANAAN ON-SITE Audit

LAPORAN KETIDAK SESUAIAN (LKS) SMK3 PP50/2012

PERMINTAAN TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN

Prosedur / Proses /Lokasi :

No. LKS : Tanggal :

URAIAN KETIDAKSESUAIAN

(Diisi oleh Auditor)

Refrensi & No. Kriteria yang Tidaksesuai :

Nama & Ttd Auditor / Tgl :

Nama & Ttd Auditee / Tgl :

HASIL PENYELIDIKAN AKAR PENYEBAB MASALAH

(Diisi oleh Auditi/Penanggungjawab proses)

RENCANA TINDAKAN PERBAIKAN / PENCEGAHAN

(Diisi oleh Auditi/Penanggungjawab proses)

Target Tanggal Penyelesaian:

Nama & TTd Penanggungjawab - Bagian :

VERIFIKASI TINDAKAN PERBAIKAN

(Diisi oleh Auditor atau Personil yang melakukan Verifikasi Tindakan Perbaikan)

o Sesuai (Closed) Catatan:

o Tidak Sesuai (Open)

Tanggal Verifikasi / Closing : Nama & Ttd Auditor /Verifikator:

*) Coret yang tidak perlu

MAJOR / MINOR / OBSERVASI *)

LAPORAN KETIDAK SESUAIAN

(LKS)

Auditor

Auditi

Auditor/

Verifikator

PENYELESAIAN AUDIT

Proses audit dinyatakan selesai bilamana:

✓ seluruh kegiatan dalam rencana audit telah dilaksanakan,

✓ laporan audit telah disetujui oleh klien

• Rekaman audit disimpan atau dimusnahkan sesuaidengan kesepakatan pihak yang berkepentingan

• Tim audit dan pengelola program menjaga kerahasiaan

• Bila otoritas hukum mensyaratkan untuk memberitahu isi dokumen maka klien audit diinformasikan