Kata Pengantar

Segala puji dan syukur penyusun panjatkan kepada tuhan YME, sehingga penyusun dapat menyelesaikan penulisan Modul Administrasi Humas dan Keprotokolan sesuai dengan kurikulum 2013.

Modul ini disusun berdasarkan KI & KD serta Silabus Kurikulum 2013 dan mencari materi pada buku-buku referensi yang tercantum pada daftar pustaka, internet, serta diskusi.

Materi yang tercantum pada modul ini sesuai dengan materi yang terdapat pada silabus yang mencakup hal-hal yang berkaitan dengan administrasi humas dan keprotokolan.

Penyusun berharap dengan adanya modul ini dapat dijadikan media pembelajaran dan menjadi sumber ajar bagi peserta didik sesuai dengan harapan kurikulum 2013.

Bogor, Agustus 2014

Penyusun

Daftar Isi

Kata Pengantar

93

3.1Mendeskripsikan Pengertian Humas

A. Pengertian Humas (Hubungan Masyarakat) 7

B. Tujuan Hubungan Masyarakat 7

C. Fungsi Hubungan Masyarakat 7

D. Tugas-tugas inti Seorang Public Relations 8

Diskusi 10

4.1Mengirim Pesan Kepada Publik

1. Pengertian dan Definisi Komunikasi

2. Unsur-unsur Komunikasi 10

3. Proses Komunikasi 11

4. Umpan Balik 11

5. Public Relations 11

6. Apakah Public Relations Merupakan Termasuk Proses Komunikasi ? 12

7. Proses Kegiatan Humas 12

8. Untuk Memperoleh Dukung Publik Dapat Dilakukan dengan Tiga Cara Pendekatan 16

Diskusi 16

3.2Mengemukakan media-media humas

A. Media Komunikasi 17

B. Pemilihan Media Berita 17

C. Karakteristik Media 17

D. Teknik Penulisan Berita 19

E. Jenis-Jenis Berita 20

F. Wawancara 21

Latihan 1 23

4.2Menggunakan media (foto) untuk menyampaikan pesan kepada publik

A. Komunikasi dan Pesan 23

B. Semiotika 23

C. Komunikasi Sekunder 23

Diskusi 25 - 27

Ulangan Harian 1

3.3Mengidentifikasi Macam-macam Humas

4.3Mengevaluasi Macam-macam Humas yang Ada di Instansi

Macam-macam humas 28

1. Hubungan Masyarakat sebagai Methode of Communication 28

2. Hubungan Masyarakat sebagai State of Being 28

3. Pengetahuan Protokoler di Indonesia

a. Tata Ruang 29

b. Tata Upacara 30

c. Preseance (Tata Tempat Duduk) 31

d. Tata Busana 33

e. Tata Warkat 33

Latihan 34

Ulangan Harian 2

3.4Mengidentifikasi profil humas

4.4Mengolah informasi yang diterima dari media secara efektif dan efisien

1. Bentuk Humas (Alternatif PRO = Public Relations Officer) 34

2. Kedudukan Humas Saat Ini 34

3. Tempat Humas dalam Struktur Organisasi 34

4. Satuan Organisasi Humas 35

5. Kedudukan Humas dalam Perusahaan atau Organisasi 36

6. Syarat-syarat Pejabat Humas 36

3.5Menguraikan Organisasi Profesi Humas

4.5Memilah Jenis Organisasi Profesi Humas

I. Integritas Pribadi dan Profesional 38

II. Perilaku Terhadap Klien dan Pimpinan 38

III. Perilaku Terhadap Publik dan Media Massa 38

IV. Perilaku Terhadap Rekan Seprofesi 38

A. Pengertian dan Definisi Etika 39

B. Sistematika Etika 39

C. Etika Profesi 40

D. Ciri-ciri Profesi 40

E. Kode Etik Profesi Humas 40

F. Kode Etik Kehumasan Indonesia 41

Ulangan Harian 3

3.6Mengidentifikasi Kegiatan Internal/Ekstrenal Public Relations

4.6Mempraktekkan Kegiatan Humas Internal/Eksternal

A. Internal Public Relations

1. Pengertian Internal Public Relations 43

2. Tujuan Melakukan Kegiatan Internal Public Relations 43

3. Perincian Tujuan dari Kegiatan Internal Public Relations 43

4. Asumsi Dasar 43

5. Penggolongan Internal Public Relations

A. Hubungan dengan Karyawan (Employee Relations) 44

B. Hubungan dengan Pemegang Saham (Stockholder Relations) 44

C. Hubungan dengan Keluarga Karyawan 44

B. Eksternal Public Relations

1. Tujuan Mengadakan Kegiatan dengan Eksternal Public Relations 45

2. Asumsi Dasar 45

3. Penggolongan Eksternal Public Relations 45

A.. Hubungan dengan Pelanggan (Customer Relations) 45

B.. Hubungan dengan Masyarakat Sekitar Perusahaan (Community Relations) 46

C.. Hubungan dengan Pemerintah 46

D.. Hubungan dengan Media Massa 47

Ulangan Harian 4

3.7Mendeskripsikan Pengertian Rapat atau Pertemuan

A. Pengertian Pertemuan 48

Diskusi Kelompok 50

B. Pengertian Rapat 50

Diskusi Kelompok 51

4.7Membuat Rencana Rapat/Pertemuan

A. Fungsi Rapat 52

B. Tujuan Rapat 52

Diskusi Kelompok 53

C. Alasan atau Pertimbangan

Rapat 53

D. Membuat Rencana Rapat 54

E. Persiapan Administrasi (Bahan Rapat) 54

F. Menyusun Acara Rapat 55

Diskusi Kelompok 55

G. Undangan Rapat 55

Tugas 57

H. Mempersiapkan Tempat, Perlengkapan, Akomodasi, Konsumsi

1. Mempersiapkan Tempat Rapat 57

2. Mempersiapkan Perlengkapan Rapat 57

3. Mempersiapkan Akomodasi dan Konsumsi

a. Konsumsi 58

b. Akomodasi 58

c. Transportasi 59

d. Kesehatan dan Keamanan 59

e. Pengecekan Persiapan Akhir 59

Diskusi Kelompok 60

3.8Menjelaskan Teknik Penyelenggaraan Rapat

1. Teknik Membuka Rapat 60

2. Teknik Menutup Rapat 61

a. Menyusun Ringkasan atau Kesimpulan 61

b. Kalimat Penutup 61

3. Teknik Memimpin Rapat

a. Sikap dan Sifat yang Harus Dimiliki Seorang Pemimpin Rapat 61

b. Fungsi Pemimpin Rapat 62

4. Hal-hal yang harus diperhatikan ketika pemimpin rapat akan menjawab pertanyaan 63

5. Teknik Mengajukan Pendapat dan Bertanya dalam Rapat 63

6. Teknik Bertanya dalam Rapat 64

Diskusi Kelompok 65

4.8Menyelenggarakan Rapat Bulanan

1. Pelaksanaan Rapat 65

2. Masalah yang Dirapatkan 67

3. Tipe Pemimpin Rapat 67

4. Peserta Rapat 68

a. Sifat atau Karakter Peserta Rapat 68

b. Fungsi Peserta Rapat 69

Diskusi Kelompok 70

Ulangan Harian 5

3.9Mengidentifikasi Bentuk-bentuk Rapat

4.9Menyelenggarakan Rapat Internal

1. Rapat Berdasarkan Tujuannya 71

2. Rapat Berdasarkan Sifatnya 71

3. Rapat Berdasarkan Jangka Waktunya 71

4. Rapat Berdasarkan

Frekuensinya 71

5. Rapat Berdasarkan Pesertanya 72

3.10Menguraikan Tentang Tata Ruang Rapat

4.10 Membuat Lay Out Ruang Rapat

1. Tata Letak Ruang Rapat 72

Diskusi Kelompok 75

Ulangan Harian 6

3.11Menjelaskan Prosedur Rapat

A. Prosedur Pertemuan atau Rapat76

B. Etika Pertemuan dan Gaya Komunikasi

1. Etika Pertemuan 77

2. Gaya Komunikasi 78

Tugas 79

Diskusi Kelompok 80

Tugas 80

4.11Membuat Prosedur Pelaksanaan Rapat

Diskusi Kelompok 81

Tugas 81

Ulangan Harian 7

3.12Menguraikan Sistematika Penulisan Notula

1. Pengertian Notula 81

2. Fungsi Notula 81

3. Macam-macam Notula 83

4. Garis Besar Notula

1. Isi Notula 84

2. Susunan Notula 85

4.12Membuat Notula Rapat

Soal Latihan 85

Ulangan Harian 8

Praktik Menyelenggarkan Rapat

MODUL

ADMINISTRASI HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

3.1 Mendeskripsikan Pengertian Humas

B. Pengertian Humas (Hubungan Masyarakat)

Pengertian hubungan masyarakat berdasarkan kamus manajemen

Adalah seni menyajikan pandangan dan kepentingan organisasi dengan sebaik dan sejelas mungkin kepada pihak-pihak yang sangat berkepentingan terhadap perusahaan, seperti para penanam modal, pelanggan, pegawai, pembuat peraturan (legislator), pengamat lingkungan, dan sebagainya.

Banyak para ahli yang mendefinisikan tentang Hubungan Masyarakat atau Public Relations diantaranya :

a. Institute of Public Relations

Humas adalah upaya dilangsungkan terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap publiknya.

b. Frank Jefkins

Humas adalah sesuatu yang merangkum keseluruhan komunikasi yang terencana, baik ke dalam maupun keluar antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian.

c. Edward L. Bernays

Humas mempunyai tiga arti : 1) Penerangan kepada masyarakat, 2) Persuasif untuk mengubah sikap dan tingkahlaku masyarakat, 3) Usaha untuk mengintergasikan sikap perbuatan masyarakat dan sebaliknya.

d. Cutlip dan Centre serta Glen M. Broom

Humas adalah fungsi manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasi kebijaksanaan dan tata cara seseorang atau organisasi demi kepentingan publik serta merencanakan dan melakukan suatu program kegiatan untuk meraih pengertian dan dukungan publik.

C. Tujuan Hubungan Masyarakat

Tujuan Humas dalam suatu perusahaan adalah :

1. Menciptakan opini publik yang favourable (saling menguntungkan) tentang kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh organisasi yang bersangkutan

2. Menciptakan sense of belonging (rasa memiliki) terhadap perusahaan

3. Menciptakan gairah kerja

4. Menciptakan hubungan yang harmonis sesama karyawan

5. Memperoleh dukungan publik tentang kebijakan perusahaan atau instansi dalam arti dukungan :

Memperluas langganan

Mencari dan mengembangkan modal

Memperbaiki citra perusahaan

K