anugerah inovasi kerajaan negeri...

Laporan Inovasi (Sistem Ezi-Ref) Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka

1

_____________________________________________________________________________________


2

_____________________________________________________________________________________

ISI KANDUNGAN

BIL PERKARA MUKA SURAT

1 PENGENALAN 1 - 9

2 IMPAK SEBELUM DAN SELEPAS INOVASI 9 - 16

3 IMPAK INOVASI 17

4

ELEMEN INOVASI

Elemen Inovatif / Kreatif 18

Elemen Keberkesanan 18 - 19

Elemen Signifikan 19

Elemen Relevan 19

5 PENGIKTIRAFAN DITERIMA 20

6 PENUTUP 20

7 GAMBAR – GAMBAR INOVASI 21 - 29


3

_____________________________________________________________________________________

LAPORAN INOVASI

PENDIGITALAN PEKELILING JABATAN KETUA PENGARAH TANAH DAN GALIAN

(JKPTG) SERTA ARAHAN-ARAHAN PEJABAT TANAH DAN GALIAN MELAKA

(PTG)

“SISTEM EZI-REF”

UNIT PEMBANGUNAN DAN PELUPUSAN TANAH

PEJABAT DAERAH DAN TANAH ALOR GAJAH

______________________________________________________________________

1.0 PENGENALAN

Pejabat Daerah dan Tanah Alor Gajah (PDTAG) memainkan peranan yang

penting dalam urusan Pentadbiran Daerah dan Tanah di Daerah Alor Gajah.

Sehubungan dengan itu, bagi menjadikan PDTAG sebuah organisasi yang

ulung, semua warga PDTAG disarankan agar melaksanakan tugasan melalui

iltizam yang tinggi, berkemahiran, inovatif, kreatif serta berdaya saing agar Visi,

Misi dan Objekif Jabatan dapat dicapai.

PDTAG amat komited dalam merealisasikan Visi Jabatan untuk menjadi

Organisasi yang terbilang dalam Pentadbiran Daerah dan Tanah menjelang

Tahun 2020. Salah satu objektif Jabatan yang ingin dicapai adalah merancang

dan menguruskan pembangunan tanah dan pungutan hasil dengan cekap dan

teratur mengikut undang-undang sedia ada.

Secara amnya, Bahagian Pengurusan Tanah iaitu Unit Pendaftaran, Unit

Penguatkuasa / Teknikal dan Hasil serta Unit Pembangunan dan Pelupusan

Tanah melaksanakan kerja berdasarkan kepada undang-undang dan garis

panduan yang telah ditetapkan seperti yang terkandung di dalam Kanun Tanah

Negara 1965, Akta Pengambilan Tanah 1960, Malacca Land Rule, Pekeliling -

Pekeliling Jabatan Ketua Pengarah Tanah dan Galian (Pekeliling JKPTG) serta

Arahan-Arahan dari Pejabat Tanah dan Galian Melaka (Arahan PTG).


4

_____________________________________________________________________________________

Sumber rujukan tersebut adalah merupakan medium yang penting bagi

mengendalikan urusan berkaitan Pentadbiran Tanah. Sehubungan itu, semua

kakitangan yang terlibat di dalam bidang Pentadbiran Tanah perlu peka dengan

Pekeliling dan Arahan terkini yang dikeluarkan dari semasa ke semasa agar

urusan kerja dapat dilaksanakan dengan tepat dan lancar agar Piagam

Pelanggan dapat dicapai.

1.1 PENGENALAN INOVASI

i. Tujuan Projek / Inovasi

Projek inovasi yang dibangunkan ini dikenali sebagai Sistem "Ezi-Ref"

iaitu satu kaedah Pendigitalan Pekeliling Jabatan Ketua Pengarah Tanah

Dan Galian (JKPTG) serta Arahan-Arahan Pejabat Tanah Dan Galian

Melaka (PTG).

Idea untuk membangunkan Sistem Ezi-Ref ini tercetus apabila timbul

kesukaran untuk membuat rujukan terhadap Pekeliling JKPTG dan

Arahan PTG yang terkini kerana ianya disimpan secara manual iaitu

melalui kaedah penyimpanan fail yang disimpan secara berasingan oleh

unit masing-masing atau individu-individu tertentu. Sehubungan itu,

semakan maklumat yang diperlukan akan memakan masa.

Oleh itu, tujuan utama Sistem Ezi-Ref ini diwujudkan adalah untuk

memudahkan rujukan dan semakan Pekeliling JKPTG dan Arahan PTG

yang disimpan oleh ketiga-tiga unit di Bahagian Pengurusan Tanah

melalui aplikasi komputer.


5

_____________________________________________________________________________________

ii. Objektif Projek / Inovasi

Di antara objektif yang ingin dicapai melalui projek inovasi ini adalah :-

a) Meningkatkan Kecekapan dan Kualiti Perkhidmatan

Sistem Ezi-Ref membantu dalam penjimatan masa kerja pegawai

kerana pencarian maklumat dan dokumen menggunakan aplikasi

komputer yang lebih cekap. Selain itu, prestasi kerja dapat

mencapai sasaran yang ditetapkan apabila banyak permohonan

dapat diselesaikan dengan cepat.

Pewujudan Sistem Ezi-Ref ini dapat meningkatkan mutu kerja

bertepatan dengan Misi Jabatan untuk Memberi Perkhidmatan

Yang Berkualiti dan Mesra Pelanggan dalam urusan Pentadbiran

Daerah dan Tanah.

b) Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Segala pertanyaan yang diutarakan oleh pelanggan, keraguan dan

permasalahan tentang sesuatu isu permohonan yang memerlukan

rujukan kepada Pekeliling JKPTG atau Arahan PTG dapat

diselesaikan dengan cepat kerana proses carian maklumat atau

dokumen terletak di hujung jari. Sehubungan dengan itu, Sistem

Ezi-Ref dapat membantu mempercepatkan dan memudahkan

proses permohonan pelbagai urusan oleh pelanggan sekaligus

memberikan kepuasan kepada pelanggan.

c) Memperbaiki Keadaan Kerja Sistem Ezi-Ref membantu memperbaiki keadaan kerja daripada

bergantung kepada kaedah penyimpanan dokumen secara manual

di dalam fail kepada kaedah penyimpanan dan penyemakan rekod

yang lebih efisien, cekap, lebih teratur dan kemas secara aplikasi

komputer.


6

_____________________________________________________________________________________

iii. Proses Pelaksanaan Inovasi

Sistem Ezi-Ref ini merupakan salah satu inisiatif yang dihasilkan oleh Unit

Pembangunan dan Pelupusan Tanah (UPPT-PDTAG) yang dibangunkan

secara in-house dengan menggunakan kepakaran kakitangan Unit

bermula dari peringkat kajian, penyediaan kertas kerja sehingga ke

peringkat pembangunan sistem.

Sistem Ezi-Ref ini dibangunkan dengan menggunakan perisian ‘Microsoft

Access 2010’. Pekeliling JKPTG dan Arahan PTG ini diimbas dan

disimpan melalui format PDF.

Bagi melaksanakan Sistem Ezi-Ref ini, satu komputer diperlukan untuk

membuat kemasukan rekod yang bertindak sebagai pangkalan data dan

memudahkan rujukan dan semakan dibuat.

iv. Tempoh Pelaksanaan

Sistem Ezi-Ref telah mula digunakan di UPPT-PDTAG bermula dari

Januari 2017. Peringkat perbincangan dan pengumpulan idea telah

bermula dari bulan Ogos 2016.

v. Peringkat Pelaksanaan

Projek Inovasi ini ditempatkan di UPPT-PDTAG pada peringkat permulaan

bagi menguji keberkesanannya.

Secara dasarnya, Sistem Ezi-Ref kini berada di peringkat pengekalan dan

dijadikan sebahagian daripada norma harian. Kakitangan UPPT-PDTAG

telah diarahkan untuk sentiasa mengemaskini dokumen dan maklumat

yang terkini ke dalam sistem tersebut.


7

_____________________________________________________________________________________

Bagi tujuan mempertingkatkan lagi keberkesanan Sistem Ezi-Ref, UPPT-

PDTAG akan memperkemaskan lagi reka bentuk Sistem Ezi-Ref dengan

melakukan penambahbaikan.

UPPT-PDTAG juga bercadang untuk memperluaskan penggunaan Sistem

Ezi-Ref di Peringkat Jabatan. Walaubagaimanapun, pelaksanaan

penambahbaikan di atas hanya akan dilakukan selepas kestabilan serta

keberkesanan Sistem Ezi-Ref dicapai.

vi. Implikasi Kewangan

Sistem Ezi-Ref tidak melibatkan sebarang implikasi kewangan kerana

ianya dibangunkan secara in-house yang hanya menggunakan kepakaran

daripada kakitangan UPPT-PDTAG sahaja. Ianya dibangunkan dengan

menggunakan perisian ‘Microsoft Access 2010’ dan menggunakan

perkakasan seperti mesin pengimbas dan komputer yang sedia ada.

vii. Kaedah Pencetusan Idea

Idea untuk membangunkan Sistem Ezi-Ref tercetus apabila apabila timbul

kesukaran untuk membuat rujukan terhadap Pekeliling JKPTG dan

Arahan PTG yang terkini kerana ianya disimpan secara manual iaitu

melalui kaedah penyimpanan fail. Keadaan ini turut menjejaskan prestasi

pencapaian kerja apabila terdapat permohonan yang tidak dapat

diselesaikan dengan cepat kerana isu atau keraguan yang berkaitan

undang-undang yang perlu merujuk kepada Pekeliling JKPTG dan Arahan

PTG tidak dapat diselesaikan.

Sehubungan dengan itu, bagi menyelesaikan permasalahan ini, satu

perbincangan telah diadakan di antara Ketua Unit UPPT-PDTAG dan

kakitangan UPPT-PDTAG. Melalui perbincangan tersebut, maka tercetus


8

_____________________________________________________________________________________

idea agar Pekeliling JKPTG dan Arahan PTG ini didigitalkan bagi

memudahkan pencarian dan penyemakan.

Bagi mendapatkan pendedahan awal mengenai tatacara pendigitalan

dokumen, UPPT-PDTAG telah mencadangkan kepada Bahagian Khidmat

Pengurusan Jabatan agar mengadakan satu taklimat bersama pihak Arkib

Negara Malaysia. Taklimat tersebut telah dijalankan dengan melibatkan

kakitangan daripada UPPT-PDTAG dan wakil daripada setiap unit di

PDTAG.

viii. Elemen Kolaborasi

Sistem Ezi-Ref ini dibangunkan dan dikendalikan sepenuhnya oleh UPPT-

PDTAG dan tidak melibatkan kolaborasi bersama Agensi luar.

ix. Kategori Inovasi

Projek inovasi ini adalah merupakan satu inovasi penyampaian

perkhidmatan. Secara keseluruhannya, tujuan utama projek inovasi ini

dibangunkan adalah untuk mengubah kaedah kerja secara manual

kepada satu kaedah kerja yang menggunakan aplikasi komputer yang

lebih efisien, cekap dan cepat.

Faedah daripada penggunaan sistem ini, dapat menjimatkan masa

pencarian dokumen, mempercepatkan proses permohonan pelbagai

urusan, membantu meningkatkan hasil Kerajaan Negeri serta dapat

menyalurkan maklumat yang tepat kepada pelanggan. Kesemua faedah

ini secara tidak langsung membantu dalam meningkatkan mutu

penyampaian perkhidmatan yang berkualiti serta turut meningkatkan imej

jabatan di mata pelanggan.


9

_____________________________________________________________________________________

x. Indikator / Ciri-ciri Utama Inovasi

a) Memberi Impak Ketara Kepada Pelanggan

Sistem ini secara khususnya memberikan impak yang ketara

kepada penggunanya iaitu kakitangan UPPT-PDTAG kerana ia

memudahkan proses pencarian dan penyemakan dokumen.

Walau bagaimanapun, ianya juga turut memberikan impak kepada

pelanggan yang berurusan dengan UPPT-PDTAG apabila segala

isu atau keraguan yang berkaitan dengan undang-undang yang

memerlukan rujukan dibuat kepada Pekeliling JKPTG / Arahan

PTG dapat diselesaikan dengan cepat. Secara tidak langsung,

permohonan pelanggan dapat diselesaikan dalam masa yang

ditetapkan.

b) Memanfaatkan Penggunaan Teknologi

Pelaksanaan Sistem Ezi-Ref ini adalah selaras dengan

pembangunan teknologi maklumat. Maklumat yang dahulunya

disimpan secara manual di dalam fail kini berada di hujung jari

dimana ianya boleh dicapai dengan cepat dengan menggunakan

aplikasi komputer (Microsoft Access 2010) yang menyimpan semua

maklumat di dalam pangkalan data.

c) Meningkatkan Kecekapan dan Mengoptimumkan Kos

Pewujudan Sistem Ezi-Ref juga membantu kakitangan UPPT-

PDTAG dalam meningkatkan kecekapan dalam menjalankan

tugasan harian dan menyampaikan perkhidmatan kepada

pelanggan.


10

_____________________________________________________________________________________

Melalui sistem pelaksanaan kerja yang teratur, maklumat yang

diperlukan dapat dicapai dengan cepat sekaligus dapat

meminimumkan tunggakan permohonan.

Kaedah penyimpanan rekod melalui aplikasi komputer ini juga

dapat mengoptimumkan kos dari segi percetakan (membuat

salinan) dan penjimatan penggunaan kertas kerana maklumat yang

diperlukan boleh diakses melalui capaian komputer pada bila-bila

masa dan tidak memerlukan cetakan (membuat salinan) berulang -

ulang kali.

d) Memperkenalkan Pendekatan Baharu

Sistem Ezi-Ref ini mewujudkan satu persekitaran kerja yang lebih

efisien apabila urusan kerja harian dapat dipermudahkan dengan

pelaksanaan kaedah penyimpanan rekod melalui aplikasi

komputer. Ianya adalah merupakan satu pendekatan baharu dalam

sistem pengurusan rekod maklumat atau dokumen.

Sistem Ezi-Ref bukan sahaja dapat digunakan bagi penyimpanan

dokumen Pekeliling JKPTG / Arahan PTG, malah dengan

penambahbaikan dan pengubahsuaian yang sesuai, ianya turut

boleh diaplikasikan dalam urusan yang berkaitan penyimpanan

dokumen yang lain.

xi. Input Pelanggan (Diambil Kira Dalam Peringkat Penghasilan Inovasi)

Idea bagi mewujudkan sistem ini diperolehi melalui perbincangan di

antara Ketua Unit UPPT-PDTAG bersama kakitangan UPPT-PDTAG.

Secara khususnya, penghasilan inovasi ini hanya melibatkan kajian dan

cadangan diperingkat Unit.


11

_____________________________________________________________________________________

Walau bagaimanapun, permasalahan, pertanyaan dan isu-isu yang

dibangkitkan oleh pelanggan berkaitan undang-undang yang perlu

merujuk kepada Pekeliling JKPTG / Arahan PTG ini turut mencetuskan

idea bagi mewujudkan sistem ini.

xii. Mekanisma Maklum balas Pelanggan

Sistem Ezi-Ref ini tidak melibatkan maklum balas secara langsung

bersama pelanggan. Walau bagaimanapun, penghasilan inovasi ini

mampu memberikan kepuasan kepada pelanggan secara amnya apabila

proses permohonan dapat dipercepatkan dan meningkatkan imej Jabatan

di mata pelanggan melalui sistem penyampaian perkhidmatan yang

berkualiti.

2.0 IMPAK SEBELUM DAN SELEPAS INOVASI DIHASILKAN

Impak sebelum inovasi (kaedah penyimpanan dan penyemakan dokumen secara

manual) dan selepas inovasi (kaedah penyimpanan dan penyemakan dokumen

secara aplikasi komputer iaitu Sistem Ezi-Ref) dihasilkan dihuraikan melalui

seperti berikut :-

2.1 Proses Sebelum Inovasi

2.1.1 Proses Kerja Manual

1. Terimaan Pekeliling daripada JKPTG atau Arahan semasa

daripada PTG melalui edaran surat.

2. Pekeliling JKPTG dan Arahan PTG akan diedarkan kepada Unit

yang berkenaan atau individu tertentu berdasarkan kepada perkara

yang berkaitan.


12

_____________________________________________________________________________________

3. Pembantu Tadbir Kanan akan memfailkan Pekeliling JKPTG

dan Arahan PTG tersebut.

4. Kesukaran timbul apabila perlu membuat semakan dan rujukan

terhadap sesuatu isu kerana semakan perlu dibuat satu-persatu

secara manual di dalam fail.

5. Sekiranya isu terbabit melibatkan isu daripada Unit yang lain, maka

pegawai yang berkenaan perlu merujuk dan membuat semakan di

Unit terbabit kerana Pekeliling JKPTG dan Arahan PTG ini

disimpan secara berasingan oleh Unit masing-masing atau

individu-individu tertentu. Pegawai berkenaan perlu mengulangi

proses yang sama sehingga carian maklumat atau dokumen yang

diperlukan berjaya.

6. Pegawai yang berkenaan perlu memohon salinan dokumen yang

baru daripada JKPTG / PTG sekiranya dokumen yang diperlukan

tidak dijumpai.

Proses carian dokumen secara manual ini turut huraikan di dalam bentuk carta aliran

seperti di gambar rajah 2.1.2 berikut :-


13

_____________________________________________________________________________________

MULA

Kenal pasti

masalah/ isu

Pencarian

maklumat

Semakan maklumat

daripada individu Semakan di dalam fail

Dokumen

dapat dikesan

Mohon salinan dokumen

baru daripada JKPTG/PTG

Terima dokumen baru

daripada JKPTG/PTG

Simpan dokumen asal di

dalam fail dan buat salinan

untuk simpan dalam fail

kes berkaitan

SELESAI

Buat salinan untuk

rujukan dan simpan

dalam fail kes

berkaitan

Buat salinan

untuk rujukan

dan simpan

dalam fail kes

berkaitan

Dokumen

dapat dikesan

SELESAI SELESAI

SELESAI

Semakan di dalam fail

Pencarian

maklumat

Semakan maklumat

daripada individu

Dokumen

dapat dikesan

Dokumen

dapat dikesan

Mohon salinan dokumen

baru daripada JKPTG/PTG

Buat salinan untuk

rujukan dan simpan

dalam fail kes

berkaitan

Terima dokumen baru

daripada JKPTG/PTG

Simpan dokumen asal di

dalam fail dan buat salinan

untuk simpan dalam fail

kes berkaitan

Buat salinan

untuk rujukan

dan simpan

dalam fail kes

berkaitan

SELESAI SELESAI

Mohon salinan

dokumen baru

daripada JKPTG/PTG

Terima dokumen

baru daripada

JKPTG/PTG

Simpan dokumen

asal di dalam fail

dan buat salinan

untuk simpan

dalam fail kes

berkaitan

SELESAI

Mohon salinan

dokumen baru

daripada JKPTG/PTG

Terima dokumen baru

daripada JKPTG/PTG

Simpan dokumen asal

di dalam fail dan buat

salinan untuk simpan

dalam fail kes berkaitan

SELESAI

Purata masa pencarian adalah lebih kurang 5 minit untuk 1 semakan

Gambar Rajah 2.1.2 : Carta Aliran Pencarian Dokumen Melalui Proses Kerja Manual

Ya Tidak Ya Tidak Ya Tidak Ya Tidak


14

_____________________________________________________________________________________

2.2 Proses Selepas Sistem "Ezi-Ref" Dilaksanakan

2.2.1 Proses Kerja Sistem "Ezi-Ref"

1. Terimaan Pekeliling daripada JKPTG atau Arahan semasa

daripada PTG melalui edaran surat.

2. Pekeliling JKPTG dan Arahan PTG akan diedarkan kepada Unit

yang berkenaan untuk simpanan berdasarkan kepada perkara

yang berkaitan dan satu salinan ke UPPT untuk didigitalkan ke

Sistem “Ezi-Ref”.

3. Pekeliling JKPTG / Arahan PTG akan diimbas dan disimpan di

dalam format PDF.

4. Maklumat – maklumat seperti tarikh dan tajuk akan direkodkan

ke dalam Sistem “Ezi-Ref”. Dokumen akan dinamakan

berdasarkan tajuk yang dinyatakan pada Pekeliling JKPTG /

Arahan PTG tersebut dan diasingkan mengikut tahun.

5. Carian boleh dibuat melalui tajuk yang berkaitan atau tarikh

Pekeliling JKPTG / Arahan PTG tersebut dikeluarkan.

Contohnya, sekiranya pegawai berkenaan ingin mencari

dokumen yang berkaitan dengan Pajakan Luput, maka beliau

perlu menaip "Pajakan Luput" pada medan cari dan menekan

butang carian. Senarai Pekeliling / Arahan yang berkaitan

dengan "Pajakan Luput" akan dipaparkan dan pegawai

berkenaan boleh membuat pilihan berdasarkan maklumat yang

dipaparkan dan seterusnya merujuk kepada Pekeliling JKPTG /

Arahan PTG yang dipaparkan.


15

_____________________________________________________________________________________

6. Pegawai boleh membuat cetakan dokumen untuk disimpan di

dalam fail kes sekiranya perlu.

Proses carian dokumen secara Sistem Ezi-Ref ini turut huraikan di dalam bentuk carta

aliran seperti di gambar rajah 2.2.2 berikut :-


16

_____________________________________________________________________________________

Mula

Kenal pasti masalah/ Isu

Pilih menu Pekeliling JKPTG / Arahan PTG

Pegawai membuat cetakan dokumen

untuk disimpan di dalam fail kes

Pilih tahun dan terus buat carian

menggunakan kata kunci tajuk atau

tarikh

SELESAI

Maklumat Pekeliling JKPTG / Arahan

PTG yang dicari akan dipaparkan

Pegawai membuat cetakan dokumen

untuk disimpan di dalam fail kes

sekiranya perlu

Purata Masa Pencarian Adalah Lebih

Kurang 10 Saat Untuk 1 Semakan

Gambar Rajah 2.2.2 : Carta Aliran Pencarian Dokumen Melalui Sistem Ezi-Ref


17

_____________________________________________________________________________________

2.3 Kesan Sebelum Inovasi Dan Impak Selepas Inovasi (Sistem Ezi-Ref)

Jadual berikut menghuraikan kesan – kesan sebelum inovasi dan impak selepas

inovasi dijalankan :-

SEBELUM INOVASI - MANUAL SELEPAS INOVASI - “EZI-REF”

Kaedah penyimpanan dokumen di dalam

fail dan menyukarkan proses pencarian

kerana dokumen di simpan di Unit

berasingan / individu tertentu

Kaedah penyimpanan rekod yang lebih

teratur dan kemas bagi memudahkan

semakan dan rujukan dengan

menggunakan aplikasi Ms.Access 2010

Pencarian dokumen mengambil masa

yang lama kerana pegawai terlibat perlu

menyemak secara manual di beberapa fail

Pencarian atau capaian terhadap

maklumat lebih singkat kerana maklumat

berada di hujung jari

Purata masa pencarian adalah lebih kurang

5 minit untuk 1 semakan

Purata masa pencarian adalah selama 10

saat

Pembaziran masa kerja pegawai sekiranya

perlu membuat semakan dokumen di dalam

fail secara berulang-ulang sekiranya

pencarian dokumen tidak dapat

diselesaikan pada hari yang sama

Penjimatan masa kerja pegawai terlibat

kerana pencarian menggunakan aplikasi

komputer

Risiko kehilangan maklumat tinggi

sekiranya dokumen tersebut hilang atau

tersalah letak (misplaced)

Risiko kehilangan maklumat dapat

dikurangkan kerana data serta maklumat

dipusatkan di dalam satu pangkalan data di

dalam sistem

Permohonan tidak dapat dilaksanakan

dengan cepat dan tertangguh sekiranya

keraguan / permasalahan tidak dapat

diselesaikan dengan cepat akibat kegagalan

mengesan dokumen yang diperlukan

Proses permohonan pelbagai urusan

dapat dilaksanakan dengan cepat kerana

dokumen yang diperlukan dapat dikesan

dengan cepat

Sasaran kerja tidak tercapai dan

mencatatkan rekod yang buruk pada unit

sekiranya banyak permohonan tertangguh

Sasaran kerja mencapai prestasi yang

ditetapkan apabila banyak permohonan

yang dapat diselesaikan dengan cepat


18

_____________________________________________________________________________________

SEBELUM INOVASI - MANUAL SELEPAS INOVASI - “EZI-REF”

Mendatangkan kerugian kepada

pelanggan sekiranya permohonan mereka

ditolak akibat daripada kecuaian pegawai

dalam menyampaikan maklumat

Kecuaian dalam melaksanakan kerja dapat

dielakkan kerana kakitangan Jabatan

sentiasa peka dengan pindaan undang-

undang dan arahan semasa yang diberikan

Mengurangkan penerimaan hasil

Kerajaan Negeri sekiranya pelaksanaan

kerja yang berkaitan hasil ini tidak

dilaksanakan sejajar dengan Pekeliling

JKPTG / Arahan PTG yang terkini

Hasil Kerajaan Negeri dapat dikutip pada

masa yang ditetapkan kerana pelaksanaan

kerja yang teratur dan tiada penangguhan

permohonan

Risiko penyampaian maklumat yang

tidak tepat kepada pelanggan adalah tinggi

sekiranya pegawai yang berkenaan tidak

peka dengan undang-undang dan arahan

semasa yang diberikan

Meningkatkan imej jabatan di mata

pelanggan kerana memberikan perkhidmatan

yang berkualiti iaitu maklumat yang

disampaikan adalah tepat

KESAN PROSES KERJA MANUAL (SEBELUM INOVASI) YANG LAIN ADALAH :

Sekiranya urusan kerja tidak dilaksanakan mengikut Pekeliling JKPTG, Arahan PTG dan

undang-undang semasa yang telah dikeluarkan, pegawai yang berkenaan boleh dikenakan

tindakan "surcharge" di atas kelalaian dan kecuaian dalam melaksanakan kerja

Jabatan / Kerajaan Negeri juga akan berdepan dengan tindakan Mahkamah di atas

pelaksanaan kerja yang tidak mengikut prosedur yang ditetapkan dan berkemungkinan

perlu menjelaskan pembayaran pampasan atas kerugian kepada pemohon / pihak yang

berurusan dengan PDTAG

Sekiranya dokumen yang diperlukan tidak dapat dikesan, pegawai berkenaan perlu

mendapatkan semula salinan dokumen tersebut daripada JKPTG atau PTGM. Keadaan

ini akan menimbulkan anggapan negatif daripada Jabatan luar mengenai mutu kerja

dan sistem penyimpanan dokumen yang tidak efisien

Misi Jabatan untuk Memberi Perkhidmatan Yang Berkualiti dan Mesra Pelanggan Dalam

Urusan Pentadbiran Daerah dan Tanah tidak dapat dicapai


19

_____________________________________________________________________________________

3.0 IMPAK INOVASI

i. Agensi / Jabatan Pelaksanaan Inovasi ini mampu menghasilkan kualiti kerja yang cepat,

cekap dan berkesan disamping dapat melaksanakan tugasan

berdasarkan kepada Piagam Pelanggan yang telah ditetapkan. Secara

keseluruhannya, dapat meningkatkan imej Jabatan di mata pelanggan

melalui penyampaian perkhidmatan yang berkualiti.

ii. Perkhidmatan Awam Penghasilan kerja yang berkualiti di peringkat Jabatan sekaligus

memberikan impak yang positif kepada perkhidmatan awam. Pelaksanaan

kerja dengan menggunakan pendekatan baru seperti mencetuskan idea

dalam pewujudan sistem rekod melalui aplikasi komputer ini secara tidak

langsung menepati Visi, Misi dan Objektif yang digariskan oleh Jabatan

Perkhidmatan Awam (JPA).

iii. Kumpulan Sasar Penghasilan idea baru ini melambangkan bahawa kakitangan UPPT-

PDTAG komited dalam menjalankan tugasan dan sentiasa mencari idea

baru dalam menyelesaikan masalah yang dihadapi selaras dengan

Tonggak Dua Belas Kakitangan Awam iaitu Nikmat Mencipta. Penciptaan

inovasi ini memudahkan urusan harian kakitangan UPPT-PDTAG

khususnya dan warga PDTAG amnya.


20

_____________________________________________________________________________________

4.0 ELEMEN INOVASI

4.1 Elemen Inovatif / Kreatif

Sistem Ezi-Ref ini dibangunkan oleh Unit Pembangunan dan Pelupusan

Tanah, PDTAG dengan menggunakan perisian ‘Microsoft Acess 2010’

untuk menambahbaik proses kerja yang dilakukan secara manual

sebelum ini berasaskan kecekapan teknologi maklumat.

5.0 ELEMEN INOVASI

5.1 Elemen Inovatif / Kreatif

Sistem Ezi-Ref ini dibangunkan oleh Unit Pembangunan dan Pelupusan

Tanah, PDTAG dengan menggunakan perisian ‘Microsoft Acess 2010’

untuk menambahbaik proses kerja yang dilakukan secara manual

sebelum ini berasaskan kecekapan teknologi maklumat.

Sistem ini boleh dianggap sebagai alat pemudahcara yang dapat

menyelesaikan masalah dan mempercepatkan proses kerja kakitangan

PDTAG sekaligus dapat memberikan perkhidmatan berkualiti kepada

pelanggan.

4.2 Elemen Keberkesanan

Sistem Ezi-Ref ini secara keseluruhannya, memberikan kesan positif

yang berikut :

i. Menjimatkan masa pencarian

ii. Penjanaan tapisan rekod maklumat lebih mudah dan cepat


21

_____________________________________________________________________________________

iii. Keselamatan maklumat adalah terjamin dan tidak lagi menghadapi

masalah kehilangan dokumen

iv. Melancarkan urusan Pentadbiran Tanah dan membantu Jabatan

untuk mencapai Visi, Misi dan Objektif.

5.3 Elemen Signifikan

Keberhasilan daripada sistem ini dapat memenuhi kehendak pelanggan

dan dapat memberikan tambah nilai dari segi mutu perkhidmatan. Sistem

ini dapat mewujudkan transaksi yang lebih mesra pengguna, cepat dan

menjimatkan masa.

Ianya juga memenuhi dasar Tonggak Dua Belas yang menjadi asas

dalam sesuatu tindakan yang perlu diamalkan oleh semua peringkat

kakitangan perkhidmatan awam seperti Peningkatan Bakat dan Nikmat

Mencipta.

5.4 Elemen Relevan

Sistem ini boleh dimanfaatkan bukan sahaja unit UPPT - PDTAG tetapi

turut boleh diaplikasikan oleh Jabatan ini bagi mewujudkan satu sistem

penyimpanan dokumen yang berkaitan undang-undang yang lebih cekap

dan efisien selaras dengan kecanggihan teknologi maklumat.

Perkongsian maklumat ini dapat mewujudkan warga PDTAG yang berilmu

di setiap lapisan tanpa mengira jawatan dan unit agar penyampaian

maklumat yang tepat kepada pelanggan dapat diberikan.


22

_____________________________________________________________________________________

6.0 PENGIKTIRAFAN DITERIMA

Projek inovasi ini telah dicalonkan di dalam Anugerah Inovasi Pentadbiran

Daerah dan Tanah (AIPDT) Tahun 2017 dan telah disenarai pendekkan diantara

lima (5) Pejabat Daerah dan Tanah yang terbaik di seluruh Malaysia.

7.0 PENUTUP

Sistem Ezi-Ref ini diharapkan dapat mewujudkan persekitaran kerja yang lebih

efisien selaras dengan pembangunan teknologi maklumat dan sekali gus dapat

membantu mencapai Visi, Misi dan Objektif Jabatan.

Ianya juga memenuhi Kod Etika yang telah digariskan oleh JPA dan PDTAG iaitu

sentiasa mengutamakan kecemerlangan dan keunggulan dalam menjalankan

tugas, melayani pelanggan dan sentiasa berkeyakinan, berkebolehan,

berdisiplin, produktif dan berprestasi tinggi.


23

_____________________________________________________________________________________

7.0 GAMBAR-GAMBAR / DATA / DOKUMEN BERKAITAN INOVASI

7.1 GAMBAR – GAMBAR PROSES KERJA MANUAL (SEBELUM INOVASI)

GAMBAR 7.1.1 : Gambar Pekeliling/Arahan


24

_____________________________________________________________________________________

GAMBAR 7.1.2 : Gambar fail-fail Pekeliling/Arahan

GAMBAR 7.1.3 : Proses Pencarian Maklumat di Dalam Fail oleh Kakitangan


25

_____________________________________________________________________________________

7.2 GAMBAR – GAMBAR PROSES SISTEM "EZI-REF" (SELEPAS INOVASI)

GAMBAR 7.2.1: Proses Pengasingan Dokumen Mengikut Tahun

GAMBAR 7.2.2: Proses Mengimbas Dokumen


26

_____________________________________________________________________________________

GAMBAR 7.2.3: Perisian Microsoft Access

GAMBAR 7.2.4: Menu Utama Sistem


27

_____________________________________________________________________________________

GAMBAR 7.2.5: Proses Kemasukan Data

GAMBAR 7.2.6: Menu Pentadbir Sistem


28

_____________________________________________________________________________________

GAMBAR 7.2.7: Menu Kemasukan Mengikut Tahun (Arahan PTG)

GAMBAR 7.2.8: Paparan Medan Untuk Kemasukan Data (Arahan PTG)


29

_____________________________________________________________________________________

GAMBAR 7.2.9: Menu Kemasukan Mengikut Tahun (Pekeliling JKPTG)

GAMBAR 7.2.10: Paparan Medan Untuk Kemasukan Data (Pekeliling JKPTG)


30

_____________________________________________________________________________________

GAMBAR 7.2.11: Pencarian Dokumen Mengikut Tahun (Arahan PTG)

GAMBAR 7.2.12: Contoh Paparan Maklumat (Arahan PTG)


31

_____________________________________________________________________________________

GAMBAR 7.2.13: Pencarian Dokumen Mengikut Tahun (Pekeliling JKPTG)

GAMBAR 7.2.14: Contoh Paparan Maklumat (Pekeliling JKPTG)


32

_____________________________________________________________________________________

Disediakan oleh :

Nama Pegawai / Unit Terlibat : Unit Pembangunan dan Pelupusan Tanah

1. Puan Ezatul Suzafarah binti Taib

Tel : 06 – 5591203 sambungan (1008)

Emel : [email protected]

2. Puan Norazura binti Ab Rahim

Tel : 06 – 5591203 sambungan (1042)

Emel : [email protected]

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

anugerah inovasi kerajaan negeri...

Documents