LAPORAN INOVASI SISTEM E-LATIHAN

Pengenalan

Sistem eLatihan merupakan aplikasi web untuk kakitangan jabatan/agensi Kerajaan Negeri

Kelantan membuat permohonan kursus secara online yang dianjurkan atau diurusetia oleh Unit

Latihan Bahagian Pengurusan Sumber Manusia SUK Kelantan. Versi asal sistem ini diperolehi

daripada Unit Pengurusan Maklumat Negeri Terengganu melalui program “Smart Partnership”

dan kemudiannya dibuat beberapa perubahan besar dan penambahanbaikan bagi memenuhi

keperluan Unit Latihan Bahagian Pengurusan Sumber Manusia SUK Kelantan dan juga bagi

memenuhi keperluan kriteria “Sistem Star Rating”.

Sistem ini merupakan satu inisiatif untuk memperkemaskan lagi pengurusan latihan yang

merangkumi proses-proses yang melibatkan permohonan dan jemputan latihan, pengesahan

kehadiran, pengemaskinian dan perekodan kehadiran latihan di kalangan kakitangan awam

Kerajaan Negeri Kelantan dan juga memudahkan pengurusan rekod kehadiran latihan mereka.

Pelaksanaan projek ini adalah merupakan inisiatif yang diambil bagi transformasi pengurusan

latihan secara manual kepada kaedah atas talian “online” yang lebih mesra pengguna, mudah

diselenggara dan menjadi salah satu saluran komunikasi penyampaian maklumat latihan yang

boleh dicapai oleh kakitangan Kerajaan Negeri pada bila bila masa.

Tujuan:

• Mewujudkan satu saluran penyampaian maklumat latihan yang menyeluruh dan

sistematik kepada semua kakitangan kerajaan Negeri Kelantan.

• Memberikan kemudahan kepada semua kakitangan kerajaan negeri untuk membuat

permohonan menghadiri latihan atas talian.

• Mewujudkan satu rekod permohonan, pencalonan, pemilihan dan kehadiran latihan

yang lebih tersusun, lengkap dan sistematik.

• Memberi kemudahan kepada Unit Latihan, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

untuk membuat perancangan, jadual kursus dan penilaian tahunan.

• Menyediakan akses yang cepat kepada maklumat kehadiran aktiviti latihan setiap

anggota yang mana ianya boleh dibentangkan dalam Mesyuarat Pengurusan / Sumber

Manusia di peringkat jabatan masing-masing.

• Mengelakkan “Kes Terlepas Pandang” bagi kakitangan yang belum menghadiri kursus

induksi atau latihan wajib yang lain

• Menyediakan analisis keberkesanan dan pencapaian / prestasi unit latihan sepanjang

tahun

• Memastikan setiap kakitangan awam Kerajaan Negeri Kelantan mematuhi Pekeliling

Perkhidmatan Bil. 6 Tahun 2005, Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam melalui

penyediaan laporan yang terperinci berdasarkan individu dan jabatan.

Proses Pelaksanaan Inovasi

Sistem ini dibangunkan semula secara dalaman oleh Bahagian Pengurusan Teknologi

Maklumat (BPTM), Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Kelantan.

Proses Sebelum Dan Selepas

Bil Proses Kerja Sebelum Selepas

1 Hebahan berkenaan program latihan

Memo Dan Surat Emel Dan Sistem Online

2 Penjadual Program Latihan Manual / Fail Sistem Online

3 Penawaran, Pemilihan, Dan Pengesahan Kehadiran Kursus

Manual / Surat Sistem Online

4 Pengesahan Bilangan Hari Menghadiri Latihan Sepanjang Tahun

Manual / Buku Log Sistem Online

5 Penilaian Prestasi Latihan Setiap Jabatan

Manual / Fail Sistem Online

6 Penilaian Kursus Manual / Borang Sistem Online

7 Prestasi Unit Latihan, BPSM SUK Manual / Fail Sistem Online

Impak Inovasi Sistem e-Latihan

Kreativiti

• Sistem e-Latihan yang dibangunkan dengan mengadaptasikan penggunaan MyID.

Penggunaan nombor MyID sebagai nombor rujukan tunggal rakyat (MyKad).

• Pendaftaran kehadiran peserta anjuran jabatan/bahagian dapat dibuat secara masa

nyata.

• Penjanaaan laporan berdasarkan Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6 Tahun 2005, Dasar

Latihan Sumber Manusia Sektor Awam

• Meningkatkan kepekaan para penyelaras latihan pada rekod kehadiran kursus

kakitangan jabatan masing-masing kerana Laporan Kehadiran Jabatan dapat diakses

dan diketahui pada bila-bila masa.

• Cetakan surat jemputan, penawaran kursus/latihan dan cetakan sijil kursus dapat dijana

melalui sistem.

• Semua kursus yang mana telah dijadualkan tetapi tidak dapat dilaksana pada tahun

semasa dapat di panjangkan ke tahun berikutnya dan pemohon tidak perlu untuk

memohon semula.

Signifikan

• Kakitangan mendapat manfaat dengan membuat semakan secara online tanpa perlu

merujuk kepada pegawai perkhidmatan untuk mendapat / melihat prestasi kursus

individu.

• Semakan permohonan menghadiri latihan dapat dibuat secara online dari masa ke

semasa.

• Penjimatan masa proses permohonan dan pengurusan latihan

• Penjimatan kos ke arah ICT hijau melalui penjimatan penggunaan kertas.

• Antaramuka sistem yang mesra penggguna membolehkan ia dikendalikan oleh semua

kakitangan walaupun dengan pengetahuan ICT yang minimum.

• Penjimatan kos pembangunan sistem kerana sistem ini dapat dipakai oleh semua

agensi kerajaan negeri yang berjumlah lebih dari 50 agensi melalui satu sistem sahaja

dengan konsep “Satu Sistem Satu Negeri” dengan aplikasi dan pengkalan data

berpusat.

• Memenuhi keperluan kriteria “Sistem Star Rating”

Keberkesanan

• Memudahkan pemantauan kehadiran latihan kakitangan Kerajaan Negeri.

• Sebagai satu mekanisme pemantauan kehadiran latihan anggota perkhidmatan awam

Kerajaan Negeri yang mana laporannya boleh dibentangkan di mesyuarat pengurusan

sumber manusia peringkat negeri mahupun jabatan.

• Memudahkan pemantauan dan analisis keberkesanan sesuatu kursus.

• Mengelakkan kes terlepas pandang bagi kursus-kursus wajib yang perlu dihadiri

kakitangan seperti Induksi dan sebagainya.

• Menyediakan sistem pengurusan latihan yang lengkap dari penjadualan tahunan latihan,

penawaran, permohonan, pemilihan, surat pemberitahuan, kehadiran, penilaian

sehingga pengeluaran sijil penyertaan.

• Menyediakan sistem penyimpanan rekod latihan yang lengkap merangkumi latihan yang

dianjur oleh BPSM SUK yang diurus melalui sistem ini atau latihan-latihan luar (dalam

negeri atau luar negara)

Gambarajah Antaramuka Sistem

Skrin Utama e-Latihan

Skrin Permohonan Kursus

Skrin Penilaian Kursus

Skrin Pemilihan Peserta

Surat Panggilan Kursus

Skrin Rekod Kehadiran Individu

Laporan Kehadiran Individu

Skrin Kehadiran Berdasarkan Jabatan

Laporan Pematuhan Latihan Jabatan

Statistik Penilaian Kursus

Penutup

Sistem e-Latihan yang dibangunkan semula ini adalah salah satu bentuk inovasi penyampaian

perkhidmatan yang dijalankan di Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BPSM), Pejabat

Setiausaha Kerajaan Negeri Kelantan.

Sistem yang dibangunkan semula oleh Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat, Pejabat

Setiausaha Kerajan Negeri Kelantan ini bertujuan membantu meningkatkan kecekapan BPSM

didalam menguruskan aktiviti latihan, penyimpanan rekod latihan, dan pemantauan pematuhan

latihan Agensi-Agensi Kerajaan Negeri Kelantan berdasarkan Pekeliling Perkhidmatan Bil 6,

2005, Dasar Sumber Manusia Sektor Awam.