sistem fail
Post on 13-Aug-2015
1.324 Views
Preview:
TRANSCRIPT
TRANSFORMASIONAL GURU BESAR 2010TAJUK: 5 S DAN PENGURUSAN FAIL
TRANSFORMASIONAL GURU BESAR 2010TAJUK: 5 S DAN PENGURUSAN FAIL
PENYERAGAMAN PENGKELASAN PERKARA DAN
PENGKODAN FAIL BAGI KESELURUHAN PENTADBIRAN
DIBAWAH JABATAN PELAJARAN NEGERI JOHOR
AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI MELALUI PENDEKATAN 5S
OBJEKTIF TAKLIMAT OBJEKTIF TAKLIMAT
1.1.Memahami amalan persekitaran kerja yang Memahami amalan persekitaran kerja yang berkualiti melalui amalan 5S berkualiti melalui amalan 5S
2.2. Mewujudkan persekitaran kerja yang Mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti berkualiti
3.3. Meningkatkan produktiviti melalui Meningkatkan produktiviti melalui amalan 5 S amalan 5 S
Amalan untuk wujudkan tempat kerja lebih produktif.
Membina budaya kerja yang positif dan dinamik.
5S ialah lima perkataan Jepun iaitu Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke bermaksud Sisih, Susun , Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal.
Amalan 5S meliputi pengetahuan teknikal, praktikal dan logik untuk menghasilkan penambahbaikan.
APA ITU 5S ?APA ITU 5S ?
Definisi SEIRI - Definisi SEIRI - SISIHSISIH
SEIRI - Menyisih dan membuang barang yang tidak perlu di tempat kerja.
Kuantitatif
Penjimatan ruang
Kawalan stok & produk yang cekap
Masa pencarian yang pantas
Kualitatif
Tempat kerja lebih selamat
Suasana kerja lebih selesa
Mudah mengesan tempat/ alat/bahan rosak lebih awal
KESAN LAKSANA SISIH
SeiriSeiri SeitonSeiton
SeisoSeisoSeiketsuSeiketsu
ShitsukeShitsuke
ItemItem Tak DiperlukanTak Diperlukan
SISIHSISIH
Yang Mana???
Tindakan
Cari pembeli yang menawarkan harga tinggi
Cari cara merendahkan kos dan selamat
Buang dengan segera
AKTIVITI SISIH
Stratifikasi
Item yang tiada nilai dan
senang dibuang
Item ada nilai danboleh dijual
Item tiada nilai tapi kos
pelupusan tinggi
Definisi SEITON - SUSUN
SEITON - Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas, mudah diambil dan disimpan semula ditempatnya.
Kuantitatif
• Kawalan stok & produk yang cekap
• Masa pencarian yang pantas
• Proses kerja lebih pantas
• Mengelak kesilapan & kesalahan
• Kadar kehilangan peralatan rendah
• Kualitatif
• Suasana kerja lebih selesa
• Mendidik disiplin pekerja positif
• Pekerja terus menjana idea kreatif
• Moral pekerja tinggi
• Selamat ditempat kerja
• Mengamalkan FIFO
KESAN LAKSANA - SUSUN
SeiriSeiri SeitonSeiton
SeisoSeisoSeiketsuSeiketsu
ShitsukeShitsuke
SUSUN
Pengasingan Tindakan diperlukan
Bahan selalu digunakan
Mesti diletakkan dekat di kawasan kerja yang
utama
Bahan kadang kala digunakan Boleh ditempatkan jauh
sedikit
Bahan tidak digunakan langsung tetapi mesti disimpan
Mesti disimpan dalam setor dengan pengenalan
yang jelas
SUSUN
Bahan diperlukan
SISIH
Definisi SEISO - SAPU
SeiriSeiri SeitonSeiton
SeisoSeisoSeiketsuSeiketsu
ShitsukeShitsuke
SEISO - Mencuci tempat kerja dengan rapi supaya tiada
habuk,kotoran di lantai, mesin dan peralatan.
Bagaimana SAPU?
Mungkin tempat/peralatan/kawasan itu perlu disapu/dibersih/dijaga (Setiap jam, Setiap hari, Sekali seminggu, Sekali sebulan, Tiga bulan sekali, Enam bulan sekali, Setahun sekali).
Kuantitatif
Sistem kawalan stok & produk lebih murah dan menjimatkan
Kos kerosakan peralatan rendah
Proses kerja pantas dan tidak berulang “ right the first time”
Kualiti produk bertambah
Masa membersih lebih pantas
Kualitatif
Suasana kerja lebih selesa dan ceria
Pekerja terus menjana idea kreatif
Moral pekerja tinggi
Selamat di tempat kerja
KESAN LAKSAN
A
e. Definisi SHITSUKE - SENTIASA AMALe. Definisi SHITSUKE - SENTIASA AMAL
SeiriSeiri SeitonSeiton
SeisoSeisoSeiketsuSeiketsu
ShitsukeShitsuke
SHITSUKE - Berdisiplin dan melatih pekerja mematuhi
peraturan dan berbudaya kualiti di tempat kerja.
Bagaimana SENTIASA AMAL ?
Mematuhi panduan dan standard yang telah ditentukan supaya budaya kerja cemerlang itu dapat dibangunkan.
Kuantitatif
• Kos pengeluaran rendah
• Produktiviti pekerja meningkat
• Kualiti produk / perkhidmatan meningkat
• Memperolehi Sijil 5S
• Kemalangan sifar ditempat kerja
KESAN LAKSANA
Kualitatif
• Disiplin pekerja positif dan inovatif
• Kemahiran pekerja meningkat
• Kesihatan pekerja bertambah baik
• Pekerja setia kepada organisasi
• Budaya kerja berpasukan yang tinggi
Bagaimana SENTIASA AMAL ?Mematuhi panduan dan standard yang telah ditentukan supaya budaya kerja cemerlang itu dapat dibangunkan.
• Audit dalaman dijalankan
• Adakan pertandingan dalaman
• Mendapat Persijilan 5S dari MPC
• Menyertai Pertandingan 5S antara organisasi
• Melawat organisasi contoh
• Penghargaan dan galakan
• Kajian semula keberkesanan 5S
• Laksana program lanjutan P&Q lain
5S Program Keseluruhan Dalam Organisasi
• Program menyeluruh yang melibatkan semua orang dalam organisasi.• Pendekatan yang sangat berkesan untuk memotivasi pekerja, meningkatkan produktiviti dan
persekitaran tempat kerja.• Perlu dilaksanakan secara berterusan.
Sumbangan kepada - PQCDSM
Kesan Amalan 5S :
Produktiviti - tinggi Kualiti - yang berkekalan Kos - menurun Penghantaran- yang tepat Selamat - di tempat kerja Moral Pekerja - tinggi
5S?5S?
Kekuatan budaya 5S
Membina Budaya Kaizen di tempat kerja. Bina semangat kerja berpasukan. Melatih pekerja lebih berdisiplin. Menyumbang idea kreatif dan inovatif. Bina moral pekerja yang tinggi. Bersedia melaksana program peningkatan P&Q yang lebih mencabar.
55SS??
Sebab Amalan 5S Disukai
Mudah dilaksana oleh semua syarikat sama ada kecil, sederhana atau besar. Sama ada sektor pengilangan, perkhidmatan atau individu. Konsep yang senang difahami tidak dan memerlukan pemahaman istilah yang susah. Semua orang sukakan kebersihan keselesaan ,keselamatan & kecekapan.
3 Jenis Tempat Kerja
KELAS TIGA:Dimana para pekerja membuat kotoran merata-rata dan tiada siapa yang membersihkannya.
KELAS DUA:Sekumpulan orang buat kotor dan ada sekumpulan orang yang membersihkan.
KELAS SATU:Tiada pekerja membuat kotor dan setiap orang melakukan pembersihan.
Sokongan dan komitmen berterusan dari pihak pengurusan
Bermula dengan kesedaran, latihan, pemantauan dan penilaian.
Semua orang mengamalkannya dan tiada yang terkecuali.
Ulangi putaran 5S untuk menjadi budaya.
4 FAKTOR UTAMA KEJAYAAN 5S4 FAKTOR UTAMA KEJAYAAN 5S
KULIT FAIL ( WARNA PUTIH )
PERKARA
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
(Am 435 – Pin. 1/80)
Kertas-kertas Yang Berhubung Didaftarkan di bawah perkara
TARIKH KANDUNGAN PERTAMA TARIKH KANDUNGAN AKHIR
MELUBANG FAIL
PERKARA
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
(Am 435 – Pin. 1/80)
Kertas-kertas Yang Berhubung Didaftarkan di bawah perkara
TARIKH KANDUNGAN PERTAMA TARIKH KANDUNGAN AKHIR
LUBANG UNTUK TALI HIJAU JARAK 4 SM DARI ATAS BUCU FAIL
CARA MELUBANG LUBANG FAIL
(Am 435 – Pin. 1/80)
PENANDA TETENGAH
FAIL
MESIN PENEBOK KERTAS
LUBANG
CARA MELUBANG SURAT
SURAT
PENANDA TETENGAH
MESIN PENEBOK KERTAS
LUBANG
TAJUK FAIL
PERKARA
PEKELILING IKHTISAS
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
(Am 435 – Pin. 1/80)
Kertas-kertas Yang Berhubung Didaftarkan di bawah perkara
TARIKH KANDUNGAN PERTAMA TARIKH KANDUNGAN AKHIR
TAJUK FAIL
NO. RUJUKAN FAIL
PERKARA
PERKELILING IKHTISAS
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
(Am 435 – Pin. 1/80)JBA 6028/100-1/1
Kertas-kertas Yang Berhubung Didaftarkan di bawah perkara
TARIKH KANDUNGAN PERTAMA TARIKH KANDUNGAN AKHIR
NO RUJUKAN FAIL Pentadbiran
NO PENDAFTARAN FAIL
PERKARA
PERKELILING IKHTISAS
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Pentadbiran
(Am 435 – Pin. 1/80)
150JBA 6028/100-1/1
Kertas-kertas Yang Berhubung Didaftarkan di bawah perkara
TARIKH KANDUNGAN PERTAMA TARIKH KANDUNGAN AKHIR
NO PENDAFTARAN FAIL
TARIKH FAIL DIBUKA
PERKARA
PERKELILING IKHTISAS
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Pentadbiran
(Am 435 – Pin. 1/80)
150JBA 6028/100-1/1
Kertas-kertas Yang Berhubung Didaftarkan di bawah perkara
TARIKH KANDUNGAN PERTAMA
02/10/10 TARIKH KANDUNGAN AKHIR
TARIKH FAIL DIBUKA
TARIKH FAIL DITUTUP
PERKARA
PERKELILING IKHTISAS
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Pentadbiran
(Am 435 – Pin. 1/80)
150JBA 6028/100-1/1
Kertas-kertas Yang Berhubung Didaftarkan di bawah perkara
TARIKH KANDUNGAN PERTAMA
02/10/10 TARIKH KANDUNGAN AKHIR 02/10/11
TARIKH FAIL DITUTUP
BUTIRAN FAIL LENGKAP
PERKARA
PERKELILING IKHTISAS
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Pentadbiran
(Am 435 – Pin. 1/80)
150JBA 6028/100-1/1
Kertas-kertas Yang Berhubung Didaftarkan di bawah perkara
TARIKH KANDUNGAN PERTAMA
02/10/10 TARIKH KANDUNGAN AKHIR 02/10/11
KEPERLUAN BUTIRAN FAIL
PERKARA
PERKELILING IKHTISAS
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Pentadbiran
(Am 435 – Pin. 1/80)
150JBA 6028/100-1/1
Kertas-kertas Yang Berhubung Didaftarkan di bawah perkara
TARIKH KANDUNGAN PERTAMA
02/10/10 TARIKH KANDUNGAN AKHIR 02/10/10
NO PENDAFTARAN FAIL
NO RUJUKAN FAIL
TAJUK FAIL
TARIKH FAIL DIBUKA TARIKH FAIL DITUTUP
LUBANG UNTUK TALI HIJAU
PENGKODAN NOMBOR YANG MANA AKAN MENJADI NOMBOR RUJUKAN FAIL
KATEGORI NOMBOR FAIL
URUSAN AM 100 PENTADBIRAN
200 BANGUNAN DAN HARTA
300 KELENGKAPAN DAN BEKALAN
400 KEWANGAN
500 PERSONEL
URUSAN FUNGSIAN 600 PENGURUSAN KURIKULUM
700 PENGURUSAN KOKURIKULUM
CARA MENULIS NOMBOR FAIL
JBA 6028/100-1/1• JBA 6028 – SINGKATAN ORGANISASI• 100 KOD - PERKARA UTAMA • 1/1 – PENTADBIRAN AM
KERTAS MINIT
KERTAS MINIT
• Setiap fail perlu ada kertas minit
• Kertas minit digunakan untuk mencatat semua surat-surat masuk dan keluar serta tindakan atau catatan berkaitan dengan isi kandungan surat-surat berkenaan.
KERTAS MINIT
• Surat-surat masuk dicatat dengan dakwat merah.
• Surat-surat keluar dicatat dengan dakwat biru / hitam.
CARA MENGKANDUNGKAN SURAT DALAM FAIL
• Catatkan bilangan kandungan fail di sudut kanan atas surat.
• Nombor kandungan diletakkan dalam bulatan
CARA MENGKANDUNGKAN SURAT DALAM FAIL
• Surat diterima, Nombor dan bulatan perlu ditanda dengan warna merah
242
CARA MENGKANDUNGKAN SURAT DALAM FAIL
• Surat dihantar keluar, nombor dan bulatan perlu ditanda warna biru atau hitam
242
35
Minit tindakan……
• Minit yang panjang hendaklah ditaip ke dalam kertas berasingan sebagai minit bebas dan hendaklah dimasukkan sebagai satu kandungan atau lampiran ke dalam fail
• Pegawai perlu menulis ringkasan jawatan dan tanda tangan penuh
36
Minit tindakan
• Semua perenggan dalam sesuatu minit, melainkan perenggan pertama hendaklah diberi nombor
• Minit dengan tulisan tangan hendaklah ditulis dengan jelas
37
Kertas MinitNo: Fail: m.s.
SuratMemoPekellingbertarikh
dimasukkanpada
Pengesahan dalam Perkhidmatan PPPJ. Pend. Pk.(AM)4220/2/Jld2/(45)
22.8.2008 30.8.2008
20
JBA8011/100-01/01/002
Pen.Kanan Tadbiran, Kandungan (20) di atas untuk makluman dan tindakan.2. Sila berbincang dan maklumkan kepada saya keputusannya. Terima kasih.
t.t. Ringkas tarikh
38
Kertas MinitNo: Fail: m.s.JBA8011/100-01/01/002
21 Dikirim pada 28 SEP 2008
Telah berbincang dan keputusan telah dibuat dan dipersetujui. Dimaklumkan kepada Pengetua untuk tindakan selanjutnya pada 22.9.2008.t.t.
Dipersetujui.t.t. Ringkas
tarikh
MENGKANDUNGKAN DAN MEMINITKAN SURAT MASUK DALAM FAIL
Tarikh surat di terima 10.07.10 daripada JPA6008. Sukan/700-5/6(2) Perkara : SukanUntuk Semua Tarikh surat di kandung dalam fail : 10.07.10Tindakan : Guru Penolong Kanan Kokurikulum Pn Hjh Asnida Bt Mohd Said
MENGKANDUNGKAN DAN MEMINITKAN SURAT KELUAR DALAM FAIL
Tarikh surat di terima ……….… daripada ……..........Perkara:……………………………………………………………..............................................................................Tarikh surat di kandung dalam fail : …………………..………………………………………………………………………….Tindakan : …………………………………………………………
MENGKANDUNGKAN DAN MEMINITKAN SURAT MASUK DALAM FAIL
Tarikh surat di terima 10.07.10 daripada JPA6008. Sukan/700-5/6(2) Perkara :
SukanUntuk Semua Tarikh surat di kandung dalam fail : 10.07.10Tindakan : Guru Penolong Kanan
Kokurikulum Pn Hjh Asnida Bt Mohd Said
11
MENGKANDUNGKAN DAN MEMINITKAN SURAT KELUAR DALAM FAIL
Surat bertarikh :10.07.10 kepada :JPA6008. Sukan/700-5/6(2)
Perkara : SukanUntuk Semua Tarikh surat dihantar : 10.07.10
12
top related