6 · web view~ semua penyimpanan maklumat atau data akan kemas kini dan teratur. ~ dengan...

6 PENGURUSAN & PENTADBIRAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

6.1 PENGURUSAN SISTEM FAIL PSS

Pendahuluan

Fail-fail sangat penting dalam semua urusan rasmi kerajaan. Fail-fail ini bukan sahaja merekodkan tindakan-tindakan yang telah diambil ataupun keputusan-keputusan yang telah dicapai bahkan juga sebagai alat untuk mengetahui kelemahan atau kejayaan sesuatu program atau perkara.

Oleh itu, fail-fail perlu disimpan secara sistematik. Setiap organisasi memerlukan sistem penyimpanan fail-fail yang baik. Faktor-faktor penting seperti perancangan dan laporan aktiviti, data dan statistik, maklumat pembacaan ataupun proses pinjaman dan pemulangan buku akan mudah diperolehi melalui fail-fail yang disimpan secara sistematik dan kemaskini.

Pengertian Sistem Fail

Sistem fail ialah satu proses mengklasifikasikan, menyusun dan menyimpan rekod ataupun maklumat secara sistematik serta mudah diperolehi pada bila-bila masa diperlukan.

Kepentingan Sistem Fail

Sistem fail perlu :

a. Supaya rekod atau maklumat dapat diperolehi dengan segera apabila dikehendaki.

b. Semua rekod dapat disimpan secara terurus dan sistematik.

c. Sistem fail yang sistematik akan memudahkan pihak pengurusan ataupun pengganti yang mengambil alih tugas-tugas yang ditinggalkan.

d. Pengetahuan yang mendalam mengenai sistem fail akan meningkatkan kecekapan sesebuah organisasi.

Prinsip-prinsip Asas Sistem Fail

1. Fail mestilah tidak banyak menggunakan ruang.2. Fail mestilah mudah disediakan dan mudah disimpan.3. Fail mestilah berharga murah serta mudah didapati di pasaran.4. Fail mesti mudah diperluas dan dapat dipakai berterusan . Fail ini mestilah

bersifat aktif.5. Fail mestilah mudah diperolehi apabila diperlukan.6. Fail mestilah diberi tanda apabila dikeluarkan.7. Pengedaran fail mestilah bersistem. Pergerakan fail akan dicatatkan.

Ciri-ciri Sistem Fail

1. Kedapatan - menggunakan ruang yang minima.2. Assesibiliti - mudah untuk dirujuk.3. Ekonomi - kos yang minima.4. Keanjalan - mudah diperluas.5. Lokasi - diletakkan di tempat yang mudah diperolehi.6. Rujukan Silang - mudah untuk mengesan dokumen lain yang

berkaitan.Rekod dapat diperolehi dalam berbagai-bagai tajuk.

7. Retention - fail yang tidak aktif akan dipindahkan.8. Klasifikasi - mudah untuk dibuat rujukan.

Fail-fail Yang Ada di Pusat Sumber

Semua fail di Pusat Sumber Sekolah Kebangsaan Gombak (1) dikelaskan dalam 7 bidang yang telah ditetapkan.. Ketujuh-tujuh bidang ini mempunyai kod yang berbeza adalah di bawah bidang kurikulum.

Bagi fail yang berkulit keras, nombor fail diletakkan di tulang fail. Sementara fail berkulit nipis, nombor fail diletakkan bahagian depan fail.

Setiap fail mempunyai kertas minit. Tujuan kertas minit ini adalah untuk merekodkan penerimaan dan penghantaran keluar surat-surat. Setiap surat yang diterima atau dikeluarkan akan diberikan satu nombor rujukan. Kertas minit ini ditampalkan di sebelah kiri fail.

Kertas minit ini ditampalkan di sebelah kiri fail.

* Surat / Kandungan masuk - ditulis dengan dakwat merah* Surat / Kandungan keluar - ditulis dengan dakwat biru / hitam

Nombor turutan kandungan ditulis di sebalah kiri garisan dan perlu dibulatkan. Nombor yang sama ditulis pada surat / kandungan di sudut sebelah kanan di atas.

Setelah mengandungi 100 kandungan atau kandungannya terlalu tebal, fail itu hendaklah ditutup. Catatkan bilangan jilid pada nombor rujukan dan bukalah fail lain dengan menggunakan Jilid 2. Kod fail masih sama. Mulakan dengan nombor 01.

Contoh :

SKG(1)-PSS / 01/04/01/001 Jil.2 (01)

Pusat Sumber Sekolah Kebangsaan Gombak (1) menggunakan fail berkulit tebal untuk memudahkan penyimpanan dan pencarian fail.

Kod dan Bidang Fail PSSKOD BIDANG01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

Pengurusan dan Pentadbiran PSS

Siaran Pusat Kegiatan Guru ( PKG )

Siaran Pejabat Pendidikan Daerah ( PPD )

Siaran Pusat Sumber Pendidikan Negeri ( PSPN ) / Jabatan Pendidikan Negeri ( JPN )

Siaran Bahagian Teknologi Pendidikan ( BTP) / Kementerian Pendidikan Malaysia ( KPM )

Aktiviti Pusat Sumber Sekolah

Koleksi Pusat Sumber Sekolah

Kewangan Pusat Sumber Sekolah

Perkhidmatan Pusat Sumber Sekolah

Am ( Pusat Sumber Sekolah )

01 Pengurusan dan Pentadbiran PSS

SKSU – PSS 01 / 04 / 01 / 001 Surat Pekeliling Ikhtisas / PerkhidmatanSKSU – PSS 01 / 04 / 01 / 002 Surat Pekeliling AmSKSU – PSS 01 / 04 / 01 / 003 Surat SiaranSKSU – PSS 01 / 04 / 01 / 004 Surat Keluar MasukSKSU – PSS 01 / 04 / 01 / 005 Data Statistik Guru dan PelajarSKSU – PSS 01 / 04 / 01 / 006 Data Statistik Guru yang BerkursusSKSU – PSS 01 / 04 / 01 / 007 Data Peribadi Guru Penyelaras PSSSKSU – PSS 01 / 04 / 01 / 008 AJK Induk PSSSKSU – PSS 01 / 04 / 01 / 009 AJK Kerja PSSSKSU – PSS 01 / 04 / 01 / 010 AJK Pembantu PSSSKSU – PSS 01 / 04 / 01 / 011 Surat Perlantikan AJK PSSSKSU – PSS 01 / 04 / 01 / 012 Fail KuasaSKSU – PSS 01 / 04 / 01 / 013 Fail Manual Prosedur Kerja ( MPK )SKSU – PSS 01 / 04 / 01 / 014 Fail Meja PerpustakaanSKSU – PSS 01 / 04 / 01 / 015 Fail Meja ABMSKSU – PSS 01 / 04 / 01 / 016 Fail Meja APDSKSU – PSS 01 / 04 / 01 / 017 Fail Meja Makmal KomputerSKSU – PSS 01 / 04 / 01 / 018 Fail Meja Bilik SALSKSU – PSS 01 / 04 / 01 / 019 Fail Timbul

02 Pusat Kegiatan Guru ( PKG )

SKSU – PSS 01 / 04 / 02 / 001 Surat Pekeliling PKGSKSU – PSS 01 / 04 / 02 / 002 Surat SiaranSKSU – PSS 01 / 04 / 02 / 003 Mesyuarat PKGSKSU – PSS 01 / 04 / 02 / 004 Aktiviti PKG ( Bengkel, Seminar, Lawatan )SKSU – PSS 01 / 04 / 02 / 005 Aktiviti KurikulumSKSU – PSS 01 / 04 / 02 / 006 Aktiviti KokurikulumSKSU – PSS 01 / 04 / 02 / 007 Kegiatan SosialSKSU – PSS 01 / 04 / 02 / 008 Projek Khas ( Projek Pembangunan PSS )SKSU – PSS 01 / 04 / 02 / 019 Fail Timbul

03 Pejabat Pendidikan Daerah ( PPD )

SKSU – PSS 01 / 04 / 03 / 001 Surat Pekeliling PPDSKSU – PSS 01 / 04 / 03 / 002 Surat SiaranSKSU – PSS 01 / 04 / 03 / 003 Mesyuarat PPDSKSU – PSS 01 / 04 / 03 / 004 Aktiviti PPD ( Bengkel, Seminar, Lawatan )SKSU – PSS 01 / 04 / 03 / 005 Aktiviti KurikulumSKSU – PSS 01 / 04 / 03 / 006 Aktiviti KokurikulumSKSU – PSS 01 / 04 / 03 / 007 Kegiatan SosialSKSU – PSS 01 / 04 / 03 / 008 Projek Khas ( Projek Pembangunan PSS )SKSU – PSS 01 / 04 / 03 / 009 Fail Timbul

04 Pusat Sumber Pendidikan Negeri (PSPN ) Jabatan Pendidikan Negeri ( JPN )

SKSU – PSS 01 / 04 / 04 / 001 Surat Pekeliling JPS / JPNSKSU – PSS 01 / 04 / 04 / 002 Surat SiaranSKSU – PSS 01 / 04 / 04 / 003 Mesyuarat JPS / JPNSKSU – PSS 01 / 04 / 04 / 004 Aktiviti JPS / JPN ( Bengkel, Seminar, Lawatan )SKSU – PSS 01 / 04 / 04 / 005 Aktiviti KurikulumSKSU – PSS 01 / 04 / 04 / 006 Aktiviti KokurikulumSKSU – PSS 01 / 04 / 04 / 007 Kegiatan SosialSKSU – PSS 01 / 04 / 04 / 008 Projek Khas ( Projek Pembangunan PSS )SKSU – PSS 01 / 04 / 04 / 019 Fail Timbul

05 Bahagian Teknologi Pendidikan ( BTP ) / Kementerian Pendidikan Malaysia ( KPM )

SKSU – PSS 01 / 04 / 05 / 001 Surat Pekeliling BTP / KPMSKSU – PSS 01 / 04 / 05 / 002 Surat SiaranSKSU – PSS 01 / 04 / 05 / 003 Mesyuarat BTP / KPMSKSU – PSS 01 / 04 / 05 / 004 Aktiviti BTP / KPM ( Bengkel, Seminar, Lawatan )SKSU – PSS 01 / 04 / 05 / 005 Aktiviti KurikulumSKSU – PSS 01 / 04 / 05 / 006 Aktiviti KokurikulumSKSU – PSS 01 / 04 / 05 / 007 Kegiatan SosialSKSU – PSS 01 / 04 / 05 / 008 Projek Khas ( Projek Pembangunan PSS )SKSU – PSS 01 / 04 / 05 / 009 Fail Timbul

06 Aktiviti Pusat Sumber Sekolah

SKSU – PSS 01 / 04 / 06 / 001 Rancangan Aktiviti PSSSKSU – PSS 01 / 04 / 06 / 002 Kertas Kerja ProgramSKSU – PSS 01 / 04 / 06 / 003 Mesyuarat AJK Induk PSSSKSU – PSS 01 / 04 / 06 / 004 Mesyuarat AJK Kerja PSSSKSU – PSS 01 / 04 / 06 / 005 Aktiviti PSS ( Kursua / Bengkel / Taklimat dsb )SKSU – PSS 01 / 04 / 06 / 006 Program Perkembangan StafSKSU – PSS 01 / 04 / 06 / 007 Pertandingan PSSSKSU – PSS 01 / 04 / 06 / 008 Projek Khas ( Projek Pembangunan PSS )

SKSU – PSS 01 / 04 / 06 / 009 Program Bacaan ( NILAM )SKSU – PSS 01 / 04 / 06 / 010 Laporan Aktiviti PSS ( bulanan dan tahunan )

SKSU – PSS 01 / 04 / 06 / 011 Fail Timbul

07 Koleksi Pusat Sumber Sekolah

SKSU – PSS 01 / 04 / 07 / 001 Surat PekelilingSKSU – PSS 01 / 04 / 07 / 002 Kemudahan Fizikal PSSSKSU – PSS 01 / 04 / 07 / 003 Buku PSSSKSU – PSS 01 / 04 / 07 / 004 Bahan Bukan Buku PSSSKSU – PSS 01 / 04 / 07 / 005 Pengurusan dan Penyelenggaraan Harta ModalSKSU – PSS 01 / 04 / 07 / 006 Pengurusan InventoriSKSU – PSS 01 / 04 / 07 / 007 Pengurusan Bekalan PejabatSKSU – PSS 01 / 04 / 07 / 008 Pengurusan Bahan PSS ( Am)

- Majalah & Surat Khabar

SKSU – PSS 01 / 04 / 07 / 009 Semakan Stok & Hapus Kira


08 Kewangan Pusat Sumber Sekolah

SKSU – PSS 01 / 04 / 08 / 001 Surat Pekeliling Perbendaharaan / Kewangan PSSSKSU – PSS 01 / 04 / 08 / 002 Anggaran Belanjawan PSSSKSU – PSS 01 / 04 / 08 / 003 Laporan Kewangan PSS ( bulanan & tahunan )SKSU – PSS 01 / 04 / 08 / 004 Wang Bantuan KerajaanSKSU – PSS 01 / 04 / 08 / 005 Wang Sumber Awam ( SUWA )SKSU – PSS 01 / 04 / 08 / 006 Pesanan Kerajaan SKSU – PSS 01 / 04 / 08 / 007 Invois / Bil / Resit

SKSU – PSS 01 / 04 / 08 / 008 Sumbangan / Derma

SKSU – PSS 01 / 04 / 08 / 009 Tabung PSS


09 Perkhidmatan Pusat Sumber Sekolah

SKSU – PSS 01 / 04 / 09 / 001 Surat PekelilingSKSU – PSS 01 / 04 / 09 / 002 Perkhidmatan Pinjaman BukuSKSU – PSS 01 / 04 / 09 / 003 Perkhidmatan Pinjaman Bahan Bukan BukuSKSU – PSS 01 / 04 / 09 / 004 Perkhidmatan Pinjaman PeralatanSKSU – PSS 01 / 04 / 09 / 005 Perkhidmatan Penggunaan Bilik / RuangSKSU – PSS 01 / 04 / 09 / 006 Perkhidmatan Penggunaan BahanSKSU – PSS 01 / 04 / 09 / 007 Perkhidmatan Penggunaan PeralatanSKSU – PSS 01 / 04 / 09 / 008 Pengajaran Pembelajaran Modul PSS

SKSU – PSS 01 / 04 / 09 / 009 Radio / TV Pendidikan / AstroSKSU – PSS 01 / 04 / 09 / 010 Sistem Automasi


10 Am (Pusat Sumber Sekolah )

SKSU – PSS 01 / 04 / 10 / 001 Badan Pengawas PSSSKSU – PSS 01 / 04 / 10 / 002 Kelab Pusat Sumber SekolahSKSU – PSS 01 / 04 / 10 / 003 Agensi KerajaanSKSU – PSS 01 / 04 / 10 / 004 Agensi SwastaSKSU – PSS 01 / 04 / 10 / 005 PIBG SekolahSKSU – PSS 01 / 04 / 10 / 006 Kelab Komputer


6.2 FORMAT REKOD-REKOD PENGGUNAAN, PINJAMAN DAN PEMULANGAN

6.2.1 REKOD-REKOD PUSAT SUMBER SEKOLAH

6.2.1.1 PENGERTIAN

Rekod-rekod merupakan bahan bertulis ( catatan ) yang dibuat untuk dijadikan bahan rujukan atau ingatan pada masa hadapan.

6.2.1.2 KEPENTINGAN REKOD-REKOD

~ Rekod ini merupakan bahan rujukan utama untuk mendapatkan sesuatu maklumat dalam Pusat Sumber.

~ Masa dapat dijimatkan terutama apabila mencari sesuatu maklumat.

~ Semua penyimpanan maklumat atau data akan kemas kini dan teratur.

~ Dengan merujuk rekod, pembelian bertindih barangan atau peralatan dapat dielakkan.

~ Rekod akan memudahkan urusan penyemakan stok atau membuat kerja menghapus kira bahan.

` Rekod juga dapat dijadikan asas untuk merancang aktiviti atau program pada masa akan datang.

~ Dengan merujuk rekod juga wang atau peruntukan dapat diagih-agihkan mengikut unit berasaskan keperluan semasa ataupun kehendakpelanggan.

6.2.1.3 PRINSIP ASAS REKOD

Sebarang rekod yang disediakan mestilah memudahkan urusan untuk menganalisa data. Maklumat dapat diperoleh dengan mudah dan tidak membebankan Penyelaras atau pun orang yang bertanggungjawab.

6.2.1.4 JENIS –JENIS REKOD DALAM PUSAT SUMBER SEKOLAH

6.2.1.4.1 Rekod Penggunaan~ Rekod Penggunaan bilik~ Rekod Penggunaan Bahan Bantu Mengajar~ Rekod Penggunaan Peralatan~ Rekod Penggunaan Komputer

6.2.1.4.2 Rekod Peminjaman~ Rekod Peminjaman Buku~ Rekod Peminjaman BBM~ Rekod Peminjaman Peralatan~ Rekod Pinjaman Projek Pukal

6.2.1.4.3 Rekod Perolehan~ Rekod Perolehan Bahan Buku~ Rekod Perolehan Bahan Bukan Buku~ Rekod Perolehan Bekalan Pejabat~ Rekod Perolehan Bank Soalan~ Rekod Perolehan Majalah~ Rekod Perolehan Surat Khabar

6.2.1.4.4 Rekod Laporan Bertugas AJK & Pembantu PSS

6.2.1.4.5 Rekod-rekod Lain~ Rekod Pelawat~ Rekod Tempahan Bilik~ Rekod Tempahan Peralatan~ Rekod Tempahan BBM

6.2.2 CONTOH – CONTOH FORMAT REKOD

6.2.2.1 REKOD PENGGUNAAN

A. Rekod Penggunaan Bilik Perpustakaan ( Guru )

PUSAT SUMBERSEKOLAH KEBANGSAAN SELAYANG UTAMA

REKOD PENGGUNAAN PERPUSTAKAAN ( GURU )

TARIKH :_______________ HARI : ___________

TUJUAN

BIL

NAMA GURU MEMINJAM/MEMULANGKAN BUKU

MEMBACA P&P BERTUGAS TANDA TANGAN

NOTA : TANDAKAN ( / ) PADA RUANGAN YANG BERKENAAN

B. Rekod Penggunaan Perpustakaan ( Murid )


REKOD PENGGUNAAN PERPUSTAKAAN ( MURID )

TARIKH :_______________ HARI : ___________

TUJUAN

BIL

NAMA MURID KELAS MEMIN-JAM BUKU

MEMU-LANGBUKU

MEMBACABUKU

ULANGKAJI

NOTA : TANDAKAN ( / ) PADA RUANGAN YANG BERKENAAN

C. Rekod Penggunaan Perpustakaan


REKOD PENGGUNAAN PERPUSTAKAAN

BULAN : ________________

BIL TARIKH NAMA GURU KELAS MASA AKTIVITI TANDA TANGAN

6.3 CONTOH BORANG AKVITI PSS


CADANGAN AKTIVITI BULAN PSS 2005( Untuk disertai oleh murid )

PANITIA : ……………………………

TAHUN AKTIVITI OBJEKTIF SYARAT / PELAKSANAAN TARIKH

Disediakan oleh :

…………………………………………( )


PERTANDINGAN MEMBINA BAHAN BANTU MENGAJAR

PERATURAN PERTANDINGAN

1. BAHAN BANTU MENGAJAR DARIPADA BAHAN TERBUANG

~ Melibatkan semua panitia mata pelajaran.~ Pilih tajuk yang sesuai dengan tahap pencapaian murid.~ Bahan yang digunakan mestilah menggunakan bahan terbuang.~ Sediakan satu rancangan pengajaran harian yang berkaitan dengan penggunaan bahan tersebut.~ Setiap panitia dikehendaki membuat persembahan pengajaran berpandukan

rancangan pengajaran harian yang disediakan pada hari penilaian diadakan.~ Sediakan aktiviti suslan ( lembaran kerja ) untuk aktiviti pemulihan dan

pengayaan bersama-sama bahan yang dihasilkan.~ Segala hasil ciptaan akan ditempatkan di Pusat Sumber untuk kegunaan semua

guru dalam proses pengajaran dan pembelajaran.

Ke-2. BAHAN BANTU MENGAJAR DARIPADA TRANPERANSI

~ Melibatkan semua panitia matapelajaran.~ Bahan dibina berpandukan topik dalam rancangan pengajran tahunan setiap aliran tahun.~ Transperansi dan pen OHP akan disediakan oleh pihak Pusat Sumber.~ Semua transperansi yang dihasilkan akan dijilid untuk kegunaan proses

pengajaran dan pembelajaran pada tahun hadapan.


PERTANDINGAN MENCIPTA BAHAN BANTU MENGAJAR

A. Panitia :…………………………………………..

B. Tajuk Pengajaran :…………………………………………..

C. Nama Bahan :…………………………………………..

D. Bahan –bahan yang digunakan : 1………………………………………..

2………………………………………..

3. ……………………………………….

4. ……………………………………….

Ke-5. Senarai AJK Terlibat

1………………………………………………..

2………………………………………………..

3………………………………………………..

4………………………………………………..

5………………………………………………..

6………………………………………………..

CONTOH RANCANGAN AKTIVITI BULAN PUSAT SUMBER

BIL AKTIVITI STRATEGI SASARAN TARIKH

1. Pertandingan MindaAlaf Baru- Bercerita - P.BI- Sketsa - P.BMNyanyian Lagu-laguTradisional - P. MZ- Tulisan Khat - P. AG- Membina Mobail - P. PS- Buku Skrap - Moral- Membina diorama- P.ScMenulis Buletin Akhbar(BBM)Membina model- P. KHKarangan berpandu

(P.Pemulihan)

1.Berkerjasama dengan semua panitia.2.Merancang aktiviti mengikut panitia berpandukan garis panduan yang disediakan oleh PSS.3.Menjalankan aktiviti mengikut jadual dan tempat yang ditetap kan.4.Hasil kerja murid akan dipamerkan.

1. Semua guru.2. Semua murid.3. AJK PSS.

Minggu pertama

2. Pameran BertopikPanitia –panitiaUnit BeruniformPihak luar ,contohnyaKementerian Kesihatan,Polis,Bomba dan lain-lain.

1.Merancang bersama ketua panitia, ketua unit persatuan dan unit beruniform serta unit Bimbingan Kaunseling.2.Menyediakan bahan pameran sebelum pameran dibuka untuk murid dan ibubapa.3.Menyediakan soalan berbentuk kuiz maklumat untuk murid hasil daripada lawatan mereka ke pameran tersebut.

1. Semua guru.2. Semua murid.3. Pihak yang

berkenaan.

Sepanjang minggu kedua.

3.

Pameran Buku 1.Menghubungi beberapa buah syarikat buku.2.Menyediakan tempat pameran.3.Mengadakan jadual waktu untuk mengunjungi pameran buku ini.4.Mengadakan selama 1 minggu untuk memberi peluang kepada murid untuk membuat pilihan bahan buku.

AJK PSS.2. Syarikat pengeluar

buku.3. Semua murid dan

ibubapa.

Bermula pada 14 Oktober hingga hari kemuncak.

4.

Tayangan Amal 1.Membentuk j/kuasa pengelola.2.Menyediakan jadual tontonan untuk murid sesi pagi dan petang.3.Mengumpul cerita-cerita yang menarik dan sesuai dengan tahap murid.

Aj AJK PSS.2. Semua murid.

Sepanjang dua minggu.


6. Bengkel Penulisan Kreatif 1.Menyediakan kertas kerja.2.Menjemput penulis yang terkenal dalam penulisan bahan bacaan kanak-kanak.

1. AJK yang terlibat.2. Pihak luar yang

terlibat.3. Guru dan murid

tahun 6 yang berminat.

15 Oktober

7. Lawatan 1. Mengadakan lawatan ke Muzium Orang Asli , Batu 12, Gombak.2.Terbuka kepada semua murid.3.Mengadakan lawatan ke sekolah terbaik dalam PSS.

1.AJK yang terlibat.2.Semua murid yang terlibat.3.AJK PSS dan ketua panitia matapelajaran.

16 Oktober

22 Oktober (sebelah petang )

8. Bicara Buku Bersama Keluargasinopsis ceritailustrasi kulit bukumelakonkan ceritamelukis gambar sukaneka.

1.Menyediakan kertas kerja.2.Menyediakan borang penyerta- an dan peraturan.3.Melibatkan murid dan keluarga masing-masing.4.Aktiviti dijalankan di Taman Tasik Titiwangsa.5.Aktiviti yang dijalankan berkaitan dengan buku dan berbentuk kekeluargaan.

1. AJK PSS.2. Murid yang

berminat. (bersama keluarga)

9. Permainan Permainan DalamanBola BalingBola TamparBola Jaring

1.Terbuka kepada guru dan murid.2.Menjemput peserta (guru)dari sekolah lain dari daerah Gombak.caturbola balingbola tamparbola jaring

1. Guru-guru yang berminat.

3. 2. Murid yang berminat.

Minggu ketiga


10. Kursus DalamanPenggunaan AstroPenggunaan OHPMemproses bahan buku dan bahan bukan buku.

1.Memberi pendedahan kepada guru-guru tentang penggunaan Astro dan OHP dalam proses Pengajaran dan pembelajaran.2.Dijalankan 2 sesi iaitu:

-sesi petang 11-30 - 1.00 tgh -sesi pagi 1.00 - 2.30 ptg

3.Menggalakkan guru mengguna- bahan media elektronik.4.Bengkel memproses bahan buku dan bahan bukan buku. -teknik memproses.

1. AJK Bilik Tayangan.

2. Semua guru.

19 Julai

6 Julai

11.

Membina bahan bantu mengajar:dari bahan terbuang.Tranperansi.

1.Menyediakan garis panduan dan peraturan.2.Diadakan dalam bentuk pertandingan iaitu antara panitia mata pelajaran.3.Hasil BBM dari bahan terbuang akan dikumpulkan sebelum 23 Julai untuk dinilai dan akan dipamerkan pada hari kemuncak.4.BBM dari tranperansi akan dikumpulkan pada hujung bulan Oktober ( mengikut sukatan pelajaran dan topik untuk setahun )

AJK PSS.2. Semua panitia

mata pelajaran.

Jun

29 Julai(dipamerkan )

12.

Hari Ceria Minda Pesta MakananRumah HantuPermintaan Lagu

Sukaneka untuk ibubapa,guru dan murid-murid.Pasukan BerkudaPersembahan PentasJumble Sale

Jualan CenderamataPermainan dalaman untuk

ibubapa ( catur dan congkak )

Pertandingan mewarna untuk murid-murid .

1.Mengadakan pelbagai aktiviti untuk mengisi tabung PSS.2.Mohon sumbangan bahan makanan daripada murid.3.Menjemput pihak luar untuk menjalankan aktiviti.4.Mengadakan jualan makanan yang di kendalikan oleh guru.

Semua guru2. Semua murid3. Ibubapa4. Pihak yang terlibat.

29 Julai

Kempen menderma buku.Pameran buku.Pameran bertopik

PELAN TINDAKAN / RANCANGAN LIMA TAHUN PUSAT SUMBER SEKOLAHSEKOLAH KEBANGSAAN SELAYANG UTAMA

( 2004 – 2008 )

BIDANG PERKARA TINDAKAN TARIKH

1. Kemudahan Fizikal 1. Mewujudkan sudut –sudut matapelajaran di dalam dan di luar Pusat Sumber. Sudut berubah mengikut keadaan semasa.

2. Membina Laluan Ilmu di ruang antara Blok A dan Blok B untuk mewujudkan sudut- sudut Ilmu Pengetahuan / Bina Minda. Sudut berubah mengikut keadaan semasa.

3. Menambah binaan Pondok Ilmu.

4. Menubuhkan sebuah Makmal Komputer untuk Pengajaran Berbantukan Komputer dan seterusnya kea rah Pusat Sumber Elektronik.

5. Mewujudkan sudut kendiri untuk membolehkan murid-murid belajar sendiri menggunakan komputer.

Penyelaras PSS dan JK PSS

Pihak Pentadbir dan JK PSS

PIBG

PIBG, Pentadbir dan JK PSS

PIBG, Pentadbir dan JK PSS

2004 hingga2008

2005 hingga 2008

2005

2005 hingga2008

2005 hingga 2008


2. Koleksi Bahan 1. Bahan-bahan yang telah sedia ada ditambah secara pembelian atau dihasilkan oleh guru. Bahan-bahan tersebut adalah seperti : - Buku ( Nisbah 1 : 12 ) – Dibeli / sumbangan Akhbar & Majalah - judul ditambah Fail Tegak - judul ditambah Fail Gambar - judul ditambah Fail Jurnal - judul ditambah Buku Skrap - koleksi ditambah Big Book - koleksi ditambah BBM - koleksi ditambah

2. Alat Pandang Dengar dan perisian perlu ditambah atau dihasilkan:-

Hardware:- Projektor Overhead Video Kamera Televisyen ( saiz besar ) Alat Perakam Video Radio Kaset Pemain VCD Komputer LCD

Penyelaras PSS, JK PSSDan Panitia Matapelajaran

PIBGPentadbirPenyelaras PSS

2004 hingga 2008

2004 hingga 2008


Software :- Transparensi Filem Slaid Pita Audio Pita Video CD Pendidikan Disket / CD

Useware ( Gunaan Terus ):- Risalah Pamplet Poskad Brosur Carta Peta Model 3D Kit dll

PIBGPentadbirPenyelaras PSSJK PSSKetua Panitia

2004 hingga2008


3. Perkhidmatan 1. Menggalakkan penggunaan sumber dalam pengajaran guru dengan mengadakan bengkel dan kursus dalaman.

- Pendedahan Modul PSS- Bengkel Menggunakan Komputer- Orientasi PSS untuk guru- Orientasi PSS untuk murid

2. Menggalakkan penggunaan PSS oleh murid melalui aktiviti aktiviti:-

a. Pameranb. Book Talkc. Berceritad. Pertandingan – melukis poster - kuiz

- menulis synopsis

- kerja projek

e. Lawatan

Penyelaras PSS

JK PSS

Penyelaras PSS

JK PSS

Panitia Matapelajaran

2004 hingga

2008

2004 hingga

2008

3. Mempelbagaikan perkhidmatan untuk guru dan murid:-

- Perkhidmatan rujukan

- Khidmat nasihat

- Perkhidmatan penghasilan

4. Membina laman Web Pusat Sumber Sekolah

5. Mengajar kemahiran – kemahiran :-

- Perpustakaan

- Membaca

- Belajar

- Mencari Maklumat

6. Sistem Automasi PSS

Penyelaras PSS

JK PSS

Penyelaras PSS

JK PSS

Penyelaras PSS

JK PSS

Penyelaras PSS

JK PSS

2004 hingga 2008

2005

2004 hingga 2008

2004


4. Proses Teknik

Pengkelasan

Katalog

1. Memproses segala bahan buku dan bukan buku mengikut Sistem Pengkelasan Perpuluhan Dewey.:-

- Slip tarikh pulang- Kad buku / bukan buku- Kocek- Cop hak milik- Slip pemulangan- Susunan buku di rak dll.

2. Buku Daftar Perolehan dan stok sentiasa dikemaskini.

- Stok bahan buku- Stok bahan bukan buku- Stok peralatan- Stok software- Stok perabot

Penyelaras PSS

JK PSS

Penyelaras PSS

JK PSS

2004 hingga 2008

2004 hingga 2008


5. Pengurusan dan

pentadbiran

1. Mengadakan peraturan-peraturan untuk setiap unit dan

perkhidmatan.

2. Melantik JK Kerja dan JK Induk PSS

3. Membuat Fail Kuasa, Fail MPK , Fail Meja

Penyelaras PSS

JK PSS

Pentadbir

Penyelaras dan JK PSS

2004 hingga 2008

2004 hingga 2008

2004 hingga 2008

6. Kewangan 1. Mencari sumber kewangan selain dari sumber kewangan

kerajaan.

- sumbangan PIBG- Jogathon- Hari Kantin- Sumbangan para dermawan

PIBG

Pentadbir

Penyelaras PSS

JK PSS

2004 hingga 2008

7. Keceriaan 1. Bagi mewujudkan suasana yang menarik, selesa dan

menyenangkan :-

- menghiasi dengan kata-kata hikmat

Penyelaras PSS

JK PSS

2004 hingga 2008

- menghiasi ruang dengan taman-taman bunga dan kolam air.

- Lukisan, grafik dan mural- Pokok hidup

8. Penilaian 1. Penilaian bagi menentukan segala yang dirancangkan telah dijalankan mengikut jadual perancangan.

Penyelaras PSS 2004 hingga 2008

6.4 LAPORAN PSS ( BULAN & TAHUN ) FORMAT BORANG

LAPORAN TAHUNANPUSAT SUMBER SEKOLAH

SEKOLAH KEBANGSAAN SELAYANG UTAMA

1. MAKLUMAT SEKOLAH

1.1 Kod Sekolah : _____________________________________1.2 Nama Sekolah : ______________________________________________1.3 Alamat Sekolah : ______________________________________________

_______________________________________________ _______________________________________________

1.4 No. Telefon Sekolah : _______________________

2. MAKLUMAT PENTADBIR SEKOLAH DAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

2.1 Nama penuh Guru Besar / Pengetua : __________________________________________________________________

2.2 Nama penuh Guru Penolong Kanan Pentadbiran ( Kurikulum ):__________________________________________________________________

2.3 Nama penuh Guru Penolong Kanan Hal Ehwal Murid :__________________________________________________________________

2.4. Nama penuh Guru Penolong Kanan Kokurikulum :__________________________________________________________________

2.5 Nama penuh Penyelia Petang :__________________________________________________________________

2.6 Nama penuh Guru Media :__________________________________________________________________

2.7 Nama penuh Guru Pembantu Guru Media :__________________________________________________________________

3. MAKLUMAT GURU

3.1 Statistik Guru Terlatih dan Tidak Terlatih

GURU TERLATIH GURU TIDAK TERLATIH

Melayu Cina India Jumlah Melayu Cina India Jumlah

JUMLAH BESAR : ________________ ORANG

3.2 Statistik Guru Siswazah dan Bukan Siswazah

GURU SISWAZAH GURU BUAKN SISWAZAH



4. Maklumat murid / pelajar

4.1 Statistik Pelajar Lelaki dan Perempuan

LELAKI PEREMPUAN



4.2 Statistik Pelajar mengikut Tahun / Tingkatan :

TAHUN / TINGKATAN BILANGAN

Peralihan __________________ orang

Tahun 1 / Tingkatan 1 ___________________ orang






5. KOLEKSI BAHAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

5.1 Statistik Bilangan Bahan Buku :

A. BAHASA MELAYU

KELAS F 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 JUMLAH

BILANG-AN

Jumlah Buku Fiksyen : ___________________ buah

Jumlah Buku Bukan Fiksyen : ___________________ buah

Jumlah Buku : ___________________ buah

B. BAHASA INGGERIS

KELAS F 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 JUMLAH

BILANG-AN



Jumlah Buku : ___________________ buah

C. BAHASA TAMIL

KELAS F 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 JUMLAH

BILANG-AN



Jumlah Buku : ___________________ buah

D. BAHASA CINA

KELAS F 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 JUMLAH

BILANG-AN



Jumlah Buku : ___________________ buah

E. BAHASA _____________________

KELAS F 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 JUMLAH

BILANG-AN



Jumlah Buku : ___________________ buah

JUMLAH KESELURUHAN

JENIS BUKU BILANGAN

Buku Fiksyen _______________ buah

Buku Bukan Fiksyen _______________ buah

JUMLAH BESAR _______________ buah

5.2 Statistik Bilangan Bahan Bukan Buku / Perisian ( Software )

KODBAHAN

KELAS BAHAN JUMLAH

F 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900

Kad Audio

Boneka

CartaCaompact Disc

DioramaDisket KomputerFilem 8/16/35mm

Filem Jalur

Gambar

Glob

KitKad Imbasan

ModelMultimedia Kit

Peta

Pita AudioPiring Hitam

Pita Video

Permainan

Realia

Pita Slaid

Lutsinar

5.3 Statistik Bilangan Peralatan ( Hardware )

A. TAYANGAN

NO. NAMA PERALATAN BILANGAN CATATAN

01. Projektor ‘Overhead’

02. Projektor Slaid

03. Projektor Filem

04 Projektor Opeque

05.

06

07

08

09

B. BUKAN TAYANGAN


01. Papan Tulis

02. Papan Magnet

03. Papan ‘Flannel’

04 Papan Gulung

05. Papan Kenyataan

06

07

08

09C. AUDIO


01. Radio

02. Radio Kaset

03. Alat Pemain Piring Hitam

04 Syncrecorder

05. Perakam Pita Gelendong ( Rel Terbuka )

06 Sistem Pembesar Suara ( PA Sistem )

07

08

09

D. AUDIO – VISUAL


01. Televisyen

02. Video Cassette Recorder ( VCR )

03. Projektor Slaid dengan Kaset

04 Projektor Filem Jalur dengan Kaset

05. Projektor Filem 8 mm, 16 mm dan 35 mm

06

07

08

09E. PERALATAN –PERALATAN SOKONGAN LAIN


01. Kamera Fotografi dan Aksesori

02. Kamera Video dan Aksesori

03. Kit Grafik

04 Kit Pertukangan

05. Tarnsparency maker

06 Mesin taip ( manual )

07 Mesin Taip Elektronik

08 Mesin Fotostat

09 Mesin Pendua

10 Mesin Risograph

11 Komputer

12

13

14

15

16

17

18

19

20

6. LAPORAN AKTIVITI PUSAT SUMBER SEKOLAHTAHUN _________________

BIL TARIKH AKTIVITI ANJURAN SASARAN CATATAN

BIL TARIKH AKTIVITI ANJURAN SASARAN CATATAN

7. LAPORAN KEWANGAN PUSAT SUMBER SEKOLAH TAHUN ______________________

PENDAPATAN PERBELANJAAN

BIL PERKARA JUMLAH (RM)

BIL PERKARA JUMLAH ( RM)

JUMLAH JUMLAH

Disediakan oleh; Disemak oleh; Disahkan oleh:

……………….. ………………… …………………..

( ) ( ) ( )Bendahari PSS Guru Media Guru Besar/ Pengetua8. LAPORAN PINJAMAN DAN PENGGUNAAN BAHAN / ALAT PSS

8.1 Statistik Pinjaman dan Penggunaan : Buku

A. BAHASA MELAYU

KELAS F 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 JUMLAH

BILANG-AN



Jumlah Buku : ___________________ buah

B. BAHASA INGGERIS

KELAS F 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 JUMLAH

BILANG-AN

GURU



Jumlah Buku : ___________________ buah

C. BAHASA TAMIL

KELAS F 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 JUMLAH

BILANG-AN



Jumlah Buku : ___________________ buah

D. BAHASA CINA

KELAS F 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 JUMLAH

BILANG-AN



Jumlah Buku : ___________________ buah

E . BAHASA ____________________________

KELAS F 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 JUMLAH

BILANG-AN



Jumlah Buku : ___________________ buah

JUMLAH KESELURUHAN

JENIS BUKU BILANGAN




8.2 Statistik Pinjaman dan Penggunaan : Buku

A.BAHASA MELAYU

KELAS F 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 JUMLAH

BILANG-AN



Jumlah Buku : ___________________ buah

B. BAHASA INGGERIS

KELAS F 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 JUMLAH

BILANG-AN



MURID

Jumlah Buku : ___________________ buah

C. BAHASA TAMIL

KELAS F 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 JUMLAH

BILANG-AN



Jumlah Buku : ___________________ buah

D. BAHASA CINA

KELAS F 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 JUMLAH

BILANG-AN



Jumlah Buku : ___________________ buah

E . BAHASA ____________________________

KELAS F 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 JUMLAH

BILANG-AN



Jumlah Buku : ___________________ buah

JUMLAH KESELURUHAN

JENIS BUKU BILANGAN




8.3Statistik Pinjaman dan Penggunaan : BAHAN BUKAN BUKU

KODBAHAN

KELAS BAHAN JUMLAH

F 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900

Kad Audio

Boneka

CartaCaompact Disc


Filem Jalur

Gambar

Glob

KitKad Imbasan

ModelMultimedia Kit

Peta


GURU

Pita Video

Permainan

Realia

Pita Slaid

Lutsinar

8.4 Statistik Pinjaman dan Penggunaan : BAHAN BUKAN BUKU

KODBAHAN

KELAS BAHAN JUMLAH

F 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900

Kad Audio

Boneka

CartaCaompact Disc


Filem Jalur

Gambar

Glob

KitKad Imbasan

ModelMultimedia Kit

Peta


MURID

Pita Video

Permainan

Realia

Pita Slaid

Lutsinar

8.5 Statistik Pinjaman dan Penggunaan : PERALATAN HARDWARE)

A.TAYANGAN



02. Projektor Slaid

03. Projektor Filem

04 Projektor Opeque

05.

06

07

08

09

B. BUKAN TAYANGAN


01. Papan Tulis

02. Papan Magnet


04 Papan Gulung

05. Papan Kenyataan

06

07

08

09C. AUDIO


01. Radio

02. Radio Kaset


04 Syncrecorder



07

08

09

D. AUDIO – VISUAL


01. Televisyen





06

07

08





03. Kit Grafik

04 Kit Pertukangan




08 Mesin Fotostat

09 Mesin Pendua

10 Mesin Risograph

11 Komputer

12

13

14

15

16

17

18

19

20

8.6 Statistik Pinjaman dan Penggunaan : Peralatan ( Hardware )

A. TAYANGAN



02. Projektor Slaid

03. Projektor Filem

04 Projektor Opeque

05.

06

07

08

09

B. BUKAN TAYANGAN

MURID


01. Papan Tulis

02. Papan Magnet


04 Papan Gulung

05. Papan Kenyataan

06

07

08

09C. AUDIO


01. Radio

02. Radio Kaset


04 Syncrecorder



07

08

09

D. AUDIO – VISUAL


01. Televisyen





06

07

08





03. Kit Grafik

04 Kit Pertukangan




08 Mesin Fotostat

09 Mesin Pendua

10 Mesin Risograph

11 Komputer

12

13

14

15

16

17

18

19

20

9. PERKHIDMATAN YANG DISEDIAKAN OLEH PSS

BIL JENIS PERKHIDMATAN HARI MASA CATATAN

10. KESIMPULAN

10.1 Cadangan-cadangan

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

10.2 Ulasan :

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Disediakan oleh: Disahkan oleh;

………………………. ………………………….( ) ( )Cop: Guru Media Cop : Guru Besar

Tarikh :________________ Tarikh :______________

6.5 MANUAL PROSEDUR KERJA ( MPK )

6.5.1 KONSEP

MPK ialah satu dokumen rasmi yang perlu pada peringkat Sekolah / Pusat Sumber yang boleh dibuat rujukan kerana MPK mengandungi prosedur-prosedur yang perlu dilalui dan dipatuhi bagi menentukan proses keseluruhan aktiviti dan operasi sesebuah Sekolah / Pusat Sumber.

Faedah Tujuan

Peringkat Dokumen Rasmi

Sekolah /PSS

MPK Kenyataan harapanSekolah / PSS

Peningkatan kecekapan dankeberkesanan Sekolah / PSS

Konsep Manual Prosedur Kerja

6.5.2 FAEDAH PENYEDIAAN MPK

~ Merekodkan semua prosedur dan peratur kerja untuk dijadikan rujukan rasmi.

~ Mewujudkan keseragaman dalam cara menjalankan kerja.~ Menentukan peraturan PSS / setiap unit dipatuhi.~ Mengurangkan kesilapan-kesilapan operasi semasa menjalankan tugas.~ Memendekkan masa latihan bagi kakitangan baru.~ Menyenangkan pertukaran kakitangan dari satu unit ke unit lain.~ Menyenangkan kajian ke atas sistem kerja dan membolehkan sistem

dibaiki.~ Mengurangkan arahan lisan mengenai cara menjalankan kerja.~ Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai-pegawai lain.

6.5.3 KANDUNGAN MPK

Tuju arah yang jelas

Penentuan fungsi yang jelas

Pembahagian aktiviti / tugasAntara bahagian / unit yang jelas

Rangkaian prosedur dan pegawai / staf yang jelas bagi setiapaktiviti

Latar belakang PSS / unit

6.5.3.1 LATAR BELAKANG PSS / UNIT

Latar belakang ini mencatatkan sejarah penubuhan sesebuah PSS / unit dan juga maklumat seperti matlamat dan tujuan penubuhannya. Maklumat-maklumat ini boleh dijadikan asas untuk membentuk strategi bertindak serta menjadi sumber untuk membentuk dan menyusun struktur, fungsi dan objektif PSS / unit. Selain itu, maklumat-maklumat tersebut dapat membantu para penyelidik untuk mengetahui dan mendapatkan bahan-bahan mengenainya.

6.5.3.2 OBJEKTIF PSS / UNIT

Objektif PSS / unit ialah kenyataan mengenai apa yang hendak dicapai oleh sesebuah PSS / unit selaras dengan matlamat penubuhannya dan menjadi asas bagi proses pengurusan strategik serta pembentukan objektif bahagian / unit. Tujuannya ialah:

~ Memberi halacara yang jelas supaya segala usaha yang dijalankan menjurus kepada matlamat penubuhannya;

~ Menjadi asas penilaian keberkesanan PSS / Unit;

~ Memberi tuju arah dan asas bagi pembentukan objektif lebih khusus dan terperinci pada peringkat setiap unit;

MANUALPROSEDUR

KERJA

Fungsi-fungsi utama PSS / unit

Carta organisasi PSS / unit

Objektif PSS / setiap unit

Proses kerja aktiviti-aktiviti utama

Carta aliran Kerja aktiviti-aktiviti utama

Senarai borang-borang yang digunakan

Aktiviti-aktiviti bagi fungsi utama

~ Menetapkan keutamaan-keutamaan jangka panjang PSS / Unit.

6.5.3.3 CARTA ORGANISASI PSS / UNIT

Carta ini menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi, aktiviti dan hirarki dalam sesebuah PSS / Unit. Carta ini adalah berbeza-beza di antara satu unit dengan unit yang lain kerana kelainan dari segi aktiviti, fungsi dan peranan yang dimainkan. Malah carta ini boleh berubah-ubah dari semasa ke semasa selaras dengan perkembangan yang berlaku dalam PSS / Unit. Oleh itu carta ini perlu dikemaskini.

Carta ini dijadikan rangkaikerja dan panduan kepada kakitangan untuk:

a. menjelaskan aktiviti-aktiviti yang dijalankan oleh PSS / Unit mengikut setiap bahagian.

b. rantaian perintah yang menunjukkan peringkat hirarki sesebuah PSS / Unit bagi membantu kakitangan mengenalpasti ketua-ketua yang bertanggungjawab dalam memberi arahan, membuat keputusan dan memantau kerja-kerja yang ditetapkan.

Carta organisasi ini juga berguna kepada pihak pengurusan bagi membantu membuat perancangan seperti :

a. Penambahan atau pengurangan kakitanganb. Pembesaran fungsi-fungsi PSS/Unitc. Perancangan latihan staf d. Saluran maklumat-maklumat pengurusan.

6.5.3.4 FUNGSI UTAMA PSS /UNIT

Fungsi –fungsi utama PSS / Unit adalah tugas-tugas utama yang dijalankan bagi membolehkan PSS / Unit mencapai tujuan penubuhannya. Fungsi ini bergantung kepada jenis-jenis kegiatan sesebuah PSS / Unit itu sama ada yang khusus atau yang biasa.

6.5.3.5 AKTIVITI-AKTIVITI BAGI SETIAP FUNGSI UTAMA

Aktiviti ialah kerja yang dijalankan di bawah fungsi utama dan perlaksana-annya melibatkan tenaga manusia, peralatan, bahan , masa dan kos.

6.5.3.6 PROSES KERJA BAGI SETIAP AKTIVITI

Proses kerja ialah rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. Adalah penting proses kerja ini disenaraikan dengan jelas kerana dapat :

a. Mengelakkan kesilapan operasi dan perundangan kerana menjalankan tugas.

b. Memperlihatkan tindakan-tindakan lengkap yang perlu diambil semasa menjalankan tugas.

c. Membantu kerja-kerja penyeliaan.d. Memudahkan semakan dan pindaan ke atas proses kerja apabila

pengemaskinian diperlukan.e. Mengurangkan arahan biasa yang berulang-ulang.f. Memendekkan masa latihan kakitangan baru.g. Mengekalkan tahap kecekapan dan keberkesanan kerja seseorang

kakitangan.h. Memudah dan melicinkan urusan harian PSSi. Menjamin pencapaian kualiti kerja melalui standard kerja yang telah

ditetapkan.

Langkah-langkah menyediakan proses kerja:

a. Semak senarai aktiviti bagi mengenal pasti jenis-jenis aktiviti yang memerlukan penyediaan proses kerja.

b. Sediakan turutan tindakan untuk melaksanakan aktiviti tersebut.c. Mula dengan perkataan ‘ kata kerja ‘ bagi menyenaraikan setiap proses.d. Senaraikan jawatan kakitangan yang perlu mengambil tindakan ke atas

langkah-langkah yang berkenaan.

6.5.3.7 CARTA ALIRAN KERJA

Carta Aliran Kerja ialah gambaran secara grafik atau gambarajah mengenai tindakan-tindakan yang terlibat dalam sesuatu aktiviti atau prosedur. Carta aliran kerja ini diperlukan kerana:

a. Dapat memperlihatkan dengan jelas setiap langkah atau tindakan yang perlu diambil mengikut turutan yang betul, iaitu dari peringkat permulaan hingga peringkat selesai.

b. Memberi pemahaman kepada kakitangan mengenai tugas dan tanggungjawab masing-masing secara ringkas.

6.5.3.8 BORANG YANG DIGUNAKAN

Borang adalah alat pengurusan yang penting dalam urusan pentadbiran PSS kerana borang dapat menyimpan dan merekodkan maklumat penting. Dengan menyenaraikan dan menyerkan contoh-contoh borang dalam MPK, akan:

a. Menjelaskan prosedur-prosedur yang diterangkan.b. Mengumpulkan borang-borang yang digunakan.c. Memberi kefahaman kepada pegawai-pegawai mengenai prosedur-

prosedur dan borang-borang yang digunakan dalam menjalankan tugas-tugasnya dengan lebih berkesan.

6.5.3.9 PENUTUP

Dengan menyediakan MPK sesebuah PSS pasti dapat melaksanakan tugas dan tanggungjawab dengan lebih cekap dan berkesan dan seteruanya dapat mempertingkatkan produktiviti dan kualiti PSS kerana:

a. MPK merupakan alat rujukan dan kawalan jika timbul keraguan terhadap sesuatu tindakan.

b. Kecuaian akan menjadi ketara kerana proses kerja akan dijelaskan melalui carta aliran kerja.

c. Pertindihan kerja, ketidakpastian dan kesamaran dapat dikenalpasti dan sistem kerja itu dapat dibaiki dengan senang.

d. Kerja yang tergendala, terbengkalai atau tidak dibuat dapat dipastikan disamping mengenalpasti siapa yang bertanggungjawab terhadapnya.

e. Setiap langkah diteliti, diikuti dan disemak supaya hasilnya tepat dan berkesan.

MPK bolehlah dianggap sebagai satu langkah ke arah pembaharuan dalam pentadbiran bagi mempertingkatkan kecekapan dan keberkesanan bekerja dalam sesbuah PSS kerana MPK mempunyai susuncara bagaimana hendak melaksanakan tugas dengan lebih sistematik, mempunyai saluran dan prosedur.

6.6. FAIL MEJA ( FM )

6.6.1 KONSEP

Fail Meja (FM) merupakan satu dokumen rasmi yang perlu ada dalam setiap unit PSS. FM adalah alat pengurusan penting yang dapat menyumbangkan kepada peningkatan produktiviti PSS keseluruhannya. Lihat rajah di bawah:

Peringkat Dokumen Rasmi (bagi setiap unit)

Unit /Bahagian FM

Tuju arah yang jelas

Tugas dan tanggung -jawab yang jelas

Kedudukan yang jelas dalam unit

Prosedur /aliran yang jelas

Dasar-dasar/ peraturan yang jelas

Peningkatan kecekapan dan keberkesanan

FM berperanan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan setiap individu dalam setiap unit. Oleh itu FM dirangka khusus untuk memberi panduan terperinci mengenai semua tugas yang dijalankan oleh seseorang individu setiap hari. Asas FM adalah senarai tugas dan tanggungjawab seseorang individu dalam setiap unit. Rangkaian prosedur dan senarai semak yang terdapat dalam FM adalah garis panduan langkah demi langkah yang dapat memandu setiap individu menjalankan tugas mereka dengan cekap. FM adalah satu dokumen rujukan untuk setiap ketua unit bagi menjalankan tugasnya setiap hari dan harus ditempatkan di meja setiap unit.

6.6.2 FAEDAH PENYEDIAAN FAIL MEJA

a. Merekodkan semua prosedur dan peraturan kerja untuk dijadikan rujukan rasmi.

b. Mewujudkan keseragaman dalam cara menjalankan tugas.c. Menentukan peraturan setiap unit dipatuhi.d. Mengurangkan kesilapan-kesilapan operasi semasa menjalankan tugas.e. Memendekkan masa latihan bagi AJK baru.f. Menyenangkan pertukaran AJK dari satu unit ke unit lain.g. Menyenangkan kajian atas sistem kerja dan membolehkan pembaikan

sistem dibuat.h. Mengurangkan arahan lisan mengenai cara menjalankan tugas i. Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan AJK lain.

6.6.3 KANDUNGAN FAIL MEJA

Rajah : Kandungan Fail Meja

6.6.3.1 OBJEKTIF PSS

Objektif adalah kenyataan mengenai apa yang hendak dicapai oleh sesebuah PSS, iaitu selaras dengan matlamat penubuhannya. Objektif amat penting kerana objektif menjelaskan dengan tepat hala tuju arah PSS dan menjadi asas bagi proses pengurusan strategik. Oleh itu objektif yang baik dapat menjelaskan kepada AJK dan memastikan objektif ini dicapai.

Tujuan mengadakan objektif :

Senarai Tugas harian

FAIL MEJA

Senarai undang-undang / peraturan

Objektif PSS

Objektif Unit / Bahagian

Carta Organisasi Unit

Carta Organisasi Kedudukan AJK

Senarai tugas/ kuasa dan hubungan

Peraturan-peraturan pentadbiran

Proses KerjaCarta Aliran Kerja

Senarai Semak

Senarai Jawatankuasa yang dianggaotai

Senarai Borang-borang yang digunakan

Norma Kerja

a. Memberi hala tuju yang jelas kepada PSS supaya segala usaha yang dijalankan adalah selaras dengan matlamat penubuhannya.

b. Menjadi asas perancangan dan pembangunan program, projek dan aktiviti yang perlu dijalankan oleh sesebuah unit supaya memenuhi keperluan pelanggan.

c. Menjadi asas bagi penilaian keberkesanan setiap unit bagi tujuan meningkatkan lagi prestasi PSS berkenaan.

d. Memberi tuju arah ke arah pembentukan objektif yang lebih khusus dan terperinci pada peringkat bawah dalam PSS.

e. Menetapkan keutamaan-keutamaan jangka panjang PSS.

6.6.3.2 CARTA ORGANISASI

Carta organisasi setiap unit menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi, aktiviti dan hirarki di dalam sesebuah PSS yang dijadikan rangka kerja dan panduan dalam menjalankan aktiviti-aktiviti PSS bagi membantu setiap unit mencapai objektif yang ditetapkan. Carta Organisasi adalah berbeza-beza di antara satu PSS dengan PSS yang lain kerana kelainan dari segi aktiviti, fungsi dan peranan yang dimainkan. Carta organisasi ini juga boleh berubah-ubah dari semasa ke semasa selaras dengan perkembangan yang berlaku dalam PSS. Oleh itu carta ini perlu dikemaskini.

CONTOH OBJEKTIF PSSMeningkatkan taraf pengajaran dan pembelajaran.

CONTOH :

~ CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA INDUK PSS~ CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA KERJA PSS~ CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA PEMBANTU PSS

Faedah Kepada Pelanggan

a. Menjelaskan aktiviti-aktiviti yang dijalankan oleh PSS. Contoh : Unit APD, Unit BBM, Unit Sirkulasi, Unit Perolehan , Unit Data dan lain-lain.

b. Menjelaskan rantaian perintah yang dapat menunjukkan peringkat hirarki sesebuah PSS. Ini akan dapat membantu mengenal pasti ketua-ketua yang bertanggungjawab dalam memeberi arahan, membuat keputusan dan menyelia / memantau kerja-kerja yang ditetapkan.

Faedah Kepada Pihak Pengurusan

a. Membuat perancangan bagi penambahan atau pengurangan AJK.b. Pembesaran fungsi-fungsi PSS.c. Perancangan latihan staf.d. Saluran maklumat-maklumat pengurusan.

6.6.3.3 SENARAI TUGAS / FUNGSI PSS

Fungsi utama PSS adalah tugas utama yang dijalankan bagi membolehkan PSS mencapai objektif penubuhannya. Fungsi-fungsi ini bergantung kepada jenis-jenis kegiatan sebuah PSS sama ada kegiatan yang khusus atau kegiatan biasa / rutin.

Contoh :

Lihat Senarai Tugas:~ Penyelaras / Guru Media~ Ketua Unit Perpustakaan~ Ketua Unit APD~ Ketua Unit BBM dan lain-lain

6.6.3.4 PROSES KERJA

Proses kerja ialah rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti:

A. Kepentingan proses kerja yang jelas dapat :~ mengelakkan kesilapan operasi ketika menjalankan tugas;~ memperluhatkan tindakan lengkap yang perlu diambil semasa

menjalankan tugas; ~ membantu tugas penyeliaan;~ memudahkan kerja semakan dan pindaan ke atas proses kerja

apabila pengemaskinian diperlukan;~ mengurangkan arahan biasa yang berulang-ulang;~ memendekkan masa latihan kepada AJK baru;~ mengekalkan tahap kecekapan dan keberkesanan kerja seseorang

AJK;~ memudahkan dan melicinkan urusan harian PSS;~ menjamin pencapaian kualiti kerja melalui standard kerja yang

telah ditetapkan.

B. Langkah-langkah menyediakan proses kerja:

~ Semak senarai aktiviti bagi mengenal pasti jenis-jenis aktiviti yang memerlukan penyediaan proses kerja;

~ Sediakan turutan tindakan untuk melaksanakan aktiviti tersebut;~ Mula dengan perkataan ‘ kata kerja ‘ bagi menyenaraikan setiap

proses;~ Senaraikan jawatan AJK yang perlu mengambil tindakan ke atas

langkah-langkah yang berkenaan.

Contoh:

~ Proses Teknik Buku dan Bahan Bukan Buku~ Proses Merekod Bahan Buku / Bahan Bukan Buku Dalam Rekod

Perolehan~ Proses Penerimaan Bahan Buku / Bahan Bukan Buku

6.6.3.5 CARTA ALIRAN KERJA

Carta Aliran ialah gambaran secara grafik atau gambarajah ke atas tindakan-tindakan yang terlibat dalam satu aktiviti atau prosedur. Carta ini diperlukan kerana carta ini dapat memperlihatkan dengan jelas setiap langkah atau tindakan yang perlu diambil mengikut urutan yang betul, iaitu menunjukkan peringkat permulaan dan peringkat selesai yang dijelaskan secara ringkas serta menggunakan simbol-simbol tertentu.

6.6.3.6 BORANG

Borang adalah alat pengurusan yang penting dalan urusan pentadbiran PSS.

A. Kegunaan borang untuk

~ menyimpan dan merekodkan maklumat.~ menyenangkan maklumat direkod dengan car yang sistematik.~ membolehkan maklumat yang perlu dan mustahak sahaja yang

direkodkan.

B. Tujuan digunakan:

Contoh :~ Carta Aliran Proses Teknik Buku / Bahan Bukan Buku

~ dapat menjelaskan lagi prosedur-prosedur yang diterangkan.~ semua borang yang digunakan dapat dijadikan rujukan.~ kakitangan dapat memahami prosedur-prosedur dalam

menjalankan tugas dengan lebih berkesan.

6.6.3.7 SENARAI TUGAS / KUASA DAN HUBUNGAN AJK

Senarai tugas ialah senarai yang menjelaskan dengan tepat dan terperinci mengenai tugas, tanggungjawab dan kuasa seseorang AJK untuk menjalankan tugas-tugasnya. Setiap senarai tugas perlu mengandungi :

~ Nama setiap unit~ Jawatan yang disandang~ Tugas dan tanggungjawab

Kuasa yang diberikan kepada seseorang AJK perlu dimaklumkan bagi memudahkan mereka bertindak atau membuat keputusan mengikut had yang dibenarkan.

Hubungan kerja AJK dengan AJK yang lain perlu diketahui bagi membantu AJK itu menyelesaikan sesuatu tugas. Hubungan ini dibahagikan kepada 4 cara iaitu;

~ Hubungan kerja dengan pihak pentadbir~ Hubungan kerja dengan AJK~ Hubungan kerja dengan rakan sejawat~ Hubungan kerja dengan pegawai / kakitangan dari agensi-agensi luar.

A. Kepentingan kuasa dan hubung kerja dalam FM:

~ Dapat menjelaskan tugas dan tanggungjawab seseorang AJK;~ Memudahkan pihak pengurusan merancang kursus yang sesuai

untuk seseorang AJK;

Contoh :

~ Borang Slip Kerja Buku / Bahan Bukan Buku~ Borang Biodata Guru PSS / Pembantu PSS

~ Memudahkan AJK menguruskan tugas yang dipertanggungjawabkan;

~ Setiap AJK mengetahui had-had kuasa yang diperuntukan;~ Menjelaskan hubungan di antara seseorang AJK dengan AJK yang

lain sama ada di dalam PSS atau AJK di unit yang lain.

6.6.3.8 PERATURAN / UNDANG-UNDANG

Tiap-tiap aktiviti mempunyai bebarapa peraturan pentadbiran yang harus diketahui dan dipatuhi oleh AJK sesebuah PSS.

6.6.3.9 SENARAI SEMAK

Senarai semak ialah satu alat perancangan dan kawalan kerja yang ringkas dan tepat mengenai tindakan-tindakan yang perlu diambil dalam mengendalikan sesuatu aktiviti. Senarai semak ini boleh berbentuk rangkai kata , soalan dan jawapan ataupun penyataan peringatan yang diperlukan mengikut jenis / bidang aktiviti yang dilakukan.

Contoh :

~ Hubungan PSS dengan KPM / JPNS / PSPN / PPD / PKG

Contoh :

~ Peraturan Peminjaman Alatan PSS~ Peraturan Penggunaan Bilik di PSS dan lain-lain

Contoh :

~ Senarai Semak Pengurusan PSS~ Senarai Semak Koleksi PSS~ Senarai Semak Aktiviti PSS dan lain-lain

6.6.3.10 SENARAI JAWATANKUASA

Senarai jawatankuasa yang perlu ada dalam FM adalah semua Jawatankuasa yang dianggotai oleh AJK berkenaan. Jawatankuasa ini hendaklah sekurang-kuranga wujud untuk tempoh 6 bulan.

A. Tujuannya

~ AJK berkenaan mengetahui jawatankuasa yang dianggotainya.~ Membolehkan membuat persediaan dan perancangan awal sebelum

hadir mesyuarat jawatankuasa tersebut.~ Membolehkan AJK baru yang mengambil alih tugas mengetahui

jawatankuasa yang perlu dianggotainya.

B. Kandungan

~ Nama AJK~ Kekerapan mesyuarat ( kali ke …..)~ Jenis keanggotaan ( sama ada Pengerusi, Setiausaha dan lain-lain )

6.6.3.11 NORMA KERJA

Norma kerja ialah jangka masa atau lain-lain pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja. Norma kerja boleh menjadi panduan kedapa AJK dalam melaksanakan tugas supaya tahap prestasi yang diharapkan dapat dicapai sepenuhnya dan menjadi asas ukuran pencapaian produktiviti sesuatu kerja. Melalui perubahan persekitaran kerja, sama ada melalui penggunaan teknologi baru, latihan staf dan lain-lain, motivasi bekerja, norma kerja boleh diubahsuai supaya selaras dengan usaha-usaha pengubahsuaian yang telah dijalankan. Dengan itu norma kerja membantu dalam memperbaiki kaedah bekerja bagi tujuan mengurangkan pembaziran dan kesilapan bekerja.

Langkah-langkah mewujudkan norma kerja:

Contoh:~ Senarai Jawatankuasa Minggu PSS~ Senarai Jawatankuasa Majlis Perlantikan Pembantu PSS

~ dapatkan norma kerja bagi jawatan yang berkenaan atau yang bersamaan dari sumber-sumber yang boleh digunakan, sekiranya ada, dan sesuaikan dengan kebolehan / keupayaan penyandang jawatan tersebut, peralatan dan mesin-mesin di PSS.

~ Jika belum ada norma kerja itu, jalankan kajian pengukuran kerja bagi mewujudkan norma kerja yang diperlukan.

6.6.3.12 SENARAI TUGAS HARIAN

Senarai tugas harian ialah format bagi mengingati dan merancang aktiviti-aktiviti utama yang perlu dilaksanakan pada hari berkenaan. Senarai ini sebaik-baiknya diletakkan di atas meja supaya mudah dirujuk malah memudahkan AJK merancang kerja atau mengambil tindakan penting lebih awal bagi menggalakkan amalan pengurusan masa yang cekap dan berkesan.

6.6.4 LANGKAH-LANGKAH MENYEDIAKAN FAIL MEJA

~ Sediakan objektif PSS yang telah disediakan bagi Manual Prosedur Kerja ( MPK ).

~ Sediakan objektif bahagian / unit.~ Tandakan kedudukan bahagian / unit di dalam carta organisasi PSS yang

disediakan oleh MPK.~ Sediakan carta organisasi bahagian / unit dan tandakan kedudukan AJK di

dalam bahagian / unit.~ Senaraikan tugas, tanggungjawab dan hubungan kerja AJK berkenaan.~ Senaraikan semua peraturan pentadbiran bagi aktiviti-aktiviti utama.~ Senaraikan semua proses kerja yang perlu di bawah setiap tugas dan

tanggungjawab.~ Senaraikan semua AJK berkenaan yang memberi kelulusan.~ Senaraikan undang-undang dan peraturan yang berkenaan.

Contoh :~ Jumlah Bilangan Buku / Bahan Bukan Buku Yang Boleh Diproses

Teknik Dalam Masa Seminggu.~ Jumlah Keratan Akhbar Untuk Indeks Akhbar Dalam Seminggu

Contoh :~ Senarai Tugas Penyelaras PSS Mengikut Hari / Tarikh

~ Sediakan carta aliran kerja bagi setiap tugas.~ Sediakan senarai semak bagi setiap tugas.~ Rekodkan norma kerja yang ada.~ Senaraikan jawatankuasa yang dianggotai oleh AJK~ Sediakan format senarai tugas harian~ Gunakan norma-norma kerja yang ada bagi jadual norma kerja.

6.6.5 PENUTUP

FM perlu dikemaskini apabila berlaku perubahan dalam PSS. Peraturan, prosedur kerja dan borang-borang yang tidak digunakan lagi akibat perubahan yang berlaku hendaklah dikeluarkan dari manual ini dan diganti dengan yang baru. Ini akan menjamin supaya manual ini sentiasa kemaskini dan digunakan oleh setiap AJK di PSS.

Tindakan untuk menyediakan FM ini melibatkan semua AJK dan staf sesebuah PSS demi keberkesanan bidang pengurusan sesebuah PSS. Tegasnya FM merupakan dokumen mikro untuk individu dalam organisasi dan menjadi alat pengurusan penting yang dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti dan kualiti hasil kerja sesebuah PSS.

6.7 RANCANGAN PEMBANGUNAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

6.8 PENDOKUMENTASIAN

6.8.1 PENGERTIAN

Pendokumentasian merupakan usaha mengumpul, menyusun atau merakamkan sesuatu hasil kerja mahu pun aktiviti.

6.8.2 KEPENTINGAN

~ pendokumentasian merupakan bukti bahawa sesuatu kegiatan itu telah dijalankan.

~ hasil pendokumentasian penting sebagai satu bentuk ransangan untuk mereka yang terlibat dalam usaha menjayakan sesuatu projek.

~ mendokumentasikan hasil sesuatu usaha merupakan satu cara untuk menilai kekuatan dan kelemahan sesuatu projek yang telah dijalankan. Ini merupakan langkah ‘post-mortem’.

~ hasil dokumentasi ini dapat dijadikan asas bagi sesuatu kajian yang akan datang.

6.8.3 KEPERLUAN DOKUMENTASI

Bahan yang didokumentasikan itu perlu dibuat dalam 3 salinan. Salinan pertama adalah untuk Susut Dokumentasi yang perlu diadakan oleh setiap PSS. Salinan kedua adalah untuk simpanan Fail PSS sementara salinan ketiga adalah untuk simpanan orang yang bertanggungjawab bagi sesuatu projek itu.

Setiap hasil dokumentasi itu mestilah mengandungi :~ kertas kerja awal~ pelaksanaan~ laporan pelaksanaan

6.8.4 CONTOH-CONTOH PENDOKUMENTASIAN

~ Gambar foto~ Rakaman Audio-Video~ Himpunan kertas cadangan / kertas kerja mahupun laporan sesuatu

kegiatan / projek.~ Himpunan majalah sekolah~ Sudut Dokumentasi PSS

6 · web view~ semua penyimpanan maklumat atau data akan kemas kini dan teratur. ~ dengan...

Documents