pemisahan rekod &

Download PEMISAHAN REKOD &

Post on 12-Jan-2017

230 views

Category:

Documents

2 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • PELUPUSAN REKOD

  • APA ITU PELUPUSAN REKOD Akta Arkib Negara 2003 (629)

    Cara menguruskan pengasingan rekod dengan tujuan;

    (i) pemusnahan;

    (ii) pemindahan ; atau selainnya

  • 3

    KAEDAH PELUPUSAN REKOD

    TIDAK MEMPUNYAI

    JADUAL

    PELUPUSAN REKOD

    (JPR)

    JADUAL PELUPUSAN

    REKOD (JPR)

    JPR URUSAN AM

    (HOUSEKEEPING)

    JPR FUNGSIAN

    (Operasi)

    - Bergantung

    dengan agensi

    yang telah ada

    JPR

    JPR (KEWANGAN DAN

    PERAKAUNAN)

  • 4

    JPR Rujuk www.arkib.gov.my

  • 5

    PEMUSNAHAN REKOD KEWANGAN

    (JPR Pelupusan Rekod Kewangan Dan Perakaunan

    Terbitan Arkib Negara Tahun 2008)

  • 6

    PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD URUSAN FUNGSIAN

  • 7

    Rekod awam yang tidak aktif hendaklah dibuat pengasingan dan permohonan pelupusan hendaklah menggunakan format borang yang telah ditetapkan

    P.U. (A) 377 Peraturan-peraturan Arkib Negara (Penetapan Borang-borang Bagi Pelupusan Rekod Awam 2008) diwartakan pada 13 Oktober 2008

    TATACARA PELUPUSAN REKOD AWAM

  • PEMISAHAN

    (PEMISAHAN PERTAMA asing dulu)

    Penutupan Fail 100 lampiran @ 4 sm tebal

    Bilik Registri

    Lebih 3 bulan (daripada tarikh tutup) pindah daripada bilik fail ke bilik rekod Bilik Rekod

    Susun rekod mengikut tahun ditutup, siri, no. seturut, masuk dalam kotak (labelkan) dan disusun di rak

    Sediakan senarai induk (kedudukan)

    (Daftar Fail Tutup)

  • 9

    (PEMISAHAN KEDUA untuk pelupusan)

    BILIK REKOD

    PENGASINGAN REKOD LEBIH 5

    TAHUN DARIPADA TARIKH PENUTUPAN

    DAN TIDAK AKTIF

    @

    CUKUP TEMPOH SIMPANAN (JPR)

  • 10

    Kumpulan Rekod

    1)Urusan Am (Housekeeping)

    2)Urusan Fungsian

    Pelupusan

    M S SJ

    Siri Rekod

    100 Pentadbiran

    200 Tanah, Bangunan & Infrastruktur

    300 Aset

    400 Kewangan

    500 Sumber Manusia

    600 ke atas Fungsian

    JPR

    Urusan Am 2012

    -sda-

    -sda-

    Kewangan 2008

    Urusan Am 2012

    Fungsian (jika ada)

    PELUPUSAN REKOD

    Jadual Pelupusan Rekod (JPR)

  • 11

    Pelupusan

    M S SJ

    Musnah

    ISO

    Mesyuarat Seksyen

    Profil syarikat

    Bil

    Waran

    Senarai perjawatan

    Iklan perjawatan

    Simpan Jabatan

    Arahan dan

    Perintah Pejabat

    Awam

    Buku pelawat VIP

    Kertas Jemaah

    Menteri berkaitan

    Jabatan

    PELUPUSAN REKOD

    Jadual Pelupusan Rekod (JPR)

    Simpan Arkib

    Laporan Tahunan

    Soalan/Jawapan Parlimen

    Keratan Akhbar

    Buku Rekod Perkhidmatan

    Mesyuarat Pengurusan

    Jabatan

  • Siri Rekod

    100

    200

    300

    400

    500

    600 ke atas

    Musnah

    2/08 & 12/08

    2/08 & 12/08

    2/08 & 12/08

    4/08 & 13/08

    2/08 & 12/08

    2/08 & 12/08

    5/08 & 12/08

    Simpan

    11/08

    11/08

    11/08

    -

    11/08

    11/08

    -

    PELUPUSAN REKOD

    Penggunaan Borang

    JPR

    Urusan Am 2012

    -sda-

    -sda-

    Kewangan 2008

    Urusan Am 2012

    Fungsian (jika ada JPR)

    Fungsian (jika tiada JPR)

  • Menandatangani dan mengecap di setiap muka surat borang

  • 14

    FAIL YANG TELAH DITUTUP/TAMAT TINDAKAN DAN TELAH MEMENUHI TEMPOH

    SIMPANAN YANG DITETAPKAN DALAM JADUAL DIKUMPUL MENGIKUT SIRI

    DAN DIIKAT BUNDLE

    14

  • 15

    KAJIAN dan PENILAIAN

    PRIMARY (UTAMA)

    SECONDARY (KEDUA)

  • 16

    PRIMARY (UTAMA)

    (Daripada sudut agensi pewujud)

    samada telah tamat tindakan;

    samada masih dirujuk;

    samada masih diperlukan ataupun tidak;

    NILAI PENTADBIRAN

    NILAI KEWANGAN

    NILAI PERUNDANGAN

    KEGUNAAN AM

    Hanya jauhari yang kenal manikam

  • 17

    NILAI KEDUA (SECONDARY VALUE)

    (DARIPADA SUDUT PANDANGAN ARKIB) NILAI KEKAL/BERTERUSAN

    SEJARAH

    PENYELIDIKAN

    PERUNDANGAN

    HAK INDIVIDU

  • 18

    1. Rekod pada dan sebelum 31 Disember 1948 (Semenanjung Malaysia) & pada dan sebelum 30 September 1963 untuk Sabah dan Sarawak pengecualian pelupusan

    -Keputusan Lembaga Penasihat Arkib Negara 2. Rekod yang dipersetujui dalam Jadual Pelupusan

    Rekod Jabatan 3. Rekod yang dipersetujui oleh KP ANM (Telah melalui proses ulangkaji)

    REKOD-REKOD YANG BOLEH DIPINDAHKAN

  • 19

    1) Rincih 2) Jual 3) Padam 4) Tanam 5) Bakar

    KAEDAH

    PELUPUSAN REKOD

  • 20

    PELUPUSAN

    REKOD TERPERINGKAT

    -Dilaksanakan selaras dengan Akta Rahsia

    Rasmi 1972 [Akta 88] dan Arahan

    Keselamatan

    -Khidmat nasihat boleh didapati daripada

    Pejabat Ketua Keselamatan Kerajaan

    Malaysia (CGSO)

  • PELUPUSAN

    REKOD TERPERINGKAT

    Tempoh ikut JPR (jika ada)

    Proses rujuk Arahan Keselamatan

    Jika dokumen sendiri rujuk Buku Daftar Surat

    Rasmi Am 492A untuk kelas semula dan

    kemaskini dalam Buku Daftar Surat Rasmi Am

    492B (bagi dijadikan rekod terbuka)

    Jika dokumen milik Jabatan lain mohon

    kebenaran melupus

    Rekod terperingkat PERLU dikelas semula

    menjadi rekod terbuka bagi tujuan pelupusan 21

  • 22

    Pejabat awam perlu beritahu KP Arkib Negara dengan mendeskripsikan rekod yang hendak dimusnahkan

    Penalti ke atas pejabat awam yang tidak patuh kepada perundangan Arkib

    LARANGAN PEMUSNAHAN

    REKOD AWAM

  • 23

    Penalti Seksyen 25 (5) Akta Arkib Negara:

    didenda tidak lebih RM5,000.00

    ATAU

    1 tahun penjara

    ATAU

    kedua-dua

  • 24

    Menepati tempoh simpanan yang

    ditetapkan selaras dengan keperluan

    undang-undang dan peraturan

    Memastikan rekod yang diperlukan sahaja

    disenggara bagi mudah dikawal, diakses dan

    dipelihara.

    Mengurangkan ruang simpanan rekod dan

    penjimatan kos ruang, peralatan dan penjagaan

    rekod

    Tanggungjawab sosial:

    Rekod bernilai kekal dipindahkan segera ke

    ANM sebagai khazanah warisan negara