sistem rekod
TRANSCRIPT
-
8/18/2019 Sistem Rekod
1/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
PENGURUSAN REKODBERKUALITI
OlehOleh
Mhd fakhruddin abdullahMhd fakhruddin abdullah
-
8/18/2019 Sistem Rekod
2/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
OBJEKTIF
Di akhir program ini diharapkan : sistem rekod akan lebih teratur dan
berkesan; pegawai-pegawai akan mengamalkan
sistem rekod dengan lebih sistematik; sistem rekod dapat diaga dan dikawal
agar dapat memastikan urusan akti!itiharian tidak tereas akibat kehilangan
atau kesilapan rekod"
-
8/18/2019 Sistem Rekod
3/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
TO#IK DIBI$%&$'K&$ #E$'E$&(&$ KE#&D& KO$)E# D&$KE#E$TI$'&$ #E$'*+*)&$ +EKOD
,&$' )I)TE&TIK
#E$D&FT&+&$ D&$ #E$'E$D&(I&$F&I(
KO$)E# )I)TE F&I( D&$ K(&)IFIK&)I
F&I( K&.&(&$ #E$,I#&$&$ D&$
#E*(I/&+&&$ +EKOD
-
8/18/2019 Sistem Rekod
4/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
T'P() 1T'P() 1
PE*+E*AA* )EPAA )'*SEPPE*+E*AA* )EPAA )'*SEPPE*+SA* E)'PE*+SA* E)'
03/04/06
-
8/18/2019 Sistem Rekod
5/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
Istilah-I)TI(&/
Dalam #engurusan +ekod A!a Ari *egara alaia 2003 A!a $2#6
03/04/06
0 +EKOD+EKOD
0 +EKOD &.&+EKOD &.&0 +EKOD KE+&J&&$+EKOD KE+&J&&$0 DOK*E$ +E)IDOK*E$ +E)I
0 #E$'*+*)&$ +EKOD#E$'*+*)&$ +EKOD0 &+KIB&+KIB0 &+KIB &.&&+KIB &.&
-
8/18/2019 Sistem Rekod
6/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
1
REKOD
• Sebarang maklumat yang tercatat
• Akta ANM - Kertas, Buku,Dokumen, Filem, Pita bentuk lain
• RASMI - Diterima Di!asilkan
-
8/18/2019 Sistem Rekod
7/1172A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0 03/04/06
+ekod 2ang diterima se3ara rasmi atau 2angdikeluarkan oleh mana-mana peabat awam
bagi peralanan hal ehwaln2a atau oleh mana-mana pekhidmat awam atau pekera peabatawam dalam peralanan tugas rasmin2a dantermasuk segala rekod di bawah agaan &kta
&rkib $egara 4511 6&kta 7448
REKOD AWAM
-
8/18/2019 Sistem Rekod
8/1172A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0 03/04/06
,ang ditetapkan oleh Ketua#engarah sebagai mempun2ai nilaikebangsan atau searah 2ang kekal
dan lama bertahan atau kedua-duan2a sekali;dan
,ang telah dipindahkan ke &rkib
$egara atau mana-mana tempatlain 2ang diarahkan oleh Ketua#engarah dari semasa ke semasa"
-
8/18/2019 Sistem Rekod
9/1172A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
5
DEFINISI REKOD KERAJAANAkta Arkib Negara Malaysia
2003 (Akta 629)
B&/&$ D&(& BE$T*K BE+T*(I) &T&* BE$T*K(&I$ ,&$' E$,&T&K&$ F&KT& &T&* #E+I)TI.&&T&* )E(&I$$,& E+&K&K&$ &K(*&T D&$
TE+&)*K(&/ KE+T&)9DOK*E$9D&FT&+9B&/&$ BE+%ET&K9 B*K*9
#ET&9 #E(&$9 (*KI)&$9'&B&+FOTO9IK+OFI(E9+&K&&$ B*$,I9+EKOD
,&$' DI/&)I(K&$ )E%&+& E(EKT+O$IK O(E/&$&-&$& #E'&.&I &.& DI D&(&E$J&(&$K&$ T*'&) +&)I J&B&T&$
T&$#& E$'I+& BE$T*K &T&* %I+I-%I+I FIIK&(D&$ &-& )&(I$&$$,&"
-
8/18/2019 Sistem Rekod
10/1172A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$02A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
DOKUMEN RASMI
bertulis9 bertaip9 bertulis trengkas9 disalin9
berstensil9ber3etak9 dra dan buanganperkara itu;
Fotogra9 otosalinan9 pelan 3etak9 negatioto9
-
8/18/2019 Sistem Rekod
11/1172A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
ARKIB
+EKOD ,&$' DI#E(I/&+& B&'I $I(&IKEB&$')&&$ &T&* )EJ&+&/$,& ,&$'
KEK&( D&$ (&& BE+T&/&$ &T&* KED*&-
D*&$,&
ARKIB AWAM
+EKOD &.& &$&-&$& +EKOD #E+)E$DI+I&$ &T&*
B&/&$ (&I$ ,&$' DITETK&$ )EB&'&I&D& $I(&I )EJ&+&/
-
8/18/2019 Sistem Rekod
12/1172A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$02A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
PENGURUSAN REKODPENGURUSAN REKOD
)*&T* #+O)E) ,&$'E(IB&TK&$ K&ED&/ K&.&(&$&K(*&T= +EKOD D&+I
#E+I$'K&T:
#E.*J*D&$ +EKOD
#E$''*$&&$ D&$#EE(I/&+&&$ +EKOD
#EI)&/&$ +EKOD 03/04/06
-
8/18/2019 Sistem Rekod
13/1172A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
PROSES PENGURUSAN REKODPROSES PENGURUSAN REKODPENERIMAAN P’WUJUDAN AI!
)I)TE
#E$%&+I&$
JE*(S FA( E*+()TJE*(S FA( E*+()T
PE)AA/SBJE)PE)AA/SBJE)
PE*7(PA*A*PE*7(PA*A*
PE*+AS(*+A*PE*+AS(*+A*
A* PE(*A8A*A* PE(*A8A*
P'SESP'SES
PEPSA*PEPSA*
PSAT E)'/A)(BPSAT E)'/A)(B
*E+AA/*E+E( A)(B*E+AA/*E+E( A)(B
'+A*(SAS('+A*(SAS(
( S*A8)A*( S*A8)A*
-
8/18/2019 Sistem Rekod
14/1172A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$02A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
PEWUJUDAN REKODPEWUJUDAN REKOD
E$'K&JI D&$ E$E$T*K&$ JE$I)- JE$I) +EKOD ,&$' #E+(*DI.*J*DK&$ O(E/ )E)EB*&/&'E$)I:
E$'&.&( #E+T*B*/&$ +EKOD
E&)TIK&$ I& DI)&(*+K&$ DE$'&$BET*( )*#&,& KE*T*/&$ +EKOD
TE+#E(I/&+&"
K&IT&$ &$T&+& )&T* K*#*(&$ +EKOD
DE$'&$ ,&$' (&I$ TID&K TE+/&(&$'"
-
8/18/2019 Sistem Rekod
15/1172A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
KEPENTINGAN REKODKEPENTINGAN REKOD
03/04/06
9A(SA* *E+AA9A(SA* *E+AA
( PE*+ETA8A*( PE*+ETA8A* SBE TAA J)A*SBE TAA J)A* A)ATA)AT
-
8/18/2019 Sistem Rekod
16/1172A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
KEPENTINGAN SISTEM REKOD
"!A#II"A#I A$$E##I%I!I&' "EANJA!AN
RUJU"AN #I!AN PERU%UNAN
AWAM
PERAN$ANANJA%A&AN
!*"A#I PENIN"A&AN
PR*DU"&I+I&I
E"*N*MI &EMP*
#IMPANAN 'AN
JE!A#
03/04/06
-
8/18/2019 Sistem Rekod
17/1172A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
APAKAH TANGGUNGJAWAB
TERHADAP REKOD AWAM?
A*++'TA PE)8(ATA* A9A
PE+A9A( E)' JABATA* 'A*+ A9A
03/04/0610A, Jalan 1/54, 4$400 Pe!aling Jaa Selangor. Tel : 03:#5$5004 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-#5$0145
-
8/18/2019 Sistem Rekod
18/1172A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
%&B&+&$ D&$ &)&(&/ ,&$'%&B&+&$ D&$ &)&(&/ ,&$'
DI/&DIDI/&DI : Kepekaan abatan terhadap kepentinganKepekaan abatan terhadap kepentingan
rekod-rekod 2ang telah ditutup"rekod-rekod 2ang telah ditutup" Kerasama antara pegawai dan kakitanganKerasama antara pegawai dan kakitangan
dalam menaga kepentingan rekod"dalam menaga kepentingan rekod"
Tiada kesungguhan 2ang diberikan oleh Tiada kesungguhan 2ang diberikan olehpegawai dan kakitangan dalampegawai dan kakitangan dalam
pengurusan rekod"pengurusan rekod"
Kurangn2a sokongan pihak atasan kepadaKurangn2a sokongan pihak atasan kepada#+J dalam hal-hal berkaitan dengan#+J dalam hal-hal berkaitan dengan
pengurusan rekod"pengurusan rekod"
-
8/18/2019 Sistem Rekod
19/1172A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
#E+*$D&$'&$ D&(&
#E$'*+*)&$ +EKOD
-
8/18/2019 Sistem Rekod
20/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
>?
• AK"A #$% ARKIB N&'ARA $(()
• S*RA" P&K&+I+IN' AM BI+ %(
• S*RA" P&K&+I+IN' AM BI+ $) "A.*N %$
• S*RA" P&K&+I+IN' P&RB&NDA.ARAAN BI+ ("A.*N %/0
• ARA.AN P&RB&NDA.ARAAN 1#
• ARA.AN P&RB&NDA.ARAAN $%%
• ARA.AN P&RK.IDMA"AN BAB 1
• S*RA" P&K&+I+IN' P&RB&NDA.ARAAN BI+ % "A.*N%/#
-
8/18/2019 Sistem Rekod
21/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
SURAT PEKELILING AM BIL. 1 TAHUN1997Peraturan Peme!"araan Re#$%&re#$%
Kera'aan
03/04/06
#E$,E$&+&I&$ +EKOD-+EKOD#E$,E$&+&I&$ +EKOD-+EKOD
BE+**+ 7 T&/*$BE+**+ 7 T&/*$
#EI$D&/&$ +EKOD-+EKOD#EI$D&/&$ +EKOD-+EKOD
TE+#E+I$'K&T TE+#E+I$'K&T
#E*)$&/&$ +EKOD KE.&$'&$"#E*)$&/&$ +EKOD KE.&$'&$"
#E$,E(&+&)&$ DI #E+I$'K&T &'E$)I#E$,E(&+&)&$ DI #E+I$'K&T &'E$)I
#E*)$&/&$ +EKOD#E*)$&/&$ +EKOD #E$,E(IDIK&$ +EKOD#E$,E(IDIK&$ +EKOD
+*J*K&$ KEB&(I +EKOD+*J*K&$ KEB&(I +EKOD
-
8/18/2019 Sistem Rekod
22/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
ARAHAN
PERKHIDMATAN Bab @ :Bab @ : - )urat en2urat- )urat en2urat - enulis minit-minit- enulis minit-minit
- ela2ani surat-surat 2ang- ela2ani surat-surat 2ang
diterimaditerima Bab A :Bab A : -- Fail-memailFail-memail
- #engelasan ail- #engelasan ail
- endatar dan men2elenggara- endatar dan men2elenggaraailail
- #engedaran ail- #engedaran ail
- )impan Dalam #erhatian- )impan Dalam #erhatian
-
8/18/2019 Sistem Rekod
23/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
Bab 7 :Bab 7 :
- emelihara dan men2impan rekod- emelihara dan men2impan rekod
rekod keraaanrekod keraaan
- +ekod-rekod keraaan dan peranan- +ekod-rekod keraaan dan peranan&rkib $egara&rkib $egara
- #emeliharaan +ekod- #emeliharaan +ekod
-
8/18/2019 Sistem Rekod
24/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
KAWALAN DAN
LARANGANA#ta Ar#!( Ne)ara *++, - A#ta9*/
TID&K BO(E/ *)$&/ &T&* BE$&+K&$#E*)$&/&$ &$&-&$& +EKOD &.&
,&$' D&(& J&'&&$ &T&* DI B&.&/K&.&(&$ O+&$' IT*
JIK& BE+$I&T9/E$D&K(&/ EBE+IT&/*K# D&(& BO+&$' ,&$' DITETK&$DE$'&$ E$,&T&K&$ )IF&T +EKOD&.&
KEBE$&+&$ #E*)$&/&$ O(E/ K# KE)&(&/&$ : BO(E/ DIDE$D& TID&K
E(EBI/I +7???=#E$J&+& TID&KE(EBI/I 4 T&/*$ &T&* KED*&-D*&$,&"
-
8/18/2019 Sistem Rekod
25/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
TOPIK 2TOPIK 2 PENDAFTARAN DANPENDAFTARAN DAN
PENGENDALIAN FAILPENGENDALIAN FAIL
-
8/18/2019 Sistem Rekod
26/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$02A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
)A**+A* FA()A**+A* FA(
)er!a ini! Tali Fail
Ta" Fail
*omor Fail )ad Pengedar
Fail ang henda di"a ;erl" mengand"ngi :
-
8/18/2019 Sistem Rekod
27/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
Forma! "li! %ailForma! "li! %ail Ditetapkan dan direka oleh &rkib
$egara
+uangan tentang tarikh dibuka dan
ruangan bagi tarikh patut ditutup dandihantar ke &$
Jenis ail: Fail Terbuka 6&m A@7 #in 4=C?8 #utih
6 &m A@7 & #in 4=C> %oklatuda
Fail )ulit 6 &m A@18 /iauail Ra,sia (A- .3/) Mera, Ja-b1 %eralag
Mera,
ail Ra,sia %esar (A- .34) "1ig M15a %eralag
Mera,
03/04/0610A, Jalan 1/54, 4$400 Pe!aling Jaa Selangor. Tel : 03:#5$5004 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-#5$0145
-
8/18/2019 Sistem Rekod
28/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
al"ma! "li! l"ar %ailal"ma! "li! l"ar %ail
*o. r""an < nomor %ail mengi"! odlai%iai
)er!a-er!a erh""ng < *omor %ail a!a"
%ail-%ail erai!an
ida%!ar dia=ah ;erara < (nde ;erara
Perara < Ta" %ail mengi"! lai%iai ;erara
Tarih and"ngan ahir < !arih "ra!/
lam;iran !erahir al"ma! mengenai edaran %ail.
03/04/06
-
8/18/2019 Sistem Rekod
29/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
Sediaan "li! %ail ar"
i;a!an "li! %ail mengi"! ean
li;a!an
+"naan ;ene" l"ang !e"an a!"
l"ang a!" in>i dari a!a dan a!" in>idari !e;i !"lang %ail
a"an !ali hia" melal"i !e"an
PROSES MEMBUKA FAIL BARUPROSES MEMBUKA FAIL BARU
03/04/06
-
8/18/2019 Sistem Rekod
30/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
a"an er!a mini! e dalam %ail
ahagian iri e!elah di!e" l"ang;ada er!a mini!.
Te"an l"ang i!" hendalah a!"in>i dari a!a dan a!" in>i dari !e;i
died"a-d"a ;en"r" a!a.
Berian nomor %ail
03/04/0610A, Jalan 1/54, 4$400 Pe!aling Jaa Selangor. Tel : 03:#5$5004 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-#5$0145
-
8/18/2019 Sistem Rekod
31/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
-
#1rats1rat 5isebela, kaa5ala- ail7
&1liska 8atita rigkas a5a
kertas -iit &1liska ta1k ail
Mas1kka ka5 e5ara
03/04/0610A, Jalan 1/54, 4$400 Pe!aling Jaa Selangor. Tel : 03:#5$5004 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-#5$0145
-
8/18/2019 Sistem Rekod
32/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
Kae%a" Men%a0tar a!Kae%a" Men%a0tar a!
BaruBaru1. Beri taj! "ai#
? Ba>a S"ra! dengan !eli!i dan ;a!ian
;erara ang di"!araan
2. Beri N$%&$r Fai#
? *omor )od ang dierian mengi"!
lai%iai ;erara
'. Tai( (er!ara )a* *$%&$r )a#a% (eta!+
(eta!
? oe! Faharaa! Aad orang Am @0A6
? oe! Faharaa! *omor orang Am @#6
03/04/06
-
8/18/2019 Sistem Rekod
33/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
,. S-* D$!et Ke Da#a%
? Jilid Aad < n!" mengean Ta" Fail ? Jilid *omor < n!" mengean
Pergeraan Fail
. Se)ia!a*
a6 )"li! Fail
6 )er!a ini! >6 Tali 8ia" +reen Tag6
d6 Pene"
03/04/06
-
8/18/2019 Sistem Rekod
34/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
/. Ra*0!ai!a*
? S"ra! dieelah )anan Fail
? )er!a mini! dieelah )iri Fail
. atit!a* )i ata- !erta- %i*it
? S"ra! ma" < a=a! erah ? S"ra! )el"ar < a=a! Bir"/8i!am
03/04/06
-
8/18/2019 Sistem Rekod
35/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
Menu!2 M!n!tMenu!2 M!n!t
Beri nomor ;erenggan T"li dengan !erang, ;ada! dan
ela Jadian a!" and"ngan ia
mini! !erlal" ;anang di !ai;6
"laan mini! ringaan a=a!an;ega=ai ang dimini!.
03/04/0610A, Jalan 1/54, 4$400 Pe!aling Jaa Selangor. Tel : 03:#5$5004 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-#5$0145
-
8/18/2019 Sistem Rekod
36/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
a! Baru )and"ngan "ra!/do"men a!a! ilangan and"ngan %ail
enclosure6 di"d"! anan a!a"ra! "la!an6 S"ra! !erima : =arna merah
8an!ar "ra! : =arna ir" a!a"hi!am
03/04/06
-
8/18/2019 Sistem Rekod
37/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
S"ra! ma". =arna merah6
S"ra! el"ar. a!a! ilangan and"ngan,
!arih ;enghan!aran, nama ageni ;enerimadan !arih "ra! di han!ar e a!a er!a mini!
dengan mengg"naan Cr"er !am;D ir" a!a"
hi!am
#1rat bt, :::::5i,atar k5::: a5a::::77
#1rat bt,:::::75r::::75ik5g a5a::::::
03/04/06
-
8/18/2019 Sistem Rekod
38/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
PERKARA PERLU SEMASAPERKARA PERLU SEMASA
PENGURUSAN AILPENGURUSAN AIL
Sa!" %ail "n!" a!" ;erara ahaa
)and"ngan %ail hendalah mengi"!
!"r"!an !indaan dan !arih S"ra! ma" hendalah
diand"ngan ;ada er!a mini!
Sub-jacket hendalah diand"ngan
03/04/06
-
8/18/2019 Sistem Rekod
39/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
Fail ar" hendalah di"a ia
and"ngan !elah meleihi 3 >m a!a"meleihi 100 and"ngan mengi"!mana ang a=al
ini! ea hendalah diand"ngan )"li! %ail ar" hendalah di>a!i!
eagai "li! 2 a!a" >oer 2 a!a" ilid
2
03/04/06
-
8/18/2019 Sistem Rekod
40/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
)"li! %ail ang o!or a!a" oa
me!i digan!i ar" denganmengealan ang lama Tarih "a dan !"!"; %ail
hendalah di>a!i! dia!a %ail i!" Fail ang di!"!"; ;erl" die;ilan
e;ada %ail ar" ia maih
di;erl"an Sem"a ;ergeraan %ail me!i
melal"i ;enda%!aran a!a" direod.
03/04/06
-
8/18/2019 Sistem Rekod
41/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
embuka ail sambunganembuka ail sambungan
A;aila %ail mengand"ngi 100 and"ngan
a!a" "rang !e!a;i e!ealan %ail meleihi
3 >m Fail i!" hendalah di!"!"; dan di"a
am"ngan "li! 2 a!a" e!er"na. i a!a %ail ;erl" di>a!a! dengan !erang
;era!aan:
i a!a "li! ar" di>a!a! nomor r""an
ang ama dier!ai >a!a!an )l!. 26
DI&U&UP"U!I& 2 DI%U"A
03/04/06
-
8/18/2019 Sistem Rekod
42/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
&pabila ail 2ang berkenaan tidakdapat dikesan atau hilang
Jika ail sebenar 6sama8 memerlukan
tindakan segera lebih dari seorangpegawai
Kulit ail sementara ialah sampul ke3il
6& A@7&-#in 4=C>8
$ombor ruukan dan tauk ailmestilah sama dengan ail asal
a! 2ementara -2am3u #e4!/
03/04/06
-
8/18/2019 Sistem Rekod
43/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
TOPIK 'TOPIK '
KONSEP SISTEM FAIL DANKONSEP SISTEM FAIL DAN
KLASIFIKASI FAILKLASIFIKASI FAIL
03/04/06
-
8/18/2019 Sistem Rekod
44/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$02A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
#at1 ;l5er yag 5i5atarka yag
-ega51gi s1rats1rat 5a
5;k1-e yag ters1s1
Aal dari ;era!aan a!in F(
ermana eeni enang ang!er""n
De"i*i-i "ai#De"i*i-i "ai#
-
8/18/2019 Sistem Rekod
45/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
AILAIL
)&(&/ )&T* D&+I JE$I))&(&/ )&T* D&+I JE$I)
+EKOD ,&$' *T&&+EKOD ,&$' *T&& #&(I$' B&$,&K#&(I$' B&$,&K
DI'*$&K&$DI'*$&K&$
-
8/18/2019 Sistem Rekod
46/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
SISTEM AIL
#+O)E) E(I#*TI:#+O)E) E(I#*TI: #E$'E(&)&$#E$'E(&)&$
#E$,*)*$&$#E$,*)*$&$
E$'I$DEK)E$'I$DEK)
#E$,I#&$&$#E$,I#&$&$ #E$'&.&(&$#E$'&.&(&$
-
8/18/2019 Sistem Rekod
47/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
MANUAL AILMANUAL AIL E$''&+I)K&$ #+O)ED*+-#+O)ED*+D&$ #&$D*&$ E(&K)&$&K&$ KE+J&
TESAURUS AILTESAURUS AIL E$'&$D*$'I )E$&+&I #E+K&T&&$
BE+K&IT&$ &KTIITI D&$ F*$')I)E)EB*&/ J&B&T&$ /O*)EKEE#I$'D&$ F*$%TIO$&(
TETK&$ #E+&T*+&$ E$'I$DEK) E*D&/K&$ #EB*K&&$ F&I(
SISTEM AILSISTEM AIL
-
8/18/2019 Sistem Rekod
48/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
SKIMA AIL
)E$&+&I F&I(-F&I( ,&$' DIB*K&
BE+D&)&+K&$ T&J*K-T&J*K ,&$'DITE$T*K&$ D&(& TE)&*+*)
SISTEM AILSISTEM AIL
-
8/18/2019 Sistem Rekod
49/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
HOUSEKEEPING / FUNCTIONAL
)ESEAATA* )'
JENIS+JENIS PENGKELASAN3JENIS+JENIS PENGKELASAN3
03/04/0610A, Jalan 1/54, 4$400 Pe!aling Jaa Selangor. Tel : 03:#5$5004 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-#5$0145
Jen!2 Dan Pen)ea2an a!
-
8/18/2019 Sistem Rekod
50/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
Jen!2 Dan Pen)ea2an a!
Fail +ahsia .arna merah Fail )ulit .arna hiau Fail #eribadi
a8 Bahagian #egawai Eksekuti Ke
&tas .arna merah ambu b8 Bahagian Kumpulan Biasa
.arna kuning
Fail &m 6terhad8 .arna putih )ampul Ke3il .arna putih
10A, Jalan 1/54, 4$400 Pe!aling Jaa Selangor. Tel : 03:#5$5004 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-#5$0145
-
8/18/2019 Sistem Rekod
51/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
a! Am : Kerja-kerja persuratan yang melibatkantindakan perkara-perkara persuratan am
hendaklah menggunakan fail am.
03/04/0610A, Jalan 1/54, 4$400 Pe!aling Jaa Selangor. Tel : 03:#5$5004 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-#5$0145
a! Ra"2!a 5 Khas digunakan untuk tindakan
surat-surat serta tindakan sulitpengurus, pegawai kanan yang terlibat
dengan polisi7
a! Su!t 5 Khas digunakan untuk tindakanperkara-perkara yang tidak merbahaya
keadaan jika maklumat yang disimpan itu
boor.
-
8/18/2019 Sistem Rekod
52/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
a! Sam3u Ke4!a! Sam3u Ke4!
*ntuk surat-surat memerlukan*ntuk surat-surat memerlukantindakan segera tetapi ail asaltindakan segera tetapi ail asal
dalama tindakan oleh sesuatudalama tindakan oleh sesuatu
unit dan disimpan untukunit dan disimpan untuksementara waktu sehingga ailsementara waktu sehingga ail
asal diumpai atau dikembalikan"asal diumpai atau dikembalikan"
03/04/0610A, Jalan 1/54, 4$400 Pe!aling Jaa Selangor. Tel : 03:#5$5004 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-#5$0145
-
8/18/2019 Sistem Rekod
53/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
S!2tem S!m3an DaamS!2tem S!m3an Daam
Per"at!an -SDP/Per"at!an -SDP/
03/04/06
)atu sistem pen2impanan
sementarabagi tuuan mengasingkan ailsehingga diperlukan semula"
-
8/18/2019 Sistem Rekod
54/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
KLASIKASIKLASIKASI
Konsep adalahKonsep adalahberbea daripadaberbea daripada
mengail"mengail"
-
8/18/2019 Sistem Rekod
55/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
KONSEPKONSEP
Mem0a!Mem0a! )atu proses men2usun satu siridokumen 6suratan8 2ang
mempun2ai perkara 2ang seakan-akan sama dalam satu bekas=older mengikut tarikh dokumen itu
sendiri9 disusuli dengan memberitauk9 kod9 dan silang ruuk"
KONSEPKONSEP
-
8/18/2019 Sistem Rekod
56/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
Ka2!6#a2! 0a!Ka2!6#a2! 0a! )atu proses kera intlektual 2angmelibatkan pengumpulan
maklumat kedalamkategori=kumpulan 2ang sama atauseakan-akan sama9 dimana setiap
satu kategori=kumpulan rekod itudikenali dengan identitin2a sendiri"
KONSEPKONSEP
E$'& #E+(*E$'& #E+(*
-
8/18/2019 Sistem Rekod
57/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
E$'& #E+(*E$'& #E+(*
K(&)IFIK&)IK(&)IFIK&)I #E$,I#&$&$ ,&$' BET*("
*D&/ D&$ %E#&T
DI#E+O(E/I" #E$,E(E$''&+&&$ ,&$'
)E+&'&
K&.&(&$ KE)E(&&T&$+EKOD
-
8/18/2019 Sistem Rekod
58/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
F&ED&/ K(&)IFIK&)IF&ED&/ K(&)IFIK&)I
#E$'E)&$&$ D&$ +*J*K&$ +*J*K&$ #E$,E(IDIK&$"
#E$DOK*E$T&)I&$ F&KT&D&$ #E+I)TI.&"
#EE(I/&+&&$ +EKOD B&'I
T*J*&$ &+KIB"
-
8/18/2019 Sistem Rekod
59/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
K(&)IFIK&)IK(&)IFIK&)I - F&ED&/- F&ED&/
EKO$OIK&(
K*+&$'K&$ (&TI/&$ )EKI+&$,&
)E)EO+&$' #E+)O$E(BE+T*K&+ KE %&.&$'&$ (&I$"
E$'&.&( #E$'/&)I(&$
+EKOD"
K(&)IFIK&)I %I+I %I+I
-
8/18/2019 Sistem Rekod
60/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
K(&)IFIK&)IK(&)IFIK&)I - %I+I-%I+I- %I+I-%I+I
+I$'K&) D&$ *D&/ *D&/ DI&DT&)I *D&/ DIK&JI)E*(& (OJIK KO#+E/E$)IF
BE+KE)&$ EKO$OI
-
8/18/2019 Sistem Rekod
61/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
&)&) *T&&&)&) *T&&
K(&)IFIK&)IK(&)IFIK&)I &BJ&D
$OBO+
-
8/18/2019 Sistem Rekod
62/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
)I)TE K(&)IFIK&)I)I)TE K(&)IFIK&)I
TE+B&/&'I KE#&D& D*&K&TE'O+I:
4" )I)TE K(&)IFIK&)I +E'I)T+I
>" )I)TE K(&)IFIK&)I #E+K&+&
-
8/18/2019 Sistem Rekod
63/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
SISTEM KLASIIKASIREGISTRI
Bermula di aman +om purba apabilahakim-hakim men2usun dokumenmahkamah se3ara kronologi"
Kaedah paling awal digunakan dalampentadbiran di ala2sia"Digunakan untuk men2usun dan
men2impan rekod se3ara teraturmengikut nombor seturut tanpamengira perkara"
-
8/18/2019 Sistem Rekod
64/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
)istem Klasi=4CC7 - #erang )audara di)elangor
@=4CC7 #ergaduhan di &mpang
A=4CC7 %ukai tambahan7=4CC7 asid Jamek
)istem Kelasi
-
8/18/2019 Sistem Rekod
65/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
)istem Kelasi
-
8/18/2019 Sistem Rekod
66/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
SISTEM KLASIIKASIPERKARA
)&T* #+O)E) E$'/I#*$DOK*E$ E$'E$&I )E)*&T*
#E+K&+& DIB&.&/ )&T* T&J*KK/*)*) 6T&J*K *T&&8 D&$ T&J*K-T&J*K KE%I( E$'IK*T
#E+I$'K&T-#E+I$'K&T ,&$'DITETK&$= /I+&KI TE+TE$T*"
)istem Klasi
-
8/18/2019 Sistem Rekod
67/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
)istem Klasi
-
8/18/2019 Sistem Rekod
68/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
)istem Klasi
-
8/18/2019 Sistem Rekod
69/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
)istem Klasi
-
8/18/2019 Sistem Rekod
70/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
)istem Klasi
-
8/18/2019 Sistem Rekod
71/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
PENGKODANPENGKODAN
-
8/18/2019 Sistem Rekod
72/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
PENGKODANPENGKODAN
)atu proses memberisimbol kepada perkara-perkara tertentu9 digunakanuntuk mengenalpasti lokasi
ail=older
-
8/18/2019 Sistem Rekod
73/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
KODKOD Kod-kod 2ang digunakan terdiri dari
data=nombor 2ang mana mewakilimakna-makna tertentu berdasarkankepada peraturan 2ang disediakan"
%ontoh:
KK+
7??
-
8/18/2019 Sistem Rekod
74/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
KODKOD Kod-kod 2ang digunakan adalah
untuk menggantikan nama asal=taukbagi memper3epatkan kera-kera
mengklasikasi9mengail dan meruuk"%ontoh:
#entadbiran 4??
Kewangan A??#ersonal - 7??
-
8/18/2019 Sistem Rekod
75/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
KODKOD
Kod agensi pewuud adalahperkara utama=2ang perlu
didahulukan dalam kera-kera mengklasi
-
8/18/2019 Sistem Rekod
76/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
KODKOD
Kod-kod bagi menunuukkan provenance biasan2a menggunakansingkatan nama"
%ontoh:
KK+ Kementerian Kera +a2a
KK+6%##8 - Kementerian Kera+a2a 6%aw" #engurusan#entadbiran8
KOD )I)TE $OBO+
-
8/18/2019 Sistem Rekod
77/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
KODKOD -)I)TE $OBO+-)I)TE $OBO+
)ET*+*T)ET*+*T (aimn2a digunakan bagi enis
pengklasan mengikut sistem nomborseturut=sistem blok nombor"
%ontoh: sistem registeri"
- setiap unit ail diberi nomborseturut tanpa mengira tauk=perkara
- susunan uga se3ara seturut
-
8/18/2019 Sistem Rekod
78/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
KODKOD-)I)TE B(OK $OBO+-)I)TE B(OK $OBO+
)istem ini disediakan berdasarkankepada nombor seturut dan direkabentukkhusus untuk satu-satu kumpulan rekod"
%ontoh:
4?? #entadbiran
>?? Bangunan
@?? #eralatan #eabat
A?? - Kewangan
KODKOD )I)TE B(OK $OBO+)I)TE B(OK $OBO+
-
8/18/2019 Sistem Rekod
79/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
KODKOD-)I)TE B(OK $OBO+-)I)TE B(OK $OBO+
Kod 2ang diberikan kepadakumpulan rekod ini kemudiann2adipe3ahkan kepada perkara
utama
%ontoh:
4?? 4
KODKOD )I)TE B(OK)I)TE B(OK
-
8/18/2019 Sistem Rekod
80/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
KODKOD-)I)TE B(OK-)I)TE B(OK
$OBO+$OBO+ #erkara utama 2ang diberi
kod utama boleh
dipe3ahkan kepada perkarakhusus dan diberi kod baru"
%ontoh:
4?? 4=4
-
8/18/2019 Sistem Rekod
81/117
-
8/18/2019 Sistem Rekod
82/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
)IBO()IBO(
)imbol-simbol 2ang laimdigunakan dalam kod:
- tanda sengkang= tanda serong
6 8 dalam kandungan
" tanda perpuluhan
-
8/18/2019 Sistem Rekod
83/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
)IBO()IBO(
Tanda sengkang dan seronglaimn2a membawa makna
memisahkan" Tanda sengkang memisahkan
kumpulan rekod dengan tauk utama
6siri8 Tanda serong 6=8 memisahkan taukutama dengan tauk khusus
-
8/18/2019 Sistem Rekod
84/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
)IBO()IBO(
%ontoh simbol memisahkan:
4?? 4=4
-
8/18/2019 Sistem Rekod
85/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
)IBO()IBO(
Tanda perpuluhan 6"8 dan tanda Tanda perpuluhan 6"8 dan tanda
dalam kurungan 6 8 laimn2adalam kurungan 6 8 laimn2a
digunakan untuk memisahkandigunakan untuk memisahkanpro!enan3en2a"pro!enan3en2a"
%ontoh:%ontoh:
KK+"%##KK+"%##
KK+6%##8KK+6%##8
-
8/18/2019 Sistem Rekod
86/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
on!oh
GGG H *ama )od 'rganiai
/2. H )od )"m;"lan < on!oh
Peng"r"an
Peaa! 04/ H )od Perara < e"ara! !ama
1 H Jilid Fail - Jilid Sa!"
ail 5i-aks15ka
-
8/18/2019 Sistem Rekod
87/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
*rusan &m
4?? #entadbiran>?? Bangunan Dan /arta@?? Kelengkapan DanBekalanA?? Kewangan7?? - #ersonel
*rusanFungsian
1?? #engurusanKurikulumG?? #engurusanKokurikulum
PEJABAT8SEKTOR8UNIT KOD SINGKATANORGANISASI
-
8/18/2019 Sistem Rekod
88/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
ORGANISASI
*nit /al Ehwal urid @1 /E
*nit Kokurikulum @G KOKO
*nit #endidikan
#en3egahan Dadah
@C ##Da
*nit )ukan @5 )*K&$
*nit Beruniorm A? *B
#usat Kokurikulum A> #KK
-
8/18/2019 Sistem Rekod
89/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
+u Kami : I#'K#s=)=41=?A>Jld"@6C8 : I#'K#s=44=??4=Jld">A65G8
-
8/18/2019 Sistem Rekod
90/117
-
8/18/2019 Sistem Rekod
91/117
-
8/18/2019 Sistem Rekod
92/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
DEINISIDEINISI
B(() E+(ST(
B(() FA(
B(() PE*AFTAA* FA(
B(() E)'
PSAT E)' A)(B
G SREGISTRI
-
8/18/2019 Sistem Rekod
93/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
REGISTRIREGISTRI
SAT *(T ( AA JABATA*/
A+E*S( )EAJAA* 7A*+
BETA*++*+JA9ABE*+E*A()A* E)'-
E)'*7A
BILIK REGISTRIBILIK REGISTRI
-
8/18/2019 Sistem Rekod
94/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
BILIK REGISTRIBILIK REGISTRI
TEPAT ( A*A
PE*+E*A(A* SAT-
E*7AT A* FA(-EA((A)SA*A)A* SETA TEPAT
PE*7(PA*A* E)'-E)'
A)T(F
MATLAMAT REGISTRI
-
8/18/2019 Sistem Rekod
95/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
MATLAMAT REGISTRI
SEA A)AT JABATA*()E*A()A* A* (S)A*
E*+A* BA()
EBE()A* PE)8(ATA* 7A*+BA() )EPAA PEA*++A* <
AAA* dan AA*6
EBE)A)A* A)AT E)'67A*+ BET PAA ASA 7A*+
(TETAP)A*
JENIS JENIS REGISTRIJENIS JENIS REGISTRI
-
8/18/2019 Sistem Rekod
96/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
JENIS&JENIS REGISTRI JENIS&JENIS REGISTRI
o Si!em egi!ri Ber;"a!
Centralse! "e#str$ S$ste%6
o Si!em egi!ri Tida Ber;"a!
&'ecentralse! "e#str$ S$ste%(
o )ominai di an!ara ed"a-d"adi a!a
-
8/18/2019 Sistem Rekod
97/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
SISTEM REGISTRI BERPUSATSISTEM REGISTRI BERPUSAT
SEA E)' (S(PA* A*
()E*A()A* ( SAT
TEPAT 7A*+ TETE*T A*
BEPSAT
SISTEM REGISTRISISTEM REGISTRI TIDAKTIDAK
-
8/18/2019 Sistem Rekod
98/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
SISTEM REGISTRISISTEM REGISTRI TIDAKTIDAK
BERPUSATBERPUSAT
*(T-*(T, BA8A+(A*-
BA8A+(A* SESAT JABATA*/ A+E*S( )EAJAA* EP*7A(
E+(ST( AS(*+-AS(*+
UNGSI REGISTRIUNGSI REGISTRI
-
8/18/2019 Sistem Rekod
99/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
1. Penerimaan dan Penda%!aran S"ra!-
"ra!>" #enghantaran )urat
SAT TEPE(*+)AT - 2 alinan
SAT TEB)A - 3 alinan
- dihan!ar
- di %ailan
- %ail !im"l %loa! %ile6
,. PROSEDUR PEMBUKAAN,. PROSEDUR PEMBUKAANAILAIL
-
8/18/2019 Sistem Rekod
100/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
AILAIL
A)T(I(T( TAA *(T E+(ST(
SEA) FA( SA8/BE (B)A
""an T"an
B"" da%!ar %ail (nde
)om;"!er
Senarai %ail
SE)(A*7A T(AA/BE - B)A FA( BA
. PROSEDUR KAWALAN PERGERAKAN. PROSEDUR KAWALAN PERGERAKAN
AILAIL
-
8/18/2019 Sistem Rekod
101/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
AILAIL
Sa!" !"ga "!ama mereodan egala
;ergeraan %ail
aalah
8ilang
Tida da;a! diean
Teralah le!a
Teralah han!ar
iamil endiri oleh ;ega=ai
iedaran oleh ai!angan "an dari "ni!
regi!ri dna.
:. PROSEDUR PENUTUPAN:. PROSEDUR PENUTUPAN
AILAIL
-
8/18/2019 Sistem Rekod
102/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
AILAIL FA( A)T(F
100 am;iran 1 in>i !eal
ang mana !erdah"l"6
FA( T(A) A)T(F
5 !ah"n !ida dig"naan/r""
PE*++*AA* SAP )E(
KAWALAN PENGENDALIANKAWALAN PENGENDALIAN
-
8/18/2019 Sistem Rekod
103/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
SISTEM FAILSISTEM FAIL
#E$''*$&&$ F&I(
)*+&T )E(&+&) DE$'&$
T&J*K #E+'E+&K&$ F&I( DI+EKOD
%&T&T&$ DIK*(IT F&I( B&+* #E+(* B*K& F&I( B&+*
03/04/06
-
8/18/2019 Sistem Rekod
104/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
I$IT BEB&)
K*(IT F&I( ,&$' +O)&K=KO,&K
F&I( (&& DKE#I( BE+)&& F&I(
B&+* 6JIK& #E+(*8 KETEB&(&$ F&I( 6T*T*#8
03/04/06
-
8/18/2019 Sistem Rekod
105/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
KAWALAN PEN4IMPANAN DANKAWALAN PEN4IMPANAN DAN
PEMULIHARAAN REKODPEMULIHARAAN REKOD
PEN;IMPANAN REKODPEN;IMPANAN REKOD
-
8/18/2019 Sistem Rekod
106/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
+*&$' )I#&$&$ )EE$T&+& B&'I +EKOD-+EKOD )E#&+& &KTIF D&$ TID&K &KTIF
)*#&,& #E$''*$&&$9 #E$,E(E$''&+&&$9
#E$'&.&(&$ TE+/&D +EKOD-+EKOD TE+)EB*T E$J&DI (EBI/ EKO$OI D&$ (EBI/%EK
+*&$' H /I'/ DE$)IT, )TO+&'E
BI(IK )EE$T&+& E$*$''* TI$D&K&$#EI)&/&$ DI&BI( KE &T&)$,& )&& &D&*)$&/ &T&* )I#&$
TID&K BO(E/ DI)&&T&K+IF DE$'&$ )TO+
PEN;IMPANAN REKOD
BILIK REKODBILIK REKOD
TE#&T #E$,I#&$&$
-
8/18/2019 Sistem Rekod
107/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
4?G
TE#&T #E$,I#&$&$ Berbea antara ail terbuka dan
terperingkat #en2impanan media lain
#eta9 #elan (ukisan Keuruteraan erti3al plan 3abinets= 3ardboard tubes
Fotogra< Folder bebas asid
&udio!isual Eletronik Kawasan bebas habuk medan
magnet
REKOD
-
8/18/2019 Sistem Rekod
108/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
4?C
Per2e#!taran (!!# re#$% 3erumene#an#an ,W
W$r#er2 W$r# Te4"n!?ue2
PEMELIHARAANREKOD
-
8/18/2019 Sistem Rekod
109/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
REKOD
Keseluruhan proses danpengendalian 2ang terlibat
dalam perlindungan
-
8/18/2019 Sistem Rekod
110/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
1. API 5 )istem kawalan
kebakaran- #engesan asap
- #engesan api
- &lat pemadam
- 'elung #an3utan
- (o3eng amaran- A7 sentimeter arak dari siling
- (atihan memadam api
KESELAMATAN BILIK REKODKESELAMATAN BILIK REKOD
-
8/18/2019 Sistem Rekod
111/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
*. A!r : Elakkan tangki air di bumbung bangunan
Elakkan paip air melalui bilik rekod
KESELAMATAN BILIK REKODKESELAMATAN BILIK REKOD
,. Kaaan #eem(a3an
- #endingin udara- &lat Hdehumidi
-
8/18/2019 Sistem Rekod
112/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
4. Kawalan suhu 5 #endingin udara
Kipas #eredaran udara
Tingkap
5. Pencerobohan :
- Kawalan !4 jam
- Kuni
- Kawasan "erhad
- #agar Keselamatan $enis % &erduri
6. Bencana Alam :
- #elan "indakan
Mu2u"&mu2u"Mu2u"&mu2u"
-
8/18/2019 Sistem Rekod
113/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
Re#$%Re#$%
Mu2u"Mu2u" anusia
- Bakar
- )abota
- %uri
- Jual
Kaaan
- Kawasan larangan
- (arangan merokok9
makan9minum - #erkhidmatankaunter= tingkap
- Bilik kebal - Jauh dari orang awam
-
8/18/2019 Sistem Rekod
114/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
)erangga
(ipas 'egat
Bubuk &nai-anai
Tikus
)il!er
-
8/18/2019 Sistem Rekod
115/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$02A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
#E$'&)I$'&$ +EKOD #E+K&+& #E+(* DI(&K*K&$
J&D*&( #EI)&/&$ +EKOD
#E(*#*)&$ +EKOD
#E*)$&/&$
KUMPULAN REKOD
-
8/18/2019 Sistem Rekod
116/117
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor. Tel : 03:5511250 a!a" 01#2$#004 %a& : 03-55112$0
BOLEH DIMUSNAHKAN
+EKOD TID&K &KTIF D&$ TID&KDI#E+(*K&$ (&'I"
+EKOD ,&$' +O)&K D&$ TID&K BO(E/DI'*$&K&$ (&'I"
+EKOD ,&$' TE(&/ T&&T TE#O/)I#&$&$ E$'IK*T J&D*&(
#EI)&/&$ +EKOD ,&$' TE(&/DI#E+)ET*J*I O(E/ &+KIB $E'&+&"
-
8/18/2019 Sistem Rekod
117/117