1 komponen a5 final

Sub Komponen A5 : Pengurusan Sub Komponen A5 : Pengurusan RekodRekod

A5.1 Komitmen AgensiA5.1 Komitmen Agensi

Soalan 1a

Adakah dokumen-dokumen yang berkaitan dengan pengurusan rekod disediakan sebagai bahan rujukan di agensi?

Skala Pemarkahan

Tidak Memuaska

n

Kurang memuaska

n

Memuaskan

Baik Cemerlang

Tiada Ada dokumen rujukan tetapi tiada Akta Arkib Negara

Ada Akta Arkib Negara dan 2

dokumen rujukanlain

Ada Akta Arkib Negara dan 3

dokumen rujukanlain

Ada Akta Arkib Negara dan > 3

dokumen rujukan lain


Dokumen yang perlu disediakan1. Dokumen-dokumen rujukan dalam bentuk hardcopy/softcopy.

Rujukan/PeneranganPengurusan Rekod merupakan satu bidang pengurusan yang bertanggungjawab bagi mengadakan kawalan secara efisyen dan sistematik ke atas pewujudan, penggunaan, penyenggaraan dan pelupusan rekod. Kawalan ini termasuk penawanan bukti dan maklumat mengenai aktiviti dan transaksi sesebuah organisasi (Malaysia Standard 2223-1:2009).

Akta Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629) dan Pengurusan Rekod Kerajaan.

Dokumen-dokumen rujukan:i.Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629/ Enakmen Rekod dan Arkib Negeri Sabah 2007 (No. 7 Tahun 2007 / The Sarawak Government Gazette Part iii (29 October 2009); ii. Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88); iii. Arahan Keselamatan;iv. Dasar Pengurusan Rekod Kerajaan;v. Surat Pekeliling Bil. 5 Tahun 2007: Panduan Pengurusan Pejabat;vi. Surat Pekeliling Am Bil 1/1997 Peraturan Pemeliharaan Rekod-Rekod Kerajaan;vii. Surat Pekeliling Am Bil 1/1970;viii.Malaysian Standard 2223-1: 2009 & 2223- 2: 2009; danix. Dasar/Peraturan/Arahan/Panduan disediakan oleh agensi sendiri.

Perkara yang disemak1. Dokumen rujukan yang disimpan dan dirujuk di jabatan/agensi kerajaan; dan2. Dokumen ini digunakan sebagai rujukan untuk menyediakan dasar/ panduan/ garis panduan/ arahan pentadbiran pengurusan rekod untuk peringkat dalaman jabatan/agensi.


Soalan 1b

Adakah agensi mendapatkan khidmat nasihat Pengurusan Rekod Kerajaan dari Arkib Negara?

Skala Pemarkahan

Tidak Memuaska

n

Kurang memuaska

n

Memuaskan

Baik Cemerlang

Tiada Dilaksanakan satu kali setahun

Dilaksanakan 2 kali atau lebih

setahun


Dokumen yang perlu disediakan

1. Dokumen rasmi kepada Arkib Negara Malaysia untuk permohonan mengadakan khidmat nasihat di agensi; dan2. Minit mesyuarat/slaid pembentangan/laporan berkenaan sesi khidmat nasihat pengurusan rekod.

Rujukan/PeneranganPekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007: Panduan Pengurusan Pejabat, (Bahagian I: Pengurusan Am Pejabat) Khidmat Nasihat perenggan 1.22 (g)Ketua Jabatan perlu mendapatkan khidmat nasihat daripada Arkib Negara Malaysia mengenai Pengurusan Rekod Kerajaan.

Dasar Pengurusan Rekod Kerajaan 2010, perkara 8.2.2 Adalah menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan untuk mendapatkan khidmat kepakaran Arkib Negara Malaysia mengenai Pengurusan Rekod.

Perkara yang disemak

1. Perancangan agensi untuk mengadakan sesi khidmat nasihat mengenai pengurusan rekod dengan Arkib Negara Malaysia; dan

2. Tarikh khidmat nasihat oleh Arkib Negara Malaysia yang telah diadakan di agensi; atau3. Sebarang khidmat nasihat melalui email atau telefon yang direkodkan.


Soalan 1c

Adakah agensi telah melantik Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) mengikut gred yang ditetapkan dan memaklumkan kepada Arkib Negara Malaysia?

Skala Pemarkahan

Tidak Memuaska

n

Kurang memuaska

n

Memuaskan

Baik Cemerlang

Tiada Melantik sekurang-kurangnya seorang

Pegawai Rekod Jabatan (bukan

Gred 27 ke atas) tetapi tidak

memaklumkan kepada Arkib

Negara Malaysia

Melantik sekurang-kurangnya seorang

Pegawai Rekod Jabatan (bukan

Gred 27 ke atas) dan memaklumkan

kepada Arkib Negara Malaysia


Pegawai Rekod Jabatan (Gred 27 ke atas) dan tidak

memaklumkan kepada Arkib

Negara Malaysia


Pegawai Rekod Jabatan (Gred 27

ke atas) dan memaklumkan

kepada Arkib Negara

Malaysia


Rujukan/PeneranganPekeliling Perkhidmatan Awam Bil. 5 Tahun 2007: Panduan Pengurusan Pejabat (Bahagian VIII: Penyelenggaraan, Pemeliharaan dan Pelupusan Rekod Awam) 8.2 (d)Ketua Jabatan perlu melantik seorang Pegawai Rekod Jabatan sekurang-kurangnya gred 27 atau setaraf dengannya dan memaklumkan pelantikannya kepada Arkib Negara Malaysia.

Pekeliling Am Bil 1/1997 Peraturan Pemeliharaan Rekod-Rekod Kerajaan Para 6.1 Ketua Jabatan diminta melantik seorang Pegawai daripada salah satu jawatan yang bertanggungjawab dalam hal pentadbiran untuk menjadi Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) bagi jabatan/agensi masing-masing. Nama pegawai yang menjadi PRJ ini hendaklah dimaklumkan kepada Arkib Negara Malaysia dan pegawai ini bertanggungjawab dalam pengurusan rekod di jabatannya.

Perkara yang disemak1. Nama pegawai, gred, jawatan dan skop tugas dalam bidang pengurusan rekod; dan2. Pemakluman pegawai kepada Arkib Negara Malaysia.


1. Surat Pencalonan agensi kepada Arkib Negara;2. Surat pelantikan pegawai berkenaan di agensi; 3. Dokumen rasmi pemakluman pegawai berkenaan kepada Arkib Negara Malaysia;4. Sijil pelantikan; dan5. Senarai PRJ agensi daripada Arkib Negara Malaysia.


Soalan 1d

Adakah agensi menghantar salinan laporan rasmi kepada Arkib Negara Malaysia?

Skala Pemarkahan

Tidak Memuaska

n

Kurang memuaska

n

Memuaskan

Baik Cemerlang

Tiada Satu salinan laporan rasmi

dihantar dalam tempoh melebihi

satu bulan selepas laporan itu diterbitkan

Satu salinan laporan rasmi dihantar dalam

tempoh satu bulan selepas laporan itu

diterbitkan


Rujukan/PeneranganRujuk Surat Pekeliling Am Bil. 1/1970 (dalam pindaan)

Laporan rasmi bercetak termasuk warta kerajaan, laporan, laporan tahunan, prosiding, buletin, jurnal, buku, majalah, brosur, buku cenderamata, poster, poskad dan risalah. Manakala laporan rasmi yang tidak bercetak termasuklah filem, sinematograf, mikroform, piring hitam, rakaman video dan audio serta media elektronik lain yang diterbitkan.

Perkara yang disemak1. Tarikh laporan rasmi diterbitkan; dan2. Tarikh salinan dihantar kepada Arkib Negara Malaysia.


1. Senarai laporan rasmi yang telah diterbitkan oleh agensi pada tahun penilaian; dan2. Salinan surat rasmi yang mengemukakan laporan rasmi kepada Arkib Negara Malaysia.

A5.2 Pelaksanaan Program dan A5.2 Pelaksanaan Program dan Aktiviti Pengurusan RekodAktiviti Pengurusan Rekod

Soalan 2a

Adakah Agensi menyediakan Rekod Daftar Surat Masuk/Surat Keluar?Catatan pada kertas minit

Skala Pemarkahan

Tidak Memuaska

n

Kurang memuaska

n

Memuaskan

Baik Cemerlang

Tiada daftar Maklumat tidak lengkap/kemaskini

Maklumat lengkap/kemaskini

(manual atau elektronik)


Rujukan/PeneranganPekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007: Panduan Pengurusan Pejabat (Bahagian VI: Urusan Surat Kerajaan) Perenggan 6.8Pegawai yang bertanggungjawab menguruskan surat jabatan sahaja yang boleh membuka surat dan mendaftarkannya mengikut prosedur yang ditetapkan.

Perenggan 6.11Pembantu Khas atau pegawai yang bertanggungjawab menguruskan surat jabatan hendaklah memastikan semua surat yang hendak dihantar keluar adalah salinan asal yang lengkap dengan tarikh dan nombor rujukan fail.

Perkara yang disemak1. Pengemaskinian rekod daftar surat masuk/keluar; dan2. Pemerhatian penilai untuk sistem pengurusan rekod (sekiranya ada)


1. Salinan buku daftar surat masuk;2. Salinan buku daftar surat keluar (pos/despatch); 3. Print screen daftar surat masuk/keluar secara elektronik (sekiranya ada); dan4. Catatan dalam kertas minit berkaitan surat yang dikandungkan.


Soalan 2 b

Adakah Agensi menyediakan Rekod Daftar Tindakan terhadap Permohonan Urusan Tanah?

Skala Pemarkahan

Tidak Memuaska

n

Kurang memuaska

n

Memuaskan

Baik Cemerlang

Tiada daftar Maklumat tidak lengkap/kemaskini

Maklumat lengkap/kemaskini

(manual atau elektronik)


Rujukan/Penerangan

Rekod daftar bermaksud rekod bagi mengesan tindakan dan pergerakan fail permohonan urusan tanah (Bukan RA).

Perkara yang disemak1. Pengemaskinian rekod daftar permohonan ; dan2. Pemerhatian penilai untuk sistem pengurusan rekod (sekiranya ada)3. Sampling Buku Daftar urusan tanah bagi setiap bidang


1. Buku daftar urusan tanah2.Print screen daftar surat masuk/keluar secara elektronik (sekiranya ada); dan3.Catatan dalam kertas minit berkaitan surat yang dikandungkan.


Soalan 2 c

Adakah Agensi mematuhi prosedur pengurusan fail seperti yang ditetapkan?

Skala Pemarkahan

Tidak Memuaska

n

Kurang memuaska

n

Memuaskan

Baik Cemerlang

Mematuhi < 3 prosedur

Mematuhi 3-4 prosedur yang

ditetapkan


ditetapkan


ditetapkan

Mematuhi > 8 prosedur yang

ditetapkan


Rujukan/PeneranganPekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007: Panduan Pengurusan Pejabat (Bahagian VII: Pengurusan Fail)Prosedur yang perlu dipatuhi:1. Pembukaan dan Pendaftaran Fail (tajuk dan nombor rujukan fail serta tarikh pembukaan fail perlu dicatatkan di atas kulit fail dan didaftarkan dalam Daftar Fail Jabatan.2. Skema pengkelasan dan pengkodan fail3. Penggunaan kulit fail yang ditetapkan 4. Penggunaan kertas minit dan penyediaan minit5. Catatan nombor lampiran 6. Penggunaan fail sementara yang betul7. Catatan pergerakan fail di kulit fail8. Catatan Simpanan Dalam Perhatian (SDP/KIV)9. Fail Timbul10.Penutupan fail mengikut kriteria-kriteria yang telah ditetapkan.

Perkara yang disemak1. Pengurusan fail mengikut prosedur yang telah ditetapkan2. fizikal fail dalam keadaan baik3. Fail dikemaskini 4. Fail disimpan dan mudah dicari (pencarian fail dalam tempoh 30 saat)

Dokumen yang perlu disediakan1. Sampling Fail urusan am (house keeping/pentadbiran) di jabatan/agensi kerajaan (10 fail–

aktif dan 5 fail separa/tidak aktif); dan 2. Sampling Fail urusan fungsian (fail urusan tanah bagi setiap bidang) – 10 fail aktif dan 5 fail separa/tidak aktif


Soalan 2 d

Adakah Agensi mewujudkan Registri yang bertanggungjawab ke atas rekod aktif jabatan?

Skala Pemarkahan

Tidak Memuaska

n

Kurang memuaska

n

Memuaskan

Baik Cemerlang

Tiada Mematuhi 1 kriteria Mematuhi 2 kriteria Mematuhi 3-4 kriteria

Mematuhi > 4 kriteria


Rujukan/PeneranganDasar Pengurusan Rekod Kerajaan, perenggan 8.1.3Registri jabatan/agensi adalah bertanggungjawab bagi pengendalian, penyimpanan dan pengawalan rekod aktif jabatan. Registri hendaklah dikendalikan oleh pegawai dan kakitangan yang bertanggungjawab menguruskan rekod jabatan.

Kriteria:i. Ada ruang/bilik untuk pengurusan registri;ii. Kelengkapan dan peralatan yang sesuai;iii. Ada pegawai dan kakitangan yang mengurus rekod jabatan; iv. Sistem aplikasi registri secara manual (senarai fail, kad firasat/Indeks, Kad pergerakan fail); v. Sistem aplikasi registri berkomputer; danvi. Fail terperingkat disimpan dalam kabinet berkunci yang berpalang, rak bergerak yang berkunci atau bilik kebal. Merujuk kepada Arahan Keselamatan, perkara Keselamatan Dokumen, Bahagian IV, Pernyimpanan Perkara-Perkara Terperingkat, para 58 (a) & (b).

Perkara yang disemak1. Pematuhan kriteria dalam menguruskan Registri.

Dokumen yang perlu disediakan1. Dokumen yang berkenaan mengenai pengurusan Registri (sekiranya ada).

A5.3 Pelupusan RekodA5.3 Pelupusan Rekod

Soalan 3 a

Adakah Agensi melaksanakan pelupusan rekod tidak aktif/tamat tindakan?

Skala Pemarkahan

Tidak Memuaska

n

Kurang memuaska

n

Memuaskan

Baik Cemerlang

Tidak dilaksanakan Ada membuat pelupusan sekali dalam tempoh 3

tahun

Membuat pelupusan setiap

tahun

A5.3 Pelupusan RekodA5.3 Pelupusan RekodRujukan/Penerangan

Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629), Seksyen 26(1)Ketua Pengarah boleh membenarkan pelupusan mana-mana rekod awam atau kelas rekod awam yang:a. oleh sebab bilangan, jenis atau bersifat rutin rekod itu, pada pendapatnya tidak memiliki apa-apa nilai kebangsaan atau sejarah yang kekal dan lama bertahan atau kedua-duanya;b. tidak dikehendaki bagi maksud rujukan dalam mana-mana pejabat awam selepas: i. tindakan ke atas rekod awam yang telah tamat; ii. habis tempoh yang dipersetujui antara Ketua Pengarah dengan ketua pentadbir penjawat awam itu; atauc. keadaan fizikalnya tidak mengizinkan pemeliharaannya yang berterusan.

Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007: Panduan Pengurusan Pejabat , Bahagian VIII - para 8.2 (c) j Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab melaksanakan pelupusan rekod awam mengikut Peraturan Pelupusan Rekod Awam dan Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629).

*Ketua Pengarah bererti Ketua Pengarah Arkib Negara.

Perkara yang disemak1. Tarikh tamat tindakan; 2. Tarikh pelupusan; dan3. Pegawai yang bertanggungjawab

Dokumen yang perlu disediakan1. Surat permohonan pelupusan kepada Arkib Negara Malaysia;2. Borang-borang bagi pelupusan rekod awam 2008; dan3. Surat kebenaran pelupusan dari Arkib Negara Malaysia


Soalan 3 b

Adakah Agensi mengadakan rekod-rekod berasingan mengenai pemberitahuan yang disiarkan dalam Warta yang melibatkan urusan tanah di dalam sesebuah daerah?

Skala Pemarkahan

Tidak Memuaska

n

Kurang memuaska

n

Memuaskan

Baik Cemerlang

Tiada rekod Ada rekod


Rujuk kepada Pekeliling KPTG Bil. 12/1977

Setiap pejabat tanah perlu mengadakan dan menyelenggarakan rekod seperti berikut:–

(i) Pemberitahuan perizaban tanah di bawah seksyen 62 Kanun Tanah Negara 1965;(ii) Pemberitahuan Pengisytiharan kawasan sebagai tanah bandar atau tanah pekan di bawah seksyen 11 atau seksyen 442 Kanun Tanah Negara 1965;(iii) Pemberitahuan Pengisytiharan kawasan yang ditetapkan (designated area), kawasan penempatan berkelompok (group settlement area), kawasan penempatan desa (rural settlement area) dan kawasan penempatan bandar (urban settlement area) di bawah seksyen-seksyen 3, 4, 5 dan 6 Akta Tanah (Kawasan Penempatan Berkelompok) 1960; (jika berkenaan)(iv) Pemberitahuan Pengisytiharan kawasan sebagai rizab hutan di bawah Akta Perhutanan Negara 1987;(jika berkenaan)(v) Pemberitahuan Pengisytiharan kawasan sebagai kawasan Pihak Berkuasa Tempatan di bawah beberapa undang-undang berhubung dengan Pihak Berkuasa Tempatan (Akta Kerajaan Tempatan 1976);(jika berkenaan)(vi) Pemberitahuan di bawah peruntukan-peruntukan Akta Pemuliharaan Tanah 1960; (jika berkenaan)(vii) Pemberitahuan pengisytiharan sebagai kawasan sebagai rizab Melayu di bawah Enakmen Rizab Melayu negeri berkenaan;(jika berkenaan)(viii) Pemberitahuan pengisytiharan sebagai kawasan sebagai kawasan orang asli atau rizab Orang Asli di bawah Akta Orang Asli 1954;(jika berkenaan)(ix) Pemberitahuan di bawah peruntukan-peruntukan Akta Pengairan dan Saliran 1953;(jika berkenaan) dan(x) Pemberitahuan di bawah peruntukan-peruntukan Akta Kerja-kerja Saliran 1954 (jika berkenaan).

Setiap daerah perlu mengadakan sebuah buku sahaja bagi tujuan merekodkan kesemua jenis pemberitahuan dalam warta tersebut di atas dan catatan hendaklah dibuat di bawah tajuk-tajuk seperti di atas. Fail-fail yang berasingan juga perlu disediakan bagi setiap jenis pemberitahuan dalam warta dan fail ini hendaklah mengandungi salinan-salinan pemberitahuan dalam warta itu.


(vi) Pemberitahuan di bawah peruntukan-peruntukan Akta Pemuliharaan Tanah 1960; (jika berkenaan)(vii) Pemberitahuan pengisytiharan sebagai kawasan sebagai rizab Melayu di bawah Enakmen Rizab Melayu negeri berkenaan;(jika berkenaan)(viii) Pemberitahuan pengisytiharan sebagai kawasan sebagai kawasan orang asli atau rizab Orang Asli di bawah Akta Orang Asli 1954;(jika berkenaan)(ix) Pemberitahuan di bawah peruntukan-peruntukan Akta Pengairan dan Saliran 1953;(jika berkenaan) dan(x) Pemberitahuan di bawah peruntukan-peruntukan Akta Kerja-kerja Saliran 1954 (jika berkenaan).

Setiap daerah perlu mengadakan sebuah buku sahaja bagi tujuan merekodkan kesemua jenis pemberitahuan dalam warta tersebut di atas dan catatan hendaklah dibuat di bawah tajuk-tajuk seperti di atas. Fail-fail yang berasingan juga perlu disediakan bagi setiap jenis pemberitahuan dalam warta dan fail ini hendaklah mengandungi salinan-salinan pemberitahuan dalam warta itu.


Perkara yang disemak 1. Buku rekod pewartaan disediakan atau tidak 2.Tarikh terima/pengesahan pemindahan daripada Arkib Negara Malaysia.

Dokumen yang perlu disediakan1. Buku rekod pewartaan2. Kompilasi warta

TERIMA TERIMA KASIHKASIH

1 komponen a5 final

Data & Analytics