Daftar Isi

Bab 1 Pendahuluan ..........………………………………………………………1

Bab 2 Isi…………………………………………...………………………………2

3.1 Pengertian………………………………………………………...2

3.2 Istilah SOP………………...……………………………………...2

3.3 Tujuan…………….….…………………………………………...2

3.4 Manfaat…………………………………………………………...3

3.5 Prinsip-prinsip protap…………………………………………...3

3.6 Tahap-tahap Penyusunan Protap……………………….………3

3.7 Bentuk SOP.....................................................................................5

3.8 Format Sop Rumah Sakit………………………………………..7

3.9 Jenis dan ruang lingkup SOP Rumah Sakit……………………7

3.10 Pengaruh Sop Rumah Sakit……………………………………..8

3.11 Langkah - langkah dalam Penyusunan SOP…………………………9

3.12 Evaluasi………………………………………………………………..13

3.13 Perubahan Atau Revisi……………………………………………...…13

Daftar Pustaka………………………………………………………………………….16

Bab 1

Pendahuluan

Peningkatan kinerja pelayanan kesehatan telah menjadi tema utama di

seluruh dunia. Dengan tema ini, organisasi pelayanan kesehatan dan kelompok

profesional kesehatan sebagai pemberi pelayanan harus menampilkan

akontabilitas sosial mereka dalam memberikan pelayanan yang mutakhir kepada

konsumen yang berdasarkan standar profesionalisme, sehingga diharapkan dapat

memenuhi harapan masyarakat. Sebagai konsekuensinya peningkatan kinerja

memerlukan persyaratan yang diterapkan dalam melaksanakan pekerjaan yang

berdasarkan standar tertulis.

Dalam pelayanan kesehatan, standar sangat membantu tenaga medis juga

tenaga Rumah Sakit untuk mencapai asuhan yang berkualitas, sehingga para

tenaga medis dan tenaga rumah sakit harus berpikir realistis tentang pentingnya

evaluasi sistematis terhadap semua aspek asuhan yang berkualitas tinggi. Namun

keberhasilan dalam mengimplementasikan standar sangat tergantung pada

individutenaga medis dan tenaga rumah sakit itu sendiri, usaha bersama dari

semua staf dalam suatu organisasi, disamping partisipasi dari seluruh anggota

profesi. Sehingga Standar sangat diperlukan dalam pelayanan kesehatan. Standar

sangat membantu tenaga medis dan tenaga rumah sakit untuk mencapai asuhan

yang berkualitas.

1

BAB 2

ISI

Standar Operating Procedure (SOP)

3.1 Pengertian :

1. Suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan

menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.

2. Protap merupakan tatacara atau tahapan yang harus dilalui dalam suatu

proses kerja tertentu, yang dapat diterima oleh seorang yang berwenang

atau yang bertanggung jawab untuk mempertahankan tingkat penampilan

atau kondisi tertentu sehingga suatu kegiatan dapat diselesaikan secara

efektif dan efisien. (Depkes RI, 1995)

3. SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus

dialui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu. (KARS, 2000)

3.2 Istilah SOP :

1. Standard operating procedure (SOP)

2. Standar Prosedur Operasional (SPO)

3. Prosedur tetap (Protap)

4. Prosedur kerja

5. Prosedur tindakan

6. Prosedur penatalaksanaan

7. Petunjuk pelaksanaan

8. Petunjuk teknis

3.3 Tujuan :

1. Agar petugas menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas atau tim

dalam organisasi atau unit.

2. Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam

organisasi

2

3. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas

terkait.

4. Melindungi organisasi dan staf dari malpraktek atau kesalahan

administrasi lainnya.

5. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan

inefisiensi

3.4 Manfaat :

1. Memperlancar tugas petugas atau tim.

2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.

3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.

4. Mengarahkan petugas untuk sama-sama disiplin dalam bekerja

5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

3.5 Prinsip-prinsip protap :

1. Harus ada pada setiap kegiatan pelayanan.

2. Bisa berubah sesuai dengan perubahan standar profesi atau perkembangan

iptek serta peraturan yang berlaku.

3. Memuat segala indikasi dan syarat-syarat yang harus dipenuhi pada setiap

upaya, disamping tahapan-tahapan yang harus dilalui setiap kegiatan

pelayanan.

4. Harus didokumentasikan.

3.6 Tahap-tahap Penyusunan Protap :

1. Merumuskan tujuan protap

- Menentukan judul

2. Menentukan kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan protap :

- Menterjemahkan policy/kebijakan/ketentuan-ketentuan/peraturan-

peraturan kebijakan berguna untuk :

a. Terjaminnya suatu kegiatan

b. Membuat standar kinerja

c. Menyelesaikan suatu konflik dalam tim kerja

3

3. Membuat aliran proses

- Bentuk bagan-bagan yang menggambarkan proses atau urutan

jalannya suatu produk/tatacara yang mencatat segala peristiwa;

a. Memberi gambaran lengkap tentang apa yang

dilaksanakan

b. Membantu setiap pelaksanaan untuk memahami peran

dan fungsinya dengan pihak lain.

- Syarat suatu bagan harus dibuat atas dasar pengamatan langsung,

tidak boleh dibuat atas dasar apa yang diingat serta disusun dalam

“Flow of Work”

Teknik membuat pertanyaan-pertanyaan dasar :

a. Tujuan : Apa sebenarnya yang dikerjakan dan mengapa ?

b. Tempat : Dimana saja dilakukan dan mengapa ?

c. Urutan : Kapan dilakukan dan mengapa waktu itu ?

d. Petugas : Siapa yang melakukan dan mengapa oleh dia ?

e. Cara : Metoda apa yang dipakai dan mengapa dengan caa

itu ?

Menyusun prosedur atau pelaksanaan kegiata secara jelas, runtut dan tertulis.

Prosedur atau pelaksanaan disusun berdasarkan atas hasil pertanyaan-pertanyaan

tersebut diatas (flow of work) yang menggambarkan suatu unit kegiatan yang

terbagi habis sehingga tercapai kepuasan kerja dan tercapainya tujuan.

4

3.7 Bentuk SOP :

Bentuk SOP ada 4 yaitu :

Simple Steps : tidak mengandung banyak hal rinci. Biasanya SOP ini digunakan

untuk prosedur kerja yang kurang dari 10 langkah.

1. Hierarchical Steps : Pemakai format SOP ini bisa memilih langkah yang

ingin mereka lakukan, pemula bisa mempelajari detail dari laangkah yang

akan membantu mereka mempelajari prosedur.

5

2. Graphic Procedures : Grafik ini membagi proses yang panjang menjadi

beberapa sub proses. Para pekerja bisa memperlajari beberapa proses

singkat yang lebih mudah daripada prosedur panjang. Biasanya, format

SOP ini disertai dengan diagram atau gambar. Digunakan jika proses yang

ditulis lebih dari 10 langkah.

3. Flow Chart : Merupakan grafik sederhana yang menjelaskan langkah –

langkah proses dalam pembuatan keputusan. Flowchart menggunakan

simbol – simbol yang mempresentasikan suatu tindakan.

6

3.8 Format Sop Rumah Sakit

1.Sesuai dengan lampiran SE dari Direktur Pelayanan Medik Spesialistik

YM. 00.02.2.2.837 tertanggal 1 Juni 2001, perihal bentuk SOP

2.Mulai diberlakukan Januari 2002

3.Format ini dapat diberi tambahan (judul) materi sesuai dng ketentuan yg

berlaku di RS yang bersangkutan, kebutuhan RS, & atau standar profesi

terkait

3.9 Jenis dan ruang lingkup SOP Rumah Sakit:

1. SOP pelayanan profesi : dalam hal ini terdapat dua kelompok.

a. SOP untuk aspek keilmuan adalah SOP mengenai proses kerja untuk

diagnostik dan terapi, meliputi :

Pelayanan medis, meliputi : Komite medik / SMF, Rawat Inap,

Rawat Jalan, Pelayanan Gawat Darurat, ICCU/ICU, Kamar

Bedah dsb. Contoh : SOP untuk Diagnostik/terapi

7

Pelayanan penunjang, meliputi : Laboratorium, Radiologi,

Rehabilitasi medis, Farmasi,dsb. Contoh : SOP pemeriksaan

(teknis) Laboratorium

Pelayanan keperawatan. Contoh : SOP/Standar asuhan

Keperawatan, SOP persiapan pasien Operasi

b. SOP untuk aspek manajerial adalah SOP mengenai proses kerja yang

menunjang SOP keilmuan dan pelayanan pasien non-keilmuan.

Contoh : Prosedur Dokter Jaga Ruangan, Prosedur Konsultasi Medis

2. SOP administrasi mengatur tata cara kegiatan dalam organisasi termasuk

hubungan antar unit kerja dan kegiatan – kegiatan non medis.

SOP administrasi mencakup:

a. Perencanaan program/kegiatan

b. Keuangan

c. Perlengkapan

d. Kepegawaian

e. Pelaporan

Contoh : Prosedur Pendaftaran Pasien

3.10 Pengaruh Sop Rumah Sakit

Dalam Kepmenkes No. 004 tahun 2003 tentang kebijakan dan strategi

desentralisasi bidang kesehatan disebutkan salah satu tujuan strategis adalah

upaya penataan manajemen kesehatan di era desentralisasi. Salah satu langkah

kunci dalam tujuan tersebut adalah mengembangkan sub sistem pemeliharaan dan

optimalisasi pemanfaatan sarana dan alat kesehatan.

Dan dalam langkah kunci 28 Kepmenkes tersebut di atas dinyatakan

bahwa keberhasilan penyelenggaraan pelayanan kesehatan di rumah sakit atau

fasilitas pelayanan dapat tercapai bila tersedia biaya operasional dan pemeliharaan

sarana dan alat kesehatan yang memadai dan untuk itu haruslah disusun petunjuk

teknis dan standart operational procedure (SOP) tentang pemeliharaan dan

8

optimalisasi pemanfaatan sarana rumah sakit dan alat kesehatan. (Depkes RI,

2003)

Peningkatan efisiensi dan efektifitas tersebut dapat dilakukan dengan

beberapa cara antara lain adanya suatu guideline atau Standart Operational

Procedure (SOP) misalnya, dalam hal pemeliharan dan pemanfaatan sarana

kesehatan dan alat kesehatan, kalibrasi dan pemeliharaan rutin, pelatihan tehnisi

dan operator alat, sosialisasi SOP pada seluruh unit pemakai sarana dan alat

kesehatan di rumah sakit yang bersangkutan serta tersedianya suku cadang.

Perencanaan pengadaan sarana dan alat kesehatan yang matang sesuai

kebutuhan baik dari sisi provider maupun konsumen akan meningkatkan

pemanfaatan secara optimal. Sebaliknya, jika tata laksana rumah sakit tidak sesuai

dengan standart yang telah ditetapkan, akan mengakibatkan kerugian yang besar

pada pasien, pengunjung, bahkan pihak rumah sakit.

3.11 Langkah - langkah dalam Penyusunan SOP

A. Penulisan SOP

Dalam pembuatan SOP perlu adanya langkah – langkah dalam menyusun SOP

tersebut, agar tidak rancu dan jelas. Standart Operating Procedure (SOP) dapat

dikatakan baik jika semua yang tertulis di dalamya dapat dibaca dan dimengerti

oleh setiap orang yang menggunakannya. Oleh sebab itu diperlukan suatu cara

yang benar dalam pembuatan Standart Operating Procedure. Berikut cara efektif

dalam membuat Standart Operating Procedur:

1. Menuliskan setiap tahapan proses pada suatu prosedure dalam kalimat

yang pendek. Kalimat yang panjang lebih susah dimengerti.

2. Menuliskan setiap tahapan proses pada susatu prosedure dalam bentuk

kalimat perintah. Kalimat perintah menunjukkan langsung apa yang harus

dilakukan.

3. Mengkomunikasikan dengan jelas setiap kata yang digunakan pada suatu

prosedure.

4. Menggunakan istilah – istilah atau singkatan yang memang sudah umum

digunakan dalam kegiatan sehari-hari.

9

Pembuatan Standart Operating Procedure harus dengan format yang

konsisten dan sehingga pihak yang menggunakan menjadi terbiasa dan mudah

memahami Standart Operating Procedure yang dimaksud. Berikut susunan isi

Standart Operating Procedure (Tricker, 2005):

1. Lembar Data Dokumen (Document Data Sheet)

Berisi tentang semua informasi yang mewakili dokumen itu sendiri antara

lain nama dokumen, siapa yamg membuat, kapan dokumen disetujui, siapa

yang menyetujui, ringkasan dari isi dokumen, dll.

2. Tujuan dan Ruang Lingkup

Berisi tentang penjelasan tujuan dibuatnya dan alasan mengapa prosedur

tersebut dibutuhkan serta penjelasan batasan-batasan dan area pembahasan

prosedur yang dibuat.

3. Prosedur

Prosedur merupakan bagian utama dari dokumen. Prosedur yang dibuat

merupakan gambaran dari suatu yang menjelaskan dengan detail setiap

urutan prosesnya. Form yang digunakan pada suatu proses juga dijelaskan.

4. Tugas dan Tanggung Jawab

Berisi tentang tugas dan tanggung jawab masing-masing pihak yang

terkait dalam suatu proses.

Sebelum pembuatan SOP ada beberapa hal yang harus dipriotaskan dalam

penyusunan SOP tersebut, serta melakukan pilihan-pilihan proses kerja, perlu

dikaji isu-isu sbb:

1. Bagaimana dampak yang timbul, positif atau negatif terhadap pelayanan

pasien.

2. Bagaimana dampak terciptanya masalah pada staf/petugas.

3. Apakah proses kerja tersebut menciptakan limbah, masalahwaktu,

keperluan peralatan baru, pengulangan pekerjaan.

4. Dampakdampak spesifik lainnya untuk Rumah Sakit.

10

Maka dari hal-hal tersebut dapat dipilih SOP yang ditentukan dengan skala

prioritas.

B. Prinsip dalam penulisan SOP

1. Tetapkan, telaah kebijakan yang mendasari suatu prosedur/proses kerja.

2. Pertimbangkan prosedur merupakan suatu prosedur menyeluruh atau

terdiri dari kumpulan beberapa prosedur yang lebih kecil (terutama bila

prosedur tersebut cukup panjang, dipecah-pecah, misalnya: Tahap

Persiapan, Tahan Kegiatan Awal, Tahap Akhir, Tahap Evaluasi, dsb).

3. Kapan SOP dibuat, sedapatnya sebelum sesuatu proses kerja baru

dilaksanakan.

4. Cari literatur dan informasi lain yang terkait yang mendukung prosedur

tersebut.

5. Cari masukan dari staf/petugas terkait agar tidak bersifat terlalu otoriter

6. Tetapkan prosedur tersebut adalah wajib atau sebagai pedoman. Bila

wajib, harus jelas bahwa SOP tersebut harus dilaksanakan dengan tidak

ada langkah-langkah lain. Kalau sebagai pedoman, maka ada peluang

untuk langkah alternatif sebagian atau seluruh bagian.

7. Tetapkan hasil (outcome) yang diharapkan.

8. Tuliskan fasilitas yang diperlukan.

9. Tetapkan siapa yang berwenang melaksanakan prosedur tersebut.

10. Langkah-langkah disusun berdasarkan logika, untuk menyelesaikan

proses kerja secara efektif, efisien, dan aman.

11. Agar dibuat sistem penomoran SOP yang terorganisir dan independen.

12. Sosialisasikan SOP

13. Revisi SOP dilakukan sesuai kebutuhan perkembangan: ilmu, informasi

lain, perubahan unit/struktur.

C. Siapa yang seharusnya menulis SOP

Seorang atau kelompok pembuat SOP hendaklah mempunyai tingkat

pengetahuan lebih akurat dan pernah mengalami perkerjaan tersebut. Seperti

petugas yang akan melaksanakan proses kerja, petugas yang akan

11

melaksanakan pemeliharaan alat yang digunakan dalam proses kerja tersebut,

penulis yang sudah biasa menulis SOP, petugas Kesehatan Lingkungan / K3 /

Infeksi Nosokomial. Seandainya Pembuat SOP dekat dengan pekerjaan, uraian

prosedur akan lebih komunikatif, efisien, efektif dan sesuai dengan kebutuhan

kerja. Banyak prosedur tidak dirancang dan tidak dikembangkan secara akurat

dan ilmiah. Metode pengujian dapat dipakai antara lain, metode standard ISO;

dan dari beberapa operasi standar ISO dapat dipakai dalam pembuatan SOP.

D. SOP merupakan produk Hukum

SOP harus diyakini sebagai persetujuan yang dibuat lembaga pemerintahan

dalam Aturan, Surat keputusan, Memo yang secara juridis syah. Dengan kata

lain suatu SOP yang hendak dipakai harus terlibih dulu dibuat SKnya. Ini

penting, karena SOP merupakan suatu produk hukum, atau paling tidak

merupakan Juknis dalam internal lembaga tersebut. Pengingkaran terhadap

SOP dapat merupakan pelanggaran hukum dan dapat dituntut secara hukum,

untuk menilai pengingkaran perlu menusuri atau mengidentifikasi pelaksanaan

SOP dan pembuktiannya, umpamanya: seorang Polisi detasemen 88 menembak

mati seorang teroris, tanpa ada peringatan, ini merupakan kesalahan prosedur,

Polisi dapat dituntut secara hukum; Seorang mahasiswa riset melaksanakan

pengambilan data tanpa persetujuan pembimbing skripsi, juga merupakan

pelanggaran prosedur, dan dapat diberi sanksi.

3.12 Evaluasi

Tujuan : membudayakan internal audit

Evaluasi dilaksanakan

o berkala, maksimal 3 th sekali

o sesuai kebutuhan dalam melaksanakan SOP tersebut

Tetapkan pelaksana evaluasi

Buat protap tata cara evaluasi SOP

Kembangkan format/check list evaluasi

Hasil evaluasi

12

3.13 Perubahan Atau Revisi

Yang dimaksud dengan revisi adalah kegiatan atau usaha untuk

memperbaiki suatu SOP, yang perlu diperbaiki isinya baik sebagian maupun

seluruh isi SOP.

Revisi perlu dilakukan bila :

Prosedur kerja/urutan kerja tidak sesuai lagi dengan keadaan yang ada.

adanya perkembangan ilmu & teknologi

adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru

O Pergantian direktur SOP tidak perlu direvisi

3.14 Cara Pengisian SOP

Berikut ini adalah Format SOP KARS. Lihat juga format SOP agar lebih

paham, langkah-langkahnya pengisian SOP adalah sebagai berikut:

a. Kotak heading.

13

1. Heading & kotaknya dicetak pada setiap halaman

2. Kotak Rumah Sakit diberi nama & logo Rumah Sakit (bila

Rumah Sakit mempunyai logo)

3. Judul SOP : diberi judul/nama SOP sesuai proses kerjanya, misal

: Konsultasi medis, Biopsi ginjal, Persiapan pasien operasi,

konsultasi medis di UGD, rujukan dan pindah rawat, dan lainnya.

4. No. Dokumen : diisi sesuai dengan ketentuan penomoran yang

berlaku di RS tersebut. Hal ini diperlukan agar sisteatis dan

keseragaman.

5. No. revisi : diisi dengan status revisi, bisa menggunakan huruf

atau angka. Contoh penggunaan huruf : dokumen baru diberi

huruf A, dokumen revisi I diberi huruf B,dan seterusnya; Contoh

penggunaan angka : untuk dokumen baru diberi nomor 00,

dokumen revisi pertama diberi angka 01, dst

6. Halaman : diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total

halaman utk SOP tsb. Misal SOP dengan 5 halaman à halaman

peratma : 1/5; halaman kedua 2/5,dst

7. Prosedur tetap diberi penamaan sesuai ketentaun (istilah) yg

digunakan RS, misalnya Prosedur, Prosedur tetap, Petunjuk

pelaksanaan, prosedur kerja,dsb

8. Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai dengan tanggal terbitnya yg

harus sesuai dengan tanggal diberlakukannya SOP tersebut

9. Ditetapkan Direktur : diberi tanda tangan Direktur dan nama

jelas

10. Kotak heading pada halaman-halaman berikutnya dapat hanya

memuat : kotak nama RS, judul SOP, No dokumen, No revisi &

halaman

a. Isi SOP

1. Pengertian : berisi penjelasan & atau definisi tentang istilah yg

mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian

14

2. Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata

kunci : “Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk

……………..”

3. Kebijakan : berisi kebijakan (RS dan atau bidang/departemen) yg

menjadi dasar & garis besar dibuatnya SOP tsb. Dapat berisi

(terkait dengan) bbrp kebijakan yg mendasari SOP tsb. Dapat

juga terjadi satu kebijakan menjadi dasar bbrp SOP, sehingga

tercantum dlm bbrp SOP yg “dipayungi”

4. Prosedur: bagian ini mrpk bagian utama yg menguraikan

langkah-2 kegiatan utk menyele-saikan proses kerja ttt, &

staf/petugas yg berwe nang. Didalamnya dpt dicantumkan

alat/formulir/fasilitas yg digunakan, waktu, frekuensi dalam

proses kerja yg digunakan. Bila memungkinkan, diuraikan secara

lengkap unsur-2 yg menyang-kut : SIAPA, DIMANA, KAPAN

& BAGAIMANA (Who, what, where, when, how)

5. Unit terkait: berisi unit-unit yg terkait & atau prosedur terkait

dalam proses kerja tsb

15

DAFTAR PUSTAKA

kmpk ugm Januari 2003. Development of clinical performence management

system

http://www.p3skk.litbang.depkes.go.id/ringkasan9.htm

http://digilib.petra.ac.id/viewer.php?

page=1&submit.x=0&submit.y=0&qual=high&fname=/jiunkpe/s1/tmi/2008/

jiunkpe-ns-s1-2008-25404075-9881-standard_operating-chapter2.pdf

http://www.google.co.id/url?sa=t&rct=j&q=guide%20to%20writing

%20sop&source=web&cd=1&ved=0CBgQFjAA&url=http%3A%2F

%2Fwww.epa.gov%2Fquality%2Fqs-docs%2Fg6-

final.pdf&ei=lTXLTpfnK4TMrQeTqNTkDA&usg=AFQjCNGCbwY0Qz6K92J_

0N7N9WCWlfKhsg&cad=rja

16