word surat rasmi dan memo
TRANSCRIPT
INSTITUT PENDIDIKAN GURU KAMPUS PULAU PINANG
BAHASA MELAYU AKADEMIK
MEMO & SURAT RASMI
NAMA AHLI KUMPULAN : ABU SUFFIAN B. IBRAHIM
: MOHD SYUKRI B. ROSLAN
: ATHIRAH BT MD DESA
: HUSNUL IZNI BT MOHD WAZER
: ROHANA BT ISMAIL
: NURUL HIDAYAH BT ABDUL RASHID
KUMPULAN AKADEMIK : PPISMP 3 MT 1
NAMA PENSYARAH : EN ROSLI B. ABDUL RAZAK
ISI KANDUNGAN
MEMORANDUM
Pengenalan
Memo merupakan singkatan kepada memorandum iaitu alat komunikasi bertulis di
dalam jabatan sendiri untuk berhubung secara rasmi.
Memo juga sejenis surat atau disebut sebagai surat edaran dalaman.
Memo ialah catatan yang disampaikan dalam kalangan kakitangan di sesebuah institusi
atau organisasi.
Memo berbeza daripada surat rasmi dari segi kandungannya yang lebih ringkas,
bentuknya tidak terlalu formal dan mempunyai catatan ‘salinan kepada’.
Memo juga tidak terikat dengan sesuatu bentuk tertentu seperti surat rasmi, malahan
ada memo yang tersedia dalam bentuk borang.
Ciri-ciri memo
Ciri-ciri memo sama seperti jenis penulisan yang lain iaitu maklumat yang disampaikan
hendaklah jelas dan terus kepada maksud.
Isi kandungannya juga hendaklah ringkas, tetapi tepat dan padat.
Memo juga hendaklah lengkap dengan nombor rujukan, tarikh, perkara, tandatangan
dan sebagainya.
Secara umum, ciri yang terdapat dalam surat rasmi boleh juga diaplikasikan dalam
penulisan memo.
Format memo
Sehingga hari ini, tiada satu format standard bagi penulisan memo yang diguna pakai
oleh semua pihak.
Cara penulisan memo yang digunakan pada hari ini bergantung pada institusi dan
jabatan masing-masing.
Ada jabatan yang menpunyai memo yang standard untuk kegunaan seluruh jabatan
berkenaan.
Dalam hal ini, maklumat tertentu dalam memo telah sedia tercatat dan penulis hanya
memasukkan perkara yang hendak dimaklumkan sahaja.
Kesalahan umum semasa menulis memo
1. Penulis tidak menyatakan tajuk dan jabatan ( pengirim ).
- menyukarkan penerima memo untuk membuat sebarang rujukan
2. Penulis tidak menyatakan nama penerima memo
-penerima tidak pasti memo itu ditujukan kepada siapa
3. Penggunaan perkataan yang kurang sesuai oleh penulis memo
- maklumat yang ingin dimaklumkan gagal disampaikan dengan baik
4. Tulisan penulis yang kurang jelas
-sesetengah memo ditulis dengan menggunakan tulisan tangan
-tulisan yang kurang baik menyebabkan maklumat yang disampaikan gagal
difahami oleh penerima.
Contoh MemoFree site is hosted by
LEMBAGA PEPERIKSAAN
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIAJALAN DUTA 50605 KUALA LUMPUR
TEL 03 62011144MEMO DALAMAN
Ruj. Kami : LPM/SPKA/0076 Tarikh : 17 Mac 2004
Tajuk :PILIHAN WAKTU BERTUGAS
Daripada : Ketua Sektor (SPKA) Salinan :Pengarah PeperiksaanTimbalan Pengarah PeperiksaanFail Timbul
Kepada : Semua Ketua Sektor
Dengan segala hormatnya saya diarah merujuk kepada perkara diatas.
2. Sehubungan dengan itu, merujuk kepada Pekeliling JPA 2/04 – Waktu Bekerja Anjal, tuan/puan diminta melaksanakan kemudahan tersebut kepada semua pegawai dan staf di sektor masing-masing. Bersama-sama ini disertakan salinan Pekeliling JPA 2/04 dan Borang Pilihan Masa Bekerja untuk makluman dan tindakan seterusnya.
3. Pelaksanaan waktu kerja anjal ini akan memberi lebih masa kepada pelanggan yang ingin berurusan dengan pihak LPM di samping memberi keselesaan kepada pegawai dan staf di sektor tuan/puan untuk memilih masa bekerja yang sesuai. Untuk makluman tuan/puan pelaksanaan waktu bekerja ini akan berkuatkuasa mulai 1 April 2004.
4. Tuan/Puan diminta memaklumkan perkara ini kepada pegawai dan staf masing-masing dan mengembalikan semula Borang Pilihan Masa Bekerja yang telah dilengkapi selewat-lewatnya pada atau sebelum 25 Mac 2004. Kerjasama tuan/puan berhubung perkara ini amat dihargai.
Sekian, terima kasih.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
(DATIN PAISAH BINTI HJ.YUSOFF) Ketua Sektor Pengurusan, Kewangan dan AkaunSamb.Tel : 5301E-Mail : [email protected]/memo/ksspka.doc
