surat memo dan email

67
PENULISAN SURAT, MEMO PENULISAN SURAT, MEMO DAN EMAIL RASMI DAN EMAIL RASMI 03/29/22 1 zailan [email protected] hp 0192697004

Upload: pamella-eg

Post on 27-Dec-2015

198 views

Category:

Documents


6 download

DESCRIPTION

Document

TRANSCRIPT

PENULISAN SURAT, MEMO PENULISAN SURAT, MEMO DAN EMAIL RASMIDAN EMAIL RASMI

04/19/23

1

zailan [email protected] hp 0192697004

OBJEKTIF OBJEKTIF

Mempertingkatkan kemahiran dan Mempertingkatkan kemahiran dan pengetahuan pesertapengetahuan peserta mengenai mengenai

kaedah-kaedah menulis surat, memo dan email kaedah-kaedah menulis surat, memo dan email yang berkualiti;yang berkualiti;

04/19/23

2

zailan [email protected] hp 0192697004

8.30 – 10.30 pagi 10.30 –

11.00 pagi

11.00 – 1.00 tgh 1.00 –

2.00 ptg

2.00 – 4.30 ptg

Pengenalan Kepada Konsep

PenulisanSurat , Memo dan

Email

REHAT

Prinsip-prinsip dan penggunaan

bahasa dalam penulisan

REHAT

Teknik PenulisanSurat, Memo dan

Email Rasmi

04/19/23

3

zailan [email protected] hp 0192697004

PENGENALAN KEPADA KONSEP PENULISANSURAT, MEMO DAN

EMAIL

04/19/23

4

zailan [email protected] hp 0192697004

SURAT RASMISURAT RASMI

ALAT KOMUNIKASI BERTULIS YANG DITULIS OLEH JABATAN-JABATAN

KERAJAAN, BADAN-BADAN BERKANUN, SWASTA DAN INDIVIDU UNTUK BERHUBUNG SECARA RASMI DI

ANTARA SATU SAMA LAIN

04/19/23

5

zailan [email protected] hp 0192697004

ALAT KOMUNIKASI BERTULISBAHAN RUJUKANDUTA PERIBADI, JABATAN ATAU

NEGARA.IMEJBAHAN BUKTI YANG NYATA

04/19/23

6

zailan [email protected] hp 0192697004

FUNGSI SURAT RASMIFUNGSI SURAT RASMI

ALAT KOMUNIKASI BERTULIS DOKUMENTASI DUTA MEDIA YANG

MENGGAMBARKAN PENDIRIAN/ SIKAP SESUATU AGENSI TERHADAP ORANG RAMAI.

04/19/23

7

zailan [email protected] hp 0192697004

E-Mel

• Alat komunikasi bertulis elektronik untuk tujuan rasmi atau tidak rasmi

• Format penulisan berbeza dari surat dan memo

04/19/23

8

zailan [email protected] hp 0192697004

JENIS SURAT

SURAT RASMISURAT TIDAK RASMI

MEMOE-MEL

04/19/23

9

zailan [email protected] hp 0192697004

JENIS-JENIS SURAT RASMIJENIS-JENIS SURAT RASMI

SURAT-SURAT SURAT-SURAT PERSENDIRIANPERSENDIRIAN

SURAT-SURAT SURAT-SURAT FORMAL/RASMIFORMAL/RASMI

SURAT-SURAT PERNIAGAANSURAT-SURAT PERNIAGAAN SURAT PERMOHONANSURAT PERMOHONAN SURAT RAYUANSURAT RAYUAN SURAT BANTAHANSURAT BANTAHAN SURAT MAKLUMANSURAT MAKLUMAN 04/19/23

10

zailan [email protected] hp 0192697004

JENIS-JENIS SURAT JENIS-JENIS SURAT RASMIRASMI

SURAT ARAHAN SURAT ARAHAN SURAT UCAPAN TAHNIAH/TAKZIAH/SURAT UCAPAN TAHNIAH/TAKZIAH/ PENGHARGAAN PENGHARGAAN SURAT PERAKUANSURAT PERAKUAN SURAT JEMPUTANSURAT JEMPUTAN SURAT CADANGANSURAT CADANGAN SURAT PEKELILINGSURAT PEKELILING SURAT IRINGANSURAT IRINGAN

04/19/23

11

zailan [email protected] hp 0192697004

FORMAT YANG DIGUNAKAN

SURAT MEMO TELEGRAM TELEX/FAK KAD JEMPUTAN PEKELILING

04/19/23

12

zailan [email protected] hp 0192697004

MEMO

Alat komunikasi bertulis di dalam jabatan sendiri untuk berhubung secara rasmi

04/19/23

13

zailan [email protected] hp 0192697004

1.0 Pengenalan1.0 Pengenalan

Memo merupakan singkatan perkataan “memorandum” (catatan atau peringatan).

Memo juga merupakan sejenis surat.

04/19/23

14

zailan [email protected] hp 0192697004

Ada tanggapan negatif tentang memo.

Apabila seseorang itu menerima memo, dianggap telah melakukan suatu kesalahan.

04/19/23

15

zailan [email protected] hp 0192697004

Memo juga berperanan seperti surat tetapi biasanya hanya digunakan untuk dalam jabatannya sendiri.

Misalnya:Hebahan atau panggilan mesyuarat

04/19/23

16

zailan [email protected] hp 0192697004

2.02.0 Bentuk MemoBentuk Memo

Tidak terikat dengan sesuatu bentuk yang tertentu seperti surat rasmi

Memo boleh ditulis dalam bentuk borang dan boleh juga dalam bentuk surat

04/19/23

17

zailan [email protected] hp 0192697004

Boleh dibahagikan kepada dua bentuk iaitu:

1. Bentuk borang; dan2. Bentuk terbuka

04/19/23

18

zailan [email protected] hp 0192697004

2.12.1 Memo Bentuk BorangMemo Bentuk Borang

Tajuk dan maklumat yang diperlukan telah dicatat dalam borang

Hanya perlu mengisi atau menandakan sahaja pada ruang yang telah disediakan

04/19/23

19

zailan [email protected] hp 0192697004

2.2 Memo Bentuk Terbuka

Bentuk ini sama seperti surat tetapi ada antara jabatan yang telah membuat reka bentuknya yang tersendiri.

04/19/23

20

zailan [email protected] hp 0192697004

PERKARA PENTING DALAM PENULISAN

SURAT

RANCANG SURAT YANG HENDAK DITULIS SUSUNAN KANDUNGAN SURAT JELAS ISI KANDUNGAN DAN ‘SUARA’ BAHASA GAYA TULISAN MAKSUD SURAT DIHADKAN DALAM SATU

SURAT

04/19/23

21

zailan [email protected] hp 0192697004

PERKARA PENTING PERKARA PENTING DALAM PENULISAN DALAM PENULISAN

SURATSURAT

EJAANTANDA BACAANREAKSI PENERIMAKESEDERHANAANALAMAT SAMPUL

DENGAN BETUL

04/19/23

22

zailan [email protected] hp 0192697004

PRINSIP-PRINSIPPRINSIP-PRINSIPPENULISAN SURATPENULISAN SURAT

04/19/23

23

zailan [email protected] hp 0192697004

PRINSIP PENULISAN SURAT

4C+P

Correct (betul)Clear (jelas)Comprehensive (lengkap)Concise (ringkas)Polite (bersopan)

04/19/23

24

zailan [email protected] hp 0192697004

1. CORRECT (BETUL)

FORMATEJAANKANDUNGAN = TUJUANTATABAHASALARAS BAHASA(penggunaan ganti nama dan gelaran)

04/19/23

25

zailan [email protected] hp 0192697004

2. CLEAR (JELAS)

PENGENALANISI KANDUNGANSASARANTUJUANSTRUKTURBAHASAMESEJ

04/19/23

26

zailan [email protected] hp 0192697004

2.1 Pengenalan

PENGIRIM (NAMA JABATAN, ALAMAT & PERHUBUNGAN)

RUJUKAN FAIL DAN TARIKHPENERIMA (JAWATAN, ALAMAT DAN

POSKOD)RUJUKAN HORMAT

04/19/23

27

zailan [email protected] hp 0192697004

2.2 Isi Surat

TAJUKKESELARASAN/KONSISTEN

RUJUKAN HORMATPENGENALANISI UTAMA/ISI SOKONGANHARAPAN (ANTISIPASI)

04/19/23

28

zailan [email protected] hp 0192697004

2.3 Akhir surat

PENGAKUAN KESETIAANTANDATANGANSLOGANSALINAN KEPADA (S.K.:) INITIAL

04/19/23

29

zailan [email protected] hp 0192697004

3. COMPREHENSIVE (LENGKAP)

SASARAN ALAMATDATAFAKTAMAKLUMAT LENGKAP

04/19/23

30

zailan [email protected] hp 0192697004

4. CONCISE (RINGKAS DAN PADAT)

KISS SURAT RASMI PERLU

DITULIS SEBERAPA RINGKAS,PADAT DAN RELATIF

TIDAK PERLU BAHASA BERBUNGA

04/19/23

31

zailan [email protected] hp 0192697004

Untuk memperlihatkan kesopanan dalam surat terciptalah laras bahasa surat rasmi, wacana, dan ungkapan tertentu dalam penulisan surat rasmi

04/19/23

32

zailan [email protected] hp 0192697004

PENGGUNAAN BAHASASURAT RASMI

04/19/23

33

zailan [email protected] hp 0192697004

LARAS BAHASALARAS BAHASA

PENGGUNAAN RUJUKAN GANTI NAMA ORANG PERTAMA, KEDUA DAN KETIGA.

PENGGUNAAN GANTI NAMA DALAM PENULISAN SURAT RASMI DAN TIDAK RASMI ADALAH BERBEZA

04/19/23

34

zailan [email protected] hp 0192697004

2. Penggunaan kata pemeriialah dan adalah

Unsur yang menjadi perangkai di antara subjek dengan frasa utama dalam predikat

04/19/23

35

zailan [email protected] hp 0192697004

Pemeri ADALAH digunakan apabila terdapat persamaan (ekuitif) antara subjek dan predikat

Contoh:Zakaria adalah budak baikSubjek/kata pameri

adalah/predikat

04/19/23

36

zailan [email protected] hp 0192697004

2.1 Pemeri ADALAH boleh hadir di hadapan sendi nama

Contoh:Hadiah itu adalah untuk

adiknya

04/19/23

37

zailan [email protected] hp 0192697004

2.2 Pemeri ADALAH boleh hadir di hadapan kata nafi dan kata adjektif secara serentak

Contoh:

Kenyataannya adalah tidak benar

04/19/23

38

zailan [email protected] hp 0192697004

2.3 Kata pemeri adalah tidak boleh digunakan bersama-sama dengan kata kerja

Contoh:1. Adalah

dimaklumkan….(salah) Tuan adalah

dimaklumkan…. (betul) 2. Adalah berjalan kaki ke

sekolah (?)

04/19/23

39

zailan [email protected] hp 0192697004

Contoh:Adalah saya dengan hormatnya….(X)Saya dengan hormatnya…..(/)

2.4 Kata pemeri ADALAH tidak boleh digunakan tanpa berfungsi sebagai perangkai di antara subjek dengan predikat

04/19/23

40

zailan [email protected] hp 0192697004

Mengapakah banyak bentuk pasif dalam surat

rasmi?

04/19/23

41

zailan [email protected] hp 0192697004

1. Ayat pasif menimbulkan suasana tak peribadian dan tak bersahaja

pelaku tidak disebut – memudahkan suasana tak peribadian,

terutamanya dalam suasana perintah.

contoh: Tuan diminta….(pasif)Saya meminta tuan…(aktif)

2. Objek berkenaan yang dipentingkan / diutamakan. Oleh itu objek dikedepankan.

04/19/23

42

zailan [email protected] hp 0192697004

KESILAPAN BAHASA DALAM SURAT MENYURAT

Adalah dengan hormatnya dimaklumkan bahawa …Dengan hormatnya dimaklukan bahawa ..

Sukacita dimaklumkan bahawa …Dengan sukacitanya dimaklumkan bahawa

04/19/23

43

zailan [email protected] hp 0192697004

Dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk*Dengan hormatnya perkara di atas dirujuk

Berhubung perkara di atas, …Berhubung dengan pekara di atas …

04/19/23

44

zailan [email protected] hp 0192697004

Sehubungan itu, …Sehubungan dengan itu, ….

Kehadiran ke mesyuarat ini adalah diwajibkan.Kehadiran tuan dalam mesyuarat ini adalah wajib

Segala pertanyaan boleh dibuat melalui En.Saiful Haris di Unit Perancangan, tel 03-23948605 ext 492.Segala pertanyaan boleh diajukan kepada En. Saiful Haris di Unit Perancangan, tel. 03-23948605 ext 492

04/19/23

45

zailan [email protected] hp 0192697004

Senarai nama peserta-peserta adalah seperti berikut:Senarai nama peserta adalah seperti berikut:

Saya Yang Menurut Perintah, Saya yang menurut perintah,

04/19/23

46

zailan [email protected] hp 0192697004

Perhatian tuan ditarik kepada perkara tersebut.Saya mohon perhatian tuan terhadap

Di atas sebarang kesukaran yang timbul di pihak tuan adalah dikesalkanSebarang kesukaran yang timbul di pihak tuan amat dikesali

04/19/23

47

zailan [email protected] hp 0192697004

Sila majukan bersama ini satu salinan surat … Sila kemukakan bersama-sama dengan ini satu salinan surat …

Permohonan ini dipanjangkan ….Permohonan ini dikemukakan …

04/19/23

48

zailan [email protected] hp 0192697004

Pihak kami akan berterima kasih kepada pihak tuan … Pihak kami berbesar hati sekiranya pihak tuan …

Kesudian tuan menerima jemputan ini amatlah kami hargai dan kami mengucapkan terima kasih. Sekian, terima kasihKesudian tuan menerima jemputan in amatlah kami hargai dan kami mengucapkan terima kasih. Sekian.

04/19/23

49

zailan [email protected] hp 0192697004

Jika ada sebarang masalah, tuan diminta menggantikan dengan pegawai yang sesuai.

Jika tuan menghadapi sebarang masalah, harap kiranya mencari pengganti yang sesuai.

04/19/23

50

zailan [email protected] hp 0192697004

RUJUKAN KEHORMAT

Bahasa sapaan yang digunakan untuk merujuk kepada golongan yang mempunyai taraf sosial dalam masyarakat.

04/19/23

51

zailan [email protected] hp 0192697004

SAPAAN

Tanpa gelaran

Dengan gelaranRujukan kehormat

Tuan/Puan

Duli Yang Maha Mulia (DYMM) Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong

Duli yang Teramat Mulia (DYTM) Raja Muda Kedah, Perak dan Selangor

04/19/23

52

zailan [email protected] hp 0192697004

iii) Tuan Yang Terutama (TYT)Yang di-Pertua NegeriDutaPesuruhjaya Tinggi

iv) Yang Amat Berhormat (YAB)Perdana MenteriTimbalan Perdana MenteriKetua MenteriMenteri Besar

04/19/23

53

zailan [email protected] hp 0192697004

v) Yang Berhomat (YB)Menteri, Timbalan Menteri, Wakil Rakyat,

Yang di-Pertua Dewan Negara/Rakyat/Negeri

Ahli Dewan Negara/Rakyat/Undangan Negeri

Setiausaha Kerajaan NegeriPenasihat Undang-Undang Negeri

vi) Yang Amat Berbahagia (YABhg.) Isteri Yang di-Pertua Negeri/Isteri

Perdana Menteri/Isteri Timb. Perdana Menteri Tun dan Toh Puan

04/19/23

54

zailan [email protected] hp 0192697004

vii) Yang Berbahagia (YBhg.)Tan Sri/Puan SriDatuk Seri/Datuk/Dato’/Datuk

Paduka/Datin

viii) Yang Amat Arif (YAA) Ketua Hakim Negara Hakim Besar Malaya atau Borneo

ix) Yang Arif (YA)Hakim Mahkamah AgongHakim Mahkamah Tinggi

04/19/23

55

zailan [email protected] hp 0192697004

TEKNIK PENULISAN SURAT, MEMO DAN EMAIL

RASMI

04/19/2356zailan [email protected] hp 0192697004

ALAMATKAN SURAT KEPADA KETUA PENGARAH ATAU KETUA SETIAUSAHA ATAU PENGARAH, ATAU PENGURUS BESAR.

SEKIRANYA HENDAK MERUJUK SURAT KEPADA PEGAWAI BAWAHAN HENDAKLAH DITULIS PERHATIAN PEGAWAI YANG DIMAKSUDKAN DENGAN MENULIS NAMANYA.

04/19/23

57

zailan [email protected] hp 0192697004

SEMUA SURAT KEPADA KETUA PENGARAH ATAU KETUA SETIAUSAHA ATAU PENGURUS BESAR BADAN BERKANUN YANG DATANG DARI ORGANISASI PENGIRIM HENDAKLAH DITANDATANGANI OLEH PENGURUS BESAR ATAU PEGAWAI KANAN.

PEGAWAI KUMPULAN LAIN YANG DIBERI KUASA DAN TANGGUNGJAWAB BOLEH MENANDATANGANI BAGI PIHAK JAWATAN TERTINGGI DIDALAM ORGANISASI TERSEBUT.

04/19/23

58

zailan [email protected] hp 0192697004

CARA-CARA MENULIS SURAT RASMI

Surat kepada jabatan kerajaan hendaklah dimulakan dengan menulis

”Saya diarah memaklumkan......"atau "Merujuk kepada perkara diatas adalah saya.. "

Diakhiri dengan

Saya yang menurut perintah, ......................... (Nama Pegawai yang dipertanggungjawab) b.p Jawatan Terkanan di Organasasi

04/19/23

59

zailan [email protected] hp 0192697004

Bagi surat badan berkanun pula hendaklah dimulakan dengan menulis

"Dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara diatas" dan diakhiri Dengan hormatnya, ................(Nama Pegawai yang dipertanggungjawab)b.p Jawatan Terkanan di Organasasi

04/19/23

60

zailan [email protected] hp 0192697004

Bagi Pegawai yang menjadi Setiausaha kepada sesuatu jawatankuasa boleh meletakan nama jawatankuasa yang dia terlibat dan diakhiri dengan bagi pihak jawatan terkanan di organisasi tersebut. Saya yang menurut perintah, .......................SetiausahaJawatankuasa Tenderb.p Jawatan Terkanan di Organisasi

04/19/23

61

zailan [email protected] hp 0192697004

Daripada Kepada Perkara Nombor Bilangan atau Kod Fail Tarikh surat Salinan Rujukan pengirimTandatangan pegawai bertanggungjawab

STRUKTUR SURAT

04/19/23

62

zailan [email protected] hp 0192697004

Kaedah Penulisan Memo

Memo hendaklah ditulis secara ringkas iaitu dengan memulakan isi penting dan diikuti dengan data sokongan. Akhir sekali ialah pernyataan tentang apa yang diharapkan oleh penulis. Kaedah ini dinamakan kaedah ‘kun terbalik’

04/19/23

63

zailan [email protected] hp 0192697004

ISI PENTING

DATA SOKONGAN

HARAPAN

04/19/23

64

zailan [email protected] hp 0192697004

Langkah Penulisan

RANCANG (1H 5W)RANCANG (1H 5W)TULIS (PRINSIP 4C 1P)TULIS (PRINSIP 4C 1P)SEMAK SEMAK

(sasaran,maklumat, tujuan, harapan penulis / penerima, tujuan,bahasa dan ejaan)

04/19/23

65

zailan [email protected] hp 0192697004

4.2 Tulis :4.2 Tulis :

Menepati tujuannyaGunakan bahasa yang ringkas, jelas dan lembut

Satu isi satu perenggan

04/19/23

66

zailan [email protected] hp 0192697004

4.3 Semak4.3 Semak

Maklumatnya adakah tepat dan betul

Tidak menimbulkan sikap negatif pembaca

Konstruktif

04/19/23

67

zailan [email protected] hp 0192697004