arahan pentadbiran bilangan 12/2008 format memo dan surat format... · pdf file mengenai...

Click here to load reader

Post on 15-Jan-2020

41 views

Category:

Documents

1 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • Rujukan Kami : MQA 07/02(13)

    Tarikh : 15 Oktober 2008

    ARAHAN PENTADBIRAN BILANGAN 12/2008

    FORMAT MEMO DAN SURAT RASMI DI AGENSI KELAYAKAN

    MALAYSIA

    Semua Pengarah Bahagian, Semua Ketua Unit, Semua Warga MQA,

    1.0 TUJUAN

    1.1 Tujuan arahan pentadbiran ini ialah untuk memaklumkan mengenai format memo dan surat rasmi yang perlu

    digunakan di Agensi Kelayakan Malaysia (MQA).

    2.0 LATAR BELAKANG

    2.1 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 Panduan

    Pengurusan Pejabat, Bahagian 6 yang menjelaskan

    tatacara urusan surat - menyurat kerajaan. 3.0 FORMAT MEMO DAN SURAT RASMI

    3.1 MEMO

    3.1.1 Pengelasan Warna

  • a) Merah Jambu – Memo yang ditandatangani oleh

    Ketua Pegawai Eksekutif;

    b) Kuning – Memo yang dikeluarkan oleh Bahagian

    Jaminan Kualiti;

    c) Biru Muda – Memo yang dikeluarkan oleh

    Bahagian Pengurusan; dan

    d) Peach – Memo yang dikeluarkan oleh Unit –Unit

    di Pejabat Ketua Pegawai Eksekutif

    3.1.2 Format

    a) Font – Arial saiz 12

    b) Perenggan – single spacing

    c) Penggunaan bahasa English hendaklah

    menggunakan tulisan condong (font style Italic).

    3.1.3 Penyediaan memo hendaklah mengandungi elemen

    – elemen berikut :-

    (a) logo MQA dan perkataan MEMO;

    (b) gelaran jawatan penerima;

    (c) gelaran jawatan pengirim;

    (d) gelaran jawatan salinan kepada (jika perlu);

    (e) nombor rujukan fail;

    (f) tarikh memo;

    (g) tajuk memo;

    (h) penomboran perenggan dan lampiran;

    (i) slogan kualiti MQA yang terkini;

    (j) tandatangan dan nama pengirim; dan

  • (k) nombor telefon pengirim.

    (contoh seperti di Lampiran A)

    3.2 SURAT RASMI

    3.2.1 Format

    a) Font – Arial saiz 12;

    b) Perenggan – single spacing; dan

    c) Penggunaan bahasa English hendaklah

    menggunakan tulisan condong (font style Italic).

    3.2.2 Penyediaan surat rasmi MQA hendaklah

    mengandungi elemen – elemen berikut :

    a) alamat pengirim;

    b) alamat penerima;

    c) nombor rujukan;

    d) tarikh surat;

    e) tajuk surat;

    f) permulaan dan pengakhiran surat;

    g) penomboran perenggan, muka surat dan

    lampiran;

    h) nombor telefon, nombor faks dan e-mel pengirim;

    dan

    i) pada akhir surat nyatakan ”sila catatkan rujukan

    jabatan ini apabila berhubung”.

    (contoh seperti di Lampiran B, C, D dan E)

  • 3.2.3 Huraian bagi setiap elemen ialah seperti berikut :

    a) Alamat pengirim :

    Muka surat pertama hendaklah menggunakan

    kepala surat yang mengandungi nama, alamat,

    nombor telefon dan nombor faksimile MQA.

    b) Alamat penerima :

    Alamat penerima dalam surat rasmi hendaklah

    dibuat seperti berikut :

    (i) Agensi Kerajaan

    - Surat kepada sesebuah agensi Kerajaan

    hendaklah dialamatkan kepada ketua

    agensi berkenaan mengikut gelaran

    rasmi jawatannya, manakala surat yang

    khusus kepada ketua agensi hendaklah

    didahului dengan kata hormat, gelaran

    kebesaran, nama gelaran jawatan dan

    alamat rasmi agensi berkenaan.

    - Surat yang ditujukan kepada pegawai

    tertentu hendaklah ditambah di bawah

    alamat dengan perkataan ’untuk

    perhatian’ (u.p. nama pegawai

    berkenaan).

  • (ii) Orang Ramai / Individu

    - Surat kepada orang ramai atau individu

    hendaklah dialamatkan kepada nama

    dan alamat individu berkenaan.

    - Bagi individu yang mempunyai gelaran

    kebesaran, kata hormat dan gelaran

    hendaklah dinyatakan pada namanya.

    (iii) Pihak Berkuasa Berkanun / Pertubuhan/

    Firma

    - Surat kepada Pihak Berkuasa Berkanun,

    Pertubuhan atau Firma hendaklah

    dialamatkan kepada ketua badan,

    pertubuhan atau firma berkenaan

    mengikut gelaran rasmi jawatannya,

    diikuti dengan nama dan alamat

    rasminya.

    (iv) Surat Melalui Peguam

    - Surat kepada orang awam atau firma

    melalui peguam hendaklah dialamatkan

    kepada peguam yang dilantik bagi

    menguruskan hal ehwal awam atau firma

    berkenaan.

  • c) Nombor Rujukan :

    - Surat hendaklah mempunyai nombor

    rujukan failnya supaya mudah dikesan

    untuk tindakan lanjut.

    - Nombor rujukan ini hendaklah dicatatkan

    di ruang atas sebelah kiri surat sebagai

    rujukan kami.

    - Surat jawapan kepada surat yang

    diterima hendaklah juga dicatatkan

    nombor rujukan fail pengirim sebagai

    rujukan tuan di atas rujukan kami.

    d) Tarikh Surat :

    - Tarikh surat hendaklah dicatatkan di

    bahagian atas sebelah kiri.

    e) Tajuk Surat :

    - Surat perlu diberikan tajuk (atau perkara)

    yang dapat menggambarkan kandungan

    surat berkenaan.

    - Setiap surat hendaklah seboleh-

    bolehnya dihadkan kepada satu tajuk

    (atau perkara) sahaja.

    - Bagi surat jawapan, tajuk yang sama

    hendaklah digunakan.

  • f) Permulaan surat :

    - Surat yang ditujukan kepada jabatan /

    agensi Kerajaan hendaklah dimulakan

    dengan ’Tuan’ manakala kepada orang

    ramai hendaklah dimulakan dengan

    ’Tuan’ atau ’Puan’.

    - Surat yang khusus kepada Ketua

    Jabatan / Agensi / Pihak Berkuasa

    Berkanun / Pertubuhan / Firma yang

    mempunyai gelaran kebesaran

    hendaklah didahului dengan kata hormat

    dan gelaran kebesarannya. Begitu juga

    bagi surat kepada orang awam yang

    mempunyai gelaran kebesaran.

    g) Pembuka Kata dan Akhir Surat :

    - Surat boleh dimulakan dengan cara yang

    sesuai.

    - Setiap surat Ketua Pegawai Eksekutif

    hendaklah dimulakan dengan perkataan

    ’Dengan hormatnya saya merujuk

    kepada perkara di atas’ sebelum isi

    kandungan perenggan kedua dan

    diakhiri dengan perkataan ’Yang ikhlas’

    di sudut kiri sebelah bawah surat

    sebelum ditandatangani Ketua Pegawai

    Eksekutif.

  • - Setiap surat pegawai hendaklah

    dimulakan dengan perkataan ’Dengan hormatnya saya diarah merujuk

    kepada perkara di atas’ sebelum isi

    kandungan perenggan kedua dan

    diakhiri dengan perkataan ’Saya yang

    menurut perintah’ di sudut kiri sebelah

    bawah surat sebelum ditandatangani

    pegawai yang berkenaan.

    - Jika pegawai yang menandatangani

    surat itu bukan Ketua Pegawai Eksekutif,

    pegawai berkenaan hendaklah

    menandatangani bagi pihak (b.p.) Ketua

    Pegawai Eksekutif. Nama pegawai itu

    hendaklah menggunakan huruf besar di

    sudut kiri surat di bawah

    tandatangannya.

    - Setiap surat yang menyatakan salinan

    kepada hendaklah menggunakan kepala

    surat rasmi jabatan dan disertakan

    bersama-sama dengan salinan lampiran.

    - Setiap surat yang dikeluarkan

    hendaklah disimpan satu salinan di

    dalam fail yang berkaitan dan fail timbul

    (float file).

  • h) Penomboran Perenggan, Muka Surat dan

    Lampiran :

    - Semua perenggan dalam surat, kecuali

    perenggan pertama, hendaklah

    dinomborkan secara berturutan.

    - Surat yang mengandungi lebih daripada

    satu muka surat hendaklah juga diberi

    nombor yang berturutan.

    - Lampiran kepada surat hendaklah

    dinomborkan di bahagian atas sebelah

    kanan, misalnya Lampiran 1 atau

    Lampiran A dan nombor lampiran ini

    mestilah sama dengan nombor yang

    dirujuk dalam surat.

    i) Nombor telefon, nombor faks dan e-mel pengirim

    - Setiap surat hendaklah menyatakan

    nombor telefon, nombor faks dan e-mel

    di sudut kiri sebelah bawah surat selepas

    ditandatangani pegawai yang berkenaan.

    j) Nota kaki surat

    - Setiap surat hendaklah menyatakan ”sila

    catatkan rujukan jabatan ini apabila

    berhubung” di akhir surat.

  • 4.0 TARIKH KUAT KUASA

    Arahan pentadbiran ini adalah berkuatkuasa mulai tarikh ianya

    dikeluarkan.

    “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

    Ketua Pegawai Eksekutif Agensi Kelayakan Malaysia 15 Oktober 2008

    sk: Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Jaminan Kualiti) Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Pengurusan)

  • MEMO

    Kepada : Semua Pegawai dan Kakitangan MQA Daripada : Pengarah Bahagian Pentadbiran Salinan Kepada : Ketua Pegawai Eksekutif Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Jaminan Kualiti) Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Pengurusan) No. Rujukan : MQA 04/38/01 Jld.3 (33) Tarikh : 17 Januari 2008 Perkara : Perhimpunan Bulanan Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2008 Tuan/puan, Dengan hormatnya saya merujuk mengenai perkara di atas. 2. Selaras dengan keputusan Mesyuarat Pengurusan Bil. 1/2005 pada 5 Februari 2005, disertakan bersama-sama ini jadual kehadiran tuan/puan dan susunan atucara bagi Majlis Perhimpunan Bulanan