swapwill user manual (manual pengguna)wills.amanahraya.com.my/img/user manual swapwill 3.0.pdf ·...

ITD | AMANAH RAYA BERHAD |13 JUN 2019

SWAPWILL

USER MANUAL (MANUAL PENGGUNA)

VERSION

2 | M u k a / S u r a t Manual Pengguna SWAPWILL 1.0

KANDUNGAN

MUKA SURAT

A. PENGENALAN 4

B. MODUL: PENDAFTARAN WASIAT ASAS (BASIC WILL) 9

I. Pra-Pendaftaran

II. Bank in Process

III. Bank in Process

IV. Bank in Slip Update

V. Day End Process – Generate & Print Listing

VI. Day End Process – Mailing

VII. Receive Documents

VIII. Generate Will Card

IX. Print Envelope Cover

X. Print Basic Will

C. MODUL: PENDAFTARAN WASIAT KOMPREHENSIF (COMPREHENSIVE WILL) 34

I. Assign Task for Drafting

II. Will Signing

III. Receive Misc. Payment

D. MODUL: PENDAFTARAN PINDAAN WASIAT (CONVERSION/AMENDMENT) 75

E. MODUL: PENDAFTARAN PENYIMPANAN WASIAT (CUSTODIAN) 85

I. Custodian Application

F. MODUL: PENDAFTARAN WASIAT DUPLICATE 90

G. MODUL: PENDAFTARAN PROMOSI DAN SUMBER WASIAT 97

H. MODUL: PEMBATALAN WASIAT (WILL REVOCATION) 100

I. Will Revocation – Request

II. Will Revocation – Request

III. Will Revocation/Deactivate Custodianship – Approval


IV. Deactivate Custodian Request

V. Receive From PDTS

VI. Return To PDTS

I. MODUL: PERMOHONAN PENGURANGAN FI (FEE APPEAL) 121

I. Fee Appeal Request – HOB Verification

II. Fee Appeal Request – Approval

J. CARIAN WASIAT 135

I. Testator Information II. Case Diary

III. Worklist By Will Refno K. LAPORAN DAN PEMANTAUAN (REPORT AND MONITORING) 143

I. Compliance Report

II. Compliance Report – SP/CA

III. Production Report

- Wills From Banks/Agent – Batch Monitoring

- Production Report – SP/CA Monitoring

L. SENARAI WASIAT (LISTING) 153

I. GL Listing

II. List of Receipts

III. List of Revoked Wills & Custodians

IV. List of Unsigned Wills

V. List of Will Applications

VI. List of Duplicate Wills From Banks/Agents

M. PENYELENGGARAAN SISTEM 160

I. Edit Data Request II. Forms To Download

III. Reassign Task IV. Cancel Receipt V. Case Diary – Add Activity

VI. Activate Previous Will N. SEJARAH DOKUMEN 166


PENGENALAN


A. PENGENALAN

1.0 TUJUAN

Tujuan penyediaan manual pengguna ini adalah untuk membantu pengguna sistem untuk memahami proses kerja bagi setiap modul di dalam sistem

ini. Dokumentasi ini akan menerangkan dengan lebih terperinci bagaimana sistem ini berfungsi dan memberi gambaran kepada pengguna

bagaimana menggunakan sistem ini.

2.0 AKSES SISTEM SWAPWILL 1.0

Sistem SWAPWILL 1.0 ini dibangunkan bagi menggantikan Sistem Permohonan Wasiat(E-WAR) dengan penambahan modul-modul utama yang

penting serta laporan pemantauan bagi memudahkan dan melancarkan proses operasi Pendaftaran, Penyediaan dan Penyimpanan Wasiat secara

keseluruhannya.

Bagi mengakses sistem ini, pengguna boleh mengakses melalui pautan http://wills.amanahraya.com.my/ dengan menggunakan Username dan

Password yang telah didaftarkan.

http://wills.amanahraya.com.my/


3.0 KEPERLUAN SISTEM

KEPERLUAN BUTIRAN

Sistem Pengoperasian Sekurang-kurangnya Microsoft Windows 7 (Service

pack terkini), Linux dan Macintosh

Pelayar Web Microsoft Internet Explorer 11.0 atau keatas Microsoft Edge, Mozilla Firefox 50.1 Google Chrome 46.0 Safari 5

Enkripsi 128-bit

Talian Internet Keutamaan berkelajuan 512Kbps keatas

Adobe Reader Untuk mencetak Resit, Invois dan Borang Wasiat

4.0 PENYENGGARAAN PELAYAR WEB

PELAYAR WEB BUTIRAN

Internet Explorer Ke Tools -> Internet Options -> Privacy -> Pop-up

Blocker. Klik pada kotak “Turn On pop-up

Blocker” untuk membuang tanda √

Microsoft Edge Ke Settings -> Advanced Setting -> View Advanced

Setting -> Block pop-

ups. Klik butang untuk menukar paparan kepada “OFF”

Mozilla Firefox Ke Menu -> Options -> Content -> Pop

ups. Klik pada kotak “Block pop-up

windows” untuk membuang tanda √.


Google Chrome Ke Settings -> Privacy -> Contents settings -> Pop-

ups. Klik pada pilihan “Allows all sites to show pop-

ups”

Safari Ke Settings. Pilih “Block Pop Up

Windows” untuk membuang tanda √.

5.0 MEDAN UTAMA DAN KETERANGAN

Keterangan Medan yang terdapat dalam SWAPWILL 1.0 seperti berikut:

MEDAN KETERANGAN

Menu Skrin Senarai menu mengikut peranan pengguna

Menu User Butiran maklumat pengguna

Worklist Senarai tugasan yang memaparkan REF NO , ORIGINATOR, TASK

,CATEGORY, TYPE , DATE di skrin utama

Search Carian MYKAD atau lain-lain IDENTIFICATION NUMBER yang

berkaitan


1

4

3

2


PENDAFTARAN WASIAT

ASAS


B. MODUL: PENDAFTARAN WASIAT ASAS (BASIC WILL)


1. Masukkan MyKad dan klik SEARCH.

NAME dan NO ID akan dibaca secara automatik sekiranya pengunaan menggunakan “Mykad reader”

Jika terdapat ralat ketika membaca Mykad. Pengguna perlu memasukkan semula info Pewasiat secara

manual

Jika sebelum ini pemohon mempunyai WILL , diruang NOTE akan terpapar mesej.

2. Masukkan CONTACT NO dan pilih LANGUAGE

3. Pilih jenis wasiat diantara “Muslim Will” (Wasiat Islam) atau “Conventional Will” (Wasiat Bukan Islam). Seterusnya pilih

kategori wasiat Basic/Direct Comprehensive.

Bagi wasiat bukan Muslim jika pilihan “BASIC” dibuat pilihan EQUAL SHARE akan dipaparkan .Sama ada

“YES” atau “NO”.

Jika pengguna memilih EQUAL SHARE adalah “NO”. Pengguna perlu mengisi maklumat “BENE INFO”.

4. Pilih PROMOTION .

Untuk wasiat asas ARB adalah sebagai DRAFTER , EXECUTER dan CUSTODIAN

Bagi AMANAHRAYA CAWANGAN KUCHING wasiat asas ARB sebagai DRAFTER , EXECUTER dan

CUSTODIAN boleh dipilih.


Jika pengguna tidak memilih ARB sabagai EXECUTER sila isi maklumat EXECUTER di ruang disediakan.

5. Seterusnya klik CALCULATE FEE untuk mengira jumlah yang perlu dibayar.

6. Sila pilih PAYMENT MODE

Sekiranya KAD KREDIT/DEBIT , REFERENCE NO dan APPRV CODE wajib diisi

Sekiranya CEK /DALAM TALIAN, REFERENCE NO wajib diisi

PARTIAL PAYMENT tidak dibenarkan untuk WILL BASIC

Jika pilih DALAM TALIAN, Sila pilih APPLY DATE.


7. Sila masukkan CASH TENDERED iaitu jumlah amaun yang diterima daripada pelanggan. Baki bayaran (sekiranya ada) akan

dipaparkan pada medan BALANCE.

8. Sila klik pada butang SAVE dan seterusnya klik pada butang PRINT RECEIPT untuk pengeluaran TAX INVOICE.

9. Proses pendaftaran permohonan untuk peringkat awal telah selesai.

10. Proses seterusnya ialah PENYEDIAAN WASIAT ASAS (BASIC).


1. Sekiranya pendaftaran TIDAK melalui MYKAD , maklumat berikut perlu dimasukkan :-

• ADDRESS

• CITY

• POSTCODE

• STATE

• COUNTRY

2. Klik butang SAVE dan seterusnya klik butang SAVE & NEXT.

3. Seterusnya anda akan dibawa ke skrin WITNESS untuk kemasukan maklumat saksi .


1. Sila pilih STAFF atau NON STAFF untuk dijadikan sebagai saksi.

2. Masukkan maklumat seperti berikut :

• NAME

• MYKAD

• GENDER

• RELIGION

• ADDRESS


• CITY

• POSTCODE

• STATE

• COUNTRY

3. Klik pada butang SAVE dan seterusnya butang COMPLETE TASK.

4. Jika menggunakan wasiat pra-cetak (PRE-PRINTED) , sila ke langkah 6.

5. Jika tidak menggunakan wasiat pra-cetak, klik butang PRINT untuk mencetak wasiat.

6. Proses seterusnya ialah TANDA TANGAN WASIAT ASAL & PENDUA.


1. Sila masukkan REMARKS

2. Klik butang SAVE

3. Proses seterusnya ialah skrin SERAH SALINAN PENDUA KEPADA PEWASIAT


1. Sila masukkan REMARKS

2. Klik butang SAVE

3. Proses seterusnya ialah PRA-PENDAFTARAN WASIAT – kemaskini maklumat mengikut borang wasiat.


1. Masukkan maklumat berikut :

• GENDER

• ADDRESS

• CITY

• POSTCODE

• STATE

• COUNTRY

• CONTACT

• EMAIL

• HOME OFFICE

• OFFICE NO


• MOBILE NO

• CITIZEN

• RELIGION

• OCCUPATION

• PDPA ACCEPTANCE

2. Klik butang SAVE dan seterusnya klik butang ADD CONTACT PERSON

3. Seterusnya skrin NEXT OF KIN akan dipaparkan untuk kemasukan maklumat individu yang boleh dihubungi.



• NAME

• ADDRESS

• POSTCODE


• CITY

• STATE

• COUNTRY

• HOME NO.

• MOBILE NO.

• OFFICE NO.

• RELATIONSHIP

2. Sila klik butang SAVE dan seterusnya klik butang COMPLETE TASK.

3. Tugasan selesai di peringkat pendaftaran wasiat di cawangan.

4. Proses seterusnya ialah KEMASKINI MAKLUMAT PENGHANTARAN DOKUMEN.


1. Setiap pukul 3 petang , satu automasi akan dijalankan untuk mewujudkan tugasan yang dinamakan KEMASKINI MAKLUMAT

PENGHANTARAN DOKUMEN di WORKLIST kakitangan BACKROOM

2. Skrin ini memaparkan senarai wasiat yang telah sempurna sepenuhnya untuk dihantar kepada WAD. Sekiranya tugasan

wasiat masih wujud di worklist, ini bermakna proses permohonan pendaftaran masih belum selesai diperingkat anda.

3. Bandingkan dengan dokumen fizikal yang perlu dihantar ke WAD. Jika dokumen lengkap, klik CHECKBOX di sebelah kiri bagi

nombor rujukan wasiat yang berkaitan.

4. Jika ada dokumen lain yang dirasakan perlu untuk dihantar ke WAD, klik butang ADD NEW dan skrin berikut akan

dipaparkan.

5. Proses seterusnya ialahPENGHANTARAN DOKUMEN (MAILING PROCESS)


1. Sekiranya skrin DAY END PROCESS – ADHOC dipaparkan sila pilih WILL atau CUSTODIAN

2. Masukkan WILL REF NO dan MYKAD dan klik butang SEARCH.

3. Sila pilih WILL NO di DROPDOWNLIST tersebut.

4. Klik CHECKBOX dan klik butang SAVE.


1. Sekiranya skrin CETAK SENARAI DOKUMEN dipaparkan sila pilih DATE dan klik SEARCH

2. Sila pilih BATCH NO untuk pengeluaran senarai dokumen yang akan dipaparkan dalam format PDF.


1. Sila masukkan maklumat berikut :

• CONSIGNMENT NO

• COURIER

• DATE

2. Sila klik senarai LIST OF BATCHES dan klik butang SAVE.

3. Proses seterusnya adalah PENERIMAAN DOKUMEN (RECEIVE DOCUMENT).


1. Sila pilih CONSIGNMENT NO dan BATCH REF NO .

2. Sila klik pada butang SEARCH dan senarai BATCH REF NO akan terpapar secara automasi di skrin sistem.

3. Sila klik CHECKBOX di RECEIVE ALL dan klik pada butang RECEIVE.

4. Proses seterusnya adalah PEMATUHAN (COMPLIANCE).


1. WILL INFO akan terpapar secara automasi di skrin sistem.


2. Sila klik COMPLIANCE CHECKLIST .

3. Sila pilih APPROVE iaitu YES atau NO.

4. Sila klik pada butang SAVE.


1. Sila masukkan REMARK dan klik pada butang SAVE.


1. Sila masukkan REMARK dan klik pada butang SAVE & SEND EMAIL.

2. Sila klik pada butang PRINT LETTER untuk pengeluaran surat.


PENDAFTARAN WASIAT

KOMPREHENSIF


C. MODUL: PENDAFTARAN WASIAT KOMPREHENSIF (COMPREHENSIVE WILL)


1. Masukkan MYKAD dan klik SEARCH.

NAME dan NO ID akan dibaca secara automatik sekiranya pengunaan menggunakan “Mykad reader”

Jika terdapat ralat ketika membaca Mykad. Pengguna perlu memasukkan semula info Pewasiat secara

manual


Jika sebelum ini pemohon mempunyai WILL , diruang NOTEakan terpapar mesej.

2. Masukkan CONTACT NO dan pilih LANGUAGE

3. Pilih jenis wasiat diantara “Muslim Will” (Wasiat Islam) atau “Conventional Will” (Wasiat Bukan Islam). Seterusnya pilih

kategori wasiat Basic/Direct Comprehensive.

4. Sila pilih PROMOTION dan seterusnya pilih ARB sebagai DRAFTER, EXECUTOR atau CUSTODIAN.

Jika pengguna tidak memilih ARB sabagai EXECUTER sila isi maklumat EXECUTER di ruang disediakan.

5. Seterusnya klik CALCULATE FEE untuk mengira jumlah yang perlu dibayar.

6. Sila pilih PAYMENT MODE

SekiranyaKAD KREDIT/DEBIT , REFERENCE NO dan APPRV CODE wajib diisi

Sekiranya CEK /DALAM TALIAN, REFERENCE NO wajib diisi

Sekiranya DALAM TALIAN, sila pilih APPLY DATE


7. Sila masukkan CASH TENDERED iaitu jumlah amaun yang diterima daripada pelanggan. Baki bayaran (sekiranya ada) akan

dipaparkan pada medan BALANCE.

8. Sila klik pada butang SAVE dan seterusnya klik pada butang PRINTRECEIPT untuk pengeluaran TAX INVOICE.

9. Proses pendaftaran permohonan untuk peringkat awal telah selesai.

10. Proses seterusnya ialah PRA-PENDAFTARAN WASIAT – kemaskini maklumat mengikut borang wasiat.



• GENDER

• ADDRESS

• CITY

• POSTCODE

• STATE

• COUNTRY

• CONTACT

• EMAIL

• HOME OFFICE


• OFFICE NO

• MOBILE NO

• CITIZEN

• RELIGION

• OCCUPATION

• PDPA ACCEPTANCE

2. Klik butang SAVE dan seterusnya klik butang ADD CONTACT PERSON

3. Seterusnya skrin NEXT OF KIN akan dipaparkan untuk kemasukan maklumat individu yang boleh dihubungi.



• NAME

• ADDRESS


• POSTCODE

• CITY

• STATE

• COUNTRY

• HOME NO.

• MOBILE NO.

• OFFICE NO.

• RELATIONSHIP

2. Sila klik butang SAVE dan seterusnya klik butang COMPLETE TASK.

3. Tugasan selesai di peringkat pendaftaran wasiat di cawangan.

4. Proses seterusnya ialah KEMASKINI MAKLUMAT PENGHANTARAN DOKUMEN.


1. Setiap pukul 3 petang , satu automasi akan dijalankan untuk mewujudkan tugasan yang dinamakan KEMASKINI MAKLUMAT

PENGHANTARAN DOKUMEN di WORKLIST kakitangan BACKROOM

2. Skrin ini memaparkan senarai wasiat yang telah sempurna sepenuhnya untuk dihantar kepada WAD. Sekiranya tugasan

wasiat masih wujud di worklist, ini bermakna proses permohonan pendaftaran masih belum selesai diperingkat anda.

3. Bandingkan dengan dokumen fizikal yang perlu dihantar ke WAD. Jika dokumen lengkap, klik CHECKBOX di sebelah kiri bagi

nombor rujukan wasiat yang berkaitan.

4. Jika ada dokumen lain yang dirasakan perlu untuk dihantar ke WAD, klik butang ADD NEW dan skrin berikut akan

dipaparkan.

5. Proses seterusnya ialah PENGHANTARAN DOKUMEN (MAILING PROCESS)


1. Sekiranya skrin DAY END PROCESS – ADHOC dipaparkan sila pilih WILL atau CUSTODIAN

2. Masukkan WILL REF NO dan MYKAD dan klik butang SEARCH.

3. Sila pilih WILL NO di DROPDOWNLIST tersebut.

4. Klik CHECKBOX dan klik butang SAVE.


1. Sekiranya skrin CETAK SENARAI DOKUMENdipaparkan sila pilih DATE dan klik SEARCH

2. Sila pilih BATCH NO untuk pengeluaran senarai dokumen yang akan dipaparkan dalam format PDF .


1. Sila masukkan maklumat berikut :

• CONSIGNMENT NO

• COURIER

• DATE

2. Sila klik senarai LIST OF BATCHES dan klik butang SAVE.





4. Proses seterusnya adalah TERIMA WASIAT UNTUK DRAF.


1. Sila pilih ASSET TYPE , ASSET NAME dan masukkan ASSET DESCRIPTION. 2. Sila klik pada butang SAVE dan LIST OF ASSET akan dipaparkan di sistem. 3. klik butang NEXT untuk proses seterusnya . 4. Seterusnya adalah skrin BENEFICIARIES REGISTRATION.


1. Sila masukkan BENE MYKAD dan klik pada butang SEARCH. 2. Sila pilih BENE NAME dan RELATIONSHIP. 3. Sila klik pada butang SAVE dan LIST OF BENEFICIARIES akan dipaparkan di sistem. 4. klik butang NEXT untuk proses seterusnya dan butang BACK proses sebelumnya. 5. Seterusnya adalah skrin GUARDIAN REGISTRATION.


1. Sila masukkan GUARDIAN MYKAD dan klik pada butang SEARCH. 2. Sila pilih GUARDIAN NAME dan RELATIONSHIP. 3. Sila klik pada butang SAVE dan LIST OF GUARDIAN akan dipaparkan di sistem. 4. klik butang NEXT untuk proses seterusnya dan butang BACK proses sebelumnya. 5. Seterusnya adalah skrin DISTRIBUTION.


1. Sila pilih ASSET dan BENE. 2. Sila masukkan DISTRIBUTION. 3. Sila klik pada butang SAVE dan LIST OF DISTRIBUTION akan dipaparkan di sistem. 4. klik butang NEXT untuk proses seterusnya dan butang BACK proses sebelumnya. 5. Seterusnya adalah skrin APPOINTMENT OF GUARDIAN.


1. Sila pilih GUARDIAN NAME dan BENE NAME. 2. Sila klik pada butang SAVE dan LIST OF APPOINTMENT GUARDIAN akan dipaparkan di sistem. 3. klik butang NEXT untuk proses seterusnya dan butang BACK proses sebelumnya. 4. Seterusnya adalah skrin DRAFT LISTING.


1. Sila pilih GENERATE NEW DRAFT atau COPY FROM VERSION dan pilih VERSION. 2. Jika ingin pilih VERSION 3. Sila klik pada butang GENERATE DRAF dan LINK VERSION akan dipaparkan di DRAFT LISTING. 4. Sila klik LINK VERSION dan proses seterusnya adalah CLAUSES LISTING. 5. klik butang BACK proses sebelumnya.


1. Sila klik pada butang ADD NEW CLAUSE jika ada pertambahan CLAUSE.


2. Sila klik pada butang EDIT jika ada perubahan pada CLAUSE. 3. Sila klik pada butang PRINT PREVIEW dan akan diapaparkan wasiat terakhir .


4. Sila klik pada butang EXPORT TO PDF dan akan dipaparkan di skrin PRINT seperti gambar dibawah. 5. Sila klik pada butang SAVE untuk penyimpanan dokumen wasiat di fail komputer pengguna.


6. Sila klik pada butang SEND FOR APPROVAL dan skrin ATTACHMENT akan terpapar . 7. Sila UPLOAD semula dokumen wasiat yang disimpan di dalam komputer pengguna untuk di hantar ke proses

SEMAKAN.


1. Sila klik pada butang LINK VIEW DRAFT untuk membuat semakan ke atas draf wasiat. 2. Sila pilih APPROVE atau REJECT. 3. Sila masukkan REMARKS. 4. Sila klik pada butang SUBMIT.


1. S

1. Sila pilih FOLLOW UP BY dan masukkan REMARK. 2. Sila klik pada butang SAVE.


1. Sila pilih VIA. 2. Sila klik pada butang SAVE. 3. Sila klik pada PRINT COVER LETTER dan PRINT WILL DRAFT .


1. Sila masukkan REMARKS . 2. Sila klik pada butang SAVE.


1. Sila masukkan REMARKS . 2. Sila klik pada LINK PRINT WILL untuk pengeluaran draf wasiat 3. Sila klik pada butang TESTATOR AGREE.


1. Sila masukkan REMARK dan klik pada LINK PRINT WILL untuk pengeluaran wasiat.

2. klik pada butang COMPLETE TASK.


1. Sila pilih STAFF atau NON STAFF untuk dijadikan sebagai saksi.

2. Masukkan maklumat seperti berikut :

• NAME

• MYKAD

• GENDER

• RELIGION

• ADDRESS


• CITY

• POSTCODE

• STATE

• COUNTRY

3. Klik pada butang SAVE dan seterusnya butang COMPLETE TASK.





8. Proses seterusnya adalah PEMATUHAN (COMPLIANCE).


1. WILL INFO akan terpapar secara automasi di skrin sistem.


2. Sila klik COMPLIANCE CHECKLIST .

3. Sila pilih APPROVE iaitu YES atau NO.

4. Sila klik pada butang SAVE.


1. Sila masukkan REMARK dan klik pada butang SAVE & SEND EMAIL.

2. Sila klik pada butang PRINT LETTER untuk pengeluaran surat.


PENDAFTARAN PINDAAN

WASIAT


D. MODUL: PENDAFTARAN PINDAAN WASIAT (CONVERSION/AMENDMENT)

1. Klik menu Conversion/Amendment/Execution.

2. Masukkan No. Kad Pengenalan dan klik Search. Sekiranya Wasiat sebelum ni berstatus Final, klik butang Conversion.


3. Tanda √ pada bahagian New Criteria.


4. Klik Calculate Fee, pilih Payment Mode, masukkan jumlah Cash Tendered dan klik Balance. Kemudian, klik Save dan Print Receipt

untuk mencetak Resit.


5. Sempurnakan Pra-Pendaftaran Wasiat dalam worklist dan klik Complete Task.

6. Klik task Pengeluaran Wasiat dalam worklist


7. Kemudian, kemaskini menu Bank In Process dan Bank In Slip Update.

8. Klik menu Receive From PDTS, tandakan √ pada Wasiat yang diterima, pilih tarikh terima yang betul pada Calendar dan klik Save.


9. Kemaskini dalam Case Diary - Activity, Serah Borang Pindaan dan Fail Kepada OPS2.


10. Kemudian, klik menu Assign Task for Drating untuk pilih Drafter yang akan deraf Wasiat.

11. Ikuti langkah TERIMA WASIAT UNTUK DRAF pada muka surat 50 sehingga 75.


PENDAFTARAN

PENYIMPANAN WASIAT


E. MODUL: PENDAFTARAN PENYIMPANAN WASIAT (CUSTODIAN)

1. Klik menu CUSTODIAN APPLICATION, masukkan no. kad pengenalan dan klik SEARCH untuk semak. Sekiranya Wasiat belum

wujud, isikan maklumat permohonan dalam sistem.


2. Pilih AGENCY dan PROMOTION yang betul. Tandakan √ pada EXECUTOR jika ARB dilantik sebagai pentadbir dan klik CALCULATE

FEE.


3. Kemudian, pilih PAYMENT MODE. Masukkan REF NO dan APPROVAL CODE (jika berkaitan). Isikan jumlah bayaran yang diterima

pada ruangan CASH TENDERED dan klik BALANCE.

4. Klik SAVE, PRINT RECEIPT untuk mencetak resit dan klik CLOSE.


5. Klik PRA-PENDAFTARAN dalam worklist dan isikan maklumat pemohon dengan lengkap dan klik SAVE dan COMPLETE TASK.


PENDAFTARAN WASIAT

‘DUPLICATE’


F. MODUL: PENDAFTARAN WASIAT DUPLICATE

1. Klik menu BATCH MASTER – NEW REGISTRATION

2. Lengkapkan borang Batch Master dan pilih PIC untuk key-in permohonan.


3. Klik GENERATE BATCH NO. dan klik PRINT untuk mencetak muka hadapan bundle wasiat.


4. PIC klik menu LIST OF ASSIGNED BATCHES. Senarai Batch wasiat yang telah sedia untuk pendaftaran dipaparkan.

5. Klik REGISTER untuk mulakan pendaftaran.


6. Pendaftaran wasiat yang masih belum selesai akan dimasukkan dalam LIST OF REGISTRATION ON-HOLD

7. Bagi meneruskan pendaftaran, klik RELEASE & UPDATE

8. Selain itu, PIC juga boleh klik pada LIST OF IMCOMPLETE TASKS untuk menyambung pendaftaran wasiat yang belum selesai.


9. Sekiranya terdapat wasiat di dalam bundle yang tidak comply, PIC boleh reject wasiat pada LIST OF REJECT APPLICATION.

10. Masukkan REMARK dan klik SUBMIT FOR COMPLIANCE.


PENDAFTARAN PROMOSI

WASIAT


G. MODUL: PENDAFTARAN PROMOSI WASIAT

1. Klik menu NEW PROMOTION.

2. Lengkapkan borang promosi dan klik GENERATE PROMOTION.

3. Kemudian, pilih SOURCE yang akan menggunakan promosi tersebut.


PEMBATALAN WASIAT


H. MODUL: PEMBATALAN WASIAT (WILL REVOCATION)

1.0 MUAT TURUN BORANG PEMBATALAN

Rajah 1

1. Login SWAPWILL (http://wills.amanahraya.com.my/).

2. Klik menu FORMS TO DOWNLOAD.

3. Pilih WILL REVOCATION/BORANG PEMBATALAN WASIAT VER. 1 seperti dalam Rajah 2 di bawah.

Rajah 2

4. Cetak borang dan mohon pewasiat untuk isi butiran dalam BORANG PEMBATALAN dengan lengkap.

http://wills.amanahraya.com.my/


1.1 WILL REVOCATION REQUEST (PERMOHONAN PEMBATALAN WASIAT)

1.1.1 PERMOHONAN DARIPADA CAWANGAN DAN WAD

Rajah 3

1. Pada masa yang sama, PIC cawangan/WAD teruskan proses dengan klik menu WILL REVOCATION – REQUEST.

2. Kemudian, skrin seperti Rajah 3 di atas akan dipaparkan.

3. Masukkan No. KP pewasiat dan klik SEARCH.


Rajah 4

4. Semak Nama, No. KP dan No. Wasiat pewasiat. Pastikan data adalah sama dengan maklumat pemohon di dalam Surat Pemohonan Pembatalan

Wasiat dan BORANG PEMBATALAN.

5. Kemudian, klik REVOKE dan Skrin REVOKE DETAIL akan dipaparkan seperti dalam Rajah 5 di bawah.


Rajah 5

6. Pilih REASON yang sesuai.


Rajah 6

7. Sekiranya tiada reason yang sesuai, pilih OTHERS dan masukkan catatan diruangan NOTES.

8. Muatnaik Surat Pemohonan Pembatalan Wasiat dan BORANG PEMBATALAN.

9. Klik SUBMIT FOR APPROVAL.

1.2 KELULUSAN OLEH KETUA JABATAN PENTADBIRAN WASIAT JIKA PERMOHONAN DI WAD DAN


KELULUSAN OLEH KETUA CAWANGAN JIKA PERMOHONAN DI CAWANGAN

Rajah 7

1. HOD WAD/HOB akan terima emel notifikasi daripada SWAPWILL mengenai Permohonan Pembatalan Wasiat seperti Rajah 7 di atas.


Rajah 8

2. Login SWAPWILL dan klik menu WILL REVOCATION/DEACTIVATION CUSTODIANSHIP – APPROVAL.

3. Semak permohonan batal Wasiat dalam REQUEST PENDING APPROVAL.

4. Tandakan Tick (√) pada maklumat pewasiat yang betul dan klik APPROVE.


Rajah 9

5. Satu auto-generated email mengenai status permohonan pembatalan Wasiat seperti Rajah 9 di atas akan dihantar kepada ORIGINATOR(PIC

Cawangan/WAD) dan PIC di WAD.


1.3 PENGELUARAN WASIAT (WILL RETRIEVAL)

Rajah 10

1. Kemudian, PIC WAD akan terima task pengeluaran Wasiat dalam MY WORKLIST.

2. Klik pada task dan skrin seperti Rajah 11 di bawah akan dipaparkan.


Rajah 11

3. Pilih tarikh pengeluaran Wasiat dan Klik SAVE untuk kemaskini.


1.4 PENERIMAAN WASIAT (RECEIVE FROM PDTS)

Rajah 11

1. Setelah terima Wasiat dari Pusat Penyimpanan Wasiat, login semula SWAPWILL dan klik menu RECEIVE FROM PDTS.

2. Masukkan tarikh yang betul, tick (√) pada Wasiat yang diterima dan klik SAVE.


1.5 KELULUSAN PELUPUSAN WASIAT

Rajah 12

1. Head of Unit WAD akan terima satu emel notifikasi mengenai permohonan kelulusan pelupusan Wasiat.

2. Semak Wasiat yang diterima (Fizikal Wasiat). Pastikan maklumat pewasiat pada Wasiat dan SWAPWILL adalah betul.

3. Klik task KELULUSAN PELUPUSAN WASIAT dalam My Worklist seperti dalam Rajah 12 di atas.


Rajah 13

4. Pada skrin seperti Rajah 13 di atas, masukkan tarikh, remark (jika ada) dan klik SAVE untuk kemaskini.

5. Kemudian, PIC WAD akan lupuskan Wasiat.

6. ORIGINATOR/PIC WAD boleh semak semula status Wasiat yang telah dibatalkan pada menu TESTATOR INFORMATION/CASE DIARY.


1.6 CETAK SURAT & PENYIMPANAN

Rajah 14

1. PIC WAD klik task CETAK SURAT PEMBATALAN WASIAT dalam My Worklist.

2. Skrin seperti Rajah 15 di bawah akan dipaparkan.


Rajah 15

3. Klik SAVE untuk kemaskini CASE DIARY dan klik PRINT LETTER.


Rajah 16

4. Kemudian, klik task HANTAR SURAT PEMBERITAHUAN PEMBATALAN KEPADA PEWASIAT dan;


Rajah 17


Rajah 18

5. Klik task PENYIMPANAN KE PDTS.

6. Sila pastikan setiap proses di dalam SWAPWILL diselesaikan sebagaimana proses operasi manual.


1.7 CETAK SEMULA SURAT PEMBATALAN WASIAT

1. Sekiranya PIC mahu mencetak semula Surat Pembatalan Wasiat, sila ke menu TESTATOR INFORMATION. Skrin seperti Rajah 19 di bawah akan

dipaparkan.

Rajah 19

2. Masuk No. Pendaftaran Wasiat atau No. Kad Pengenalan pewasiat atau Nama Pewasiat dan klik SEARCH.


Rajah 20

3. Kemudian, klik Tab RE-PRINT LETTER, pilih Letter Type Description PEMBATALAN WASIAT dan klik PRINT LETTER.


PERMOHONAN

PENGURANGAN FI


I. MODUL: PERMOHONAN PENGURANGAN FI (FEE APPEAL)

1.4 SEMAK KELAYAKAN PEWASIAT

Rajah 1

1. Sila klik Menu CONVERSION / AMENDMENT / EXECUTION.

2. Masukkan nombor kad pengenalan pewasiat dan klik SEARCH.

3. Semak maklumat pewasiat dan klik CONVERSION untuk meneruskan pindaan Wasiat.


Rajah 2

4. Bagi pewasiat yang layak memohon pengurangan fi, teruskan dengan Klik butang APPEAL, TANPA PERLU MENGISI maklumat pada skrin Will Info,

New Criteria, Fee dan Payment. Jika tidak, teruskan isi maklumat permohonan pindaan seperti biasa.

5. Sekiranya butang APPEAL enable, bermaksud pewasiat LAYAK untuk memohon rayuan pengurangan Fi Pindaan Wasiat. Jika tidak, pewasiat tidak

layak membuat permohonan rayuan pengurangan Fi Pindaan Wasiat.


1.5 RAYUAN PENGURANGAN FI PINDAAN WASIAT

Rajah 3

1. Klik butang APPEAL dan skrin FEE WAIVER/DISCOUNT REQUEST seperti Rajah 3 di atas akan dipaparkan.

2. Isikan REQUEST DATE, NOTES dan muatnaik SURAT RAYUAN pada ATTACHMENT.

3. Klik SUBMIT TO HOB untuk semakan dan kelulusan.


4. Selepas itu, sila cetak AKUAN PENERIMAAN RAYUAN FI PINDAAN WASIAT dengan menekan butang PRINT FEE WAIVER/DISCOUNT SLIP dan mohon

pewasiat untuk menandatangani surat akuan tersebut.

Rajah 4


1.6 PENGESAHAN KETUA CAWANGAN(HOB)

Rajah 5

1. Ketua Cawangan(HOB) akan terima emel notifikasi dari SWAPWILL mengenai permohonan rayuan fi pindaan Wasiat.


2. Sila login SWAPWILL dan klik menu FEE APPEAL REQUEST – HOB VERIFICATION

Rajah 6


3. Klik hyperlink VERIFY dan skrin FEE APPEAL – HOB VERIFICATION seperti Rajah 7 di bawah akan dipaparkan.

Rajah 7

4. Klik VIEW ATTACHMENT untuk lihat lampiran.

5. Masukkan REMARKS yang sesuai dan klik SUBMIT TO WAD.

6. Permohonan rayuan pengurangan fi anda telah berjaya dihantar untuk kelulusan Jabatan Pentadbiran Wasiat(WAD)


1.7 KELULUSAN JABATAN PENTADBIRAN WASIAT(WAD)

1. PIC di WAD akan terima satu tetapan emel notifikasi seperti di bawah:-

Rajah 8


2. Sila login SWAPWILL untuk luluskan permohonan.

Rajah 9


3. Klik hyperlink APPROVAL dan skrin FEE APPEAL – WAD APPROVAL akan dipaparkan.

Rajah 10

4. Klik VIEW ATTACHMENT untuk lihat lampiran.

5. Masukkan REMARKS dan klik APPROVE.

6. Kemudian, Originator PIC yang memohon akan terima emel kelulusan rayuan fi pindaan Wasiat daripada SWAPWILL.


Rajah 11

7. Originator PIC perlu login SWAPWILL semula, klik menu CONVERSION / AMENDMENT / EXECUTION dan teruskan langkah pada muka/surat 167 E –

MODUL “CONVESION / AMENDMENT / REVOKE” dalam SWAPWILL 1.0 Guidelines.


CARIAN WSIAT


J. CARIAN WASIAT

I. Testator Information

1. Klik menu Testator Information, masukkan Will/Custodian Ref. No atau MyKad No. atau Name dan klik butang Search.


2. Klik View Detail untuk melihat maklumat pewasiat dengan lebih terperinci.


II. Case Diary

1. Klik menu Case Diary, masukkan Will/Custodian Ref. No atau MyKad No. atau Name dan klik butang Search.


2. Klik View Detail untuk melihat kronologi Wasiat dengan lebih terperinci.


3. Klik butang Case Diary pada jenis Wasiat yang dipilih:-

Will Master – Memaparkan keseluruhan kronologi bagi semua jenis Wasiat. Comprehensive - Memaparkan kronologi jenis Wasiat Komprehensif sahaja. Basic – Memaparkan kronologi jenis Wasiat Asas sahaja.


III. Worklist By Will Refno

1. Klik menu Worklist by Will Ref. No, masukkan Will Ref No dan klik butang Search.


LAPORAN DAN

PEMANTAUAN


K. LAPORAN DAN PEMANTAUAN (REPORT AND MONITORING)

I. COMPLIANCE REPORT

Compliance Report digunakan untuk memantau pendaftaran wasiat berdasarkan Jenis Wasiat dan Tarikh Permohonan Wasiat bagi

memastikan pendaftaran Wasiat mencapai KPI yang telah ditetapkan.

1. Klik menu COMPLIANCE REPORT.


2. Pilih WILL TYPE/TASK

3. Pilih Tarikh Permohonan Wasiat pada kalendar dan klik SEARCH.


4. Laporan seperti Rajah di atas akan dipaparkan.


II. Compliance Report – SP/CA

Compliance Report – SP/CA digunakan untuk memantau pendaftaran wasiat asas dari SP/CA berdasarkan Tarikh Permohonan Wasiat bagi

memastikan pendaftaran Wasiat mencapai KPI yang telah ditetapkan.


Klik menu COMPLIANCE REPORT – SP/CA, pilih tarikh permohonan wasiat pada calendar dan klik SEARCH. Senarai wasiat akan dipaparkan

seperti Rajah di atas.


III. Production Report

- Will from Banks/Agent – Batch Monitoring


Production Report – Will from Banks/Agent – Batch Monitoring digunakan untuk memantau pendaftaran wasiat berdasarkan setiap satu

bundle Batch

- Production Report – SP/CA Monitoring

Production Report – SP/CA Monitoring digunakan untuk menyemak dan memantau pembayaran wasiat yang telah dibuat dan pengesahan

jumlah pendaftaran wasiat dari Ejen Korporat/Rakan Strategik.


SENARAI WASIAT


L. SENARAI WASIAT (LISTING)

I. GL Listing

Menu ini membolehkan pengguna/PIC untuk menyemak kemasukkan transaksi penjualan wasiat berdasarkan cawangan dan tarikh

transaksi. Klik menu GL ENTRY LISTING, pilih BRANCH dan pilh tarikh tempoh transaksi pada kalendar dan klik RETRIEVE. Senarai transaksi

akan keluar seperti dalam Rajah di atas.


II. List of Receipts

Menu ini membolehkan pengguna/PIC untuk menyemak resit permohonan wasiat berdasarkan tarikh pengeluaran resit dibuat. Klik pada

menu INQUIRY – LIST OF RECEIPTS dan pilih tempoh tarikh pembayaran dibuat/pengeluaran resit dan klik SEARCH.


III. List of Revoked Wills & Custodians

Menu ini membolehkan pengguna/PIC untuk melihat senarai wasiat yang telah dibatalkan.

Klik menu LIST OF REVOKED WILLS & CUSTODIANS, pilih tarikh tempoh permohonan pembatalan/permohonan pembatalan wasiat diterima

dan klik SEARCH. Senarai wasiat yang telah batal akan dipaparkan seperti Rajah di bawah.


IV. List of Unsigned Wills

Menu ini membolehkan pengguna/PIC untuk membuat semakan dan memantau wasiat yang masih belum ditandangani selepas draf siap.

Klik menu LIST OF UNSIGNED WILL, Pilih BRANCH, pilih tempoh tarikh permohonan wasiat pada kalendar dan klik RETRIEVE.


V. List of Will Applications

Menu ini membolehkan pengguna/PIC untuk menyemak senarai permohonan wasiat berdasarkan jenis wasiat dan tarikh permohonan

wasiat. Klik menu INQUIRY – WILL APPLICATION LISTING, pilih WILL TYPE, pilih tempoh tarikh permohonan wasiat pada kalendar dan klik

SEARCH.


VI. List of Duplicate Wills from Banks/Agents

Menu ini membolehkan pengguna/PIC untuk menyemak senarai wasiat Duplicate berdasarkan status dan tarikh key-in dalam sistem.

Klik menu LIST OF DUPLICATE WILLS. Pilih STATUS dan pilih tempoh tarikh wasiat di key-in pada kalendar dan klik SEARCH.


PENYELENGGARAAN SISTEM


M. PENYELENGGARAAN SISTEM

I. Edit Data Request Menu ini disediakan bagi merekodkan setiap permohonan pembetulan data daripada pengguna/PIC kepada Bahagian Teknologi Maklumat.

1. Klik menu EDIT DATA REQUEST, masukkan No. Kad Pengenalan pewasiat dan klik SEARCH. 2. Semak maklumat pewasiat, masukkan alasan dan penjelasan kenapa data pewasiat perlu dibuat pembetulan pada ruangan

REASON dan DESCRIPTION. 3. Kemudian klik SUBMIT REQUEST. Sila tunggu maklumbalas pembetulan data yang diminta melalui emel.


II. Forms to Download

Pengguna/PIC boleh muat turun semua borang berkaitan Wasiat dalam menu FORMS TO DOWNLOAD. Klik nama borang pada ruangan Description dan Borang akan dipaparkan. Kemudian klik muat turun atau cetak.


III. Reassign Task

REASSIGN TASK adalah menu yang membolehkan Branch Manager/HOD untuk memberi/mengagih semula tugasan yang penting/urgent kepada staf yang lain sekiranya PIC yang dipertanggungjawabkan bercuti. Pilih PIC dan ROLE dalam panel current PIC. Kemudian pilih PIC baru dalam panel REASSIGN TO yang akan menyambung tugasan. Masukkan Reason dan klik Save. Tugasan ini akan keluar dalam worklist PIC baru tersebut.


IV. Cancel Receipt

MENU CANCEL RECEIPT disediakan bagi memudahkan pengguna/PIC untuk membatalkan resit sekiranya perlu. Semua permohonan pembatalan resit ini perlu diluluskan Ketua Cawangan sebelum proses pemulangan semula wang(jika ada) dilakukan. Masukkan Receipt Ref. No dan/atau No. Kad Pengenalan dan/atau nama pewasiat dan klik SEARCH. Kemudian, Klik CANCEL untuk hantar permohonan.


V. Activate Previous Will

Menu ini membenarkan Admin Swapwill untuk mengaktifkan semula Wasiat terdahulu sekiranya perlu. Masukkan No. Kad Pengenalan

pewasiat dan klik SEARCH. Aktifkan wasiat dan klik SAVE.


SEJARAH DOKUMEN


N. SEJARAH DOKUMEN

No. Semakan Tarikh Deskripsi

0 1 April 2017 Diterbitkan.

1 27 April 2017 Supplementary – User Manual Swapwill 1.0 – Pendaftaran Wasiat Asas (Basic)

Panduan tambahan Pendaftaran Wasiat Asas

2 6 Jun 2017 Supplementary – User Manual Swapwill 2.0 – Corporate Agent Panduan tambahan bagi pengguna Korporat Ejen dan Rakan Strategik

3 1 April 2019 Supplementary – User Manual Swapwill 1.0 – Will Revoke Panduan penguna tambahan bagi modul baru, Pembatalan Wasiat

4 3 Mei 2019 Supplementary – User Manual Sapwill 1.0 – Fee Appeal Panduan pengguna tambahan bagi modul baru, rayuan bayaran Fi Wasiat

5 4 Julai 2019 User Manual Swapwill 3.0 Penambahbaikan dan kemaskini setiap modul Penambahan Menu Production Report.


Penambahan Menu Monitoring – Production Report. Penambahan menu Compliance Report dan Compliance Report – SP/CA. Penambahbaikan menu Will Revocation.