1

2

Takrifan:

UHSB UHSB ertinya sebuah syarikat milik penuh

UNIMAS yang ditubuhkan dan didaftarkan di

bawah Akta Syarikat 1965. Peranan utama UHSB

adalah untuk menjalankan aktiviti pemasaran,

pengurusan kewangan, pengurusan projek dan

membida projek.

UNIMAS UNIMAS ertinya Universiti Malaysia Sarawak

yang ditubuhkan di bawah Akta Universiti dan

Kolej Universiti (AUKU) 1971.

Penyelidikan kontrak Penyelidikan kontrak ertinya sebarang kerja

penyelidikan dan perkara-perkara berkaitan yang

diterima berdasarkan persetujuan atas syarat-syarat

yang dipersetujui oleh staf UNIMAS dan klien,

terutamanya mengenai bayaran profesional,

tempoh masa,skop kerja dan mod pembayaran.

Perundingan Perundingan ertinya perundingan bermaksud

sebarang kerja perundingan dan perkara yang

berkaitan dengannya yang dianjurkan dan

dilaksanakan oleh staf UNIMAS untuk klien yang

terma dan syarat-syarat berkaitan skop kerja, yuran

profesional, dan tempoh kerja telah dipersetujui

antara staf UNIMAS dan klien.

Khidmat komuniti Khidmat Komuniti ertinya salah satu bentuk

inisiatif dan strategi yang dilaksanakan oleh

UNIMAS bagi menghubungkan UNIMAS dengan

masyarakat awam serta keterlibatan dengan

komuniti terhadap inisiatif yang saling dan

bermanafaat daripada ilmu yang telah dijana di

Universiti Awam (UA) untuk meningkatkan

kualiti hidup bagi sesuatu komuniti.

Ketua projek Ketua projek ertinya penyelidik yang mengetuai

sesuatu projek penyelidikan yang ada biayaan

dana daripada sumber dalam Universiti atau luar.

Penyelidik bersama Penyelidik bersama ertinya para penyelidik dalam

kumpulan untuk sesuatu projek penyelidikan.

3

Felo penyelidik Felo penyelidik ertinya penyelidik yang dilantik Universiti untuk menjalankan kajian penyelidikan

mengikut nic penyelidikan Universiti

Pembantu penyelidik / Research

Assistant (RA)

Pembantu penyelidik ertinya pembantu penyelidik

yang dilantik dan dibiaya dari dana geran untuk

membantu membuat kajian penyelidikan sesuatu

projek

TNC (P&I) TNC (P&I) ertinya Timbalan Naib Canselor

(Penyelidikan Dan Inovasi) , UNIMAS

Ketua PTj Ketua PTj ertinya Ketua Pusat Tanggung Jawab

Fakulti/Pusat /Institut

RIMC RIMC ertinya Pusat Pengurusan Penyelidikan dan

Inovasi

Pejabat Bendahari Pejabat Bendahari ertinya pejabat yang

menguruskan hal ehwal kewangan Universiti

IFAS (Integrated Financial

Accounting System)

IFAS ertinya Sistem Kewangan yang digunakan di

Universiti

Vot perbelanjaan Vot perbelanjaan ertinya siri/kod yang digunakan

bagi maksud perbelanjaan perjalanan, sewaan,

bahan kajian/ pakai habis, penyelenggaraan,

khidmat khas dan aset

Viremen Viremen ertinya pindaan jumlah peruntukan

daripada satu vot perbelanjaan kepada satu vot

perbelanjaan yang lain

Tempoh aktif Tempoh aktif ertinya tempoh yang diluluskan

mengikut kelulusan oleh pemberi dana

Tamat tempoh Tarikh tempoh ertinya tarikh akhir projek selesai

Jawatankuasa Persidangan Jawatankuasa Persidangan ertinya Mesyuarat yang

dipengerusikan oleh Timbalan Naib Canselor

Penyelidikan Dan Inovasi ( TNC (P&I) ) dan ahli-

ahli terdiri daripada Dekan/Wakil Dekan FPI

untuk mempertimbang permohonan menghadiri

persidangan luar Negara

Dana E-Science Dana E-Science ertinya dana projek penyelidikan

biayaan bawah Kementerian Sains Teknologi dan

Inovasi (MOSTI)

4

MOSTI MOSTI ertinya Kementerian Sains Teknologi dan Inovasi

KWSP / Employees Provident

Fund (EPF)

KWSP ertinya caruman kumpulan wang simpanan

pekerja yang perlu dicarum oleh setiap pekerja

warganegara Malaysia yang dilantik di sektor

awam dan swasta

PERKESO/SOCSO (Pertubuhan

Keselamatan Sosial)

PERKESO/SOCSO ertinya caruman insurans

untuk pekerja yang dilantik untuk diberi

perlindungan berkaitan bencana pekerjaan

termasuk kemalangan semasa menjalankan

pekerjaan, penyakit khidmat, keilatan dan

kematian

Laporan Kemajuan Laporan Kemajuan ertinya laporan pencapaian

sesuatu projek penyelidikan yang sedang

dijalankan di dalam tempoh aktif

Lejer Am Lejer Am ertinya penyata kewangan yang

merekod transaksi perakaunan yang diambil

daripada Sistem Kewangan

Pembelian Terus Pembelian setiap jenis item yang melibatkan

perbelanjaan tahunan sehingga RM50,000

hendaklah dibuat secara pembelian terus oleh

Universiti dari mana-mana pembekal yang

berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian

Kewangan, sama ada bertaraf Bumiputera atau

Bukan Bumiputera.

Sebut Harga Perolehan bekalan/perkhidmatan yang bernilai

melebihi RM50,000 hingga RM100,000 hendaklah

dipelawa secara sebut harga di kalangan sekurang-

kurangnya lima (5) pembuat/pembekal bertaraf

Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian

Kewangan dalam kod bidang berkaitan.

Perolehan bekalan/perkhidmatan yang bernilai

melebihi RM100,000 hungga RM500,000

hendaklah dipelawa secara sebut harga di kalangan

sekurang-kurangnya lima (5) pembuat/pembekal

tempatan yang berdaftar dengan Kementerian

Kewangan dalam kod bidang berkaitan. Sebut

harga gendaklah terbuka kepada

pembuat/pembekal bertaraf Bumiputera dan

Bukan Bumiputera. Syarikat pembuat/pembekal

bertafar Bumiputera hendaklah diberi keutamaan

harga berdasarkan 1PP yang berkuat kuasa.

5

Tender Tender terbuka hendaklah dipelawa bagi perolehan yang nilainya melebihi RM500,000 setahun bagi

setiap jenis item. PTj dilarang memecah kecilkan

perolehan bagi mengelakkan pelawaan tender.

Rundingan terus Rundingan terus ertinya perolehan

bekalan/perkhidmatan/kerja tanpa mengira had

nilai dan perlu kelulusan Kementerian Kewangan

Malaysia

Pesanan Rasmi Pesanan Rasmi ertinya dokumen pesanan yang

dikeluarkan untuk perolehan kerja, bekalan dan

perkhidmatan kepada kontraktor/pembekal

Nota Penghantaran Nota Penghantaran ertinya rekod penghantaran

sesuatu bekalan oleh pembekal untuk barangan

diterima oleh UNIMAS

Invois Invois ertinya bil yang menunjukkan caj yang

dikenakan atas perkhidmatan/bekalan/kerja yang

disediakan.

Invois Pro Forma Invois Pro Forma ertinya dokumen yang

menyatakan janji penjual untuk menyediakan

bekalan yang tertentu kepada pembeli pada harga

yang ditetapkan

Nota Penerimaan Bekalan (GRN) Nota Penerimaan Bekalan ertinya Dokumen bagi

mengesahkan terimaan barangan yang dihantar.

Tuntutan Kerja Lebih Masa Tuntutan Kerja Lebih Masa ertinya tuntutan kerja

di luar waktu pejabat oleh staf sokongan/teknikal

yang terlibat dalam sesuatu projek penyelidikan

Penyata Bayaran Gaji Penyata Bayaran Gaji ertinya penyata gaji untuk

semua RA/Felo penyelidik biayaan geran yang

disediakan dan diproses oleh RIMC pada setiap

bulan

Pendahuluan Diri Pendahuluan diri ertinya sejumlah wang yang

dipohon untuk keperluan perbelanjaan sesuatu

perkara dan mesti diselaraskan sebelum 10hb.

bulan berikutnya.

Runcit/rencam Runcit/rencam ertinya perbelanjaaan tunai untuk

pelbagai urusan

Kawasan terpencil Kawasan terpencil ertinya kawasan pendalaman

6

1. Pentadbiran Geran Penyelidikan

1.1 Geran hendaklah didaftarkan dengan UNIMAS atau UHSB untuk kesemua

jenis geran yang juga merangkumi penyelidikan kontrak, khidmat komuniti

dan perundingan. Perkara ini turut diperuntukan di dalam Polisi Penyelidikan

UNIMAS Versi 8.

1.2 Dana geran wajib untuk disalurkan ke akaun UNIMAS atau UHSB dan

Ketua projek perlu memastikan bajet geran yang diletakkan dibawah

UNIMAS atau UHSB adalah mencukupi untuk menampung operasi aktiviti

penyelidikan.

1.3 Pengaktifan akaun geran akan dibuat setelah menerima agihan dana daripada

pemberi dana. RIMC akan mengeluarkan nombor rujukan geran berkenaan.

1.4 Unit Kewangan RIMC akan membuat pengaktifan dalam IFAS berdasarkan

memo kelulusan kepada Ketua Projek daripada Pengarah RIMC.

2. Kawalan Perbelanjaan Projek

2.1 Agihan peruntukan dibuat mengikut siri vot perbelanjaan.

2.2 Perbelanjaan hanya boleh dilakukan sekiranya jumlah baki keseluruhan projek

mencukupi serta tertakluk kepada tempoh aktif projek.

2.3 Baki peruntukan boleh dibawa ke tahun hadapan tertakluk kepada tempoh

aktif geran.

2.4 Permohonan viremen untuk sesuatu geran boleh dikemukakan ke RIMC

sekiranya terdapat perbelanjaan yang tidak mencukupi untuk menampung

sesuatu siri vot tertakluk kepada terma rujukan dana.

2.5 Penyelidik perlu memastikan baki geran mencukupi sebelum membuat

permohonan pendahuluan.

2.6 Syarat perbelanjaan adalah tertakluk kepada syarat yang ditetapkan oleh

pemberi dana. Sekiranya tidak dinyatakan dalam terma dan syarat geran, maka

peraturan adalah tertakluk kepada peraturan yang digunapakai oleh pihak

Universiti.

3. Tuntutan Perjalanan dan Pengangkutan

3.1 Tuntutan perjalanan dan pengangkutan dibenarkan untuk aktiviti penyelidikan

yang dijalankan dalam tempoh aktif penyelidikan.

3.2 Kadar lojing, hotel dan perhitungan kilometer adalah tertakluk kepada

Pekeliling Perbendaharaan yang berkuatkuasa kecuali ada perjanjian khas

yang ditetapkan di antara pemberi dana dan penyelidik.

7

3.3 Ketua projek perlu mendapatkan kelulusan daripada RIMC untuk kerja

lapangan yang tiada dalam kelulusan asal permohonan.

3.4 Permohonan kerja lapangan yang melibatkan penyelidik bersama atau

pembantu penyelidik (RA) perlu dihantar ke RIMC untuk kelulusan (sekiranya

tiada dalam kelulusan asal).

3.5 Kadar untuk RA dan Felo Penyelidik mengikut kadar yang telah ditetapkan

oleh Universiti kecuali ada perjanjian khas mengenai kadar bayaran yang telah

ditetapkan oleh pemberi dana.

4. Persidangan

4.1 Ketua Projek/Penyelidik Bersama dalam sesuatu geran yang hendak

menghadiri bengkel/seminar/persidangan dengan menggunakan geran

penyelidikan hendaklah mendapatkan sokongan Fakulti/Pusat/Institut dan

kelulusan daripada RIMC.

4.2 Permohonan menghadiri persidangan luar negara hendaklah mendapat

perakuan Fakulti/Pusat/Institut dan kelulusan daripada Jawatankuasa

Persidangan UNIMAS.

4.3 Permohonan menghadiri persidangan luar negara yang menggunakan Dana E-

Science perlu dikemukakan ke MOSTI untuk kelulusan.

5. Perlantikan Pembantu Penyelidik

5.1 Sebarang permohonan pelantikan RA hendaklah dihantar ke RIMC untuk

proses lantikan tertakluk kepada dana geran yang mencukupi. [Rujuk borang

pelantikan RA]

5.2 Hanya warganegara Malaysia yang dilantik akan dikenakan potongan caruman

Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) dan Pertubuhan Keselamatan

Sosial (PERKESO) (sekiranya berkaitan).

5.3 Potongan KWSP dan PERKESO untuk caruman majikan akan di buat

menggunakan vot penyelidikan yang berkaitan.

6. Pelaporan

6.1 Penyelidik perlu menghantar laporan kemajuan projek penyelidikan dua (2)

kali setahun.

6.2 Penyelidik bertanggungjawab menyimpan semua salinan rekod perbelanjaan

dan tuntutan yang berkaitan dengan projek penyelidikan.

6.3 Penyelidik boleh membuat semakan penyata projek dengan merujuk Lejer Am

yang boleh diperolehi di Fakulti/Pusat/Institut masing-masing.

8

7. Pelarasan

7.1 Penyelidik perlu memastikan pelarasan pendahuluan dibuat dalam tempoh

ditetapkan.

7.2 Penyelidik perlu menyelenggara sendiri rekod perbelanjaan geran dan

membuat pemantauan agar perbelanjaan tidak melebihi peruntukkan

diluluskan.

7.3 Perbelanjaan yang melebihi peruntukan yang diluluskan akan ditanggung oleh

Ketua Projek/Penyelidik sendiri.

7.4 Perbelanjaan yang tiada dalam kelulusan asal perlu mendapat kelulusan

daripada Pengarah RIMC sebelum sesuatu perbelanjaan dibuat.

7.5 Penyelidik diberi tempoh tiga (3) bulan selepas projek tamat untuk melaraskan

tuntutan yang telah dikomit dalam tempoh projek aktif.

8. Pembukaan Akaun Projek Penyelidikan

8.1 Menerima kelulusan projek dan agihan peruntukan melalui memo rasmi

berserta dokumen berkaitan daripada RIMC untuk pembukaan akaun projek

dalam sistem kewangan.

8.2 Mewujudkan kod akaun projek di dalam sistem kewangan dan maklum kepada

Penyelidik melalui emel/Sistem IRIS.

9. Penerimaan Peruntukan Projek Penyelidikan

9.1 Penerimaan peruntukan penyelidikan daripada penaja sama ada dalam bentuk

pindahan telegrafik atau cek perlu dimajukan kepada Pejabat Bendahari dan

disalinkan kepada RIMC.

9.2 Pejabat Bendahari akan membuat semakan dengan pihak bank bagi terimaan

melalui pindahan telegrafik sebelum resit dikeluarkan.

9.3 Resit rasmi akan dimajukan kepada penaja sebagai bukti penerimaan dan

salinan resit akan diserahkan kepada RIMC untuk rujukan.

9.4 Agihan dalam sistem kewangan akan dibuat oleh Unit Kewangan RIMC

berdasarkan memo kelulusan daripada Pengarah RIMC bagi setiap penerimaan

peruntukan.

9

10. Pengurusan Perolehan Projek Penyelidikan

10.1 Sebelum sesuatu perolehan dilakukan, penyelidik perlu memastikan perkara

berikut:-

Tempoh projek masih aktif

Baki peruntukan mencukupi

Mematuhi tatacara perolehan yang berkuatkuasa

Salinan kelulusan penaja/RIMC sekiranya melibatkan pembelian peralatan

10.2 Kaedah Perolehan adalah Pembelian Terus, Sebut Harga, Tender dan

Rundingan Terus.

10.3 Perolehan Aset dan Inventori hendaklah melalui Pesanan Rasmi. Bagi

perolehan pakai habis yang bernilai kurang daripada RM1,000.00 adalah

dibenarkan untuk mendahulukan bayaran dengan kelulusan daripada Pengarah

terlebih dahulu.

11. Pengurusan Bayaran Projek Penyelidikan

11.1 Pembayaran untuk projek penyelidikan adalah tertakluk kepada perkara

berikut:-

Tempoh projek masih aktif

Baki peruntukan mencukupi

Semua dokumen diperakukan oleh Ketua Projek dan diluluskan oleh Ketua PTJ

Bayaran perlu dibuat dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh

penerimaan invois pembekal (dokumen lengkap)

(i) Bayaran Pesanan Rasmi/Invois

Salinan Asal Pesanan Rasmi

Nota Penghantaran (sekiranya berkaitan)

Invois

Nota Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja (GRN)

(ii) Bayaran Luar Negara

Perlu mengisi borang Per-Forma Invoice

Surat iringan (cover letter) untuk mengemukakan justifikasi

keperluan peralatan perlu dibeli dari luar negara

Menyatakan nama penerima dan alamat yang lengkap (Nama

Bank/Alamat Bank/Nama Penerima/ No. Akaun

Penerima/SWIFT Code/IBAN Code/Sort Code)

Mata wang yang digunakan untuk penyediaan bayaran

10

Kaedah bayaran perlu dinyatakan ( bankdraft atau Pindahan

Telegrafik)

Melengkapkan Nota Penerimaan Bekalan (GRN) setelah

bekalan diterima sebagai bukti penerimaan barang

Surat kelulusan RIMC sekiranya untuk bayaran yuran

persidangan

(iii) Pelbagai Bayaran

Memo rasmi untuk arahan bayaran kepada penerima dengan

menyatakan nombor akaun projek

Pastikan nama dan amaun penerima adalah betul

Butiran penerima:-

Nama penuh penerima (seperti dalam K/P)

Tarikh dan tempoh kerja yang dijalankan

Salinan kad pengenalan

(iv) Tuntutan Perjalanan

Surat kelulusan aktiviti penyelidikan

Penyata Anggaran Bajet aktiviti penyelidikan

Borang Tuntutan Perjalanan yang lengkap disi dan disahkan

oleh Ketua PTj

Tuntutan mengikut kadar yang ditetapkan dalam Surat

Pekeliling Perbendaharaan (SPP) berdasar kelayakan

Lain-lain dokumen:-

Resit pembayaran yang disahkan oleh Ketua PTj

Aturcara lengkap program/seminar/tentatif program daripada mula hingga akhir program

Dokumen yang berkaitan menyokong tuntutan dibuat

(v) Tuntutan Bayaran Balik

Memo tuntutan yang lengkap melalui Ketua Projek (Sekiranya

tuntutan Ketua Projek adalah melalui Ketua PTj)

No projek yang dicaj

Amaun yang dituntut

Perbelanjaan yang dibenarkan dalam belanjawan projek yang

dilulus RIMC/Penaja

Salinan asal resit pembelian yang disahkan oleh Ketua

Projek/Ketua PTj

(vi) Tuntutan Kerja Lebih Masa

Melengkapkan Borang Tuntutan Kerja Lebih Masa

Surat Arahan oleh Ketua Projek

Disahkan oleh Ketua Projek

11

(vii) Elaun dan Gaji

Unit Pengurusan Geran RIMC mengemukakan dokumen

Penyata Bayaran Gaji Penyelidik/Pembantu Penyelidik ke Unit

Kewangan RIMC selewat-lewatnya 20hb setiap bulan. Jika

pada tarikh berkenaan jatuh pada hari bukan bekerja atau cuti

umum, maka dokumen Penyata Bayaran Gaji Penyelidik/

Pembantu Penyelidik akan dihantar pada tarikh sebelumnya

pada hari bekerja.

Gaji untuk Penyelidik/Pembantu Penyelidik bergaji bulanan

akan dibayar pada akhir bulan

Gaji untuk Pembantu Penyelidik bergaji harian dibayar pada

awal bulan, bulan berikutnya

Jenis potongan :

KWSP

PERKESO

LHDN (sekiranya berkaitan)

(viii) Pemberian Pendahuluan

Permohonan melalui Borang Permohonan Pendahuluan Diri

Diproses dalam tempoh hari empat (4) hari bekerja daripada

tarikh terima borang berserta dokumen lengkap

Surat kelulusan aktiviti/Surat Arahan Ketua Projek

Dibenarkan permohonan sehingga RM5,000 (Ringgit Malaysia:

Lima Ribu Sahaja) untuk perolehan item runcit/rencam di

kawasan terpencil (remote area)

Diselaras selewat-lewatnya 10hb. bulan berikutnya

Hanya satu pendahuluan sahaja DIBENARKAN pada satu-satu

masa. Sekiranya terdapat pendahuluan terdahulu yang belum

diselaraskan, permohonan baru TIDAK akan diproses.

Permohonan wang pendahuluan hendaklah mengambilkira baki

peruntukan sedia ada dan sebarang perbelanjaan adalah

tertakluk kepada baki setelah ditolak wang pendahuluan.

12

12. Pengurusan Aset Alih Projek Penyelidikan

12.1 Harta Modal (Aset Alih Dipermodalkan)

Aset Alih bernilai RM3,000.00 (Ringgit Malaysia: Tiga Ribu Sahaja) atau

lebih setiap satu unit dipermodalkan di bawah projek penyelidikan yang

berkaitan

12.2 Aset Alih Bernilai Rendah (Inventori)

Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM3,000 (Ringgit

Malaysia Dua Ribu) setiap unit.

12.3 Pendaftaran Aset Alih projek penyelidikan di dalam Sistem IFAS

12.4 Lokasi aset merujuk DeptID sesuatu projek

12.5 Semasa projek, aset adalah di bawah seliaan Ketua Projek manakala selesai

projek aset berkenaan di bawah seliaan PTj sebagai aset UNIMAS tertakluk

kepada kelulusan penaja.

13. Penutupan Akaun Projek Penyelidikan

13.1 RIMC akan memaklumkan Pejabat Bendahari apabila projek tamat bagi

membolehkan tindakan berikut di ambil:

Menyemak senarai pesanan/tuntutan yang masih belum dibayar

Membuat pelarasan akaun jika perlu

Menyediakan penyata akhir projek untuk dihantar kepada pihak

berkaitan.

Mengembalikan baki peruntukkan kepada pihak pemberi dana

tertakluk kepada perjanjian.

Menutup akaun projek dalam IFAS.

13.2 Akaun sesuatu geran penyelidikan akan dibekukan apabila tamat tempoh.

Sebarang pembayaran selepas daripada tamat tempoh tidak akan dibuat

kecuali setelah mendapat kelulusan pelanjutan tempoh daripada

RIMC/TNC(P&I) serta mempunyai peruntukan yang mencukupi.

13.3 Unit Kewangan RIMC menerima memo makluman daripada Unit Pengurusan

Geran RIMC berhubung penamatan/penutupan projek penyelidikan.

13.4 Tindakan yang diambil oleh Unit Kewangan RIMC:-

Membuat jurnal pelarasan (jika ada)

Menyediakan senarai pesanan rasmi belum dibayar

Sebarang bayaran akan dibekukan

Membuat bayaran balik baki peruntukan kepada pemberi dana sekiranya diputuskan dalam perjanjian. Sekiranya tiada, ianya akan

dijadikan sebagai pendapatan universiti