1.

BAB 4

I{EIIU SISTEII DAI{ PBIIJELA$AN

4.L. DAFTAR IIBTIU APLIKASI. PEHGELOLAAII REKEIITIG

PENCATATAN PEI'{AKAIAN BEBAN

i:i. PENCATATAN PEHAKAIAN BEBAN AIR }TINUH

i.i. TNNCETETEN PEHAKAIAN BEBAN LISTRIK }'IETER

i.'. bETtEN EEBNN AIR HINUH YANG SUDAH TERISI1.4. DAFTAR EEBTN ITSTNTT HETER YANG SUDAH TERISIi.5. DAFTAR EEBAT{ AIR HINU}i YANG BELU}I TERISII.6.DAFTAReEBAt{LI$TRIKHETERYANGBELUHTERISI1.2 . HENCUBAH DATA BEBAN PEHAKAIAN AIR T{INUI{

1.8.}TENGUBAHpeteBEBANPEHAKAIANLISTRIKHETER

PENCETAKAN TANDA PEHBAYARAN RETRIBUSI2.L. RETRIBUSI STAND/TEHPAT2.2. RETRIBUSI AIR HINUT'I

?,,3. RETRIBUSI LISTRIK TETAP (U2)2.4. RETRIBUSI LISTRIK TETAP (U3)2.5. RETRIBUSI TISTRIK HETER (U2)2 .6 . RETRIBUSI LISTRIK }IETER (U3 )2.7 . RETRIBUSI PACHTER

PENCETAKAN REKAPITULASI REKENING3. 1. REKAPITULASI REKENING STAND/TEI'IPAT3.2. REKAPITULASI REKENING AIR ilINU}I3.3. REKAPITUTASI REKENING tI$TRIK TETAP (U?)3.4. REKAPITUTASI REKENING LISTRIK TETAP (U3}3.5. REKAPITULASI REKENING LISTRIK UETER (U2)3.6. REKAPITULASI REKENING LISTRIK }IETER (U3)3.7 . REKAPITULASI REKENING PACHTER

PEHROSESAN PIUTANG4.1. POSTING PIUTANG PERIODE BERJALAN4.2. PENCATATAN PEHBAYARAN4.3. KOREK$I PEHBAYARAN4.4. PENGHAPUSAN PIUTANG4.5. KOREKSI PENGHAPUSAN4.6. TAPORAN-LAPORAN PIUTANG

4.6. 1. TAPORAN DETAIL PIUTANG PELANSGAN

4.6.2. LAPORAN PIUTANG TERPADU4.6.3. TAPORAN TOTAL PIUTANG UNIT PASAR4.6.4. DAFTAR PEHBAYARAN4.6.5. DAFTAR PENGHAPUSAN PIUTANG4.6.6. DAFTAR PIUTANG LE}IAT JATUH TEHPO

4. 6. ?. PERAHALAN PENDAPATAN

PEI'{ELIHARAAN FILE TABEL5.1. PELANGGAN

3.

4.

36

5.

6.

7.

5. 1. 1. PENCATATAN DATA PELAI{GGAN5. 1.2. }IENGUBAH DATA5. 1.3. MENGHAPUS DATA5. 1 .4. I{ENON-AKTIFKAN DATA5. 1. 5. HENGAKTIFKAN DATA5. 1.6. }'IELIHAT DATA NON-AKTIF5.1.?. HETIHAT DAFTAR PELANGGAN5. 1. 8. PENCETAKAN DAFTAR PELANGOAN

5.2. PACHTER5.2. 1. I'IENAHBAH DATA PACHTER5.2.2. HENEUBAH DATA5. 2. 3. I,IENOHAPUS DATA5.2.4. HETIHAT DATA PACHTER5.2.5. PENCETAKAN DATA PACHTER

5.3. TE}IPAT5.3. 1. T{ENA}IBAH DATA TABEL5.3.2. HENGUBAH DATA5.3.3. }IENGHAPUS DATA

5.4. AIR HINUH5.4.1. UENAHBAH DATA TABEL5.4.2. T{ENGUBAH DATA5.4.3. }IENCHAPUS DATA

5.5. LISTRIK TETAP (U2)5.5. 1. HENAI{BAH DATA TABET5.5.?. HENOUBAH DATA5.5.3. HENGHAPUS DATA

5.6. LISTRIK TETAP (U3)5.6. 1. I,IENAHBAH DATA TABEL5.6.2. I{ENGUBAH DATA5.6.3. }IENGHAPUS DATA

5.?. LISTRIK HETER (UZ)5. ? . 1. I,IENAI'IBAH DATA TABEL5.7 .2. }IENGUBAH DATA5. ?.3. HENGHAPUS DATA

5.8. LISTRIK HETER (U3)5.8. 1. HENAT.IBAH DATA TABET5.8.2. I'TENGUBAH DATA5.8.3. HENGHAPUS DATA

5.9. UNIT PA$AR5. g. 1. I{ENAI{BAH DATA TABEL5.9.2. HENGUBAH DATA5.9.3. I{ENGHAPUS DATA

TUTUP BUKU

UTILITY1. PEUETIHARAAN ORGANI$ASI FILEZ. BACK-UP HARIAN3. BACK-UP BUTANAN4. RESTORE DATA BACKUP

37

4.2. PEIIJELASAII PROSEDUR APLIKASI

Pada tahap awal, lakukan peneatatan seluruh data unit

pasar, tabel-tabe} tarip, data-data pelangElan non

paehter dan data-data pelanggan paehter nelalui menu-

nenupeneliharaanfl}e.}|enu-nenupeneliharaaninine-

rupakan fasilitas untuk nenjaga kenutakhiran basis

data.

Berdasarkan "Daftar Peneriksaan l'leter Air Hinun"' lfF-

date file pedaEanE! non pachter nelatui nenu pencatatan

daftar neter air minum. Proses ini dilakukan untuk

kepbntingan penerbitan rekening retribusi air ninun'

Berdasarkan "Daftar Peneriksaan Heter Listrik Heter" '

updatefilepedaganBnonPachtermelaluinenuPenca-

tatan daftar neter listrik neter. Proses ini dilaku-

kanuntukkePentinganPenerbitanrekeningretribusilist,rik neter

Lakukan proses peneetakan rekening retribusi' baik re-

kening retribusi stand, air ninum, listrik tetap u2,

listrik tetap u3, listrik neter u2, listrik neter u3

naupun rekeninB retribusi Pachter '

- Lakukan Proses peneatatan seluruh rekening retribusi

kedalan file piutang (Proses posting piutang) '

Berdasarkan "Daftar Hasil Penagihan" lakukan perenaia-

anfilepiutan€!nelaluiprosespencatatanpenbayaranp iutang .

- Lakukan proses penghapusan data-data piutang untuk da-

38

ta-data piutang yang dinyatakan dihapus'

Lakukanptoaeapencetakanlapotan-laPoranpiutanBse-

bagai dokunentasl Pada setiaP akhir Periode Proaes'

proses tutup buku dilakuhan pada actiap akhlr Berlode

untukncnperslapkanseluruhfilepadasistcnbasiEda-tayan8adabaglkePerluanProacaPadaperiodeberl.kutnya.

3g

4.3. PSIIJBLASAN }IETIU SISTEII

HENU PENCATATAN PEI{AKAIAN BEBAN AIR I{INUH t 1' 1' ]

PENJEIASAN....

YanSdinaksuddenganpencatatanPenakalanbebanada-

lahpenasukandatayangberupaan8katerakhirpadaalatpenunjuk neter bagi para pelanggan yang berlangElanan air

minundanparapelangganyangberlanggananlistrikmeter.pencatatan penakaian beban adalah proses yang harus dila-

kukan sebelun Proses pencetakan rekening ' l'lenu

.,PENCATATAN PEHAKAIAN BEBAN AIR I{INUH'' AdAlAh fASilitAS

untuk nenasukkan data neter akhir dari Para pelanel9an

yang berlan€lglanan air ninun' Sebelun proses penerbitan

rekening retribusi air ninun, proses ini harus dilakukan

agar dapat ditentukan beraPa neter kubik penahaian air

olehnasing-nasingPedagang(yan8berlanggananairninun)guna penerbitan rekening dalan bulan yang bersanEfkutan '

FIIE.._ FILE

FILE

PELANGGAN NON-PACHTER

UNIT PASAR

TREAD/I{RITE]

tREADI

40

I{ENU PBHCATATAN

PEf,JBLASAN....

Fasilitae untuk nanaaukkan'data lotar akhir dari pa-

rapalang8anyan8berlan8gananlietrlkneter.$ebclunprosea.penarbitan rekcning retribucl llstrlk ncter, balh

listrik leter U2 nauPun Listrik nctcr U3' Progsa ini

harusdi}akukanagardapatditentukanbcraPanctarkwhpelakaian llstrik oreh aaslng-aaeing pedagang (yang ber-

langganan lietrih aeter) guna pcncrbltan tehcnln8 dalan

bu.lan yang bersangkutin.

PEHATAIAII BBBAN LISTRIK HSTER t 1.2. ]

FILE

- FILE PBTANCCA}I }ION-PACHTEh

. FIIB UNIT PASAR

tR/nl

tRl

4t

ltE!1U

- Daftar Beban Air l{inun Yang sudah Terisi t1'3'l

DaftarBebantistrikt|eterYangSudahTerisltl.4.]Daftar.Beban Air uinun Yang Belun Terisi t1'5'l

- Daftar Beban Listrik Heter Yang Belun Terisi t1'6'l

PENJELASAN. . . .

Fasifitas penduhunEf yang disiapkan untuk nenpernudah

kontro'l dalam proses Pencatatan neter akhir (untuk nenen-

tukan penakaian neter kubik air ninum naupun kwh listrik

neter) dari pelanggan yang berlangganan air ninun naupun

listrik neter Efuna penerbitan rekening dalan periode yang

bersangkutan '

Melalui fasilitas ini akan dapat ditanpilkan para pelans-

gan air ninun/listrik neter yang data neter-akhirnya

sudah/belun diisikan.

FILE

- FILE PELANGGAN NON-PACHTER . tR]

- FILE UI{IT PASAR tR]

42

I{ENU

l{engubah Data Bcban Peaakaian

llengubah Data Beban Pcnakaian

Air l{lnua t1.?.1

Listrlk Heter t1-8.l

PETIJBLASAN. . . .

Fasilitas untuk ncngkoreksi

eebeLunnya telah diiElkan nelalui

Penakaian Air Hlnul" dan nelalui

Penakaian Listrik lleter" '

data aater ahhlr Yang

nenu "Pencatatan Beban

aanu "Pencatatan Beban

tR/rf ltRl

FIIE...- FILE

- FILE

PETANCGAN NOTI-PACHTBR

UTIIT PASAR

43

HENU. . . PENCETAKA}I TANDA PEI'IBAYARAN

RETRIBUSI ) t2.](PENERBITAN REKENING

PEI{JEIASAN. . . .

Setiap lenbar rekening retribusi'.diterbitkan hanya

untuk satu jenis retribusi. sehin€Era setiap bu1an, seo-

rangpedaEanB.dapatnenerimarekeninglebihdarisatulenbar. Sebagai contoh, iika seorang penakai stand (pe-

langgan)adalahjuglaberlanE€ananairninundan}istrik

neter U2, naka Pelanggan tersebut akan nenerina tiga len-

barrekeninE!,yaiturekeningretribusistand'rekeninEfretribusi air ninun dan rekening retribusi listrik meter

u2,.

Penerbitan rekeninE! retribusi nencakup :

- rekening retribusi stand./tenpat

rekening retribusi air ninun

- rekeningf retribusi listrik tetap U2

rekening retribusi listrik tetap U3

rekenin€l retribusi listrik neter UZ

- rekening retribusi listrik neter U3

rekenin9 retribusi Pachter '

Perlu. dicatat bahwa proses penerbitan rekening tidak

tangsungnengupdatefilepiutanE!.Updateakandilakukanpada nenu "Posting Piutangi Periode Berjalan" '

FILE

- FILE PELAHGGAN NON-PACHTER tR]

- FILE PELANGGAN PACHTER tR]

tz.1.ltz.z.Jt2.3, lt2.4.J

t2.5. lt2.6. l

t?.7 .J

44

FILE TABEL

FILE UNIT

TARIP

PASAR

tRl

tRl

I,IENU PENCETAKAH REKAPITUTA$I REKBNING t3.]

PENJELASAN....

Laporan rekapitulasi rekeninel adalah laporan adni-

nistratif tentang penerbitan rekeningi per unit Pasar.

Pencetakan rekapitulasi rekening! retribusi neneakup :

t3.1.1

t3.2. lt3.3. lt3.4. l

t3.5. lrg.s. lt3.'?. l

FIIE. .

- FItE

FILE

_ FIIE_ FIIE

PELANGGAN NON-PACHTER

PELANGGAN PACHTER

TABEL TARIP

UNIT PASAR

tRl

tRl

tRl

tRl

- rekapitulasi rekening stand/tenpat

rekapitulasi rekeninE! air ninun

rekapitulasi rekeninEt listrik tetap U2

rekapitulasi rekening listrik tetap U3

rekapitulasi rekening listrik neter UZ

rekapitulasi rekehing listrik neter U3

rekapitulasi rekening Pachter.

45

HEI.IU. PEHROSESAN PIUTANG t4. ]

PENJEIASAN. . . .

Yang dinaksud denE'an piutang adalah piutang usaha,

yang merupakan taBihan,/hak perusahaan kepada pedagang

yang disebabkan oleh keglatan utana Perusahaan (penahaian

tenpat, listrik, air ninum dan iasa pengelolaan./paehter) '

HENU POSTING PIUTANG PERIODE BERJALAN t4.1.]

PENJETASAN. . . .

Postingl piutang dalan sisten ini -rrada Proses

manual- identik dengan pengarsipan piutang-piutang keda-

lan kartu-kartu piutanE.

Postin8Piutangakannencatatpiutang-piutangbaru'seba-gai piutang usaha, kedalan file piutanE!. Proses ini cu-

kup dilakukan satu kali dalan satu periode dan diialankan

sebelunproses.,TutupBuku..periodeberjalan.

Total piutang rehening yang ditinbulkan pada bulan yang

bersangkutan dicatat ke dalan file Pendapatan. (untuk

keperluan analisa deret berkala / Eteranalan pendaPatan)'

FILE

- FILE PETANCGAN NON-PACHTER

- FILE PELANGGAN PACHTER

- FIIE TABET TARIP

- FIIE PIUTANG

- FILE PENDAPATAN

tRl

tRl

tRl

tHl

ttf l

46

ilENU - PENCATATAN PEI{BAYARAN

- KOREKSI PE}IBAYARAN

penagihan.

FItE

- FIIE PIUTAHG

- FIIE UNIT PASAR

t4.2.

[4.3.

ll

PENJETASAN. . . .

Henu untuk nencatat penbayaran/pelunasan atas Piu-

tan6-piutang usaha Perusahaan. Penutakhiran posisi

piutang ini dilakukan setelah diterinanya laPoran hasil

TR/T]

tRl

HENU

PENGHAPUSAN PIUTANG

- KOREKSI PENGHAPUSAN

t4.4. lt4.5. l

PENJELASAN....

Fasilitas untuk proses PenghaPusan data nota piutang

tertentu. Penghapusan dilakukan denglan nenyebutkan nolror

reglistrasi dari data piutangl yang bersangfkutan. Dapat

dicatat bahwa nonor registrasi adalah kode identifikasi

data-data piutang yang bersifat unik. Nonor registrasi

piutang tereantun dalan lenbar rekening retribusi, reka-

pitulasi rekening dan iuga dalan laporan-laPoran detail

piutang pelanggan.

FILE

- FIIE PELANGGAN NON-PACHTER tR]

47

FILE PELANGGAN PACHTER

- FILE PIUTANG

tRl

t R/r{ l

I,IEHU TAPORAN DETAIL PIUTANG PELANGGAN T4.6. 1. ]

PENJETASAN. . . .

Laporan yang berisikan deskripsi piutang dari setiaP

pelanggan. Untuk setiap pelanggan, laporan i.ni neliputi

kolon tanggal dan nonor registrasi piutang, nilai

piutang,st&tuspenbayaran(lunas,/belun),dansaldoakhirpiutang dari pelanggan yang bersangkutan.

FItE

FILE PELANCGAN HOH.PACHTER tR]

FILE PELANGGAN PACHTER tR]

FIIE PIUTANG tR]

FILE UNIT PASAR tR]

I{ENU LAPORAN PIUTANG TERPADU T4.6.2.7

PENJEIASAN....

Laporan yang berisikan total piutang dari nasing-

nasing jenis rekening untuk setiap pelanEgan. Untuk se-

tiap pelanggan, laporan ini neliputi kolon total piutangl

stand, total piutangl air ninun, total piutang listrik,

dan total piutang paehter, iuga kolon-kolon usia

piutang.

48

FILE. . .

- FILE

- FILE

FILE

. FIIE

PELANGGAN NON-PACHTER

PELANGGAH PACHTER

PIUTANG

U}TIT PASAR

tRl

tRl

tRl

tRl

}IE}TU. TAPORAN TOTAL pIUTANG UNIT PASAR t4.6.3.1

PE}IJELASAN. . . .

Total piutang per unit pasar adalah laporan yang be-

risikan kolon kode unit, nana pasar, total piutang, totalpenbayaran dan total saldo akhir dari unit pasar yang

bersangkutan.

FItE

- FIIE PIUTANG

- FILE UNIT PASAR

tRl

tRl

HENU.

PENJETASAN.

Daftar

penbayaran

DAFTAR PEI'IBAYARAN T4 . 6 .4 . ]

penbayaran berisikan daftar penerinaan

retribusi dalan periode berjalan.

FILE. .

- FIIE

FILE

FILE

FILE

PELANGGAN NON-PACHTER

PETANGGAN PACHTER

PIUTANG

U}TIT PASAR

tRl

tRl

tRl

tRl

49

MENU. DAFTAR PENGHAPUSAN PIUTANG t4.6.5. ]

PENJELASAN. . . .

l{enberihan laporan yang berupa daftar nonor retlis-trasi piutang yang telah diberi tanda penElhapusan. La-

poran berisikan kolon-kolon kode dan nana pelanggan,

tanggal dan nouror registrasi piutang, nilai dan status

penbayaran piutang yang dihapus tersebut.

FILE. .

FItE

- FILE

FILE

_ FIIE

PETANGGAN NON-PACHTER

PELANGGAN PACHTER

PIUTANG

UHIT PASAR

tRl

tRl

tRl

tRl

HENU DAFTAR pIUTAt{c JATUH TEHPO t4.6.6. lPENJEIASAN....

Laporan yang dicetak berdasarkan eelisih tertentu(ditentukan oleh penakai) antara tanggal peneetakan dan

tanggal piutang. Laporan berisikan kolon-kolon kode dan

nana pelanggan serta piutang-piutang, dari pelanggan yang

bersangkutan, yang nenenuhi kriteria peneetakan.

FILE

FILE PELANGGAN NON-PACHTER

- FIIE PETANGGAN PACHTER

_ FIIE PIUTANG

FILE UNIT PASAR

TR]

tRl

tRl

tRl

50

}TB}IU PERAI{ALAN PBNDAPATAN 14. S. ?. ]

PBNJBLASAN....

Yang dinaksud pendapatan dleini adalah pendapatan

yang berasal dari retribusi bulanan (retribusi sewa dan

Jasa pachter). Peranalan pendapatan dalan ElEten

aplikaei retribuei buLanan PD. PASAR nenggunakan data bu-

Lanan. Hininar data yang harus tersedia adalah data (to-ta1 pendapatan PD. PASAR) Eelala tidla bulan terakhlr.

FILE

- FILE PBNDAPATAN tRl

51

,r/

UENU. PEI,IETIHARAAN FILE HASTER DAN TABET TARIP T5.]

PENJEIASAN....

Peneliharaan file adalah kegiatan penutakhiran data.

rnti dari peneliharaan file adalah kegiatan uenanbah data

baru, nengubah data dan nenElhapus data. Peneliharaan

file terdiri atas,

file naster pelanggan non-pachter t5. 1. lfile naster pelanggan pachter tb. Z. lfile tabel tarip stand t5.3. lf ile tabel tarirr aLr ninuu t5.4. lfile tabel tarip listrik tetap UZ t5.5. lfile tabel tarip listrik tetap U3 t5.8. lfile tabel tarip listrik neter VZ tb.2.1file tabel tarip listrik neter U3 t5.7. l

-' file naster unit pasar t5.7. l

/

5Z

}IENU TUTUP BUKU t6. ]

PENJELASAN....

Proses tutup buku'adarah proses penutahhiran basisdata yang dilakukan pada setiap akhir periode, dengan

nenpersiapkan basis data tersebut untuk prosres periodd

berikutnya.

Dalan proses tutup buku ini akan dilakukan proses sebagai

berikut,

- nenindahkan data neter ahhir, bagi para pelanggan airninun dan,/atau listrik neter, ke dalan status neterawa1.

- nenbuang secara pernanen data nota-nota piutang yang

sudah lunas (sudah terbayar).

- nenbuang secara permanen data nota-nota piutang yang

sudah diberi tanda penghapusan (nelalui nenu proses

pen$ftappsan piutang), sehingga tidak dapat dilakukan

Froses koreksi penghapusan piutang untuk nota-nota piu-tang tersebut.

FILE

FILE PEIANG0AN HON-PACHTER tR/I{]FILE PIUTANG TR/t{]

53