LAPORAN AUDIT DALAM

Tarikh Audit : 24-27 Jun 2013Nama Ketua Juruaudit : Pn. Hajah Samsiah bt TaibNama Anggota Pasukan Audit : 1).Pn. Maizan bt Abu Hashim

2). Pn. Nurul Hayat bt Abd Jalal 3).Pn. Tasnim bt Ghazali 4). En. Asman b. Aman

BIL PENEMUAN AUDIT DALAM DAERAH TERLIBAT

1.

2.

3.

1.

MANUAL KUALITI - PERSEKITARAN TEMPAT KERJA

Kebanyakkan Pejabat Pertanian Daerah terletak di dalam Kompleks Pentadbiran Daerah. Didapati keadaan fizikal ruang tempat kerja adalah sempit dan terhad. Kebersihan pejabat dan ruang tempat kerja kurang memuaskan. Bilik fail tidak diuruskan dengan baik.

Pegawai Keselamatan bagi pejabat secara keseluruhan tidak dilantik secara rasmi.

Alat-alat pencegah kebakaran didapati telah tamat tarikh luput.

MANUAL KUALITI – ANALISA DATA

Didapati analisa data untuk tahap kepuasan hati pelanggan dan ketakakuran dalam proses penghasilan perkhidmatan tidak dilaksanakan.

Tampin, Jempul dan Jelebu

Ibu Pejabat dan semua daerah

Rembau dan Port Dickson

Ibu Pejabat dan semua daerah

1.

PK(U).01.PPPPERANCANGAN PROGRAM PERKHIDMATAN PENGEMBANGAN

Perancangan aktiviti pengembangan tahunan telah disediakan oleh semua daerah tetapi tidak menggunakan format MS ISO seperti berikut:

- DOA.PK(U).06.PPP.PLN 1C- Pin 0- DOA.PK(U).06.PPP.PLN 2B-Pin 0

Kuala Pilah, Tampin, Jelebu, Jempol, Rembau dan Port Dickson

1.

PK(U).03.PPPLATIHAN AGEN PENGEMBANGAN

Didapati Borang Keperluan Program Latihan Agen Pengembangan (DOA.PK(U).03.PPP.LAP1-Pin1 tidak ditemui.

Kuala Pilah, Seremban, Rembau dan Port Dickson.

2.

3.

Didapati PPD tidak menggunakan borang PK(U).06.PPP.PLN 1C-Pin 0 bagi laporan Suku Tahun Kehadiran Latihan Agen Pengembangan.

Tiada kajian keberkesanan latihan dibuat ke atas latihan-latihan agen pengembangan yang telah dijalankan pada Jan-Mac 2013.

Jelebu

Ibu Pejabat dan semua daerah

1.

2.

3.

PK(U).04.PPPLAWATAN AGEN PENGEMBANGAN

Jadual lawatan pengembangan oleh APK telah disediakan tetapi aktiviti dan laporan lawatan tidak lengkap bagi tempoh Jan-Mac 2013.

Perancangan Buku Cacatan APK tidak disemak dan disahkan mengikut jadual oleh Penyelia/PPD.

Bilangan lawatan pengembangan tidak mencapai Objektif Kualiti (90%) daripada perancangan.

APK Sri Menanti, Kuala Pilah dan APK Air Kuning, Tampin

Kuala Pilah, Jelebu, Tampin dan Jempul

APK Sri Menanti, Kuala Pilah

1.

2.

3.

4.

PK(U).05.PPPLAWATAN PASUKAN TEKNIKAL

Tiada jadual lawatan dikeluarkan oleh ketua pasukan teknikal menggunakan format DOA.PK(U).05.PPP.LPK 1-Pin 1 dan tidak dikemukan satu salinan kepada TPPPN(P) dan PPD.

PPD tidak mengemukakan senarai usahawan/TKPM yang memerlukan khidmat perundingan oleh PT

PPN tidak mengeluarkan surat pelawaan kepada usahawan/syarikat bagi tujuan khidmat rundingan PT

Ketua PT tidak menyediakan laporan lawatan dalam tempoh 3 hari dari tarikh lawatan dan tidak mengguna pakai format laporan DOA.PK(U).05.PPP.LPK 2-Pin 2.

Semua PT

Semua daerah

Ibu Pejabat

Semua PT

PK(U).06.PPPPEMANTAUAN DAN PELAPORAN PPP

1.

2.

3.

Pegawai Pemantau peringkat negeri tidak menyediakan jadual pemantauan ke daerah.

Tidak ditemui laporan pemantauan (DOA.PK(U).06.PPP.PLN5B-Pin 1) oleh Pegawai Pemantau.

Lawatan pemantauan oleh Pegawai Pemantau ke daerah belum dilaksanakan bagi tempoh Jan-Jun 2013.

Pegawai Pemantau

Jelebu, Seremban dan Port Dickson

Jelebu, Seremban dan Port Dickson.

1.

PK(S).05.PPPPROSEDUR PENYELENGGARAAN ASET ALIH

Didapati maklumat pada KEW PA2/KEW PA 3/KEW PA 13/KEWPA 14 tidak dikemaskini.

Semua Daerah

1.

2.

3.

PK(S).09.PPPPROSEDUR PENGURUSAN ADUAN DAN MAKLUMBALAS PELANGGAN

Tidak menggunakan borang aduan sepertimana prosedur yang ditetapkan dalam DOA.PK(S).09.PPP.-DOA.PK(S).09.PPP.AM 1- Pin 1-DOA.PK(S).09.PPP.AM 2- Pin 2-DOA.PK(S).09.PPP.AM 5- Pin 0

Borang kepuasan pelanggan DOA.PK(S).09.PPP.AM 3-Pin 1 tidak diedar kepada pelanggan selepas mendapat perkhidmatan di kaunter.

Analisi borang maklumbalas pelanggan tidak dilaksanakan.

Ibu Pejabat dan semua daerah

Ibu Pejabat, Kuala Pilah, Tampin dan Jelebu

Ibu Pejabat dan semua daerah.

1.

PK(S).09.PPPPROSEDUR TINDAKAN PEMBETULAN, PENCEGAHAN DAN PENAMBAHBAIKAN

Tidak melaksanakan tindakan pembetulan seperti yang teguran audit sebelum ini merujuk kepada surat JP PPP 207/16/719/539 Jld 3 bertarikh 11 September 2012.

Ibu Pejabat dan semua daerah