audit dalam ms iso

1

SESI 1

PENGENALAN DAN

KEPENTINGAN AUDIT

DALAMAN

2

PENGENALANKriteria Audit Bukti Audit

Penemuan Audit

Kepatuhan Ketidakpatuhan

Major ObsMinor

Kesimpulan Audit

Persijilan Re-Audit

Skop Audit

Audit

Kriteria Auditor

3

Menurut MS ISO 9000:2005, audit ditafsirkan sebagai:-

Suatu proses yang bersistematik, bebas dan

berdokumen dalam memperolehi bukti audit dan

menilainya secara objektif bagi menentukan sejauh

mana kriteria audit itu dipenuhi.

DEFINISI AUDIT

4

TUJUAN AUDIT DALAMAN

Untuk menentukan samada sistem pengurusan kualiti

mematuhi atau tidak, keperluan standard

Untuk mengukur kesediaan bagi mematuhi keperluan ISO

9001:2008

Untuk menilai perlaksanaan sistem dan keberkesanannya

mencapai objektif organisasi

Untuk tujuan penambahbaikan, bukan untuk mencari

kesilapan/kesalahan

Sebagai input kepada pihak pengurusan, untuk mengetahui

kekuatan dan kelemahan organisasi

Untuk mencari ruang-ruang peningkatan kualiti

5

(1) Memastikan QMS yang dilaksanakan mematuhi keperluan standard

(2) Dilaksanakan dengan betul dan tepat

(3) Memenuhi keperluan standard (8.2.2)

(4) Peluang penambahbaikan berterusan

OBJEKTIF AUDIT KUALITI

A-3

6

TERMINOLOGYAUDIT EVIDENCES

Records, statements of fact or other information which are

relevant to audit criteria and verifiable, it may be qualitative

and quantitative

AUDIT CRITERIA

Set of policies, procedures or requirements used as references

against audit criteria are compared.

7

TERMINOLOGYOBJECTIVES EVIDENCES

It is the data or information supporting the existence or verify of

something

(eg; hard copy, soft copy documentation, forms, records,

statement of facts, observations or any relevant information.

May include currents/history records)

8

TERMINOLOGYOBJECTIVES EVIDENCES

O.E = Ask Question Information + Verification

Information gathering tools….

9

jKRITERIA

AUDITBUKTI AUDIT

PENEMUAN AUDIT

MEMATUHI KETIDAKPATUHAN

BESAR KECIL PEMERHATIAN

KEPUTUSAN AUDIT

CADANGAN UNTUK DIAUDIT SEMULA

DAFTAR KATA

10

PEMBELIAN STOR PEMASARAN PENENTUAN

KUALITI (QA)PENGURUSAN PENGELUARAN

MASALAH-MASALAH

AUDIT

SEMAKAN PENGURUSAN

KEPERLUAN-KEPERLUAN

ISO 9001:2008

KEPENTINGAN AUDIT DALAMAN

MASALAH-MASALAH

11

KEPERLUAN ISO 9001:2008

TERHADAP AUDIT DALAMAN

Elemen untuk Audit Dalaman ialah sebahagian

dari klausa 8 dari ISO 9001:2008;

Iaitu; “8.2.2: Measurement, Analysis,

Improvement”. Sub-klausa adalah diterjemah

seperti berikut;

12

8.2.2 Audit DalamanOrganisasi mestilah menjalankan audit dalaman pada jangkamasa yang dirancang

untuk menentukan samada SPK

a) mematuhi perancangan (7.1), mematuhi kehendak standard

antarabangsa dan mematuhi keperluan SPK yang diwujudkan

b) dilaksanakan dan dipelihara secara berkesan.

Jadual audit berdasarkan status dan kepentingan proses

Mengambilkira hasil audit terdahulu

Kriteria audit, skop, kekerapan dan kaedah audit mestilah dijelaskan.

Auditor dilantik mestilah tidak mengaudit kerja mereka sendiri.

Prosedur audit hendaklah menyatakan

tanggungjawab dan keperluan bagi

perancangan dan pelaksanaan audit,

mewujudkan rekod dan laporan

keputusan audit.

Rekod audit dan keputusannya

hendaklah dipelihara (4.2.4).

ProsedurAudit

Pihak yang di audit memastikan tindakan segera (correction) dan tindakan pembetulandilaksanakan tanpa lengah bagi menghapuskan ketidakpatuhan dan puncanya.

Tindakan susulan mestilah merangkumi verifikasi tindakan yang diambil dan laporan hasil verifikasi

P

Nota : lihat panduan ISO 19011

13

Organisasi PENGURUSAN

AUDIT

AUDITEE

AUDITOR

TINDAKAN

PEMBETULAN

Tiga Pihak Terlibat

14

Audit terbahagi kepada tiga (3) :

Audit Pihak Pertama (First Party Audit)

Pihak Kedua (Second Party Audit)

Audit Pihak Ketiga (Third Party Audit)

JENIS-JENIS AUDIT

15

1) AUDIT PIHAK PERTAMA ATAU AUDIT DALAMAN ( FIRST PARTY

AUDIT OR INTERNAL AUDIT)

• Audit yang dijalankan untuk menilai/melihat terhadap sistem- sistem,

prosedur-prosedur dan aktivitinya bagi memastikan perkara-perkara

tersebut adalah mencukupi dan memenuhi keperluan-keperluan yang

dinyatakan.

• Audit ini „memberitahu, pihak pengurusan samada polisi-polisi

(dasar-dasar) syarikat ditepati, sistem adalah berkesan dan lancar

atau memerlukan perubahan

• Ia boleh menjalinkan hubungan atau komunikasi dalam

organisasi/syarikat dan sebagai penggerak yang hebat

JENIS-JENIS AUDIT

16

2) AUDIT PIHAK KEDUA (SECOND PARTY AUDIT)

Audit yang dijalankan oleh sesebuah syarikat ke atas pembekal-pembekalnya / subkontraktor

PENILAIAN TERHADAP PEMBEKAL DAN KEMAMPUANNYA

3) AUDIT PIHAK KETIGA (THIRD PARTY AUDIT)

Audit luaran yang dijalankan oleh pihak ketiga yang bebas untuk

menilai/melihat syarikat tersebut menepati keperluan sistem dan

keberkesanannya mencapai polisi syarikat.

audit „compliance atau surveilance‟

PERSIJILAN PIHAK KETIGA

JENIS-JENIS AUDIT

17

Pihak ketigaAudit oleh badan bebas

CustomerLuar

pembekal

Pihak pertamaAudit dilakukan

oleh organisasi itu sendiri

Dalam

pelanggan

Pihak keduaPelanggan melakukan

audit kepada anda

Pihak keduaAnda melakukan

audit kepada pembekal

JENIS-JENIS AUDIT

18

TYPE OF

AUDIT

CRITERIA

3rd

PARTY

2nd

PARTY

1st

PARTY

Objective

Requirements

Auditor-auditee

relationship

Scope

Assessing Internal

Effectiveness

ContractInternal QMS

Document

US on US

Top M’ment

-Quality

-Function

Conformity to

Standard

requirements

Ability to

Supply

Client

Purchasing/

Operation

US on Them

Certification Body

Them on US

ISO 9001:2000

19

1) AUDIT TAHAP 1 (STAGE 1 AUDIT)

Untuk mengetahui bahawa sistem telah didokumenkan bagi memenuhikeperluan- keperluan standard, kehendak undang-undang dan keperluanpelanggan.

Untuk mengetahui tahap kecukupan Sistem Kualiti yang telahdidokumenkan untuk memenuhi standard sistem kualiti.

Memastikan kesediaan syarikat untuk pensijilan.

2) AUDIT TAHAP 2 (STAGE 2 AUDIT)

Audit untuk menentukan sejauh manakah sistem yang didokumenkan telah

dilaksanakan dan berkesan untuk mencapai objektif organisasi, kehendak

undang-undang dan keperluan pelanggan.

PERINGKAT-PERINGKAT AUDIT

20

3) AUDIT PENGAWASAN (SURVEILANCE AUDIT)

Audit untuk memastikan perlaksanaan sistem-sistem kualiti yangtelah dibangunkan dapat dipelihara.

Untuk memastikan sistem tersebut ditingkatkan secaraberterusan dan mencapai kepuasan pelanggan.


21


ISO 9001 : 2008

Stage 1

Stage 2

Surveillance

Audit Dalaman

Stage 1 Audit : Audit yang dijalankan

ke atas dokumentasi Sistem Kualiti

bertujuan untuk mengetahui tahap

kecukupannya memenuhi sesuatu

standard sistem kualiti.

Surveillance audit (Audit

Pengawasan) - Audit untuk

memastikan sistem-sistem

kualiti adalah dipelihara

Stage 2 Audit : Audit untuk

menentukan sejauh manakah

sistem yang didokumenkan telah

dilaksanakan dan mencapai objektif

syarikat

22

PROSES AUDIT

…PDCA digunakan semasa proses audit

1. Perancangan 2.Pelaksanaan 3.Pelaporan

4.Tindakan Pembetulan dan Susulan

Laporkan semasa

Semakan Pengurusan

23

PROSES AUDIT

PERANCANGAN DAN

PERSEDIAAN

(Planning and Preparation)

1) J_________/P________ Audit

2) Perlantikan A_____ 3) P______ Audit

4) Makluman kepada ________ 5) Makluman kepada_______

6) Semak D_______ vs R________ 7) Senarai S__________

PELAKSANAKAN AUDIT

(Performing the Audit)

PELAPORAN

(Reporting)

TINDAKAN PEMBETULAN

DAN SUSULAN

(Corrective Action and

Follow-up)

24

SESI 2

MEMAHAMI KEPERLUAN ISO

9001:2008

(ULANGKAJI)

25

SIRI² ISO 9000

ISO 9000Sistem Pengurusan Kualiti

- Asas dan Perbendaharaan Kata

ISO 9001

ISO 9004

ISO 19011Garis panduan untuk Audit bagi SistemPengurusan Kualiti dan/atau Alam Sekitar

Sistem Pengurusan Kualiti

- Keperluan²

Sistem Pengurusan Kualiti

- Garis panduan untuk penambahbaikan dalam

perlaksanaan

26

Fokus kepada penyesuaian terhadap kepuasan pelanggan

Standard ISO 9001:2000 menggantikan ISO 9001, ISO 9002 and ISO

9003

ISO 9002 ISO 9003

ISO 9001

27

MODEL PROSES ISO 9001:2000

Management

responsibility

Measurement,

analysis,

improvement

Resource

management

Product(and/or service)

realization

C

u

s

t

o

m

e

r

R

e

q

u

i

r

e

m

e

n

t

s

C

u

s

t

o

m

e

r

S

a

t

i

s

f

a

c

t

i

o

n

QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

CONTINUAL IMPROVEMENT

Fig. 1 Quality Management Process Model

Input Output Product/

Service

28

Plan (Klausa 4,5 dan 6)

• Kenalpasti proses dan hubungkait

antara proses

• Polisi dan objektif kualiti

• Menyediakan sumber

Act (Klausa 8)

• Tindakan Pembetulan dan

Pencegahan

• Peningkatan Berterusan

Check (Klausa 8)

• Audit Dalaman

• Analisa

• Pengukuran proses

• Pengukuran produk

Do (Klausa 7)

• Realisasi perkhidmatan

A P

C D

Sistem ISO 9001:2008 berdasarkan kepada kitaran

Plan-Do-Check-Act (PDCA)

29

ISO 9001:2008

0 Introduction0.1 General0.2 Process approach0.3 Relationship with ISO 90040.4 Compatibility with other management

systems1. Scope

1.1 General1.2 Permissible exclusions

2. Normative reference

3. Terms and definitions

4. Quality Management System

4.1 General requirements

4.2 General documentation requirements

5. Management Responsibility

5.1 Management commitment

5.2 Customer focus

5.3 Quality policy

5.4 Planning5.5 Responsibility and authority and Communication

5.6 Management Review

6. Resource Management

6.1 Provision of resources

6.2 Human resources

6.3 Facilities6.4 Work environment

7. Product Realization7.1 Planning of realization processes7.2 Customer-related processes7.3 Design and/or development7.4 Purchasing7.5 Production and service operations7.6 Control of measuring & monitoring

equipment

8. Measurement, Analysis and Improvement

8.1 Planning8.2 Measurement and monitoring8.3 Control of nonconforming product8.4 Analysis of data8.5 Improvement

30

CLAUSE 4: QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

4.0 Quality

Management

System

4.2 Documentation

Requirements

4.1 General

Requirements

4.2.2 Quality Manual4.2.1 General4.2.3 Control of

Documents

4.2.4 Control of

Records

31

CLAUSE 5: MANAGEMENT RESPONSIBILITY

5.0 Management

responsibility

5.2 Customer

Focus

5.5 Responsibility,

authority and

communication

5.1 Management

commitment

5.4 Planning

5.3 Quality

policy

5.6 Management

review

5.4.1 Quality

objectives

5.4.2 Quality

management

system

planning

5.6.1 General5.6.2 Review

Input

5.6.2 Review

output

5.5.3 Internal

communication5.5.3 Management

representative

5.5.1 Responsibility

and authority

32

CLAUSE 6: RESOURCE MANAGEMENT

6.0 Resource

Management

6.3 Infrastructure

6.2 Human

resource

6.1 Provision

of

resources

6.4 Work

environment

6.2.1 General

6.2.2 Competence,

training and

awareness

33

CLAUSE 7: PRODUCT REALISATION

7.0 Product

realisation

7.5.1 Control of

production and

service provision

7.5.3 Identification

&

traceability

7.5.4 Customer

property

7.5.5 Preservation

of product

7.5.2 Validation of

processes for

production and

service provision

7.4.1 Purchasing

process

7.4.2 Purchasing

information

7.4.3 Verification

of purchased

product

7.2.2 Review of

requirements

related to the

product

7.3.1 Planning 7.3.2 Inputs 7.3.3 Outputs 7.3.4 Review 7.3.5 Verification 7.3.6 Validation

7.3.7 Control of

design and

development

changes

7.2.1 Determination

of requirements

related to the

product

7.2.3 Customer

communication

7.5 Production

& service

provision

7.4 Purchasing

7.6 Control of

measuring &

monitoring

equipment

7.2 Customer-

related

processes

7.1 Planning

of product

realisation

7.3 Design and

development

34

CLAUSE 8: MEASUREMENT ANALYSIS AND IMPROVEMENT

8.0 Measurement

Analysis

And Improvement

8.2 Monitoring And

Measurment

8.3 Control of

Nonconforming

Product

8.4 Analysis

of Data

8.1 General

8.5 Improvement

8.5.1Continual

Improvement

8.5.2 Corrective

Action

8.5.3 Preventive

Action

8.2.2 Internal Audit8.2.1 Customer

Satisfaction

8.2.3 Monitoring

And Measurement of

processes

8.2.4 Monitoring

And Measurement of

product

35

SESI 3

AUDIT: PENDEKATAN

PROSES

36

FASAL 4.1 KEPERLUAN AM

FASAL 4.0 SISTEM PENGURUSAN KUALITI

a) Menentukan proses untuk SPK

b) Menentukan turutan dan hubungkait antara proses tersebut

c) Menentukan kriteria dan kaedah bagi memastikan

operasi dan kawalan proses adalah efektif;

d) Memastikan maklumat dan sumber diperolehi untuk

membantu operasi dan pengawasan proses dengan

efektif;

e) Memantau,mengukur di mana perlu dan menganalisa

proses

f) Melaksanakan tindakan yang perlu bagi mencapai

keputusan yang dirancang dan peningkatan

berterusan.

37

ProsesInput Output

Pelanggan mempunyai keperluan

Pelanggan mendapat apa yang diperlukan

Proses- Aktiviti yang mengubah input menjadi output

Apa itu Proses

38

4 Setiap proses mempunyai titik mula dan akhir

4 Output sesuatu proses menjadi input kepada proses yang lain

INPUTKeperluan

Pelanggan

OUTPUTKepuasan

Pelanggan

Input

Step

1

Step

2

Step

3

Step

“N”

Output

Proses

*Sistem wujud bila banyak proses berhubung dan berinteraksi

39

Elemen yang penting

TeknologiPekerja

Proses

Pelanggan

40

Jenis-Jenis Proses

40

PROSES UTAMA

A B CPelangganPembekal

Proses Sokongan

Proses Pengurusan

41

Proses Utama

– Berhubung secara menerima input atau memberi output

kepada pelanggan.

– Memberi nilai tambah kepada pelanggan.

Proses Sokongan

– Proses yang diperlukan untuk memastikan proses utama

dapat berjalan dengan lancar.

– Ketiadaan proses sokongan menyebabkan proses utama

yang berkaitan bermasalah.

Proses Pengurusan

– Proses yang diperlukan untuk memastikan semua proses

ini dijalankan secara cekap dan berkesan.

– Ketiadaan proses pengurusan boleh mengakibatkan

kesemua proses utama bermasalah.41

Jenis-Jenis Proses

42

PROCESS MODEL –ISO 9001:2008

Management

responsibility

Measurement ,

analysis ,

improvement

Resource

management

Product(and /or service )

realization

C

u

s

t

o

m

e

r

R

e

q

u

i

r

e

m

e

n

t

s

Input Output Product

C

u

s

t

o

m

e

r

S

a

t

i

s

f

a

c

t

i

o

n

/

Service

PRIMARY PROCESS

SUPPORT PROCESS

43

C U S T O M E R

Control of Nonconforming Product

Corrective Action

Measurement, Analysis, Improvement

ManagementReview

Preventive Action

Internal Audit

Quotationapproved

ReviewQuotation

Production

Product Exist ?

Requirement

T

Y

Y

Enquiry

Satisfaction

Complaint

Product Development

Prepare Quotation

T

Y

Planning

TCapable

to developnew

product?

Order

Requirement

Storage

Business Plan

B A

Market Study

Delivery Payment

Inspection

C O M P A N Y

Process mapping - Example

CUSTOMER ORIENTED

PROCESSES

MANAGEMENT

PROCESSES

SUPPORT PROCESSESTraining , Purchasing, Calibration, Packaging, Maintenance,

Document Control, Record Control.

44

Process Mapping (Example)

Administration ProjectTraining

Supplier

Proposal

Planning

Consultation Purchasing

Reporting

Top Management

Quality Policy

Quality Objective

Measurement

and analysis

IQA, Corrective and Preventive Action

Complaint

Budget

Complete

Review

Control of

NCR

Management

Review

Training

CU

ST

OM

ER

RE

QU

IRE

ME

NT

S

CU

ST

OM

ER

SA

TIS

FA

CT

ION

45

• Proses kawalan rekod

• Record Keeping Process

• Proses kajian kepuasan pelanggan

• Proses Rekabentuk

• Proses pengeluaran

• Proses latihan staf

• Proses perolehan

• Proses komunikasi dalaman

• Proses penambahbaikan

• Proses audit dalaman

• Proses kawalan dokumen

• Proses pemilihan bakal pelatih

• Proses pendaftaran

• Proses pendaftaran asrama

• Proses rekabentuk kursus baru

• Proses pemilihan pensyarah

jemputan

• Proses pengajaran

• Proses praktikum

• Proses penilaian

Contoh Proses

46

Contoh Proses Utama (Jabatan Buruh)

1) Penerimaan Aduan Buruh

2) Penyiasatan aduan-aduan Buruh

3) Kes Buruh

4) Mahkamah Buruh

5) Penghantaran Saman

6) Maklumbalas Pelanggan

7) Kempen kesedaran

47

Contoh Proses Utama (PU).

(Pengajaran)

1) Pemasaran

2) Kemasukan pelajar

3) Pendaftaran matapelajaran

4) Pengajaran dan pembelajaran

5) Peperiksaan

6) Persijilan

7) Aduan Pelanggan

8) Pembayaran

48

1

2

345

6

7

8 9

10

I

O

O

I

I

I

I

I

I

I

I

I

O

OO

O

O

O

O

O

Apakah dia Proses Utama (PU) ?

PU: Proses yang

berhubung secara

langsung kepada

pelanggan. Input dari

pelanggan dan Output

kepada pelanggan

49

O

I

Apakan dia Proses Utama?

Organisasi

50

Senaraikan Proses Utama Organisasi

Anda

1) __________________

2) __________________

3) __________________

4) __________________

5) __________________

6) __________________

51

O

I

Apakah dia Proses Sokongan (PS)

PS: Proses yang

menyokong

kepada

perlaksanaan

Proses Utama

1

2

3Proses

Sokongan

O

I

A

B

C Sub-

Support

Process

Support

Process

52

Contoh Proses Sokongan

(Jab. Buruh)

1) Pendaftaran aduan

2) Pengagihan kes aduan

3) Penghantaran Surat panggilan

4) Latihan kepada pegawai

5) Notis kepada majikan

6) Perlaksanaan keputusan aduan

7) Pengendalian pendakwaan

8) Pengendalian kompaun

53

Contoh Proses Sokongan (PS)

- Pengajaran

1) Penyelenggaraan peralatan

2) Pengurusan fail

3) Pengurusan bilik kuliah

4) Pembelian

5) Penyelenggaraan kertas peperiksaan

6) Penyediaan

7) latihan

8) Pengambilan pekerja

54

1) _______________________

2) _______________________

3) _______________________

4) _______________________

5) _______________________

6) _______________________

Senaraikan Proses Sokongan

Organisasi Anda

55

Apakah Proses Pengurusan (PP)?

Proses Pengurusan

(PP): Memastikan

proses utama dan

sokongan

dilaksanakan

dengan berkesan

Proces

Sokongan

1

Proses

Sokongan

23

Proses Pengurusan

Proses Utama

Proses Utama

56

Contoh Proses Pengurusan (PP)

1) Audit Dalaman

2) Mesyuarat Semakan Pengurusan

3) Tindakan Pembetulan dan Pencegahan

4) Komunikasi Dalaman

5) Belanjawan

6) Kawalan Dokumen

7) Analisis Data

8) Peningkatan Berterusan

57

1) ______________________

2) _______________________

3) _______________________

4) _______________________

5) _______________________

6) _______________________

7) _______________________

8) _______________________

Senaraikan Proses Pengurusan

Organisasi Anda

58

Penilaian terhadap kemampuan sesuatu proses

dalam sesebuah organisasi demi mencapai keperluan

pelanggan dan matlamat organisasi.

Menggantikan audit secara elemen dan prosedur

Apa itu Audit Pendekatan Proses ?

59

Audit Pendekatan Proses

Dept DeptDept Dept Dept

Audit Secara

Proses

Audit Secara Prosedur

Proses Utama 1

Proses Utama 2

Proses Utama 3

*Pendekatan secara proses

merentasi fungsi/ bahagian demi

untuk mencapai kepuasan pelanggan

60

Audit Pendekatan Proses

Proses Utama

Penyelenggaraan

Audit Dalaman Tindakan Pembetulan

TentukuranLatihan

Mesyuarat Semakan Pengurusan

Aduan Pelanggan

PELANGGAN

Proses Sokongan

Proses Pengurusan

Pembelian

61

4PERANCANGAN DAN PERSEDIAAN

(Planning and Preparation)

4 PELAKSANAAN AUDIT

(Performing the Audit)

4 PELAPORAN

(Reporting)

4 SUSULAN DAN PENUTUPAN

(Follow-up and Close Out)

PERINGKAT-PERINGKAT

AUDIT DALAMAN

62

SESI 4

PERANCANGAN DAN

PERSEDIAAN AUDIT

63

PERANCANGAN AUDIT

FAKTOR-FAKTOR UNTUK DIPERTIMBANGKAN:

• Adakah ia merupakan audit ‘Adequacy’, ‘Compliance’,

produk atau gabungan audit?

• Apakah maklumat yang diperlukan dan bila?

• Skop dan sejauhmana terperincinya audit. Adakah ia

merangkumi kesemua aktiviti dan tempat. Apakah

asas pemilihan?

• Bila audit patut dijalankan?

Banyak faktor boleh mempengaruhi persoalan ini.

Perhatian perlu diberi kepada kesediaan (availability) auditor

dan auditee dan samada akan berlaku pertukaran/

persaraan anggotakerja yang utama, dsb.

64

PERANCANGAN AUDIT (samb.)

FAKTOR-FAKTOR UNTUK DIPERTIMBANGKAN:

• Siapakah yang akan menjalankan audit?

Persoalan yang perlu dijawab adakah pengetahuan yang khusus

diperlukan, bolehkan audit digunakan sebagai peluang untuk kemajuan

kerjaya, adakah kita memerlukan kemahiran mengaudit yang khusus, dsb.

• Bolehkan audit digabungkan dengan aktiviti-aktiviti lain

untuk mengelakkan pertindihan dan/atau peningkatan kos?

Ini boleh dicapai dengan menggabungkan audit dengan

pemeriksaan atau perbincangan komersial, dan yang berkaitan.

65

Perancangan dan Persediaan Audit

1. Wujudkan Jadual/ Program Audit

2. Lantik Auditor

3. Sediakan Pelan Audit (tujuan, skop, kriteria, kaedah audit)

4. Maklumkan kepada Auditee

5. Penerangan kepada Auditor (jika perlu)

6. Semak dokumen dan standard

7. Sediakan Senarai Semak mengikut proses (jika perlu)

66

1. Jadual/ Program Audit

Perancangan tahunan menyatakan tahun,

bulan, minggu, tarikh (jika perlu), jangkamasa dan

aktiviti yang perlu diaudit

67

Jadual/ Program Audit

Diwujudkan pada awal tahun, kekerapan berdasarkan

– Jenis proses

– Kepentingan proses

Faktor lain yang perlu diambilkira :-

– Keputusan audit yang terdahulu

– Perubahan di dalam organisasi

– Bilangan ketidakpatuhan

– Aduan pelanggan

68

Program Audit Dalaman

M

I

N

G

G

U

P

E

R

T

A

M

A

M

I

N

G

G

U

K

E

D

U

A

SYARIKAT PBT SDN BHD (SPBT)JADUAL AUDIT DALAMAN BAGI TAHUN 2007

2007

AKTIVITI/BAHAGIAN DIAUDIT JAN MEI JUN JUL OGOS SEPT OKT NOV DIS

KEWANGAN- Pembayaran

PENTADBIRAN-Latihan, Pembelian -Pengurusan Sumber

OPERASI-Aduan Pelanggan-Kajian Selidik Pelanggan & Analisa-Pemantaun Kerja & yang berkaitan -Projek P1, P2, P3,P4

KUALITI/PENGURUSAN ATASAN-Kawalan Dokumen & Rekod-CA & PA; Audit Dalaman

-Sessi Temuduga dengan Pengurusan Atasan & Staff-Semakan Pengurusan

DISEDIAKAN OLEH : DILULUSKAN OLEH:DISEMAK OLEH; :

SAYA KETUA BESAR SAYA .KETUA SAYA

Eksekutif Kualiti Pengarah UrusanPengurus Besar OPerasi

Tarikh : 20.3.06 Tarikh : 20.3.06Tarikh : 20.3.06

69 B - 2

PENYEDIAAN JADUAL & PROGRAM AUDIT (3.11)

PROGRAM AUDIT (3.11)

Satu set atau lebih audit yang dirancang untuk tempoh

masa yang spesifik dan diarahkan ke sesebuah tujuan

yang spesifik

Nota : Sesebuah program audit adalah termasuk

semua aktiviti yang perlu untuk perancangan (planning),

penganjuran (organizing) dan pelaksanaan (conducting)

audit

PRAKTISProgram Audit/Jadual Audit Tahunan

Audit Plan

PROGRAM AUDIT - biasanya perancangan tahunan menyatakan tahun,

bulan, minggu dan tarikh (jika perlu), jangkamasa dan aktiviti yang perlu diaudit.

AUDIT PLAN - perancangan yang menyatakan lebih spesifik tentang jadual

waktu audit (tarikh, masa, waktu rehat, masa perbincangan) auditor, auditee,

kriteria audit, skop, methologi, department/aktiviti/proses yang perlu diaudit,

mesyuarat pembukaan dan penutupan audit

70

KRITERIA MEMILIH AUDITOR

4 Bebas

4 Latihan

4 Pengetahuan dan Pengalaman

4 Kemahiran Berkomunikasi

4 Kredibiliti (Boleh Dipercayai)

2. PELANTIKAN AUDITOR

71

3. PELAN AUDIT

Perancangan spesifik tentang jadual waktu audit

- tarikh - metodologi audit

- masa -jabatan/bahagian/ aktiviti/

- waktu rehat proses yang perlu diaudit,

- masa pengauditan - mesyuarat pembukaan

- auditor - mesyuarat penutupan

- auditee - pelaporan audit

- ketua audit

- tujuan audit

- skop audit

72

3. PELAN AUDIT

• Sebelum audit, ketua auditor mestilah

menentukan:

• Tujuan Audit

• Skop Audit

• Kriteria Audit

• Menyediakan pelan audit yang

menyatakan perkara di atas dengan

terperinci

73

Tujuan:

• menentukan kepatuhan terhadap keperluan MS ISO

9001:2008

• menentukan samada SPK dilaksanakan seracra

berkesan dan dipelihara

• mengenalpasti peluang-peluang peningkatan

Skop:

Liputan audit ;kenalpasti lokasi, bahagian ,aktiviti ,

proses dan juga masa yang akan diaudit

Contoh tujuan dan Skop Audit

74

Kriteria Audit

Kriteria Audit

• Dokumentasi SPK organisasi yang diwujudkan

• Keperluan MS ISO 9001:2008 standards

• Keperluan Pelanggan

• Akta dan keperluan undang-undang

75

PELAN AUDIT AUDIT DALAMAN

ORGANISASI :

ABC SDN BHD

TARIKH AUDIT :

16 – 17 Disember 2004

TUJUAN AUDIT:

1. Memastikan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti syarikat mematuhi keperluan standard ISO 9001:2000

2. Memastikan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti syarikat mematuhi dokumentasi yang diwujudkan.

3. Memastikan sistem pengurusan kualiti dilaksanakan dan dipelihara secara berkesan.

SKOP :

Proses berkaitan dengan pengeluaran PCB assembly

DOKUMEN RUJUKAN : MS ISO 9001:2000 Dokumentasi Sistem pengurusan kualiti ABC Sdn Bhd

KUMPULAN AUDIT:

Kumpulan 1 Kumpulan 2 Kumpulan 3 Ketua : Musa Zaini Norliz Ahli : Rohimah Halizatulakema Rahinah

KAEDAH AUDIT : Temuduga, pemerhatian, penilaian terhadap rekod, dokumen dan penulisan laporan

KEMUDAHAN YANG DIPERLUKAN :

Bilik perbincangan Dokumentasi sistem pengurusan kualiti ABC Sdn Bhd Pengiring

PROGRAM AUDIT :

Lihat mukasurat 2

Contoh Pelan Audit

76

HARI PERTAMA : 16/12/2004

PenglibatanMasa Aktiviti

Auditor Auditee

9.00-9.15 Mesyuarat Pembukaan Kumpulan 1,2,3

9.15-10.30

10.30-1.00

Pengurusan sumber-sumber-Prosedur latihan (6.2.2)-Infrastruktur (6.3)-Persekitaran kerja (6.4)

Realisasi Produk-Prosedur Pembelian (7.4)

Sistem pengurusan kualiti-Kawalan dokumen ( 4.2.3)

-Kawalan rekod(4.2.4)

Kumpulan 2

Kumpulan 2

Norliza

1.00-2.00 Makan tengahari

2.00-4.00Realisasi ProdukAudit proses pengeluaran :

1. proses printing,chip mouting,materialconfirm,reflow curing dan perancangandan kawalan pengeluaran

Audit akan merangkumi :-Perancangan (7.1)- Proses berkaitan pelanggan (7.2)-Peruntukan pengeluaran danperkhidmatan(7.5)-Pemuliharaan produk (7.5.5)-Kawalan Peralatan Pengukuran (7.6)

Pengurusan sumber-sumberProses penyelenggaran (6.3)

Kumpulan 1

4.00-5.00 Penyediaan laporan

77

HARI KEDUA :17 /9/2004

PenglibatanMasa Aktiviti

Auditor Auditee

9.00-11.00 Pengukuran, analisa dan peningkatan-Pemantauan dan pengukuran proses dan produk(8.2.3/8.2.4) - Inspection - kawalan produk tidak menepati spesifikasi (8.3) -Tindakan pembetulan dan pencegahan(8.5.2/8.5.3)-value check-Analisa data (8.4)

Kumpulan 3

11.00-1.00 -Maklumbalas pelanggan (8.2.1)-Audit dalaman (8.2.2)Tanggungjawab pengurusan-Komitmen pengurusan (5.1)-Kualiti polisi (5.3)-Perancangan (kualiti objektif) (5.4)-Komunikasi dalaman (5.4.1)-Semakan pengurusan (5.6)

Musa

Kumpulan 2

Zaini

MD

1.00-2.00 Makan tengahari

2.00-3.30 Penyedian Laporan Kumpulan 1,2,3

3.30-4.00 Mesyuarat penutup Semua

Realisasi ProdukAudit akan merangkumi :-Perancangan (7.1)-Peruntukan pengeluaran dan perkhidmatan(7.5)-Pemuliharaan produk (7.5.5)-Kawalan Peralatan Pengukuran (7.6)

78

(1) Maklumkan kepada pihak yang akan diaudit

melalui memo berserta pelan audit.

(2) Dapat persetujuan mengenai tarikh dan masa

yang dicadangkan dalam pelan audit

(3) Dapat pengesahan mengenai proses yang akan

diaudit

(4) Tentukan dokumen atau rekod yang diperlukan

4. Makluman kepada auditee

Hello Wak! Nak discuss

Audit Plan ni….

79

Menjelaskan berkaitan;

- Tujuan/ Objektif Audit- Skop Audit- Kriteria Audit- Metodologi Audit- Status NCR- Pendekatan Audit- Dokumentasi Berkaitan- Kemudahan dan Peralatan- Status NCR terdahulu

5. Penerangan kepada Auditor

80

Auditor perlu menyediakan senarai semak

sebelum audit dilaksanakan.

Tujuan:

menyediakan soalan penting yang perlu untuk

disoal

memandu halatuju/arah audit

Mengelakkan dari tertinggal perkara penting

yang perlu diaudit.

Membantu audit dilakukan mengikut masa

yang ditetapkan

Memastikan audit dijalankan dengan

konsisten

6. SENARAI SEMAK

81

Jenis- Jenis Senarai Semak

1. BERBENTUK SOALAN/ PERTANYAAN

Bandingkan kenyataan-kenyataan daripada Standard yang dirujuk dan tukar kepada bentuk soalan

Contoh:

Fasal 5.3 dan 4.2.1 Polisi Kualiti

- Adakah polisi kualiti syarikat dan objektifnya didokumentasikan

- Adakah polisi kualiti difahami oleh semua peringkat pekerja?

82

Jenis- Jenis Senarai Semak

2. BERBENTUK NOTA RINGKAS

Standard yang dirujuk diringkaskan sebagai nota

peringatan kepada penilai

Contoh:

Fasal 5.3 dan 4.2.1 Polisi Kualiti

- Polisi Kualiti dan objektifnya didokumenkan

- Polisi Kualiti difahami oleh semua peringkat pekerja

83

Perkara yang perlu dipertimbangkan ;

4 Objektif penilaian4 Organisasi/Jabatan yang akan dinilai4 Standard yang perlu dirujuk4 Masa yang diperuntukkan4 Soalan-soalan yang perlu diutarakan

Dalam ertikata mudahSenarai Semakan Memberitahu Auditor:4 Apa yang perlu dilihat ?4 Dimana yang perlu dilihat ?4 Siapa untuk disoal?4 Apa yang perlu disoal ?

Penyediaan Senarai Semak

84

Senarai semak disediakan berdasarkan model

pendekatan proses

Rajah Penyu (4M) boleh digunakan sebagai panduan

Merangkumi

– Who -Siapa

– What - Apa

– How - Bagaimana

– Measurements -Pengukuran

– inputs, output dll

Penyediaan Senarai Semak

85

4 Senarai semakan adalah sebagai „bantu peringatan‟ dan

janganlah digunakan secara membuta-tuli atau tanpa

sebarang pertimbangan-pertimbangan lain.

4 Senarai semakan adalah sebagai PEMBANTU

dan BUKANnya sebagai TUAN

4 Sebagai persediaan sebelum berjumpa auditee.

TIPS

86

PROSESINPUT OUTPUT

Kritera

(Pengukuran)

Siapa?

(Kompeten/

Kemahiran/Latihan)

Apa yang

digunakan?

(bahan/

Peralatan)

Bagaimana

(Kaedah/

Prosedur/

Teknik)

Audit berdasarkan model pendekatan proses

(Rajah Penyu)

87

ITEM DETAILS

Proses Nama proses, aktiviti

Input bahan, dokumen, spesifikasi, jadual, output dari proses lain

Output Produk, dokumen, rekod, pelan, sample, prototype,

How (Bagaimana) Kawalan proses, prosedur, kaedah, teknik

What (Apa) Mesin, peralatan pengujian, komputer, software, peralatan

keselamatan, peralatan, persekitaran

Who (Siapa) Skil, kompetensi, tanggungjawab, bidangkuasa

Pengukuran/ Keberkesanan/efisen proses - Objektif kualiti, KPI, Sasaran,

Prestasi Penambahbaikan

88

Soalan berkaitan proses

Apa proses-proses yang terlibat?

Adakah proses ini proses utama, sokongan atau

berkaitan dengan pengurusan?

Siapakah empunya proses ini?

Bagaimana proses ini didokumenkan?

Bagaimanakah hubungkait proses ini dengan

proses seterusnya?

Bagaimana proses ini dipantau, di analisa dan

dipertingkatkan?

Apakah bukti aktiviti peningkatan dilaksanakan?

89

Soalan berkaitan input

Apakan input untuk proses ini (proses bermula)

Siapakah yang membekalkan input tersebut?

Bagaimana bentuk input yang diterima?

Apakah informasi yang ada dalam input tersebut?

Siapa yang menerima input tersebut ?

Apakah kaedah penilaian bagi memastikan input

diterima?

Apakah input tersebut mencukupi?

90

Soalan berkaitan output

Apakah output dari proses ini?

Apakah bentuk output tersebut?

Kemana output ini akan pergi seterusnya?

Siapa yang akan menilai output tersebut?

Apakah ciri-ciri output tersebut diterima?

Apakah output ini telah menepati kepuasan

pelanggan?

Apakah proses lain yang berkaitan dengan

output ini?

91

Kriteria (pengukuran) Apakah pengukuran untuk proses tersebut?

Apakah empunya mengetahui pengukuran yang diperlukan?

Apakah pengukuran tersebut menepati kepuasan pelanggan?

Apakah kaedah yang digunakan untuk membuat

pengukuran?

Apakah tahap penerimaan pengukuran tersebut?

Siapakah yang bertanggungjawab membuat pengukuran?

Apakah pengukuran tersebut selari dengan objektif kualiti?

Bilakah masa untuk membuat pengukuran?

Apakah tindakan yang diambil sekiranya pengukuran tidak

menepati tahap yang dikehendakki?Zero

Defects

92

Soalan berkaitan kelayakan dan

latihan

Apakah ciri kelayakan empunya proses?

Adakah keleyakan mengandungi kemahiran,

pengalaman dan latihan.

Siapa melatih empunya proses ?

Apakan kelayakan tersebut mencukupi untuk

memastikan proses berkesan?

Apakah jenis latihan yang diperlukan?

Apakah bukti latihan telah dijalani?

Bagaimana penilaian keberkesanan latihan

dilakukan?

93

Soalan berkaitan kaedah

Apakah kaedah yang digunakan untuk

melaksanakan kerja?

Bagaimana kaedah ini didokumenkan ?

Adakan kerja yang dilaksanakan mematuhi apa

yang didokumenkan?

Bagaimana memastikan prosedur berada

ditempat yang diperlukan?

Adakan prosedur dikemaskinikan?

Siapa yang meluluskan prosedur ?

94

Soalan berkaitan peralatan

Apakah peralatan yang digunakan?

Bagaimankah penyelenggaran peralatan dilakukan?

Adakan peralatan digunakan dengan kaedah yang

betul?

Apakan jenis penyelenggaran yang dilakukan?

Bagaimana keberkesanan peralatan yang digunakan?

95

Audit berdasarkan pendekatan

proses

Prose utama (Proses Pengeluaran)

Perolehan

Tindakan pencegahan

Tindakan pembetulan

TentukuranLatihan

Semakan pengurusan

Audit dalaman Pelanggan

Proses

Sokongan

Proses

Pengurusan

Penyelenggaraan

96

Process : Stamping, welding, plating,assembly

Maintenance of production and test equipment andtooling Computer system, Materials, child parts

Productionplanning, P/Order, Delivery Instruction

Brake system Delivered to customerConforming and on-time

Work instruction, inspectioninstruction, packaging, calibration, MSA, FMEA,Process control

Delivery performance, response time, time for returnedproduct test/analysis and problem solving, quality cost,Corrective & preventive action.

Trained and competence ofPersonnel(all levels),Housekeeping, safetyrequirements

WITH WHAT ?(Materials / Equipment)

WITH WHO ? (Competence/Skills/Training)

HOW ? (Method/Procedures/Techniques) WITH WHAT Key Criteria ?( Measurements/ Indicators)

INPUT (What should we received)

OUTPUT (What we should deliver)

Contoh

97

Student registrationprocess

Students have Registered

With which indicators do I assessefficiency and effectiveness ?-Mistake in data key in.-Steps required to completeregistration form.-Length of registration process

With which method do I control my registration process ?-Application form contain directionfor completion.-Online registration.-Awareness of the course offered.

Students want to registerList of studentsCopy of offer letter

With WHAT method/equipmentis the process arranged ?-Credit card,cash etc of payment-Computer-Lease agreement

With WHO is the process arranged ?-Competency and skill of Registration officer,Cashier etc

-Training provided

HOW ? (Method/Procedures/Techniques) WITH WHAT Key Criteria ?( Measurements/ Indicators)

WITH WHAT ?(Materials / Equipment) WITH WHO ? (Competence/Skills/Training)

INPUT (What should we received) OUTPUT (What we should deliver)

Contoh

98

SESI 5

PERLAKSANAAN

AUDIT

99

PELAKSANAAN

AUDIT

Proses mendapatkan maklumat (bukti audit)

ke atas pelaksanaan sistem

Pendekatan Audit dan Kaedah/ Metodologi Audit

perlu ditentukan oleh kumpulan auditor

Maklumat diperolahi

sebaik sahaja bermula

mesyuarat pembukaan

Persampelan dilakukan dalam mendapatkan

maklumat.

10

0

1. MESYUARAT PEMBUKAAN

2. MELAKSANA AUDIT

i- Pendekatan Audit

ii- Metodologi/ Kaedah Audit

iii- Persampelan

iv- Pengambilan Nota

PELAKSANAAN AUDIT

10

1

Memaklumkan tujuan audit

Memaklumkan skop audit

Menyemak semula program audit

Menerangkan kaedah audit dijalankan

Memaklumkan jenis-jenis penyimpangan/tidak menepati

Mengesahkan masa mesyuarat penutup

Membuka untuk sesi soal-jawab

1. MESYUARAT PEMBUKAAN

10

2

Perkara-perkara yang perlu diberi perhatian;

Samada kawalan keatas proses diwujudkan dan mencukupi

Samada kawalan keatas proses dilaksanakan

Samada kawalan keatas proses berkesan

2. MELAKSANA AUDIT

10

3

JENIS-JENIS KAWALAN

1) KAWALAN PENGURUSAN

Organisasi - pengagihan tanggungjawab dan tugas

Polisi - jelas dan disampaikan (komunikasi)

Prosedur - mudah dan ekonomi

Anggotakerja - kelayakan yang wajar, penyeliaan

yang berpengetahuan

Laporan - menyemak setiap laporan-laporan penting

Peruntukan - menilai pencapaian dan perbelanjaan

Petunjuk prestasi - mengurus ke arah pencapaian sasaran

10

4

JENIS-JENIS KAWALAN

2) KAWALAN PENTADBIRAN

Kawalan Dokumen

Rekod-rekod Kualiti

Latihan - pentadbiran dan pengurusan

3) KAWALAN TEKNIKAL

Pelan Kualiti

Spesifikasi/standard (e.g. pengujian dan pemeriksaan)

Akta-akta Keselamatan, Persekitaran

10

5

CIRI-CIRI PENGAWALAN

• Khusus - objektif boleh diukur

• Praktikal - boleh dilakukan dan diawasi

• Kos - minima, hasil terbaik dan berkesan

• Mudah - senang difahami dan jelas

• Munasabah - sesuai dan boleh dicapai

• Masa - boleh dihad dan dijadual

• Perubahan - boleh diurus untuk memenuhi keperluan- keperluan

10

6

PERALATAN AUDITOR

PEN/PENSIL - merekod

KERTAS - melapor

ANGGOTA BADAN

- mata, telinga, mulut, hidung dan kulit

- untuk melihat, mendengar, menyoal,

menghidu dan merasai

10

7

SEMASA AUDIT

Dengar (listen)Dengar dengan teliti dari individu yang ditanya. Pastikanjawapan adalah menuruti prosedur yang didokumenkan

Perhati (observe)Lihat bukti yang objektif. Sebarang keadaan yang diraguitimbulkan sebagai pemerhatian.

Nyatakan (voice)Bangkitkan sebarang penyimpangan/tidak menepatiBentangkan secara sopan dan objektif

Menilai (Evaluate)Bentangkan laporan audit kualiti dalamanDapatkan pandangan dari auditor-auditor dalam kumpulan mengenai keberkesanan pelaksanaan sistem kualiti

10

8

2i. Pendekatan Audit

Pendekatan Mendatar – sesuai untuk proses yang

mempunyai kesinambungan di mana audit

merentasi keseluruhan organisasi

Pendekatan Menegak

- sesuai untuk proses

yang mempunyai

kesinambungan

pada satu-satu proses

(jabatan)

10

9

2i. Pendekatan Audit (sambungan…)

Pendekatan Kontrak – mengaudit setiap projek/ kontrak dan

mengikuti setiap aktivitinya yang berkaitan.

Pendekatan Produk – mengaudit pengeluaran produk di

sesebuah organisasi mengikut setiap „production line‟

dari mula sehingga tamat.

11

0

Audit ialah untuk mendapat bukti yang objektif.

Terdapat 3 jenis bukti :

1) Bukti Analisa (Analytical Evidence)

- Bukti mestilah berkaitan dengan kenyataan

2) Bukti Secara Langsung (Direct Evidence)

- Membuat keputusan bagi seseatu bukti yang objektif mestilah berasaskan pada jenis-jenis bukti yang diperolehi

3) Bukti Secara Tidak Langsung (Indirect Evidence)

- Terdapat kes di mana susah untuk membuat keputusan berdasarkan kepada bukti yang ada tanpa mengumpul terlebih dahulu beberapa kes/bukti seberapa banyak yang boleh

D - 3

PENDEKATAN AUDIT

11

1

Bukti yang objektif ialah :

Bukti yang wujud

Tidak dipengaruhi oleh emosi dan prejudis

Boleh didokumenkan

Berkaitan dengan kualiti

Boleh dikuantitatif(berdasarkan kuantiti) dan dikualitatifkan (berdasarkan mutu)

Boleh disahkan

D - 3

PENDEKATAN AUDIT

11

2

2.ii Metodologi/ Kaedah Audit

Aktiviti-aktiviti untuk mendapatkan

maklumat:

a) Temuduga

b) Menyemak dokumen dan rekod

c) Pemerhatian

d) Demonstrasi

11

3

2.iia) Temuduga

Kaedah terpenting untuk

mendapatkan bukti audit

Memerlukan kemahiran

komunikasi

– Bertanya soalan

– Mendengar

– Merekodkan maklumat

– Analisa maklumat yang

diterima

– Menyatakan ketidakpatuhan

secara diplomasi

*Mendengar adalah kemahiran yang terpenting

11

4

Memulakan Temuduga

Mula dengan soalan ringkas

Perkenalkan diri

Pastikan pihak yang ditemuduga dalam

keadaan selesa

Terangkan tujuan temubual

Terangkan masa yang diambil

Bersopan

2.iia) Temuduga

11

5

SOALAN TERBUKA

- jawapan yang lebih fleksible (bagaimana, mengapa,bila,

dimana, siapa )

SOALAN UNTUK PENJELASAN

- Soalan yang menjurus kepada jawapan yang berupa

penjelasan

SOALAN TERTUTUP

- jawapan yang mempunyai dua pilihan (ya, tidak)

SOALAN YANG TIDAK SESUAI

- soalan yang tidak berkaitan dengan skop dan kriteria audit

Temuduga : Jenis- Jenis Soalan

2.iia) Temuduga

11

6

Soalan terbuka

Tujuan– Menggalakkan audite bercakap

– Mendapatkan jawapan yang fleksible

Tiada jawapan yang khusus

Awas jawapan yang tidak berkaitan

2.iia) Temuduga

11

7

Soalan terbuka

Apa ?

Bila ?

Siapa ?

Dimana ?

Bagaimana ?Beritahu saya ?

Bagaimana?

Boleh terangkan ?

2.iia) Temuduga

11

8

Soalan terbuka

kebaikan

Mendapat informasi secara mudah

Mengundang perbualan

Boleh mendapat informasi tambahan

kelemahan

Jawapan yang tiada limit

Informasi terlalu banyak

2.iia) Temuduga

11

9

Contoh -Soalan terbuka

Boleh tuan terangkan prosedur ini secara ringkas?

Bagaimana label ini berfungsi sebagai penandaan?

Bagaimana pertukaran dokumen dibuat?

Siapakah lagi yang mempunyai kuasa untuk meluluskan spesifikasi itu?

2.iia) Temuduga

12

0

Soalan untuk penjelasan

Tujuan

– Susulan daripada soalan terbuka

– Penjelasan yang lebih mendalam

Mungkin menggunakan kenyataan

auditee sebagai panduan untuk

mendapatkan penjelasan

2.iia) Temuduga

12

1

Soalan untuk penjelasan

– Contoh

»Sebagaimana yang telah

diterangkan….boleh encik

terangkan dengan lebih jelas?

»Seperti yang telah diterangkan tadi,

bagaimana sekiranya situasi ini

berlaku…?

2.iia) Temuduga

12

2

Soalan tertutup

– Tujuan

»Mengumpul informasi spesifik

»Mengurangkan salah faham

– Menjurus kepada perbincangan

kearah isu yang lebih spesifik

– Kurangkan soalan jenis ini

2.iia) Temuduga

12

3

Soalan tertutup

Kebaikan

Mendapat jawapan dan maklumat yang spesifik

Mengesahkan maklumat yang diperolehi

Kelemahan

Jawapan terhad, ya atau tidak

Menjadikan auditee kurang bercakap, audit tidak berjalan secara semulajadi

Maklumat tidak diperolehi secara sukarela

2.iia) Temuduga

12

4

Soalan tertutup

Contoh Adakah encik bertanggungjawab mengemaskini

data? Adakan bahan ini kepunyaan anda atau

pelanggan anda? Adakah ini pembekal terpilih? Adakah ini bahan yang betul?

2.iia) Temuduga

12

5

Sahabat Karib Auditor

SILA TUNJUKKAN

KEPADA SAYA (SHOW ME)

Perlu digunakan untuk mengesahkan segala maklumat

yang diberikan adalah benar

2.iib) Semakan Dokumen vs

Rekod

12

6

Perkara yang diaudit menggunakan kaedah pemerhatian

antaranya;

- Persekitaran tempat kerja & keselamatan

- Kecukupan peralatan

- Kefahaman terhadap kerja

- Komitmen pihak yang diaudit

- Keberkesanan komunikasi

2.iic) Pemerhatian

2.iid) DemonstrasiAuditor boleh meminta auditee melakukan

demonstrasi/ pengujian/ praktikal sesuatu proses

yang diaudit.

12

7

2.iii) Persampelan

Audit berdasarkan sampel

Pilih sampel rekod yang:

– Berkaitan

– Berpotensi ada masalah

– Mewakili keseluruhan

Tiada NCR tidak bermakna sistem berjalan lancar

12

8

2.iv) Bukti Audit

Bukti audit boleh disahkan. Contohnya;

- tarikh, masa, tahun, hari

- nama dokumen/ rekod/ pekerja/ fail

- bahagian diaudit/ tempat/ kawasan

- nama bahan/ pembekal/ jenis perkhidmatan

- no. P.O/ L.O/ D.O/ sebutharga/ kontrak

- alatan/ mesin

12

9

Siapa yang ditemubual?

Apa yang dilihat?

Lokasi?

Bila tindakan dilaksanakan?

Rekod yang dilihat?

Masa audit?

Bagaimana kawalan dilakukan?

Bagaimana Tindakan pembetulan dilakukan?

2.iv) Nota yang perlu diambil

13

0Audit Kualiti Dalaman

Diplomasi Berlaku adil

Rajin Dapat menganalisa

Berpendirian tegas Sabar

Disiplin diri Fikiran terbuka

Suka bertanya Profesional

Berkomunikasi dengan baik Tidak berat sebelah

Lurus Berminat

Terlatih

WATAK SEORANG AUDITOR - BAIK

13


Mudah terpedaya Bersifat sinis

Tidak berdisiplin Mudah terpengaruh

Mudah putus asa Mencari keburukan

Terlalu menyukakan Suka berhujah

WATAK SEORANG AUDITOR - LEMAH

13

2

• Menyoal terlalu banyak soalan tertutup

• Menjawab soalan sendiri

• Tidak memberi masa untuk auditee

• Bercakap tanpa henti

• Memotong perbualan

• Komen keburukan orang lain

• Tidak bertolak ansur

WATAK SEORANG AUDITOR - LEMAH

13

3

DENGAR (Listen)- Dengar dengan teliti dari individu yang ditanya. Pastikan

jawapan adalah menuruti prosedur yang didokumenkan

PERHATI (Observe)- Lihat bukti yang objektif. Sebarang keadaan yang diragui

timbulkan sebagai pemerhatian.

NYATAKAN (Voice)- Bangkitkan sebarang penyimpangan/tidak menepati

Bentangkan secara sopan dan objektif

MENILAI (Evaluate)- Bentangkan laporan audit kualiti dalaman- Dapatkan pandangan dari auditor-auditor dalamkumpulan mengenai keberkesanan pelaksanaan sistemkualiti

D - 9

SEMASA AUDIT

13

4

Pendengaran Aktif Galakan kepada auditee untuk lebih berkomunikasi.

Antara galakan… :

– Wow…Menarik !

– Beritahu saya mengenainya

– Beritahu lagi..!

– Adakah anda ingin berbicara mengenainya

– Mari kita bincangkan

– Ada sesuatu di fikiran anda yang ingin dikongsi?

– Pandangan anda penting kepada saya

13

5

Think about this ? Guna intonasi yang betul

Berhati-hati dengan gerakan

– Riak muka

– Gerakan tubuh badan

Berhati dengan keadaan persekitaran komunikasi

– Persekitaran kerja

– persepsi

– Mind set

– culture

13

6

Effective Listening

– Listen to the auditee says

– Listen for the way the auditee says

– Carefully observe all non-verbal communication

You must listen for three types of information:

– Facts

– Feelings

– Non-verbal sign

Effective listening is an active listening:

13

7

Non-verbal Sign

Sociologists memberikan perincian komunikasi

55% Nonverbal communication

38% Tone of voice

7% Only through the words themselves

Komunikasi Non-verbal . . .

Body language

Space

Time

13

8D - 12

BODY LANGUAGE

13

9D - 12

BODY LANGUAGE

14

0D - 12

BODY LANGUAGE

14

1

LISTENING SKILLSElakkan perkara ini semasa mendengar…

Buat andaian sendiri

Mencelah atau menyambung ayat

Seperti tahu apa yang akan diperkatakan oleh auditee

Beri cadangan atau penyelesaian

14

2

Please, Please, Please Ambil Nota !!!

Untuk Siasatan Sekarang

Untuk Siasatan Kemudian Untuk Kegunaan Dalam

Penulisan Laporan Untuk Digunakan oleh

Juruaudit Lain

D - 2

MENULIS NOTA

14

3

CADANGAN UMUM UNTUK

PENGAMBILAN NOTA

• Rekod tarikh audit setiap kali ambil nota

• Tidak perlu guna ayat yang lengkap - seringkali singkatan perkataan

atau ‘phrases’ adalah mencukupi/boleh membantu

• Sediakan ruang kosong supaya anda boleh menambah nota kemudian

(contoh; tulis di setiap m/surat baru, hanya ambil nota separuh daripada

m/surat)

• Guna carta alir, diagram (jika perlu)

• Bangunkan sistem singkatan dan simbol untuk meringkaskan

pengambilan nota.

• Baca semula nota anda dan tambahkan, dan jika perlu, betulkan nota

audit semasa proses audit dibuat secara mendalam

14

4

Nota Audit sepatutnya

termasuk:

Bilangan rekod

Kenyataan-kenyataan Nama-nama Lokasi/Tempat Tarikh-tarikh Posisi

Nota audit (contoh)

14

5

SESI 6

PELAPORAN

AUDIT

14

6

• AUDITOR :NCRPEMERHATIAN

• KETUA AUDITOR / KETUA KUMPULANNCRPEMERHATIANRINGKASAN AUDIT

DALAMAN• WAKIL PENGURUSANLAPORAN KE

MESYUARAT PENGURUSAN

APA NAK LAPOR NI ?

14

7

Menulis laporan

Laporan audit ialah output kepada proses audit

Menjelaskan penemuan audit yang dijalankan

Bukti audit telah dilaksanakan

Berdasarkan fakta

Boleh ditentusahkan

Boleh digunakan untuk peningkatan sistem kualiti Rumusan/ringkasan audit yang dilaksanakandan

status serta pengesyoran Permintaan tindakan pembetulan (NCR/CAR)Memastikan semua penyimpangan merujuk kepada

prosedur-prosedur yang didokumenkan secara khusus

14

8

Jenis penemuan audit

KepatuhanKetidakpatuhan

Pemerhatian

Penemuan audit: Bukti audit yang dinilai berbanding kriteria audit.

Klasifikasi penemuan audit samada :

14

9

Berkaitan dengan satu pemerhatian yang tidak menepati

dalam memenuhi satu perkara dari satu prosedur yang

khusus

Bermakna bahawa sistem keseluruhan adalah berfungsi

tetapi ada terdapat penyimpangan yang kecil dan yang tidak

ketara

Jumlah yang ketara bagi sesuatu fasa (elemen) MS ISO

9001:2008 boleh mempamerkan keruntuhan serius terhadap

sesuatu sistem dan secara keseluruhan menjadi satu

penyimpangan BESAR

KETIDAKPATUHAN KECIL (MINOR)

15

0

Mempamerkan keruntuhan yang ketara terhadap perjalanan

sesuatu sistem kualiti

Berkaitan dengan ketiadaan atau keruntuhan menyeluruh

mengenai sesuatu sistem bagi memenuhi keperluan-keperluan

dalam sesuatu fasa (elemen) MS ISO 9001:2008

Bermakna bahawa sebahagian atau keseluruhan sistem adalah

tidak berkesan

KETIDAKPATUHAN BESAR (MAJOR)

15

1

PEMERHATIAN

Situasi dimana tiada cukup bukti untuk

dikategorikan sesuatu penemuan itu

sebagai ketidakpatuhan

15

2

Menulis ketidakpatuhan (NCR)

Bukti

– Sesuatu yang dilihat-rekod

– kenyataan oleh anggotakerja yang diberi kuasa

Ketidakpatuhan

– bercanggah dengan keperluan

Keperluan

– Rujukan Standard, SPK organisasi, keperluan pengurusan,

kontrak pelanggan,akta, undang-undang

Nota: Pastikan kenyataan NCR mempunyai 4 C

Correct, clear, complete, concise

15

4

Rekod latihan untuk auditor dalaman tidak

dipelihara. Tiada dokumen atau rekod

menunjukkan Auditor dalaman syarikat; Ahmad dan

Ali telah dilatih seperti didalam prosedur HR-017

para 3 yang menyatakan setiap auditor dalaman

hendaklah lulus kursus „Lead Auditor‟.

(MS ISO 9001:2008 -klausa 6.2.2)

Contoh kenyataan NCR

15

5

Walaupun terdapat banyak surat aduan pelanggan

diterima dibahagian Pemasaran (contoh : Surat dari

En. Nazir bertarikh 10/9/2003), tiada bukti aduan

dianalisa dan di ambil tindakan dalam tempoh waktu

yang ditetapkan.

MS ISO 9001:2008 klausa 8.5.2 (Tindakan Pembetulan)

Contoh kenyataan NCR

15

6

Mengandungi

• Pengenalan kumpulan audit

• Kekuatan yang diperhatikan semasa audit

• Kelemahan dan ketidakpatuhan - NCR

• Peluang-peluang peningkatan - pemerhatian

• Edarkan laporan

• Kesimpulan/ringkasan proses audit termasuk halangan yang

ditempohi semasa audit

• kesimpulan audit seperti :

- samada sistem dilaksana dan dipelihara secara berkesan

- samada semakan pengurusan dapat memastikan kesesuaian dan

keberkesanan pelaksanaan SPK

Ringkasan laporan audit

15

7

•Nyatakan penghargaan atas kerjasama

•Edarkan senarai kedatangan

•Ulang semula objektif audit

•Terangkan berkaitan sampel audit

•Bentangkan penemuan audit -laporan NCR dan pemerhatian

•Beri cadangan dan kesimpulan

Mesyuarat penutup

15


1. SENARAI SEMAKAN ‘CHECKLIST’

Auditor

• memberi panduan untuk apa yang perlu dilihat/nilai

2. NOTA-NOTA AUDIT

Auditor

• mencatit keputusan audit bagi kegunaan mesyuarat

penutup

3. JADUAL AUDIT

Bahagian QA (Penentuan Kualiti)

• merancangkan audit berdasarkan kepada aktiviti-aktiviti

yang kritikal

REKOD-REKOD AUDIT

15


4. LAPORAN PERMINTAAN TINDAKAN PEMBETULAN

Bahagian/tempat yang diaudit

• mengambil tindakan pembetulan terhadap penyimpangan

mengikut tempoh yang dipersetujui

5. RINGKASAN AUDIT DALAMAN

Pengurusan/Jawatankuasa Kualiti

• menyemak keberkesanan pelaksanaan

6. LOG STATUS PERMINTAAN TINDAKAN PEMBETULAN

(CAR)

Bahagian Penentuan Kualiti (QA)

• mengawal dan memastikan bahawa tindakan pembetulan

dibuat pada masanya dan dijalankan dengan berkesan

REKOD-REKOD AUDIT

16

0

SAMPLE OF „NCR‟ FORM

REF. OF AUDIT :

DATE OF AUDIT :

DEPARTMENT :

ABC SDN BHD

NON-CONFORMANCE

REPORT (NCR)

NCR NO :

Page of

NON CONFORMANCE CLAUSE OF ISO 9001 : 2008

STATEMENT

AUDITOR : AUDITEE :

SIGNATURE : …………………… SIGNATURE :…………………

CORRECTION :

CAUSE OF NON-CONFORMANCE :

CORRECTIVE ACTION AND COMPLETION DATE :

ACCEPTED / NOT ACCEPTED AUDITEE …………………

AUDITOR‟S SIGNATURE :…………… SIGNATURE :………………

FOLLOW UP ACTION

Action has been taken/not been taken and found *satisfactory/not satisfactory

NON CONFORMANCE AUDITOR :

CLOSE OUT DATE : SIGNATURE :…………

16

1

INTERNAL AUDIT OBSERVATION FORM

Dprt/Centre/Section/Unit :

Ref. Document :

Ref. Of Audit :

Date Of Audit :

CLAUSE OBSERVATION/COMMENT STATUS

Auditor(s) .:

Date .: Page … of …

SAMPLE OF „OBSERVATION‟ FORM

16

2

ABC SDN BHD

INTERNAL AUDIT SUMMARY REPORT

AUDIT SUMMARY REPORT

REF. OF AUDIT :

DATE OF AUDIT :

DEPARTMENT AUDITED :

AUDIT TEAM :

SCOPE OF AUDIT :

SUMMARY OF FINDINGS :

1. …..

2. …...

3. ……NON CONFORMANCE RAISED

REPORT

NO

SUMMARY OF NCR ISO 9001

CLAUSE

DATE OF COMPLETION

(CORRECTIVE ACTION)

1

2

RECOMMENDATION :

….

…..

….REPORTED BY : REVIEWED BY :

SIGNATURE : SIGNATURE :

DESIGNATION : TEAM LEADER/ DESIGNATION : QMR

LEAD AUDITOR

SAMPLE OF „AUDIT SUMMARY REPORT‟ FORM

16

3

SESI 7

TINDAKAN PEMBETULAN

DAN SUSULAN

16

4

TINDAKAN PEMBETULAN DAN SUSULAN

E-1Audit Kualiti Dalaman

TINDAKAN PEMBETULAN DIAMBIL

SUSULAN

TINDAKAN

PEMBETULAN.

ADAKAH BERKESAN

?

REKOD BUKTI PADA CAR DAN TUTUP

CAR

BERI SALINAN KEPADA

AUDITEE DAN FAIL

TAMAT

YA

TIDAK

REKOD BUKTI CAR

TIDAK DITUTUP

16

5

Susulan terhadap tindakan

pembetulan

• Pasukan audit perlu membuat tindakan susulan

keatas tindakan pembetulan bagi memastikan:

– Punca masalah dikenalpasti

– Tindakan diambil untuk memastikan masalah

tidak berulang lagi

– Tanggungjawab telah diberikan dan tarikh

tindakah pembetulan diputuskan

• Pasukan audit perlu menyediakan tindakan susulan

16

6

Penutupan NCR

Terima tindakan pembetulan sekiranya berkesan

Minta kemaskini dokumen sekiranya melibatkan pertukaran prosedur atau dokumen.

Komunikasi perubahan

Lakukan lawatan susulan bagi memastikan pelaksanaan tindakan pembetulan berkesan

16

7

Kenalpasti punca

masalah

Kenalpasti

masalah

Tindakan

susulanLaksanakan tindakan

pembetulan

Berkesan

kes selesai

PROSES

Proses tindakan pembetulan

16

8

SUSULAN DAN PENUTUPAN AUDIT

E-1Audit Kualiti Dalaman

CADANGAN TINDAKAN PEMBETULAN & TARIKH SIAP

SUSULAN PERSETUJUAN JURUAUDIT ?

TUTUP NCR. REKODKAN BUKTI

PADA NCR

BERI SALINAN KEPADA AUDITEE (jika perlu)

DAN KEMASKINI FAIL TAMAT

SAMADA ?- Lanjutan tempoh pembetulan

- Tutup NCR dan Keluar NCR baru

SIASATAN PUNCA

MULA

TAMAT

SUSULAN

KEMASKINI AUDIT LOG