prosedur audit dalam
TRANSCRIPT
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan : PK.UITM.FSSR.(P).03
No. Keluaran : 02
PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa : 22/09/2013
Muka Surat : 1/19
1
FSSR
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
PROSEDURAUDIT DALAM
PK.UITM.FSSR (P).03
Disediakan Disemak Diluluskan
Tanda tangan
Nama Linda Abd Hamid Dr. Arba’iyah Ab. Aziz Prof Dr. Hj. D’zul Haimi Md. Zain (A.I.S)
Jawatan Ketua Sistem Audit Timbalan Dekan (Akademik) Dekan
Tarikh 12/01/2016 12/01/2016 12/01/2016
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan : PK.UITM.FSSR.(P).03
No. Keluaran : 02
PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa : 22/09/2013
Muka Surat : 2/19
2
FSSR
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini
sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan - pindaan yang dinyatakan di
dalamnya.
MUKA SURAT DIPINDA
Tarikh No.
Keluaran/ Pindaan
No. Para
MukaSurat
Bentuk Pindaan Tarikh Diluluskan
22/09/2013 02/01 4.5 07/18 perubahan perkataan kepincangan kepada ‘Ketidakpatuhan’
22/09/2013 02/01 4.8 08/18 Perubahan penggunaan English ke Bahasa Melayu
22/09/2013 02/01 4.8 08/18 Perubahan perkataan kepincangan kepada ‘ketidakpatuhan’.
22/09/2013 02/01 5.0 09/18 Penambahan dan pengemaskinian beberapa singkatan
22/09/2013 02/01 6.0 10-16/18Penambahan dan pengemaskinian singkatan dan tanggungjawab serta tindakan.
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan : PK.UITM.FSSR.(P).03
No. Keluaran : 02
PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa : 22/09/2013
Muka Surat : 3/19
3
FSSR
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
22/09/2013 02/01 8.0 18/18 Penambahan Lampiran 8.1,8.4, 8.6
18/05/2015 02/02 Muka hadapan
Perubahan pada nama Dekan dan Timbalan Dekan (Akademik) pada muka surat hadapan prosedur
18/05/2015 02/02 4/18 Perubahan muka surat pada isi kandungan prosedur
12/01/2016 02/02 hadapan Tarikh baru dimasukkan dan Tanda tangan digital dimasukkan
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan : PK.UITM.FSSR.(P).03
No. Keluaran : 02
PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa : 22/09/2013
Muka Surat : 4/19
4
FSSR
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
KANDUNGAN MUKASURAT
1. Objektif 5
2. Skop 5
3. Dokumen Rujukan 6
4. Definisi 7 - 9
5. Singkatan 10
6. Tanggungjawab dan Tindakan 11 - 17
7. Rekod Kualiti 18
8. Lampiran 19
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan : PK.UITM.FSSR.(P).03
No. Keluaran : 02
PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa : 22/09/2013
Muka Surat : 5/19
5
FSSR
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini menyediakan garis panduan untuk memastikan Audit Dalam FSSR
dijalankan bagi menilai prestasi keberkesanan pelaksanaan Sistem Pengurusan
Kualiti (SPK) FSSR secara berterusan.
2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai bagi semua aktiviti Audit Dalam FSSR. Ia diterima
pakai oleh Wakil Pengurusan (WP), Ketua Sistem Audit (KSA) dan Pasukan
Auditor Dalam dan pegawai yang telah dilantik untuk merancang dan
melaksanakan serta menilai tahap keberkesanan Audit Dalam (AD) ke atas
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) FSSR.
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan : PK.UITM.FSSR.(P).03
No. Keluaran : 02
PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa : 22/09/2013
Muka Surat : 6/19
6
FSSR
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
JENIS DOKUMEN RUJUKAN
3.1. Manual Kualiti
i) Input Kaji Semula Pengurusan
ii) Kepuasan Pelanggan
iii) Audit Dalam
iv) Pemantauan dan Pengukuran Proses
v) Pemantauan dan Pengukuran Produk
3.2. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi
Spesifikasi
3.3. Prosedur Tindakan Pembetulan
3.4. Prosedur Tindakan Pencegahan
MK. UiTM. FSSR. 01
Seksyen 5.6.2
Seksyen 8.2.1
Seksyen 8.2.2
Seksyen 8.2.3
Seksyen 8.2.4
PK.UiTM.FSSR.(P).04
PK.UiTM.FSSR.(P).05
PK.UiTM.FSSR.(P).06
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan : PK.UITM.FSSR.(P).03
No. Keluaran : 02
PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa : 22/09/2013
Muka Surat : 7/19
7
FSSR
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
4.0 DEFINISI 4.1 Audit Dalam
Pemeriksaan yang dijalankan oleh PAD bagi menilai sama ada Sistem
Pengurusan Kualiti FSSR dilaksanakan dengan terkawal dan berkesan
seperti yang dirancang. Audit Dalam dijalankan dua (2) kali setahun dan
dirancang dengan mengambilkira status dan kepentingan sesuatu proses
dan bidang yang akan diaudit selain daripada mengambilkira hasil audit
yang lepas. Kriteria, skop, dan kaedah audit akan ditentukan oleh
Pasukan Audit Dalam (PAD).
4.2 Auditee Semua staf UiTM yang melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti UiTM.
4.3 Auditor Dalam
Staff UiTM yang berkelayakan, terlatih dan dilantik menganggotai PAD.
Perlantikan Auditor Dalam dibuat oleh Dekan FSSR bagi tempoh dua (2)
tahun.
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan : PK.UITM.FSSR.(P).03
No. Keluaran : 02
PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa : 22/09/2013
Muka Surat : 8/19
8
FSSR
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
4.4 Audit Susulan Audit yang dilaksana bagi menilai keberkesanan tindakan pembetulan
terhadap ketidakpatuhan di dalam SPK FSSR semasa pelaksanaan Audit
Dalam.
4.5 Ketidakpatuhan Ketidakcekapan dan ketidakberkesanan pelaksanaan Sistem Pengurusan
Kualiti FSSR seperti yang telah dirancang dan ditetapkan.
4.6 Senarai Semak Audit Satu senarai perkara yang perlu diaudit di dalam format khas bagi
membantu Auditor Dalam semasa pengauditan.
4.7 Nota Auditor Nota bertulis Auditor Dalaman mengikut format khas yang telah
ditetapkan.
4.8 Laporan Penemuan Hasil Audit (LPHA) Laporan yang menerangkan penemuan audit menurut kategori yang
berkenaan iaitu :
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan : PK.UITM.FSSR.(P).03
No. Keluaran : 02
PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa : 22/09/2013
Muka Surat : 9/19
9
FSSR
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
1. Major Noncomformity
(Major NC)
Sebarang ketidakpatuhan yang
akan menjejaskan Sistem
Pengurusan Kualiti FSSR secara
langsung.
2. Minor Noncomformity
(Minor NC)
Sebarang ketidakpatuhan yang
boleh menjejaskan Sistem
Pengurusan Kualiti FSSR secara
tidak langsung.
3. Pemerhatian Sebarang ketidakpatuhan kecil
yang perlu dikemaskini
pelaksanaannya dari masa ke
semasa.
4. RC (Requires Correction) Memerlukan Pembetulan.
5. SFI (Scope for Improvement) Skop untuk Penambahbaikan
6. XFSSR Isu-isu yang perlu dikemaskini oleh
FSSR untuk penilaian Audit Dalam
pada sesi audit seterusnya.
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan : PK.UITM.FSSR.(P).03
No. Keluaran : 02
PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa : 22/09/2013
Muka Surat : 10/19
10
FSSR
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
5.0 SINGKATAN
UiTM - Universiti Teknologi MARA
NC - Naib Canselor UiTM
P - Pengerusi
NP - Naib Pengerusi
D - Dekan FSSR
WP - Wakil Pengurusan Kualiti FSSR
KSA - Ketua Sistem Audit
PAD - Pasukan Audit Dalam
MKSP - Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan
AD - Audit Dalam
SSA - Senarai Semak Audit
LAD - Laporan Audit Dalam
LPA - Laporan Penemuan Audit
LPHA - Laporan Penemuan Hasil Audit
LPP - Log Penilaian Penemuan
AS - Audit Susulan
JAD - Jadual Audit Dalam
JKK - Jawatankuasa Jaminan Kualiti
JKAD - Jawatankuasa Audit Dalam
PE - Pegawai Eksekutif
PYB - Pegawai yang Bertanggungjawab
PTJ - Pusat Tanggungjawab
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan : PK.UITM.FSSR.(P).03
No. Keluaran : 02
PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa : 22/09/2013
Muka Surat : 11/19
11
FSSR
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
D 1. Lantik KSA dan Auditor Dalam.
WP
2. Bincang dengan JJK untuk pelaksanaan Audit
Dalam FSSR.
3. Pastikan perancangan Audit Dalam dijalankan
mengikut jadual pelaksanaan yang telah
dipersetujui.
4. Dapatkan persetujuan PNC INQKA untuk jadual
Audit Tahunan FSSR.
5. Tentukan objektif audit, skop dan kriteria.
6. Bentuk PAD dan agihkan tugas.
7. Semak dan Kaji LPHA.
8. Pastikan tindakan pembetulan dan pencegahan
telah dilaksanakan oleh Auditee secara
berkesan.
9. Dapatkan KSA untuk membuat Audit Susulan
dan tutup penemuan jika telah diselesaikan.
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan : PK.UITM.FSSR.(P).03
No. Keluaran : 02
PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa : 22/09/2013
Muka Surat : 12/19
12
FSSR
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
KSA
10. Rancang dan sediakan bidang tugas PAD.
11. Sediakan JAD dan Skop Pengauditan.
12. Kemukakan JAD dan skop pengauditan kepada
WP untuk mendapatkan kelulusan.
13. Meluluskan JAD dan Skop Pengauditan.
14. Buat persiapan untuk melaksanakan
pengauditan dengan :
a. Memahami proses pelaksanaan Sistem
Pengurusan Kualiti FSSR.
b. LPHA terdahulu.
c. Dokumen – dokumen yang berkaitan
d. Manual Kualiti.
15. Sediakan Senarai Semak Audit (SSA).
16. Sediakan Auditor’s TOOL (iaitu Manual Kualiti,
Prosedur Kualiti yang terlibat, Senarai Semak,
Borang LPA, alat tulis dan sebagainya).
17. Maklumkan melalui memo atau notis kepada
Auditee mengenai pengauditan yang akan
dijalankan seminggu lebih awal.
A. Sebelum Hari Pengauditan
B. Tentukan PAD membuat persediaan sewajarnya,
dengan menyediakan SSA dan borang LPA yang
secukupnya.
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan : PK.UITM.FSSR.(P).03
No. Keluaran : 02
PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa : 22/09/2013
Muka Surat : 13/19
13
FSSR
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
B. Pelaksanaan Pengauditan 18. Adakan mesyuarat pembukaan dengan Auditee.
19. Selia PAD dengan menyemak tahap
keberkesanan dan tahap kawalan Sistem
Pengurusan Kualiti FSSR serta rekod-rekod
yang berkaitan.
20. Kumpulkan bukti objektif secara bertulis melalui
proses temuduga, pemeriksaan dokumen dan
rekod secara terpilih serta mengesan sebarang
kepincangan ke atas sistem pelaksaan SPK
FSSR.
C. Selepas Pengauditan. 21. Sediakan LPA mengikut format laporan yang
disediakan.
22. Adakan mesyuarat penutup untuk
membincangkan dan memaklumkan penemuan
audit.
23. Laksanakan AS yang dipersetujui.
24. Kemaskini Borang LPHA.
25. Buat analisis dan rumusan mengenai tahap
keberkesanan, tindakan pencegahan dan
tindakan pembetulan yang telah dibuat oleh
Auditee.
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan : PK.UITM.FSSR.(P).03
No. Keluaran : 02
PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa : 22/09/2013
Muka Surat : 14/19
14
FSSR
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
26. Jika tidak berkesan, bincang semula dan
serahkan kepada Auditee untuk diadakan
pembetulan berdasarkan kepada cadangan baru.
27. Selenggara log Laporan Tindakan Pembetulan.
28. Selenggara log Laporan Tindakan Pencegahan.
29. Sediakan LPHA berdasarkan kepada LPA dan
serahkan kepada WP.
30. Failkan semua tindakan pembetulan yang telah
diambil dalam Fail Tindakan Pembetulan.
31. Failkan semua tindakan pencegahan yang telah
diambil dalam Fail Tindakan Pencegahan.
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan : PK.UITM.FSSR.(P).03
No. Keluaran : 02
PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa : 22/09/2013
Muka Surat : 15/19
15
FSSR
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
PAD 32. Bincang dengan Auditee mengenai sebarang
cadangan pembetulan dan penambahbaikan
terhadap Sistem Pengurusan Kualiti FSSR.
33. Tetapkan tarikh yang dipersetujui oleh Auditee
untuk menyelesaikan tindakan pencegahan,
tindakan pembetulan dan Audit Susulan.
34. Catatkan butir – butir penemuan audit dengan
menggunakan borang LPA dan kenalpasti
cadangan penambahbaikan tindakan
pembetulan yang sewajarnya untuk Auditee.
35. Pastikan Auditee menantangani Borang LPA.
Auditee 36. Buat pembetulan atau penambahbaikan seperti
mana yang telah dipersetujui dengan PAD.
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan : PK.UITM.FSSR.(P).03
No. Keluaran : 02
PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa : 22/09/2013
Muka Surat : 16/19
16
FSSR
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
Admin SePADU 38. Hantar Memo Cadangan Lawatan kepada PTJ
yang diaudit.
Ketua PTJ/Auditee
39. Beri maklumbalas berkenaan cadangan tarikh AD.
40. Buat persiapan untuk AD.
Admin SePADU
41. Hantar Pelan AD kepada PTJ.
PAD
42. Kendali Mesyuarat Pembukaan di PTJ.
43. Laksanakan AD dengan mengumpul dan
mengesahkan maklumat serta bentuk
penemuan audit.
44. Sediakan rumusan AD PTJ yang diaudit.
45. Laksana Mesyuarat Penutup untuk maklumkan
rumusan dan sebarang ketidakpatuhan di PTJ.
46. Sediakan Laporan Penemuan dan Laporan
Ketidakpatuhan (jika ada) melalui SePADU.
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan : PK.UITM.FSSR.(P).03
No. Keluaran : 02
PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa : 22/09/2013
Muka Surat : 17/19
17
FSSR
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
KSA
47. Semak dan sahkan Laporan Penemuan PAD
dari SePADU.
48. Hantar kepada PTJ/Auditee.
49. Sediakan Ringkasan Eksekutif AD apabila
semua Laporan Penemuan PAD diterima.
Ketua PTJ
50. Semak senarai penemuan di dalam SePADU.
51. Laksana tindakan pembetulan (jika ada) dan
kemaskini di dalam SePADU.
WP/PYB 52. Buat analisis dan kenalpasti punca
ketidakpatuhan.
PYB
53. Laksanakan tindakan pembetulan.
WP
54. Pastikan Tindakan Pembetulan telah diambil
dengan berkesan.
PAD
55. Laksana audit susulan.
56. Sahkan Tindakan Pembetulan.
57. Kemaskini Laporan Ketidakpatuhan.
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan : PK.UITM.FSSR.(P).03
No. Keluaran : 02
PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa : 22/09/2013
Muka Surat : 18/19
18
FSSR
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
7.0 REKOD KUALITI
Bil. Jenis/Rekod Rujukan Lokasi Tempoh Simpanan
1. Fail Am Audit Dalam 600-FSSR (PT.12/7) Bilik Dokumen Kualiti FSSR, Aras 5 5 tahun
2. Audit Dalam – Fail Kerja 600-FSSR (PT.12/10/2) Bilik Dokumen Kualiti FSSR, Aras 5 5 tahun
3. Minit Mesyuarat MKSP 600-FSSR (PT.12/10/5) Bilik Dokumen Kualiti FSSR, Aras 5 5 tahun
4. Minit Mesyuarat Audit Dalam 600-FSSR (PT.12/10/6) Bilik Dokumen Kualiti
FSSR, Aras 5 5 tahun
5. PDCA – Laporan Tindakan / Pembetulan 600-FSSR (PT.12/10/4) Bilik Dokumen Kualiti
FSSR, Aras 5 5 tahun
6. Laporan Audit Dalam 600-FSSR (PT.12/10/7) Bilik Dokumen Kualiti FSSR, Aras 5 5 tahun
7. Laporan Audit Luar 600-FSSR (PT.12/10/8) Bilik Dokumen Kualiti FSSR, Aras 5 5 tahun
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
No. Rujukan : PK.UITM.FSSR.(P).03
No. Keluaran : 02
PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM
No. Pindaan : 02
Tarikh Kuatkuasa : 22/09/2013
Muka Surat : 19/19
19
FSSR
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
8.0 LAMPIRAN
1. Carta Alir Proses Audit Dalam
2. Contoh Borang Senarai Semak Audit (DL.UiTM.AD02)
3. Contoh Borang Perincian Penilaian (DL.UiTM.AD04)
4. Contoh Borang Laporan Audit Dalam
5. Contoh Laporan Ketidakpatuhan
6. Contoh Borang Penilaian Penemuan
7. Contoh Log Laporan Tindakan Pembetulan (DL.UiTM.TPMBT01)
8. Contoh Log Laporan Tindakan Pencegahan (DL.UiTM.TPCGH01)
9. Contoh Borang Tindakan Pembetulan / Pencegahan (DL.UiTM.TPMBT03)
SEPADU
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
20
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
CARTA ALIR PROSEDUR AUDIT DALAMAN
PK. UiTM. FSSR (P).03 TANGGUNG
JAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA REKOD/AP/PA
MULA
D Lantik PAD
WP Bincang dengan JJK untuk pelaksanaan Audit Dalam FSSR.
WP Pastikan perancangan Audit Dalam dijalankan mengikut jadual pelaksanaan yang telah dipersetujui
KSA
Rancang dan sediakan bidang tugas PAD. Sediakan JAD dan skop pengauditan. Kemukakan JAD kepada WP untuk mendapatkan kelulusan.
WP Maklumkan kepada KSA dan satu salinan kepada WP mengenai JAD dan skop pengauditan melalui memo
KSA
Buat persiapan untuk melaksanakan pengauditan dan sediakan keperluan yang berkenaan
Sebelum Hari Pengauditan Tentukan PAD membuat persediaan sewajarnya, dengan menyediakan SSA dan borang LPA yang secukupnya
Pelaksanaan Pengauditan Adakan mesyuarat pembukaan dengan Auditee. Selia PAD dengan menyemak tahap keberkesanan dan tahap kawalan Sistem Pengurusan Kualiti FSSR serta rekod-rekod yang berkaitan.
Kumpulkan bukti objektif secara bertulis melalui proses temuduga, pemeriksaan dokumen dan rekod secara terpilih serta mengesan sebarang kepincangan ke atas sistem pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti FSSR
PAD
Bincang dengan Auditee mengenai sebarang cadangan pembetulan dan penambahbaikan terhadap Sistem Pengurusan Kualiti FSSR
sambungan
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
21
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
TANGGUNG JAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA REKOD/AP/PA
sambungan
PAD
Tetapkan tarikh yang dipersetujui oleh Auditee untuk menyelesaikan tindakan pembetulan dan audit susulan.
Catatkan butir-butir penemuan audit dengan menggunakan borang LPA dan kenalpasti cadangan penambahbaikan dan tindakan pembetulan yang sewajarnya untuk Auditee
Pastikan Auditee menandatangani Borang LPA
KSA
Selepas Pengauditan Sediakan LPA mengikut format laporan Adakan perbincangan dan memaklumkan penemuan audit
AUDITEE Buat pembetulan atau penambahbaikan seperti mana yang telah dipersetujui dengan PAD.
KSA
Laksanakan AS yang dipersetujui. Kemaskini Borang LPHA
Buat analisis dan rumusan mengenai tahap keberkesanan dan tindakan pembetulan yang telah dibuat oleh Auditee.
Bincang / Kaji semula dengan PAD untuk tindakan pembetulan, jika tidak berkesan, bincang semula dan serahkan kepada Auditee untuk diadakan pembetulan berdasarkan kepada cadangan baru
Selenggara log Laporan Tindakan Pembetulan dan sediakan LPHA berdasarkan kepada LPA dan serahkan kepada WP
Failkan semua tindakan pembetulan yang telah diambil dalam Fail Tindakan Pembetulan
WP
Semak dan kaji LPHA. Pastikan tindakan pembetulan telah dilaksanakan oleh Auditee. Dapatkan KSA untuk membuat Audit Susulan dan tutup penemuan jika telah diselesaikan.
TAMAT
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
Institute of Quality & Knowledge Advancement
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
SENARAI SEMAK AUDIT
Bil. Audit :
No. Helaian :
AUDITOR :
PROSES : Tarikh :
Bil Rujukan Perkara untuk diperiksa Auditee Respon/Penemuan Bukti
DL.UiTM.AD02
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
CONTOH LAPORAN PENEMUAN AUDIT DALAM
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
CONTOH LAPORAN KETIDAKPATUHAN
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
CONTOH LOG PENILAIAN PENEMUAN
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
InQKA/DL.UiTM.AD v. 2rah/2007
DL.UiTM.AD04Lampiran 8.4
Perincian PenilaianMerangkumio Penerangan tentang skop dan tujuan audit di bahagian atau proses yang diaudito Bilangan Audit (berserta nombor rujukan)o Tarikh audito Bahagian atau proses yang diaudito Nama Auditor Dalamano Ringkasan secara umum bagi bahagian atau proses yang diaudit termasuk statistik
penemuan.
Penemuan Bilangan PeratusNI
InQKAJumlah
Punca Ketidakpatuhan(untuk N dan I sahaja)
Bilangan Peratus
SistemPeralatanManusiaJumlah
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
InQKA/DL.UiTM.AD v. 2rah/2007
DL.UiTM.AD04Lampiran 8.4
AD BIL 5 (1/2006)
Bahagian: .......................................................
Auditor Dalaman:
Proses/Aspek:
Auditee:
Dilihat:
Senarai bukti objektif
Didapati:
Nyatakan penemuan termasuk:
o Kekuatan
o Kelemahan dan ketidakpatuhan
o Ruang penambahbaikan
o Kesimpulan (termasuk keberkesanan atau kecekapan proses)
o Cadangan-cadangan
Nota berkaitan dengan log penilaian penemuan:
Tandatangan Auditor Dalaman
____________________________ (Nama: )
____________________________ (Nama: )
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSANTINDAKAN PENCEGAHAN
Log Tindakan Pencegahan No. Rujukan : DL.UiTM.TPCGH01UNIVERSITITEKNOLOGI
MARA
LOG TINDAKAN PENCEGAHAN ( Jangkamasa)
Bil. Punca/Masalah Pegawaibertanggungjawab
Tindakan Pencegahan YangDiambil
TarikhSiap
TarikhSusulan Status
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
PROSEDUR KUALITI PENGURUSANTINDAKAN PEMBETULAN
Log Tindakan Pembetulan No. Rujukan : DL.UiTM.TPMBT01UNIVERSITITEKNOLOGI
MARA
LOG TINDAKAN PEMBETULAN ( Jangkamasa)
Bil Punca/Masalah Pegawaibertanggungjawab
Tindakan Pembetulan YangDiambil
TarikhSiap
TarikhSusulan Status
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
DL.UiTM.TPMBT03
Keluaran Julai 2009
Borang Tindakan Pembetulan/Pencegahan Bahagian 1: Laporan Penemuan/Masalah
Nama pegawai yang melaporkan masalah::
Nombor telefon:
E-mail:
Tarikh Laporan:
Apakah masalah?:
Di mana berlaku? Bila berlaku?
Apakah tindakan yang telah diambil (jika ada)?
Arahan: Sila lengkapkan Bahagian 1 dan hantar borang ini kepada Wakil Pengurusan/Ketua
Jabatan
Bahagian 2: Tindakan Wakil Pengurusan/Ketua Jabatan SPK UiTM Tarikh diterima: No Rujukan Log:
Adakah ini ketidakpatuhan SPK? (ya atau tidak berserta ulasan. Nyatakan rujukan SPK atau klausa ISO)
Adakah ini ketidakpatuhan Bahagian atau Fakulti ? Bahagian_________ Fakulti_______________
Pegawai yang bertanggungjawab mengambil tindakan ke atas ketidakpatuhan: (Nama pegawai)
Tarikh
Bahagian 3: Tindakan Pegawai Bertanggungjawab (PYB)) Tindakan pembetulan jangka pendek yang diperlukan:
Pegawai yang mengambil tindakan pembetulan (Jangka pendek) : (Nama pegawai)
Tarikh perlu diselesai:
Tarikh selesai:
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
DL.UiTM.TPMBT03
Keluaran Julai 2009
Tindakan Pegawai Bertanggungjawab (PYB) Apakah punca sebenar masalah?
Tindakan jangkapanjang yang perlu diambil:
Pegawai yang mengambil tindakan pembetulan (Jangka panjang) : (Nama pegawai)
Tarikh perlu diselesai:
Tarikh selesai:
Ketidakpatuhan ditutup __________________________________________________ _______________ Tandatangan (Wakil Pengurusan/Ketua Jabatan) Tarikh
Arahan: Kemaskini log tindakan pembetulan
Bahagian 4: Sekiranya melibatkan perubahan kepada Manual Kualiti Korporat dan Prosedur Kualiti
Korporat
Apakah terdapat cadangan untuk meminda Dokumen Kualiti (jika ada)?
Bahagian 5: Keberkesanan Tindakan Pembetulan/Pencegahan. Untuk diisi oleh Wakil
pengurusan/ketua Jabatan sekurang-kurangnya 3 bulan selepas tindakan di ambil.
Adakah tindakan pembetulan/pencegahan untuk menyelesaikan masalah secara berkesan (masalah tidak lagi berulang) dalam mengatasi punca sebenar masalah berlaku? (Jelaskan bagaimana kesimpulan dibuat)
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
UNIVERSITIn TEKNOLOGI
14111> MARA
PEMENANGitmenraah Kual iti
20.48
Dato' Prof Ir Dr SAHOL HAMID Abu Bakar, FASc ID.Phil. (C.Eng)(Sussex), MSc. (C.Eng)(Colorado), MSc. (Econ)(Colorado),
BEng (Firms.) (ITM), FIEM, P.Eng
NAIB CANSELORVICE CHANCELLOR
CanseleriChancellery
Aras 6, Canseleri Tuanku Syed SirajuddinUniversiti Teknologi MARA
40450 Shah Alam Selangor D. Ehsan, MALAYSIATel: +603 5544 2001/2222
Palm: +603 5544 2030/2223E-mel: [email protected]
vcTosalam.uitm.edu.my
Rujukan : 600-CAN (InQKA 12/1)Tarikh : 31 Januari 2012
SemuaKetua Jabatan/ Bahagian/Pusat/UnitDekan-Dekan Fakulti/Rektor Kampus-KampusUniversiti Teknologi MARA
Assalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Ybhg. Datuk/Dato'/Datin/Prof./Tuan/Puan,
MAKLUMAN MENGENAI PENGGUNAAN SISTEM E-PELAPORAN AUDITDALAM UITM (SePADU)
Sukacita dimaklumkan bahawa Mesyuarat Lembaga Kualiti Bil 02/2011 telahbersetuju supaya pelaporan Audit Dalam dibuat melalui Sistem e-PelaporanAudit Dalam UiTM (SePADU) dan penggunaannya dipanjangkan ke semuaPTJ mulai Januari 2012.
Sehubungan dengan pelaksanaan ini, Proses Audit Dalam PTJ perludipinda bersesuaian dengan sistem ini. Semua laporan akan dijana olehsistem secara automatik dan tiada lagi penggunaan borang secara manual(Borang Laporan Ketidakpatuhan, Borang Laporan Audit Dalam dan BorangLog Penilaian Penemuan).
Bersama-sama ini disertakan Garis Panduan Pelaksanaan SePADUdan sebarang pertanyaan boleh diajukan kepada Institut Kualiti danPengembangan Ilmu (InQKA) di talian 03-55225420, 03-55225574 atau 03-55225418.
5. Kerjasama pihak Ybhg. Datuk/Dato'/Datin/Prof./Tuan/Puan untukmemanjangkan perkara ini kepada Pasukan Audit Dalam masing-masingadalah amat dihargai.
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
Sekian dan wassalam.
Yang benar
*(Sese‘........, ... ....°."..
DATO' PROF. IR . DR. SAHOL HAMID ABU BAKAR, FAScNaib Canselor
s.k Penolong Naib CanselorInstitut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA)
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
Garis Panduan Pelaksanaan SePADU
GARISPANDUAN PENGGUNAAN Sistem e-Pelaporan Audit Da lam WM(SePADU)
1.0. Pendahuluan
Pekeliling Naib Canselor Bil. 12/2010 bertarikh 29 Jun 2010 memaklumkanmengenai penamatan pensijilan ISO oleh badan-badan pensijilan luar.Namun begitu, Sistem Pengurusan Kualiti sedia ada akan diteruskan. Denganitu, audit dalam ke atas sistem pengurusan kualiti adalah berjalan sepertibiasa berdasarkan piawaian IS09001:2008.
Dalam meningkatkan mutu perkhidmatan dan sistem penyampaian maklumat,Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), SePADU telah dibangunkanbagi membantu Pasukan Audit Dalam setiap PTJ (Ketua Unit PengurusanKualiti (KUPQ), Ketua Sistem Audit (KSA), para Auditor Dalaman di setiapPTJ dan juga auditee yang terlibat) khususnya dalam membuat pelaporanaudit dalam, menyemak penemuan audit dan menyimpan rekod penemuanaudit dalam melalui sistem SePADU.
Penggunaan SePADU berkuatkuasa bagi audit dalam yang dilaksanakandalam tahun 2012. Dengan penguatkuasaan ini, Prosedur Audit Dalam bagisetiap PTJ perlu dikemaskini. Borang Laporan Audit, Log Penemuan Audit,Borang Tindakan Pembetulan tidak perlu digunakan. Walaubagaimanapun, isboleh dijadikan lampiran kepada penemuan audit dalam yang dilakukan(sebagai permulaan, PTJ boleh menggunakan dan menyimpan borang-borang manual ini sebagai rekod salinan).
2.0. Proses Pelaksanaan
Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan:
KSA perlu menghubungi InQKA dengan memberi maklumat pentingPasukan Auditor Dalam mereka. Disertakan Borang Maklumat PasukanAudit Dalam untuk diisikan.
InQKA akan mendaftarkan pasukan auditor dalaman PTJ dan memberi'peranan' mereka (samada sebagai Admin/KSA/TKSA/Auditor)
3. Setelah didaftarkan, sistem boleh dicapai melalui:
Link: http://onyx.uitm.ed u my/S E PADU/uta ma. nsf/
SALINAN D
OKUMEN TERKAWAL
Nota : Sila masukkan :
User Name dan Password yang sama seperti User Name danPassword lotus notes (e-mail) anda.
Klik pada PTJ anda* Gunakan pelayan Internet Explorer.* Akses hanya terbuka kepada auditor dalaman/ahli pasukan yangtelah berdaftar sahaja.
3.0. Untuk makluman, beberapa sesi penggunaan telah diadakan bagimemberi panduan kepada Pasukan Auditor Dalaman PTJ. Panduanpenggunaan boleh didapati daripada:
Manual pengguna (Modul Admin, KSA,Auditor dan Auditee) — bolehdimuaturun daripada sistem apabila pengguna berjaya mendaftar masuksistem.
Tutorial (dalam bentuk CD) - akan diedarkan kepada KSA PTJ.
3. Sebarang pertanyaan dan permasalahan boleh disalurkan kepada stafInQKA di talian : 03-55225420, 03-55225574 atau 03-55225418